Bir İK departmanı kurmak, şirketinizin büyümesine ve daha iyi performans göstermesine yardımcı olacak heyecan verici ve zorlu bir girişimdir. Etkili bir İK departmanını en baştan yapılandırırken, KOBİ'lerde ve büyük işletmelerde insan kaynaklarının rolünü anlamak çok önemlidir.
Burada bir İK departmanının neden önemli olduğunu ve nasıl bir İK departmanı kurabileceğinizi veya mevcut departmanınızı nasıl genişletebileceğinizi açıklayacağım.
İK Departmanına Sahip Olmak Neden Önemlidir?
İK departmanları aşağıdakiler de dahil olmak üzere birçok sorumluluktan sorumludur:
- İşe alım
- Yeni çalışanların işe alıştırılması
- Öğrenme ve gelişim
- Şirket politikalarının oluşturulması ve güncellenmesi
- Bordro işlemlerinin yürütülmesi (bazen)
- Çalışan kayıtlarının tutulması
- Ücretlendirme ve yan haklar
- Performans yönetimi
- Çalışan ve iş ilişkileri
- Etik ve yasal uyum
- Çalışanları elde tutma stratejileri konusunda danışmanlık
- İşten ayrılma süreci.
Sonuç olarak, stratejik hedeflerle uyumlu bir İK departmanı verimliliğinizi artırır ve kurumsal hedeflere ulaşmak için doğru yeteneklerin mevcut olmasını (ve başarılı olmak için ihtiyaç duydukları şeylere sahip olmalarını) sağlamaya yardımcı olur.
Yetenek kuruluşunuzun yaşam kaynağıysa, insan kaynakları da hematoloğunuz(larınız) gibidir!
Dolayısıyla, ister yeni başlıyor olun ister mevcut İK departmanınızı geliştirmeniz gerekiyor olsun, bunu şu şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
İK Departmanı Kurmak İçin Adım Adım Rehberiniz
- İhtiyaçlarınızı netleştirin
- Kuruluşunuzdaki mevcut İK durumunu değerlendirin
- Öncelikli pozisyonlar için işe alım yapın
- Çalışan kayıtlarını sistematik hale getirin
- Temel İK politikalarınızı resmileştirin
- Temel işe alım ve işe alıştırma süreçlerini geliştirin
- Çalışan ücretlendirmesini belirleyin ve belgeleyin
- Teknolojik altyapınızı değerlendirin
- Uyum protokollerini değerlendirin
- Çalışan el kitabı oluşturun
- Öğrenme ve gelişim planınızı oluşturun
1. İhtiyaçlarınızı netleştirin
Hangi aşamada olursanız olun, öncelikle acil ihtiyaçlarınızın neler olduğunu ve bir İK departmanının ileride hedeflerinize ulaşmanıza nasıl yardımcı olabileceğini net bir şekilde anlamak iyi bir uygulamadır.
Genellikle her 100 çalışan için en az 1 İK çalışanına ihtiyaç duyduğunuz düşünülür, ancak bu nihai olarak kuruluşunuzun ihtiyaçlarına bağlıdır.
Yeni başlıyorsanız, süreçleri oluşturabilecek, politikaları yazabilecek, uyumlu kalmanıza yardımcı olabilecek ve bordro işlemlerini kendiniz yürütmenize yardımcı olabilecek en az bir deneyimli İK uzmanı işe almanızı öneririm.
Muhtemelen sırada sektörünüzde deneyimli, uzman bir işe alım uzmanı olacaktır.
Have an account? Log In
2. Kuruluşunuzdaki mevcut İK durumunu değerlendirin
Şirketinizde hâlihazırda bir İK departmanı varsa ve bunu genişletmek istiyorsanız, öncelikle şu anda uygulamakta olduğunuz politikaları, girişimleri, prosedürleri ve stratejileri değerlendirin.
Aşağıdaki İK sorumluluklarını ve performanslarını 1-10 arasında bir ölçekte değerlendirin.
- Politikaları uygulama
- İnsan kaynakları planlaması
- İşe alım
- Bordro gibi idari sorumluluklar
- Performans yönetimi
- Ücretlendirme programı yönetimi
- Çalışanların öğrenimi ve gelişimi
- Kariyer planlaması
- Çalışanların görev değerlendirmesi
- Paydaş ve endüstri ilişkileri
- İK uyumluluğu
- Çalışan bağlılığı ve iletişimi
- Çalışan sağlığı ve güvenliği
- Çalışanların sağlığı ve esenliği.
Ardından, rolleri, pozisyonları ve beceri açıklarını net bir şekilde anlamak için beceri açığı analizi gerçekleştirin.
Bu süreçten elde edeceğiniz içgörüler, yeni İK departmanınızın kaç çalışanı işe alması gerektiğini ve bu çalışanların hangi gereklilikleri karşılaması gerektiğini belirlemenize yardımcı olacaktır.
3. Öncelikli rollere işe alım yapın
İşletmenizin öncelikleri ve mevcut beceriler hakkında artık genel bir fikriniz olduğuna göre, beceri açıklarını gidermenin zamanı geldi.
Örneğin, ağırlıklı olarak mühendislik yetenekleri için işe alım yapıyorsanız, teknik bir işe alım uzmanı bu işe alım için muhtemelen en fazla değeri katacaktır.
Her zamanki unsurlara (uyumluluk, işe alım vb.) ek olarak, işe alım sürecinde göz önünde bulundurmanız gereken ve daha önce düşünmemiş olabileceğiniz bazı temel insan kaynakları becerileri şunlardır:
- İş zekâsı
- Veri analitiği ve raporlama
- Ağ oluşturma
- Koçluk.
4. Çalışan kayıtlarını sistemleştirin ve kayıt tutma süreci geliştirin
Artık doğru beceriler mevcut olduğuna göre, süreçleri oluşturmaya ve tabiri caizse işleri düzene koymaya başlamanın zamanı geldi.
Her çalışanın bir personel dosyasına ihtiyacı olacaktır. Geçmişte bu belge kâğıt biçimindeydi, ancak günümüzde çoğu şirket dijital kayıtları bir İKBS/İKYS veya benzer bir sistemde saklamaktadır.
Aşağıdaki örnekler, sahip olmanız gereken ve İK departmanınızın görevlerini yerine getirmesini kolaylaştıracak İK belgelerinden bazılarıdır:
- İşe alım belgeleri
- Çalışan uygunluk formu
- Bordro belgeleri
- Çalışan performans kayıtları
- Çalışanın işten ayrılma kayıtları
- Çalışan eğitim ve gelişiminin tamamlanma kayıtları
- Disiplin işlemleriyle ilgili belgeler.
Her İK departmanı bu belgeleri saklamalı ve bunlara kolayca erişebilmelidir. Ekip liderleri ve yöneticilerle bu konuyu görüşebilir ve temel altyapıyı oluşturmak için yeterli veri toplayabilirsiniz.
Çalışan kayıtlarının çevrim içi depolanmasını geliştirmek için BT biriminizle birlikte çalışmanız da gereklidir. Bu, erişilebilirliği ve veri gizliliğini güvence altına alır. Bir çalışan bilgi sistemi, bu kayıtları merkezileştirmeye ve çalışan bilgilerini düzenli ve erişilebilir tutmaya yardımcı olabilir.
5. Temel İK politikalarınızı resmileştirin
Sıfır bilgiyle başlıyor olabilir veya İK departmanınızın uyması gereken politikalarla ilgili sınırlı veriye sahip olabilirsiniz.
Aşağıdakiler başlangıç temelini oluşturmalıdır, ancak şirketiniz büyüdükçe ve işe alım ihtiyaçları arttıkça daha fazlasını ekleyebilirsiniz.
- Çalışan devamlılığı
- Çalışma saatleri
- İşe alım
- Çalışan performans yönetimi
- Çalışan fazla mesaisi
- Çalışan işten çıkarma
- İzin protokolleri
- Çalışan halefiyeti
- Ayrımcılık yapmama politikası
- Çalışan davranışları
- Veri gizliliği ve mahremiyeti
- Deneme süresi
- Sağlık ve iş yeri güvenliği politikası
- Yasa dışı maddeler politikası
Zaman içinde iki veya daha fazla politikayı tek bir politika altında birleştirebileceğinizi fark edebilirsiniz. Genel bir kural olarak bu politikalar her zaman kısa, anlaşılması kolay ve tüm çalışanların erişimine açık olmalıdır.
Kendi politikalarınızı geliştirmenize ve güncellemenize yardımcı olması için İK politikası örnekleri listemizi kullanın.
6. Temel işe alım ve işe uyum süreçleri geliştirin
Bir tür resmî işe alım süreci oluşturmanız gerekir. Çoğu seçme süreci aynı temel yedi adımdan oluşur:
- İş başvurularını alma/aday bulma
- Adayları eleme ve ön seçimden geçirme
- Mülakat gerçekleştirme
- En iyi adayları kısa listeye alma
- Geçmiş ve referans kontrolleri yapma
- İş için en uyumlu adayı seçme
- İş teklifi sunma.
Bu adımların her birine kimlerin dahil olacağını ve hangi belgeleri ve işe alım araçlarını kullanacaklarını da bilmelisiniz.
Her aşamada sormaları gereken soruları ve toplamaları gereken belgeleri göz önünde bulundurun.
Bir sonraki adım, işe uyum sürecini ve İK departmanlarınızın kapsaması gereken aşamaları ana hatlarıyla belirlemektir.
Örneğin, şirketinizde işe alım öncesi sürecin nasıl işlediğini, ilk gün oryantasyon sırasında neler olduğunu, yeni işe alınanlar için ne kadar evrak işinin gerektiğini ve ilk hafta herkes için nelerin zorunlu olduğunu bilmelidirler.
Bunun ötesinde, her yeni çalışanın işe uyum sürecine rehberlik etmesi için bir 30-60-90 günlük planı olmasını öneririm.
7. Çalışan ücret ve yan haklarını belirleyin ve belgelendirin
Çalışan maaş ve yan hakları yapınızı gözden geçirin ve resmileştirme yönündeki son adımları atın. Aşağıdakileri göz önünde bulundurun:
- Çalışanın saatlik ücreti ve maaşı
- Çalışanın emeklilik birikimi
- Sağlık sigortası
- Çalışan esenlik fonu
- Ücretli izin
- Çalışan zamları ve ikramiyeleri.
Hisse senedi opsiyonları, seyahat masraflarının karşılanması, kâr paylaşımı, çalışan kıyafetleri ve taşınma paketleri gibi farklı finansal teşvikleri de göz önünde bulundurabilirsiniz.
Çalışan ödüllerinin mutlaka parasal olması gerekmez. Mesleki gelişim, kurumsal indirimler, esnek çalışma programları, çalışan takdiri ve takdir programlarını içeren daha kapsamlı paketlere yer verebilirsiniz.
Zaman içinde verileri inceleyebilir ve toplam ücret teklifinizi geliştirmek için çalışan geri bildirimleri toplayabilirsiniz. Başlangıçta en önemli şey temel teklifin sunulmasıdır.
8. Teknoloji altyapınızı değerlendirin
İK departmanınız, idari yükü azaltmak ve süreçleri otomatikleştirmeye yardımcı olmak için uzmanlaşmış küçük işletmelere yönelik İK yazılımlarından yararlanacaktır.
Bu yazılım, işe alımı kolaylaştırmaya yardımcı olan bir aday takip sistemi veya eğitim ve gelişime destek olan bir öğrenme yönetim sistemi olabilir.
Doğru İK yazılımının faydaları arasında daha kolay bordro yönetimi, iş gücü yönetimi, veri saklama, performans yönetimi, aday tarama/takibi, ekip iletişimi ve öğrenme ve gelişim yer alır.
Bu teknolojinin yasalara uygun olması ve şirketinizin ve İK ihtiyaçlarınızla ve sorunlarınızla örtüşmesi gerektiğini unutmayın.
Diğer faydalı araçlar:
- Personel tedarik yazılımı
- İşe alıştırma yazılımı
- Küçük işletmeler için bordro yazılımı
- Referans kontrolü yazılımı
9. Uyumluluk protokollerini değerlendirin
İK departmanları, şirketinizin faaliyetlerini iş yasaları ve gereklilikleriyle uyumlu hâle getirmede kilit rol oynar.
Uyumluluk yönergelerini ve mevcut uygulamalarınızı değerlendirerek işlerini kolaylaştırın.
Mevcut politikalarınızı en güncel yasal düzenlemelerle karşılaştırın ve iş gücünü yasalara uygun şekilde işe almanızı ve yönetmenizi sağlayacak prosedürleri ayarlayın veya uygulamaya koyun.
10. Çalışan el kitabı oluşturun
Bir çalışan el kitabı oluşturun, temel iş gücü politikalarını ekleyin ve bunu yeni İK departmanınızla ve çalışanlarınızla paylaşın.
Bu belge ayrıca şirketinizin kültürü, vizyonu, misyonları, geçmişi, çalışan hakları ve sorumlulukları gibi bilgileri de kapsamalıdır.
Kendi el kitabınızı oluşturmanıza ve güncellemenize yardımcı olması için çalışan el kitabı yazılımı kullanabilirsiniz.
Yeni işe alınan çalışanlarınızı ilk günde çok fazla bilgiyle bunaltmaktan kaçınmak için birçok İK ekibi yalnızca en önemli politikaların yer aldığı kısaltılmış yeni çalışanlar için çalışan el kitapları oluşturur.
More Articles
11. L&D planınızı oluşturun
İK ekipleri, çalışanların yeni beceriler ve bilgiler edinmesine ve kariyerlerinde ilerlemesine yardımcı olur.
Bu nedenle, bir İK departmanı oluştururken öğrenme ve gelişim (L&D) programınızı oluşturmaya başlamalısınız.
L&D hedeflerinizi, şirketinizdeki beceri eksikliklerini ve stratejik iş hedeflerinize ulaşmak için gerekli yetkinlikleri göz önünde bulundurun.
Çalışanlarınızla hedefleri ve ilgi alanları hakkında konuşun; bu, kariyer yollarını belirlemenize yardımcı olacaktır.
L&D içeriği ve materyalleri de dâhil olmak üzere kapsamlı bir eğitim çerçevesi geliştirin.
Öğrenme ve gelişim stratejinizi geliştirmenize yardımcı olacak harika bir yazı burada.
Dış kaynak kullanmalı mı, kullanmamalı mı?
Bazı kuruluşlar insan kaynakları işlevlerinin tamamını veya bir kısmını dış kaynak kullanarak yürütmeyi tercih eder.
İK dış kaynak kullanımı, İK ekibinin oluşturulmasının ilk aşamalarında sıklıkla değerlendirilir. Belirli işlevler için bir profesyonel işveren kuruluşuyla (PEO) veya bir bordro şirketiyle mi çalışmalıyız?
Yanıt, şirketinizin stratejisine, hedeflerine ve zaman çizelgesine ek olarak kurum içi İK ekibinizin deneyimine ve yetki alanına bağlıdır.
Örneğin, uluslararası işe alım yapmayı planlıyorsanız, bir kayıtlı işverenin (EOR) nasıl yardımcı olabileceğini anlamak muhtemelen iyi bir fikir olacaktır.
Zaman zaman bütçe kısıtlamaları ortaya çıkabilir. Bu durumda, yalnızca bir hizmetin veya ürünün parçası olan çeşitli işlevlerde destek almak için bir İK dış kaynak kullanım ortağından yararlanabilirsiniz.
Yan haklar işlevinizin bir uzantısı olarak hareket eden bir yan haklar aracısıyla çalışmak buna iyi bir örnektir.
İK departmanı oluşturmak uzun vadede fayda sağlayacaktır
Bir İK ekibi oluşturmak, şirketinizin büyümesine ve daha iyi performans göstermesine yardımcı olacak heyecan verici ve zorlu bir girişimdir.
Küçük bir işletme veya erken aşamadaki bir girişim olsanız bile, bir İK departmanına sahip olmak; mevzuata uyum konusunda doğru tarafta kalmanızı, yetenek ihtiyaçlarınızın karşılanmasını ve imrenilecek bir işveren markası geliştirmenizi sağlayarak size önemli faydalar sunacaktır.
Dış kaynak kullanımını düşünüyorsanız, başlangıç yapmanıza yardımcı olması için en iyi PEO'lar ve en iyi EOR'lar seçimlerimize göz atın.
Yolculuğunuzda size yardımcı olacak birkaç faydalı makale: