4 Möglichkeiten zur Automatisierung des Mitarbeiter-Onboardings

Finn Bartram

on May 7, 2026

Entdecken Sie, wie automatisiertes Onboarding das Erlebnis neuer Mitarbeitender nahtlos und effizient gestaltet und so den Grundstein für langfristigen Erfolg legt.

TABLE OF CONTENTS Was ist automatisiertes Onboarding? Herausforderungen beim manuellen Onboarding von Mitarbeitenden Wie kann man das Onboarding automatisieren? Wie kann man das Offboarding automatisieren?

Ein umfassendes Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeitende bereitzustellen, wird von vielen Organisationen vernachlässigt. Laut Gallup geben nur 12 % der Mitarbeitenden an, dass ihr Unternehmen exzellent darin ist, neues Personal einzuarbeiten.

Wir verstehen das – alle sind beschäftigt und es laufen ständig zahlreiche Projekte gleichzeitig.

Wie können Sie den Onboarding-Prozess so effizient und zeitsparend wie möglich gestalten und Ihren neuen Mitarbeitenden den besten Start ermöglichen?

Antwort: Automatisiertes Onboarding.

In diesem Artikel zeige ich, wie Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeitender effizienter gestalten, indem Sie wiederkehrende Aufgaben von den Schultern von HR und Führungskräften nehmen. Ein automatisierter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeitende willkommen, integriert und bereit fühlen, direkt durchzustarten.

Was ist automatisiertes Onboarding?

Automatisiertes Onboarding bezeichnet den Prozess der Mitarbeitereinführung mithilfe digitaler Workflows und Automatisierungssoftware.

Sie können automatisiertes Onboarding mit verschiedenen Softwaresystemen umsetzen, darunter spezielle Onboarding-Software, HR-Management-Systeme oder manchmal sogar Recruiting-Software.

Im Wesentlichen können Sie mit diesen Plattformen das Mitarbeiter-Onboarding automatisieren, indem Sie vordefinierte Aktionen an bestimmte Schlüsselereignisse im Verlauf des neuen Mitarbeitenden knüpfen.

Sie können diese Plattformen nutzen, um neue Mitarbeitende, Führungskräfte oder Ihre gesamte Personalabteilung über noch offene Onboarding-Aufgaben zu informieren und sie sanft daran zu erinnern, damit niemand etwas übersieht und jede:r erfolgreich starten kann.

Manchmal fordert die automatisierte Onboarding-Software auch verbundene Apps dazu auf, Daten zu ändern. Insgesamt ist es eine einfache Möglichkeit, den ROI des Onboarding-Prozesses zu steigern.

Hier sind einige Beispiele für Onboarding-Aufgaben, die Software problemlos automatisieren kann:

Neue Benutzerkonten im Firmenverzeichnis anlegen
Zugriff auf Anwendungen oder andere Softwaresysteme gewähren
Benötigte Ausrüstung für neue Mitarbeitende anfordern
Orientierungsmeetings terminieren
Unterschriften auf Onboarding-Dokumenten einholen
Den Kontakt zwischen neuen Mitarbeitenden und ihren Ansprechpartner:innen herstellen
Feedback-Umfragen zum Onboarding-Prozess verteilen.

Jeder Prozess, der über ein HR-System oder ein Projektmanagementsystem automatisiert werden kann, sollte automatisiert werden. Dies erhöht die Effizienz und reduziert das Risiko, dass Dinge übersehen werden und negativ die Wahrnehmung des neuen Mitarbeitenden vom Unternehmen beeinflussen.

Alice Ferretti

Founder of HumansR

Aber bevor wir tiefer in das Warum des automatisierten Onboardings eintauchen, fassen wir noch einmal zusammen, warum es überhaupt ein Problem ist.

Herausforderungen beim manuellen Mitarbeiter-Onboarding

Falls Sie das schon länger nicht gemacht haben, aber sich auf eine bevorstehende Welle neuer Mitarbeitender vorbereiten, sollten Sie Folgendes vermeiden:

1. Geringere Effizienz

Ein manueller Onboarding-Prozess ist für alle Beteiligten zeitraubend. Vom Personalteam über die IT-Support-Teams bis hin zu den Führungskräften nimmt das Abhaken der Onboarding-Checkliste für jede:n Neue:n viel Zeit in Anspruch.

Und wenn man mitten in umsatzstarken Projekten steckt, steht das Onboarding neuer Mitarbeitender oft nicht im Fokus. Sich viel Mühe zu geben, um das Onboarding-Erlebnis individuell zu gestalten, kostet zusätzlich wertvolle Zeit.

Traditionell manuelle Prozesse sind zudem für weniger ausgereifte Unternehmen mit begrenztem Personal besonders mühsam. Zum Beispiel nimmt die Dokumentation von Mitarbeiterdaten und das Zuweisen von Onboarding-Aufgaben viel Zeit in Anspruch.

Automatisierung ist eine Möglichkeit zur Optimierung des Onboardings, indem die Anzahl manueller Aufgaben verringert wird.

2. Weniger Begeisterung bei neuen Mitarbeitenden

Wenn neue Mitarbeitende die ersten Tage oder Wochen damit verbringen, auf App-Zugänge zu warten, Dokumente in diversen Systemen zu suchen und Führungskräfte nach den Rollenerwartungen zu fragen, ist das problematisch.

Neulinge bringen Schwung mit in den neuen Job. Und wenn Sie versuchen, ein motivierendes Onboarding-Erlebnis manuell aufzubauen, opfern Sie vielleicht die Individualisierung zugunsten der Schnelligkeit – das kann die Begeisterung Ihrer Neueinstellungen schnell dämpfen.

Deshalb ist es auch ratsam, Ihrem Onboarding-Prozess eine persönliche Note zu verleihen.

3. Mehr menschliche Fehler

Manuelle Onboarding-Aufgaben sind fehleranfällig. Beispielsweise könnte das HR-Team zu spät dran sein, um alle notwendigen Mitarbeiterdaten für die Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen und die Onboarding-Compliance zu erfassen und zu speichern.

Oder sie vergessen, diese Daten an allen erforderlichen Stellen zu speichern oder wissen später nicht mehr, wo sie abgelegt wurden.

Diese Fehler wirken sich auch darauf aus, wie gut Sie den Onboarding-Erfolg messen können.

Glücklicherweise kann Automatisierungssoftware diese fehleranfälligen Dateneingaben und andere Verwaltungsaufgaben für Sie übernehmen.

4. Manuell = Nicht skalierbar

Wenn Ihr Unternehmen – wie die meisten – auf Wachstum setzt, möchten Sie viele manuelle Prozesse eliminieren, um Dinge skalierbar zu machen.

Die Prozesse, auf die Sie sich beim Onboarding der ersten 10 oder 20 Mitarbeitenden verlassen haben, könnten damals funktioniert haben. Aber wenn Sie größere Zahlen onboarden, gerät schnell alles aus dem Ruder.

Stattdessen sollten Sie einen Schritt zurücktreten und überlegen, wie Sie Ihr Onboarding-Programm überarbeiten können, damit automatisierte Workflows, Self-Service-Funktionen und einfach wiederholbare Prozesse – wie das Versenden von Onboarding-Umfragen oder Vorlagen für verschiedene Mitarbeitenden-Fälle – besser genutzt werden.

Als Hauptansprechpartnerin der Personalabteilung fürs Onboarding hätte sonst niemand gewusst, wie man weitermacht, wenn ich mal abwesend war. Die Automatisierung wichtiger Teile des Prozesses hat das Ganze wirklich enorm erleichtert. Sobald eine Kandidatin oder ein Kandidat den Arbeitsvertrag unterschrieben hatte, informierte eine Reihe automatisierter Workflows alle wichtigen Beteiligten über ihre jeweiligen Aufgaben – so ging durch manuelle Prozesse nichts mehr verloren.

Kim Behnke

frühere Senior Executive HR Administratorin

Kommen wir nun zu den konkreten Details: Was Sie automatisieren können und wie.

4 Schritte zur Automatisierung des Onboardings

Sie fragen sich, welche Schritte Sie gehen müssen, um Ihren manuellen Onboarding-Prozess zu automatisieren? Wir helfen Ihnen weiter.

Im Folgenden habe ich wichtige Bereiche hervorgehoben, in denen Sie Ihren Einstellungsprozess automatisieren können, egal ob Sie neue Remote-Mitarbeitende oder Arbeitskräfte vor Ort ins Unternehmen holen.

1. Pre-Onboarding-Aufgaben definieren

Meistens erledigen Sie eine Reihe von Aufgaben noch vor dem ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeitenden, oder? Die Automatisierung Ihres Employee Onboardings kann Sie hier enorm unterstützen. Folgen Sie dazu den nächsten Schritten.

Der erste Schritt besteht darin, die Pre-Onboarding-Aufgaben zu notieren, die Sie üblicherweise durchführen, zum Beispiel:

Das Anlegen eines Mitarbeitenden-Profils im Personalinformationssystem (HRIS), um deren Rolle, Kontaktdaten, Bankverbindung und Steuerinformationen zu erfassen
Das Versenden einer Begrüßungs-E-Mail sowie eines Formulars an die neue Person, um zum Beispiel Kleidergrößen (für Firmen-Merch!) zu erfragen und ein Willkommenspaket vorzubereiten
Anlegen eines neuen Nutzerkontos auf Ihrer Identity-Management-Plattform (z. B. Active Directory, Okta, etc.)
Anlegen des Accounts der neuen Person im IT-Service-Management-System
Information der wichtigsten Stakeholder über die Details des Einstiegs
Hinzufügen der neuen Mitarbeitenden zu den passenden Kanälen in Ihrer Business-Messaging-Plattform
Die Frage an die zuständige Führungskraft, welche Apps die Person für ihre Arbeit benötigt (und mit welchem Zugriffslevel)
Benachrichtigung des IT-Support-Teams, um verfügbare Lizenzen zu prüfen und den Zugang zu gewähren
Hinweis an Managerin oder Manager sowie Teammitglieder, Zeit für Einführungsgespräche in ihrem Kalender zu blocken.

Zu diesem Zeitpunkt im Onboarding-Prozess sind Sie bestens auf den ersten Tag der neuen Mitarbeitenden vorbereitet. Das bringt Sie einen Schritt näher zu einer produktiven neuen Belegschaft

2. Orientierungs-Schritte standardisieren

Während der Orientierung neuer Mitarbeiter empfehlen wir Ihnen:

Vereinbaren Sie ein Orientierungsgespräch mit neuen Mitarbeitenden am ersten Tag
Vernetzen Sie neue Mitarbeitende miteinander
Lassen Sie neue Mitarbeitende ihre Teammitglieder einzeln kennenlernen
Verteilen Sie die Einstellungsunterlagen und
Stellen Sie neuen Mitarbeitenden ein vollständiges Mitarbeiterhandbuch oder ein speziell für neue Mitarbeitende gekürztes Handbuch zur Verfügung.

Das klingt vielleicht zunächst überwältigend. Mit einem automatisierten Onboarding-Prozess müssen Sie all dies jedoch nicht mehr manuell erledigen. Stattdessen können Sie automatisierte Workflows zur Unterstützung einsetzen.

Sie müssen nur genau wissen, welche Schritte Ihr Orientierungs-Workflow umfasst, damit Sie die richtige Softwarelösung passend konfigurieren können. So beschleunigen Sie den Prozess und stellen Konsistenz sicher, indem Sie bei jedem Onboarding dieselben Schritte durchführen.

Bestimmen Sie beispielsweise vorab, dass zum Workflow gehört, jede neue Arbeitskraft Ihrem Microsoft SharePoint-Arbeitsbereich oder einem Firmenkommunikationskanal für neue Mitarbeitende hinzuzufügen.

3. Strukturieren Sie den Onboarding-Workflow

Bisher haben wir über die Orientierung gesprochen, aber der Onboarding-Workflow endet hier nicht. Der Prozess umfasst weitere Arbeitsabläufe wie

Dokumentations-Workflows (einschließlich Benutzerzugriffsrechte)
Schulungs-Workflows (inklusive Wissensüberprüfungen im Anschluss)
Workflows zur Fortschrittsüberwachung (einschließlich regelmäßiger Check-ins)
Feedback-Workflows (einschließlich Zufriedenheitsumfragen)

Aber zuerst müssen Sie einen klaren Prozess entwerfen, der das Onboarding-Erlebnis so weit wie möglich standardisiert und eine HR-Prozesscheckliste für diejenigen bereitstellt, die das Onboarding durchführen. Unser Rat: Entwickeln Sie einen 30-60-90-Tage-Plan.

Wenn Sie nicht wissen, was das ist oder wie das geht, lesen Sie unseren Leitfaden zum Verfassen eines 30-60-90-Tage-Plans für das Onboarding Ihrer Organisation, inklusive Vorlage.

Falls Sie Ihren 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan bereits erstellt haben, besteht der nächste Schritt darin, für jede Phase des Plans genau zu definieren: Er sollte folgende Elemente umfassen:

Dokumentordner und Dokumente, auf die neue Mitarbeitende Zugriff benötigen
Schulungen oder interne Tutorials, die absolviert werden müssen
Check-in-Meetings, an denen teilzunehmen ist
Zufriedenheitsumfragen, die auszufüllen sind

Wenn Sie diese Punkte bearbeitet haben, sind Sie bereit, die gerade strukturierten und ausgearbeiteten Aufgaben im Onboarding-Prozess zu automatisieren.

4. Investieren Sie in die richtige Software

Berücksichtigen Sie die Schritte und den Zeitrahmen in Ihrem 30-60-90-Tage-Plan sowie die Rollen, die an jedem Schritt beteiligt sind. Diese sind die Grundlage, um die automatisierte Employee-Onboarding-Software so einzurichten, dass sie die definierten Workflows ausführt.

In der Praxis benötigen Sie zudem ein angemessenes Tool-Set mit automatisierten Onboarding-Funktionen. Mit anderen Worten: Sie brauchen einige oder alle der folgenden Systeme:

Ein Bewerbermanagementsystem (ATS)
Ein HRIS
Eine elektronische Signatur-Software-Lösung
Eine Plattform für Unternehmenskommunikation
Eine Mitarbeiterhandbuch-Plattform oder ein Dokumenten-Management-System
Eine Online-Formular-App
Eine Cloud-Speicher-Anwendung
Ein Lernmanagementsystem (LMS)
Eine Workflow-Automatisierungssoftware, die alle obigen Anwendungen integriert

Einige dieser Systeme sind möglicherweise bereits integriert oder miteinander kombinierbar. Beispielsweise verfügen manche HRIS über integrierte elektronische Signatur-Lösungen und manche LMS integrieren sich mit Plattformen für Unternehmenskommunikation.

Sie müssen einschätzen, ob Sie ein völlig neues Tool benötigen oder ob Sie mit den bereits vorhandenen HR-Lösungen auskommen. Überlegen Sie auch, welche Art von Onboarding-Software Sie erwerben sollten: Plattformen mit möglichst vielen eingebauten Funktionen oder einzelne HR-Systeme.

Sie sollten ebenfalls die Preise für Onboarding-Software prüfen, um die beste Option für Ihr Budget zu ermitteln.

Was können diese Softwaresysteme automatisieren?

Welche Lösung Sie auch wählen, hier sind Beispiele dafür, was eine Workflow-Automatisierungsplattform für Sie (automatisch) erledigen kann:

Löst den Pre-Onboarding-Workflow aus, sobald Sie einen Kandidaten im ATS als eingestellt markieren
Fordert Ihre elektronische Signatursoftware auf
- Versendet Arbeitsverträge zur Überprüfung und Unterschrift durch alle notwendigen Parteien in einer vordefinierten Reihenfolge (dabei kann auch KI im Vertragsmanagement helfen)
- Erinnert die Beteiligten an die Fristen
- Benachrichtigt diese Parteien in Echtzeit über geleistete Unterschriften
Leitet die unterschriebenen Verträge an Ihre Cloud-Speicher-App weiter
Weist das HRIS an, neuen Mitarbeitern Online-Formulare zum Erfassen ihrer Personaldaten zu senden
Fordert Ihre Geschäftskommunikationsplattform auf
- Neue Kollegen zu einem Onboarding-Kanal hinzuzufügen
- Sie den jeweiligen Onboarding-Buddys vorzustellen
- Den neuen Mitarbeitern empfehlen, sich die Unternehmensvideos, Richtlinien- und Verfahrenshandbücher, Unterlagen zu Mitarbeiterleistungen und Organigramme in der Cloud-Speicher-App anzusehen
Kommuniziert mit Ihrem LMS um
- Neue Mitarbeitende den relevanten Lernpfaden zuzuweisen
- Zum passenden Zeitpunkt Links zu entsprechenden Trainingskursen oder Modulen zu teilen
- Die zugeordneten Onboarding-Buddys über den Fortschritt der neuen Kollegen im Onboarding-Trainingsprogramm zu informieren

Darüber hinaus nimmt Ihnen Workflow-Automatisierungssoftware diese Aufgaben ab:

Beauftragt das IT-Support-Team, Software für die neuen Mitarbeitenden bereitzustellen
Ordnet jedem neuen Mitarbeiter Onboarding-Buddys zu
Benachrichtigt diese Buddys über die Zuweisung
Plant Orientierungstreffen, Onboarding-Calls zum Kennenlernen des Teams und regelmäßige Check-ins für neue Mitarbeitende in den Kalendern der beteiligten Personen
Sendet rechtzeitige Erinnerungen an diese Personen

Wie man Offboarding automatisiert

Genau wie die Automatisierung Onboarding optimiert, kann sie auch Ihren Offboarding-Prozess vereinfachen und beschleunigen.

Die Nutzung von Automatisierung und KI beim Mitarbeiter-Offboarding in dieser letzten Phase des Mitarbeiter-Lebenszyklus reduziert sowohl den Verwaltungsaufwand als auch die Gefahr, dass wichtige Aufgaben übersehen werden.

Hier sind einige Möglichkeiten, den Offboarding-Prozess von Mitarbeitenden mithilfe von HR-Software zu automatisieren:

Planen Sie ein Exit-Interview. Richten Sie eine Automatisierung ein, um ausscheidenden Mitarbeitenden automatisch eine Einladung zum Exit-Interview zu senden, inklusive eines Terminplanungslinks und einer Kopie Ihres Fragebogens für Exit-Interviews. So kann Ihr Team wertvolles Feedback einholen und gleichzeitig den Übergang für den Mitarbeitenden reibungslos gestalten.
Benachrichtigen Sie Mitarbeitende über das Ende ihres Leistungsschutzes. Ihre ausscheidenden Mitarbeitenden möchten wissen, wann ihr Leistungsanspruch endet und ob sie Möglichkeiten haben, ihren Schutz privat weiterzuführen, wie z. B. COBRA in den USA oder gleichwertige Pläne in anderen Ländern. Dies schafft Transparenz und hilft den Mitarbeitenden, informierte Entscheidungen bezüglich ihres Versicherungsschutzes zu treffen.
Entziehen Sie System- und Benutzerzugänge automatisch. Sie können mittels Automatisierung die Accounts der ausscheidenden Mitarbeitenden in allen Unternehmenssystemen – einschließlich E-Mail, Projektmanagement-Tools und HR-Software – am letzten Arbeitstag deaktivieren. Dadurch werden Sicherheitsrisiken minimiert und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien gewährleistet.
Erstellen Sie Standarddokumente für ausscheidende Mitarbeitende. Falls Ihr Unternehmen Schutz für vertrauliche Informationen benötigt, können Sie von Ihren ausscheidenden Mitarbeitenden verlangen, eine Geheimhaltungsvereinbarung auszufüllen. Diesen Prozess können Sie automatisieren, sodass alle Personen mit Zugriff auf sensible Informationen das Formular erhalten.
Verfolgen und fordern Sie Unternehmensvermögen zurück. Richten Sie einen automatisierten Workflow ein, der die IT- und Facility-Teams über firmeneigenes Equipment (z. B. Laptops, Zugangsausweise, mobile Geräte), das zurückgegeben werden muss, informiert. So bleiben Bestandsdaten aktuell und der Verlust wertvoller Ressourcen wird verhindert.
Entfernen Sie den Mitarbeitenden aus internen Verzeichnissen und Teamstrukturen. Nutzen Sie eine Automatisierung Ihrer HR-Software, um Organigramme, E-Mail-Gruppen, Slack-Kanäle und interne Verzeichnisse automatisch zu aktualisieren. Das hält Kommunikationstools aktuell und vermeidet Unklarheiten über den Status des Mitarbeitenden.
Verschicken Sie eine Abschiedsankündigung. Automatisieren Sie ein unternehmensweites oder teamspezifisches Abschieds-E-Mail, um die Beiträge der bzw. des Mitarbeitenden zu würdigen und Details zum Austritt zu kommunizieren. Das fördert ein positives Offboarding-Erlebnis und unterstützt verbleibende Mitarbeitende beim Übergang.

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