36 Temel İKYS Özelliği: Nelere Dikkat Edilmeli ve Neden

İKYS yazılımı özellikleri, bordro, yan haklar, işe alım, çalışan değerlendirmeleri ve eğitimleri yönetmeyi daha kolay ve verimli hâle getiren araçlardır. Doğru İKYS ile üretkenliği artırabilir, İK görevlerinizi kolaylaştırabilir ve iş yeri memnuniyetini iyileştirebilirsiniz. Bu makalede, İKYS yazılımının temel özelliklerini açıklayacak ve her birinin işletmenizin daha sorunsuz çalışmasına nasıl yardımcı olabileceğini göstereceğim.

İKYS Sistemi Nedir?

Özünde, insan kaynakları yönetim sistemleri, bir kuruluşun İK süreçlerini desteklemek için kullanılan dijital araçlardır. Bu tür yazılımlar işe alım, bordro yönetimi, çalışan verileri, çalışan performansı, ücret ve yan haklar yönetimi işlevleri ile puantaj çizelgelerine yönelik özellikler içerebilir.

İKYS'nin görevi, verimliliği artırmak ve yöneticilerin daha mutlu, daha üretken ekipler oluşturmasına yardımcı olmak için teknolojiden yararlanmaktır.

Modern İKYS yazılımları, işe alım kurallarına ve düzenlemelerine uyumu sağlayan özellikler içerir; bu da İK ekiplerinin uyumluluğu korumasını kolaylaştırır.

36 Önemli İKYS Özelliği

En iyi İKYS yazılımları ve araçları; genel İK işlevleri, zaman ve devam takibi, analiz, işe alım, işe alıştırma, sosyal İK, öğrenme ve gelişim, uyumluluk ve bordro çözümleri gibi pek çok çözüm sunar. Bir İKYS çözümü, İK profesyonellerinin verimli bir İK yönetim sistemi geliştirmesine ve genel çalışan deneyimini iyileştirmesine yardımcı olur.

A. Genel İK Özellikleri

İdeal İKYS yazılımı; yan haklar yönetimi, mobil uyumluluk ve çalışanlar ile yönetim için öz hizmet araçları gibi genel insan kaynakları özellikleri sunar.

1. Merkezi Veritabanı

Her İKYS'nin merkezinde, çalışanlarla ilgili tüm veriler için güvenli ve tek bir doğruluk kaynağı görevi gören merkezi veritabanı bulunur; burada çalışan kayıtlarını, bordro bilgilerini ve uyumluluk belgelerini saklayabilir, düzenleyebilir ve bunlara erişebilirsiniz. Bu, verimliliği artırır, farklı İK işlevleri genelinde veri doğruluğunu sağlar, karar alma süreçlerini kolaylaştırır ve İK ekibinizin üretkenliğini iyileştirir.

2. Yan Haklar Yönetimi

Çalışan yan haklarını yönetmek ve bunları bordro hesaplamalarına dâhil etmek zaman alabilir. Bir insan kaynakları yönetim sistemi, emeklilik planları, sağlık sigortası, doğum izni, hastalık izni ve tatil gibi yan haklara bağlanan yan haklar yönetimi modüllerine kolay erişim sağlar.

3. Mobil Uyumluluk

İKYS çözümü sağlayıcıları bulut İK yazılımı veya yerel çözümler sunabilir. Ayrıca Android ve iOS işletim sistemleri için mobil uygulamalara da sahip olabilirler. Verimliliği en üst düzeye çıkarmak için İKYS yazılımınız, hareket hâlindeyken erişilebilen çözümler sunmalıdır. Bulut İK yazılımının ve mobil uyumluluğun (en azından web sitesi üzerinden) faydalarından biri, çalışanlarınızın nerede olurlarsa olsunlar bilgilere erişebilmesini sağlamalarıdır.  

4. Öz Hizmet (Yönetim)

Yöneticilerin öz hizmet işlevleri, İK süreçlerini hızlandırmanıza ve aday başvurularını inceleme, performans değerlendirmesi verilerini girme, masraf taleplerini onaylama ve çalışan bilgilerine erişme gibi çeşitli görevleri yerine getirmenize yardımcı olur.

5. Öz Hizmet (Çalışan)

Çalışan öz hizmet işlevleri, çalışanlarınızın kişisel verilerini girmesine, yan haklarının durumunu kontrol etmesine ve izin talep etmesine olanak tanır. Bu, İK departmanınızın çok fazla zaman kazanmasını sağlayabilir; çünkü artık personeliniz ile bu bilgiler arasında aracı olmaları gerekmez (bu aynı zamanda İK yönetimi yazılımının önemli bir faydasıdır). Bazı gelişmiş araçlarda soruları yanıtlamak için İK sohbet robotları bile bulunabilir.

B. İş Gücü Yönetimi Özellikleri

Zaman ve devam takibi özelliklerine sahip İKYS yazılımı; devamsızlık yönetimi, çalışan planlaması, işe giriş ve çıkış kaydı, uyumluluk, maliyet tahminleri ve bordro entegrasyonu gibi işlevler içerebilir.

6. Devamsızlık Yönetimi

HRMS yazılımı, çalışanlarınızın devamsızlıklarını takip etmenize ve yönetmenize yardımcı olabilir. Yöneticilerin kimin işte olduğunu, kimin olmadığını ve bunun nedenlerini (izin, hastalık izni, doğum izni veya diğer ücretli izinler gibi) kolayca öğrenmesini sağlar.

7. Çalışan Planlaması

Çalışan planlama yazılımı, devam modülleri oluşturmanıza, programları yönetmenize ve devam durumu ya da fazla mesai gibi konuları kontrol etmenizi sağlayan bildirim ve uyarılar ayarlamanıza olanak tanır (ayrıca çalışan planlama yazılımının pek çok başka faydası da vardır).

8. Giriş ve Çıkış Yapma

Zaman ve devam modülleri, çalışanlarınızın çalışma saatlerinin kaydını tutmasına olanak tanır. Bazı sistemler PIN'ler, biyometrik tarayıcılar, manyetik kart okuyucular ve parmak izi ile yüz tanıma araçları gibi gelişmiş giriş seçenekleri sunar. 

9. Mevzuata Uygunluk

Faaliyet gösterdiğiniz ülke veya bölge ne olursa olsun, iş yeriyle ilgili tüm düzenlemelere ve yasalara uymanız gerekir. Örneğin, çalışma mevzuatı insanların günlük veya haftalık çalışabileceği saat sayısını sınırlar. 

HRMS yazılımı, raporlama ve mevzuata uygunluk amacıyla verileri kontrol eden ve kullanan özellikler içerebilir. Ayrıca yasal normlara uyulmadığında otomatik uyarılar ve bildirimler sağlar.

10. Maliyet Tahminleri

Gelişmiş insan kaynakları yazılımı, farklı projeler için zaman ve maliyet tahmini özellikleri sunmak üzere geçmiş İK verilerini kullanır; bu da gelecekteki kaynak gereksinimlerini daha iyi öngörmenizi sağlar.

11. Bordro Entegrasyonu 

Bordronuzu yönetmek için HRMS yazılımını kullanmak, devam ve zaman modüllerinizi bordro işlevlerinizle entegre etmenize olanak tanır. Böylece çalışan maaşlarını ve yan haklarını hesaplamak için kullanabileceğiniz doğru bordro dönemi verilerini tek ve bütünsel bir sistemde elde edersiniz.

C. Analiz Özellikleri

Bir HRMS'nin (en azından bazılarının) önemli bir faydası, çalışanları yönetmenize ve stratejik düşünmenize yardımcı olacak her türden yararlı çalışan verisini toplamanıza olanak tanımasıdır.

İK yönetimi yazılım ve sistemlerinde bulunan bazı analiz işlevleri arasında özelleştirilebilir gösterge panelleri, gerçek zamanlı raporlama, tahmin yetenekleri, otomatik veri toplama, erişim denetimleri ve finansal analiz yer alır. 

12. Özelleştirilebilir Gösterge Panelleri

İK departmanınızın ihtiyaçlarına uyacak şekilde özelleştirilebilen bir sistem kullanmak önemlidir. Bu, kullanıcıların kişisel gösterge paneli görünümleri oluşturmasına olanak tanımaktan farklı renk özellikleri ve diğer kişiselleştirme seçenekleri sunmaya kadar her şeyi kapsar. Bu, çalışanlarınızın HRMS yazılımınızla etkileşimini artırmaya yardımcı olabilir.

13. Gerçek Zamanlı Raporlama

HRMS'niz, sisteminizin verilerinden özelleştirilmiş ve ihtiyaçlara göre uyarlanabilen analizler ve raporlar sunmalıdır. Gerçek zamanlı bilgiler ve raporlama, KPI'lara göre performansı artıran zamanında kararlar almanızı sağlar.

14. Öngörü Yetenekleri

İdeal HRMS yazılımı, verileri geçmişe dönük incelemenize ve belirlenen KPI'lar ile hedeflere göre gelecekteki performansa yönelik bir rehber sunmanıza olanak tanımalıdır. Öngörü çözümleri, bir görevin kaç saat gerektireceğini veya belirli projelere kaç personel atanması gerektiğini belirlemenize yardımcı olabilir. 

15. Otomatik Veri Toplama

İK analiz paketlerine sahip HRMS yazılımı, ihtiyaç duyduğunuz içgörüleri toplamanıza yardımcı olmak için ihtiyaç duyduğunuz her bilgiye gerektiğinde erişmenizi sağlar. Buna, kendi veritabanının ötesindeki bilgi ve verilere erişmek, gelişmiş raporlar oluşturmak üzere CRM, ERP ve diğer kaynaklarla entegrasyon sağlamak da dahildir.

16. Yapay Zekâ Destekli Analizler ve İçgörüler

Yapay zekâ İK teknolojisinde daha büyük bir rol oynarken kuruluşlar, çalışan performansı, çalışan devir oranı eğilimleri ve iş gücü planlaması hakkında daha derin içgörüler elde etmek için yapay zekâ destekli HRMS yazılımını kullanabilir. Bu, gelecekteki İK ihtiyaçlarını öngörmeye, personel kullanımını optimize etmeye ve erken müdahale için risk altındaki çalışanları belirlemeye yardımcı olabilir.

17. Erişim Denetimleri

Bilgilere, raporlara ve verilere erişim, özel veya herkese açık olarak belirlenir. En iyi İKYS yazılımı, farklı kaynaklara erişim düzeyleri veya katmanları atamak için yönetim işlevlerine sahiptir. Bu, veri güvenliğini artırır ve gizli bilgilerin yetkili olmayan kullanıcılarla paylaşılmasını engeller.

18. Finansal Analiz

İdeal İKYS yazılımı, yönetimin karar alma süreçlerine yardımcı olmak üzere çeşitli düzeylerdeki finansal verileri toplayıp değerlendirebilen analiz paketleri içerebilir. 

D. İşe Alım ve İşe Başlatma Özellikleri

Birçok İKYS sistemi, işe alım sürecini kolaylaştırmak ve işe alınan adaylar için sorunsuz bir deneyim oluşturmak amacıyla işe alım ve işe başlatma özellikleri içerir.

Bunlar arasında iş ilanı şablonları, aday takip sistemi, kağıtsız formlar ve raporlar, oyunlaştırma özellikleri, otomatik hatırlatıcılar ve deneme süresi yönetim araçları gibi temel özellikler yer alır.

19. İşe Alım Özellikleri

İşe alım süreçlerini bir İKYS içinde merkezileştiren ekipler, işe alım süresini kısaltabilir ve departmanlar arası iş birliğini geliştirebilir.

Bir İKYS içinde sıklıkla bulunan temel işe alım araçları arasında aday takip sistemi, özgeçmiş ayrıştırma ve popüler iş ilanı panolarıyla iş ilanı entegrasyonları yer alır. Bazı sistemler, eleme sürecini basitleştirmek için aday puanlama ve mülakat planlama araçları da sunar.

20. Kağıtsız İşlevler

İKYS yazılımlarındaki teknoloji odaklı işe başlatma işlevleri, daha uygun maliyetli, çevre dostu ve güvenli olmaları nedeniyle giderek daha fazla kağıtsız hale geliyor. Artık kağıtsız iş sözleşmeleri, vergi formları, yan hak başvuruları, izin talepleri ve daha fazlası kullanılabiliyor. 

21. Oyunlaştırma Özellikleri

İşe başlatma ve/veya performans özelliklerinizi oyunlaştırmak, çalışanlarınız için daha etkileşimli ve ilgi çekici bir çalışma ortamı oluşturabilir. Bu, çoğu İKYS yazılımı için olmazsa olmaz bir özellik değildir, ancak mevcutsa kesinlikle büyük bir avantajdır. 

22. Otomatik Hatırlatıcılar

En iyi İKYS yazılımı, yöneticileri ve çalışanları bekleyen görevler veya kaynak kullanımındaki aşım miktarları hakkında bilgilendiren hatırlatıcıları planlama işlevleri içerir. Hatırlatıcılar, hiçbir şeyi kaçırmamanız için e-posta gelen kutunuza veya akıllı telefonunuza gelecek şekilde yapılandırılabilir. 

23. Deneme Süresi Yönetim İşlevleri 

İK, yeni işe alınan çalışanları bir deneme süresinden geçirir ve bu sürenin başarıyla tamamlanması uygun davranışa, devam durumuna ve iş performansına bağlıdır. İKYS yazılımınızın işe başlatma özelliği, çalışmanın ilk birkaç ayı içinde ölçütler ve hedefler üzerinde anlaşmak için kullanabileceğiniz bir hedef belirleme işlevine sahip olmalıdır.

E. Uyumluluk Özellikleri

İKYS sistemleri genellikle otomatik işe alım uyumluluğu, otomatik EEOC uyumluluğu ve otomatik sağlık hizmetleri yan hakları uyumluluğu gibi uyumluluk özellikleriyle öne çıkar.

24. Otomatik İşe Alım Uyumluluğu

İşe alım sürecindeki önemli hususlardan biri, işletmenizi dava riskiyle karşı karşıya bırakan ayrımcı uygulamalardan kaçınmaktır. İş ilanları, referans kontrolleri ve mülakat soruları; ırk, cinsiyet, etnik köken, toplumsal cinsiyet, din, statü ve fiziksel & zihinsel engellilik ile diğer unsurlara dayalı önyargılara açıktır.

İKYS'niz, tüm iletişimlerin sağlam kalmasını ve önyargıya yer bırakmamasını sağlayan özelliklerle yardımcı olabilir.

25. Otomatik EEOC Uyumluluğu

Çoğu işletme, ayrımcı uygulamalara karşı korunmak için yeni çalışanların EEO öz tanımlama anketini imzalamasını ister. İKYS, tamamen uyumlu anketler içerebilir ve bilgilerin uygun şekilde kullanılmasını sağlayabilir.

26. Otomatik Sağlık Hizmetleri Yan Hakları Uyumluluğu

Sağlıkla ilgili uyumluluk, birçok ülkede önemini korumaktadır. Örneğin ABD'de şirketler, diğerlerinin yanı sıra Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Sorumluluğu Yasası (HIPAA), Genetik Bilgilere Dayalı Ayrımcılık Yapmama Yasası, Uygun Fiyatlı Sağlık Hizmetleri Yasası (ACA) ve Ruh Sağlığı Eşitliği Hükümleri gibi federal mevzuata uymak zorundadır.

Doğru yazılım, IRS raporlaması için gereken verileri toplar ve mevzuat değişiklikleri olması durumunda bunları güncel tutar.

F. Öğrenme ve Çalışan Gelişimi Özellikleri

Bir sonraki İKYS yazılımınızda aramanız gereken çalışan gelişimi özellikleri arasında performans yönetimi, sertifika yönetimi, eğitim katalogları, çalışan bağlılığı yetenekleri, değerlendirme verisi işlevleri ve şirket politikaları ile hedefleri bulunur.

27. Performans Yönetimi

Güçlü bir İKYS, İK ekiplerinin performansı gerçek zamanlı olarak takip etmesine, hedefler belirlemesine ve ilerlemeyi izlemesine olanak tanıyan performans yönetimi araçları sunmalıdır. Bu araçlar değerlendirmeleri standartlaştırır, sürekli geri bildirim sağlar ve çalışan gelişimini destekler. Bir İKYS, hedef belirleme sürecini kolaylaştırarak ve üretkenlik içgörüleri sunarak en yetenekli çalışanları elde tutmak için kişiselleştirilmiş gelişim planları oluşturulmasına yardımcı olur.

28. Sertifika Yönetimi

Kurs yönetimi, eğitim aday gösterimleri, uyumluluğun sağlanması ve materyallerin güncellenmesi iyi yönetilmediğinde zaman alıcı olabilir. Öğrenme yönetimi modülüne sahip İKYS yazılımı, devam eden eğitim ve gelişim yükünü hafifletir.

29. Eğitim Katalogları

İdeal İKYS sistemi, tek bir arayüzden yönetilebilen çok çeşitli öğrenme seçenekleri sunar. Buna, yetkinlik temelli performans yönetimi için faaliyetlerin yetkinlik çerçeveleriyle eşleştirilmesi ve öğrenme çıktılarının arzu edilen beceri gelişimiyle ilişkilendirilmesi dahildir. 

30. Çalışan Bağlılığı Yetenekleri

Bir İKYS içindeki çalışan bağlılığı araçları, çalışanlara söz hakkı veren ve İK ekiplerinin bağlılık düzeylerini ölçmesine yardımcı olan nabız anketlerini, geri bildirim mekanizmalarını ve takdir programlarını içerebilir. Bağlılığa odaklanan bir İKYS, daha bütünleşik bir iş gücü oluşturulmasına yardımcı olur, olumlu bir şirket kültürünü teşvik eder ve sorunları büyümeden ele alarak çalışanların elde tutulmasını güçlendirir.

31. Şirket Politikaları ve Hedefleri

Eğitim programlarına, gelişime ve sertifikalara harcanan para, iş hedeflerine ulaşmaya yönelik bir yatırımdır. İKYS sisteminiz, gelişim stratejilerinizi analiz edebilmeli ve bunları önceden belirlenmiş politikalarınız ve hedeflerinizle karşılaştırabilmelidir.

G. Bordro Çözümleri

Çoğu İKYS; esnek bordro dönemleri, toplu işleme ve yeniden işleme, çevrim içi maaş bordroları, küresel bordro uyumluluğu, ücret düzenlemeleri ve fazla mesai kayıtları gibi özelliklere sahip bordro çözümleri sunar.

32. Esnek Bordro Dönemleri

Çalışanlar ve yükleniciler ücretlerini haftalık, iki haftada bir veya aylık gibi farklı dönemlerde alabilir. Farklı ödeme dönemlerine uyum sağlayan bordro özelliklerine sahip bir İKYS sistemine sahip olmak, bordro işlemlerini hızlandırır ve ödeme sırasında veri girişi hatalarını azaltır.

33. Toplu İşleme ve Yeniden İşleme

İKYS yazılımınız, İK ekiplerinin uzun bir dönem boyunca çok sayıda çalışan ödemesini otomatikleştirmesine olanak tanıyan özelliklere sahip olmalıdır. Gelişmiş araçlar, ödeme hatalarını geri almanıza ve düzeltmenize olanak tanıyan bir ‘işlemeyi geri alma’ özelliğiyle birlikte gelir.

34. Çevrim İçi Maaş Bordroları

Çoğu İKYS sistemi, güncel ve geçmiş maaş bordrolarının her zaman görüntülenebilir veya indirilebilir olmasını sağlayarak çalışanların hayatını kolaylaştırır.

35. Küresel Bordro Uyumluluğu

Bordro uyumluluğu eyaletten eyalete değişir. Bu nedenle işletmeniz birçok konumda faaliyet gösteriyorsa uyumluluk gerekliliklerine bağlı kalmak ve bunları yönetmek kafa karıştırıcı hale gelebilir. Doğru İKYS yazılımı, bordronuzu bulunduğunuz coğrafi konumu yöneten düzenlemelere uygun olacak şekilde otomatikleştirir.

36. Ücret Düzenlemeleri ve Fazla Mesai İşlevleri

Birçok İKYS sistemi, İK ve muhasebe personelinin çalışan ücretlerinde değişiklik ve düzenleme yapmasına; kesintileri veya primleri hesaba katmasına; ücretsiz izinleri, emeklilik katkılarını, ödenekleri ve gerekli diğer düzenlemeleri kaydetmesine olanak tanıyan bordro çözümleri içerir.

H. Fiyat-Performans

Elbette, ideal İKYS'yi seçerken bütçeniz önemlidir; bu nedenle tipik İKYS fiyatlandırmasını anlamak faydalı olur. Sistemin fiyatı; yetenekleri, özellikleri ve kullanılabilirliğiyle karşılaştırıldığında nasıldır? Gerçekten tüm özelliklere ihtiyacınız var mı?

Fiyatlandırması açık, esnek ve şeffaf olan İK yönetimi araçlarını ve yazılımlarını değerlendirin.

Daha küçük ekipler, küçük işletmeler için tasarlanmış İK yazılımının, tüm özelliklere sahip bir İKYS'nin karmaşıklığına ihtiyaç duymadan gereksinim duydukları işlevleri sunduğunu görebilir.

Farklı İKYS Türleri Var mı?

Çok sayıda İK yazılımı listesi bulunmaktadır; ancak en popüler araçlar, şirketin temel İK ekibinin verimliliğini artırmak amacıyla personel alımı, çalışan gelişimi ve bağlılığı, işe alım süreci, ücretlendirme ve iş gücü yönetimine odaklanır.

Personel Yönetimi

Personel yönetimi özellikleri; çalışan planlaması ve yönetim yazılımı gibi iş gücü planlama işlevlerini, çalışan yaşam döngüsünü, zaman takip yazılımını, izin yönetimini ve bir aday takip sistemi ya da daha gelişmiş yetenek kazanımı teknolojisi aracılığıyla aday bulmayı içerir.

İşe Alıştırma ve İşten Ayrılış Süreci

İşe alıştırma sistemleri, işe alıştırma ve işten ayrılış yazılımlarını içerir. İşe alıştırma araçları, yeni işe alınan kişilere evrak gereklilikleri, yazılım oturumu oluşturma, I-9 doğrulaması, sosyal tanıştırmalar ve diğer sorumluluklar konusunda rehberlik edebilir. 

Çalışan Gelişimi

Gelişim, çalışanlarınızın büyümesine yardımcı olmak ve insanların memnuniyetini korumakla ilgilidir. İKYS; çalışan memnuniyeti yazılımını, performans yönetimi yazılımını, 360 derece geri bildirim yazılımını ve yetenek yönetimi yazılımını içerebilir. Bu, yetenek yönetimi yazılımının temel faydalarından biridir.

Ücretlendirme Yönetimi

Ücretlendirme sistemleri, yönetim yazılımını, yan haklar yönetimi yazılımını ve bordro yazılımını içerir. Ücretlendirme için self servis özelliği, çalışanların kendi sağlık yan haklarını veya PTO ölçümlerini kontrol etmesine yardımcı olur. 

İş Gücü Yönetimi

İş gücü yönetimi sistemleri; insan kaynakları yazılımını, insan kaynakları bilgi sistemlerini (HRIS), çalışan kayıt araçlarını, insan sermayesi yönetimi yazılımını ve çalışan kayıt ve izleme yazılımını içerir.

İlgili yazı: en iyi temel İK yazılımı sistemlerinin incelemeleri