Hvordan fungerer ansøgersporingssystemer?

Hvad er et ansøgersporingssystem?

Et ansøgersporingssystem (ATS) er en type rekrutteringssoftware, der er udviklet til at gøre rekrutteringsprocessen mere effektiv, reducere manuelt arbejde og forbedre kvaliteten af ansættelser ved at hjælpe virksomheder med hurtigt at identificere og administrere kvalificerede kandidater.

Ansøgersporingssystemer fungerer ved at automatisere og strømline forskellige opgaver som offentliggørelse af ledige stillinger, kommunikation med kandidater, sporing af ansøgere gennem forskellige faser af ansættelsesprocessen og organisering af kandidatoplysninger i en centraliseret database.

Hvordan fungerer ansøgersporingssystemer?

Grundlæggende er ATS'et udviklet til at hjælpe rekrutteringsansvarlige med at administrere kandidater fra den første kontakt og frem til den afsluttende samtale og (forhåbentlig) et accepteret jobtilbud.

Afhængigt af applikationen kan de også hjælpe en ansættende leder med at offentliggøre stillingsopslag, opsøge kandidater, analysere og evaluere kandidater, afholde samtaler og afgive tilbud under hele ansættelsesprocessen.

Kernen i enhver ansøgersporingssoftware er en database, der gemmer kandidatens oplysninger og information om ansøgningen, f.eks. CV, ansøgning og feedback fra samtaler.

Ansættelsesteams kan derefter konfigurere værktøjet, så det passer til deres rekrutteringsproces, og flytte kandidaterne videre, efterhånden som de bevæger sig gennem hver fase. Slut med besværlige regneark!

Automatiseringer i programmet, såsom påmindelser, hjælper med at sikre, at ingen trin bliver overset, og at ingen “falder mellem to stole”.

Andre nyttige funktioner omfatter muligheden for at sende masseafslag via e-mail baseret på bestemte kriterier.

HR-fagfolk, der deltager i topmøder om bemandingsløsninger, opnår ofte en dybere forståelse af, hvordan ansøgersporingssystemer integreres effektivt. Deltagelse i topmøder kan vise, hvordan ansøgersporingssystemer effektiviserer rekrutteringen og hjælper med at identificere de bedste talenter hurtigere.

Hvad er de vigtigste funktioner i et ansøgersporingssystem?

Som med al anden rekrutteringssoftware tilbyder hver ATS-udbyder forskellige funktioner og muligheder.

Nogle hjælper dig f.eks. med at søge på markedet og finde kandidater samt analysere ansøgninger. 

Andre giver dig mulighed for at automatisere rekrutteringsprocesser, f.eks. planlægning af en kandidatsamtale. Vigtige funktioner i ansøgersporingssystemer omfatter:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Offentliggørelse af stillingsopslag

Nogle ATS'er fungerer også som platforme til offentliggørelse af stillingsopslag, der gør det muligt hurtigt at offentliggøre jobbeskrivelser på virksomhedens karrieresider samt på en jobportal og sociale kanaler.

Fordelene ved dette – *enormt meget tid sparet og ensartede stillingsopslag* – kan du se med det samme!

Kontakt via e-mail

Når du har fundet en liste over sandsynlige kandidater, kan de fleste ATS'er hjælpe dig med at strukturere, sende, spore og optimere personlige e-mails som en del af talentanskaffelsesprocessen.

Kandidatdatabase

Kandidatoplysninger, herunder eventuelle interaktioner med dem, gemmes (selvom du bør undersøge, hvor længe du juridisk må opbevare dem), så du kan opbygge en kandidatdatabase og pleje relationer over tid. Derfor omtales ATS'er nogle gange som rekrutteringsdatabasesoftware.

Import af CV'er

Efter at ansøgere er begyndt at svare på dit stillingsopslag, vil du sandsynligvis modtage CV'er fra mange forskellige kilder.

Nogle kandidater vælger måske endda den gammeldags vej og sender deres CV med posten eller afleverer en fysisk kopi til dig.

Den bedste ATS-løsning har fleksible importmuligheder, fra scanning af fysiske dokumenter til indlæsning af Indeed-ansøgninger i din database. (Brug af supplerende software til CV-screening kan også gøre denne proces mere effektiv, hvis du håndterer store mængder kandidater).

ATS-software gør det nemt at samle alle dine ansøgninger ét sted.

Elektroniske CV'er importeres hurtigt til systemet, fysiske kopier omdannes til digitale dokumenter, der kan scannes for relevante nøgleord og erfaringsdata, og data fra eksterne websteder omdannes til noget nyttigt og læsbart for slutbrugeren. 

Analyse af CV'er

Funktionen til CV-analyse er særligt nyttig, når du modtager masser af ansøgninger, da den gør det muligt hurtigt at analysere hundredvis af CV'er ved hjælp af forhåndsvalgte kriterier.

En ATS-scanning hjælper også med at finde relevante oplysninger, uanset hvor de er placeret i dokumentet. 

Selvom der findes nogle standarder for CV-formater, er hvert CV forskelligt. Nogle personer angiver for eksempel deres kompetencer under hver joberfaring, mens andre opretter en separat overskrift for at angive dem til sidst. 

Funktionen til CV-analyse udtrækker nøgleord fra hvert CV, uanset format, og kategoriserer hver jobkandidat efter, hvem der bedst matcher jobbeskrivelsen.

Planlægning af jobsamtaler

ATS'en kan synkronisere med kalendere og bruge indbygget software til planlægning af jobsamtaler til at automatisere planlægningen af jobsamtaler samt udsendelsen af de nødvendige oplysninger og påmindelser.

Sporing af kandidater

Et ATS-system hjælper HR-teamet med at holde styr på, hvem de har kontaktet, hvem der befinder sig på hvilket trin, og hvornår en god dato for opfølgning kunne være. Det hjælper med at effektivisere rekrutteringsprocessen og sikrer en god kandidatoplevelse.

Dataanalyse

Hvis dit HR-team har kvoter, der skal opfyldes, bør ATS-platformen også kunne spore og rapportere om dem. 

Du vil kunne spore og rapportere om vigtige indsigter fra rekrutteringsmålinger, såsom hvilke kilder der er mest effektive, og på hvilket trin flest kandidater falder fra.

Mere avanceret analyse kan koste mere, så sørg for at undersøge, hvad der er inkluderet i din ATS-pris.

Hvad er fordelene ved at bruge et ATS?

Vi gennemgår dette mere udførligt i vores artikel om fordelene ved ATS, men kort sagt kan brugen af et ATS gavne din organisation på følgende måder:

1. Effektivitet og tidsbesparelser: Centraliserer datahåndteringen og effektiviserer rekrutteringsprocessen.
2. Forbedret kandidatoplevelse: Forenkler ansøgningsprocessen og automatiserer kommunikationen, hvilket bidrager til en bedre kandidatoplevelse.
3. Bedre organisering og samarbejde: Standardiserer processer og styrker samarbejdet i teamet.
4. Forbedret rapportering og analyse: Indbyggede analyseværktøjer til rekruttering leverer datadrevne indsigter og sikrer overholdelse af regler.
5. Skalerbarhed: Håndterer store mængder og tilpasselige HR-arbejdsgange.
6. Omkostningsreduktion: Mindsker afhængigheden af rekrutteringskonsulenter og administrative omkostninger.
7. Bedre kandidatkvalitet: Målretter jobannoncering og forbedrer matchningen af kompetencer.

Samlet set effektiviserer et ATS rekrutteringen, forbedrer ansættelsesbeslutningerne og styrker rekrutteringsstrategien.

Bruger mange virksomheder ATS-software? 

Mindst 40 % af virksomhederne bruger i øjeblikket en ATS-platform. Dette tal er dog stigende, efterhånden som virksomheder verden over fokuserer på at blive mere teknologisk relevante i internettets, de store datamængders og onlineøkosystemernes tidsalder. 

De fleste store virksomheder har i lang tid brugt ATS'er eller andre typer rekrutteringssoftware, uanset om det er et eksternt system eller en kandidatportal, der er integreret i deres egen HR-software. 

Heldigvis findes der nu muligheder for små og mellemstore virksomheder, så de kan investere i disse systemer og få fordelene.

Derfor har vi samlet denne nyttige liste over de bedste systemer til sporing af ansøgere for små virksomheder.

En bedre rekrutteringsoplevelse for begge parter

ATS-software kan spare dig tid og dermed penge ved at automatisere en stor del af processen med at rekruttere nye medarbejdere.

Det gælder især for moderne ATS-systemer drevet af AI, da de kan gøre processen med at screene kandidater betydeligt hurtigere.

Det, der gør rekrutteringen mere effektiv for rekrutteringsteams, er også effektivt for kandidaterne, og ATS-systemer vil sandsynligvis forbedre kandidatoplevelsen og bidrage til at sikre, at ingen falder igennem. Det er dog vigtigt at vælge det bedste ATS til dine behov.

Hvis du vil have flere indsigter om HR-software og bedste praksis, kan du tilmelde dig People Managing Peoples nyhedsbrev.