Wie Sie die beste Onboarding-Software im Jahr 2026 auswählen
Um die richtige Onboarding-Software auszuwählen, sollten Sie ein System suchen, das Onboarding-Aufgaben zentralisiert, manuelle Prozesse automatisiert, für Compliance sorgt und ein reibungsloses, ansprechendes Erlebnis für neue Mitarbeitende schafft. In diesem Leitfaden helfe ich Ihnen, den Überblick zu behalten, damit Sie die wichtigen Funktionen erkennen, häufige Fehler vermeiden und eine Software wählen, die Ihrem HR-Team das Leben wirklich erleichtert – unabhängig von Größe oder Standort Ihres Unternehmens.
10 wichtige Kriterien bei der Auswahl von Onboarding-Software
Die passende Onboarding-Software zu finden, bedeutet mehr als nur Häkchen zu setzen – es geht darum, ein System zu wählen, das Ihrem HR-Team den Alltag erleichtert, neue Mitarbeitende zum Erfolg führt und mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mitwächst.
Diese Faktoren sollten Sie besonders prüfen:
Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag fertigzulesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Werkzeuge, Leitfäden und Einblicke für den Erfolg im Zeitalter der KI erschließen.
Have an account? Log In
1. Mitarbeitender-Erlebnis & Engagement
Onboarding ist mehr als nur Papierkram – es ist der erste Eindruck, den neue Mitarbeitende von Ihrer Unternehmenskultur erhalten. Achten Sie auf Plattformen mit interaktiven Elementen, Begrüßungsvideos, Fortschrittsanzeigen oder Kennenlernen mit Kolleg:innen, um Engagement zu fördern. Tools, die das Onboarding personalisieren, sorgen dafür, dass sich neue Mitarbeitende von Anfang an verbunden fühlen und unterstützen so Mitarbeiterbindung und Produktivität.
2. Individuelle Anpassungsmöglichkeiten
Jeder Betrieb hat eigene Onboarding-Prozesse. Die besten Systeme ermöglichen es Ihnen, Workflows, Vorlagen und sogar das Branding so zu gestalten, dass sie Ihre Kultur und Anforderungen widerspiegeln. Suchen Sie nach Plattformen, die anpassbare Onboarding-Checklisten, Bestätigungen von Richtlinien und multimediale Inhalte ermöglichen. Ein maßgeschneidertes Onboarding wirkt wie Ihr eigener Prozess und nicht wie eine allgemeine Standardlösung.
3. Automatisierungsfunktionen
Manuelle Aufgaben während des Onboardings kosten wertvolle HR-Ressourcen. Automatisierung nimmt Ihre Verwaltungslast ab, indem sie wiederkehrende Aufgaben wie das Versenden von Erinnerungen, das Aktualisieren von Datensätzen, das Verfolgen von Aufgabenabschlüssen und das Einholen von elektronischen Unterschriften übernimmt. Testen Sie die Automatisierung während der Testphase – richten Sie eine automatische Erinnerung oder Formularanforderung ein und prüfen Sie, wie benutzerfreundlich dieser Prozess ist.
4. Integration in Ihre bestehende Systemlandschaft
Jede doppelte Dateneingabe erhöht das Fehlerrisiko. Eine Software, die sich reibungslos mit Ihrem HRIS, der Lohnbuchhaltung, Benefits- und Lernmanagementsystemen verbinden lässt, sorgt für durchgängige Informationsflüsse. Fragen Sie im Anbietergespräch nach praktischen Beispielen erfolgreicher Integrationen und erkundigen Sie sich, ob APIs oder vorkonfigurierte Schnittstellen für die bereits genutzten HR-Tools vorhanden sind.
5. Mobile Nutzung oder Unterstützung mehrerer Standorte
Da Remote- und Hybridarbeit die neue Normalität sind, muss Onboarding-Software Mitarbeitende dort abholen, wo sie gerade sind. Mobile Apps oder cloudbasierte Plattformen, die über Mobilgeräte erreichbar sind, ermöglichen es verteilten Teams, jederzeit und überall auf Onboarding-Aufgaben zuzugreifen. Testen Sie die Anmeldung von verschiedenen Geräten und Standorten, um sicherzustellen, dass das Nutzererlebnis systemübergreifend überzeugt.
6. Datenzugriff und Berichterstattung
Onboarding ist kein Prozess nach dem Motto „einrichten und vergessen“ – Sie müssen wissen, was funktioniert und wo es im Onboarding-Prozess zu Engpässen kommt. Eine starke Berichterstattung gibt Ihnen Einblicke in Abschlussquoten, Compliance-Lücken und das Engagement der Mitarbeitenden bei Onboarding-Aufgaben. Setzen Sie auf Plattformen, die anpassbare Dashboards und herunterladbare Berichte bieten, damit Sie Fortschritte verfolgen und für Ihr Team wichtige KPIs im Blick behalten können.
7. Branchenspezifische Compliance
Regulatorische Vorschriften sind kein Wunschkonzert. Egal, ob Sie die DSGVO, HIPAA, SOC 2 oder lokale Arbeitsgesetze einhalten müssen, Ihre Onboarding-Software sollte Sie dabei automatisch unterstützen. Fragen Sie, wie häufig der Anbieter seine Compliance-Funktionen aktualisiert und ob auditfähige Dokumente bereitgestellt werden, falls Sie die Einhaltung von Vorschriften nachweisen müssen.
8. Rollenbasierte Berechtigungen
Nicht jede Führungskraft oder Teamleitung benötigt Zugriff auf sensible Personaldaten. Rollenbasierte Berechtigungen ermöglichen Ihnen den Schutz von personenbezogenen Mitarbeiterdaten und geben Beteiligten gleichzeitig das passende Maß an Einblick. Testen Sie diese Funktion während einer Testphase, indem Sie Beispielrollen vergeben, um zu prüfen, ob sie zu den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
9. Onboarding und Kundensupport
Ironischerweise kann schlechtes Onboarding durch Ihren Anbieter Ihre Investition in Onboarding-Software zunichtemachen. Prüfen Sie, wie Ihr HR-Team während der Implementierung und darüber hinaus unterstützt wird – gibt es Live-Trainings, dedizierte Account-Manager und reaktionsschnellen Kundenservice? Ein effektives Onboarding und starker Support durch den Anbieter verringern Reibungsverluste beim Rollout und helfen Ihnen, Probleme schnell zu beheben.
10. Flexibilität der Tarife
Ihre Einstellungsanforderungen verändern sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens – und Ihr Onboarding-System sollte diesen Wandel mitgehen können. Achten Sie auf Abonnementmodelle, die ein einfaches Hoch- oder Herunterskalieren ermöglichen – ohne versteckte Gebühren oder lange Vertragsbindungen. Fragen Sie die Anbieter, wie schnell Sie Nutzerkonten hinzufügen, Tarife herabstufen oder Module anpassen können. Flexibilität stellt sicher, dass Ihre Investition mit dem Wandel Schritt hält und nicht zum Hemmschuh wird.
So wählen Sie eine Onboarding-Software: 5-Schritte-Framework
Die richtige Onboarding-Software kann Ihren Einstellungsprozess grundlegend verbessern und die Erfahrungen Ihrer neuen Mitarbeitenden optimieren. Entscheidend ist, dass die Software zu den spezifischen Bedürfnissen und Zielen Ihres Teams passt.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um eine fundierte Entscheidung zu treffen:
Schritt 1: Ihre Anforderungen ermitteln
Beginnen Sie damit, die individuellen Anforderungen Ihres Teams zu verstehen, bevor Sie verschiedene Onboarding-Tools prüfen. So können Sie diese Bedarfe gezielt identifizieren:
Feedback von Beteiligten einholen
Sprechen Sie mit allen am Einstellungs- und Onboarding-Prozess beteiligten Personen, z. B. HR, Lohnbuchhaltung, Finanzabteilung, Führung, IT und Mitarbeitenden. Fragen Sie, was sie von der Software erwarten. So erhalten Sie verschiedene Sichtweisen und stellen sicher, dass die Onboarding-Software Vorteile für alle Beteiligten bietet.
Herausforderungen auflisten und priorisieren
Identifizieren Sie die größten Stolpersteine im aktuellen System. Fragen Sie Ihr Team, was sie am meisten frustriert, und priorisieren Sie diese Herausforderungen. Diese Liste hilft Ihnen dabei, sich auf die Lösung der dringendsten Probleme zu konzentrieren.
Abgleich mit Richtlinien und Zielen
Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihren internen Richtlinien, Sicherheitsprotokollen und regulatorischen Zielen übereinstimmt. Berücksichtigen Sie auch die Präferenzen Ihrer Anbieter. Sie benötigen eine Lösung, die sich nahtlos in Ihr bestehendes System einfügt, ohne Kopfzerbrechen bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen zu verursachen.
Unverzichtbare vs. „Nice-to-have“-Funktionen
Unterscheiden Sie zwischen Funktionen, die Sie unbedingt benötigen, und solchen, die lediglich wünschenswert wären. Zu den unverzichtbaren Kernfunktionen können zum Beispiel die Automatisierung repetitiver Aufgaben oder die Integration in Ihr HRIS zählen. Konzentrieren Sie sich darauf, was den größten Einfluss auf Ihren Prozess hat.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welche Beschwerden oder Hindernisse treten am häufigsten auf?
- Welche Bedürfnisse werden aktuell nicht erfüllt?
- Welche Funktionen würden Ihre drei größten Herausforderungen lösen?
- Welchen ROI erwarten Sie von dieser Investition?
- Wie passt die Software zu unseren Sicherheitsprotokollen?
Schritt 2: Onboarding-Software-Anbieter recherchieren
Recherchieren und vergleichen Sie verschiedene Onboarding-Plattformen, indem Sie deren Angebote prüfen und bewerten, wie sie die Bedürfnisse Ihres Teams abdecken. So recherchieren Sie Anbieter effektiv:
Anbieterscreening durchführen
Verschaffen Sie sich zunächst mit Bewertungsportalen, Rankings und Fallstudien einen Überblick über die verfügbaren Anbieter. Achten Sie auf Rückmeldungen zu Benutzerzufriedenheit, Bedienfreundlichkeit, Funktionalität und Kundenservice. So können Sie schnell Optionen ausschließen, die Ihre Anforderungen nicht erfüllen, und sich auf die vielversprechenderen Kandidaten konzentrieren.
Vergleichen Sie auf Basis Ihrer Geschäftsanforderungen
Bewerten Sie Tools nach Unternehmensgröße, Ihrer bestehenden IT-Landschaft und der Frage, ob Sie auslagern oder intern entwickeln möchten. Prüfen Sie, ob die Software mit Ihrer aktuellen HR-Software kompatibel ist oder das Unternehmenswachstum abbilden kann. So stellen Sie sicher, dass sich die Lösung nahtlos in Ihre Abläufe integriert.
Wenn Ihr Unternehmen ein großes Konzernunternehmen ist, sollten Sie vielleicht ein umfassendes HR-System in Betracht ziehen, das eine Onboarding-Software als Modul innerhalb der gesamten Plattform bereitstellt.
Schlüsselfaktoren herausfiltern
Suchen Sie nach besonderen Unterscheidungsmerkmalen wie Unterstützung bei der Implementierung, Benutzererfahrung und Flexibilität für spezielle Anwendungsfälle. Anbieter mit umfassendem Support und benutzerfreundlicher Oberfläche können einen Unterschied im Onboarding-Prozess machen. Halten Sie diese Unterscheidungsmerkmale fest, um Ihren Auswahlprozess zu steuern.
Ihre Ergebnisse dokumentieren
Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen darüber, was jeder Anbieter anbietet und wie dies zu Ihren Anforderungen passt. Erstellen Sie eine Vergleichsübersicht mit Funktionen, Preisen und Supportoptionen. Diese Dokumentation hilft Ihnen, eine klare, fundierte und datenbasierte Entscheidung zu treffen.
Stellen Sie diese Fragen:
- Worin liegt die jeweilige Stärke der einzelnen Tools?
- Passt es zu Teamgröße, Budget und Personalprozessen?
- Welche Unterstützung und Dokumentation werden angeboten?
- Wie läuft die Implementierung und Schulung durch den Anbieter ab?
- Gibt es versteckte Kosten oder langfristige Vertragsbindungen?
Top Onboarding-Software, die Sie in Erwägung ziehen sollten
Hier ist meine Liste der 10 besten Onboarding-Software-Optionen, mit denen Sie Ihre Suche starten können:
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.
Schritt 3: Erstellen Sie eine Onboarding-Software-Shortlist und nehmen Sie Kontakt auf
Schränken Sie Ihre Anbieterauswahl ein und beginnen Sie den Dialog mit potenziellen Partnern, um die beste Lösung zu finden. So gehen Sie vor:
Anbieter auswählen
Wählen Sie auf Grundlage Ihrer Recherche 2–4 Anbieter, die am besten zu Ihren Anforderungen passen. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die Ihre unverzichtbaren Anforderungen erfüllen und überzeugende Alleinstellungsmerkmale bieten. Eine engere Auswahl ermöglicht es Ihnen, Zeit und Ressourcen gezielt auf die geeignetsten Anbieter zu verwenden.
RFI oder RFP versenden
Erwägen Sie, eine Request for Information (RFI) oder eine Onboarding-Software Request for Proposal (RFP) zu versenden, um detaillierte Informationen von Ihren ausgewählten Anbietern einzuholen. Dieser Schritt ermöglicht es Ihnen, deren Angebote direkt miteinander zu vergleichen. Nutzen Sie diese Informationen, um zu bewerten, wie jeder Anbieter auf Ihre spezifischen Anforderungen eingehen kann.
Demos buchen
Vereinbaren Sie Demos mit jedem Anbieter und bereiten Sie gezielte Fragen vor, um Ihre Zeit optimal zu nutzen. Fragen Sie nach bestimmten Funktionen, Integrationsmöglichkeiten und der Nutzererfahrung. Dieser direkte Austausch hilft Ihnen, die Benutzerfreundlichkeit der Software und die Reaktionsfähigkeit des Anbieters zu beurteilen.
Konsistente Bewertungskriterien
Nutzen Sie einheitliche Kriterien für alle Anbieter, um einen fairen Vergleich zu gewährleisten. Erstellen Sie eine Checkliste mit Aspekten wie Onboarding-Funktionen, Preisgestaltung, Kundensupport und regulatorischen Anforderungen. Mit diesem Ansatz können Sie objektiv bewerten, welcher Anbieter das beste Gesamtpaket bietet.
Stellen Sie diese Fragen:
- Können Sie mir eine echte Kundenstory vorstellen, die mit unserer vergleichbar ist?
- Welche Unterstützung oder Onboarding-Ressourcen bieten Sie an?
- Welche erweiterten Funktionen sind nur im Upgrade enthalten?
- Wie gehen Sie mit Kundenfeedback und Verbesserungen um?
- Können wir die Software an unsere individuellen Anforderungen anpassen?
Schritt 4: Den Business Case erstellen
Verwandeln Sie Ihre Anbieterrecherche in einen überzeugenden Business Case, den Ihr Management versteht und unterstützt. So formulieren Sie Ihre Ergebnisse:
Problempunkte und Ziele zusammenfassen
Stellen Sie die Herausforderungen Ihres Teams klar heraus und benennen Sie die erwarteten Ergebnisse bei Einführung einer neuen Lösung. Zeigen Sie, wie die Software diese Probleme adressiert und das Onboarding-Erlebnis verbessert. Heben Sie mit Aufzählungspunkten bestimmte Herausforderungen und die Vorteile ihrer Lösung hervor.
Kostenschätzungen präsentieren
Holen Sie grundlegende Kostenschätzungen und Implementierungszeiträume von jedem Anbieter ein. Verwenden Sie diese Informationen, um ein klares finanzielles Bild zu präsentieren. Prüfen Sie die Preise für Onboarding-Software für Durchschnittswerte und vergleichen Sie diese mit Ihrem Budget. So zeigen Sie die finanzielle Machbarkeit Ihrer gewählten Lösung auf.
ROI und Risiken darstellen
Erklären Sie die Kapitalrendite, Effizienzsteigerungen und potenzielle Risiken des Nichthandelns. Heben Sie hervor, wie die Software Zeit sparen, Fehler reduzieren oder die Einhaltung von Vorschriften verbessern kann. Die Präsentation dieser Informationen verdeutlicht den Wert und die Notwendigkeit der Investition.
Stellen Sie diese Fragen:
- Welches Geschäftsproblem wird dadurch gelöst?
- Welche Risiken bestehen, wenn wir nichts tun?
- Welche finanziellen und operativen Vorteile gibt es?
- Wie wird sich das auf die Effizienz unseres Teams auswirken?
- Kann diese Investition das langfristige Wachstum unterstützen?
Schritt 5: Implementieren Sie Ihre Onboarding-Software und schulen Sie Ihre Nutzer
Schließen Sie die Anbieterauswahl ab und planen Sie eine reibungslose Onboarding-Reise für Ihr Team mit der Software. So sichern Sie eine erfolgreiche Umsetzung:
Kommunizieren Sie den Rollout-Plan
Legen Sie den Rollout-Plan für alle beteiligten Nutzer klar dar. Kommunizieren Sie Zeitpläne, wichtige Meilensteine und was während der Umstellung zu erwarten ist. Nutzen Sie Aufzählungspunkte in E-Mails oder Meetings, um sicherzustellen, dass jeder seine Rolle und den Gesamtzeitplan kennt.
Interne Verantwortliche festlegen
Bestimmen Sie interne Verantwortliche und Ansprechpartner für die Umsetzung der Software. Diese Personen koordinieren den Prozess und unterstützen ihre Kollegen. Aufgaben sind beispielsweise die Abstimmung mit dem Anbieter, die Problemlösung sowie die Fortschrittskontrolle.
Sorgen Sie für kontinuierliche Schulung
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Schulungen abschließt und das Tool konsequent nutzt. Planen Sie Trainingseinheiten und stellen Sie Ressourcen wie Leitfäden, FAQs und Videos bereit. Ermutigen Sie die Nutzer, Funktionen zu erkunden und geben Sie Feedback zur Benutzererfahrung.
Feedback-Schleifen einrichten
Richten Sie während des Rollouts Feedback-Schleifen ein, um Erkenntnisse zu gewinnen und Bedenken schnell zu adressieren. Nutzen Sie Ressourcen des Anbieters wie Helpdesks oder den Kundensupport für Unterstützung. Regelmäßige Abstimmungen helfen, den Prozess zu optimieren und eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten.
Stellen Sie diese Fragen:
- Wie sieht der Change-Management-Plan aus?
- Wer ist für den Rollout verantwortlich?
- Wie wird der frühe Erfolg verfolgt?
- Welche Schulungsressourcen stehen zur Verfügung?
- Wie sammeln Sie Nutzer-Feedback?
Wie geht es weiter?
Wenn Sie dabei sind, Onboarding-Software zu recherchieren, nehmen Sie Kontakt zu einem SoftwareSelect-Berater auf, um kostenlose Empfehlungen zu erhalten.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre Bedürfnisse konkretisiert werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahl an Softwarelösungen zur Überprüfung. Sie werden während des gesamten Kaufprozesses unterstützt, einschließlich Preisverhandlungen.