Wie Buddy Punch Unternehmen mit mehreren Standorten hilft, Zeitdiebstahl zu verhindern
Im Jahr 2012 betrieb ich drei Franchise-Standorte und hatte nichts außer papierbasierten Stundenzetteln.
Jede Woche fuhr ich zwischen den Filialen hin und her, um Zettel mit halb leserlichen Stempelzeiten einzusammeln. Anschließend verbrachte ich meine Abende damit, Fehler auf den Stundenzetteln zu korrigieren. Manchmal waren diese Fehler tatsächlich einfache Versehen. Und manchmal war ich erschüttert, als ich feststellte, dass Mitarbeitende für Kollegen einstempelten, die gar nicht anwesend waren.
So wollte ich meine Wochenenden als Geschäftsinhaber wirklich nicht verbringen.
Ich erzählte meinem Mitbewohner, Freund und Spitzentechniker Nick Murphy von meinem Ärger. Er nahm meinen Frust ernst und entwickelte übers Wochenende das Grundgerüst von dem, was später Buddy Punch werden sollte.
Buddy Punch ist eine einfache Web- und Mobile-App, die Arbeitszeiten automatisch berechnet und Zeitdiebstahl verhindert. Dafür ist keine Hardware, keine besondere Schulung und keine IT-Abteilung notwendig.
ist eine einfache Web- und Mobile-App, die Arbeitszeiten automatisch berechnet und Zeitdiebstahl verhindert. Dafür ist keine Hardware, keine besondere Schulung und keine IT-Abteilung notwendig.
Der Name „Buddy Punch“ stammt direkt von dem Problem, das wir lösen wollten. "Buddy Punching" ist ein branchentypischer Ausdruck dafür, dass ein Mitarbeiter für einen anderen einstempelt – dies war der größte Grund für verschwendete Lohnkosten in unserem Unternehmen. Uns war klar, dass wir damit nicht allein waren.
Wir hatten recht.
Heute nutzen mehr als 10.000 Organisationen Buddy Punch, um Arbeitszeiten zu erfassen, Betrug zu verhindern und die Lohnabrechnung zu vereinfachen. Wir sind immer noch ein eigenfinanziertes Team und entwickeln weiterhin nach demselben Grundsatz: Es soll einfach und fair sein – und jeder Punch muss echt sein.
Buddy Punchs Funktionen zur Verhinderung von Zeitdiebstahl
Hier ein Überblick über die Funktionen zur Zeitdiebstahlverhinderung, die Sie bei Buddy Punch finden.
| Funktion | Preis | Funktionsweise |
| GPS beim Stempeln | $4.49/user/month | Erfasst den GPS-Standort des Mitarbeiters beim Ein- und Ausstempeln |
| Echtzeit-GPS-Tracking | Zusatzoption für $2/user/month | Zeigt den Standort des Mitarbeitenden während des Arbeitstags live an |
| Geofencing | $5.99/user/month | Stempeln nur auf definierten Arbeitsorten mit benutzerdefinierten Geofences möglich |
| Fotos beim Stempeln | $5.99/user/month | Mitarbeitende müssen beim Ein-/Auschecken ein Foto zur Verifizierung aufnehmen |
| Gesichtserkennung via Face ID | $4.49/user/month | Identitätsprüfung mit Gesichtserkennung (Face ID) auf Apple-Geräten |
Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie jede dieser Funktionen Unternehmen mit mehreren Standorten dabei hilft, Zeitdiebstahl zu verhindern.
GPS beim Stempeln
Mit GPS beim Stempeln ist jeder Ein- und Ausstempelvorgang mit einem GPS-Zeitstempel versehen. Wenn ein Mitarbeiter behauptet, er sei um 8:00 Uhr vor Ort gewesen, sehen Sie den exakten Standort auf der Karte.
Gerade in Branchen wie Bauwesen oder Außendienst ist das besonders wertvoll, denn damit entfällt das Risiko, dass Mitarbeitende außerhalb des Einsatzortes stempeln.
Echtzeit-GPS-Tracking
Manche Unternehmen möchten mehr als nur die Kontrolle, dass Mitarbeitende vor Ort arbeiten. Für $2 mehr pro Nutzer ermöglicht Buddy Punch auch die Live-Ortung während des gesamten Arbeitstags.
Beispielsweise kann ein Unternehmen mit Außendienst-Fahrern die Funktion nutzen, um Fahrtrouten zu überprüfen und Streitigkeiten bei der Lohnabrechnung schnell zu klären – ganz ohne ständige Rückfragen bei Mitarbeitenden.
Geofencing
Mit Geofencing können Vorgesetzte eine virtuelle Grenze um jede Baustelle oder Arbeitsstelle ziehen. Mitarbeitende können sich nur innerhalb dieses Bereichs ein- oder ausstempeln.
Wenn Sie zum Beispiel ein Garten- und Landschaftsbaubetrieb sind, könnten Sie für Kundengrundstücke Geofences einrichten, damit Teams nur dann Zeit erfassen können, wenn sie wirklich vor Ort sind.
Fotos beim Stempeln
Mit dieser Funktion müssen Mitarbeitende jedes Mal ein schnelles Foto machen, wenn sie kommen oder gehen. Das hält sie davon ab, für Kollegen zu stempeln, und deckt solche Versuche direkt auf.
Gesichtserkennung (Face ID)
Für eine noch stärkere Verifizierung sorgt die Face ID: Sie stellt sicher, dass die Person, die stempelt, auch diejenige ist, die eingeplant ist. Genutzt werden kann das mit Apple-Geräten wie iPads und iPhones.
In einem Restaurant oder Lager nutzen Mitarbeitende die Funktion beispielsweise an einer zentralen iPad-Stempeluhr, um „Buddy Punching“ auszuschließen und Streitigkeiten über tatsächliche Arbeitszeiten zu vermeiden.
Ergebnisse, die unsere Kunden berichten
Das Feedback unserer Kunden aus unterschiedlichsten Branchen zeigt immer wieder, dass Buddy Punch die Lohnabrechnung vereinfacht, die Verantwortlichkeit erhöht und Führungskräften jede Woche Stunden an Arbeitszeit spart.
Nehmen wir zum Beispiel das Baugewerbe. Lohnabrechnungs-Administratoren haben häufig mit Mitarbeitern zu tun, die von Baustelle zu Baustelle wechseln. Das erschwert die Überprüfung des tatsächlichen Arbeitsortes:
Mitarbeiter können sich dort einstempeln, wo sie eingeteilt sind, und dank Geofencing sehen wir, wo sie sich zum Stempeln aufhalten. Das hat Zeitdiebstahl verhindert.
Das Gesundheitswesen steht vor anderen Herausforderungen. Die Branche leidet unter hoher Fluktuation, und Krankenhausverwaltungen müssen eine große Belegschaft unter strikten Compliance-Vorgaben führen, bei denen Fehler keinen Platz haben:
[Mit Buddy Punch] müssen sich Mitarbeiter einfach nur innerhalb eines Geofence befinden, um sich einzuloggen. Kein Durchlaufen von endlosen Schritten. Es ist unkompliziert und verhindert Zeitdiebstahl vollständig.
Für Teams, die Dutzende oder sogar Hunderte Stundenlöhner verwalten, bedeutet die Verhinderung auch nur eines kleinen Prozentsatzes an betrügerischen Stempelvorgängen spürbare jährliche Einsparungen.
Andere Branchen nutzen die Verantwortlichkeitsfunktionen von Buddy Punch auf ganz eigene Art.
Eine HR-Fachkraft aus dem Konsumgüterbereich erklärte, dass die Pflicht zur Fotofunktion beim Stempeln geholfen hat, 15 bis 30 Zeitarbeitskräfte zu verwalten, die von verschiedenen Personaldienstleistern kamen.
Über ein iPad-Terminal können Wochenberichte erstellt und Stempelvorgänge mit Fotos überprüft werden, um eine korrekte Lohnabrechnung über alle Personaldienstleister hinweg sicherzustellen.
Buddy Punchs Funktionen zur Verhinderung von Zeitdiebstahl und zur Personalverwaltung zahlen unmittelbar auf die finanzielle Kontrolle jeder Organisation ein, unabhängig von der Branche. Ob es um die Vermeidung von Streitigkeiten auf der Baustelle, die Sicherstellung der Verantwortlichkeit im Krankenhaus oder die Optimierung der Lohnabrechnung im Einzelhandel geht – Buddy Punch liefert für Unternehmensleiter messbare Ergebnisse.
Weitere Funktionen für Teams an mehreren Standorten
Die Verhinderung von Zeitdiebstahl ist oft der Hauptgrund, warum Unternehmen zu Buddy Punch wechseln – aber selten der einzige.
Schon die Einhaltung von Regelwerken, das Planen von Schichten und die Verantwortlichkeit zu gewährleisten, ist eine Herausforderung, wenn alle Mitarbeiter unter einem Dach arbeiten. Wenn jedoch mehrere Filialen verwaltet werden oder Teams auf verschiedenen Baustellen im Einsatz sind, wird es noch komplizierter.
Zum Glück haben wir auch dafür die passenden Tools.
Buddy Punch bietet mobile Apps für iOS, Android und ChromeOS, damit sich Mitarbeiter unabhängig von Gerät und Standort unkompliziert einstempeln können.
Sobald die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst ist, sorgen unsere Pausen- und Überstundenfunktionen dafür, dass Unternehmen durch automatische Anwendung der richtigen Regeln im Hintergrund stets arbeitsschutzkonform bleiben.
Mit Buddy Punch können Manager Schichten per Drag-and-Drop verschieben, nach Standort oder Abteilung filtern und sogar Mitarbeitende ihre Schichten tauschen oder übernehmen lassen – das reduziert spontane Personalprobleme.
Unser Anwesenheitssystem benachrichtigt Manager, wenn Mitarbeiter Schichten versäumen, zu spät kommen oder vergessen, sich ein- oder auszustempeln. So können sie frühzeitig eingreifen, bevor kleine Probleme zu größeren, dauerhaften Schwierigkeiten anwachsen – und das ganz ohne Mikromanagement.
Buddy Punch FAQs
Hier finden Sie die Antworten auf einige häufige Fragen zu den Funktionen von Buddy Punch zur Verhinderung von Zeitdiebstahl.
Verfolgt Buddy Punch den Standort von Mitarbeitern, auch wenn sie nicht arbeiten?
Nein. GPS-Tracking läuft nur, wenn Mitarbeiter eingestempelt sind.
Erfasst Buddy Punch gefahrene Strecken oder Entfernungen?
Nicht direkt. Aber das Echtzeit-GPS-Tracking zeigt den Routenverlauf, den viele Unternehmen als Ersatz für die Streckenmessung nutzen.
Entlädt Buddy Punch den Akku der Telefone meiner Mitarbeiter?
Nein. Beim Stempeln wird die GPS-Position nur beim Ein- und Ausstempeln erfasst. Das Echtzeit-Tracking ist ressourcenschonend und speziell für mobile Mitarbeiter entwickelt.
Wie viel mobiles Datenvolumen verbraucht Buddy Punch?
Sehr wenig. Es ist für den Einsatz auf Baustellen oder im Außendienst entwickelt, wo die Verbindung oft schwach ist.
Wird Buddy Punch mich benachrichtigen, wenn ein Mitarbeiter versucht, sich außerhalb eines Geofence einzuchecken?
Ja. Sie sehen einen Eintrag über den Versuch, und der Einstempeln-Vorgang wird verweigert.