Software de gestión de la plantilla: tipos y características clave

¿Qué es la gestión de la plantilla?

La gestión de la plantilla (WFM) hace referencia a la práctica de asignar, supervisar y optimizar estratégicamente el recurso más importante de una organización: sus personas. 

Una gestión eficaz de la plantilla garantiza que los empleados adecuados, con las competencias adecuadas, estén disponibles en el momento adecuado para cumplir los requisitos de sus puestos.

Aunque cada organización tiene sus propias prioridades, la eficiencia de los recursos es un objetivo que comparten la mayoría de las empresas.  

¿Por qué es importante la gestión de la plantilla?

Tanto si tu lugar de trabajo es un entorno corporativo consolidado, una empresa emergente en crecimiento o una empresa que emplea a trabajadores por turnos, la gestión de la plantilla es una parte indispensable de tu estrategia de gestión empresarial.

Una gestión eficaz de la plantilla, respaldada por un software de optimización de la plantilla, ayuda a las organizaciones a mantener su plantilla lo más productiva y rentable posible.

Unas políticas de plantilla incoherentes y una aplicación insuficiente de estas políticas pueden dar lugar a problemas como los siguientes:

• Escasez de personal
• Exceso de empleados
• Empleados con competencias insuficientes
• Aumento de los costes de los proyectos
• Retrasos en la entrega de proyectos 
• Incumplimientos normativos
• Horas extraordinarias evitables
• Incidentes de seguridad en el lugar de trabajo 
• Empleados poco comprometidos
• Baja moral de los empleados o agotamiento
• Alta rotación de empleados.

Por ello, la planificación de la plantilla es un aspecto fundamental de la gestión del talento, ya que ayuda a los profesionales de recursos humanos a:

• Optimizar la productividad de los empleados
• Garantizar que los proyectos cuenten con recursos de manera eficiente 
• Agilizar la gestión del rendimiento
• Mejorar las competencias de los empleados según sea necesario
• Abordar los problemas de personal desde el principio
• Obtener una visión precisa de los costes laborales 
• Reducir el riesgo organizativo 
• Promover la seguridad en el lugar de trabajo
• Cumplir las leyes y normativas laborales
• Implementar iniciativas de planificación de la sucesión
• Mejorar el compromiso de los empleados y reducir la rotación.

El proceso de gestión de la plantilla

En esencia, el proceso de gestión de la plantilla consiste en identificar las principales prioridades estratégicas de la organización y asignar los recursos en consecuencia. Esto requiere anticipar posibles desafíos relacionados con los recursos humanos y tomar medidas para mantener la eficiencia y evitar responsabilidades. 

El proceso de gestión de la plantilla incluye tareas como:

• Alineación estratégica
• Previsión de la demanda 
• Programación de empleados
• Control horario 
• Seguimiento de la asistencia
• Análisis de datos
• Empoderamiento de los empleados
• Gestión de competencias
• Gestión de tickets de solicitudes de RR. HH.
• Gestión de nóminas
• Definición del alcance y elaboración de presupuestos de proyectos 
• Gestión de tareas.

¡Hay mucho que abarcar! 

La buena noticia es que todo esto se puede optimizar y automatizar con la ayuda de un software de gestión de la plantilla laboral. 

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¿Qué es el software de gestión de la plantilla laboral?

Una solución de software de gestión de la plantilla laboral (WFM) es una herramienta que permite a las organizaciones organizar sus políticas relacionadas con la plantilla y automatizar muchas de las tareas y procesos de su sistema de gestión de la plantilla laboral. 

Esto permite a los profesionales de recursos humanos desplegar su fuerza laboral de forma más eficaz, gestionar el tiempo de los trabajadores de manera más productiva y, en última instancia, alcanzar sus objetivos organizativos con menos complicaciones.   

¿Cuáles son las ventajas del software de gestión de la plantilla laboral?

Algunas ventajas clave del software de gestión de la plantilla laboral son facilitar a la dirección la optimización de la programación, la gestión de la asistencia y el control horario, el seguimiento de la productividad, la optimización de la gestión del rendimiento, la ejecución de las operaciones de nómina, el cumplimiento de la normativa y la promoción de la seguridad de los empleados. 

Cuando se implementa y utiliza eficazmente, la solución adecuada de gestión de la plantilla laboral puede ayudar a los empleadores a:

• Automatizar las tareas manuales para ahorrar tiempo, eliminar cuellos de botella y reducir errores.
• Recopilar datos precisos y actualizados de la plantilla laboral y tomar mejores decisiones basadas en el análisis de datos en tiempo real.
• Implementar una gestión omnicanal de la plantilla laboral para ofrecer un mayor acceso a la plantilla híbrida o móvil. 
• Mejorar la eficiencia entre equipos para optimizar la colaboración y el compromiso de los empleados, al tiempo que se eliminan los silos y se reduce la redundancia.
• Reducir los costes operativos (derivados del exceso de personal, las horas extra excesivas y la externalización) mediante previsiones y asignaciones de recursos más precisas. Las soluciones WFM avanzadas incluso actualizan los presupuestos en función de los cambios en la programación.
• Optimizar la experiencia del cliente mediante un enrutamiento basado en las competencias que ponga a los clientes en contacto con el experto adecuado del centro de contacto
• Distribuir la carga administrativa mediante portales de autoservicio para responsables y empleados que proporcionen a los usuarios acceso a determinadas funciones

• Mejorar la precisión de las nóminas conciliando automáticamente el control horario, las vacaciones retribuidas, las horas extra registradas, etc., y reduciendo los errores humanos que pueden producirse por la introducción y los cálculos manuales de datos. 
• Detectar y abordar de forma proactiva los problemas de programación con antelación consultando los datos de programación del personal en tiempo real y realizando ajustes para evitar problemas como la falta de personal. El mejor software de gestión de la plantilla laboral incluso permite a los responsables crear horarios inteligentes filtrando por departamento, proyecto, puesto o ubicación.
• Mantener registros precisos y detallados que ayuden a demostrar el cumplimiento de la normativa en caso de auditoría. 

¿Cuáles son los tipos de software de gestión de la plantilla laboral?

Existe una amplia variedad de herramientas de software WFM. Algunas son productos independientes que ofrecen una o varias de las funciones que se indican a continuación, mientras que otras ofrecen una solución más integral e integrada.

• Software de programación
• Software de asistencia
• Herramientas de gestión de proyectos (Kanban, etc.) y comunicación
• Software de control horario
• Soluciones de gestión de ausencias
• Software de nóminas
• Herramientas de compromiso de los empleados
• Herramientas de gestión de relaciones con los clientes
• Soluciones de gestión de tickets de atención al cliente y soporte
• Software de seguimiento de incidentes de seguridad en el lugar de trabajo.

Las grandes organizaciones pueden necesitar software empresarial de gestión de la plantilla diseñado para coordinar estas funciones en plantillas complejas o distribuidas.

¿Cuáles son las principales características del software de gestión de la plantilla?

Las mejores soluciones de software de gestión de la plantilla permiten a las empresas modernas organizar y realizar un seguimiento de todas las actividades relacionadas con el mantenimiento de una plantilla eficiente, rentable y productiva. 

Existen varias opciones de precios del software de gestión de la plantilla que permiten desbloquear más usuarios y/u otras funcionalidades.

A continuación se indican algunas de las principales características que debes buscar al elegir un software de gestión de la plantilla.

Previsión de las necesidades de personal

Una solución WFM adecuada debería ayudarte a detectar tendencias y prever factores que afectan a las necesidades y la disponibilidad de personal, como los cambios en los plazos de los proyectos, las variaciones estacionales en la disponibilidad de los trabajadores, las fluctuaciones de la demanda de los consumidores o clientes, entre otros. Al anticiparte a estos escenarios, podrás planificar mejor los presupuestos de personal y asignar a los empleados de forma más eficiente. 

Planificación inteligente

Cualquier herramienta de software de gestión de la plantilla que merezca la pena debería incluir funciones inteligentes de planificación que permitan a los responsables seleccionar al personal para turnos o proyectos según criterios como disponibilidad, habilidades, coste, experiencia, preferencias, ubicación y otros. Las herramientas de planificación de turnos también deberían ofrecer acceso de autoservicio para empleados, de modo que el personal pueda intercambiar turnos entre sí y garantizar una cobertura completa de los turnos. Algunas herramientas también pueden incluir funciones que incorporen la IA para la gestión de la plantilla y la planificación.

Control del tiempo

Una herramienta de gestión de la plantilla debería incluir dispositivos y herramientas de control del tiempo, o poder integrarse con ellos, como escáneres de acceso, software de control del tiempo basado en la nube, quioscos, dispositivos de punto de venta (POS), aplicaciones móviles u hojas de horas en línea, para recopilar datos de control del tiempo y procesarlos automáticamente con el fin de gestionar las nóminas con precisión. Otra ventaja del software de control del tiempo son las alertas de horas extra, otra función útil que proporciona a los empleadores un mayor control sobre la aprobación y asignación de horas extra.

Gestión de la asistencia y las ausencias

El software de gestión de la plantilla debería realizar un seguimiento de la asistencia de los empleados, automatizar las aprobaciones de las solicitudes de tiempo libre y contrastar el absentismo de los empleados con las políticas de la empresa sobre los permisos de ausencia (como el tiempo libre remunerado (PTO)) y la normativa gubernamental.   

Análisis de datos y generación de informes

La mayoría de las herramientas de gestión de la plantilla ofrecen a los usuarios una visión en tiempo real de los datos de la plantilla mediante paneles personalizables. Esto facilita la detección de posibles problemas de planificación o de personal y su corrección mucho antes de que se conviertan en problemas.

Las mejores herramientas de gestión de la plantilla y de análisis de la plantilla también permiten a los usuarios generar informes utilizando parámetros específicos, mejorando la inteligencia empresarial y la planificación de la plantilla mediante el análisis de datos históricos. 

Gestión móvil de la plantilla

Las herramientas WFM que ofrecen acceso mediante dispositivos móviles facilitan la gestión de horarios y la cobertura de turnos desde cualquier lugar, ayudando a garantizar una cobertura óptima de personal incluso en situaciones de emergencia. Estas son solo algunas de las muchas ventajas del software móvil de gestión de la plantilla.

Autoservicio para empleados 

Tu suite o herramienta de gestión de la plantilla debería ofrecer idealmente un portal de autoservicio para empleados que les permita introducir rápidamente sus propios datos siempre que sea posible, liberando tiempo de RR. HH. y reduciendo los errores. 

Potentes integraciones con herramientas empresariales

Sea cual sea la solución WFM que elijas, debería poder integrarse correctamente con el software de RR. HH. y las herramientas empresariales que tu organización ya utiliza. Esto es especialmente importante si no dispones de una suite integral de gestión de la plantilla y utilizas varias herramientas especializadas.

El software adecuado hará que el proceso de implementación, seguimiento y mejora de tu sistema de gestión de la plantilla sea mucho más eficiente y gratificante. 

Una plantilla feliz es clave para un negocio exitoso

Una gestión eficaz de la plantilla tiene como objetivo mantener la satisfacción de los empleados y, al mismo tiempo, satisfacer las necesidades estratégicas de tu empresa.

Las empresas que logren dominar este aspecto de sus operaciones serán más eficientes, innovadoras y resilientes.

Se recomienda utilizar tecnología para todas las empresas, excepto las más pequeñas. Para ayudarte a empezar, consulta nuestra selección de los mejores programas de gestión de la plantilla y nuestras recomendaciones de programas de control horario y asistencia para gestionar y optimizar eficazmente el tiempo y la asistencia de tu plantilla.

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