So aktualisieren Sie Ihre HR-Software: Umfassender Leitfaden
Erwischen Sie sich häufig dabei, langweilige, repetitive Aufgaben zu erledigen, die anfällig für menschliche Fehler sind? Treibt Ihre derzeitige HR-Software Ihren Blutdruck öfter in die Höhe, als Ihnen lieb ist? Träumen Sie von einer Funktionalität, die Ihrem Team helfen würde, effizienter zu arbeiten?
Nicht jede HR-Software ist gleich, und manchmal wächst man einfach über das hinaus, was man hat. Ein Upgrade Ihrer HR-Software kann Ihnen Zeit, Geld und Nerven sparen. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um festzustellen, ob es Zeit für ein Upgrade ist, und erfahren Sie, wie Sie dabei vorgehen.
10 Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, Ihre HR-Software zu aktualisieren
Neben dem Haare raufen sind dies einige wichtige Hinweise darauf, dass es Zeit für etwas Neues sein könnte:
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1. Zu viel manuelle Arbeit
Wenn Ihr HR-Team zu viel Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben wie Dateneingabe, Berichten oder Lohnabrechnungen verbringt, können Automatisierungsfunktionen Zeit sparen und Fehler reduzieren.
2. Begrenzte Funktionalität und fehlende Funktionen
Ihre aktuelle Software erfüllt nicht mehr die wachsenden Anforderungen Ihres HR-Teams, wie etwa die Abbildung komplexer Arbeitsabläufe, erweiterte Berichterstattung oder auch nur die Anzahl der Nutzer.
3. Begrenzte Integrationen
Damit Ihre HR-Software sinnvoll ist, sind meistens Integrationen mit anderen Systemen wie Ihrem ATS, HRMS/HRIS, Leistungsmanagement-Software usw. erforderlich.
Wenn Ihr aktuelles System keine gute Integration mit anderen zulässt, kann ein Upgrade den Datenfluss und die Effizienz verbessern.
4. Schlechte Benutzererfahrung (UX)
Macht Ihre HR-Software unerklärliche Dinge? Berichten Benutzer häufig darüber, dass sie Schwierigkeiten bei der Navigation haben oder einfache Aufgaben wie das Eintragen von Arbeitszeiten oder das Einreichen von Urlaubsanträgen nicht erledigen können?
Schlechte UX ist belastend!
Beschwerden bleiben sicherlich nicht aus, aber auch aus Nutzungsdaten können Sie Rückschlüsse ziehen: Wird die Software kaum oder fehlerhaft genutzt, deutet dies auf ein schlechtes UX-Design hin.
5. Bedenken bei der Datensicherheit
Ihr aktuelles System bietet keine robusten Datenschutzmaßnahmen, was das Risiko von Datenschutzverletzungen, Datenverlust oder Nichtbeachtung von Vorschriften wie DSGVO oder HIPAA erhöht.
Wenn Ihre Software keine Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung oder Prüfpfade bereitstellt, könnten sensible Mitarbeiterdaten gefährdet sein.
6. Lücken bei der Einhaltung von Vorschriften
HR-Software, insbesondere Lohnabrechnungssoftware, muss stets an sich ändernde Arbeitsgesetze und Vorschriften angepasst werden. Wenn Ihre Software keine regelmäßigen Updates für diese Änderungen bietet, riskieren Sie die Nichteinhaltung und rechtliche Probleme.
7. Eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten
Das System erlaubt keine Anpassung von Workflows, Prozessen oder Berichten an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens.
Stattdessen sind Sie gezwungen, starre, vordefinierte Prozesse zu nutzen und können das System nicht einfach an Veränderungen der Unternehmensstruktur, -richtlinien oder -ziele anpassen.
8. Hohe Kosten für Support und Wartung
Ihre derzeitige Software erfordert häufig Support, kostspielige Updates oder manuelle Korrekturen, was die Wartungskosten erhöht.
Sie zahlen regelmäßig für Systemupdates oder externe Supportleistungen, weil das System häufig Fehler oder Kompatibilitätsprobleme aufweist und somit Ressourcen von den Hauptaufgaben des HR-Teams abzieht.
9. Systemausfälle oder Instabilität
Häufige Systemausfälle, langsame Performance oder technische Probleme beeinträchtigen Ihre Abläufe. Beispielsweise stürzt die Software während Lastspitzen ab – etwa bei der Lohnbearbeitung oder während der Leistungsbeurteilungsphasen – und verursacht so Verzögerungen und Frust bei HR-Mitarbeitenden und Beschäftigten.
10. Anbieter entwickelt nicht mehr weiter oder stellt keine Updates bereit
Ihr Anbieter veröffentlicht keine regelmäßigen Updates mehr, wodurch die Software gegenüber aktuellen Funktionen, Sicherheitsstandards oder Leistungsanforderungen zurückfällt.
Worauf Sie bei neuer HR-Software achten sollten
Was Sie im Detail benötigen, hängt von Ihren Anforderungen ab – doch auf diese allgemeinen Funktionen sollten Sie achten:
Automatisierung
Die Möglichkeit, bestimmte Prozesse wie Onboarding, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen oder Routinen bei Leistungsbeurteilungen automatisiert ablaufen zu lassen.
Anpassungsfähigkeit
Wahrscheinlich ist einer der Hauptkritikpunkte an Ihrer aktuellen HR-Software der Mangel an Anpassungsmöglichkeiten. Selbst wenn das derzeit kein Problem ist, wird es zukünftig sicherlich hilfreich sein, wenn sich Ihre Prozesse weiterentwickeln.
Mitarbeiter-Self-Service
HR-Software kann den Bedarf, Mitarbeitenden Finanz-, Sozialleistungs- oder Steuerunterlagen bereitstellen zu müssen, nahezu eliminieren, da diese durch Self-Service-Portale online selbstständig darauf zugreifen und diese Informationen bequem aktualisieren können.
Integrationen
Die Möglichkeit, Ihre HR-Software mit Ihrem umfassenderen HR-Technologie-Stack und anderen gängigen Tools wie Ihrer Buchhaltungssoftware oder Enterprise-Resource-Planning-Software zu integrieren.
Viele Tools bieten Integrationen standardmäßig an; falls nicht, sollte dies unbedingt im Erstgespräch erfragt werden.
Skalierbarkeit
Skalierbare Funktionen ermöglichen es Unternehmen, bei der gewohnten HR-Plattform zu bleiben und gleichzeitig Funktionen und Module je nach sich wandelnden Geschäftsanforderungen hinzuzufügen oder zu entfernen.
Berichtswesen und Analysen
Durch die Konsolidierung der Mitarbeiterdaten an einem Ort kann HR-Software Daten und Berichte liefern, um gezielt Verbesserungen in bedürftigen Bereichen umzusetzen.
Attraktive Benutzeroberfläche und intuitive Benutzererfahrung
Wie übersichtlich und modern wirkt die Software? Natürlich sollte man nicht allein nach dem Äußeren urteilen. Versuchen Sie daher, eine Live-Demo zu erhalten, um einen eigenen Eindruck von der Nutzererfahrung zu bekommen, und lesen Sie Bewertungen.
So verbessern Sie Ihre HR-Software
Befolgen Sie diesen Prozess, um sicherzustellen, dass Ihre nächste HR-Software-Auswahl das bestmögliche Ergebnis erzielt.
1. Überprüfen Sie Ihre aktuelle HR-Software
- Schwachstellen identifizieren: Bestimmen Sie die Grenzen Ihres aktuellen Systems (z. B. Leistungsprobleme, fehlende Funktionen, Skalierbarkeitsbedenken).
- Feedback einholen: Beziehen Sie wichtige Stakeholder wie Mitglieder des HR-Teams, Führungskräfte und Mitarbeitende ein, um Rückmeldungen über das aktuelle System und gewünschte Funktionen zu sammeln.
- Nutzung bewerten: Überprüfen Sie, wie effektiv die derzeitige Software genutzt wird, und welche Module oder Funktionen unter- oder überflüssig sind.
2. Definieren Sie Ihre Geschäftsanforderungen und Ziele
- Klare Ziele setzen: Legen Sie fest, was Sie mit der Verbesserung erreichen wollen (z. B. bessere Analysen, verbesserte Benutzeroberfläche, automatisierte Prozesse).
- Funktionen priorisieren: Listen Sie die Merkmale und HR-Software-Anforderungen auf, die unverzichtbar sind, und solche, die lediglich wünschenswert wären. Dazu könnten gehören:
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Mitarbeiter-Onboarding
- Leistungsmanagement
- Zeiterfassung
- Recruiting und ATS (Applicant Tracking System)
- Verwaltung von Sozialleistungen.
- Skalierbarkeit und Integration: Berücksichtigen Sie das zukünftige Wachstum und ob das neue System mit anderer Software wie Onboarding-Software, CRM, Finanz- oder ERP-Systemen integriert werden sollte.
3. Potenzielle Lösungen recherchieren
- Anbieter recherchieren: Suchen und erstellen Sie eine Liste von HR-Software-Anbietern, die Ihren Anforderungen entsprechen. Unsere Auswahl der besten HR-Software und der besten HR-Software für kleine Unternehmen sind gute Startpunkte.
- Bewertungen prüfen: Schauen Sie sich Kundenbewertungen, Fallstudien und Expertenmeinungen an, um Glaubwürdigkeit und Leistungsfähigkeit zu bewerten.
4. Erstellen Sie eine Auswahlliste und nehmen Sie Kontakt auf
Nachdem Sie einige geeignete Anbieter identifiziert haben, ist es an der Zeit, einen genaueren Blick darauf zu werfen und Demotermine zu vereinbaren.
- Senden Sie jedem Anbieter eine Anfrage für Informationen (RFI), damit Sie Ihre Optionen Punkt für Punkt vergleichen können.
- Wenn Sie besonders gründlich sein möchten, senden Sie jedem Ihrer ausgewählten Anbieter eine Ausschreibung (RFP). Diese enthält wichtige Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre spezifischen Anforderungen, einen Lieferantenfragebogen und alle Regeln für die Einreichung von Vorschlägen, die beachtet werden müssen, etwa Abgabefristen.
- Vereinbaren Sie ein Treffen mit dem Vertriebsmitarbeiter und gehen Sie Ihre Fragen gemeinsam durch.
Diese Gespräche, die idealerweise Live-Demonstrationen des Produkts beinhalten sollten, helfen Ihnen auch, ein Gefühl für den Anbieter zu bekommen und ob sich eine gute Partnerschaft entwickeln lässt.
Zum Vergleich der Anbieter können Sie diese praktische Bewertungs-Vorlage nutzen.
5. Legen Sie den Business Case dar
Mit allen gesammelten Daten ist es an der Zeit, Ihren Business Case für HR-Software zu erstellen.
Dies muss kein zehnseitiges Dokument sein; ein einseitiges Memo genügt oft (denn wer hat schon Zeit, zehn Seiten zu lesen?).
Entscheidungsträger suchen nach Antworten auf die folgenden Fragen:
- Wie viel kostet die HR-Software?
- Welche Probleme werden durch die Software gelöst?
- Was passiert, wenn wir nicht in die Software investieren?
- Wie lange dauert die Implementierung?
- Warum sollten wir jetzt investieren?
- Wie hoch ist der ROI der Implementierung von HR-Software? Der Artikel von Dan George über HR-Finanzkompetenz ist hier eine nützliche Ressource.
Vielleicht kennen Sie die Antwort auf die Kostenfrage noch nicht, aber eine Genehmigung in diesem Stadium einzuholen, hilft Ihnen für den weiteren Prozess.
Hier finden Sie eine Business-Case-Vorlage, die Sie für HR-Software verwenden können:
- Management-Zusammenfassung: Kurze Übersicht über den Vorschlag, Hauptvorteile und Schlussfolgerungen.
- Aktueller Stand und Problemstellung: Beschreibung der aktuellen Situation und der spezifischen Herausforderungen oder Probleme, die gelöst werden sollen.
- Vorgeschlagene Lösung und Vorteile: Detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und der erwarteten Vorteile, einschließlich Kosten-Nutzen-Analyse.
- Implementierungsplan und Risikobewertung: Schritt-für-Schritt-Strategie zur Implementierung, Zeitrahmen und Zusammenfassung potenzieller Risiken mit Maßnahmen zur Abmilderung.
- Fazit und Empfehlungen: Eine prägnante Zusammenfassung des Business Case mit abschließenden Empfehlungen für Entscheidungsträger.
6. Implementieren und einführen
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten Ihre neue Lösung kennen und sich im Umgang damit sicher fühlen.
Der Hauptgrund, warum Unternehmen mit Software-Investitionen keinen ROI erzielen, liegt darin, dass die Implementierung nicht konsequent verfolgt oder das neue Tool nicht in den Arbeitsalltag integriert wird.
Effektives Change Management ist entscheidend. Damit die Mitarbeiter Ihre neue Software nutzen, müssen sie die Vorteile erkennen (z. B. Zeitersparnis/schnellere Genehmigung von Urlaubsanträgen) und wissen, wie sie funktioniert.
Hier ein paar Tipps dazu:
- Kommunizieren Sie klar, dass Sie neue HR-Software einführen und was das für die Mitarbeitenden bedeutet. Laden Sie sie ein, bei Fragen auf Sie zuzukommen.
- Nutzen Sie alle Onboarding- und Trainingsangebote des Anbieters und machen Sie die Teilnahme für alle Mitarbeitenden innerhalb eines realistischen Zeitrahmens verpflichtend.
- Bestimmen Sie eine verantwortliche Person, die die Implementierung federführend leitet und als Ansprechpartner für Fragen und Feedback zur Verfügung steht.
- Machen Sie die Mitarbeitenden auf alle Self-Service-Ressourcen aufmerksam und sorgen Sie dafür, dass sie wissen, wie sie bei Problemen ein Support-Ticket erstellen können.
Best Practices für die Aktualisierung von HR-Software
Befolgen Sie diese Best Practices, wenn Sie Ihre Kern-HR-Software aktualisieren, um häufige Fehler zu vermeiden, die zu Ineffizienzen, Ressourcenverschwendung oder Frustration führen können.
- Klare Ziele definieren: Definieren Sie Ihre Geschäftsziele und spezifischen HR-Anforderungen, bevor Sie den Prozess starten. Dies hilft Ihnen, die Softwareauswahl zu steuern und sicherzustellen, dass sie mit Ihren Zielen übereinstimmt.
- Nutzerfeedback einholen: Betrachten Sie Nutzungsdaten und führen Sie Umfragen, Fokusgruppen oder Interviews durch, um die Schwachstellen Ihres aktuellen Systems und gewünschte Funktionen für ein neues System zu verstehen.
- Zukünftiges Wachstum berücksichtigen: Ständig wechselnde Anbieter können problematisch sein, suchen Sie daher nach einer Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann – sei es durch Benutzererweiterung, Funktionsausbau oder die Integration mit anderen Systemen.
- Den vollständigen ROI betrachten: Kosten sind wichtig, deshalb sollten sowohl kurz- als auch langfristige Kosten (Implementierung, Wartung, Upgrades) berücksichtigt und der Fokus auf das Preis-Leistungs-Verhältnis gelegt werden. Stellen Sie sicher, dass die Software Ihren Anforderungen entspricht und eine gute Rendite auf Ihre Investition (ROI) bietet.
- Komplexität der Datenmigration nicht unterschätzen: Planen Sie die Datenmigration frühzeitig und binden Sie sowohl HR- als auch IT-Teams ein, um festzulegen, welche Daten wann und wie migriert werden.
Auf neue Anfänge
Hoffentlich war das obenstehende ein objektiver Leitfaden, der Ihnen beim Upgrade Ihrer HR-Software hilft. Es besteht zwar die Gefahr, sich von neuen Tools blenden zu lassen, doch manchmal lohnt sich der Wechsel tatsächlich.
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