Die 10 besten KI-Tools für das Workforce-Management im Jahr 2026 im Test

Die Verwaltung eines verteilten Teams wird deutlich einfacher, wenn Sie über einen KI-Assistenten verfügen, der Ihre Belegschaft versteht, Ihre Daten interpretiert und Sie in Echtzeit bei Entscheidungen unterstützt. Mit Deel AI erhalten Sie ein Tool, das HR, Compliance und Personalprozesse unterstützt, indem es sofort Fragen zu Richtlinien, Gehaltsabrechnung oder Teamstruktur beantwortet.

Warum ich Deel gewählt habe

Ich habe mich für Deel entschieden, weil es über einfache Automatisierung hinausgeht und als KI-Ebene fungiert, die alltägliche Fragen, Einblicke und Entscheidungen rund um Ihre Belegschaft abdeckt. Die kontextbezogene Unterstützung zeigt Ihnen Zusammenfassungen, wichtige Daten und Compliance-Analysen direkt in der Plattform, während Sie arbeiten. Außerdem schätze ich, wie Deel AI Fragen zu Ihrem Team oder Ihren HR-Richtlinien mithilfe einer von globalen Experten aufgebauten Wissensdatenbank beantwortet, die mit Ihren internen Daten kombiniert wird. Zusammengenommen machen diese Funktionen Deel zur starken Wahl für international aufgestellte Organisationen, die ein KI-gestütztes Workforce Management Tool suchen, das verlässliche, datenbasierte Entscheidungshilfen bietet.

Deel Hauptfunktionen

Zusätzlich zu den KI-gestützten Funktionen bietet Deel noch weitere Merkmale, von denen Ihr Team profitieren kann:

• On-/Offboarding-Automatisierung: Verträge automatisch erstellen, Aufgaben terminieren und effizientes Verlassen von Mitarbeitern steuern.
• Compliance Management: Nachverfolgung ablaufender Dokumente, Erinnerung an Verlängerungen und Sicherstellung der Einhaltung lokaler Gesetze.
• Datenmanagement: Rollenänderungen und persönliche Details systemübergreifend synchronisieren, um die Datenintegrität zu wahren.
• Talent Reviews: Leistungs-, Beschäftigungs- und Gehaltsdaten zu umfassenden Berichten zusammenfassen, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Deel Integrationen

Integrationen umfassen Slack, QuickBooks, Xero, Greenhouse, BambooHR, Lever, Gusto, Workday, Zapier und Google Workspace.

ActivTrak ist eine Work-Intelligence-Plattform, die Anwendungs- und Webseiten-Nutzung, die Einhaltung von Arbeitsplänen, Arbeitsbelastungsverteilung sowie den Einsatz von KI-Tools erfasst, um Personal- und Operativteams eine datengestützte Sicht darauf zu geben, wie Arbeit über Menschen und Technologie hinweg abläuft.

Für wen ist ActivTrak am besten geeignet?

ActivTrak eignet sich besonders gut für mittelständische Unternehmen mit verteilten oder hybriden Teams, in denen HR- und Führungskräfte Einblick darin benötigen, wie Mitarbeiter ihre Zeit über verschiedene Werkzeuge und Aufgaben hinweg verbringen.

Warum ich ActivTrak ausgewählt habe

ActivTrak gehört zu meinen Favoriten, weil ich liebe, wie es rohe Aktivitätsdaten in ein klares, visuelles Bild davon verwandelt, wie Teams tatsächlich arbeiten. Die Funktion Produktivitätstrends zeigt aufgeschlüsselt, wie viel Zeit an produktiven und unproduktiven Aktivitäten pro Tag, Woche und Monat verbracht wird – so lassen sich Verzögerungen oder Musterwechsel erkennen, die in einer Tabelle nicht auffallen. Ich verlasse mich auch auf die Team-Produktivität-Ansicht, die aktuelle Aktivitäten neben historischen Trends zeigt, damit ich vergleichen kann, wie ein Team heute im Vergleich zu seiner typischen Arbeitsweise arbeitet. Für verteilte und hybride Teams sorgt das Standort-Reporting für eine zusätzliche Ebene, indem sichtbar wird, wie sich Arbeitsmuster an Remote- und Präsenztagen verschieben.

Wichtige Funktionen von ActivTrak

• Analyse des Workload-Gleichgewichts: Markiert über- und unterbeanspruchte Mitarbeitende, indem individuelle Aktivitätslevel mit Team-Benchmarks verglichen werden.
• Überwachung der Einhaltung von Arbeitszeiten: Prüft, ob Mitarbeitende während ihrer geplanten Stunden aktiv sind, und hebt Abweichungen in einer zentralen Ansicht hervor.
• KI-Einblicke: Ermittelt, welche KI-Tools von Mitarbeitenden wie häufig genutzt werden und ob deren Einsatz mit messbaren Produktivitätsveränderungen einhergeht.
• Zielsetzung und Benchmarks: Ermöglicht das Festlegen von Produktivitätszielen pro Team oder Rolle und das Verfolgen der Fortschritte im Zeitverlauf gegenüber diesen Basiswerten.

ActivTrak Integrationen

ActivTrak bietet native Integrationen mit Microsoft Outlook, Google Calendar und Microsoft Entra ID zur Kalendersynchronisation und automatisierten Nutzerverwaltung. Über die ActivConnect API können Sie ActivTrak-Daten mit BI-Tools wie Power BI, Looker Studio und Tableau sowie Geschäftsanwendungen wie Salesforce, ServiceNow, Zendesk, Jira Software, Slack und Workday verbinden. Zu den HRIS-Integrationen gehören ADP, BambooHR, Dayforce, HiBob, Paycor, Personio, SAP SuccessFactors, UKG Pro und Workday. SCIM-basierte Bereitstellung ist zudem über Okta möglich. Für individuelle Integrationen stehen eine API und SQL-Zugriff zur Verfügung.

Gusto ist eine cloudbasierte Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie HR-Plattform, die für kleine bis mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Mit KI-gestützten Tools werden Lohnläufe, Steuererklärungen und das Leistungsmanagement automatisiert, wodurch manuelle Arbeiten reduziert und die Genauigkeit verbessert werden. 

Warum ich Gusto gewählt habe: Gusto überzeugt bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch die Automatisierung von Berechnungen, Steuererklärungen und Compliance-Aufgaben. Die neuen KI-gestützten Tools, die von Gus angetrieben werden, unterstützen Buchhalter und HR-Teams dabei, Lohnabrechnungsdaten zu prüfen, Steuerprobleme zu vermeiden und Berichte effizienter zu erstellen. Die KI der Plattform trägt dazu bei, die Effizienz zu steigern, indem sie wiederkehrende Aufgaben wie die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen – einschließlich Krankenversicherung und Altersvorsorge – reduziert, und das alles über eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen automatisierte Lohnläufe, Steuererklärungen, das Self-Onboarding von Mitarbeitern, Zeiterfassung und KI-gestützte Unterstützung durch Gus. Sie können alltägliche Verwaltungsaufgaben wie die Verwaltung von Gesundheitsleistungen, 401(k)-Plänen und Compliance von einem einzigen Dashboard aus reduzieren.

Integrationen umfassen QuickBooks Time, Xero, FreshBooks, Clover, Shopify, Deputy, Expensify und Recruitee.

Rippling ist eine vielseitige Plattform für das Workforce-Management, die für Unternehmen jeder Größe entwickelt wurde. Sie zentralisiert HR-, IT- und Finanzfunktionen und bietet KI-Funktionen, die das Onboarding durch Automatisierung und Strukturierung vereinfachen.   

Warum ich Rippling gewählt habe: Rippling überzeugt beim Mitarbeiter-Onboarding durch die Automatisierung komplexer Prozesse. Die KI-gesteuerten Workflows helfen, neue Mitarbeitende schnell und effizient einzustellen, indem Gehaltsabrechnung, Benefits und Geräte bereits am ersten Arbeitstag eingerichtet werden. Das intuitive Design der Plattform sorgt dafür, dass Ihr Team ohne Verzögerung produktiv starten kann. Die KI-Features von Rippling liefern Einblicke in das Mitarbeiterengagement und verbessern so das Onboarding-Erlebnis zusätzlich.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen rollenbasierte Workflows, die auf dem Mitarbeiter-Graphen basieren – ein System, das die Rolle, Abteilung und Zugriffsrechte jeder/jedes Mitarbeitenden über Personal, IT und Finanzen hinweg abbildet. Diese Workflows weisen vom ersten Tag an automatisch die richtigen Tools, Rechte und Schulungen zu. Sie können zudem administrative Routineaufgaben reduzieren, indem Sie Mitarbeiterdaten, Compliance, Zeiterfassung und Urlaubsmanagement über eine zentrale Plattform verwalten.

Integrationen umfassen QuickBooks, Slack, Microsoft 365, Google Workspace, Dropbox, Zoom, GitHub, Salesforce, Asana und Okta.

Soon ist eine KI-basierte WFM-Plattform, die für Teams entwickelt wurde, die auf koordinierte Einsatzplanung und Kommunikation angewiesen sind. Sie kombiniert KI-gestützte Prognosen, automatische Dienstplanung und Tools für das Tagesgeschäftsmanagement, um Teams dabei zu helfen, organisiert und reaktionsfähig zu bleiben.

Warum ich Soon ausgewählt habe: Soon optimiert die Teamkoordination durch KI-unterstützte Einsatzplanung, die sich an wechselnde Anforderungen anpasst. Die Prognose-Algorithmen analysieren historische Daten, um den Personalbedarf vorherzusagen und Schichten automatisch gemäß Verfügbarkeit und Präferenzen zu besetzen. Die intuitive Oberfläche ermöglicht es Teams, zu kommunizieren, Schichten zu tauschen und Abwesenheitsanträge einfach zu verwalten, sodass eine reibungslose Zusammenarbeit unterstützt wird.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen KI-gesteuerte automatische Dienstplanung, Schichtplanung, Urlaubsverwaltung, Echtzeit-Kommunikation und Leistungsanalysen.

Integrationen umfassen Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Outlook, Zoom, Asana, Trello, Jira, monday.com und Zapier.

BambooHR ist eine HR-Softwarelösung, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Sie vereint zentrale HR-Prozesse wie Einstellung, Onboarding und Leistungsmanagement in einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die durch KI-gestützte Einblicke unterstützt wird.

Warum ich BambooHR ausgewählt habe: BambooHR ist ideal für kleine Unternehmen, die ein effizientes, unkompliziertes Personalmanagement benötigen. Die KI-Funktionen unterstützen bei der Bewerberverfolgung, Berichterstellung und Leistungsbeurteilung, wodurch Sie Teams effektiv einstellen und verwalten können. Das intuitive Design der Plattform macht die Nutzung einfach, und ihre Flexibilität ermöglicht es kleinen Unternehmen, Funktionen individuell an ihre Bedürfnisse anzupassen, ohne unnötige Komplexität.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen einen Bericht zu Bewerberquellen, der nachverfolgt, woher die Bewerbungen kommen, damit kleine Unternehmen ihre effektivsten Recruiting-Kanäle erkennen und gezielt nutzen können. Mitarbeitende haben außerdem über eine mobile App Self-Service-Zugriff, um Urlaub zu beantragen und ihre Abwesenheiten zu verwalten. Zusätzlich erstellt BambooHR Berichte zu Abwesenheitstrends (PTO), die Einblicke in Risiken für Mitarbeiterüberlastung und Nutzung von Zusatzleistungen bieten.

Integrationen umfassen QuickBooks, Slack, G Suite, Office 365, Xero, Okta, Zapier und Bonusly.

Workday Illuminate ist die nächste Generation von KI, die in Workday integriert ist, der cloudbasierten HR- und Finanzplattform für große Unternehmen mit komplexen Anforderungen im Personal- und Finanzbereich. Das System baut auf den bestehenden HR-, Finanz- und Planungstools von Workday auf und erweitert diese um Funktionen zur Automatisierung routinemäßiger Aufgaben, zur Erkennung von Problemen sowie zur Umwandlung von Daten in nützliche Informationen und umsetzbare Erkenntnisse.

Darum habe ich Workday ausgewählt: Workdays Fokus auf Skalierbarkeit und Komplexität macht es ideal für große Unternehmen, und Illuminate ist da keine Ausnahme. Es wurde für große Teams entwickelt, die intelligentere Wege zur Verwaltung von Mitarbeitern und Budgets benötigen. Illuminate bietet den neuen Workday Assistant, der in Echtzeit bei Routineaufgaben hilft, und KI-Agenten, die mehrstufige Prozesse abteilungsübergreifend steuern können. Die prädiktiven Analyse- und Personalplanungstools von Illuminate unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung großer Teams und der Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen. Dank seiner Flexibilität über verschiedene Branchen hinweg ist es eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen mit abwechslungsreichem Geschäftsbetrieb.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen ist die Fähigkeit, mehrere KI-Systeme über das Workday AI Gateway zu verbinden und zu koordinieren. Dieses System ermöglicht es Organisationen, sowohl Workday- als auch Partner-KI-Tools auf einer einzigen Plattform zu nutzen, wodurch ein einheitliches KI-Netzwerk entsteht, das dabei hilft, komplexe Arbeitsabläufe im HR- und Finanzbereich zu steuern, zu skalieren und zu überwachen. 

Integrationen umfassen Salesforce, Deel, ADP, Slack, Microsoft Teams, ServiceNow, Box, Okta, Adobe und Google Workspace.

Genesys ist eine führende Customer-Experience- und Contact-Center-Plattform. Genesys Cloud CX, die KI-Lösung des Unternehmens, wurde für Unternehmen entwickelt, die personalisierte, KI-gesteuerte Interaktionen über alle Kanäle hinweg anbieten möchten. Sie nutzt prädiktive und konversationelle KI, um die Kundenzufriedenheit, die Leistung der Mitarbeitenden und die Servicequalität insgesamt zu verbessern.

Warum ich Genesys gewählt habe: Genesys Cloud CX verbessert die Kundenerfahrung durch KI-gestützte Vermittlung, prädiktives Engagement und Konversations-Bots. Diese Werkzeuge verbinden Kundinnen und Kunden in Echtzeit mit den passenden Mitarbeitenden oder Ressourcen. Integrierte Analysen verfolgen Stimmungen und Interaktionsmuster, wodurch Teams ihre Kommunikationsstrategien anpassen und Ergebnisse verbessern können. Genesys unterstützt Omnichannel-Kommunikation, sodass Ihr Team Kundschaft überall erreichen kann. Die Plattform ermöglicht außerdem vollständige Omnichannel-Interaktion und verschafft Teams einen einheitlichen Überblick über Kundenkontakte über Sprache, Chat und digitale Kanäle hinweg.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen KI-basierte Vermittlung, Sprach- und Chatbots, Sentiment- und Journey-Analysen, Workforce-Optimierung, Qualitätsmanagement und Gesprächsaufzeichnung.

Integrationen sind unter anderem Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Zendesk, ServiceNow, Amazon Web Services, Google Cloud, Zoom, Twilio, Cisco und Avaya.

Calabrio ist ein Workforce-Optimierungs-Tool, das für Callcenter entwickelt wurde, um Kundeninteraktionen zu verbessern. Es nutzt KI, um Einblicke in die Leistung des Callcenters zu liefern und hilft Teams, den Kundenservice sowie die Betriebseffizienz zu steigern.

Warum ich Calabrio gewählt habe: Calabrio überzeugt durch seine fortschrittliche Conversation Intelligence. Nach der Übernahme von Echo AI verbindet die Plattform Analysen auf Basis großer Sprachmodelle mit Echtzeit-Performance-Daten, um die Kundenzufriedenheit zu erkennen, Trends zu identifizieren und die Qualitätskontrolle zu automatisieren. Prädiktive Analysen unterstützen Manager beim Coachen der Mitarbeitenden, verhindern Abwanderung und verbessern die Effizienz der Callcenter-Abläufe insgesamt.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen:

Funktionen umfassen Anrufaufzeichnung, Qualitätsmanagement und Workforce Management (WFM). Sie können die Leistung Ihrer Mitarbeitenden überwachen und die Einhaltung von Branchenstandards sicherstellen. Das System bietet zudem Echtzeit-Dashboards, damit Sie jederzeit über Callcenter-Kennzahlen informiert sind.

Integrationen bestehen mit Salesforce, Microsoft Dynamics, Avaya, Genesys, Cisco, NICE, Talkdesk, Twilio und Zoom.

Quinyx ist eine Workforce-Management-Lösung, die für Unternehmen entwickelt wurde, die ihre Dienstplanung durch das Management der Arbeitskosten optimieren möchten. Sie bedient Branchen mit komplexen Personalbedarfen und bietet KI-gestützte Einblicke, um die Personalplanung und Effizienz zu verbessern.

Warum ich Quinyx ausgewählt habe: Quinyx ist eine Workforce-Management-Plattform, die für Unternehmen konzipiert ist, die eine präzise Kontrolle über Personalbesetzung und Arbeitskosten benötigen. Sie nutzt KI-gestützte Prognosen und Optimierungswerkzeuge, um das Personalaufkommen an die Nachfrage anzupassen, Überstunden zu reduzieren und Überbesetzungen zu vermeiden.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Funktionen KI-basierte Bedarfsvorhersage, automatisierte Dienstplanung, Optimierung der Arbeitskosten und Echtzeit-Berichte. Dienstpläne lassen sich einfach anpassen, Zeiten und Anwesenheit verwalten und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen wird unterstützt.

Integrationen umfassen SAP, Oracle, Workday, Microsoft Dynamics 365, ADP, Kronos, Salesforce, BambooHR, QuickBooks und NetSuite.