Hvad er et ATS? Funktioner, fordele og bedste praksis

Hvad er et ATS?

Ansøgerstyringssystemer er en type rekrutteringssoftware, der hjælper dig med at planlægge, følge og gennemføre rekrutteringsplaner.

Grundlæggende systemer omfatter en kandidatoversigt og et værktøj til at oprette jobopslag. Mere avancerede systemer til talentanskaffelse tilbyder dog plugins til karrieresider, indbygget kandidatsøgning, AI-understøttede værktøjer til sammenligning af kandidater og avancerede analyser af rekrutteringen.

Efter min erfaring vil et ATS, når rekrutteringen overstiger en vis grænse, hjælpe dig med at skabe en mere effektiv rekrutteringsproces og give kandidaterne en bedre oplevelse. 

Der findes også yderligere databeskyttelseslove i EU, og mange ATS-systemer leveres med værktøjer, der hjælper dig med at overholde lovgivningen (hvilket regneark ikke kan).

Vigtige ATS-funktioner

De vigtigste funktioner i et ATS er:

• Ansøgersporing: Dette er et system, hvor du opretter trin i ansøgningsprocessen, som afspejler din rekrutteringsproces (f.eks. "ansøgt", "screenet", "første samtale" osv.). Du kan flytte kandidater gennem ansøgningsprocessen og sikre, at de modtager relevant kommunikation.
• Jobopslag: Integrerede jobportaler eller en karriereside, som du senere kan linke til jobportaler som LinkedIn eller Remotive.
• Beskeder: Nogle ATS-systemer har indbyggede besked- eller e-mailfunktioner, så du kan håndtere kommunikationen med kandidater i systemet.
• Organisering af samtaler: En vigtig funktion, hvis du har flere samtaler i gang samtidig, og du vil sikre dig, at du holder styr på dataene. Du kan arrangere samtaler fra systemet og sende et samtalesæt (med kandidatens CV og spørgsmål, der kan stilles på dette trin i samtalen).
• Karriereside: Det er vigtigt at have en side, hvor kandidater kan få mere at vide om dine stillinger, din arbejdsgiverfortælling og dit brand. Nogle ATS-systemer giver mulighed for at oprette din karriereside som en del af din virksomheds hjemmeside.
• Analyser: Indbyggede analyseværktøjer til rekruttering hjælper dig med at følge dine rekrutteringsmålinger og træffe informerede beslutninger for at forbedre din rekrutteringsproces, f.eks. hvis folk besøger din karriereside, men ikke søger, hvorfor er det så?
• HRIS-integration: De fleste ATS-systemer tilbyder integration med HRIS, HRMS eller onboardingssoftware, så en person automatisk kan overgå til andre systemer i din HR-teknologiplatform, når vedkommende er blevet ansat. Det kan også fungere den anden vej: Så snart en ledig stilling vises i HRIS-systemet, oprettes en stilling i ATS-systemet.
• Kandidatundersøgelser: I en vækstperiode er det en god idé at holde styr på, hvordan det går med kandidatoplevelsen. Det vil ofte være automatiserede e-mails, der indsamler feedback om din proces.
• Database til kunderelationer: Avancerede ATS-systemer kan omfatte et CRM-system til rekruttering, hvor du opbygger en pulje af kvalificerede kandidater og holder dem "varme" med lejlighedsvise e-mails om, hvad der sker i din virksomhed, og hvilke stillinger der er ledige.
• Værktøjer til kandidatsøgning: Disse kombinerer flere forskellige kilder til kandidater (f.eks. LinkedIn og Github) for at hjælpe dig med at finde potentielle kandidater direkte i systemet og også sende beskeder til dem derfra.
• Funktioner til overholdelse af regler: Værktøjer, der hjælper med at sikre overholdelse af lokale, nationale og internationale ansættelseslove, herunder GDPR.

Hvordan fungerer ATS-systemer?

ATS-systemer fungerer ved hjælp af en kombination af flere vigtige teknologier, der effektivt håndterer rekrutteringsprocessen.

Grundlæggende anvender systemet databasestyring og søgealgoritmer til at gemme og hente kandidatoplysninger såsom navn, CV, søgte stillinger, ansøgningsstatus, kommunikation og feedback fra samtaler.

Oplysningerne vises derefter i en intuitiv grænseflade, som rekrutteringsteams kan bruge til at følge ansøgere og automatisere rekrutteringsprocessen gennem funktioner som CV-screening ved hjælp af AI, planlægning af samtaler samt automatiserede e-mails og påmindelser.

Yderligere funktioner i denne rekrutteringssoftware omfatter opbygning af karrieresider, avanceret analyse samt integrationer med jobportaler og andre HR-software-systemer.

6 fordele ved at bruge et ATS

ATS'er er en gave fra himlen for mange ansættelsesteams. Fordele ved ATS omfatter:

1. Større effektivitet

Et godt ATS bør automatisere og strømline din ansættelsesproces, så du sparer den tid, du ellers ville bruge på manuelt at tjekke alt i et regneark, en kalender og e-mails. 

Det kan være meget tidskrævende at forsøge at planlægge jobsamtaler, især i perioder med rekruttering i stort omfang, så det vil ændre dit liv at have et system, der kan hjælpe med det!

2. Hjælp med at finde kandidater

Et godt ATS bør automatisk kunne slå dine jobbeskrivelser op på mindst et par jobportaler, så dine jobannoncer når ud til flere. Nogle ATS'er har også værktøjer, der hjælper dig med at finde kandidater fra flere kilder, herunder din egen kuraterede kandidatpulje.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Fortolkning af CV'er

Dette er et lidt kontroversielt emne, da CV'er findes i så mange former og størrelser. Jeg har oplevet, at fortolkning af CV'er gik så galt, at den rekrutterende leder blev bekymret for, om kandidaten havde indsendt et frygteligt formateret CV! 

Heldigvis vidste jeg, at det var fortolkningen, der havde ødelagt formatet, så jeg forklarede det. Det kan også ske for dig, så vær opmærksom! Bortset fra det er det nyttigt til at indsamle grundlæggende oplysninger som navne, kontaktoplysninger og jobdetaljer samt oprette en kandidatprofil.

4. E-mails og automatisering 

Nogle ATS'er har indbygget beskedfunktionalitet, som hjælper dig med at håndtere al din kommunikation. Du kan for eksempel indstille en automatisk skabelon til at blive sendt til alle kandidater, der har søgt, eller til alle afslag på et bestemt trin.

5. Forbedring af kandidatoplevelsen 

Du kan indsætte mange oplysninger i de automatiserede e-mailskabeloner eller på karrieresiden samt nemt planlægge jobsamtaler og give relevant og rettidig feedback. 

Alt dette er præcis, hvad kandidater ønsker, så du vil kunne gøre det hver gang. Og du kan også følge kandidatoplevelsen med en automatiseret undersøgelse!

6. Karriereside

Her kan du vise, hvem du er, måske nogle personer fra teamet og også lidt mere om din arbejdskultur.

Mange HR-teams undersøger fordelene ved ATS på konferencer om bemanding, hvor de kan se den nyeste software i aktion. Deltagelse i konferencer hjælper ofte HR-fagfolk med at opnå en omfattende forståelse af, hvordan ATS forbedrer effektiviteten i rekrutteringen.

Sådan vælger du et ATS

Der findes så mange ATS-platforme! Nogle leveres som en integreret del af et HRIS eller HRMS, nogle er selvstændige, og nogle leveres sammen med CRM-systemer. 

Der findes muligheder til alle budgetter og behov, så hvordan vælger du?

Her er nogle spørgsmål, du kan besvare for at komme i gang, styre dine samtaler med leverandørerne i den rigtige retning og vælge det bedste ATS til dig.

Hvor mange personer skal du ansætte i løbet af de næste 6–12 måneder?

Dette er et godt udgangspunkt, fordi hvis du kun planlægger at ansætte 5 personer det næste år, svarer det til mindre end 1 person hver anden måned, og så har du sandsynligvis ikke brug for et ATS endnu.

Hvis der derimod er tale om et stort antal, bør du overveje at anskaffe et ATS. Jeg kan ikke afgøre, hvad der er et stort antal for dig, men omkring 15-20 om året kan være en grov tommelfingerregel.

Antallet af personer, du skal ansætte, og den tid, du har til at gøre det, kan også hjælpe dig med at afgøre, om du har brug for et meget funktionsrigt ATS. (Og hvis dette beskriver din organisation, har du måske også brug for at vide hvordan man skriver en ATS-RFP for at få processen sat i gang.)

Hvis du for eksempel er alene og skal ansætte 100 personer på et år, kan du måske vælge et ATS, der har funktioner til kandidatsøgning og integration med jobportaler, så du øger din rækkevidde og kan foretage disse ansættelser.

Hvor vil du rekruttere?

Flere og flere ansættelsesløsninger sigter mod at være globale og kan fungere i flere jurisdiktioner. Men hvis du befinder dig i EU (og Storbritannien), har GDPR haft stor indflydelse på, hvordan du opbevarer og behandler kandidatdata (du skal f.eks. indhente tilladelse, hvis du vil bruge de samme data til fremtidige stillinger).

USA har specifikke krav fra stat til stat (New York og Colorado, som kræver lønoplysninger, kommer straks i tankerne). Derfor skal du overveje, hvor du vil ansætte, og om ATS-systemet kan understøtte dine behov for compliance.

Yderligere bemærkning: Hvis du ansætter medarbejdere på afstand, skal du sørge for at drøfte det med udbyderen, så du kan kontrollere, om de har aktiveret integrationer med jobportaler for fjernarbejde, og om du generelt kan slå din stilling op som en fjernstilling.

Hvordan ser jeres interviewproces ud?

Har I forholdsvis enkle interviewforløb med 2-3 samtaler med én person ad gangen i cirka en time og uden opgaver osv.? I så fald kan et enklere layout og en interviewplanlægger fungere.

Hvis jeres interviewproces derimod skal involvere ledende medarbejdere og to personer på samme tid, for eksempel, eller to personer fra en pulje samt tekniske tests, er det mere komplekst!

På dette tidspunkt bør du notere dine krav til interviewprocessen og drøfte dem med udbyderne under samtalen (måske spørge dem, om du automatisk kan sende tests eller interviewpakker).

Hvem bliver den primære bruger af ATS-systemet?

Bliver det personaleafdelingen, et dedikeret talentteam eller de ansættende ledere direkte?

Hvis det er sidstnævnte, kan en mere visuel form for en Kanban-tavle med svømmebaner og en enkel kandidatoversigt, der hjælper de ansættende ledere med at arbejde hurtigere, måske være nyttig. 

Dit ATS-system skal også være nemt at bruge sammen med andre funktioner, såsom sporing af interviews og feedback samt interviewplanlægning, så folk bruger det konsekvent, vedligeholder bedre data og overholder reglerne.

Hvis der er et talentteam, bliver mere avancerede funktioner som analyse og resultatmåling vigtigere, så teamet kan følge effektiviteten af deres indsats. Du bør også supplere deres adgang til værktøjet med specifik ATS-træning.

Anonymisering

En kort bemærkning om anonymisering, hvor ATS-systemet fjerner en kandidats navn og andre oplysninger for at minimere forudindtagethed.

Det kan være nyttigt, hvis du ikke har haft tid til at træne alle ansættende ledere i at minimere forudindtagethed, men personligt mener jeg, at det er en midlertidig nødløsning, og at der er behov for mere generel, løbende træning på dette område.

Hvor veludviklet er jeres arbejdsgiverbrand?

Hvis I har et avanceret arbejdsgiverbrand, bør du undersøge, hvordan værktøjet til opbygning af karrieresider fungerer, og om ATS-systemet giver mulighed for at integrere karrieresiden direkte på jeres websted i stedet for at have den hostet på deres domæne.

Hvis det ikke er så avanceret, kan et værktøj til opbygning af karrieresider, der kan tilpasses i mindre grad, men som er mere robust og bedre understøttet, måske være en hjælp.

Hvis dette ikke er jeres første ATS-system, hvad skal så ændres?

Det kan sagtens være, at I allerede har et system, men at det bare ikke hjælper jer med at opnå det, I har brug for. 

Hvis det er tilfældet, er det vigtigt at overveje, hvad der fungerer godt, hvad du gerne vil beholde, og hvad der skal ændres, før du går på markedet. Det vil gøre dine samtaler med de nye udbydere mere smidige og fokuserede.

Vend spørgsmålet mod dem: Hvad er deres USP'er?

Det er altid godt at se, hvad hver udbyder har valgt at fokusere på, da de udviklede systemet, og hvilke funktioner de har, som du ikke engang havde overvejet var mulige!

6 bedste praksisser for ATS-systemer

ATS-systemer er blot værktøjer; det er måden, du bruger dem på, der tæller mest. Her er nogle bedste praksisser, som kan hjælpe dig med at få mest muligt ud af dit ATS-system.

1. Frem brugen af systemet

Jo flere der bruger ATS-systemet, desto bedre bliver dataene, og desto bedre bliver den oplevelse, du og dine kandidater får. Sørg for at hjælpe folk med at forstå, at al kandidatkommunikation, feedback og information skal holdes samlet i ATS-systemet.

2. Afsæt ressourcer til at sætte det korrekt op

Sørg for at tage dig tid i begyndelsen af opsætningsprocessen og samarbejde med din udbyder om at konfigurere systemet præcis, som du har brug for. De fleste systemer tilbyder en eller anden form for tilpasning, så sørg for, at dit system er skræddersyet til din organisations behov.

3. Indregn tid til implementering

Når du beslutter dig for at købe et ATS-system, vil implementeringen eller overgangen (hvis du skifter system) sandsynligvis tage mellem 2-6 uger. Tal med hver udbyder individuelt, men det bør gøre dig opmærksom på, at du skal begynde tidligere, end når du har brug for at ansætte.

4. Brug skabeloner og automatisering

De fleste moderne ATS-systemer har skabeloner, som du kan sende til kandidater, for eksempel så snart de søger, hvis du vil sende dem flere oplysninger, eller efter et afslag. Du kan også konfigurere systemet, så disse e-mails automatisk sendes fra en generisk indbakke eller din egen på bestemte trin.

Vær forsigtig med automatisering, da det også kan give bagslag. Du skal vide, hvornår du skal bruge det, og hvornår du skal holde dig væk. Jo længere en kandidat for eksempel er i din rekrutteringsproces, desto mindre bør du stole på automatisering, især hvis du har brug for at afvise vedkommende!

5. Pas på virksomheder, der taler om automatisk kandidatscoring

Nogle har et automatiseret system til gennemgang af CV'er, der forsøger at finde relevante nøgleord og give kandidaten en score, før du gennemgår det.

Dette kan dog begrænse din kandidatpulje betydeligt, og du kan ende med at gå glip af gode kandidater, så sørg for at holde øje med denne funktion og sikre dig, at du kan slå den fra.

6. Overvåg jobbets og teamenes resultater

Rekrutteringsmålinger som konverteringsraten fortæller dig, om du har brug for at ændre noget ved jobbet eller interviewprocessen.

Fremtiden for systemer til ansøgersporing

Som med mange HR-softwareværktøjer vil fremtiden for systemer til ansøgersporing (ATS) i høj grad blive påvirket af fremskridt inden for kunstig intelligens og maskinlæring, hvilket vil føre til mere avanceret kandidatafstemning og prædiktiv analyse.

Disse teknologier vil gøre det muligt for ATS-platforme at lære af tidligere ansættelsesbeslutninger og foretage mere præcise forudsigelser om arbejdsstyrken, forbedre nøjagtigheden ved identifikationen af de bedste kandidater og reducere ubevidst bias. 

Derudover vil kandidatoplevelsen blive mere personaliseret og mobilvenlig med øget integration på tværs af forskellige HR-værktøjer, hvilket vil gøre hele rekrutteringsprocessen mere effektiv og brugervenlig.

Ofte stillede spørgsmål om systemer til ansøgersporing

Hvad er forskellen mellem et ATS og et CRM?

Et ATS håndterer rekrutteringsprocessen med fokus på opgaver som stillingsopslag, CV-screening og at føre kandidater gennem ansættelsesfaserne.

Et CRM-system (styring af kandidatrelationer) er derimod udviklet til at opbygge og pleje langsigtede relationer med potentielle kandidater, også kandidater, der ikke aktivt søger job.

Mens et ATS handler om at håndtere aktive ansøgere, er et CRM rettet mod at engagere og vedligeholde en talentpulje til fremtidige rekrutteringsbehov.

Hvordan fungerer en ATS-CV-tjekker?

En ATS-CV-tjekker bruger CV-analyseteknologi til at scanne og udtrække centrale oplysninger fra en kandidats CV, såsom kontaktoplysninger, erhvervserfaring, uddannelse og kompetencer.

Derefter sammenlignes de udtrukne data med stillingsbeskrivelsen ved hjælp af nøgleordsmatchning og foruddefinerede kriterier for at afgøre, hvor godt CV’et stemmer overens med stillingens krav.

Systemet rangerer eller scorer CV’et baseret på tilstedeværelsen af relevante nøgleord, kvalifikationer og det samlede match, hvilket hjælper rekrutteringsansvarlige med hurtigt at identificere de bedst egnede kandidater.

Hvem bruger et system til ansøgersporing?

ATS’er er det førende marked for rekrutteringssoftware og bruges af organisationer i alle størrelser over hele verden. I organisationer bruges ATS’et primært af HR-medarbejdere og rekrutteringsansvarlige, selvom ansættende ledere også bruger ATS-platforme til at gennemgå kandidatprofiler, give feedback og samarbejde med rekrutteringsteamet.

Derudover benytter bemandingsbureauer og rekrutteringsvirksomheder ofte ATS-systemer til at håndtere de store mængder ansøgninger, de behandler på vegne af flere kunder.

Er ATS'er AI?

Selvom systemer til ansøgersporing og programmer med kunstig intelligens grundlæggende er forskellige teknologier, udnytter nogle ATS’er kunstig intelligens til at udføre bestemte opgaver som kandidatscreening, drift af chatbots og oprettelse af interviewspørgsmål. Du kan læse mere i vores artikel om AI i rekruttering.