Så uppgraderar du ditt HR-system: komplett guide

1. För mycket manuellt arbete

Om ditt HR-team lägger för mycket tid på repetitiva uppgifter (t.ex. datainmatning, rapportering och lönehantering) kan automatiseringsfunktioner spara tid och minska antalet fel.

2. Begränsad funktionalitet och saknade funktioner

Din nuvarande programvara uppfyller inte HR-teamets växande behov, till exempel när det gäller att hantera komplexa arbetsflöden, avancerad rapportering eller till och med antalet användare.

3. Begränsade integrationer

För att din HR-programvara ska vara användbar krävs normalt integrationer mellan system som ditt ATS, HRMS/HRIS, programvara för prestationshantering med mera. 

Om dina nuvarande system inte integreras väl med andra system kan en uppgradering förbättra dataflödet och effektiviteten.

4. Dålig användarupplevelse (UX)

Gör din HR-programvara saker som är svåra att förstå? Rapporterar människor ofta att det är svårt att navigera i systemet och utföra enkla uppgifter som att registrera arbetstid eller skicka in ledighetsansökningar? 

Dålig UX är stressande!

Det råder ingen tvekan om att människor kommer att klaga, men du kan också ta reda på det genom användningsdata, det vill säga om ingen använder programvaran eller om de använder den men många fel uppstår. Då kan det tyda på en dåligt utformad användarupplevelse.

5. Oro kring datasäkerheten

Ditt nuvarande system erbjuder inte tillräckligt robusta datasäkerhetsåtgärder, vilket ökar risken för dataintrång, dataförlust eller bristande efterlevnad av bestämmelser som GDPR eller HIPAA.

Om din programvara inte erbjuder kryptering, flerfaktorsautentisering eller granskningsloggar kan den utsätta känsliga medarbetaruppgifter för risk.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

6. Brister i regelefterlevnaden

HR-programvara, särskilt löneprogramvara, måste vara uppdaterad i fråga om föränderliga arbetslagar och bestämmelser. Om din programvara inte erbjuder regelbundna uppdateringar för att hantera dessa förändringar riskerar du bristande efterlevnad och juridiska komplikationer.

7. Begränsade anpassningsmöjligheter

Systemet låter dig inte anpassa arbetsflöden, processer eller rapporter efter företagets unika behov.

I stället tvingas du använda fasta, fördefinierade processer och kan inte enkelt anpassa systemet så att det återspeglar förändringar i organisationens struktur, policyer eller mål.

8. Höga kostnader för support och underhåll

Din nuvarande programvara kräver frekvent support, kostsamma uppdateringar eller manuella korrigeringar, vilket ökar underhållskostnaderna.

Du betalar för regelbundna systemuppdateringar eller externa supporttjänster eftersom systemet ofta drabbas av buggar eller kompatibilitetsproblem, vilket leder resurser bort från centrala HR-funktioner.

9. Systemavbrott eller instabilitet

Frekventa systemavbrott, långsam prestanda eller tekniska problem stör verksamheten. Programvaran kan till exempel krascha under perioder med hög belastning, som vid lönehantering eller medarbetarsamtal, vilket orsakar förseningar och frustration för både HR-personal och medarbetare.

10. Leverantören innoverar inte längre eller erbjuder inga uppdateringar

Din HR-programvaruleverantör släpper inte längre regelbundna uppdateringar, vilket innebär att programvaran hamnar efter när det gäller funktioner, säkerhet eller prestanda.

Vad du ska leta efter i ny HR-programvara

Vad du behöver specifikt beror på dina krav, men här är några allmänna funktioner att hålla utkik efter:

Automatisering 

Möjligheten att ställa in specifika processer, som introduktion, lönehantering, förmåner eller intervall för prestationsbedömningar, så att de körs automatiskt.

Anpassning

En av de främsta nackdelarna med ditt nuvarande HR-system är sannolikt behovet av större anpassningsmöjligheter. Även om så inte är fallet kommer detta sannolikt att vara användbart i framtiden när dina processer utvecklas.

Självservice för medarbetare

HR-system kan i princip eliminera behovet av att tillhandahålla ekonomiska dokument, förmånsdokument eller skattedokument till medarbetare genom att ge dem tillgång till självserviceportaler online, där de kan komma åt och uppdatera denna information när det passar dem.

Integrationer

Möjligheten att integrera ditt HR-system med din bredare teknikstack för HR och andra vanliga verktyg, till exempel ditt bokföringsprogram eller ditt system för resursplanering i företaget.

Många verktyg har integrationer som standard, men om de inte har det är detta något du bör fråga om under introduktionssamtalet.

Skalbarhet

Skalbara funktioner innebär att företag kan fortsätta använda den HR-plattform de känner till, samtidigt som de lägger till eller tar bort funktioner när deras affärsprioriteringar förändras.

Rapportering och analys

Genom att samla medarbetardata på ett ställe kan HR-system ge dig data och rapporter som underlättar förändringar inom områden som behöver förbättras.

Tilltalande gränssnitt och intuitiv användarupplevelse

Hur rent och modernt ser programvaran ut? Du kan förstås inte bara bedöma en bok efter dess omslag, så försök att få en live-demo för att få en känsla för användarupplevelsen och läsa recensioner

Så uppgraderar du ditt HR-system

Följ den här processen för att säkerställa att ditt nästa val av HR-system får bästa möjliga resultat.

1. Utvärdera ditt nuvarande HR-system

• Identifiera problemområden: Fastställ begränsningarna i ditt nuvarande system (t.ex. prestandaproblem, brist på funktioner eller problem med skalbarheten).
• Samla in feedback: Involvera viktiga intressenter som HR-teammedlemmar, chefer och medarbetare för att samla in feedback om det nuvarande systemet och vilka funktioner de önskar.
• Utvärdera användningen: Granska hur effektivt den nuvarande programvaran används, inklusive vilka moduler eller funktioner som används för lite eller är överflödiga.

2. Definiera företagets behov och mål

• Fastställ tydliga mål: Identifiera vad du vill uppnå med uppgraderingen (t.ex. förbättrad analys, ett bättre användargränssnitt eller automatiserade processer).
• Prioritera funktioner: Lista de funktioner och krav på HR-systemet som är nödvändiga respektive önskvärda. Dessa kan omfatta:
  • Lönehantering
  • Introduktion av medarbetare
  • Prestationshantering
  • Tidsregistrering
  • Rekrytering och ATS (system för sökandehantering)
  • Hantering av personalförmåner.
• Skalbarhet och integration: Ta hänsyn till framtida tillväxt och huruvida det nya systemet ska integreras med annan programvara, till exempel programvara för introduktion av medarbetare, CRM-, ekonomi- eller ERP-system.

3. Undersök möjliga lösningar

• Utforska leverantörer: Undersök och sammanställ en lista över HR-systemleverantörer som motsvarar dina behov. Vårt urval av de bästa HR-systemen och de bästa HR-systemen för småföretag är bra ställen att börja på.
• Kontrollera recensioner: Läs kundrecensioner, fallstudier och expertutlåtanden för att säkerställa trovärdighet och prestanda.

4. Skapa en kortlista och ta kontakt

Nu när du har identifierat några sannolika leverantörer är det dags att gå lite djupare och boka några demosamtal.

1. Skicka en informationsförfrågan (RFI) till varje leverantör så att du kan jämföra dina alternativ punkt för punkt
2. Om du vill vara riktigt grundlig kan du skicka en offertförfrågan (RFP) till var och en av de leverantörer du valt ut. Den kommer att innehålla viktig information om ditt företag, dina specifika behov, ett leverantörsformulär och eventuella specifika regler för hur offerten ska skickas in, till exempel sista svarsdag.
3. Boka ett möte med deras säljare och gå igenom dina frågor.

De här samtalen, som helst bör innehålla livevisningar av produkten i praktiken, hjälper dig också att få en känsla för leverantören och för om ni kan skapa ett bra partnerskap.

För att underlätta jämförelsen av leverantörer kan du använda den här praktiska utvärderingsmallen.

5. Ta fram ett beslutsunderlag

När du har samlat in all ovanstående information är det dags att sammanställa ditt beslutsunderlag för HR-programvara. 

Det behöver inte vara ett dokument på tio sidor, utan kan vara så enkelt som ett PM på en sida (för vem har egentligen tid att läsa tio sidor?).

De som fattar besluten vill ha svar på följande frågor:

• Hur mycket kostar HR-programvaran?
• Vilka problem kommer programvaran att lösa?
• Vad händer om vi inte investerar i programvaran?
• Hur lång tid tar implementeringen?
• Varför behöver vi investera nu?
• Vilken avkastning på investeringen (ROI) ger en implementering av HR-programvara? Dan Georges artikel om ekonomisk kunskap inom HR är en användbar resurs i detta sammanhang. 

Du kanske inte känner till svaret på kostnadsfrågan, men om du söker godkännande i det här skedet skapar du goda förutsättningar för att lyckas.

Här är en mall för ett beslutsunderlag som du kan använda för HR-programvara:

• Sammanfattning: Kort översikt över förslaget, de viktigaste fördelarna och slutsatserna.
• Nuvarande situation och problembeskrivning: Beskrivning av nuläget samt de specifika utmaningar eller problem som ska hanteras.
• Föreslagen lösning och fördelar: Detaljerad beskrivning av den föreslagna lösningen och dess förväntade fördelar, inklusive en kostnads-nyttoanalys.
• Implementeringsplan och riskbedömning: Implementeringsstrategi steg för steg, tidsplan samt en sammanfattning av potentiella risker och planer för att minska dem.
• Slutsats och rekommendationer: En kort sammanfattning av beslutsunderlaget med slutliga rekommendationer till de som fattar besluten.

6. Implementera och introducera

Se till att berörda personer känner till din nya lösning och känner sig trygga med att använda den. 

Den främsta anledningen till att företag inte ser någon avkastning på investeringar i programvara är att de inte fullföljer implementeringen och integrerar sitt skinande nya verktyg ordentligt i den dagliga verksamheten.

Effektiv förändringsledning är avgörande. För att medarbetarna ska använda den nya programvaran måste de förstå hur den gynnar dem (till exempel att den sparar tid åt dem eller att deras PTO-ansökningar godkänns snabbare) och veta hur den ska användas.

Här är några tips som kan hjälpa dig med detta.

• Kommunicera tydligt att ni börjar använda ny HR-programvara och vad detta innebär för medarbetarna. Uppmana medarbetarna att ställa frågor.
• Utnyttja den introduktion och utbildning som leverantören erbjuder och gör det obligatoriskt för medarbetarna att genomföra utbildningen inom en realistisk tidsram.
• Utse någon som ansvarar för att leda implementeringen och vara kontaktperson för eventuella frågor (och synpunkter) från medarbetarna.
• Informera medarbetarna om tillgängliga resurser för självservice och se till att de vet hur de registrerar ett supportärende om de stöter på problem.

Bästa praxis för uppgradering av HR-programvara

Följ dessa bästa metoder när du uppgraderar din centrala HR-programvara för att undvika vanliga misstag som kan leda till ineffektivitet, slöseri med resurser eller frustration.

• Definiera tydliga mål: Definiera dina affärsmål och specifika HR-behov innan du påbörjar processen. Detta hjälper dig att vägleda ditt val av programvara och säkerställa att den överensstämmer med dina mål.
• Samla in återkoppling från användare: Titta på användningsdata och genomför enkäter, fokusgrupper eller intervjuer för att förstå problemen med ditt nuvarande system och vilka funktioner du önskar i ett nytt.
• Ta hänsyn till framtida tillväxt: Att ständigt byta leverantör kan vara besvärligt, så leta efter en lösning som kan skala med ditt företag, oavsett om det sker genom att lägga till användare, utöka funktioner eller integrera med andra system.
• Titta på hela ROI:n: Kostnader är viktiga, så ta hänsyn till både kortsiktiga och långsiktiga kostnader (implementering, underhåll, uppgraderingar) och fokusera på valuta för pengarna. Se till att programvaran uppfyller dina behov och ger en god avkastning på investeringen (ROI).
• Underskatta inte komplexiteten i datamigrering: Planera för datamigreringen tidigt och involvera både HR- och IT-teamen i att kartlägga vilka data som ska migreras, hur och när.

Mot nya början

Förhoppningsvis har ovanstående varit en objektiv guide som hjälper dig att uppgradera din HR-programvara. Även om det kan vara lätt att drabbas av syndromet med det glänsande nya, är ett nytt verktyg ibland värt besväret. 

Håll dig uppdaterad om de senaste trenderna inom HR-teknik genom att prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People, som är fyllt med expertråd som hjälper dig att utvecklas i din karriär och skapa större genomslag i din organisation.