Leistungsmanagement: Vollständiger Leitfaden + Beispiele
Laut einer Studie von Willis Towers Watson berichten Unternehmen, die ihr Leistungsmanagement effektiv einsetzen, 1,48-mal so häufig von einer deutlich höheren finanziellen Leistung als ihre Branchenkollegen und 1,25-mal so häufig von einer höheren Mitarbeiterproduktivität.
In diesem Artikel erfahren Sie genau, was Leistungsmanagement ist und wie Sie es gestalten und einsetzen können, um in Ihrem Unternehmen echte Ergebnisse zu erzielen, anstatt es zu einer reinen Pflichtaufgabe zum Abhaken werden zu lassen.
Was ist Leistungsmanagement?
Leistungsmanagement ist ein Prozess, den Unternehmen einsetzen, um die Arbeitsleistung ihrer Mitarbeiter zu verfolgen, zu überprüfen und zu verbessern. Führungskräfte und HR-Teams nutzen es, um klare Ziele festzulegen, Feedback zu geben und Mitarbeiter bei ihrer Entwicklung zu unterstützen, damit alle auf dieselben Ziele hinarbeiten.
Durch regelmäßige Gespräche, Beurteilungen und Entwicklungspläne können Sie Ihr Team motiviert halten, seine Fähigkeiten verbessern und bessere Arbeitsergebnisse erzielen.
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Warum ist Leistungsmanagement wichtig?
Die Statistiken zum Leistungsmanagement sprechen für sich. Ein effektives Leistungsmanagement sollte Folgendes anstreben:
- Produktivität steigern: Es wurde festgestellt, dass der Prozess der Festlegung von Leistungserwartungen die Produktivität um 15 % steigert.
- Individuelle und organisatorische Ziele aufeinander abstimmen: Ein wichtiges Ziel besteht darin sicherzustellen, dass die Anstrengungen der Mitarbeiter direkt zu den strategischen Zielen des Unternehmens beitragen und so eine einheitliche Ausrichtung der Organisation schaffen.
- Kontinuierliche Verbesserung fördern: Idealerweise sollte es eine Kultur des kontinuierlichen Feedbacks fördern, in der sich Teammitglieder unterstützt fühlen und offen und ehrlich miteinander umgehen können.
- Die Mitarbeiterentwicklung unterstützen: Leistungsmanagement hilft dabei, Schulungsbedarf und Möglichkeiten zur beruflichen Entwicklung zu erkennen, sodass sich Mitarbeiter innerhalb der Organisation weiterentwickeln können.
- Mitarbeiterengagement und Motivation steigern: Die Bereitstellung von Entwicklungsmöglichkeiten sowie die Anerkennung und Belohnung herausragender Leistungen stärken die Moral, Motivation, Arbeitszufriedenheit und Mitarbeiterbindung.
- Die Entscheidungsfindung verbessern: Es liefert Daten und Erkenntnisse, die Führungskräften dabei helfen, talentierte Mitarbeiter mit hohem Potenzial zu erkennen und fundierte Entscheidungen über Beförderungen, Vergütung und Nachfolgeplanung zu treffen.
- Rechtliche Risiken minimieren: Eine ordnungsgemäße Dokumentation leistungsbezogener Informationen kann die Organisation im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen oder Beschwerden schützen.
Insgesamt hilft effektives Leistungsmanagement Unternehmen dabei, ihre Ziele zu erreichen und gleichzeitig die Entwicklung und das Wachstum ihrer Mitarbeiter zu unterstützen. Eine Win-win-Situation!
Der Leistungsmanagement-Zyklus
Leistungsmanagement funktioniert am besten als kontinuierlicher Prozess, der auf konstruktivem Feedback und Vertrauen basiert und Mitarbeitern dabei hilft, ihr volles Potenzial auszuschöpfen, während ihre Anstrengungen auf die Ziele der Organisation ausgerichtet werden.
So funktioniert er typischerweise:
1. Zielsetzung
Der Prozess beginnt mit der Festlegung klarer, spezifischer und messbarer Ziele für Mitarbeiter, die mit den übergeordneten Zielen der Organisation in Einklang stehen.
2. Fortschritte überwachen
Die Leistung der Mitarbeiter wird anhand der festgelegten Ziele verfolgt. Führungskräfte und direkt unterstellte Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, den Fortschritt zu verfolgen, Hindernisse zu erkennen und zu überwinden sowie notwendige Anpassungen vorzunehmen.
Regelmäßige Gespräche über die Leistung stellen sicher, dass die Ziele relevant bleiben und die Mitarbeiter auf Kurs bleiben. Dazu gehören informelle Check-ins, Mentoring und Coaching, um Mitarbeiter beim Erreichen ihrer Ziele anzuleiten.
Wenn Leistungslücken erkannt werden, können Mitarbeitenden Entwicklungsmöglichkeiten wie Schulungsprogramme, Workshops oder Coaching angeboten werden.
Für Mitarbeitende, die die Erwartungen dauerhaft nicht erfüllen, kann ein Plan zur Leistungsverbesserung erstellt werden, der konkrete Verbesserungsbereiche, zu ergreifende Schritte und einen Zeitplan für eine erneute Bewertung festlegt.
Schließlich ist ein weiterer wichtiger Aspekt, sicherzustellen, dass leistungsstarke Mitarbeitende angemessen für ihre Erfolge anerkannt werden.
3. Formelle Leistungsbeurteilungen
In festgelegten Abständen (z. B. bei vierteljährlichen Beurteilungen oder halbjährlich bzw. jährlich) werden formelle Bewertungen durchgeführt, um die Leistung anhand der Ziele der Mitarbeitenden zu beurteilen.
Diese Beurteilungen umfassen eine ausführliche Besprechung von Erfolgen, Herausforderungen und Entwicklungsbereichen.
4. Überprüfung und Anpassung der Ziele
Wenn sich geschäftliche Prioritäten ändern, müssen Leistungsziele möglicherweise angepasst werden. Eine regelmäßige Überprüfung stellt sicher, dass die Ziele weiterhin auf die sich wandelnde Strategie der Organisation abgestimmt sind.
Organisationen können außerdem von Zeit zu Zeit Sitzungen zur Leistungskalibrierung durchführen, um ein faires und umfassendes Leistungsmanagement in der gesamten Organisation sicherzustellen.
Methoden des Leistungsmanagements
Leistungsmanagement ist eine Kombination verschiedener Aktivitäten, Philosophien und Methoden, die zusammenwirken, um das Gesamtsystem zu bilden. Kein System gleicht dem anderen, aber hier sind einige gängige Elemente.
Führen durch Ziele (MBO)
Mitarbeitende und Führungskräfte legen gemeinsam spezifische, messbare Ziele fest, die auf die Prioritäten der Organisation abgestimmt sind. Dadurch entstehen ein klarer Fokus und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
Beispielsweise setzen sich eine Marketingmanagerin und ein Mitglied ihres Teams das Ziel, die Interaktionen in den sozialen Medien im nächsten Quartal um 20 % zu steigern. Gemeinsam definieren sie spezifische, messbare Maßnahmen, um dieses Ziel zu erreichen, etwa drei Beiträge pro Woche zu veröffentlichen, zwei zielgerichtete Werbekampagnen durchzuführen und die Interaktionskennzahlen alle zwei Wochen zu analysieren, um die Strategien anzupassen.
Während des gesamten Quartals treffen sie sich, um den Fortschritt zu verfolgen und mögliche Herausforderungen zu besprechen. Am Ende des Zeitraums überprüfen sie die Ergebnisse im Vergleich zum Ziel von 20 %, bewerten die Leistung des Teammitglieds anhand der Ergebnisse und der ergriffenen Schritte und legen auf Grundlage ihrer Erkenntnisse neue Ziele fest.
OKRs (Ziele und Schlüsselergebnisse)
OKRs verbinden anspruchsvolle Ziele mit messbaren Schlüsselergebnissen und motivieren Mitarbeitende, über Routineaufgaben hinauszugehen und wirkungsvolle Erfolge anzustreben.
Hier ist ein kurzes Beispiel für OKRs in der Praxis:
Ziel: Die Kundenzufriedenheit des Supportteams verbessern.
Schlüsselergebnisse:
- Den durchschnittlichen Kundenzufriedenheitswert bis zum Ende des Quartals von 4,2 auf 4,5 steigern.
- Die durchschnittliche Antwortzeit für Supportanfragen von 8 Stunden auf 4 Stunden reduzieren.
- Eine Kundenbefragung für alle gelösten Anfragen einführen und dabei eine Rücklaufquote von 50 % erreichen.
In diesem OKR ist das Ziel eine klare, anspruchsvolle Vorgabe (die Verbesserung der Kundenzufriedenheit), während die Schlüsselergebnisse spezifische, messbare Resultate sind, die den Fortschritt bei der Erreichung dieses Ziels anzeigen.
Diese Struktur gibt dem Team konkrete Zielvorgaben, die zum übergeordneten Ziel beitragen. In unserem Artikel Was sind OKRs? können Sie sich eingehender mit OKRs beschäftigen.
SMART-Ziele
SMART-Ziele sind so strukturiert, dass sie spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Ziele innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens klar und erreichbar sind.
Beispiel: Eine Vertriebsmitarbeiterin setzt sich das Ziel, den monatlichen Umsatz zu steigern.
- Spezifisch: Steigerung des monatlichen Umsatzes um 15 %.
- Messbar: Fortschritte anhand monatlicher Umsatzberichte verfolgen.
- Erreichbar: Dieses Ziel auf Grundlage der jüngsten monatlichen Umsatzentwicklungen und der verfügbaren Vertriebsressourcen festlegen.
- Relevant: Dieses Ziel auf den Fokus des Unternehmens auf Umsatzwachstum abstimmen.
- Terminiert: Dieses Ziel bis zum Ende des nächsten Quartals erreichen.
Dieses SMART-Ziel gibt der Vertriebsmitarbeiterin bzw. dem Vertriebsmitarbeiter ein klares Ziel, realistische Meilensteine und eine Frist vor und erleichtert dadurch die Nachverfolgung und Erreichung.
Erfahren Sie mehr in unserem Artikel darüber, wie man SMART-Ziele festlegt.
360-Grad-Feedback
360-Grad-Feedback gehört zu den beliebtesten Methoden zur Entwicklung von Führungskräften in Organisationen, ist aber für alle nützlich.
Diese Methode bietet einen umfassenden Überblick, indem sie Feedback von Kolleginnen und Kollegen, Führungskräften, Mitarbeitenden und manchmal auch Kundinnen und Kunden sammelt und so ein ganzheitliches Verständnis der Leistung fördert.
Sie kann jedoch zeitaufwendig sein und zu voreingenommenem Feedback führen, wenn sie nicht sorgfältig gesteuert wird.
Dies ist ein eigenes Thema, aber in ihrem ausgezeichneten Artikel über 360-Grad-Feedback teilt Lockhart Lance einige bewährte Vorgehensweisen:
- Führungskräfte sollten versuchen, eine Handvoll Personen zu identifizieren, mit denen jedes ihrer Teammitglieder aktiv zusammenarbeitet. Für wen erbringen sie Leistungen? Wer ist für effektive Arbeitsergebnisse auf sie angewiesen? Wer sind ihre Stakeholder? Wer ist von ihrer Arbeit betroffen?
- Relevante Leistungsdimensionen anhand aktueller Tätigkeitsanalysen oder der Vorstellungen des oberen Managements über die Verhaltensweisen definieren, die in Zukunft entwickelt und belohnt werden sollen.
- Ein Bewertungssystem wie die Likert-Skala verwenden, bei der eine Bewertung verschiedener Leistungsdimensionen auf einer numerischen Skala abgefragt wird, z. B. 1–5 (1 – stimme überhaupt nicht zu, 6 – stimme voll und ganz zu), da dieses System einfach ist und der bewertenden Person dennoch ausreichend Spielraum lässt, zwischen lediglich durchschnittlicher und hoher Leistung zu unterscheiden.
Sie können auch Software für 360-Grad-Feedback einsetzen, um den Prozess zu unterstützen.
Mitarbeiterbeurteilungen
Manchmal werden Leistungsmanagement und Mitarbeiterbeurteilungen miteinander verwechselt.
Letztere ist eine formelle Bewertung, die regelmäßig (oft jährlich) im Rahmen von Leistungsmanagementpraktiken durchgeführt wird, um die Erfolge, Stärken und Verbesserungsbereiche einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters zu beurteilen. In der Regel beeinflusst sie Entscheidungen über Beförderungen, Gehaltserhöhungen oder Entwicklungspläne.
Beispiel: Eine Softwareentwicklerin bzw. ein Softwareentwickler durchläuft eine jährliche Mitarbeiterbeurteilung mit der Führungskraft.
- Vorbereitung: Die Führungskraft und die Softwareentwicklerin bzw. der Softwareentwickler überprüfen die im Laufe des Jahres abgeschlossenen wichtigen Projekte und konzentrieren sich dabei auf messbare Ergebnisse wie Fehlerbehebungen, die Entwicklung von Funktionen und Kundenfeedback.
- Bewertung: Die Führungskraft bewertet die Leistung der Softwareentwicklerin bzw. des Softwareentwicklers anhand zentraler Kompetenzen (z. B. technische Fähigkeiten, Teamarbeit und Problemlösung) mithilfe einer standardisierten Leistungsbewertungsskala.
- Feedback: Während des Beurteilungsgesprächs stellt die Führungskraft Fragen zur Leistungsbeurteilung, gibt konstruktives Feedback, würdigt Erfolge und bespricht Entwicklungsbereiche.
- Zielsetzung: Auf Grundlage der Beurteilung legen beide gemeinsam Ziele für den nächsten Zeitraum fest, z. B. das Erlernen eines neuen Frameworks oder die Senkung der Fehlerquote um 15 %.
Diese Mitarbeiterbeurteilung soll der Softwareentwicklerin bzw. dem Softwareentwickler strukturiertes Feedback zur bisherigen Leistung geben und ihr bzw. ihm helfen, die eigenen Stärken zu verstehen und sich im kommenden Jahr auf Entwicklungsbereiche zu konzentrieren.
Für eine vertiefte Betrachtung empfehlen wir den ausgezeichneten Artikel von Liz Lockhart Lance darüber, wie man eine Leistungsbeurteilung durchführt. Sie können auch unsere praktische Vorlage für Leistungsbeurteilungen verwenden.
Kontinuierliches Leistungsmanagement
Kontinuierliches Leistungsmanagement ergänzt formellere Beurteilungen durch ein System aus regelmäßigem, fortlaufendem Feedback und Gesprächen (vierteljährliche und Beurteilungen zur Jahresmitte werden ebenfalls immer üblicher), damit Mitarbeitende auf ihre Ziele ausgerichtet bleiben und rechtzeitig Unterstützung zur Verbesserung erhalten.
Beispiel: Eine Projektleitung und ein Teammitglied vereinbaren einen kontinuierlichen Verbesserungsplan, um die Projekteffizienz zu steigern.
- Ziele festlegen: Legen Sie zu Beginn jedes Quartals ein klares Ziel fest, zum Beispiel die Verkürzung der Projektdurchlaufzeit um 10 %.
- Regelmäßige Gespräche: Führen Sie alle zwei Wochen Gespräche, um den Fortschritt zu überprüfen, Herausforderungen anzusprechen und den Projektansatz bei Bedarf anzupassen.
- Feedback in Echtzeit: Geben Sie nach wichtigen Meilensteinen oder bei Herausforderungen unmittelbares Feedback, damit das Teammitglied in Echtzeit lernen und sich anpassen kann.
- Monatliche Reflexion: Überprüfen Sie monatlich die Daten zu den Projektzeitplänen und ermitteln Sie konkrete Bereiche, in denen sich die Effizienz verbessert hat oder weiter verbessern könnte.
Coaching
Coaching im Leistungsmanagement umfasst die individuelle Anleitung und das Feedback für Mitarbeitende. Dadurch können sie bestimmte Fähigkeiten entwickeln, Herausforderungen bewältigen und ihre Leistungsziele erreichen.
Beispiel: Eine Kundendienstmitarbeiterin arbeitet mit einem Coach daran, ihre Kommunikations- und Konfliktlösungsfähigkeiten zu verbessern.
- Schwerpunkte festlegen: Der Coach und die Mitarbeiterin vereinbaren, sich auf den Umgang mit schwierigen Kundenkontakten und eine klarere Kommunikation zu konzentrieren.
- Konkrete Ziele setzen: Gemeinsam legen sie Ziele fest, zum Beispiel die Verkürzung der durchschnittlichen Lösungszeit um 20 % und die Steigerung der Kundenzufriedenheitswerte bis zum nächsten Quartal.
- Regelmäßige Coachingsitzungen: Sie treffen sich wöchentlich, um kürzlich geführte Gespräche zu überprüfen, Strategien für den Umgang mit schwierigen Situationen zu besprechen und wirksame Kommunikationstechniken zu üben.
- Feedback und Anpassung: Nach jeder Sitzung gibt der Coach unmittelbares Feedback zu den Verbesserungen und passt die Techniken bei Bedarf an, um kontinuierliche Fortschritte sicherzustellen.
Dieser Coaching-Ansatz bietet der Mitarbeiterin gezielte Unterstützung und umsetzbare Anleitung und hilft ihr, Vertrauen und Sicherheit in wichtigen Leistungsbereichen aufzubauen.
Mentoring
Beim Mentoring werden Mitarbeitende mit erfahrenen Mentorinnen und Mentoren zusammengebracht, die langfristige Anleitung, Karriereberatung und Unterstützung bieten. So können Mentees Herausforderungen bewältigen und sich beruflich weiterentwickeln.
Beispiel: Ein Junior-Softwareentwickler wird mit einem erfahrenen Softwareentwickler zusammengebracht, um technische und berufliche Fähigkeiten aufzubauen.
- Entwicklungsziele definieren: Mentor und Mentee legen zentrale Ziele fest, zum Beispiel die Verbesserung der Programmierkenntnisse in einer bestimmten Sprache und das Verständnis bewährter Verfahren im Softwaredesign.
- Regelmäßige Mentoring-Treffen: Sie planen monatliche Sitzungen, in denen der Mentee Fragen stellen, kürzlich abgeschlossene Projekte besprechen und Ratschläge zum Bewältigen technischer Herausforderungen erhalten kann.
- Karriereberatung und Kompetenzaufbau: Der Mentor vermittelt Einblicke in berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, schlägt passende Schulungen vor und stellt Programmierübungen bereit, um die technischen Kenntnisse zu vertiefen.
- Laufende Unterstützung und Networking: Über die Kompetenzentwicklung hinaus stellt der Mentor dem Mentee Möglichkeiten zum Netzwerken vor und teilt umfassendere berufliche Einblicke, wodurch das Selbstvertrauen und Branchenwissen des Mentees gestärkt werden.
Eine vertiefte Betrachtung finden Sie im ausgezeichneten Artikel von Alex Link über den Start eines Mentoringprogramms.
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Rahmenwerke für Leistungsmanagement
Ein Rahmenwerk für Leistungsmanagement verbindet Ihre Ziele, Ihr Feedback, Beurteilungen, Messungen und die Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden zu einem einheitlichen Prozess. Welches Rahmenwerk das richtige ist, hängt davon ab, was Sie beurteilen müssen, wie häufig sich Prioritäten ändern und wie viel Struktur Ihre Führungskräfte und Mitarbeitenden benötigen.
| Modell | Worauf es sich konzentriert | Am besten geeignet für | Darauf ist zu achten |
|---|---|---|---|
| Ergebnisorientiert | Ziele, Ergebnisse und KPIs | Rollen mit klaren, messbaren Ergebnissen, etwa im Vertrieb, Support oder bei der Projektumsetzung | Zusammenarbeit, Lernen und die Art und Weise, wie Ergebnisse erzielt wurden, werden möglicherweise übersehen |
| Kompetenzbasiert | Fähigkeiten, Verhaltensweisen und rollenspezifische Kompetenzen | Organisationen, die einheitliche Erwartungen und klarere Entwicklungspfade schaffen möchten | Vage Kompetenzen können zu subjektiven Bewertungen führen |
| Kontinuierlich | Regelmäßiges Feedback, Coaching und Anpassungen von Zielen | Schnelllebige Teams, in denen sich Prioritäten oder Verantwortlichkeiten regelmäßig ändern | Ohne fokussierte Gespräche kann dies zu einer weiteren Belastung durch Besprechungen werden |
| Ausgewogen | Ergebnisse, Verhaltensweisen, Entwicklung und Beitrag zum Team | Führungspositionen oder Tätigkeiten, bei denen sich Erfolg nicht anhand einer einzigen Kennzahl messen lässt | Führungskräfte benötigen klare Leitlinien dafür, wie die einzelnen Bereiche gewichtet werden sollen |
| Von Mitarbeitenden geleitet | Selbsteinschätzung, von Mitarbeitenden gesetzte Ziele und Eigenverantwortung für die Entwicklung | Kulturen, die Selbstständigkeit, Reflexion und berufliche Entwicklung betonen | Mitarbeitende benötigen möglicherweise Unterstützung dabei, relevante und realistische Ziele zu setzen |
| Hybrid | Eine Kombination aus mehreren Ansätzen | Organisationen mit unterschiedlichen Rollen, Teams oder Leistungsanforderungen | Zu viele Formulare, Bewertungen und Kontrollpunkte können die Nutzung des Prozesses erschweren |
Die meisten Organisationen verwenden eine Form des hybriden Modells. Beispielsweise können sie OKRs nutzen, um Prioritäten abzustimmen, Kompetenzen zur Bewertung von Verhaltensweisen, vierteljährliche Gespräche für Coaching und eine jährliche Beurteilung für Vergütungsentscheidungen.
Ziele und Zielsetzungen des Leistungsmanagements
Das zentrale Ziel des Leistungsmanagements besteht darin, Mitarbeitende beim Erfolg zu unterstützen und ihre Arbeit gleichzeitig auf die Prioritäten der Organisation auszurichten. Es sollte mehr leisten, als vergangene Ergebnisse zu dokumentieren. Ein effektiver Prozess schafft Klarheit, unterstützt die Entwicklung, stärkt das Vertrauen und gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich zu verbessern, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.
Wie HR-Direktorin und Führungskräfte-Coach Elena Sarango-Muñiz erklärt, ist Leistungsmanagement am wirksamsten, wenn es in die tägliche Arbeit eingebettet ist – „ein Gespräch nach dem anderen“ – und nicht als isoliertes Ereignis am Jahresende behandelt wird.
Zu den häufigsten Zielen des Leistungsmanagements gehören:
Individuelle Arbeit an den Unternehmenszielen ausrichten
Mitarbeitende sollten verstehen, wie ihre Verantwortlichkeiten und Ziele zu den Prioritäten des Teams und der Organisation beitragen. Dadurch erhält ihre Arbeit einen klareren Sinn, und sie können bessere Entscheidungen darüber treffen, worauf sie ihre Zeit konzentrieren.
Definieren, wie erfolgreiche Leistung aussieht
Mitarbeitende benötigen klare Erwartungen sowohl an die Ergebnisse als auch an das Verhalten am Arbeitsplatz. Führungskräfte sollten erläutern, wie der Erfolg bewertet wird, wofür die betreffende Person verantwortlich ist und wie gute Leistungen in den verschiedenen Phasen der Rolle aussehen.
Bei einer neuen Mitarbeiterin oder einem neuen Mitarbeiter kann das bedeuten, zu besprechen, wie Erfolg nach der ersten Woche, den ersten 90 Tagen und dem ersten Jahr aussieht (anstatt bis zur ersten formellen Beurteilung zu warten, um Erwartungen zu klären).
Leistung verbessern, bevor sich Probleme verfestigen
Regelmäßige Gespräche geben Führungskräften und Mitarbeitenden die Möglichkeit, Hindernisse zu erkennen, Ziele anzupassen und Leistungslücken frühzeitig anzusprechen. Ziel sollte es sein, Verbesserungen anzuleiten, nicht lediglich Monate später zu dokumentieren, dass eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter hinter den Erwartungen zurückgeblieben ist.
Die Entwicklung der Mitarbeitenden unterstützen
Leistungsmanagement sollte Möglichkeiten für Schulungen, Coaching, Mentoring, anspruchsvolle Aufgaben und beruflichen Aufstieg aufdecken. Entwicklungsziele können dann Teil des umfassenderen Leistungsplans der betreffenden Person werden, statt eine separate HR-Maßnahme zu sein.
Durch zeitnahes Feedback Vertrauen aufbauen
Mitarbeitende sollten spezifisches und objektives Feedback erhalten, solange es noch hilfreich ist. Dazu gehört sowohl die Anerkennung guter Arbeit als auch das Ansprechen von Bedenken.
Feedback auf Grundlage veralteter Informationen, vager Eindrücke oder ungeprüfter Behauptungen kann das Vertrauen untergraben. Führungskräfte sollten daher mit Fakten, Beispielen und einer klaren Erklärung vorbereitet sein, was fortgeführt oder geändert werden muss.
Überraschungen bei formellen Beurteilungen vermeiden
Eine jährliche oder vierteljährliche Beurteilung sollte Gespräche zusammenfassen, die bereits stattgefunden haben, und nicht zum ersten Mal Bedenken offenlegen. Regelmäßige Kommunikation hilft Mitarbeitenden zu verstehen, wo sie stehen und was sie als Nächstes tun müssen.
Wie Sarango-Muñiz es ausdrückt: „Am Ende des Jahreszyklus sollte nichts für die beschäftigte Person eine Überraschung sein.“
Faire Personalentscheidungen unterstützen
Einheitliche Informationen zur Leistung können Entscheidungen über Beförderungen, Vergütung, Nachfolgeplanung, zusätzliche Schulungen und Pläne zur Leistungsverbesserung unterstützen. Diese Entscheidungen sollten auf dokumentierten Nachweisen beruhen und nicht auf der Erinnerung oder dem subjektiven Eindruck einer einzelnen Führungskraft.
Organisatorische Ergebnisse verbessern
Ein gutes Leistungsmanagement sollte letztlich zu Ergebnissen beitragen, die über die Abschlussquoten von Beurteilungen hinausgehen. Je nach Organisation können dazu ein stärkeres Engagement, eine geringere Fluktuation, eine bessere Zusammenarbeit, eine höhere Produktivität und eine verbesserte Geschäftsentwicklung gehören.
So verbessern Sie Ihren Leistungsmanagementprozess
Etwas weniger als ein Drittel (37 %) der Befragten einer Studie von Betterworks ist der Ansicht, dass der Leistungsmanagementprozess ihres Unternehmens ihnen hilft, ihre Leistung zu verbessern.
Als Gründe wurden mangelnde Fairness, die Möglichkeit, sich an den strategischen Zielen des Unternehmens auszurichten, und die berufliche Entwicklung genannt.
Um einen effektiven Leistungsmanagementprozess zu schaffen, sollten Sie daher diese bewährten Methoden des Leistungsmanagements berücksichtigen:
1. Stellen Sie sicher, dass Ziele klar und relevant sind
Es gibt viele Diskussionen darüber, welche Methode zur Zielsetzung am besten ist, worauf ich hier nicht näher eingehen werde (wir sind jedoch Fans von SMART-Zielen).
Mindestens sollten Ziele jedoch in der gesamten Organisation aufeinander abgestimmt sein. Dies beginnt mit übergeordneten Organisationszielen, die anschließend auf die individuelle Ebene „heruntergebrochen“ werden.
So wird sichergestellt, dass die Arbeit aller aufeinander abgestimmt ist, und Beschäftigte können erkennen, wie sie zur Organisation beitragen. Der ausgezeichnete Artikel von Lockhart Lance über kaskadierende Ziele ist hierfür eine hilfreiche Ressource.
2. Wechseln Sie zu kontinuierlichem Leistungsmanagement
Eine Untersuchung von Betterworks ergab, dass Organisationen, die einen kontinuierlichen Leistungsmanagementprozess einführen, ihre Konkurrenz mit einer um 24 % höheren Rate übertreffen oder deutlich übertreffen.
Was bedeutet das also genau?
- Wenden Sie sich von jährlichen Beurteilungen ab und setzen Sie stattdessen auf fortlaufendes Feedback und regelmäßigere Gespräche, einschließlich vierteljährlicher oder halbjährlicher Beurteilungen.
- Integrieren Sie informelle Möglichkeiten für Feedback, etwa Coaching-Sitzungen oder Einzelgespräche.
- Konzentrieren Sie sich sowohl auf Stärken als auch auf Verbesserungsbereiche und geben Sie konstruktive Vorschläge.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Führungskräfte und einzelne Mitarbeitende viel Aufwand in jährliche Beurteilungen investieren und ein kontinuierlicheres System diesen Prozess erleichtert.
„Ein Ansatz, der unseren Leistungsmanagementprozess verändert hat, ist der »Wachstumsschnappschuss«.
Diese Schnappschüsse sind als kurze Gespräche gedacht, in denen wir nur eine Sache besprechen, an deren Verbesserung das Teammitglied arbeitet, und eine Sache, auf die es stolz ist.
Wenn der Austausch einfach und persönlich bleibt, entsteht Raum für bedeutungsvolle Gespräche, ohne das überwältigende Gefühl einer vollständigen Beurteilung. Dadurch verschiebt sich der Fokus außerdem auf Fortschritt und Selbstreflexion, anstatt die Leistungsbesprechung nur einmal im Jahr zu führen.“
Es ist erstaunlich, wie viel eine 15-minütige Momentaufnahme offenlegen kann, und ich habe festgestellt, dass sie zu einem tieferen Engagement und einem stärkeren Sinn für Zielstrebigkeit in unserem Team führt.“—Kalli Hale, Allgemeinzahnärztin, The Airway Dentist.
3. Führungskräfte im effektiven Leistungsmanagement schulen
Während Führungskräfte eine entscheidende Rolle im Leistungsmanagement spielen, stimmte in der in der Einleitung erwähnten Studie von Willis Towers Watson nur die Hälfte der Befragten der Aussage zu oder stimmte ihr voll und ganz zu, dass Führungskräfte in ihren Organisationen die Leistung ihrer direkt unterstellten Mitarbeitenden effektiv beurteilen (55 %) oder differenzieren (50 %).
Viele Menschen werden Führungskräfte mit wenig oder gar keiner formalen Ausbildung. Daher lohnt es sich, Führungskräfte bereits zu Beginn im Rahmen ihres Leistungsmanagements in Ihrem Leistungsmanagementprozess zu schulen und ihnen die Fähigkeiten zu vermitteln, Ziele zu erstellen, konstruktives Feedback zu geben, Beurteilungen durchzuführen, zu coachen und die Entwicklung von Mitarbeitenden zu unterstützen (dies könnte durchaus ein Leistungsziel für Führungskräfte sein).
Dies gilt insbesondere für Branchen mit hohen Fluktuationsraten. Strategien für das Leistungsmanagement im Einzelhandel sind beispielsweise bei Mitarbeitenden sehr gefragt, wobei etwa 80–90 % sagen, dass sie mehr Feedback begrüßen würden.
4. 360-Grad-Feedback einsetzen
Führungskräfte sollten zwar die Leistung ihrer Teammitglieder im Blick haben, aber sie sind nicht die Einzigen. Und wer könnte Führungskräften besser Feedback geben als ihre direkt unterstellten Mitarbeitenden?
Ein Vorbehalt besteht darin, dass dies eher eine Entwicklungsmethode ist, die Mitarbeitenden einen umfassenden Überblick über ihre Stärken und Entwicklungsbereiche geben soll, und nicht für Entscheidungen über Beförderungen, Gehaltserhöhungen usw. verwendet wird.
5. Mitarbeitende zur Mitwirkung ermutigen
Wie bei den meisten HR-Produkten ist es eine gute Praxis, die Endnutzer in deren Entwicklung einzubeziehen.
Beim Leistungsmanagement bedeutet dies, Mitarbeitende in die Zielsetzung und Selbsteinschätzung einzubeziehen, um Engagement und Verantwortungsgefühl zu steigern, und ihnen zu ermöglichen, ihr Feedback zum Leistungsmanagementprozess zu teilen und Verbesserungen vorzuschlagen.
Wie Mike Fretto, Kreativdirektor bei Neighbor, hervorhebt: „Wenn ich mein Team mit der Festlegung von Zielen und der Bewertung seiner Fortschritte betraue, nehme ich mir viel Arbeit ab und helfe meinen Mitarbeitenden außerdem dabei, ihre Fähigkeiten, ihre Eigenständigkeit und ihr Gefühl für ihre berufliche Ausrichtung weiterzuentwickeln.“
6. Entwicklung statt nur Beurteilung in den Mittelpunkt stellen
Geben Sie der Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden Priorität, indem Sie individuelle Entwicklungspläne erstellen, die den Mitarbeitenden einen Fahrplan für ihre Entwicklung bieten, den sie in ihre Ziele integrieren können.
Bieten Sie Schulungen, Mentoring und Ressourcen an, um Mitarbeitenden dabei zu helfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern und ihre berufliche Laufbahn voranzutreiben.
Für Ihre eigene Entwicklung könnten Sie einen Kurs zum Leistungsmanagement in Betracht ziehen, der Ihnen hilft, Ihren Ansatz für das Leistungsmanagement zu verfeinern und neue Möglichkeiten zu entdecken, Mitarbeitende bei ihrer Entwicklung zu unterstützen.
7. Leistung anerkennen und belohnen
Es ist kein Geheimnis, dass die Verknüpfung von Leistungsergebnissen mit Belohnungen wie Boni oder Beförderungen eine äußerst wirksame Strategie ist, aber das ist leichter gesagt als getan.
Mögliche Fallstricke sind Subjektivität, Komplexität, eine toxische Unternehmenskultur und kurzfristiges Denken.
Um dem entgegenzuwirken, stellt Alex Link uns in seinem hervorragenden Artikel über leistungsbezogene Vergütung einige bewährte Verfahren vor, die dabei helfen, es richtig zu machen:
- Fördern Sie die Zusammenarbeit im Team, indem Sie Anreize für individuelle Leistungen mit der Anerkennung von Teambeiträgen ausbalancieren. Schaffen Sie eine Kultur des Wissensaustauschs, um mehr Möglichkeiten für Teamarbeit zu schaffen.
- Seien Sie transparent bezüglich Ihrer leistungsbezogenen Vergütungsstruktur und darüber, wie diese mit der Leistung verknüpft ist. Transparenz verringert Unsicherheiten und stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden. Hier finden Sie einige Ratschläge dazu, wie Sie über Vergütung sprechen.
- Seien Sie bei Ihrer Strategie flexibel und darauf vorbereitet, Änderungen vorzunehmen, wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern. Nehmen Sie Feedback an und optimieren Sie Ihr Vergütungssystem regelmäßig.
- Achten Sie auf negative Auswirkungen, beispielsweise dass Mitarbeitende nur an kurzfristigen Zielen arbeiten oder ein ungesunder Wettbewerb entsteht, und gehen Sie Probleme umgehend an.
Aber Belohnungen und Anerkennung müssen nicht immer finanzieller Natur sein. Programme zur Anerkennung von Mitarbeitenden umfassen auch öffentliche und private Anerkennung, etwa in Besprechungen, Slack-Kanälen, Newslettern oder den sozialen Medien des Unternehmens.
8. Halten Sie es einfach
Wie alles andere muss auch das Leistungsmanagement die Balance zwischen Aufwand und Nutzen wahren. Hier sind einige Grundsätze, die dabei helfen, es einfach zu halten und die Wahrscheinlichkeit einer Einführung zu erhöhen:
- Ergänzen Sie das Jahresgespräch durch kürzere, häufigere Check-ins (z. B. monatlich oder vierteljährlich) und einen kontinuierlichen Feedbackprozess, der das Leistungsmanagement zu einem Bestandteil des normalen Arbeitsablaufs macht.
- Erstellen Sie eine einseitige Vorlage, die die wichtigsten Informationen erfasst: Ziele, Fortschritte, Stärken und ein oder zwei Entwicklungsbereiche. So wird der bürokratische Aufwand minimiert und der Fokus des Gesprächs gewahrt.
- Erklären Sie das Warum. Joey Price, CEO von Jumpstart HR, erklärt: „Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder wissen, warum sie am Leistungsmanagementprozess teilnehmen müssen, welche Bearbeitungszeiten erwartet werden und wie sie ihre Arbeitsbelastung während der Jahresgesprächssaison priorisieren sollen. Dies vermittelt eine übergeordnete Vision davon, warum das Leistungsmanagement eine organisatorische Priorität ist, und hilft allen, für den rechtzeitigen Abschluss verantwortlich zu bleiben.“
- Nutzen Sie Technologie und Automatisierung (mehr dazu weiter unten).
Leistungsmanagement automatisieren
Der Einsatz von Software für das Leistungsmanagement kann die Aufrechterhaltung eines kontinuierlichen Leistungsmanagementprozesses erleichtern, insbesondere wenn Ihre Organisation wächst. Anstatt sich auf Tabellenkalkulationen, Kalendererinnerungen und voneinander getrennte Dokumente zu verlassen, können Teams Software nutzen, um Ziele zu verwalten, Aufgaben zu automatisieren sowie Feedback, Beurteilungen und Entwicklungspläne an einem Ort bereitzustellen.
Plattformen für das Leistungsmanagement unterscheiden sich erheblich in ihrem Schwerpunkt. Einige sind auf strukturierte Beurteilungen ausgerichtet, während andere kontinuierliches Feedback, die Entwicklung von Mitarbeitenden, die Abstimmung von Zielen oder KI-gestützte Erkenntnisse priorisieren.
Im folgenden Video vergleichen wir fünf führende Optionen, einschließlich ihrer wichtigsten Einsatzbereiche, KI-Funktionen und Preise.
Tools wie BambooHR, SAP SuccessFactors und Workday können wiederkehrende Beurteilungszyklen, Zielaktualisierungen, Erinnerungen und die Dokumentation von Leistungen automatisieren. Spezialisiertere Plattformen wie Leapsome können Mitarbeitende und Führungskräfte außerdem dazu auffordern, nach Projekten, Meilensteinen oder geplanten Check-ins Feedback auszutauschen.
Abhängig von Ihrem Prozess können folgende Funktionen nützlich sein:
- Automatisierte Workflows für Beurteilungen und die Festlegung von Zielen
- 360-Grad-Feedback-Tools zur Erfassung von Einschätzungen mehrerer Beteiligter
- Berichte, die Führungskräften helfen, Trends bei Leistung und Engagement zu erkennen
- Integrationen mit Plattformen zur Anerkennung von Mitarbeitenden, Lohnabrechnungstools und Lernmanagementsystemen
- KI-gestützte Zusammenfassungen, Entwicklungsempfehlungen oder Erkenntnisse zur Leistung
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.
Schlüsselelemente eines effektiven Leistungsmanagementsystems
| Worauf es ankommt | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|
| Klare Erwartungen | Mitarbeitende verstehen, wofür sie verantwortlich sind, wie Erfolg gemessen wird und wie ihre Arbeit übergeordnete Ziele unterstützt. |
| Regelmäßige Gespräche | Führungskräfte besprechen das ganze Jahr über Fortschritte, Hindernisse, Feedback und Entwicklung – nicht nur während formeller Beurteilungen. |
| Umsetzbares Feedback | Feedback erfolgt zeitnah und konkret, wird durch Beispiele gestützt und macht deutlich, was als Nächstes geschehen sollte. |
| Einbeziehung der Mitarbeitenden | Mitarbeitende wirken an der Festlegung von Zielen mit, reflektieren ihre Fortschritte und ermitteln, welche Unterstützung oder Entwicklung sie benötigen. |
| Vorbereitete Führungskräfte | Führungskräfte wissen, wie sie coachen, Bedenken dokumentieren, fair bewerten und schwierige Gespräche führen. |
| Einheitliche Bewertung | Die Kriterien sind für die jeweilige Rolle relevant und transparent und werden bei vergleichbaren Mitarbeitenden fair angewendet. |
| Sinnvolle Nachverfolgung | Gute Leistungen werden anerkannt, Entwicklungsbedarf führt zu Unterstützung und Leistungsprobleme werden angegangen. |
| Einfache Prozesse | Mitarbeitende und Führungskräfte wissen, was wann zu tun ist und wo Informationen erfasst werden sollten. |
| Raum für Verbesserungen | Die Personalabteilung überprüft regelmäßig Feedback, Beteiligung, Bewertungsmuster und Ergebnisse, um den Prozess weiterzuentwickeln. |
Beispiele für Leistungsmanagement
Wie bereits erwähnt, sehen keine zwei Leistungsmanagementsysteme gleich aus. Sie spiegeln die Kultur der Organisation ebenso wider wie andere Faktoren und können sich sogar innerhalb ein und derselben Organisation unterscheiden.
So gehen einige bekannte und erfolgreiche Organisationen dabei vor.
Google – Ziele und Schlüsselergebnisse (OKRs)
Google war maßgeblich an der Einführung von OKRs beteiligt, um die individuellen Ziele der Mitarbeitenden an den unternehmensweiten Zielen auszurichten.
Jede und jeder Mitarbeitende legt messbare Ziele mit spezifischen Schlüsselergebnissen fest, die zu den übergeordneten Zielen des Unternehmens beitragen.
OKRs werden vierteljährlich überprüft, wodurch agile Anpassungen und eine kontinuierliche Abstimmung mit dem sich schnell verändernden Technologieumfeld möglich werden.
Dieser Ansatz fördert Transparenz, da die OKRs in der gesamten Organisation sichtbar sind und so Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit fördern.
Microsofts Wachstumsdenken und kontinuierliches Feedback
Microsoft wandte sich von traditionellen jährlichen Beurteilungen ab und führte ein kontinuierliches Leistungsmanagementsystem ein, das ein „Wachstumsdenken“ betont.
Führungskräfte tauschen sich regelmäßig mit Mitarbeitenden aus und geben fortlaufend Feedback, um ihnen dabei zu helfen, Fähigkeiten weiterzuentwickeln, sich an Veränderungen anzupassen und ihre Ziele zu erreichen. So entsteht ein Umfeld, das auf Lernen und Wachstum ausgerichtet ist.
Adobes Modell für Rückmeldegespräche
Adobe ersetzte jährliche Leistungsbeurteilungen durch ein „Modell für Rückmeldegespräche“, bei dem Führungskräfte und Mitarbeitende regelmäßig informelle Feedbackgespräche führen.
Dieser Ansatz legt den Schwerpunkt auf Feedback und Entwicklung in Echtzeit und verzichtet auf formelle Bewertungen. Dadurch wird der mit Beurteilungen verbundene Stress reduziert und das Engagement der Mitarbeitenden für ihre Entwicklung aufrechterhalten.
Vereinfachte und zukunftsorientierte Beurteilungen bei Deloitte
Deloitte hat seinen Leistungsmanagementprozess überarbeitet, um den Fokus auf Feedback in Echtzeit, häufige Gespräche und „Leistungsschnappschüsse“ zu legen, bei denen Mitarbeitende anhand möglicher zukünftiger Maßnahmen wie Beförderungen oder Gehaltserhöhungen beurteilt werden. Dieser zukunftsorientierte Ansatz konzentriert sich auf Entwicklung und verringert den Bedarf an rückblickenden Bewertungen.
Agile Leistungsentwicklung bei General Electric
GE wechselte von jährlichen Beurteilungen zu einem agileren Modell mit kontinuierlichem Feedback namens „Leistungsentwicklung“.
Mithilfe der eigens entwickelten PD@GE-App erhalten Mitarbeitende Feedback in Echtzeit und können ihre Ziele regelmäßig aktualisieren. Dadurch kann das Unternehmen flexibel reagieren und mit den Veränderungen in der Branche Schritt halten.
Wie geht es weiter?
Das Verständnis von Leistungsmanagement ist der erste Schritt. Als Nächstes müssen Sie entscheiden, wie Ihre Organisation es in die Praxis umsetzen wird.
Sehen Sie sich die verschiedenen Arten von Leistungsmanagementsystemen an, um gängige Ansätze zu vergleichen und herauszufinden, welche Struktur am besten zu Ihren Zielen, Ihren Mitarbeitenden und Ihrer Unternehmenskultur passt.
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