Erstellen Sie einen Mitarbeiter-Onboarding-Workflow: Leitfaden + Vorlage
Ein neuer Job ist spannend, kann aber sowohl für Mitarbeitende als auch für Arbeitgebende überwältigend sein.
Tatsächlich haben Untersuchungen ergeben, dass rund 30 % der Mitarbeitenden ihren Job innerhalb der ersten 90 Tage kündigen und dass Unternehmen im Durchschnitt 44 Tage Zeit haben, um die langfristige Bindung einer neuen Kraft zu beeinflussen.
Das heißt: Onboarding ist mehr als Papierkram und Vorstellungen; es ist das Fundament dafür, neue Mitarbeitende in die Unternehmenskultur zu integrieren, Erwartungen zu setzen und sie für den Erfolg in ihrer Rolle zu befähigen.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Doch trotz seiner Bedeutung kämpfen viele Unternehmen mit Problemen im Onboarding-Prozess wie mangelnder Struktur, schlechter Kommunikation oder einer Informationsflut für neue Mitarbeitende.
In diesem Artikel zeigen wir auf, warum die Optimierung Ihres Onboarding-Workflows ein entscheidender Faktor sowohl für den Erfolg der Mitarbeitenden als auch für das Wachstum des Unternehmens ist, mit welchen typischen Herausforderungen Unternehmen konfrontiert sind und wie Sie einen Workflow schaffen, der neue Mitarbeitende – und Ihr Team – auf Erfolgskurs bringt.
Was ist der Onboarding-Workflow?
Ein Onboarding-Workflow für Mitarbeitende ist ein strukturierter Prozess, der neue Mitarbeitende durch ihre Anfangszeit im Unternehmen begleitet und einen reibungslosen, effizienten Übergang in ihre Rolle sicherstellt.
Er beschreibt die Schritte, Aufgaben und Ziele, die neue Mitarbeitende erfüllen müssen, um erfolgreich ins Unternehmen integriert zu werden.
Wie wir noch sehen werden, beginnt in führenden Organisationen der Onboarding-Workflow bereits nach Annahme des Vertragsangebots durch den neuen Mitarbeitenden und kann in manchen Fällen bis zu einem Jahr dauern.
Zu den typischen Aktivitäten gehören grundlegende Verwaltungsaufgaben wie das Ausfüllen notwendiger Einstellungsformulare bis hin zu Feiern zum Abschluss der Einarbeitung.
Die wichtigsten Phasen des Onboarding-Workflows
Um es einfacher zu machen, lässt sich der Onboarding-Workflow in verschiedene Phasen aufteilen – am besten mit einer Art Check-in oder Feedback-Abfrage am Ende jeder Phase.
Preboarding
Erinnern Sie sich, wie ich vorhin erwähnte, dass es in Spitzenunternehmen üblich ist, das Onboarding vor dem eigentlichen Start zu beginnen? Die Preboarding-Phase dreht sich darum, dass sich neue Mitarbeitende auf ihren ersten Arbeitstag vorbereitet fühlen und von Anfang an motiviert sind – oder zumindest bereit für einen guten Start.
In dieser Phase werden administrative Aufgaben wie das Unterzeichnen von Verträgen, das Ausfüllen von Formularen und die Vorbereitung der IT-Infrastruktur erledigt (z. B. E-Mail-Konten oder Softwarezugänge).
Auch kleine Dinge können für einen guten ersten Eindruck sorgen und die Nervosität lindern, z. B. eine Willkommensnachricht, ein Ablaufplan für die erste Woche oder ein Mitarbeiterhandbuch, um sicherzustellen, dass sich neue Kolleg:innen informiert und willkommen fühlen.
Ein gut organisiertes Preboarding zeigt die Professionalität Ihres Unternehmens und hilft, Unsicherheiten am ersten Arbeitstag vorzubeugen.
Orientierungsphase
Die erste Woche steht ganz im Zeichen eines positiven ersten Eindrucks und dem Ziel, dass sich neue Mitarbeitende willkommen und geschätzt fühlen.
Zu den Aktivitäten können eine Führung durch das Unternehmen, die Einführung in die Mission, Werte und Richtlinien sowie das Kennenlernen des Teams und relevanter Schnittstellen gehören.
Das Ziel ist, eine positive und motivierende Erfahrung zu schaffen und frühzeitig zu klären, wie die Rolle zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt.
Studien bestätigen, dass Mitarbeitende, die sich bereits am ersten Tag willkommen fühlen, langfristig engagierter und loyaler bleiben.
Wenn die Grundlage für einen Bezug zur Unternehmenskultur früh gelegt wird, entsteht nachhaltige Bindung.
Der Artikel von Mike Gibbon zu Einführungsaktivitäten für Mitarbeitende ist hierzu eine sehr gute Ressource.
0–30 Tage
Nach der Orientierungsphase werfen wir einen Blick darauf, was in den ersten 30 Tagen im Workflow von neuen Mitarbeitenden abgedeckt werden sollte.
Im ersten Monat geht es darum, neue Mitarbeitende mit ihrer Rolle, dem Team und der Unternehmenskultur vertraut zu machen.
Führungskräfte geben praktische Anleitung, stellen bereichsübergreifende Kontakte her und planen regelmäßige Feedback-Runden, um Fragen und Herausforderungen frühzeitig aufzufangen.
Hier gibt es am meisten Überschneidungen hinsichtlich der Inhalte, unabhängig von Fachbereich und Hierarchie, sodass sich für diesen Abschnitt besonders gut wiederverwendbare Elemente schaffen lassen.
Hier einige Punkte, die neue Mitarbeitende in den ersten 30 Tagen behandeln sollten:
- Klarheit über die Rolle und Verantwortlichkeiten gewinnen (super wichtig)
- Kennen Sie die Personalrichtlinien und die erwarteten Verhaltensweisen
- Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Technologie, Software und Tools, die Ihr Unternehmen nutzt, sowie die Prozesse, denen sie folgen werden
- Erfahren Sie mehr über die Mission, Vision, Werte, Produkte, das Geschäftsmodell und die Kunden Ihres Unternehmens
- Verschaffen Sie sich ein Verständnis für die Stakeholder der Organisation
- Verschaffen Sie sich einen Überblick über die aktuellen Projekte, an denen die Organisation arbeitet, und welche Aufgaben sie in ihrer Rolle übernehmen werden
- Führen Sie wöchentliche Meetings mit Ihrem Vorgesetzten durch
- Entwickeln Sie ein Verständnis für Ihre Unternehmenskultur und Teamnormen
- Lernen Sie Ihre Teammitglieder kennen und wissen Sie, wen Sie für was ansprechen können
- Identifizieren Sie Kompetenzlücken und formulieren Sie einige kurzfristige und langfristige Ziele für den weiteren Planungsverlauf.
Da die ersten 30 Tage die ersten des neuen Mitarbeiters im Büro (physisch oder virtuell) sind, lohnt es sich, einige wiederverwendbare Orientierungsaktivitäten für Mitarbeiter zu entwickeln, wie etwa Willkommenspräsentationen, das Lesen des Mitarbeiterhandbuchs und gemeinsames Mittagessen im Team.
Die 30-60-Tage-Phase
Nachdem neue Mitarbeitende die 30-Tage-Marke überschritten haben, ist es an der Zeit, weiter einzutauchen und sich noch stärker einzubringen.
Das in den ersten 30 Tagen aufgebaute Wissen wird nun weiter intensiviert und in die Tat umgesetzt. Sie können sich aktiver in Projekte einbringen und beginnen, sich mit eigenen Gedanken und Ideen einzubringen.
Die Rollen und Verantwortlichkeiten, die anfangs besprochen wurden? Nun kann auf diesem Gebiet erste Fortschritte erzielt werden.
Die KPIs, Ziele und Meilensteine, die in den vorangegangenen 30 Tagen gesetzt wurden? An diesen wird nun aktiv gearbeitet.
Dies ist der Abschnitt des 30-60-90-Tage-Plans, in dem sich jeder Plan je nach Abteilung, Person oder Erfahrungsniveau unterscheidet.
Die 60-90-Tage-Phase
In dieser Phase arbeitet der oder die Neue weiterhin an den KPI, spezifischen Zielen und Meilensteinen, die innerhalb der ersten 30 Tage festgelegt wurden.
Da diese Zeitspanne sehr viel mehr Wert auf Eigenständigkeit legt, ist der Plan hier deutlich offener und stärker auf die jeweilige Person zugeschnitten.
Neue Mitarbeitende arbeiten an Projekten mit weniger Aufsicht, sind stärker in die Teams und die gesamte Organisation eingebunden und stimmen sich mit ihren Vorgesetzten ab, um sicherzustellen, dass sie ihre Ziele erreichen.
An diesem Punkt können Teammitglieder anfangen, den oder die Neue(n) selbst als Ansprechperson zu nutzen. Vielleicht gründen sie sogar ein neues Team für ein gemeinsames Projekt.
Fehler passieren weiterhin, und das ist in Ordnung. Sie sind noch neu in der Organisation und müssen noch vieles lernen.
Trotzdem ist nun ein höheres Maß an Eigenverantwortung als zuvor erforderlich – und das wird mit der Zeit weiter steigen.
Nach 90 Tagen
Studien zeigen, dass etwa 72 % der neuen Mitarbeitenden innerhalb von drei Monaten in ihrer neuen Rolle angekommen sind, 22 % nach neun Monaten und der Rest etwa nach 10-12 Monaten.
Auch wenn die meisten nun recht selbständig arbeiten, benötigen manche weiterhin etwas mehr Unterstützung und Anleitung.
Im Allgemeinen verlagern Manager jedoch nun ihren Fokus darauf, langfristige Karriereziele zu unterstützen, fortgeschrittene Schulungen, Führungsmöglichkeiten oder Mentorenrollen anzubieten.
Regelmäßige 1:1-Check-ins, Leistungsbeurteilungen und Karrierediskussionen sorgen für eine fortlaufende Ausrichtung auf die Unternehmensziele.
Untersuchungen bestätigen, dass der Fokus auf kontinuierliche Entwicklung nicht nur die Mitarbeiterbindung erhöht, sondern auch die allgemeine Zufriedenheit und den Beitrag der Beschäftigten stärkt.
Eine der besten Maßnahmen, die Ihr Unternehmen nach der 90-Tage-Phase einführen kann, ist das Stay-Interview.
Das Stay-Interview bedeutet, Mitarbeitende darüber zu befragen, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungen möglich sind.
Das Stay-Interview ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Onboarding-Prozess zu verbessern. Es ist ein idealer Zeitpunkt, um Fragen dazu zu stellen, wie gut der Plan ausgearbeitet und umgesetzt wurde und an welchen Stellen Verbesserungsbedarf besteht.
Rückmeldungen aus Stay-Interviews können durch eine weitere Feedbackmethode wie zum Beispiel Onboarding-Umfragen ergänzt werden.
Schritte zur Erstellung eines effektiven Onboarding-Workflows
Wenn Sie (wie ich) die Mitarbeitererfahrung wie ein Produkt betrachten, das Menschen abonnieren, wenn sie einem Unternehmen beitreten, dann ist das Onboarding wie der Kauf eines neuen HR-Softwarepakets, zum Beispiel.
Produktmanager sprechen mit den Endnutzern und analysieren die Daten, um reibungslose Onboarding-Erfahrungen für ihre Kund:innen zu schaffen – deshalb ist es Zeit, diese Denkweise auch im Onboarding zu übernehmen!
1. Ziele definieren
Um einen sinnvollen Onboarding-Workflow zu erstellen, sollten Sie zunächst klar definieren, was Sie erreichen möchten.
Ziele könnten beispielsweise sein, neue Mitarbeitende mit Compliance-Vorgaben vertraut zu machen, sie in die Unternehmenskultur zu integrieren oder sicherzustellen, dass alle erforderlichen Schulungen zu neuen Tools und Prozessen absolviert werden.
Best Practices:
- Kern-Kennzahlen (KPIs) zur Messung des Erfolgs festlegen, etwa Abschlussquoten von Schulungen oder einen bestimmten eNPS.
- Onboarding-Ziele mit übergeordneten Unternehmenszielen verknüpfen, zum Beispiel die Erhöhung der Mitarbeiterbindung oder Verbesserung der Teamzusammenarbeit.
- Feedback von Führungskräften, HR und kürzlich eingestellten Mitarbeitenden einbeziehen, um sicherzustellen, dass die Ziele reale Herausforderungen adressieren.
2. Prozess gestalten
Die Gestaltung des Onboarding-Workflows sollte eine Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und dem L&D-Team sein, denn alle bringen Expertise in Mitarbeiterentwicklung und funktionsspezifischen Anforderungen mit.
Die Einbindung bereichsübergreifender Stakeholder stellt sicher, dass der Prozess umfassend gestaltet ist, zu den Unternehmenszielen passt und es einfach ist, klare Verantwortlichkeiten an HR, Führungskräfte und weitere Beteiligte zu vergeben, um Engpässe zu vermeiden.
Sorgen Sie zum Beispiel dafür, dass jemand mit Fachkenntnissen die Compliance-Schulungen betreut und relevante Unterlagen direkt verfügbar sind.
Versuchen Sie, für jede Phase möglichst klar Aufgaben, Ziele und benötigte Materialien zu spezifizieren.
Best Practices:
- Eine Onboarding-Checkliste erstellen, um den Ablauf zu standardisieren und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
- Ressourcen wie Mitarbeitenden-Handbuch, Schulungsunterlagen und IT-Einrichtungsleitfäden im Voraus bereitstellen. Diese sollten leicht auffindbar sein, zum Beispiel in einem Mitarbeitenden-Intranet.
- Flexibilität ermöglichen, um das Onboarding auf verschiedene Rollen abzustimmen, etwa auf technische oder Führungspositionen.
3. Workflow umsetzen
Für eine reibungslose Umsetzung ist bereichsübergreifende Koordination nötig, damit neue Mitarbeitende alles bekommen, was sie benötigen.
Nutzen Sie Technologie wie IT Service Management (ITSM)-Plattformen (z.B. Jira), um den Zugang zu Hardware, Software und Netzwerken effizient zu steuern sowie Onboarding-Software, HRMS oder LMS, um den Fortschritt zu verfolgen und die Abläufe zu managen.
Diese Tools helfen, Onboarding-Aufgaben zu automatisieren, wie das Versenden von Unterlagen oder Benachrichtigungen an die Beteiligten über offene Aufgaben, und sorgen für Konsistenz im gesamten Onboarding-Prozess.
Sie sind eine vergleichsweise unkomplizierte Möglichkeit, den Onboarding-ROI zu erhöhen.
Best Practices:
- Planen und kommunizieren Sie Onboarding-Aufgaben frühzeitig, um Last-Minute-Probleme zu vermeiden.
- Stellen Sie eine feste Ansprechperson für neue Mitarbeitende bereit, die Fragen oder Anliegen zeitnah klärt.
4. Überwachen und Feedback einholen
Sammeln Sie regelmäßig Rückmeldungen von neuen Mitarbeitenden und deren Vorgesetzten, um die Wirksamkeit des Onboarding-Prozesses zu bewerten.
Kombinieren Sie Daten aus Onboarding-Umfragen, Einzelgesprächen und Leistungskennzahlen, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
Achten Sie besonders darauf, ob sich neue Mitarbeitende ausreichend vorbereitet fühlen, um erfolgreich zu sein, und sich wohl dabei fühlen, Unterstützung einzufordern.
Best Practices:
- Nutzen Sie Leistungskennzahlen wie Zeit bis zur Produktivität oder Bindungsquote nach den ersten 90 Tagen, um den Erfolg zu beurteilen.
- Führen Sie regelmäßige Check-ins mit Führungskräften durch, um den Fortschritt neuer Mitarbeitender zu besprechen und Einblicke in erfolgreiche Maßnahmen zu erhalten.
5. Evaluieren und verfeinern
Nutzen Sie das Feedback und die Leistungsdaten, um zu messen, wie gut der Onboarding-Prozess die ursprünglichen Ziele erfüllt.
Identifizieren Sie Schwachstellen, wie Lücken in der Schulung oder unklare Erwartungen, und passen Sie den Ablauf entsprechend an.
Auch Rückmeldungen von Mitarbeitenden beim Offboarding können wertvolle Hinweise zur Verbesserung liefern.
Best Practices:
- Planen Sie vierteljährliche Überprüfungen des Onboarding-Prozesses, um sicherzustellen, dass er relevant und wirksam bleibt.
- Beteiligen Sie alle Stakeholder – HR, Führungskräfte und sogar neue Mitarbeitende – an der Ideensammlung für Lösungen zu erkannten Problemen.
- Aktualisieren Sie Schulungsmaterialien und Arbeitsabläufe laufend, um Änderungen bei Unternehmensrichtlinien oder genutzten Tools zu berücksichtigen.
Best Practices für den Onboarding-Workflow
Onboarding ist ein Wirbel aus Aktivitäten mit verschiedenen Beteiligten, sodass schnell etwas übersehen wird oder Ineffizienzen entstehen.
Mit ein paar Best Practices kann der Prozess jedoch reibungsloser und effizienter ablaufen:
- Frühzeitig beginnen: Starten Sie das Onboarding bereits vor dem ersten Arbeitstag, indem Sie Willkommensmaterialien bereitstellen, Konten einrichten und einen Zeitplan teilen, um Stress am ersten Tag zu minimieren.
- Klare Verantwortung zuweisen: Stellen Sie sicher, dass HR, Führungskräfte und Teamleads ihre jeweiligen Aufgaben in jeder Phase kennen, um Verzögerungen oder Verwirrung zu vermeiden.
- Das Erlebnis personalisieren: Gestalten Sie den Prozess nach Möglichkeit individuell, passend zu Rolle und Bedürfnissen. Ein nettes Extra ist beispielsweise die Nutzung eines Fragebogens, um die Lieblingsspeise des neuen Kollegen zu erfahren und ein Willkommensessen oder Geschenk daran auszurichten.
- Technologie nutzen: Nutzen Sie Tools wie Onboarding-Software, Lernmanagementsysteme (LMS), IT-Service-Management(ITSM)-Plattformen und HRIS, um Aufgaben zu automatisieren und Fortschritte zu verfolgen.
- Kulturelle Integration priorisieren: Vernachlässigen Sie keinesfalls Aktivitäten, die Unternehmenswerte vermitteln – zum Beispiel Teamevents, Mentoring oder offene Gespräche über Unternehmensziele.
- Regelmäßiges Feedback geben: Planen Sie konsistente Check-ins, um Fortschritt zu bewerten, Fragen zu beantworten und bei Bedarf Anpassungen im Onboarding vorzunehmen.
- Über die 90 Tage hinaus denken: Betrachten Sie Onboarding als fortlaufenden Prozess, indem Sie langfristige Entwicklungsmöglichkeiten, weiterführende Trainings und Karrieregespräche anbieten, um Mitarbeitende zu binden.
Tools und Ressourcen:
Zum Abschluss folgt eine Zusammenfassung hilfreicher Tools und Ressourcen, die Sie bei der Gestaltung eines gelungenen Onboarding-Workflows unterstützen können:
- Onboarding-Software: Die Vorteile von Onboarding-Plattformen wie Sapling, Enboarder oder Rippling liegen darin, dass sie ganzheitliche Lösungen für den Onboarding-Prozess bieten und HR-Aufgaben, Mitarbeiterbindung sowie automatisierte Arbeitsabläufe integrieren.
- Lernmanagementsysteme (LMS): Tools wie Leapsome, Docebo oder TalentLMS liefern Schulungsmaterialien, verfolgen den Lernfortschritt und stellen sicher, dass Mitarbeitende vorgeschriebene Kurse absolvieren.
- HRIS/HRMS: Plattformen wie BambooHR, Workday oder UKG erleichtern administrative Aufgaben wie Dokumentenverwaltung, Anmeldung zu Sozialleistungen und das Einrichten der Gehaltsabrechnung.
- Task-Management-Software: Tools wie Asana, Trello oder Monday organisieren Onboarding-Checklisten und verfolgen die Bearbeitung von Aufgaben in verschiedenen Abteilungen.
- IT-Service-Management (ITSM) Plattformen: Lösungen wie Jira Service Management sorgen für eine reibungslose Einrichtung von Hardware, Software und Netzwerkzugängen für neue Mitarbeitende.
- Mitarbeiterfeedback und Umfragen: Mitarbeiterumfrage-Tools wie SurveyMonkey, Qualtrics oder Culture Amp sammeln Erkenntnisse über den Onboarding-Prozess, um Abläufe zu verbessern.
- Digitale Signaturplattformen: Dienste wie DocuSign oder Adobe Sign vereinfachen das Unterzeichnen von Verträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen und weiteren Onboarding-Unterlagen aus der Ferne.
- Wissensaustausch-Tools: Wikis oder Intranet-Plattformen wie Confluence oder Notion zentralisieren Onboarding-Materialien und machen diese für neue Mitarbeitende zugänglich.
- Mentoring- und Kollaborationstools: Apps wie Together Platform oder MentorcliQ ermöglichen Mentoring-Partnerschaften und fördern die Zusammenarbeit während der Einarbeitung.
Fühlen Sie sich von der Vielzahl an Optionen überfordert? Wir geben Ihnen gerne Tipps zur Auswahl von Onboarding-Software. Oder laden Sie unsere praktische 30-60-90-Tage-Plan-Vorlage herunter, um Ihren Onboarding-Workflow zu starten:
Holen Sie sich unsere Onboarding-Vorlage!
Abonnieren Sie den People Managing People Newsletter
Für weitere Einblicke zum Onboarding abonnieren Sie unseren wöchentlichen Newsletter für HR- und Business-Verantwortliche. Sie erhalten all unsere aktuellen Inhalte, die Sie beim beruflichen Wachstum unterstützen und helfen, einen noch größeren Beitrag in Ihrer Organisation zu leisten.
