Programvara för personalhantering: typer och viktiga funktioner

Vad är personalstyrning?

Personalstyrning (WFM) syftar på arbetet med att strategiskt fördela, följa upp och optimera organisationens viktigaste resurs: dess medarbetare. 

Framgångsrik personalstyrning säkerställer att rätt medarbetare – med rätt kompetenser – finns tillgängliga vid rätt tidpunkt för att uppfylla kraven i sina arbetsuppgifter.

Även om varje organisation har sina egna prioriteringar är resurseffektivitet ett mål som de flesta företag delar.  

Varför är personalstyrning viktigt?

Oavsett om din arbetsplats är en etablerad företagsmiljö, ett växande nystartat företag eller en verksamhet som anställer skiftarbetare är personalstyrning en oumbärlig del av din strategi för verksamhetsstyrning.

Effektiv personalstyrning, med stöd av programvara för personaloptimering, hjälper organisationer att hålla sin arbetsstyrka så produktiv och kostnadseffektiv som möjligt.

Oenhetliga personalpolicyer och bristande efterlevnad av dessa policyer kan leda till utmaningar som:

• Personalbrist
• Övertalig personal
• Personal med otillräcklig kompetens
• Ökade projektkostnader
• Försenad projektleverans 
• Överträdelser av regelverk
• Onödigt övertidsarbete
• Säkerhetsincidenter på arbetsplatsen 
• Medarbetare med lågt engagemang
• Låg arbetsmoral eller utbrändhet
• Hög personalomsättning.

Därför är personalplanering en avgörande del av talanghantering och hjälper personalansvariga att:

• Optimera medarbetarnas produktivitet
• Säkerställa att projekt bemannas effektivt 
• Effektivisera prestationshantering
• Kompetensutveckla medarbetare efter behov
• Ta itu med bemanningsutmaningar på ett tidigt stadium
• Få en korrekt bild av arbetskraftskostnaderna 
• Minska organisatoriska risker 
• Främja säkerheten på arbetsplatsen
• Följa lagar och regler för arbetsplatsen
• Genomföra initiativ för successionsplanering
• Förbättra medarbetarengagemanget och minska personalomsättningen.

Processen för personalstyrning

Grunden i processen för personalstyrning är att identifiera organisationens viktigaste strategiska prioriteringar och fördela resurserna därefter. Detta kräver att man förutser potentiella personalutmaningar och vidtar åtgärder för att förbli effektiv och undvika ansvarsrisker. 

Processen för personalstyrning omfattar uppgifter som:

• Strategisk anpassning
• Efterfrågeprognoser 
• Schemaläggning av anställda
• Tidsregistrering 
• Närvarospårning
• Dataanalys
• Att ge anställda större handlingsutrymme
• Kompetenshantering
• Ärendehantering för HR-förfrågningar
• Lönehantering
• Projektavgränsning och budgetering 
• Uppgiftshantering.

Det är mycket att gå igenom! 

Den goda nyheten är att allt detta kan effektiviseras och automatiseras med hjälp av programvara för personalhantering. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vad är programvara för personalhantering?

En programvarulösning för personalhantering (WFM) är ett verktyg som gör det möjligt för organisationer att organisera sin personalpolitik och automatisera många av uppgifterna och processerna i sitt system för personalhantering. 

Detta gör det möjligt för personalansvariga att använda sin arbetsstyrka mer effektivt, hantera medarbetarnas tid mer produktivt och i slutändan uppnå organisationens mål med mindre besvär.   

Vilka är fördelarna med programvara för personalhantering?

Några viktiga fördelar med programvara för personalhantering är att det blir enklare för ledningen att effektivisera schemaläggningen, hantera närvaro och tidsregistrering, följa upp produktivitet, optimera prestationshantering, genomföra löneadministrativa åtgärder, säkerställa efterlevnad av regelverk och främja medarbetarnas säkerhet. 

När rätt lösning för personalhantering implementeras och används effektivt kan den hjälpa arbetsgivare att:

• Automatisera manuella uppgifter för att spara tid, undanröja flaskhalsar och minska antalet fel.
• Samla in korrekta, uppdaterade arbetskraftsdata och fatta bättre beslut baserade på dataanalys i realtid.
• Införa personalhantering i flera kanaler för att ge din hybrida eller mobila arbetsstyrka bättre tillgång. 
• Förbättra effektiviteten mellan team för att stärka samarbetet och medarbetarnas engagemang, samtidigt som silos undanröjs och dubbelarbete minskar.
• Minska driftskostnaderna (som beror på överbemanning, för mycket övertid och outsourcing) genom mer exakta prognoser och resursfördelning. Avancerade WFM-lösningar uppdaterar till och med budgetar baserat på förändringar i schemaläggningen.
• Optimera kundupplevelsen genom kompetensbaserad dirigering som matchar kunder med rätt expert på kontaktcentret
• Fördela den administrativa arbetsbördan genom självbetjäningsportaler för chefer och medarbetare som ger användarna tillgång till utvalda funktioner

• Förbättra lönespecifikationernas noggrannhet genom att automatiskt stämma av tidsregistrering, betald ledighet, registrerad övertid med mera, vilket minskar förekomsten av mänskliga fel som kan uppstå vid manuell datainmatning och manuella beräkningar. 
• Identifiera och åtgärda schemaläggningsproblem proaktivt genom att i förväg granska realtidsdata om personalscheman och göra justeringar för att undvika problem som underbemanning. Den bästa programvaran för personalhantering gör det även möjligt för chefer att skapa smarta scheman genom att filtrera efter avdelning, projekt, arbetsuppgift eller plats.
• Föra korrekta och detaljerade register som bidrar till att visa efterlevnad av regelverk vid en eventuell revision. 

Vilka typer av programvara för personalhantering finns det?

Det finns ett brett utbud av olika WFM-programvaruverktyg. Vissa är fristående produkter som erbjuder en eller flera av funktionerna nedan, medan andra erbjuder en mer heltäckande, integrerad lösning.

• Schemaläggningsprogramvara
• Närvaroprogramvara
• Projektlednings- (Kanban med mera) och kommunikationsverktyg
• Programvara för tidsregistrering
• Lösningar för frånvarohantering
• Löneprogramvara
• Verktyg för medarbetarengagemang
• Verktyg för kundrelationshantering
• Lösningar för ärendehantering inom kundservice och support
• Programvara för spårning av incidenter på arbetsplatsen.

Stora organisationer kan behöva programvara för personalstyrning för företag som är utformad för att samordna dessa funktioner i komplexa eller distribuerade arbetsstyrkor.

Vilka är de viktigaste funktionerna i programvara för personalstyrning?

De bästa programvarulösningarna för personalstyrning gör det möjligt för moderna företag att organisera och följa upp alla aktiviteter som krävs för att upprätthålla en effektivt bemannad, kostnadseffektiv och produktiv arbetsstyrka. 

Det finns olika alternativ för prissättning av programvara för personalstyrning som ger tillgång till fler användare och/eller andra funktioner.

Nedan följer några av de viktigaste funktionerna att leta efter när du väljer programvara för personalstyrning.

Prognostisering av personalbehov

En bra WFM-lösning bör kunna hjälpa dig att identifiera trender och prognostisera faktorer som påverkar bemanningsbehov och tillgänglighet, till exempel förändrade projekttidsplaner, säsongsvariationer i personalens tillgänglighet, svängningar i konsumenternas/kundernas efterfrågan och mycket mer. Genom att förutse dessa scenarier kan du bättre planera din personalbudget och fördela personalen mer effektivt. 

Smart schemaläggning

Alla verktyg för personalstyrning som är värda namnet bör innehålla intelligenta schemaläggningsfunktioner som låter chefer välja personal för skift eller projekt baserat på kriterier som tillgänglighet, kompetens, kostnad, erfarenhet, önskemål, plats och mycket mer. Verktyg för skiftschemaläggning bör också erbjuda självbetjäning för anställda, så att personalen kan byta skift sinsemellan för att säkerställa full bemanning. Vissa verktyg kan även innehålla funktioner som integrerar AI för personalstyrning och schemaläggning.

Tidsregistrering

Ett verktyg för personalstyrning bör ha funktioner för, eller kunna integreras med, enheter och verktyg för tidsregistrering, till exempel åtkomstskannrar, molnbaserad programvara för tidsregistrering, kiosker, kassasystem (POS), mobilappar eller digitala tidrapporter, för att samla in tidsregistreringsdata och automatiskt bearbeta den för korrekt löneadministration. En annan fördel med programvara för tidsregistrering är övertidsaviseringar, som är ytterligare en användbar funktion som ger arbetsgivare större kontroll över godkännande och fördelning av övertid.

Hantering av närvaro och frånvaro

Programvara för personalstyrning bör registrera anställdas närvaro, automatisera godkännanden av ledighetsansökningar och stämma av anställdas frånvaro mot företagets policyer för ledighet (till exempel betald ledighet (PTO)) och myndighetsbestämmelser.   

Dataanalys och rapportering

De flesta verktyg för personalstyrning ger användarna en realtidsöversikt över personaldata via anpassningsbara instrumentpaneler. Det gör det enkelt att upptäcka potentiella problem med schemaläggning eller bemanning och åtgärda dem långt innan de blir verkliga problem.

De bästa verktygen för personalstyrning och personaldataanalys låter också användarna skapa rapporter med specifika parametrar, vilket förbättrar verksamhetsinsikterna och personalplaneringen genom analys av historiska data. 

Mobil personalstyrning

WFM-verktyg som erbjuder åtkomst via mobila enheter gör det enklare att hantera scheman och tillsätta skift under arbetets gång, vilket bidrar till att säkerställa optimal bemanning även i nödsituationer. Detta är bara några av de många fördelarna med programvara för mobil personalstyrning.

Självbetjäning för anställda 

Din plattform eller ditt verktyg för personalstyrning bör helst erbjuda en självbetjäningsportal för anställda där medarbetarna snabbt kan registrera sina egna uppgifter när det är möjligt, så att HR:s tid frigörs och antalet fel minskar. 

Kraftfulla integrationer med verksamhetsverktyg

Oavsett vilken WFM-lösning du väljer bör den kunna fungera smidigt tillsammans med den HR-programvara och de verksamhetsverktyg som din organisation redan använder. Detta är särskilt viktigt om du inte har en heltäckande plattform för personalstyrning utan använder flera specialiserade verktyg.

Rätt programvara gör processen att implementera, följa upp och förbättra ditt system för personalstyrning betydligt effektivare och mer givande. 

En nöjd personalstyrka är nyckeln till ett framgångsrikt företag

Effektiv personalhantering syftar till att hålla medarbetarna nöjda och samtidigt uppfylla företagets strategiska behov.

Företag som lyckas med denna del av verksamheten blir mer effektiva, innovativa och motståndskraftiga.

Teknik rekommenderas för alla utom de allra minsta företagen. För att hjälpa dig komma igång kan du ta en titt på vår kortlista över de bästa programvarorna för personalhantering och våra rekommendationer för programvara för tid och närvaro för att effektivt hantera och optimera personalens arbetstid och närvaro.

Relaterad läsning: Den bästa programvaran för ledighetshantering för att följa upp betald ledighet