Unterlagen für Neueinstellungen: Unverzichtbarer Leitfaden 2026

Finn Bartram

on May 8, 2026

Die korrekte Erledigung der Unterlagen für Neueinstellungen ist aus Compliance-Sicht entscheidend. Hier finden Sie alles, was Sie und Ihr neuer Mitarbeiter ausfüllen müssen.

TABLE OF CONTENTS Erforderliche Bundes- und Landesformulare Standardformulare für Neueinstellungen Benötigte Informationen Beste Praktiken Einsatz eines Arbeitgeber-of-Record-Dienstes Einsatz einer professionellen Arbeitgeberorganisation

Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist eine aufregende Zeit. Sie haben sich füreinander entschieden und sind bereit, es miteinander zu versuchen.

Bevor es jedoch (rechtlich) weitergehen kann, muss eine ganze Menge an Einstellungsunterlagen sowohl von der Organisation als auch von dem oder der neuen Mitarbeitenden ausgefüllt werden.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre erste Mitarbeitende oder die hundertste einstellen, nutzen Sie diesen Leitfaden, um sicherzustellen, dass alles vollständig und korrekt ist.

Welche bundes- und bundesstaatlichen Formulare sind für Neueinstellungen erforderlich?

Formular I-9

Das Formular I-9 ist erforderlich, um die Identität des oder der neuen Mitarbeitenden sowie dessen/deren Berechtigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten zu überprüfen. Sowohl die Mitarbeitenden als auch das Unternehmen müssen Abschnitte dieses Formulars ausfüllen.

Arbeitgebende müssen für jede Arbeitskraft innerhalb von drei Tagen nach Arbeitsbeginn ein Formular I-9 ausfüllen.

Überblick über das Formular I-9

Das Formular I-9 ist in drei Hauptabschnitte unterteilt:

Abschnitt 1: Informationen und Bestätigung durch Mitarbeitende
Abschnitt 2: Überprüfung und Bestätigung durch Unternehmen oder autorisierte Vertretung
Abschnitt 3: Nachprüfung und Wiedereinstellung (vom Unternehmen bei Bedarf auszufüllen)

Abschnitt 1: Angaben und Bestätigung durch Mitarbeitende

Wer füllt ihn aus: Die Mitarbeitenden.
Was beinhaltet er:
- Vollständiger Name
- Andere verwendete Namen (falls zutreffend)
- Anschrift (Straße und Hausnummer, Wohnungsnummer, Ort, Bundesstaat, Postleitzahl)
- Geburtsdatum
- U.S. Sozialversicherungsnummer (optional, es sei denn, das Unternehmen nimmt an E-Verify teil)
- E-Mail-Adresse und Telefonnummer (optional)
- Bestätigung der Staatsbürgerschaft bzw. des Einwanderungsstatus durch Auswahl einer der folgenden Optionen:
  - US-amerikanische Staatsbürgerschaft
  - Nichtstaatsangehörige der USA
  - Rechtmäßiger dauerhafter Wohnsitz
  - Eine zur Beschäftigung autorisierte ausländische Person

Abschnitt 2: Überprüfung und Bestätigung durch Arbeitgebende oder autorisierte Vertretung

Wer füllt ihn aus: Das Unternehmen oder eine autorisierte Vertretung.
Was beinhaltet er:
- Dokumentenbezeichnung
- Ausstellende Behörde
- Dokumentennummer
- Ablaufdatum (falls vorhanden)
- Das Unternehmen muss die von den Mitarbeitenden vorgelegten Unterlagen im Original prüfen sowie den Abschnitt unterschreiben und mit Datum versehen.

Abschnitt 3: Nachprüfung und Wiedereinstellung

Wer füllt ihn aus: Das Unternehmen (bei Bedarf).
Was beinhaltet er:
- Nachprüfung der Beschäftigungsberechtigung (für Mitarbeitende, deren Berechtigung abgelaufen ist)
- Aktualisierung der Angaben bei Wiedereinstellung

Zulässige Identitäts- und Beschäftigungsnachweise

Mitarbeitende müssen Originaldokumente vorlegen, die sowohl die Identität als auch die Berechtigung zur Arbeit bestätigen. Die Dokumente sind in drei Listen unterteilt:

Liste A: Dokumente, die sowohl Identität als auch Beschäftigungsberechtigung nachweisen
Liste B: Dokumente, die nur die Identität nachweisen
Liste C: Dokumente, die nur die Beschäftigungsberechtigung nachweisen

Beispiele für zulässige Dokumente

Liste A (Identität und Beschäftigungsberechtigung)

US-Pass oder US-Passkarte
Permanent Resident Card oder Alien Registration Receipt Card (Formular I-551)
Employment Authorization Document (Karte) mit Lichtbild (Formular I-766)
Reisepass der Föderierten Staaten von Mikronesien (FSM) oder der Republik der Marshallinseln (RMI) mit Formular I-94 oder Formular I-94A, der eine nicht-immigranten Aufnahme im Rahmen des Compact of Free Association zwischen den USA und der FSM oder RMI anzeigt

Liste B (Nur Identität)

Führerschein oder Personalausweis, ausgestellt von einem Bundesstaat oder Außengebiet der USA, sofern er ein Lichtbild oder Informationen wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Größe, Augenfarbe und Adresse enthält
Personalausweis ausgestellt von Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden oder -stellen, sofern er ein Lichtbild oder Informationen wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Größe, Augenfarbe und Adresse enthält
Schulausweis mit Lichtbild
Wählerregistrierungskarte
US-Militärkarte oder Einberufungsbescheinigung

Liste C (Nur Beschäftigungsberechtigung)

Sozialversicherungsausweis (sofern nicht ausdrücklich angegeben ist, dass die Karte nicht zur Beschäftigung berechtigt)
Geburtsurkunde im Ausland, ausgestellt vom US-Außenministerium (Formular FS-545)
Bescheinigung über die Geburtsmeldung, ausgestellt vom US-Außenministerium (Formular DS-1350)
Original oder beglaubigte Kopie einer von einem Bundesstaat, Bezirk, einer Gemeindebehörde oder einem Außengebiet der USA mit offiziellem Siegel ausgestellten Geburtsurkunde

Akzeptable Quittungen

Arbeitnehmende können in bestimmten Fällen Quittungen anstelle eines Dokuments aus Liste A, B oder C vorlegen. Akzeptable Quittungen sind:

Eine Quittung für die Beantragung des Ersatzes eines verloren gegangenen, gestohlenen oder beschädigten Dokuments (muss innerhalb von 90 Tagen ersetzt werden)
Der Ankunftsteil des Formulars I-94/I-94A mit einem temporären I-551-Stempel und einem Lichtbild der Person
Der Abfahrtsteil des Formulars I-94/I-94A mit einem noch gültigen Flüchtlingsaufnahme-Stempel

E-Verify

E-Verify ist ein internetbasiertes System, das Unternehmen ermöglicht, die Berechtigung ihrer Mitarbeitenden zur Arbeitsaufnahme in den USA zu überprüfen. Es vergleicht Informationen aus dem Formblatt I-9 eines Mitarbeitenden mit Daten des US-Heimatschutzministeriums und der Sozialversicherungsbehörde, um die Beschäftigungsberechtigung zu bestätigen.

Arbeitgeber, die an E-Verify teilnehmen: Müssen innerhalb von drei Werktagen nach Arbeitsbeginn eines neuen Mitarbeitenden einen Fall anlegen.
Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden: Arbeitnehmende müssen unter Umständen zusätzliche Informationen oder Dokumente vorlegen, wenn bei der Überprüfung eine Unstimmigkeit (Tentative Nonconfirmation) festgestellt wird.

Wichtige Hinweise

Arbeitnehmende müssen Abschnitt 1 des Formulars I-9 spätestens am ersten Arbeitstag ausfüllen und unterschreiben.
Arbeitgebende müssen Abschnitt 2 durch Prüfung von Identitäts- und Beschäftigungsberechtigungsnachweisen innerhalb von drei Werktagen nach dem ersten Arbeitstag des Mitarbeitenden ausfüllen.
Eine erneute Überprüfung (Abschnitt 3) ist nur erforderlich, wenn die Beschäftigungsberechtigung oder die Dokumente des Mitarbeitenden abgelaufen sind.

Formular W-2

Das Formular W-2, offiziell betitelt als „Lohn- und Steuerbescheinigung“, ist ein in den USA verwendetes Formular, um Löhne und Gehälter sowie einbehaltene Steuern an Mitarbeitende zu melden. Es ist ein wesentliches Dokument für Arbeitgeber und Arbeitnehmende, das vor allem für die Steuererklärung verwendet wird.

Wichtige Bestandteile des Formulars W-2

Persönliche Angaben des Mitarbeitenden: Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer.
Angaben des Arbeitgebenden: Name, Adresse und Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN).
Löhne, Trinkgelder und andere Vergütungen: Gesamtbetrag der steuerpflichtigen Löhne, Trinkgelder und sonstigen Vergütungen an den Mitarbeitenden.
Einbehaltene Bundessteuern: Gesamtbetrag der vom Lohn des Mitarbeitenden einbehaltenen Bundessteuern.
Sozialversicherungslohn und -steuer: Betrag der lohnsteuerpflichtigen Sozialversicherungsgehälter und entsprechende einbehaltene Steuer.
Medicare-Lohn und -steuer: Betrag der lohnsteuerpflichtigen Medicare-Gehälter und entsprechende einbehaltene Steuer.
Informationen zu staatlichen und lokalen Steuern: Löhne, die der staatlichen und lokalen Besteuerung unterliegen, und die einbehaltenen Steuern hierfür.

Verteilung und Einreichung

Pflichten des Arbeitgebers:
- Kopien an Arbeitnehmer bereitstellen: Arbeitgeber müssen den Arbeitnehmern bis zum 31. Januar des folgenden Jahres eine Kopie ihres W-2-Formulars zur Verfügung stellen. Dies gibt den Arbeitnehmern genügend Zeit, die Informationen für ihre persönliche Steuererklärung zu nutzen.
- Einreichung bei der Sozialversicherungsbehörde (SSA): Arbeitgeber müssen das Formular W-2 außerdem bis Ende Januar bei der SSA einreichen. Die SSA nutzt diese Informationen zur Berechnung der Sozialversicherungsleistungen.
- Staatliche und lokale Behörden: Je nach den staatlichen und lokalen Vorschriften kann es erforderlich sein, das W-2-Formular auch bei den entsprechenden staatlichen und lokalen Steuerbehörden einzureichen.
Pflichten der Arbeitnehmer:
- Verwendung für die Steuererklärung: Arbeitnehmer nutzen die Angaben auf dem Formular W-2, um ihre Bundes-, Landes- und Kommunalsteuererklärungen einzureichen. Es liefert notwendige Informationen über ihr Einkommen und die einbehaltenen Steuern.
- Aufbewahrung für Unterlagen: Arbeitnehmer sollten ihre W-2-Formulare für ihre Unterlagen aufbewahren, da sie diese ggf. zu einem späteren Zeitpunkt benötigen, insbesondere wenn Fragen zu Steuererklärungen auftreten.

Bedeutung des Formulars W-2

Steuererklärung: Es ist unerlässlich für Arbeitnehmer, um ihre Steuererklärungen korrekt einzureichen.
Überprüfung: Das IRS und andere Steuerbehörden verwenden es zur Überprüfung des gemeldeten Einkommens und der einbehaltenen Steuern der Arbeitnehmer.
Berechnung von Leistungen: Die SSA nutzt die Angaben aus dem Formular W-2 zur Berechnung der Sozialversicherungsleistungen.

Fristen

Für Arbeitgeber: 31. Januar (an Arbeitnehmer und die SSA).
Für Arbeitnehmer: Nutzung bis zum 15. April (Stichtag für die Steuererklärung der meisten Personen).

Formular W-4

Das Formular W-4, offiziell "Employee's Withholding Certificate" genannt, wird von Arbeitnehmern in den Vereinigten Staaten verwendet, um ihrem Arbeitgeber ihre steuerliche Situation mitzuteilen. Dieses Formular bestimmt, wie viel Bundessteuer vom Gehalt des Arbeitnehmers einbehalten wird.

Wichtige Bestandteile des Formulars W-4

Persönliche Angaben:
- Vollständiger Name
- Sozialversicherungsnummer
- Anschrift
- Steuerstatus (ledig, verheiratet/zusammenveranlagt, Haushaltsvorstand usw.)
Mehrere Jobs oder arbeitender Ehepartner:
- Arbeitnehmer mit mehreren Beschäftigungen oder einem arbeitenden Ehepartner können ihre Einbehalte entsprechend anpassen. In diesem Abschnitt wird sichergestellt, dass bei mehreren Einkommensquellen der richtige Steuerbetrag einbehalten wird.
Abhängigkeitsangaben:
- Arbeitnehmer können unterhaltsberechtigte Personen angeben, was die einbehaltene Steuer vom Gehalt reduzieren kann. Das Formular enthält Anweisungen zur Berechnung des Gesamtbetrags für Abhängige.
Weitere Anpassungen:
- Zusätzliches Einkommen (nicht aus Beschäftigung): Arbeitnehmer können andere Einkommensquellen wie Zinsen, Dividenden oder Altersrente berücksichtigen, um den Einbehalt zu erhöhen.
- Abzüge: Wenn Arbeitnehmer planen, andere als die Standardabzüge geltend zu machen, können sie diese hier berücksichtigen, um die Einbehalte zu verringern.
- Zusätzlicher Einbehalt: Arbeitnehmer können einen zusätzlichen Betrag angeben, der bei jeder Lohnzahlung einbehalten werden soll, falls sie davon ausgehen, mehr Steuern zu schulden.
Unterschrift und Datum:
- Das Formular muss vom Arbeitnehmer unterschrieben und datiert werden, um gültig zu sein.

Zweck des Formulars W-4

Korrekte Steuerabzüge: Hilft Arbeitgebern dabei, den richtigen Betrag an Bundessteuer vom Lohn der Arbeitnehmer einzubehalten. Korrekte Abzüge verhindern, dass Arbeitnehmer bei der jährlichen Steuererklärung hohe Steuernachzahlungen leisten müssen.
Steuerplanung: Ermöglicht es Arbeitnehmern, die Einbehalte anzupassen, um diese besser an die voraussichtliche Steuerschuld anzupassen und so die finanzielle Planung während des Jahres zu erleichtern.

Wann sollte das Formular W-4 ausgefüllt oder aktualisiert werden

Neues Arbeitsverhältnis: Beim Antritt einer neuen Stelle müssen Mitarbeitende das Formular W-4 für ihren Arbeitgeber ausfüllen.
Lebensveränderungen: Mitarbeitende sollten ihr Formular W-4 aktualisieren, wenn sie größere Veränderungen in ihrem Leben erfahren, die ihre Steuersituation beeinflussen können, wie Heirat, Scheidung, die Geburt eines Kindes oder eine erhebliche Einkommensänderung.
Steueranpassungen: Wenn Mitarbeitende feststellen, dass zu viel oder zu wenig Steuer einbehalten wird, können sie ein neues Formular W-4 bei ihrem Arbeitgeber einreichen, um den Einbehaltungsbetrag anzupassen.

Steuerformulare für neue Beschäftigte auf Staatsebene

Obwohl dies nicht in jedem US-Bundesstaat vorgeschrieben ist, verlangen einige Staaten von Arbeitnehmern, ein staatenspezifisches W-4 Formular auszufüllen.

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Textes verlangen 41 Staaten ein W-4 Formblatt auf Staatsebene. Wenn Sie Remote-Mitarbeitende einstellen, ist es wichtig, deren lokale Steuervorschriften zu kennen und einzuhalten.

Meldepflichten für neue Arbeitsverhältnisse auf Staatsebene

Einige Staaten haben Meldepflichten, die Arbeitgeber dazu verpflichten, Informationen über neu eingestellte oder wieder eingestellte Mitarbeitende an eine benannte staatliche Behörde zu melden.

Obwohl die spezifischen Anforderungen je nach Staat variieren können, sind hier einige übliche Bestandteile und Beispiele:

Kalifornien

Meldefrist: Innerhalb von 20 Tagen nach dem ersten Arbeitstag des Mitarbeitenden.
Erforderliche Informationen: Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Einstiegsdatum des Mitarbeitenden; Name, Adresse und FEIN des Arbeitgebers.
Meldewege: Online über die Website des Employment Development Department (EDD), per Post oder per Fax.
Strafen: Bis zu 24 $ für jede nicht gemeldete Neueinstellung und bis zu 490 $ bei absichtlicher Nichtmeldung in Absprache mit dem Mitarbeitenden.

Texas

Meldefrist: Innerhalb von 20 Kalendertagen nach Einstellungsdatum.
Erforderliche Informationen: Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Einstiegsdatum des Mitarbeitenden; Name, Adresse und FEIN des Arbeitgebers.
Meldewege: Online über das New Hire Reporting Program des Texas Attorney General, per Post, Fax oder EDI.
Strafen: Geldbußen bis zu 25 $ für jede nicht gemeldete Neueinstellung und bis zu 500 $ bei absichtlicher Nichtmeldung in Absprache mit dem Mitarbeitenden.

New York

Meldefrist: Innerhalb von 20 Tagen nach Arbeitsbeginn des Mitarbeitenden.
Erforderliche Informationen: Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Einstiegsdatum des Mitarbeitenden; Name, Adresse und FEIN des Arbeitgebers.
Meldewege: Online über das New York State Department of Taxation and Finance, per Post oder per Fax.
Strafen: Geldstrafen bis zu 20 $ für jede nicht erfolgte Meldung einer Einstellung.

Florida

Meldefrist: Innerhalb von 20 Tagen nach dem ersten Arbeitstag des Mitarbeitenden.
Erforderliche Informationen: Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Einstiegsdatum des Mitarbeitenden; Name, Adresse und FEIN des Arbeitgebers.
Meldewege: Online über das Florida Department of Revenue, per Post oder per Fax.
Strafen: Höhe der Geldstrafe bei Nichtbeachtung wird vom Florida Department of Revenue festgelegt.

Illinois

Meldefrist: Innerhalb von 20 Tagen nach Einstellung oder Wiedereinstellung eines Mitarbeitenden.
Erforderliche Informationen: Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Einstiegsdatum des Mitarbeitenden; Name, Adresse und FEIN des Arbeitgebers.
Meldewege: Online über das Illinois Department of Employment Security, per Post oder per Fax.
Strafen: 15 $ pro Mitarbeiter bei Nichtmeldung und 500 $ bei Verschwörung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitendem.

Standardisierte, aber nicht gesetzlich vorgeschriebene Formulare für neue Mitarbeitende

Neben den verpflichtenden Bundes- und Landesformularen möchten Sie wahrscheinlich auch, dass der neue Mitarbeitende bestimmte Dokumente prüft und unterschreibt.

Angebotsschreiben

Ein Angebotsschreiben ist ein formelles Dokument des Arbeitgebers an eine potenzielle Arbeitskraft, das die Konditionen der Beschäftigung, wie Stellenbezeichnung, Gehalt und Einstiegsdatum, enthält und das Arbeitsangebot bestätigt.

Arbeitsvertrag

Ein Arbeitsvertrag ist ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, der die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses festlegt, einschließlich Aufgaben, Vergütung und Dauer der Beschäftigung.

Bestätigung des Mitarbeiterhandbuchs

Ein Formular, das von Mitarbeitenden unterzeichnet wird, um zu bestätigen, dass sie das Mitarbeiterhandbuch des Unternehmens erhalten, gelesen und verstanden haben und sich verpflichten, die darin enthaltenen Richtlinien einzuhalten.

Verwandter Artikel: Beste Software für Mitarbeiterhandbücher (falls Sie Unterstützung brauchen, um Ihre HR-Richtlinien effizienter zu verwalten!)

Vollmacht für Direktüberweisung

Eine Vollmacht für Direktüberweisung ist ein Formular, das von einem Mitarbeiter ausgefüllt wird, um die Zustimmung zu geben, dass der Arbeitgeber das Gehalt direkt auf das Bankkonto des Mitarbeiters überweist. Zudem müssen die Bankdaten des Mitarbeiters erfasst werden.

Notfallkontaktinformationen

Daten, die ein Mitarbeiter bereitstellt und die Namen und Kontaktdaten von Personen enthalten, die im Falle eines Notfalls am Arbeitsplatz benachrichtigt werden sollen.

Richtlinienbestätigungen

Richtlinienbestätigungen sind Formulare, die Mitarbeitende unterschreiben, um zu bestätigen, dass sie bestimmte Unternehmensrichtlinien gelesen, verstanden und akzeptiert haben.

Formulare zu Zusatzleistungen

Dokumente, die von Mitarbeitenden ausgefüllt werden, um an durch das Unternehmen bereitgestellten Zusatzleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorgepläne und anderen Mitarbeiterleistungsprogrammen teilzunehmen. Dies lässt sich durch Software zur Verwaltung von Zusatzleistungen stark vereinfachen.

Fragebogen für neue Mitarbeitende

Ein Fragebogen für neue Mitarbeitende ist ein Formular, das wichtige Informationen von neuen Beschäftigten sammelt, wie persönliche Daten, bisherige Berufserfahrung und weitere relevante Angaben für die Personalakte.

Sie können dies auch dazu nutzen, einige unterhaltsame Details wie Essensvorlieben zu erheben, um den Onboarding-Plan für Ihren neuen Mitarbeitenden zu personalisieren.

Benötigte Informationen

Um es kurz zusammenzufassen: Wenn Sie jemanden neu einstellen, benötigen Sie laut IRS folgende Informationen für Ihre Unterlagen und müssen diese Formulare ausfüllen:

Arbeitsberechtigung des Mitarbeitenden in den Vereinigten Staaten

Gemäß den IRS-Richtlinien muss jeder Arbeitgeber die Arbeitsberechtigung seiner Mitarbeitenden in den USA mit Formular I-9, Employment Eligibility Verification, überprüfen. Für dieses Formular sind von Mitarbeitenden Dokumente vorzulegen, die sowohl die Identität als auch die Arbeitserlaubnis nachweisen.

Arbeitgeber müssen diese Dokumente prüfen und dokumentieren, um die Einhaltung der bundesstaatlichen Einwanderungsgesetze sicherzustellen. Die Nichteinhaltung dieser Vorgaben kann zu Strafen und rechtlichen Konsequenzen führen.

Der IRS verpflichtet Arbeitgeber, von jedem Mitarbeitenden eine gültige Sozialversicherungsnummer (SSN) für steuerliche Meldezwecke zu erhalten.

Die SSN ist entscheidend für die genaue Meldung der Löhne, die Berechnung von Sozialversicherungs- und Medicare-Abgaben und dafür, dass die Einkünfte des Mitarbeitenden korrekt seinem Sozialversicherungskonto gutgeschrieben werden.

Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die SSN zu erfassen, zu prüfen und in den Lohnunterlagen, Steuererklärungen und bei der Ausstellung der W-2-Formulare am Jahresende zu verwenden.

Lohnsteuerabzug des Mitarbeitenden

Arbeitnehmer müssen das Formular W-4, Employee's Withholding Certificate, ausfüllen, um dem Arbeitgeber ihre steuerliche Situation mitzuteilen – darunter Angaben wie Steuerklasse, Zahl der Unterhaltsberechtigten und weitere Steueranpassungen.

Dieses Formular ist entscheidend, um den richtigen Betrag an Einkommensteuer auf Bundesebene vom Gehalt des Mitarbeitenden einzubehalten.

Bewährte Vorgehensweisen bei der Papierarbeit für neue Mitarbeitende

Also, da gibt es schon einige Kleinigkeiten zu beachten! Doch mit etwas Vorbereitung und der Beachtung dieser bewährten Methoden ist das problemlos zu bewältigen:

Zu Ihrer Onboarding-Checkliste hinzufügen

Entwickeln Sie eine standardisierte Onboarding-Checkliste, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen ausgefüllt und eingesammelt werden. Dies hilft, Konsistenz zu gewährleisten und stellt sicher, dass nichts übersehen wird.

Nutzen Sie digitale Werkzeuge

Nutzen Sie elektronische Formulare und digitale Unterschriften, wo immer dies möglich ist, um den Prozess zu optimieren, Fehler zu reduzieren und neuen Mitarbeitenden zu ermöglichen, Unterlagen auch aus der Ferne auszufüllen. Die meisten Onboarding-Software-Lösungen beinhalten diese Funktionen.

Holen Sie sich regelmäßige Compliance-Updates und Beratung

Als Teil Ihrer Compliance-Sorgfaltspflicht sollten Sie über Bundes- und Landesvorschriften auf dem Laufenden bleiben, zum Beispiel indem Sie Human Resources Netzwerken wie SHRM beitreten. Auch Ihre Rechtsberatung kann hier unterstützen.

Ein Beispiel: Globalization Partners Services machen sogar das Onboarding von internationalen Talenten für alle Beteiligten reibungslos und regelkonform.

Kommen Sie dem Voraus

Streben Sie an, alle relevanten Unterlagen bereits am ersten Arbeitstag – oder möglichst schon während der Preboarding-Phase (die Zeit zwischen Zusage und dem ersten Arbeitstag) – abzuschließen. Dies wird helfen, Ihr Onboarding zu optimieren, sobald der neue Mitarbeitende tatsächlich beginnt.

Führen Sie Orientierungsveranstaltungen durch

Führen Sie eine Orientierungsveranstaltung durch, bei der wichtige Richtlinien, Leistungen und Abläufe besprochen werden. Das gibt neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Unklarheiten in Bezug auf die Unterlagen zu klären.

Erstellen Sie ein Willkommenspaket

Stellen Sie ein Willkommenspaket zusammen, das das Mitarbeiterhandbuch, Unternehmensrichtlinien, eine Liste wichtiger Kontakte und weitere relevante Informationen enthält, um den neuen Mitarbeitenden bei der Eingewöhnung ins neue Aufgabenfeld zu helfen.

Überprüfen Sie Mitarbeiterdaten halbjährlich

Nehmen Sie sich ein- bis zweimal im Jahr Zeit, um Mitarbeiterdaten zu überprüfen und auf Unstimmigkeiten zu achten, z. B. Personen, die nicht mehr im Unternehmen tätig sind, oder Namen, die Ihnen nicht bekannt sind.

Die meisten modernen HRMS-Lösungen bieten Self-Service-Portale, in denen Mitarbeitende ihre Daten einsehen und aktualisieren können.

Wie ein Employer of Record bei der Einstellung neuer Mitarbeitender unterstützt

Ein EOR agiert als gesetzlicher Arbeitgeber für Mitarbeitende, auch wenn diese tatsächlich bei einem anderen Unternehmen arbeiten. Der EOR übernimmt Aufgaben wie Lohnabrechnung, Steuer-Compliance, Leistungsverwaltung und rechtliche Einhaltung für die Mitarbeitenden (mehr dazu in unserem Artikel was ist ein EOR?).

Dieses Modell wird besonders häufig eingesetzt, wenn ein Unternehmen internationale Mitarbeitende einstellen möchte, in einem Land, in dem es keine eigene juristische Einheit besitzt.

Hier sind einige wichtige Aspekte, wie ein EOR die Formalitäten rund um die Einstellung neuer Mitarbeitender übernimmt:

Arbeitsverträge und Vereinbarungen: Der EOR ist für die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen verantwortlich und stellt sicher, dass diese den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen, um Probleme bei der Fehlklassifikation von Mitarbeitenden zu vermeiden.
Steuerdokumentation: Sie kümmern sich um alle erforderlichen Steuerformulare und -dokumente und stellen sicher, dass der Mitarbeitende steuerlich korrekt im jeweiligen Zuständigkeitsbereich erfasst wird.
Anmeldung zu Leistungen: Der EOR übernimmt die Anmeldung von Mitarbeitenden in verschiedenen Leistungsprogrammen, sofern zutreffend, wie z.B. Krankenversicherung, Altersvorsorge und weitere Zusatzleistungen.
Einhaltung lokaler Gesetze: Ein EOR stellt sicher, dass alle arbeitsbezogenen Maßnahmen, einschließlich der neuen Mitarbeiterunterlagen, den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Mitarbeitende in verschiedenen Ländern oder Regionen einstellen.
Onboarding-Prozess: Sie unterstützen häufig den Onboarding-Prozess, der nicht nur die Unterzeichnung von Unterlagen, sondern auch die Einführung in Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Unternehmenskultur umfasst.
Lohnabrechnungseinrichtung: Der EOR-Anbieter richtet die Lohnabrechnung für neue Mitarbeitende ein und sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen für eine pünktliche und korrekte Bezahlung ordnungsgemäß verarbeitet werden.
Datenschutz und Datensicherheit: Der Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten erfordert die Einhaltung von Datenschutzvorschriften, was vom EOR als Teil seiner Aufgaben gewährleistet wird.
Visa- und Arbeitserlaubnisbearbeitung: Benötigt ein neuer Mitarbeitender ein Arbeitsvisum oder eine Arbeitserlaubnis, kann der EOR bei der Beantragung und Verwaltung dieser Dokumente unterstützen.

Wie eine professionelle Arbeitgeberorganisation bei den Unterlagen für Neueinstellungen hilft

Eine professionelle Arbeitgeberorganisation übernimmt in der Regel die Unterlagen für Neueinstellungen als Teil ihrer Dienstleistungen. Eine PEO geht eine Beschäftigungspartnerschaft mit einem Unternehmen ein, bei der sie viele arbeitgeberbezogene Pflichten und Risiken übernimmt (mehr Details finden Sie in unserem Artikel Was ist eine PEO?).

So geht eine PEO typischerweise mit den Unterlagen für neue Mitarbeitende um:

Arbeitsverträge und Vereinbarungen: PEO-Unternehmen unterstützen bei der Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, die den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen, damit alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Verwaltung von Steuerformularen: Sie bearbeiten alle wichtigen steuerbezogenen Unterlagen, wie beispielsweise W-4-Formulare für Lohnsteuerabzüge in den Vereinigten Staaten, und sorgen so für die Einhaltung von bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Steuervorschriften.
Leistungsverwaltung: PEOs verwalten häufig die Anmeldung zu Krankenversicherungen, Altersvorsorge und weiteren Vorteilen und kümmern sich um alle damit verbundenen Unterlagen.
Einhaltung von Arbeitsgesetzen: Die Sicherstellung der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Vorschriften ist ein wesentlicher Teil der PEO-Aufgaben und betrifft auch den Umgang mit den Unterlagen für neue Mitarbeitende.
Onboarding-Prozess: PEOs unterstützen in der Regel den Onboarding-Prozess, wozu das Ausfüllen notwendiger Unterlagen und die Einführung in Unternehmensrichtlinien und Unternehmenskultur gehören.
Registrierung in der Lohnabrechnung: Sie erfassen neue Mitarbeitende im Lohnabrechnungssystem, übernehmen alle Aspekte der Lohnverwaltung und sorgen für pünktliche und korrekte Zahlung.
Datenschutz und Datensicherheit: PEOs verwalten sensible Mitarbeiterdaten, befolgen Datenschutzgesetze und gewährleisten die Sicherheit sowie Vertraulichkeit personenbezogener Informationen.
Schulungs- und Entwicklungsprogramme: Manche PEOs unterstützen auch beim Aufbau von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen für neue Mitarbeitende, einschließlich der erforderlichen Unterlagen und der Nachverfolgung.

Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, worin die Unterschiede liegen, lesen Sie unseren Artikel, um mehr über den Unterschied zwischen PEO und EOR zu erfahren.

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