Bordro yazılımı seçmek hızla karmaşık bir hâle gelir; her sağlayıcı doğruluk ve otomasyon vaat eder, ancak asıl farklar yalnızca daha derinlemesine incelediğinizde ortaya çıkar. Bu araçları değerlendirmek için çok zaman harcadım ve gösterişli demoların etkisinde kalıp ekibiniz için gerçekten önemli olan şeyleri gözden kaçırmanın ne kadar kolay olduğunu biliyorum.
Yanlış bir karar; uyumluluk sorunları, hayal kırıklığına uğramış çalışanlar ve ileride zahmetli bir geçiş anlamına gelebilir. Bu kılavuz, karar vermeden önce tam olarak nelere bakmanız, hangi soruları sormanız ve neleri test etmeniz gerektiğini adım adım anlatıyor.
Bordro Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken 11 Şey
Bordro yazılımı seçerken yalnızca bir araç seçmiş olmazsınız; uyumluluğa, finansa, çalışanların güvenine ve iş sürekliliğine dokunan temel bir sistem seçersiniz.
Temel bordro yazılımı özelliklerinden haberdar olduğunuzu varsayıyorum; bu nedenle burada bunlara değinmeyeceğim.
Kuruluşum için yeni bir bordro yazılımı seçiyor olsaydım, şu özelliklere dikkat ederdim:
1. Birden fazla çalışan türünü etkili bir şekilde destekleyebiliyor mu?
Maaşlı ve saatlik çalışanların yanı sıra yüklenicilerden oluşan karma bir ekibe sahip olabilirsiniz. Çalışanlar çalışma saatlerine, yan haklarına ve iş türlerine göre sınıflandırıldığından, bordro özellikli İK yazılımınızın iş gücünüzün özel ihtiyaçlarını karşılayabilmesi gerekir.
Bazı sistemler özellikle tam zamanlı çalışanların veya sözleşmeli çalışanların bordro ihtiyaçlarına yönelik hizmet verirken, diğerleri esnek kategorilendirme seçenekleri sunar.
Ayrıca bazı hizmetler, çalışanların vergi bilgilerini gönderebilmesi ve çalışma saatlerini ve ödeme dönemlerini görüntüleyebilmesi için self servis portallar içerir.
2. Yazılım diğer sistemlerle kolayca entegre oluyor mu?
Bordro yazılımı; HRMS, muhasebe yazılımı, zaman ve devam takip sistemleri, vergi beyan platformları, yan hak yönetimi yazılımı, ERP sistemleri, doğrudan para yatırma sistemleri, uyumluluk araçları, mobil uygulamalar ve öğrenme yönetim sistemleriyle entegre olur.
Bağımsız bir bordro sistemi kullanmayı seçerseniz, bu sistemin HRMS veya HRIS sisteminizle, muhasebe sisteminizle ya da zaman takip yazılımınızla bilgi paylaşabilmesi gerekir. Bu durumda, söz konusu entegrasyonların ne kadar kolay kurulabildiğini kontrol etmekte fayda vardır.
3. Vergiler hesaplanıyor, kesiliyor ve beyan ediliyor mu?
Bordro vergilerini yönetmek gerçekten sorunlu bir noktadır. Güvenilir bir bordro sistemi vergilerin hesaplanması, kesilmesi ve beyan edilmesi sürecini kolaylaştırarak maliyetli hataları önler.
Ayrıca bordro hacizlerini sorunsuz bir şekilde yönetmeli ve nafaka, vergi haczi veya diğer yükümlülükler için mahkeme kararıyla uygulanan kesintilere uyulmasını sağlamalıdır.
Yalnızca doğru tutarları kesmekle kalmayıp bunları ilgili devlet kurumlarına da beyan eden bir sağlayıcı arayın.
Dikkat edilmesi gereken birkaç nokta:
- Sağlayıcı, IRS nezdinde Kayıtlı Raporlama Temsilcisi mi?
- Vergi beyannamesi doğruluğu ‘garanti’ ediliyor mu; yani sağlayıcı hataların neden olduğu tüm masrafları karşılayacak mı?
4. Doğrudan para yatırma seçeneği sunuyor mu?
Amerikan Bordro Birliği tarafından yapılan bir ankete göre, çalışanların %93'üne elektronik para yatırma yoluyla ödeme yapılıyor. Bu nedenle, bir bordro çözümünde arayacağım temel özelliklerden biri budur.
Have an account? Log In
5. Esnek bordro seçenekleri sunuyor mu?
Çalışanlara ihtiyaçlarınıza göre haftalık, iki haftada bir, ayda iki kez veya aylık ödeme yapmak isteyebilirsiniz. Bu nedenle sınırsız sayıda bordro çalıştırabilme ve birden fazla ödeme sıklığı kullanabilme özelliği oldukça faydalıdır.
Ayrıca talep üzerine ödeme, çalışanlara daha fazla finansal esneklik sağlayan ve çok takdir edilen bir yan haktır.
6. Birden fazla konumu destekliyor mu?
Kuruluşunuz farklı bölgelerde faaliyet gösteriyorsa (veya gelecekte bordro ihtiyacı olan bir yeni restoran franchise'ı açmak gibi böyle bir durumun söz konusu olabileceğini düşünüyorsanız), yazılım her çalışanın çalıştığı yere göre ücretleri hesaplayıp dağıtabiliyor mu?
7. Sistem ne tür raporlama özellikleri sunuyor?
Bordro verileri finansal planlama, uyumluluk denetimleri ve iş gücü stratejisi açısından bir altın madeni niteliğindedir. Bordro özetleri, vergi yükümlülükleri, yan hak kesintileri ve iş gücü maliyeti analizleri gibi yerleşik raporları sorun. Raporların özelleştirilip özelleştirilemediğini veya otomatik olarak zamanlanıp zamanlanamadığını öğrenin.
Ayrıca raporların CSV olarak dışa aktarılıp aktarılamadığını veya muhasebe araçlarınızla doğrudan entegre olup olmadığını sorun.
Bana güvenin, anlaşılır ve eyleme dönüştürülebilir raporlar oluşturabilme özelliği zamandan tasarruf sağlayabilir ve karar alma süreçlerini iyileştirebilir. Bu nedenle, küçük bir işletme için bordro yazılımı seçerken kesinlikle göz önünde bulundurmanız gereken bir özelliktir.
8. Fiyatlandırma planları ölçeklenebilir mi?
Elbette, küçük bir yerel işletmeyi destekleyen bordro yazılımının gereksinimleri, büyük ve çok uluslu bir kuruluşun gereksinimlerinden oldukça farklı olacaktır.
Değerlendirdiğiniz sağlayıcıların, işletme büyüklüğüne ve gereksinimlerine bağlı olarak muhtemelen birden fazla bordro sistemi fiyatlandırma seçeneği vardır.
Genellikle abonelik planları aylık bir temel ücret ile çalışan başına aylık bir ücreti kapsar. Bu modeli izleyen bordro yazılımı sağlayıcılarına iyi bir örnek, işletmelerden aylık 40 $ temel ücretin yanı sıra her çalışan için 6 $ alan Gusto'dur. Dolayısıyla 100 çalışanı olan bir şirket ayda 640 $ öder.
Birçok aylık abonelik planında, her biri farklı bordro özellikleri ve hizmetleri sunan, yeni girişimler veya kurumsal işletmeler için olanlar gibi birden fazla kademe bulunur. Pahalı planlar ek teknik yardım, ek İK desteği, birden fazla konum ve vergileri hazırlayıp beyan edecek kişisel bir muhasebeci içerebilir.
Aylık abonelik modeli, düşük aylık ücreti ve ölçeklenebilirlik seçenekleri nedeniyle büyüklüklerinden bağımsız olarak işletmeler tarafından tercih edilir.
Alternatif olarak, ücretsiz bir bordro çözümü, geleneksel sistemlerin yüksek maliyeti olmadan ihtiyaç duyduğunuz tüm temel özellikleri sağlayabilir; ancak daha gelişmiş özelliklerden yararlanamayabilirsiniz.
9. Ne kadar güvenli?
Bordro yazılımı hassas çalışan bilgilerini saklar. Bu nedenle değerlendirdiğiniz herhangi bir çözümün aşağıdaki güvenlik önlemlerini sunduğundan emin olmanız önemlidir:
- PCI uyumluluğu
- MFA (çok faktörlü kimlik doğrulama)
- Veri şifreleme
- Parola korumaları
- Sınırlı erişim izinleri
10. Müşteri hizmetleri ne kadar iyi?
Bordroyu kendiniz yönetiyorsanız işleri doğru yapmak oldukça temel bir gerekliliktir; bu nedenle sorunların hızla ele alınması gerekir. Bu yüzden mevcut müşteri desteğinin düzeyini her zaman inceler ve müşteri desteğiyle ilgili değerlendirmeleri okurum.
Değerlendirilecek bazı faktörler:
- Yararlı makaleler ve videolar
- Müşteri destek hatları
- Çevrim içi sohbet
- Kurum içi bordro uzmanları.
11. Özelleştirilebilir mi?
Seçtiğiniz bordro yazılımı, işletmenizin kendine özgü ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir olmalıdır. Benzersiz çalışma zamanlarına, para birimlerine veya vergi ayarlarına uyum sağlamak için yazılıma çoğu zaman yükseltmeler ya da eklentiler eklenebilir.
Ayrıca belirli ihtiyaçlara göre uyarlanabilen, ücretlendirme raporlaması için özelleştirilebilir analiz panoları da aramak isteyeceksiniz.
Uzman ipucu
Aşırı karmaşık bir sistem, benimsenmeyi ve üretkenliği engelleyebilir. Kullanıcı dostu arayüzlere ve sezgisel iş akışlarına öncelik vermek, ekiplerin teknolojiden etkili bir şekilde yararlanmasını sağlar. En iyi çözümler; yapılandırılabilirlik, yeteneklerde derinlik ve kullanım kolaylığı sunarak kuruluşların verimlilik ve etkinlikten ödün vermeden ölçeklenmesine olanak tanır. — Dara Brenner, Employ Ürün Direktörü
Değerlendirilecek Bordro Seçenekleri
Yukarıdakileri göz önünde bulundurarak değerlendirebileceğiniz birkaç bordro seçeneğini burada bulabilirsiniz:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Daha fazla bilgi için en iyi bordro yazılımları kısa listemize göz atın.
Bordro Yazılımı Seçmek İçin 5 Adımlı Süreç
Son olarak, doğru yazılımı seçmenize yardımcı olması için bu 5 adımlı süreci izleyin.
Birinci adım: İhtiyaçları belirleyin
Tedarikçi araştırmasına başlamadan önce bordro ekibi üyeleriniz, liderleriniz, yöneticileriniz ve diğer çalışanlarınız dahil olmak üzere paydaşlarınızın özel ihtiyaçlarını anlamaya zaman ayırın.
İhtiyaçlarınızı belirlemenize yardımcı olacak sorular:
- İnsan kaynakları/bordro/muhasebe departmanının karşılaştığı en yaygın zorluklar nelerdir?
- Her bir paydaş yeni yazılımı nasıl kullanacak; kurumsal bordro yazılımı daha uygun bir seçenek mi?
- Mevcut İK sistemi veya süreç hangi açılardan yetersiz kalıyor? (Süreç haritalama bu konuda yardımcı olabilir.)
- Bordroyla ilgili en sık karşılaşılan şikâyetler nelerdir?
- Satın alacağınız yeni yazılım İK teknoloji yığınınıza nasıl uyum sağlayacak?
- Şirketinizin veri güvenliği, tedarikçi çeşitliliği, tedarikçi sözleşmeleri vb. konulardaki politikaları ve mevzuat gereklilikleri nelerdir?
- Ekibiniz teknolojiyi ne ölçüde kullanabiliyor? Seçtiğiniz yazılımın kurulumu ve kullanımı, ekibinizin yönetebileceğinden daha karmaşık olmamalıdır.
- Bütçeniz nedir?
- Yatırım getirisi (ROI) açısından ne görmeyi bekliyorsunuz?
Bu soruları sormak, ihtiyaç duyduğunuz İK yazılımının, özellikle de büyük olasılıkla en çok ihtiyaç duyacağınız bordro yazılımı alt türünün tam olarak ne olduğunu belirlemenize yardımcı olacaktır.
<p paydaşlarınızdan (BT ve finans ekipleri her zaman faydalıdır) geri bildirim alın ve bu geri bildirimleri kullanım senaryoları yazmak ve her paydaş grubunun önem verdiği unsurları karşılaştıran bir matris oluşturmak için kullanın.
Artık tedarikçilerle görüşmelere liderlik edebilir ve her kullanıcı için olmazsa olmaz ve bulunması güzel olacak özelliklerin bir listesini sunabilirsiniz.
İkinci adım: Tedarikçileri araştırın
Artık biraz pazar araştırması yapmanın ve kullanım senaryonuz için önde gelen bordro şirketlerini tanımanın zamanı geldi. Birçok web sitesi (bizimki gibi!) çeşitli ihtiyaçlar ve kullanım senaryoları için en iyi yazılım seçeneklerini listelemeyi amaçlar.
Örneğin, her yerden uygulama içi/tarayıcı erişimine ihtiyaç duyan ekipler çevrim içi bordro yazılımlarını karşılaştırabilirken, insan hatasını azaltmak ve idari yükü düşürmek isteyenler otomatik bordro yazılımı araçlarını değerlendirebilir.
Bordroyu tamamen dış kaynak kullanarak yürütmek istiyorsanız ise tamamen farklı bir bordro tedarikçisi seçenekleri grubunu araştırmanız gerekir. Bordroyu ikincil bir şirkete dış kaynak olarak devretmenin avantajları ve dezavantajları vardır ve bunları anlamanız gerekir.
Her tedarikçinin web sitesini incelemek ve aklınıza gelen soruları not almak için zaman ayırın. Aracın temel kullanımını veya satış noktasını gösteren vaka çalışmaları ve incelemeler var mı?
Ayrıca çevrim içi topluluklara katılabilir veya öneriler almak için çevrenizden yararlanabilirsiniz.
Tedarikçiye özel sorulabilecek bazı sorular:
- Kullanım senaryonuz için önde gelen tedarikçiler kimler?
- Kategorilerinde en yüksek puan alanlar hangileri?
- Her aracın en yüksek puan alan özelliği nedir?
- Araç küçük ve orta ölçekli işletmelere mi hitap ediyor, yoksa kurumsal kullanıma mı daha uygun?
- Müşteri incelemeleri ve referansları ne söylüyor? En sık bildirilen avantajlar ve dezavantajlar neler?
- Tedarikçi ne tür işe alıştırma, eğitim, destek ve diğer kaynakları sunuyor?
- Kapsamlı bir dokümantasyon mevcut mu?
- Aracın özellikleri ihtiyaçlarınızı karşılıyor mu?
- Yazılım, hâlihazırda kullandığınız İK araçlarıyla entegre oluyor mu?
- Kullanıcı arayüzü görsel açıdan çekici mi?
- Kullanıcı deneyimi olumlu mu?
- Gezinmek sezgisel ve kullanmak kolay mı?
- Bu araç, insan kaynakları yönetimi ihtiyaçlarınız için fazla mı basit veya karmaşık?
- İhtiyaç duyduğunuz esnekliği veya özelleştirilebilirliği sunuyor mu?
- Kapsamlı güvenlik standartları sunuyor ve veri gizliliği düzenlemeleri ile en iyi uygulamalara uyuyor mu? Şirket içinde barındırma seçeneği mevcut mu?
- Fiyatlandırma bütçenize uygun mu? Fiyatlandırma açık mı?
- Yazılımın yetenekleri göz önünde bulundurulduğunda fiyatı haklı mı? Belirli temel özellikler yalnızca daha pahalı fiyatlandırma kademelerinde mi sunuluyor?
- Demo veya ücretsiz deneme sunuyor mu?
Üçüncü adım: Kısa bir liste oluşturun ve iletişime geçin
Artık olası tedarikçilerden bazılarını belirlediğinize göre biraz daha derine inmenin ve birkaç demo görüşmesi planlamanın zamanı geldi.
- Seçeneklerinizi her açıdan karşılaştırabilmek için her tedarikçiye bilgi talebi (RFI) gönderin
- Gerçekten kapsamlı olmak istiyorsanız, kısa listenizdeki tedarikçilerin her birine teklif talebi (RFP) gönderin. Bu talep; şirketiniz, özel ihtiyaçlarınız, bir tedarikçi anketi ve uymaları gereken teklif gönderim tarihleri gibi özel teklif sunma kurallarını içeren temel bilgileri kapsar.
- Satış temsilcileriyle bir toplantı planlayın ve sorularınızı ele alın.
İdeal olarak ürünün kullanımını gösteren demoları da içermesi gereken bu görüşmeler, tedarikçi hakkında fikir edinmenize ve iyi bir ortaklık kurup kuramayacağınızı değerlendirmenize de yardımcı olur.
Tedarikçileri karşılaştırmaya yardımcı olması için bu kullanışlı değerlendirme şablonunu kullanın.
Önemli Soru
Örneğin, her yerden tarayıcı tabanlı erişime ihtiyaç duyan ekipler çevrimiçi bordro yazılımlarını karşılaştırabilirken, insan hatasını azaltmak ve idari yükü düşürmek isteyenler otomatik bordro yazılımı araçlarını değerlendirebilir.“Sisteminizin bizimki gibi bir şirkete nasıl yardımcı olduğuna dair gerçek hayattan bir örneği adım adım anlatabilir misiniz?”—Bu soru, genel tanıtımların ötesine geçmenizi ve gerçek dünyadaki etkiyi görmenizi sağlar. Sektörünüzde benzer büyüklükteki şirketlere ait vaka çalışmalarını veya referansları ve yazılımın uyumluluk sorunları, entegrasyon ihtiyaçları ya da ölçeklenebilirlik gibi belirli problemleri çözmelerine nasıl yardımcı olduğunu isteyin.
Dördüncü adım: İş gerekçesini oluşturun
Yukarıdaki tüm verileri topladığınıza göre iş gerekçenizi hazırlamanın zamanı geldi. Bunun 10 sayfalık bir belge olması gerekmiyor; tek sayfalık basit bir not da olabilir (zaten 10 sayfayı okumaya kimin vakti var?).
Karar vericiler aşağıdaki soruların yanıtlarını arar:
- Maliyeti ne kadar?
- Yazılım hangi sorunlu noktaları çözecek?
- Yazılıma yatırım yapmasaydık ne olurdu?
- Uygulamanın tamamlanması ne kadar sürecek?
- Neden şimdi yatırım yapmamız gerekiyor?
- Bu yazılımı uygulamanın yatırım getirisi nedir?
Maliyet sorusunun yanıtını bilmiyor olabilirsiniz; ancak bu aşamada onay istemek sizi başarıya hazırlayacaktır.
Bordro otomasyon yazılımı için kullanabileceğiniz bir iş gerekçesi şablonu:
- Yönetici Özeti: Teklifin, temel bordro yazılımı avantajlarının ve sonuçların kısa özeti.
- Mevcut Durum ve Sorun Tanımı: Mevcut durumun ve ele alınan belirli zorlukların veya sorunların açıklaması.
- Önerilen Çözüm ve Faydalar: Maliyet-fayda analizi de dâhil olmak üzere önerilen çözümün ve beklenen faydalarının ayrıntılı açıklaması.
- Uygulama Planı ve Risk Değerlendirmesi: Adım adım uygulama stratejisi, zaman çerçevesi ve azaltma planlarıyla birlikte olası risklerin özeti.
- Sonuç ve Öneriler: Karar vericilere yönelik nihai önerilerle birlikte iş gerekçesinin özlü bir özeti.
Beşinci adım: Uygulayın ve kullanıma alın
Doğru yazılımı seçmek işin yalnızca yarısıdır. Deneyimlerime göre uygulamaların çoğunun sessizce ters gitmeye başladığı nokta burasıdır. Bunun nedeni her zaman yazılımın yanlış olması değil, kullanıma alma planının yeterince hazırlanmamış olmasıdır.
Sorunsuz bir uygulama üç unsura dayanır: net sorumluluk, tutarlı iletişim ve sorunları canlı bir maaş çalıştırmasını etkilemeden önce yakalayan bir geri bildirim döngüsü. Ben bunu şöyle ele alırdım:
- Tek bir uygulama sorumlusu atayın: Bir kişi kullanıma alma zaman çizelgesinden, tedarikçi koordinasyonundan ve kurum içi iletişimden sorumlu olmalıdır. Paylaşılan sorumluluk, görevlerin aksamasına yol açar.
- Değişikliği erkenden duyurun: Ekibinize neyin değiştiğini, neden değiştiğini ve bunun onlar için ne anlama geldiğini anlatın. Çalışanlar en çok ücretlerinin etkilenip etkilenmeyeceğiyle ilgilenir; bu nedenle bu konuyu doğrudan ve açıkça ele alın.
- Önce paralel bordro çalıştırmaları yapın: Sistemi hazırlıksız biçimde canlıya almayın. Geçiş yapmadan önce sonuçların eşleştiğini doğrulamak için en az bir ücret dönemini eski ve yeni sistemlerinizde yan yana çalıştırın.
- Bölüme göre değil, role göre eğitim verin: Bordro yöneticileri, İK genel uzmanları ve çalışanlar sistemi farklı şekillerde kullanır. Herkese uyan tek tip eğitim zaman kaybettirir ve boşluklar bırakır; ancak şunları sağladığınızdan emin olun
- Bir geri bildirim dönemi planlayın: Canlıya geçişten sonra, kullanıcıların sorunları bildirebileceği belirli bir süre belirleyin—ben dört ila altı hafta öneririm. Sorunları herhangi bir damgalanma endişesi olmadan bildirmeyi kolaylaştırın.
İlk canlı maaş çalıştırmanızdan önce temel uygulama kilometre taşlarını takip etmek için bu tabloyu kullanın:
| Aşama | Sorumlu | Hedef Tarih | Durum |
| Veri geçişi tamamlandı | IT/Bordro lideri | [Tarih] | — |
| Paralel bordro çalıştırması | Bordro yöneticisi | [Tarih] | — |
| Rol tabanlı eğitim verildi | HR lideri | [Tarih] | — |
| Çalışan iletişimi gönderildi | HR/İletişim | [Tarih] | — |
| Kullanıma geçiş onayı | Uygulama sorumlusu | [Tarih] | — |
Bu adımın sonunda ekibiniz yeni sistemde bordroyu güvenle çalıştırıyor olmalı ve devam eden sorunları bildirmek için net bir kanalınız bulunmalı. Unutmayın, amaç kusursuz bir kullanıma geçiş değil; istikrarlı bir kullanıma geçiştir.
Sıradaki Adımınız: Bunu Resmileştirin
Artık doğru aracı seçmek için bir çerçeveniz olduğuna göre, aslında ne satın aldığınızı anlamakta fayda var. Doğru sistemin uyumluluktan nakit akışı tahminine ve çalışanların işe alıştırılmasına kadar İK operasyonlarınızın her alanında nasıl fayda sağladığını görmek için bordro yazılımının faydalarını inceleyin.
