Erhvervsudgifter: Hvad’ er fradragsberettiget & hvad’ er ikke-fradragsberettiget
Uanset om du er iværksætter og driver en lille virksomhed eller en W-2-medarbejder, der ønsker at gøre brug af et skattefradrag for din bibeskæftigelse, er det vigtigt at forstå virksomhedens udgifter såsom forsikring, husleje og materialer.
I denne artikel gennemgår jeg, hvad der kan fradrages (og hvad der ikke kan), sammen med eksempler, der kan hjælpe dig med ikke at gå glip af muligheder for besparelser eller løbe ind i potentielle problemer med skattemyndighederne.
Bemærk, at denne artikel gælder for virksomheder med base i USA og er ment som en vejledning. Kontakt en skatterådgiver, og brug et software til udgiftsstyring for at sikre, at din økonomi- og udgiftsrapportering overholder IRS-reglerne.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er virksomhedsudgifter?
Virksomhedsudgifter er de omkostninger, der opstår i forbindelse med driften af en virksomhed, der har til formål at skabe overskud. De omtales ofte som fradrag, og ved at beregne dine virksomhedsudgifter og trække dem fra din virksomheds indtægter kan du reducere din skattebyrde.
Alle virksomhedsudgifter er dog ikke ens. For at kunne fradrages skattemæssigt skal dine udgifter betragtes som 'almindelige og nødvendige' omkostninger forbundet med driften af en virksomhed, som beskrevet i den amerikanske skattelov (IRC).
Effektiv udgiftsstyring handler ikke kun om at skære omkostninger ned – det handler om at træffe strategiske økonomiske beslutninger, der understøtter virksomhedens vækst, medarbejdernes trivsel og langsigtede bæredygtighed.
Forståelse af typer af virksomhedsudgifter
Der er to typer virksomhedsudgifter, som jeg gennemgår i dette afsnit: fradragsberettigede og ikke-fradragsberettigede. For hver type giver jeg en definition samt nogle eksempler.
Fradragsberettigede virksomhedsudgifter
Fradragsberettigede virksomhedsudgifter er udgifter, der kan trækkes fra i din virksomheds skat. Det omfatter udgifter til ting, som din virksomhed har brugt indirekte til at levere varer eller tjenester, men husk, at udgiften skal betragtes som 'almindelig og nødvendig.'
- Ifølge IRS betragtes en almindelig udgift som “almindelig og accepteret” (dvs. ikke usædvanlig) inden for din branche eller dit erhverv.
- IRS definerer en nødvendig udgift som en udgift, der er “nyttig og passende” i forbindelse med driften af en virksomhed i din branche.
Fradragsberettigede virksomhedsudgifter kan reducere din skattebyrde betydeligt. En forståelse af reglerne for skatteoverholdelse kan hjælpe med at forebygge dyre skattekontroller og bøder – det er afgørende at føre nøjagtige optegnelser. For at håndtere disse udgifter effektivt kan du overveje at bruge pålidelig skattesoftware til virksomheder til nøjagtig registrering og overholdelse af reglerne.
Eksempler på fradragsberettigede virksomhedsudgifter:
Forskellige brancher har forskellige fradragsberettigede udgifter, lige fra fradrag for hjemmekontor for fjernarbejdere til skattefradrag for forskning og udvikling for teknologivirksomheder. Eksempler på fradragsberettigede virksomhedsudgifter omfatter, men er ikke begrænset til:
- Lønadministrationssoftware og udgifter
- Medarbejderfordelsprogrammer
- Forsyninger, kontorartikler og materialer
- Leje af ejendom og udstyr
- Erhvervsforsikring
- Udgifter til annoncering og markedsføring
- Velgørende bidrag
- Provisioner (supplerende løn)
- Udgifter til forretningsrejser
- Udgifter til medarbejderuddannelse
- Udgifter til medarbejdertræning
- Leje af udstyr
- Renter betalt på visse erhvervslån, erhvervskreditkort og realkreditlån på ejendomme købt af virksomheden (eller enkeltmandsvirksomheden).
- Måltider
Den amerikanske skattemyndighed (IRS) har udarbejdet detaljerede retningslinjer for, hvilke udgifter der kan kræves fratrukket for at reducere din skattepligt i Publikation 535 (2021), Erhvervsudgifter. Du kan se den fulde liste over IRS-publikationer for at få flere oplysninger.
Tip til små virksomheder: Reducering af virksomhedsudgifter kan bidrage til at forbedre lønsomheden. Investering i de bedste lønadministrationstjenester til små virksomheder kan hjælpe med at sænke lønomkostningerne.
Eksperttip: Overvej at bruge softwareløsninger til at spore og rapportere udgifter. Her kan du se, hvordan software til udgiftsstyring fungerer.
En kort historie
For at gøre dette mere levende vil jeg fortælle dig om en af mine venner, Katherine, som driver et HR-konsulentfirma fra sit hjem, hvor hun er den eneste medarbejder på lønningslisten.
Effektiv håndtering af udgifter har længe været afgørende for at opretholde lønsomheden i små virksomheder som Katherines. Da hun drev virksomheden hjemmefra, fokuserede hun oprindeligt på at holde styr på åbenlyse udgifter som kontorartikler og internetomkostninger.
Hun indså dog snart, at der var yderligere muligheder for at maksimere fradragene.
Efter sit første møde med en ny revisor indså hun, at hun kunne fratrække en del af sine boligudgifter, såsom renter på realkreditlån, forsyninger og ejendomsskatter, som virksomhedsudgifter.
Det ændrede situationen markant. Hun beregnede omhyggeligt arealet af sit hjemmekontor i forhold til boligens samlede areal for at fastslå den fradragsberettigede procentdel.
Katherine begyndte også at registrere kilometertal for forretningsrejser, som hun tidligere havde overset, og inkluderede forretningsrelaterede måltider og netværksarrangementer. I begyndelsen var det lidt besværligt at holde styr på alle de kvitteringer.
Men efter at jeg havde vist hende nogle løsninger til udgiftsstyring fandt hun til sidst en, der gjorde det nemmere at kategorisere og dokumentere sine udgifter korrekt uden behov for en stor bunke papirskvitteringer.
Denne proaktive tilgang til håndtering af udgifter forbedrede ikke kun Katherines evne til at holde styr på sin økonomi og administrere midler i realtid, men reducerede også hendes skattepligtige indkomst betydeligt, så hun kunne geninvestere mere i virksomhedens vækst.
Råd om fradragsberettigede virksomhedsudgifter
Når du fratrækker udgifter, er det værd at huske på, at nogle udgifter kan fratrækkes fuldt ud, mens andre kun kan fratrækkes delvist, og andre igen ikke kan fratrækkes i samme år, som de blev afholdt.
Visse udgifter (f.eks. aktiverede virksomhedsaktiver) skal afskrives over flere år ved hjælp af afskrivninger (eller amortisering for immaterielle aktiver).
Det er også vigtigt at bemærke, at hvilke udgifter der er fradragsberettigede, afhænger af virksomhedens struktur. Det betyder, at kravene til tilladte fradrag og et økonomisk HR-rapporteringssystem varierer mellem enkeltmandsvirksomheder, partnerskaber, selskaber med begrænset ansvar (LLCs) og selskaber (S-selskaber og C-selskaber).
En forståelse af de relative skattemæssige fordele og den administrative byrde – samt de dermed forbundne omkostninger – ved hver af disse virksomhedsstrukturer kan være afgørende for at etablere din virksomhed på en måde, der skaber balance mellem skatteeffektivitet og de tilgængelige ressourcer.
Ikke-fradragsberettigede virksomhedsudgifter
Ikke-fradragsberettigede virksomhedsudgifter er udgifter, der ikke kan trækkes fra i virksomhedens skat. Alt, der vedrører personlige aktiviteter eller privatforbrug, er en ikke-fradragsberettiget udgift. Jeg har angivet eksempler på disse udgifter nedenfor.
Eksempler på ikke-fradragsberettigede udgifter
- Forventede forpligtelser (eller reserver til forventede forpligtelser)
- Visse juridiske omkostninger (f.eks. omkostninger afholdt i forbindelse med anskaffelsen af et aktiv)
- Kontingenter og medlemsgebyrer (med visse undtagelser)
- Nedrivningsomkostninger eller -tab
- Uddannelsesomkostninger afholdt for at opfylde de minimumskrav, der gælder for at drive virksomhed
- Bøder fra myndigheder (f.eks. gebyrer for sen indberetning)
- Ulovlige aktiviteter (f.eks. bestikkelse og returkommission)
- Udgifter til lobbyvirksomhed
- Private udgifter (medmindre udgiften delvist vedrører virksomhedsformål)
- Politiske donationer
Hvorfor du bør holde styr på virksomhedens udgifter
Der er store fordele ved regelmæssigt at gennemgå virksomhedens indtægter og udgifter (og ikke kun i skattesæsonen):
- Det er nemmere at huske de præcise detaljer og omstændigheder omkring en transaktion
- Der er mindre risiko for, at du mister vigtige bilag som papirbaserede kvitteringer
- Præcise data giver dig mulighed for at planlægge fremtidige udgifter og holde budgettet
- Det er nemmere at forudsige, hvor rentabel din virksomhed er (eller ikke er), og foretage justeringer
Ud over at reducere din administrative byrde i skattesæsonen kan det også betyde hurtigere behandling af medarbejderrefusioner, hvilket styrker moralen.
Brug af gratis HR-software eller software til udgiftsstyring for små virksomheder kan hjælpe dig med at holde nøje øje med HR-relaterede udgifter uden – ja, at pådrage dig yderligere udgifter!
Sådan indberetter du virksomhedsudgifter
En klar og gennemsigtig politik for udgiftsrefusion sikrer, at medarbejderne får en rimelig kompensation for virksomhedsrelaterede omkostninger, samtidig med at reglerne overholdes. Sådan gør du det selv:
Trin 1: Udarbejd din resultatopgørelse
Virksomhedsudgifter indberettes i virksomhedens resultatopgørelse, som bør indeholde alle dine indtægter og udgifter. Dette er en finansiel resultatopgørelse over overskud og tab (P&L), der bruges til at beregne virksomhedens økonomiske sundhed. For at oprette den skal du blot:
- Vælg en rapporteringsperiode: typisk på årsbasis, kvartalsbasis eller månedsbasis.
- Generér en standardiseret saldobalancerapport: brug din regnskabssoftware til at angive slutsaldoen for hver konto i hovedbogen for rapporteringsperioden.
- Beregn din omsætning: beregn alle de penge, du har tjent på dine tjenester i rapporteringsperioden, også selvom du endnu ikke har modtaget alle betalingerne.
Trin 2: Kategorisér din resultatopgørelse
Når du har udarbejdet størstedelen af din resultatopgørelse, registrerer du dine virksomhedsudgifter efter kategori. Disse kategorier omfatter:
- Direkte omkostninger eller vareforbrug (COGS) såsom lønomkostninger, materialeomkostninger, omkostninger til virksomhedens lokaler, opbevaring osv. Disse fratrækkes virksomhedens samlede omsætning for at fastlægge din bruttoindkomst eller bruttofortjeneste.
- Indirekte omkostninger såsom generelle udgifter, markedsføringsudgifter og ledelsesaflønning fratrækkes bruttofortjenesten for at fastlægge driftsresultatet.
- Afskrivninger og amortisering bruges til henholdsvis at udgiftsføre materielle og immaterielle virksomhedsaktiver over flere år. Disse aktiver omfatter ejendom, møbler, udstyr, køretøjer osv. (materielle) samt patenter, varemærker, licenser til immaterielle rettigheder, software til virksomhedsadministration osv. (immaterielle).
4. Renter er den sidste udgift, der fratrækkes en virksomheds indkomst.
Trin 3: Vælg en regnskabsmetode
Du skal også beslutte, hvilken regnskabsmetode du vil bruge ved rapportering af din indkomst og dine udgifter. De to grundlæggende regnskabsmetoder er kontantprincippet og periodiseringsprincippet:
- Kontantbaseret regnskabsmetode: du rapporterer indkomst i det samme skatteår, som du modtog den i, og fratrækker og/eller aktiverer normalt udgifter i det samme skatteår.
- Periodiseringsbaseret regnskabsmetode: du rapporterer normalt indkomst i det skatteår, hvor du optjener den, selv hvis du først modtager den faktiske betaling i et senere år. På samme måde fratrækker og/eller aktiverer du normalt udgifter i det skatteår, hvor du pådrager dig dem, uanset om du betalte for dem det år eller ej.
Du kan finde detaljerede oplysninger om de forskellige regnskabsmetoder (og perioder), der anerkendes af IRS, i denne PDF af publikation 583 (revideret januar 2022). Hvis du vil se de seneste opdateringer, kan du gemme Om publikation 583 som en aktiv ressource.
Sådan holder du styr på virksomhedsudgifter
Selvom fradrag for dine virksomhedsudgifter er den bedste måde at reducere din skattepligtige forpligtelse på, er det afgørende, at du fører omhyggelige optegnelser over alle dine transaktioner. IRS kan beslutte at revidere dig for at kontrollere, om dine rapporter stemmer overens med dine faktiske udgifter.
Ud over at bruge en form for software til udgiftsstyring er her nogle tips og bedste praksisser til korrekt registrering af virksomhedsudgifter:
- Hold virksomhedens økonomi adskilt fra dine private udgifter. Det bliver lettere at holde styr på virksomhedens udgifter, hvis du har en separat bankkonto til virksomheden.
- Beregn fordelingen af brugen, og fratræk den erhvervsmæssige del, hvis en udgift delvist er til erhvervsmæssige formål og delvist til privat brug (f.eks. dit hjemmekontor eller regningen fra din mobiludbyder).
- Gem alle dine kvitteringer, og digitalisér dem. For at gøre det lettere ikke at miste dem kan du tage billeder og gemme dem online. De fleste moderne HR- og regnskabsprogrammer giver dig mulighed for at tage et billede og uploade det direkte.
- Hold dine fakturaer og kvitteringer organiseret. Sortér dem ideelt først efter måned og derefter efter udgiftskategori. Det gør det nemt senere at finde oplysninger og dokumentation for hver transaktion.
- Tag detaljerede noter. Selv hvis du tror, at du vil kunne huske alle detaljer om hver transaktion, bør du notere datoen, udgiftskategorien og hvad udgiften vedrørte, f.eks. underholdning af en kunde, benzin til firmabilen osv.
- Gennemgå dine optegnelser så ofte som muligt. Selvom du bruger software, der automatiserer en stor del af processen, er det en god idé at kontrollere dine optegnelser regelmæssigt, bekræfte at de er korrekte og omkategorisere alt, der er mærket forkert.
- Opret en formel arbejdsgang til registrering af udgifter og afstemning af dine optegnelser. Lav en oversigt over, hvilke opgaver der skal udføres dagligt/med det samme (f.eks. upload af kvitteringer), ugentligt, månedligt, kvartalsvist, halvårligt og årligt.
- Overvej at investere i software til udgiftsrapportering. Det registrerer udgifter, gemmer kvitteringer, kategoriserer automatisk transaktioner og giver dig mulighed for at se din økonomi i oversigter og diagrammer. Det gør det også lettere at generere rapporter.
Hvis du vil vide mere om registrering af virksomhedsudgifter, kan du læse IRS-publikation 583 (01/2021), Sådan starter du en virksomhed og fører regnskab.
Gå videre og træk fra (eller lad være)
Alt dette betyder, at beregning af virksomhedens udgifter og fradrag af dem i virksomhedens omsætning kan give dig en skattefordel – det er penge, der kan investeres tilbage i virksomheden. Husk disse hovedpunkter:
- Der findes to typer virksomhedsudgifter: fradragsberettigede og ikke-fradragsberettigede
- Dine virksomhedsudgifter indberettes via din resultatopgørelse
- Gennemgå dine udgifter regelmæssigt, og hold alting ekstremt organiseret
Hvis du fandt denne artikel nyttig, kan du tilmelde dig People Managing People-nyhedsbrevet for at få mere dybdegående indhold om organisationsudvikling.
