Mitarbeitereinführung: Ein vollständiger Leitfaden + Vorlage

Was ist Onboarding?

Onboarding ist der Prozess, bei dem neue Mitarbeiter:innen in ein Unternehmen integriert werden. Dazu gehört, ihnen die nötige Zeit, Informationen, Schulungen und Ressourcen bereitzustellen, damit sie das Unternehmen, ihre Rolle darin und ihre Kolleg:innen besser verstehen und sich mit ihnen vernetzen können.

Warum ist Onboarding wichtig?

Onboarding ist wichtig, weil es neuen Teammitgliedern hilft, optimal zu starten. Ein effektives Onboarding kann:

Die Bindung erhöhen

Ein ordentliches Onboarding senkt die Fluktuation, da neue Mitarbeitende sich willkommen und unterstützt fühlen.

Laut Erkenntnissen der Brandon Hall Group können Unternehmen mit einem starken Onboarding-Prozess die Bindung neuer Mitarbeitenden um 82 % steigern.

Seien wir ehrlich: Wenn Sie am ersten Tag erscheinen und alle von Ihrer Ankunft überrascht sind, schrillen die Alarmglocken. 

Produktivität steigern

Effektives Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten schneller und besser erlernen und damit in kürzerer Zeit produktiv arbeiten können.

Die gleiche Studie der Brandon Hall Group ergab, dass effektives Onboarding die Produktivität neuer Mitarbeiter:innen um über 70 % steigern kann.

Zu einer stärkeren Arbeitgebermarke beitragen

Wenn sich Mitarbeitende willkommen, unterstützt und auf den Erfolg vorbereitet fühlen, bewerben sie Ihr Unternehmen eher in sozialen Netzwerken und hinterlassen positive Bewertungen auf Plattformen wie Glassdoor.

Wie lange dauert Onboarding?

Onboarding dauert tatsächlich bei den meisten Funktionen etwa 90 Tage, kann sich jedoch bei komplexeren oder höher angesiedelten Positionen auf bis zu ein Jahr ausdehnen.

„Viele Unternehmen behandeln Onboarding fälschlicherweise als einmaliges Ereignis statt als laufenden Prozess“, sagt People-Ops-Beraterin Rita Wittek, „Sie konzentrieren sich stark auf Bürokratie und organisatorische Abläufe und vernachlässigen die wichtigen menschlichen Aspekte wie Beziehungsaufbau und die Integration neuer Mitarbeitender in die Unternehmenskultur.“

Die Dauer hängt von Faktoren wie der Komplexität der Tätigkeit, der Unternehmensgröße und dem gebotenen Support ab.

Ein gut strukturierter 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan umfasst in der Regel eine Preboarding-Phase, die erste Orientierung (erste Woche) sowie kontinuierliche Unterstützung, Schulungen und Check-ins während der ersten Monate.

Typische Onboarding-Aktivitäten

Für ein erfolgreiches Onboarding gibt es viel zu organisieren. Hier finden Sie eine Übersicht über typische Onboarding-Maßnahmen für jede Phase des Prozesses.

Preboarding

• Versenden von Willkommens-E-Mails oder Begrüßungspaketen.
• Bereitstellung notwendiger Unterlagen (Verträge, Steuerformulare usw.).
• Übermittlung eines Zeitplans für die erste Woche.
• Anlegen von Accounts für E-Mail, Software und Systeme.

IT-Einrichtung und Schulung

• Einrichtung von Arbeitsplätzen, Software und benötigter Ausrüstung.
• Einführungsschulungen zu internen Tools, Software und Systemen.
• Training zu Cybersicherheit und Datenschutz.

Orientierung

• Unternehmensüberblick: Mission, Vision und Werte.
• Einführung in Unternehmensrichtlinien (HR, Sicherheit usw.).
• Büroführung (oder virtuelle Führung bei Remote-Arbeit).
• Vorstellung bei Teammitgliedern oder wichtigen Kolleg:innen.

Compliance und rechtliche Schulung

• Sicherheitsschulungen (für bestimmte Branchen).
• Richtlinien zu Anti-Belästigung, Diversität und Inklusion.
• Länderspezifische oder branchenspezifische Compliance-Schulungen.

Positionsspezifische Schulungen

• Rollenbezogene Prozesse und Erwartungen.
• Überprüfung der Aufgaben und Ziele für die Position.
• Mentoring oder die Zuweisung eines erfahrenen Kollegen als Ansprechpartner.

Festlegung von Erwartungen und Zielen

• Erstes Treffen mit einer Führungskraft zur Besprechung von Zielen für die kurze und lange Frist.
• Definition von Key Performance Indicators (KPIs) für den Erfolg in der Rolle.

Soziale Integration

• Team-Lunch oder virtuelles Kaffeetreffen.
• Einführende soziale Veranstaltungen, um dem neuen Mitarbeitenden die Integration in die Unternehmenskultur zu erleichtern.
• Vorstellung von Mitarbeiter-Netzwerken oder internen Gruppen.

Check-ins und Feedback

• Regelmäßige Gespräche mit Führungskraft oder HR in den ersten Wochen oder Monaten.
• Feedback sammeln, um das Onboarding zu optimieren.
• Überprüfung des Fortschritts des neuen Mitarbeitenden und Klärung etwaiger Herausforderungen.

Profi-Tipp

Der erste Schritt besteht darin, ein Aufgaben-Audit durchzuführen, um festzustellen, welche Aufgaben der neue Mitarbeitende tatsächlich übernehmen wird – anstatt sich auf überholte Aufgabengebiete oder die Denkweise ‘das war schon immer so’ zu verlassen. Wenn es die erste Einstellung ist, sollten Sie zunächst alle Aufgaben auflisten, für die Ihnen Zeit oder Fachwissen fehlt. Das trägt zur Rollenklärung bei und stellt sicher, dass das Onboarding zielgerichtet verläuft. – Lindsay Mastrogiovanni, People Strategist bei ConsciousHR

Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende

Onboarding dauert doch nur den ersten Tag oder die erste Woche, oder? Falsch!

„Das Onboarding endet nicht am ersten Arbeitstag", sagt Alice Ferretti von HumansR. „Es dauert in der Regel bis zu drei Monate, bis neue Mitarbeitende vollständig im Unternehmen angekommen sind. Dazu zählt die vollständige Anmeldung für Zusatzleistungen und Benefits, der Aufbau von Beziehungen zu den Kolleg:innen, mit denen sie regelmäßig zusammenarbeiten, und schließlich das Vertrautmachen mit ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Das bedeutet, dass die anfängliche Unterstützung für neue Mitarbeitende – auch wenn sie schrittweise reduziert werden kann – dennoch bestehen bleiben sollte. Regelmäßige Check-ins mit den neuen Mitarbeitenden können entscheidend sein.“

Kein Onboarding gleicht dem anderen – und später folgt noch ein ganz besonderes Beispiel – aber die meisten Organisationen finden es hilfreich, das Onboarding in Phasen zu unterteilen, um Aktivitäten zu planen und Fortschritte in jeder Phase zu messen.

Preboarding

Preboarding ist die Phase zwischen der Annahme eines Jobangebots durch einen neuen Mitarbeitenden und seinem ersten Arbeitstag. Sie sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeitende willkommen und vorbereitet fühlen, und erleichtert den Übergang ins Unternehmen.

Typische Preboarding-Aufgaben sind unter anderem:

1. Formalitäten: Versand und Einsammeln von Einstellungsunterlagen wie Verträge, Steuerformulare und Richtlinienbestätigungen.
2. Begrüßung: Versand einer Begrüßungs-E-Mail oder eines Willkommenspakets mit Unternehmensinformationen, Vorstellung des Teams und Details zum ersten Arbeitstag.
3. Technische Ausstattung: Vorbereitung der notwendigen Arbeitsmittel wie Computer, E-Mail-Konto, Softwarezugänge und Arbeitsplatz.
4. Unternehmensressourcen: Zusendung von Unterlagen wie einem Mitarbeiterhandbuch, Unternehmensrichtlinien und Organigramm.
5. Vorstellungen: Informationen zu Teammitgliedern, Führungskräften und wichtigen Ansprechpartnern, damit sich die neuen Mitarbeitenden mit ihren künftigen Kolleg:innen vertraut machen können.

Orientierung

Die Orientierung ist die Einstiegsphase des Onboardings, die am ersten Tag und während der ersten Woche eines neuen Mitarbeitenden stattfindet. Hier steht die Einführung in das Unternehmen, dessen Kultur und die wichtigsten Abläufe im Mittelpunkt.

Typische Aufgaben während der Orientierung sind unter anderem:

1. Unternehmensübersicht: Vorstellung der Unternehmensgeschichte, Mission, Werte und Ziele, um dem neuen Mitarbeitenden das Verständnis für die Identität und den Zweck der Organisation zu erleichtern.
2. Vorstellungen: Vorstellung des neuen Mitarbeitenden bei Teammitgliedern, Führungskräften und wichtigen Ansprechpartnern, um ein Zugehörigkeitsgefühl zu entwickeln.
3. Besprechung der Richtlinien: Durchgehen der Unternehmensrichtlinien, Verfahrensanweisungen und des Verhaltenskodexes, einschließlich Themen wie Dresscode, Arbeitszeiten und Arbeitssicherheit.
4. Büroführung: Führung durch den Arbeitsplatz (oder virtuell für Remote-Mitarbeitende), damit sich der neue Mitarbeitende mit Einrichtungen, Besprechungsräumen und wichtigen Bereichen vertraut machen kann.
5. Leistungen und Vergütung: Erläuterung der Mitarbeitendenvorteile, der Vergütungsstruktur und wie die entsprechenden Ressourcen genutzt werden können.
6. Stellenübersicht: Durchgehen der Aufgaben und Verantwortlichkeiten, Teamstruktur und Leistungserwartungen des neuen Mitarbeitenden.
7. Trainingsplan: Aufzeigen der ersten Trainings, Ressourcen und Tools, die in der Rolle verwendet werden.

0–30 Tage

Während der ersten 0–30 Tage des Onboardings liegt der Schwerpunkt darauf, dem neuen Mitarbeitenden das Ankommen in seiner Rolle zu erleichtern, Beziehungen aufzubauen und mit der Teamarbeit zu beginnen. Diese Phase ist entscheidend, um eine Grundlage für den späteren Erfolg zu schaffen.

Wichtige Aktivitäten in dieser Phase sind:

1. Positionsspezifisches Training: Umfassende Schulung zu den für die jeweilige Rolle relevanten Aufgaben, einschließlich Tools, Software und Prozessen, die genutzt werden müssen.
2. Zielvereinbarungen: Besprechung kurzfristiger Ziele und Erwartungen gemeinsam mit dem oder der Vorgesetzten, um dem neuen Mitarbeitenden für die ersten Monate eine klare Orientierung zu geben.
3. Regelmäßige Feedbackgespräche: Häufige Termine mit Führungskräften oder HR vereinbaren, um Fragen zu beantworten, Rückmeldungen zu geben und Unterstützung während der Eingewöhnung zu bieten.
4. Zuweisung eines Mentors/Buddys: Der neue Mitarbeitende wird mit einer Kollegin oder einem Kollegen oder Mentor gepaart, die/der Unterstützung bietet, Fragen beantwortet und die Integration in die Unternehmenskultur erleichtert.
5. Teamintegration: Teilnahme an Teammeetings, Projekten und informellen Treffen fördern, um Beziehungspflege zu ermöglichen und die Dynamik des Teams kennenzulernen.
6. Feedback und Anpassungen: Rückmeldungen zur Leistung geben und falls erforderlich das Training oder die Aufgaben anpassen, um die Entwicklung zu unterstützen.

Diese Phase zielt darauf ab, Selbstvertrauen zu stärken, Erwartungen klarzumachen und das Zugehörigkeitsgefühl im Team zu fördern.

30–60 Tage

Innerhalb des Zeitraums von 30–60 Tagen verschiebt sich der Fokus darauf, dem neuen Mitarbeitenden ein tieferes Verständnis für seine Rolle zu vermitteln, seine Beiträge zu erhöhen und die Integration in das Team sowie die Unternehmenskultur weiter voranzutreiben.

Wichtige Aktivitäten in dieser Phase sind:

1. Erweitertes Rollentraining: Vertiefende, auf die Position zugeschnittene Schulungen, um die Fähigkeiten und das Wissen des neuen Mitarbeitenden weiter auszubauen. Dazu können anspruchsvollere Aufgaben, Tools oder Systeme gehören, die für die Position relevant sind.
2. Erweiterte Verantwortlichkeiten: Schrittweise Übertragung von herausfordernden Aufgaben oder Projekten, damit der neue Mitarbeitende Selbstvertrauen entwickelt und seine Fähigkeiten unter Beweis stellen kann.
3. Laufende Feedbackgespräche: Weiterhin regelmäßige Meetings mit Führungskräften, um den bisherigen Fortschritt zu besprechen, Herausforderungen zu klären und konstruktive Rückmeldung zu geben. Diese Gespräche stellen sicher, dass die neue Kollegin oder der neue Kollege sich wertgeschätzt und unterstützt fühlt.
4. Vernetzung: Der neue Mitarbeitende wird ermutigt, Kollegen aus anderen Abteilungen kennenzulernen, um mehr über die Gesamtstruktur des Unternehmens zu erfahren und ein berufliches Netzwerk aufzubauen.
5. Zielüberprüfung und Anpassung: Überprüfung der anfänglich gesetzten Ziele und Anpassung je nach individueller Entwicklung; dabei werden sowohl persönliche als auch Teamziele berücksichtigt.
6. Kulturelle Integration: Teilnahme an Unternehmensveranstaltungen, Teambuilding-Aktivitäten oder gesellschaftlichen Treffen wird gefördert, um die Verbundenheit mit der Unternehmenskultur zu stärken.
7. Feedback einholen: Den neuen Mitarbeitenden zur Rückmeldung über den bisherigen Onboarding-Prozess auffordern, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Diese Periode ist entscheidend für den Beziehungsaufbau, den Ausbau des Rollenverständnisses und dafür, dass klar wird, wo relevante Informationen zu finden sind.

60–90 Tage

Im Zeitraum von 60–90 Tagen liegt der Schwerpunkt darauf, die Unabhängigkeit des neuen Mitarbeitenden zu stärken, eine vollständige Integration in die Rolle zu gewährleisten und die Voraussetzungen für dauerhaften Erfolg im Unternehmen zu schaffen.

Wichtige Aktivitäten während dieser Phase sind:

1. Mehr Autonomie: Dem neuen Mitarbeitenden schrittweise die Verantwortung für eigene Projekte und Aufgaben übertragen, um Vertrauen in seine Fähigkeiten und Entscheidungsstärke zu zeigen.
2. Leistungsbewertung: Durchführung einer formellen Leistungsbeurteilung, um den Fortschritt, die Stärken und Entwicklungsfelder des neuen Mitarbeitenden einzuschätzen. Diese Bewertung hilft dabei, Erwartungen abzustimmen und künftige Leistungen zu benchmarken.
3. Laufendes Feedback: Konstruktives, umsetzbares Feedback geben, damit der neue Mitarbeitende seine Fähigkeiten weiterentwickeln und sich eventuellen Herausforderungen anpassen kann.
4. Karriereentwicklungsgespräche: Gespräche über die Karriereziele des neuen Mitarbeitenden und mögliche Entwicklungsperspektiven im Unternehmen beginnen, um einen klaren Weg aufzuzeigen.
5. Netzwerkerweiterung: Weitere Vernetzung mit bereichsübergreifenden Teams, Stakeholdern und anderen Abteilungen fördern, um das Verständnis für die Unternehmensabläufe und die eigene Rolle im Gesamtkontext zu vertiefen.
6. Kompetenzausbau: Zusätzliche Weiterbildungen oder Entwicklungsmöglichkeiten auf Basis ihrer bisherigen Leistung und zukünftiger Karriereziele identifizieren.
7. Projektbeteiligung: Den neuen Mitarbeitenden in komplexere oder kollaborative Projekte einbinden, um seine Integration und Einsatzbereitschaft auf einem höheren Niveau zu verdeutlichen.

In dieser Phase wird die Rolle des neuen Mitarbeitenden im Unternehmen gefestigt, seine berufliche Entwicklung unterstützt und sichergestellt, dass er sich voll eingebunden und auf langfristigen Erfolg vorbereitet fühlt.

90+ Tage

Nach den ersten 90 Tagen verschiebt sich der Fokus auf die langfristige Integration, kontinuierliche Entwicklung und Leistungsmanagement. In diesem Zeitraum:

1. Überleitung zu regulären Leistungsbeurteilungen: Der neue Mitarbeitende wechselt von häufigen Check-ins zum regulären Leistungsbeurteilungszyklus des Unternehmens, wobei Zielvereinbarungen, kontinuierliches Feedback und Gespräche zur Karriereentwicklung im Mittelpunkt stehen.
2. Weiterbildung und Training: Fortlaufende Weiterbildungsmöglichkeiten werden angeboten, um die Kompetenzen des neuen Mitarbeitenden gezielt zu fördern und auf langfristige Unternehmensziele auszurichten.
3. Tiefere Integration: Der neue Mitarbeitende beteiligt sich aktiv an Teamprojekten, abteilungsübergreifender Zusammenarbeit und unternehmensweiten Initiativen und festigt so seine Rolle und Beiträge im Unternehmen.

9 Best Practices für das Mitarbeiter-Onboarding

Wir haben einige HR-Expert:innen nach Best Practices für das Onboarding gefragt, um einen effektiven und effizienten Prozess zu gewährleisten:

1. Schon vor dem ersten Tag beginnen (Preboarding)

„Organisationen unterschätzen oft die Bedeutung des Preboardings – der Phase vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeitenden“, sagt Wittek. „Wenn Unternehmen bereits vorab Ressourcen, erste Kontakte und Zugang zu Tools bereitstellen, kann dies die Nervosität am ersten Tag deutlich verringern und ein Gefühl der Vorbereitung und des Selbstbewusstseins vermitteln. Wenn der Neuzugang aus der Region stammt, kann man ihn oder sie auch mal vorab zum Mittagessen oder Freitags-Drink einladen – diese Einladung kam bisher überall, wo ich gearbeitet habe, immer gut an.“

Und bei der Einstellung internationaler Mitarbeitender wird die Preboarding-Phase noch wichtiger.

„Eine Geschichte fällt mir da ein, als wir einen neuen Entwickler eingearbeitet haben, der gerade in ein anderes Land gezogen ist, um bei uns zu starten“, erinnert sich Tetiana Burda, CAO bei Syndicode. „Zusätzlich zum üblichen Onboarding haben wir ihm bei der Wohnungssuche, beim Transport und bei der Entdeckung toller Ausflugsziele am Wochenende geholfen. Dieser Einsatz hat sich direkt in seiner Zufriedenheit und der schnellen Integration in unsere Unternehmenskultur ausgezahlt. Solche Momente zeigen mir immer wieder, warum Onboarding so wichtig ist.“

2. Einen teilstandardisierten Plan erstellen

Erstellen Sie einen teilstandardisierten 30-, 60- und 90-Tage-Plan, der die berufsspezifischen Aufgaben, Trainings, Ziele und wichtige Meetings für jede Phase des Onboarding-Prozesses enthält.

Es gibt bestimmte Aktivitäten, z. B. Präsentationen, die alle neuen Mitarbeitenden absolvieren müssen, aber natürlich auch solche, die aufgabenspezifisch sind.

Profi-Tipp: Rita Wittek

Erstellen Sie Onboarding-Checklisten, um ein konsistentes Onboarding-Erlebnis für alle neuen Mitarbeitenden zu gewährleisten.

3. Administrative Aufgaben automatisieren und vereinfachen

„Wir haben Tools, um wiederkehrende Aufgaben wie das Versenden von Willkommens-E-Mails, die Organisation von Trainingsmodulen oder das digitale Unterzeichnen von Verträgen vor dem ersten Tag zu automatisieren“, sagt Burda. „Oft wird unterschätzt, wie viel Reibung man mit gezielter Automatisierung vermeiden kann. Dadurch hat HR mehr Zeit für das Wesentliche: den zwischenmenschlichen Kontakt.“

Nutzen Sie HR- oder Onboarding-Software, um wiederkehrende Aufgaben wie Papierkram, Mitarbeitervorteile-Anmeldung und Schulungen zu automatisieren.

4. Lassen Sie neue Mitarbeitende sich vorstellen 

Jeder möchte bekannt und wertgeschätzt werden, sagt Reid Walsh, Chief Human Resources Officer bei NEOGOV. „Erleichtern Sie dies, indem Sie neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, sich vorzustellen:

• Erstellen Sie ein Onboarding-Formular, in dem neue Mitarbeitende Fragen zu ihren Arbeitspräferenzen (z. B. Kommunikation per E-Mail, Telefon, persönlich oder über einen Chat), Persönlichkeitsmerkmalen, Lieblingsdingen (Kaffee-Bestellung, Snacks, Filme etc.) usw. beantworten.
• Stellen Sie jede Woche neue Mitarbeitende per E-Mail, in Meetings oder Chat-Tools im Team vor.
• Führen Sie eine Teambuilding-Übung durch, bei der die gesamte Abteilung z. B. einen Persönlichkeitstest wie StrengthsFinder oder das Enneagramm absolviert und die Ergebnisse miteinander teilt.
• Lassen Sie neue Mitarbeitende (und ihr Team) eine Präsentation mit Stichpunkten und Fotos zu ihren Interessen, Hobbys, ihrer Familie und ihrem Werdegang erstellen und vorstellen.“

5. Ordnen Sie neuen Mitarbeitenden einen Office Buddy zu

„Neue Mitarbeitende mit einer erfahrenen Kollegin oder einem erfahrenen Kollegen, Mentor oder Buddy zu verbinden, kann ihnen vom ersten Tag an das Gefühl geben, willkommen zu sein“, sagt Walsh. „Sie können neue Mitarbeitende sogar schon im Voraus mit ihrem Buddy bekannt machen, damit sie am ersten Tag ein vertrautes Gesicht sehen.“

Ein Office Buddy kann in den ersten Tagen das Büro zeigen und andere Teammitglieder vorstellen; die Rolle kann sich aber auch über mehrere Wochen erstrecken. Wenn dafür Eisbrecher-Fragen oder Gesprächseinstiege bereitliegen, fällt der Einstieg in die Kennenlernrunde leichter.

Auch im Remote-Umfeld bieten Buddies wertvolle Unterstützung, z. B. durch wöchentliche Gespräche, die Beantwortung von Fragen, die Erklärung der Rollen anderer Mitarbeitender oder Screen-Sharing zur Vorstellung wichtiger Tools.“

6. Aufgaben teilen

Die Erstellung eines Onboarding-Plans sollte eine Teamleistung von Abteilungen wie HR, IT und Finanzen sowie von Führungskräften und manchmal auch von Mitgliedern der Geschäftsleitung sein.

Ebenso sollte die Umsetzung im Team erfolgen – und dabei ergibt sich eine Chance, auch vorhandene Mitarbeitende weiterzuentwickeln:

„Viele Mitarbeitende suchen nach Möglichkeiten, Projekte zu leiten oder zu managen. Das Onboarding neuer Teammitglieder ist eine großartige Gelegenheit, Aufgaben an jemanden zu delegieren, der noch keine Führungskraft ist, aber gerne eine werden möchte“, sagt HR-Expertin Maggie Michaels DeCan. „So können diese zeigen, dass sie mehr Verantwortung übernehmen und eine wichtige Aufgabe leiten können – und außerdem wird dabei einer Führungskraft eine oft übersehene, aber wichtige Aufgabe abgenommen.“  

Dieser kollaborative Ansatz ist besonders wichtig bei der Entwicklung von globalen Onboarding-Strategien, die unterschiedliche Zeitzonen, kulturelle Aspekte und lokale Vorgaben berücksichtigen müssen.

7. Regelmäßige Check-ins

Forschungen von Microsoft haben ergeben, dass neue Mitarbeitende 3,5-mal häufiger zufrieden sind, wenn ihre Führungskraft aktiv am Onboarding beteiligt ist – eine Erkenntnis, die DeCan teilt:

„Am Ende gibt es keinen Ersatz dafür, dass die Führungskraft sich einen Termin in den Kalender setzt, um am ersten Tag vorbeizuschauen, dann erneut nach der ersten Woche, dem ersten Monat und anschließend regelmäßig nachzufragen und damit Interesse am Übergang des neuen Mitarbeitenden zu zeigen.“

8. Gespräche zur Karriereentwicklung beginnen

Laut Sasha Robinson, VP of People bei Trainual, ist das Onboarding genau der richtige Zeitpunkt, um Beschäftigte frühzeitig mit Entwicklungsmöglichkeiten für ihre Karriere zu begeistern:

„Hochqualifizierte Mitarbeitende können früh erkannt werden, indem man sie mit den Führungskräften zusammenbringt und Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigt. 1:1s mit Teamleads während des Onboardings bieten neuen Teammitgliedern die Chance, sich mit den Besten im Team zu vernetzen und sich ihre Entwicklungsmöglichkeiten bildlich vorzustellen. Gepaart mit klaren Informationen zu Karrierepfaden, Entwicklungschancen und Führungserwartungen sehen sie, wohin sie sich entwickeln können – und werden motiviert, mehr zu erreichen.“

9. Nutzen Sie Daten zur Prozessoptimierung

Letztlich ist es mit den vorhandenen Tools recht einfach, Kennzahlen wie Time-to-Productivity, Abschlussraten von Aufgaben und Mitarbeitenden-Feedback zu messen. So können Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten erkannt und datenbasierte Entscheidungen zur Prozessoptimierung getroffen werden.

• Zeit bis zur vollen Produktivität: Misst, wie lange ein:e neue:r Mitarbeiter:in braucht, um vollständig produktiv zu sein. Verfolgen Sie dies, indem Sie Meilensteine für wichtige Aufgaben setzen und überwachen, wann neue Mitarbeitende ihre Arbeit eigenständig ausführen.
• Bindungsrate neuer Mitarbeitender: Der Prozentsatz neuer Mitarbeitender, die das Onboarding erfolgreich abschließen (natürlich wird dies auch davon beeinflusst, wie gut der Recruiting-Prozess ist).
• Zufriedenheit neuer Mitarbeitender: Bewertet die Onboarding-Erfahrung neuer Mitarbeitender durch Onboarding-Umfragen oder Feedbackbögen. Nutzen Sie regelmäßige Pulse-Umfragen, um Erkenntnisse über deren Erfahrungen, Engagement und Herausforderungen zu erhalten.
• Abschlussrate der Onboarding-Aufgaben: Überwacht, ob neue Mitarbeitende die zugewiesenen Onboarding-Aktivitäten, wie beispielsweise Lernmodule und Formalitäten, abschließen.

Dauer bis zum Abschluss des Onboardings: Misst, wie lange der gesamte Onboarding-Prozess dauert. Notieren Sie die Zeit vom Startdatum bis zum Abschluss der letzten Onboarding-Aktivität, um die Prozesseffizienz zu prüfen.

Onboarding-Tools

Auch wenn beim Onboarding der Mensch im Mittelpunkt steht, gibt es zahlreiche Tools, die dabei helfen, das Onboarding zu automatisieren und den Ablauf angenehmer sowie effektiver zu gestalten.

• Onboarding-Software: Spezialisierte Onboarding-Tools, die einen strukturierten Onboarding-Prozess mit individuellen Checklisten, Aufgabenautomatisierung und Feedback-Mechanismen unterstützen.
• HR-Workflow-Lösungen: Automatisieren alle Schritte vom Versand personalisierter Willkommens-E-Mails bis zur Überwachung des Aufgabenabschlusses und stellen sicher, dass alle Compliance-Dokumente eingereicht werden.
• HRMS/HRIS: Diese Plattformen bieten umfassende Onboarding-Module, die Dokumentation, Leistungsanmeldung und Compliance verwalten und dabei den Fortschritt neuer Mitarbeitender verfolgen. Mehr Infos dazu finden Sie in unseren Empfehlungen der besten HRMS und besten HRIS.
• Dokumentenmanagement: Dokumentenmanagementsysteme vereinfachen die Bürokratie, da neue Mitarbeitende Verträge, Richtlinien und andere wichtige Dokumente elektronisch unterschreiben und einreichen können.
• Lernmanagementsysteme: Diese Systeme erleichtern die fachspezifische Einarbeitung und Kompetenzentwicklung, da neue Mitarbeitende auf Lerninhalte zugreifen, Kurse absolvieren, individuelle Pläne erstellen und ihren Fortschritt verfolgen können.
• Mitarbeiterschulungs-Software: Lernmanagementsoftware enthält Module zur Erstellung, Organisation und Bereitstellung von Lerninhalten und überwacht, welche Mitarbeitende die Inhalte wann bearbeitet haben.
• Umfragetools: Helfen, Feedback zum Onboarding-Prozess einzuholen und das Engagement neuer Mitarbeitender zu überwachen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Werfen Sie einen Blick auf unsere Auswahl der besten Mitarbeiter-Umfragetools.
• Benefits-Administration und Lohnabrechnungs-Software: Entweder als integrierte Lösung oder als eigenständige Lohnabrechnungssoftware und Benefits-Management-Systeme ermöglichen sie neuen Mitarbeitenden, persönliche Daten einzugeben, Leistungen auszuwählen und Lohnpräferenzen einzurichten. Diese Tools automatisieren die Onboarding-Compliance, vereinfachen die Anmeldung von Vorteilen und bieten Self-Service-Portale für einen einfachen Zugriff auf Vergütungs- und Leistungsdetails.
• Checklisten-Vorlage: Die Checklisten-Vorlage für neue Mitarbeitende von People Managing People.

Und wenn Sie von den Möglichkeiten etwas überfordert sind, geben wir Ihnen auch gerne Tipps zur Auswahl der passenden Onboarding-Software.

Spannende Onboarding-Fallstudie: Zappos

Zappos ist ein Online-Modehändler mit einem besonderen Onboarding-Prozess, der den Fokus auf Werte und Unternehmenskultur legt – insbesondere auf Kundendienst.

Konkret bedeutet das, dass ALLE neuen Mitarbeitenden, sogar Techniker:innen, die ersten 4 Wochen im Customer Loyalty Team verbringen und Kundenanfragen beantworten. 

Das ist ein beachtliches Investment, wenn man darüber nachdenkt – doch Zappos ist überzeugt, dass es sich lohnt, damit alle Mitarbeitenden verstehen, wer die Kunden sind, und warum die Hingabe zum Kundenservice das Herzstück des Unternehmens bildet.

Die Zeit im Kundendienst wird ergänzt durch Sessions zur Unternehmensgeschichte, zur Kundenphilosophie, zur Kultur, zu Prozessen sowie durch Frage-und-Antwort-Runden mit Führungskräften.

Sie bringen auch Gamification und Spaß ins Spiel, etwa mit Schnitzeljagden, Eierwerfen und Happy Hours (alle diese Aktivitäten werden dazu ermutigt, in sozialen Medien geteilt zu werden, um die Arbeitgebermarke zu stärken).

Creating a Memorable Onboarding Experience | Zappos Stories

Nach dieser Phase bietet Zappos neuen Mitarbeitenden 4.000 $ zum Ausstieg an – ein Test für ihr Engagement gegenüber der Vision und der Unternehmenskultur.

Wenn sie bleiben, gibt es eine Abschlussfeier und darauf folgt eine weitere Schulung in den jeweiligen Teams.

Der Onboarding-Prozess bei Zappos steht für die Werte des Unternehmens in Sachen Kundenservice und Spaß und stellt sicher, dass neue Mitarbeitende sowohl auf Firmen- als auch Teamebene richtig eingearbeitet werden.

Die Onboarding-Romanze

Wenn man es genau nimmt, ist das Onboarding die Flitterwochenphase in der Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen. 

Beide Seiten haben beschlossen, es miteinander zu versuchen, und freuen sich darauf, einander besser kennenzulernen.

Das Onboarding spiegelt die Unternehmenskultur wider, also seien Sie nicht schüchtern! Es gibt viele Möglichkeiten, wie sich das in Ihrem Prozess zeigen kann.

Zum Beispiel schickt Google neuen Mitarbeitenden, die „Noogler“ genannt werden, noch immer den berühmten Noogler-Hut.