Araştırmalar, çalışanların yaklaşık %30'unun ilk 90 gün içinde işlerinden ayrıldığını ve kuruluşların yeni işe alınan bir çalışanın uzun vadede elde tutulmasını etkilemek için ortalama 44 günü olduğunu ortaya koymuştur.
İşe alıştırma süreci, evrak işlerinden ve tanıştırmalardan ibaret değildir; yeni çalışanları şirket kültürünüze entegre etmenin, beklentileri belirlemenin ve görevlerinde başarılı olmalarını sağlamanın temelini oluşturur. Ancak önemine rağmen birçok kuruluş; yapı eksikliği, yetersiz iletişim veya yeni çalışanları bilgiye boğmak gibi işe alıştırma süreciyle ilgili zorluklar yaşamaktadır.
Bu makalede, işe alıştırma iş akışınızı optimize etmenin hem çalışan başarısı hem de kurumsal büyüme açısından neden büyük bir fark yarattığını, şirketlerin karşılaştığı yaygın engelleri ve yeni çalışanlarınızı—ve ekibinizi—başarıya hazırlayan bir iş akışının nasıl oluşturulacağını inceleyeceğiz.
İşe Alıştırma İş Akışı Nedir?
Çalışan işe alıştırma iş akışı, yeni çalışanlara bir şirketteki ilk dönemleri boyunca rehberlik eden ve görevlerine sorunsuz ve verimli bir şekilde geçiş yapmalarını sağlayan yapılandırılmış bir süreçtir.
Yeni çalışanların kuruluşa başarılı bir şekilde entegre olabilmeleri için tamamlamaları gereken adımları, görevleri ve hedefleri ana hatlarıyla belirtir.
İlerleyen bölümlerde ele alacağımız gibi, sınıfının en iyisi kuruluşlarda işe alıştırma iş akışı, yeni çalışan teklifleri kabul ettikten sonra başlar ve bazı durumlarda bir yıla kadar sürebilir.
Yaygın faaliyetler arasında gerekli yeni çalışan evraklarının tamamlanması gibi temel idari işlerden mezuniyet törenlerine kadar pek çok uygulama yer alır.
İşe Alıştırma İş Akışının Temel Aşamaları
İşleri kolaylaştırmak için işe alıştırma iş akışını farklı aşamalara ayırmak ve her aşamanın sonunda bir kontrol görüşmesi veya herhangi bir türde anket yapmak daha kolaydır.
İşe Başlamadan Önceki Hazırlık
Sınıfının en iyisi kuruluşların işe alıştırma sürecine çalışanlar resmen başlamadan önce başladığını söylediğimi hatırlıyor musunuz? İşe başlamadan önceki hazırlık aşaması, yeni çalışanın ilk günü için kendini hazırlıklı hissetmesini ve hemen işe koyulmaya hazır olmasını sağlamakla ilgilidir—ya da en azından sakin ve kontrollü bir tempoyla başlamasını sağlamakla.
Bu aşama; sözleşmelerin imzalanması, evrak işlerinin tamamlanması ve BT kurulumlarının (ör. e-posta hesapları, yazılım erişimi) hazırlanması gibi idari görevleri içerir.
Ayrıca endişeleri azaltacak ve iyi bir izlenim bırakacak küçük ayrıntılar da önemlidir; örneğin yeni çalışana kendisini bilgilendirilmiş ve heyecanlı hissetmesini sağlamak için bir hoş geldin mektubu, ilk hafta programı veya bir şirket çalışan el kitabı göndermek gibi.
İyi hazırlanmış bir işe başlamadan önceki hazırlık süreci, kuruluşunuzun profesyonelliğini gösterir ve ilk gün yaşanan endişeleri azaltır.
Oryantasyon
İlk hafta, güçlü bir ilk izlenim bırakmaya ve yeni çalışanın kendisini hoş karşılanmış ve değerli hissetmesine odaklanır.
Faaliyetler arasında tesis gezisi, şirketin misyonunun, değerlerinin ve politikalarının tanıtılması, ayrıca ekiple ve kilit paydaşlarla tanışma yer alabilir.
Amaç, olumlu ve ilgi çekici bir deneyim oluşturmak, yeni çalışanın rolü ve bu rolün kuruluşun hedeflerine nasıl katkıda bulunduğu konusunda netlik sağlamaktır.
Araştırmalar, ilk gün kendilerini hoş karşılanmış hisseden çalışanların uzun vadede bağlılıklarını sürdürme ve kendilerini işe adama olasılıklarının daha yüksek olduğunu doğrulamaktadır.
Şirket kültürüyle erkenden bir bağ kurarak anlamlı bir bağlılığın temelini atarsınız.
Mike Gibbon'ın çalışan oryantasyonu hakkındaki makalesi bu konuda harika bir kaynaktır.
0-30 gün
Oryantasyonun ötesine geçerek yeni çalışanın görevinin ilk 30 gününe ait iş akışına nelerin dahil edilmesi gerektiğine bakalım.
İlk ay, yeni çalışanların görevlerine, ekiplerine ve iş yeri kültürüne alışmalarına yardımcı olmakla ilgilidir.
Yöneticiler uygulamalı rehberlik sağlar, departmanlar arası tanışmaları gerçekleştirir ve ilk soruları ve zorlukları ele almak için düzenli geri bildirim oturumları düzenler.
Ayrıca, görev veya kıdemden bağımsız olarak ele alınan konular arasında en fazla örtüşme bu aşamada olacaktır; dolayısıyla yeniden kullanılabilir unsurlar oluşturmak açısından bu bölüm en kolay bölüm olacaktır.
Yeni çalışanların ilk 30 gün içinde ele almasını isteyeceğiniz bazı konular şunlardır:
- Rol ve sorumluluklar konusunda netlik kazanın (son derece önemli)
- çalışan politikalarının ve beklenen davranışların farkında olun
- Kuruluşunuzun kullandığı teknoloji, yazılım ve araçları ve izleyecekleri süreçleri anlayın
- Kuruluşunuzun misyonu, vizyonu, değerleri, ürünleri, iş modeli ve müşterileri hakkında bilgi edinin
- Kuruluşun paydaşlarını anlayın
- Kuruluşun şu anda odaklandığı projeleri ve kendi rollerinde hangi konulara odaklanacaklarını anlayın
- Yöneticileriyle haftalık toplantılar yapın
- şirket kültürünüzü ve ekip normlarını anlayın
- Ekip arkadaşlarını tanıyın ve hangi konuda kime başvuracaklarını öğrenin
- Yetenek eksikliklerini belirleyin ve planın geri kalanı için kısa ve uzun vadeli hedefler oluşturun.
İlk 30 gün, yeni çalışanın ofisteki (fiziksel veya sanal) ilk dönemi olacağından, hoş geldin sunumları, çalışan el kitabını okuma ve ekip öğle yemekleri gibi yeniden kullanılabilir çalışan oryantasyonu etkinlikleri geliştirmeye değer.
Uzman İpucu
\u003cdiv class=\u0022b-blockquote-with-avatar__quote_wrapper\u0022\u003e\r
\u003cdiv class=\u0022b-blockquote-with-avatar__quote_content blockquote-text–large\u0022\u003e\r
\r
Mümkünse eğitimi ekip genelinde paylaştırın; yani mevcut her ekip üyesi, yeni çalışana en az bir konuda eğitim versin. Bu, uzmanlık bilgisinin aktarılmasına, eğitim ‘yükünün’ paylaşılmasına ve önemli ilişkilerin kurulmasına yardımcı olur. Ayrıca belirtmek gerekir ki Gallup, yönetici işe alıştırma sürecinde aktif bir rol aldığında çalışanların işe alıştırma süreçlerinin başarılı olduğunu hissetme olasılığının \u003ca href=\u0022https://www.gallup.com/workplace/246242/essential-ingredients-effective-onboarding-program.aspx\u0022 rel=\u0022noopener\u0022 target=\u0022_blank\u0022\u003e3,4 kat daha fazla\u003c/a\u003e olduğunu ortaya koydu. — Playficient Kurucusu Paul Lopusushinsky, \u003ca href=\u0022https://www.playficient.com/\u0022\u003ePlayficient\u003c/a\u003e\r
\r
\u003c/div\u003e\r
\u003c/div\u003e\r
\u003cdiv class=\u0022b-bloquote-with-avatar-block__image c-image\u0022\u003e\u003c/div\u003e
Have an account? Log In
30-60 Gün Aralığı
Yeni çalışanlar 30 günlük eşiği aştığına göre artık sürece daha fazla dahil olma ve kendilerini daha fazla ortaya koyma zamanı gelmiştir.
İlk 30 günde edinilen bilgiler artık pekiştirilecek ve uygulamaya konulacak; yeni çalışanlar projelere daha fazla dahil olabilecek ve düşünceleriyle fikirlerini daha fazla dile getirmeye başlayabileceklerdir.
Yeni çalışanların işe başladıklarında gözden geçirdiği rol ve sorumluluklar mı? Artık bu konuda ilerleme kaydetmeye başlayabilirler.
Önceki 30 günde belirlediğiniz KPI'lar, hedefler ve kilometre taşları mı? Bunlar üzerinde ilerleme kaydetmeye başlayacaklar.
Bu, 30-60-90 günlük planın her planın departmana, kişiye veya kıdem düzeyine göre farklılaşmaya başladığı bölümüdür.
60-90 Gün Aralığı
Bu aşamada yeni çalışan, ilk 30 günde oluşturulan KPI'lar, belirli hedefler ve kilometre taşları doğrultusunda ilerlemeye devam eder.
Bu zaman diliminde bağımsızlığa çok daha fazla vurgu yapıldığından, planın bu bölümü çok daha açık uçlu olacak ve kişiye göre uyarlanacaktır.
Yeni çalışanlar daha az denetimle projeler üzerinde çalışacak, ekipleriyle ve bir bütün olarak kuruluşla daha fazla etkileşim içinde olacak ve ölçütlerini karşıladıklarından emin olmak için yöneticileriyle takip görüşmeleri yapacaklardır.
Bu noktada ekip üyeleri, uzmanlıklarından yararlanmak için yeni çalışana başvurmaya başlayabilir. Belki üzerinde çalıştıkları bir proje için yeni bir ekip kurarlar.
Hatalar yine yapılacaktır ve bu normaldir. Hâlâ kuruluş için yenidirler ve öğrenmeleri gereken pek çok şey vardır.
Bununla birlikte, 90 günlük planın önceki dönemlerine kıyasla daha yüksek düzeyde hesap verebilirlik gereklidir ve bu düzey zaman geçtikçe artmaya devam edecektir.
90 Günün Ötesi
Araştırmalar, yeni çalışanların yaklaşık %72'sinin 3 ay içinde yeni rollerine alışacağını, %22'sinin 9 ay içinde, geri kalanların ise yaklaşık 10-12 ay içinde uyum sağlayacağını gösteriyor.
Dolayısıyla oldukça bağımsız olsalar da bazı kişilerin hâlâ biraz daha fazla hoşgörüye ve yönlendirmeye ihtiyacı olabilir.
Genel olarak ise yöneticiler artık uzun vadeli kariyer hedeflerini desteklemeye, ileri düzey eğitim, liderlik fırsatları veya mentorluk rolleri sunmaya odaklanıyor.
Düzenli bire bir görüşmeler, performans değerlendirmeleri ve kariyer görüşmeleri, şirketin hedefleriyle sürekli uyum sağlanmasını güvence altına alır.
Araştırmalar, sürekli gelişime odaklanmanın yalnızca çalışanların elde tutulmasını artırmakla kalmadığını, aynı zamanda çalışanların genel memnuniyetini ve katkılarını da geliştirdiğini doğruluyor.
Kuruluşunuzun 90 günlük dönemden sonra uygulayabileceği en iyi şeylerden biri çalışan bağlılığı görüşmesidir.
Çalışan bağlılığı görüşmesi, çalışanlarla nelerin iyi gittiği ve hangi alanlarda iyileştirmeler yapılabileceği hakkında görüşmektir.
Çalışan bağlılığı görüşmesi, işe alıştırma sürecinizi iyileştirmenin mükemmel bir yoludur. Planın ne kadar iyi hazırlandığı, nasıl uygulandığı ve hangi alanlarda iyileştirilebileceği hakkında sorular sormak için harika bir zamandır.
Çalışan bağlılığı görüşmelerinden elde edilen geri bildirimler, işe alıştırma anketleri gibi başka bir geri bildirim yöntemiyle desteklenebilir.
Etkili Bir İşe Alıştırma İş Akışı Oluşturma Adımları
Benim gibi çalışan deneyimini, insanların bir kuruluşa katıldıklarında abone oldukları bir ürün gibi düşünüyorsanız, işe alıştırma süreci örneğin yeni bir İK yazılımı paketi satın aldığınızda gerçekleşenlere benzer.
Ürün yöneticileri, müşterileri için sorunsuz işe alıştırma deneyimleri oluşturmak amacıyla son kullanıcıyla konuşur ve verileri ayrıntılı şekilde inceler; dolayısıyla şimdi bu bakış açısını benimsemenin zamanı!
1. Hedefleri belirleyin
Anlamlı bir işe alıştırma iş akışı oluşturmak için neyi başarmak istediğinizi net bir şekilde tanımlayarak başlayın.
Örneğin hedefler arasında yeni işe alınanları uyumluluk düzenlemelerine alıştırmak, onları şirket kültürüne entegre etmek veya yeni araçlar ve süreçlerle ilgili gerekli tüm eğitimlerin tamamlanmasını sağlamak bulunabilir.
En iyi uygulamalar:
- Eğitim tamamlama oranı veya belirli bir eNPS gibi başarıyı izlemek için temel performans göstergelerini (KPIs) belirleyin.
- İşe alıştırma hedeflerini, çalışanların elde tutulmasını artırmak veya ekip iş birliğini geliştirmek gibi daha kapsamlı şirket hedefleriyle uyumlu hâle getirin.
- Hedeflerin gerçek hayattaki zorlukları ele aldığından emin olmak için yöneticilerin, İK'nın ve yakın zamanda işe alınan çalışanların görüşlerinden yararlanın.
2. Süreci tasarlayın
İşe alıştırma iş akışının tasarlanması, çalışan gelişimi ve role özgü ihtiyaçlar konusunda uzmanlığa sahip oldukları için İK, yöneticiler ve öğrenme ve gelişim ekibi arasında yürütülen bir iş birliği olmalıdır.
Departmanlar arası paydaşların sürece dâhil edilmesi, sürecin kapsamlı olmasını ve kurumsal hedeflerle uyumlu hâle gelmesini sağlar; ayrıca darboğazları önlemek için İK'ya, yöneticilere ve diğer paydaşlara net sorumluluklar atanmasını kolaylaştırır.
Örneğin, uyumluluk eğitimini bilgili bir kişinin denetlediğinden ve ilgili belgelerin kolayca erişilebilir olduğundan emin olun.
Her aşama için mümkün olduğunca gerekli görevleri, hedefleri ve materyalleri belirtmeye çalışın.
En iyi uygulamalar:
- Süreci standartlaştırmaya ve hiçbir şeyin gözden kaçmamasını sağlamaya yardımcı olmak için bir işe alıştırma kontrol listesi oluşturun.
- Çalışan el kitabı, eğitim materyalleri ve BT kurulum kılavuzları gibi kaynakları önceden hazırlayın. Bunları çalışan intraneti gibi bir yerde kolayca erişilebilir hâle getirin.
- Teknik ve liderlik pozisyonları gibi farklı roller için işe alıştırma sürecini özelleştirebilmek üzere esnekliğe yer verin.
3. İş akışını uygulayın
Sorunsuz bir uygulama için yeni işe alınanlara ihtiyaç duydukları her şeyi sağlamak üzere departmanlar arası koordinasyon gerekir.
Donanım, yazılım ve ağlara erişimi verimli bir şekilde yönetmek için BT hizmet yönetimi (ITSM) platformları (ör. Jira) gibi teknolojilerden ve ilerlemeyi izleyip iş akışını yönetmeye yardımcı olmak için işe alıştırma yazılımından, HRMS'den veya LMS'den yararlanın.
Bu araçlar, evrak göndermek veya paydaşları tamamlanmamış görevler hakkında bilgilendirmek gibi işe alıştırma görevlerini otomatikleştirmeye yardımcı olarak işe alıştırma deneyimleri arasında tutarlılık sağlayabilir.
İşe alıştırma yatırım getirisini artırmanın nispeten basit bir yoludur.
En iyi uygulamalar:
- Son dakika sorunlarını önlemek için işe alım süreci görevlerini çok önceden planlayın ve iletişimini kurun.
- Soruları veya endişeleri hızlı bir şekilde ele almak üzere yeni işe alınan çalışanlar için özel bir iletişim kişisi belirleyin.
4. Geri bildirimleri izleyin ve toplayın
İşe alım sürecinin etkililiğini değerlendirmek için yeni işe alınan çalışanlardan ve yöneticilerinden düzenli olarak geri bildirim toplayın.
İyileştirilmesi gereken alanları belirlemek için işe alım anketlerinden, bire bir görüşmelerden ve performans ölçütlerinden elde edilen verileri birleştirin.
Yeni işe alınan çalışanların başarılı olmak için gereken donanıma sahip olup olmadıklarına ve yardım isteme konusunda kendilerini rahat hissedip hissetmediklerine özellikle dikkat edin.
En iyi uygulamalar:
- Başarıyı değerlendirmek için üretkenliğe ulaşma süresi veya ilk 90 gündeki çalışanı elde tutma oranları gibi performans ölçütlerini kullanın.
- Yeni işe alınan çalışanların ilerlemesini görüşmek ve nelerin iyi işlediğine dair içgörüler toplamak için yöneticilerle düzenli kontroller gerçekleştirin.
5. Değerlendirin ve iyileştirin
İşe alım sürecinin başlangıçta belirlenen hedefleri ne ölçüde karşıladığını ölçmek için geri bildirimleri ve performans verilerini kullanın.
Eğitimdeki boşluklar veya belirsiz beklentiler gibi zayıf noktaları belirleyin ve iş akışını buna göre iyileştirin.
İşten ayrılma sürecindeki çalışanlardan alınan geri bildirimler de iyileştirme için değerli içgörüler sağlayabilir.
More Articles
En iyi uygulamalar:
- İşe alım sürecinin güncelliğini ve etkililiğini koruduğundan emin olmak için üç ayda bir incelemeler planlayın.
- Belirlenen sorunlara yönelik çözümler için beyin fırtınası yaparken tüm paydaşları—İK, yöneticiler ve hatta yakın zamanda işe alınan çalışanlar—sürece dahil edin.
- Şirket politikalarındaki veya araçlarındaki değişiklikleri yansıtmak için eğitim materyallerini ve iş akışlarını sürekli güncelleyin.
İşe Alım İş Akışı İçin En İyi Uygulamalar
İşe alım süreci birden fazla kişinin dahil olduğu yoğun bir faaliyetler bütünü olduğundan, bir şeyi gözden kaçırmak veya verimsizliklere yol açmak kolaydır.
Bununla birlikte, birkaç en iyi uygulamayı takip etmek sürecin daha sorunsuz ve etkili olmasına yardımcı olabilir:
- Erken başlayın: İlk gün stresini azaltmak için hoş geldin materyalleri sağlayarak, hesapları oluşturarak ve bir program paylaşarak işe alım sürecini yeni çalışanın ilk gününden önce başlatın.
- Sorumluluğu net bir şekilde dağıtın: Gecikmeleri veya kafa karışıklığını önlemek için İK'nın, yöneticilerin ve ekip liderlerinin her aşamadaki sorumluluklarını bildiğinden emin olun.
- Deneyimi kişiselleştirin: Süreci mümkün olduğunca bireysel rollere ve tercihlere göre uyarlayın. Örneğin, yeni işe alınan çalışanın en sevdiği yiyeceği veya atıştırmalığı öğrenmek için bir anket kullanmak ve ardından hoş geldin öğle yemeğini veya hoş geldin hediyesini buna göre hazırlamak hoş bir dokunuş olabilir.
- Teknolojiden yararlanın: Görevleri otomatikleştirmek ve ilerlemeyi takip etmek için işe alım yazılımları, öğrenme yönetim sistemleri (LMS), BT hizmet yönetimi (ITSM) platformları ve İK bilgi sistemleri (HRIS) gibi araçları kullanın.
- Kültürel uyuma öncelik verin: Ekip oluşturma etkinlikleri, mentorluk programları ve kurumsal hedefler hakkında açık tartışmalar gibi şirket değerlerini sergileyen faaliyetleri ihmal etmeyin.
- Düzenli geri bildirim sağlayın: İlerlemeyi değerlendirmek, soruları yanıtlamak ve gerektiğinde işe alım planlarını düzenlemek için düzenli kontroller planlayın.
- 90 günün ötesine geçin: Çalışanların bağlılığını sürdürmek için uzun vadeli gelişim fırsatları, ileri düzey eğitimler ve kariyer gelişimi görüşmeleri sunarak işe alımı devam eden bir süreç olarak değerlendirin.
Araçlar ve Kaynaklar:
Son olarak, harika bir işe alım iş akışı oluşturmanıza yardımcı olacak faydalı araçların ve kaynakların bir özeti aşağıda yer almaktadır:
- İşe alıştırma yazılımı: Sapling, Enboarder veya Rippling gibi işe alıştırma platformlarının avantajları, uçtan uca işe alıştırma çözümleri sunmaları ve İK görevlerini, çalışan bağlılığını ve otomatik iş akışlarını entegre etmeleridir.
- Öğrenme yönetim sistemleri (LMS): Leapsome, Docebo veya TalentLMS gibi araçlar eğitim materyallerinin sunulmasına, ilerlemenin takip edilmesine ve çalışanların gerekli kursları tamamlamasının sağlanmasına yardımcı olur.
- HRIS/HRMS: BambooHR, Workday veya UKG gibi platformlar belge yönetimi, yan haklara kayıt ve bordro kurulumu gibi idari görevleri kolaylaştırır.
- Görev yönetimi yazılımı: Asana, Trello veya Monday gibi araçlar işe alıştırma kontrol listelerini düzenler ve departmanlar arasındaki görevlerin tamamlanmasını takip eder.
- BT hizmet yönetimi (ITSM) platformları: Jira Service Management gibi çözümler yeni çalışanlar için donanım, yazılım ve ağ erişiminin sorunsuz şekilde kurulmasını sağlar.
- Çalışan geri bildirimi ve anketler: SurveyMonkey, Qualtrics veya Culture Amp gibi çalışan anketi araçları, süreçleri iyileştirmek amacıyla işe alıştırma deneyimi hakkında içgörüler toplar.
- Dijital imza platformları: DocuSign veya Adobe Sign gibi hizmetler sözleşmelerin, gizlilik sözleşmelerinin ve işe alıştırma sürecine ilişkin diğer evrakların uzaktan imzalanmasını kolaylaştırır.
- Bilgi paylaşım araçları: Confluence veya Notion gibi vikiler ya da intranet platformları işe alıştırma materyallerini merkezileştirir ve bunları yeni çalışanların erişimine sunar.
- Mentorluk ve iş birliği araçları: Together Platform veya MentorcliQ gibi uygulamalar mentor-menti eşleştirmelerini kolaylaştırır ve işe alıştırma sırasında iş birliğini teşvik eder.
Seçenekler karşısında bunalmış hissediyorsanız, size işe alıştırma yazılımını nasıl seçeceğiniz konusunda öneriler de sunabiliriz. Alternatif olarak, işe alıştırma iş akışınızı oluşturmaya başlamanıza yardımcı olacak kullanışlı 30-60-90 günlük plan şablonumuzu da indirebilirsiniz:
İşe Alıştırma şablonumuzu alın!
People Managing People Bültenine Abone Olun
İşe alıştırma hakkında daha fazla bilgi edinmek için İK ve iş liderlerine yönelik haftalık bültenimize abone olun. Kariyerinizde ilerlemenize ve kuruluşunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak en yeni içeriklerimizin tümünü alacaksınız.