Software til arbejdsstyring: Typer & nøglefunktioner
Arbejdsstyring er en vigtig del af virksomhedens resultatstyring for enhver organisation.
Med hurtigt skiftende markedsforhold, lovgivningsmæssige omvæltninger, stigende medarbejderomsætning, voksende fagforeningsvenlighed og en stadig mere mangfoldig og geografisk spredt arbejdsstyrke bliver arbejdsstyring hele tiden vigtigere – og mere kompleks.
De rette apps til arbejdsstyring kan gøre denne komplekse opgave lettere og mere effektiv.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er arbejdsstyring?
Arbejdsstyring (WFM) henviser til praksissen med strategisk at allokere, følge og optimere en organisations vigtigste ressource: dens medarbejdere.
Effektiv arbejdsstyring sikrer, at de rette medarbejdere – med de rette kompetencer – er tilgængelige på det rette tidspunkt for at opfylde kravene i deres job.
Selvom hver organisation har sine egne prioriteter, er ressourceeffektivitet et mål, som de fleste virksomheder deler.
Hvorfor er arbejdsstyring vigtig?
Uanset om din arbejdsplads er et etableret virksomhedsmiljø, en virksomhed i vækst eller en virksomhed, der beskæftiger skifteholdsarbejdere, er arbejdsstyring en uundværlig del af din strategi for virksomhedsledelse.
Effektiv arbejdsstyring hjælper organisationer med at holde deres arbejdsstyrke så produktiv og omkostningseffektiv som muligt.
Uensartede politikker for arbejdsstyrken og utilstrækkelig håndhævelse af disse politikker kan føre til udfordringer som:
- Personalemangel
- Overflødige medarbejdere
- Medarbejdere med utilstrækkelige kompetencer
- Øgede projektomkostninger
- Forsinket projektlevering
- Overtrædelser af regler
- Overarbejde, der kunne være undgået
- Hændelser, der påvirker sikkerheden på arbejdspladsen
- Medarbejdere med lavt engagement
- Lav medarbejdermoral eller udbrændthed
- Høj medarbejderomsætning.
Derfor er arbejdsstyrkeplanlægning et afgørende aspekt af talentstyring, som hjælper HR-fagfolk med at:
- Optimere medarbejdernes produktivitet
- Sikre, at projekter får tilført ressourcer effektivt
- Effektivisere resultatstyringen
- Opkvalificere medarbejdere efter behov
- Håndtere personalemæssige udfordringer tidligt
- Få et nøjagtigt overblik over lønomkostninger
- Reducere organisatoriske risici
- Fremme sikkerheden på arbejdspladsen
- Overholde love og regler på arbejdspladsen
- Gennemføre initiativer inden for successionsplanlægning
- Forbedre medarbejderengagementet og reducere medarbejderomsætningen.
Arbejdsstyringsprocessen
Arbejdsstyringsprocessen handler grundlæggende om at identificere organisationens vigtigste strategiske prioriteter og tildele ressourcer derefter. Det kræver, at man forudser potentielle udfordringer med menneskelige ressourcer og tager skridt til at forblive effektiv og undgå ansvar.
Arbejdsstyringsprocessen omfatter opgaver som:
- Strategisk tilpasning
- Efterspørgselsprognoser
- Medarbejderplanlægning
- Tidsregistrering
- Registrering af fremmøde
- Dataanalyse
- Styrkelse af medarbejderne
- Kompetencestyring
- Billetsystem til HR-anmodninger
- Lønstyring
- Afgrænsning og budgettering af projekter
- Opgavestyring.
Der er meget at dække!
Den gode nyhed er, at alt dette kan strømlines og automatiseres ved hjælp af software til styring af arbejdsstyrken.
Hvad er software til styring af arbejdsstyrken?
En softwareløsning til styring af arbejdsstyrken (WFM) er et værktøj, der gør det muligt for organisationer at organisere deres politikker for arbejdsstyrken og automatisere mange af opgaverne og processerne i deres system til styring af arbejdsstyrken.
Det gør det muligt for HR-medarbejdere at anvende deres arbejdsstyrke mere effektivt, administrere medarbejdernes tid mere produktivt og i sidste ende nå deres organisatoriske mål med mindre besvær.
Hvad er fordelene ved software til styring af arbejdsstyrken?
Nogle af de vigtigste fordele ved software til styring af arbejdsstyrken er, at det bliver lettere for ledelsen at strømline vagtplanlægningen, administrere fremmøde og tidsregistrering, følge produktiviteten, optimere resultatstyringen, udføre lønadministration, sikre overholdelse af lovgivningen og fremme medarbejdernes sikkerhed.
Når den rigtige løsning til styring af arbejdsstyrken implementeres og anvendes effektivt, kan den hjælpe arbejdsgivere med at:
- Automatisere manuelle opgaver for at spare tid, fjerne flaskehalse og reducere fejl.
- Indsamle nøjagtige, opdaterede arbejdsstyrkedata og træffe bedre beslutninger baseret på dataanalyse i realtid.
- Implementere styring af arbejdsstyrken på tværs af kanaler for at give bedre adgang til jeres hybride eller mobile arbejdsstyrke.
- Forbedre effektiviteten på tværs af teams for at styrke samarbejdet og medarbejderengagementet, samtidig med at siloer fjernes og dobbeltarbejde reduceres.
- Reducere driftsomkostningerne (som følge af overbemanding, for meget overarbejde og udlicitering) gennem mere nøjagtig prognosticering og ressourceallokering. Avancerede WFM-løsninger opdaterer endda budgetterne baseret på ændringer i vagtplanlægningen.
- Optimere kundeoplevelsen gennem kompetencebaseret routing, der matcher kunder med den rette ekspert i kontaktcentret
- Fordele den administrative arbejdsbyrde gennem selvbetjeningsportaler for ledere og medarbejdere, der giver brugerne adgang til udvalgte funktioner
- Forbedre lønningsnøjagtigheden ved automatisk at afstemme tidsregistrering, betalt fri, registreret overarbejde osv. og reducere tilfælde af menneskelige fejl, der kan opstå ved manuel indtastning og beregning af data.
- Identificere og håndtere problemer med vagtplanlægningen proaktivt på forhånd ved at konsultere realtidsdata om personalets vagtplaner og foretage justeringer for at undgå problemer som underbemanding. Den bedste software til styring af arbejdsstyrken giver endda ledere mulighed for at oprette intelligente vagtplaner ved at filtrere efter afdeling, projekt, job eller lokation.
- Opretholde nøjagtige og detaljerede optegnelser, der hjælper med at dokumentere overholdelse af lovgivningen i tilfælde af en revision.
Hvilke typer software til styring af arbejdsstyrken findes der?
Der findes en lang række forskellige WFM-softwareværktøjer. Nogle er selvstændige produkter, der tilbyder en eller flere af funktionerne nedenfor, mens andre tilbyder en mere holistisk, integreret løsning.
- Vagtplanlægningssoftware
- Software til registrering af fremmøde
- Projektstyring (Kanban osv.) og kommunikationsværktøjer
- Software til tidsregistrering
- Løsninger til fraværshåndtering
- Lønsoftware
- Værktøjer til medarbejderengagement
- Værktøjer til styring af kunderelationer
- Løsninger til billetsystemer for kundeservice og support
- Software til registrering af sikkerhedshændelser på arbejdspladsen.
Store organisationer kan have brug for software til administration af virksomhedens arbejdsstyrke, der er designet til at koordinere disse funktioner på tværs af komplekse eller distribuerede arbejdsstyrker.
Hvad er de vigtigste funktioner i software til administration af arbejdsstyrken?
De bedste softwareløsninger til administration af arbejdsstyrken gør det muligt for moderne virksomheder at organisere og følge alle de aktiviteter, der er forbundet med at opretholde en effektivt bemandet, omkostningseffektiv og produktiv arbejdsstyrke.
Der findes forskellige prismuligheder for software til administration af arbejdsstyrken, som giver adgang til flere brugere og/eller forskellige funktioner.
Nedenfor finder du nogle af de vigtigste funktioner, du bør se efter, når du vælger software til administration af arbejdsstyrken.
Prognoser for personalebehov
En god WFM-løsning bør kunne hjælpe dig med at identificere tendenser og lave prognoser for faktorer, der påvirker bemandingsbehov og tilgængelighed, såsom ændringer i projektplaner, sæsonbetingede ændringer i medarbejdernes tilgængelighed, udsving i forbrugernes/kundernes efterspørgsel og meget mere. Ved at forudse disse scenarier kan du bedre planlægge dine personalebudgetter og fordele medarbejderne mere effektivt.
Intelligent vagtplanlægning
Ethvert værktøj til administration af arbejdsstyrken, der er værd at bruge, bør omfatte intelligente planlægningsfunktioner, som lader ledere udvælge medarbejdere til vagter eller projekter baseret på kriterier som tilgængelighed, kompetencer, omkostninger, erfaring, præferencer, placering og meget mere. Værktøjer til vagtplanlægning bør også tilbyde medarbejder-selvbetjening, så medarbejderne kan bytte vagter indbyrdes og sikre fuld vagtdækning. Nogle værktøjer kan også omfatte funktioner, der integrerer AI til administration af arbejdsstyrken og planlægning.
Tidsregistrering
Et værktøj til administration af arbejdsstyrken bør indeholde eller kunne integreres med tidsregistreringsenheder og -værktøjer såsom adgangsscannere, cloudbaseret tidsregistreringssoftware, kiosker, salgssteder (POS), mobilapps eller online-timesedler for at indsamle tidsregistreringsdata og automatisk behandle dem med henblik på nøjagtig lønadministration. En anden fordel ved tidsregistreringssoftware er overarbejdsadvarsler, som er endnu en nyttig funktion, der giver arbejdsgivere større kontrol over godkendelse og fordeling af overarbejde.
Fremmøde- og fraværsadministration
Software til administration af arbejdsstyrken bør registrere medarbejdernes fremmøde, automatisere godkendelser af anmodninger om fri og afstemme medarbejderfravær med virksomhedens politikker for orlov (såsom betalt frihed (PTO)) og offentlige regler.
Dataanalyse og rapportering
De fleste værktøjer til administration af arbejdsstyrken giver brugerne et realtidsoverblik over arbejdsstyrkedata via tilpasningsbare kontrolpaneler. Det gør det nemt at opdage potentielle problemer med vagtplanlægning eller bemanding og løse dem, længe før de udvikler sig til problemer.
De bedste værktøjer til administration af arbejdsstyrken og analyse af arbejdsstyrken giver også brugerne mulighed for at generere rapporter ved hjælp af specifikke parametre, hvilket forbedrer forretningsindsigten og planlægningen af arbejdsstyrken gennem analyse af historiske data.
Mobil administration af arbejdsstyrken
WFM-værktøjer, der giver adgang via mobile enheder, gør det nemmere at administrere vagtplaner og besætte vagter på farten, hvilket hjælper med at sikre optimal bemanding selv i nødsituationer. Dette er blot nogle få af de mange fordele ved software til mobil administration af arbejdsstyrken.
Medarbejder-selvbetjening
Din samlede løsning eller dit værktøj til administration af arbejdsstyrken bør ideelt set tilbyde en selvbetjeningsportal for medarbejdere, som giver medarbejderne mulighed for hurtigt at indtaste deres egne data, når det er muligt, så HR's tid frigøres, og fejl reduceres.
Effektive integrationer med virksomhedsværktøjer
Uanset hvilken WFM-løsning du vælger, bør den kunne fungere problemfrit sammen med den HR-software og de virksomhedsværktøjer, som din organisation allerede bruger. Dette er især vigtigt, hvis du ikke har en holistisk løsning til administration af arbejdsstyrken og bruger forskellige specialiserede værktøjer.
Den rigtige software vil gøre processen med at implementere, følge og forbedre dit system til administration af arbejdsstyrken langt mere effektiv og givende.
En glad arbejdsstyrke er nøglen til en succesfuld virksomhed
Effektiv arbejdsstyring har til formål at holde medarbejderne glade og samtidig imødekomme virksomhedens strategiske behov.
Virksomheder, der mestrer dette aspekt af deres drift, vil være mere effektive, innovative og modstandsdygtige.
Teknologi anbefales til alle bortset fra de mindste virksomheder. For at hjælpe dig i gang kan du se vores udvalgte liste over den bedste software til arbejdsstyring samt vores anbefalinger til software til tidsregistrering og fremmøde, så du effektivt kan administrere og optimere din arbejdsstyrkes tidsregistrering og fremmøde.
Relateret læsning: Den bedste software til orlovsadministration til registrering af PTO
