Hammaslääkäreiden palkanmaksu: palkkarakenteet, verotus & vaatimustenmukaisuus
Ensimmäisenä voin kertoa, että hammaslääkäreiden palkanlaskenta on paljon monitasoisempaa kuin useimpien yritysten palkanlaskenta. Hallinnoit samanaikaisesti kuukausipalkkaisia hammaslääkäreitä, tuntipalkkaisia suuhygienistejä, tuotantoperusteista palkkaa ja terveydenhuollon vaatimustenmukaisuutta. Kokemukseni mukaan juuri tämä monimutkaisuus kätkee usein sisäänsä kalliita virheitä.
Tässä oppaassa käydään läpi kaikki: palkkarakenteet, työntekijöiden luokittelu, käyttöönottovaiheet, verosäännöt, vaatimustenmukaisuusvaatimukset ja edut. Käsittelen myös yleisiä virheitä, joita hammaslääkäriasemat tekevät, sekä sitä, mitä hyvä palkanlaskentaohjelmisto voi tehdä riskiesi vähentämiseksi. Olitpa perustamassa ensimmäistä vastaanottoasi tai tehostamassa olemassa olevaa prosessia, saat mukaasi selkeän ja käytännöllisen etenemissuunnitelman.
Mikä tekee hammaslääkäriasemien palkanlaskennasta erilaista
Kuten sanoin, hammaslääkäriasemien palkanlaskenta on erilaista, koska samanaikaisesti käytössä on useita palkkausmalleja, kun taas useimmat yritykset käyttävät yhtä palkkarakennetta. Tässä tapauksessa niitä on käytössä samanaikaisesti kolme tai neljä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Monimutkaisuutta lisää vielä kaksi tekijää: vaihtelevat työajat ja terveydenhuoltoalan erityinen vaatimustenmukaisuus. Henkilöstön työajat vaihtelevat usein potilaskysynnän ja vaihtuvien työvuorojen mukaan, mikä tekee tarkasta työajanseurannasta ja palkanlaskennasta haastavampaa.
Lisäksi hammaslääkäriasemien on noudatettava yleistä työlainsäädäntöä ja terveydenhuoltoalan erityissäännöksiä, minkä vuoksi vaatimustenmukaisuuden seuranta on usein välttämätöntä ja etujen sekä poissaolokäytäntöjen hallinnointi voi olla monimutkaista.
Useiden palkkarakenteiden hallinta
Hammaslääkäriasemien palkanlaskenta muuttuu nopeasti monimutkaiseksi, koska eri tehtävissä voidaan saman vastaanoton sisällä käyttää täysin erilaisia palkkausmalleja.
Cheri Joseph, yli 30 vuoden kokemuksen omaava palkanlaskennan operatiivinen konsultti, joka käsitteli aiemmin hammaslääkäriasemien ja terveydenhuollon vastaanottojen palkanlaskentaa Oasis Outsourcingilla, kertoo tämän olleen myös hänen suurin haasteensa.
Haastavinta olivat useat keskenään ristiriitaiset palkkarakenteet. Vastaanottovirkailijat ja toimistopäälliköt ovat helppoja tapauksia – heidän palkkarakenteensa ovat hyvin yksinkertaisia. Toinen saa tuntipalkkaa ja toinen kuukausipalkkaa. Haasteet alkavat hammaslääkäri-hygienistien ja avustavien hammaslääkäreiden kohdalla; juuri siinä tilanteesta tulee haastava.
Josephin mukaan monimutkaisuus korostuu entisestään, kun nämä palkkausmallit yhdistyvät ylityösääntöihin ja toisistaan irrallisiin järjestelmiin:
Se johtaa ylityön virhelaskelmiin, ja useammin kuin ei, hammaslääkäriaseman ohjelmisto ei keskustele kunnolla useimpien palkanlaskentajärjestelmien kanssa. Tämä itsessään luo manuaalisia työnkulkuja, mikä altistaa meidät virheille.
Miten hammaslääkäriasemat maksavat eri tehtävissä työskenteleville
Hammaslääkäriasemat käyttävät usein useita palkkarakenteita samanaikaisesti. Tässä on lyhyt katsaus siihen, miten hammaslääkäriasemien yleisimmissä tehtävissä yleensä maksetaan palkkaa ja mihin tärkeimpään palkanlaskennan ongelmaan kannattaa kiinnittää huomiota.
| Rooli | Yleinen palkkamalli | Huomioitavaa |
|---|---|---|
| Palkatut hammaslääkärit | Palkka tai tuotannon/perittyjen maksujen prosenttiosuus | Miten tuotanto määritellään ja mitkä ovat vähimmäistakuut |
| Suuhygienistit | Tuntipalkka + mahdollinen tuotantobonus | Ylityö ja bonusten laskeminen |
| Hammaslääkärin avustajat | Tuntipalkka | Ylityö ja muuttuvat työajat |
| Vastaanottovirkailijat | Tuntipalkka | Lisätunnit ja ylityö |
| Toimistopäälliköt | Palkka tai tuntipalkka | Oikea luokittelu ja ylityökorvauskelpoisuus |
Miten palkata palkattuja hammaslääkäreitä
Palkatuille hammaslääkäreille maksetaan yleensä jommankumman kahdesta mallista mukaisesti: kiinteänä palkkana tai tuotantoon/perittyihin maksuihin perustuvana prosenttiosuutena. Tuotantoon perustuva palkka on yleisempi, ja se sitoo palkatun hammaslääkärin tulot siihen, mitä hän tosiasiallisesti tuottaa vastaanotolle. Yleinen rakenne on perittyjen maksujen prosenttiosuus (usein 25–35 %), johon sisältyy joskus taattu päivä- tai kuukausikohtainen vähimmäispalkka.
Meille vaikein osa oli täsmäytys. Joka kuukausi vertasimme vastaanoton hallintaohjelmiston raportteja palkanlaskentaan, ja aina kun jokin muuttui takautuvasti, meidän oli palattava palkatun hammaslääkärin luo ja selitettävä, miksi hänen jo maksettua palkkaansa täytyi oikaista seuraavassa palkanmaksussa.
Kun palkatulle hammaslääkärille maksetaan tuotannon perusteella, määritelmien on oltava selkeitä: Mitkä tuotot lasketaan mukaan? Bruttomäärä vai oikaisujen jälkeinen nettomäärä? Mitä tapahtuu hitaalla viikolla, jolloin tuotanto jää vähimmäismäärän alapuolelle? Dokumentoi kaikki tämä ennen kuin maksat yhtäkään palkkaa.
Tuntipalkkaiset työntekijät: suuhygienistit ja avustajat
Vastaanoton avustajat, hammaslääkärin avustajat ja suuhygienistit ovat yleensä työntekijöitä, joihin ei sovelleta ylityökorvauksesta vapautettua asemaa, ja he voivat olla oikeutettuja ylityökorvaukseen. Tämä on tärkeää, koska monissa vastaanotoissa suuhygienisteille maksetaan perustuntipalkan lisäksi tuotantobonus, ja molemmat on otettava huomioon ylityökorvausta laskettaessa, ei ainoastaan peruspalkkaa. Tästä kerrotaan lisää virheitä käsittelevässä osiossa.
Kun suuhygienisteille maksetaan perustuntipalkan ja tuotannon yhdistelmän perusteella, varmista, miten ja milloin tuotantobonukset lasketaan ja maksetaan, ja huolehdi siitä, että bonukset eritellään selkeästi palkkalaskelmissa.
Hallinto- ja vastaanottohenkilöstö
Hallintohenkilöstö on lähes aina kuukausipalkkaista tai tuntipalkkaista työntekijäasemassa, johon ei liity ylityökorvauksesta vapautusta. Keskeinen riski liittyy tässä ylityöhön. Jos vastaanottokoordinaattorisi tuuraa sairastunutta työtoveria ja ylittää 40 työtuntia, kyseinen aika on ylityötä riippumatta siitä, oliko se suunniteltua. Seurantatyökalut, jotka tallentavat työtunnit reaaliajassa, ovat jokaisen sentin arvoisia.
Työntekijän luokittelu: työntekijät ja itsenäiset toimeksisaajat
Työntekijän virheellinen luokittelu on yksi kalleimmista palkanlaskentavirheistä, joita hammaslääkärin vastaanotto voi tehdä. IRS ja osavaltioiden työvoimaviranomaiset tarkastelevat tarkasti työntekijöiden virheellistä luokittelua itsenäisiksi toimeksisaajiksi. Kun luokittelet palkatun hammaslääkärin W-2-työntekijäksi, voit pienentää oikeudellisia riskejäsi.
IRS:n määräysvaltatesti
Työntekijän luokittelu määräytyy osapuolten suhteen taloudellisen todellisuuden perusteella. Jos vastaanoton omistaja hallitsee kliinistä työaikataulua, tarjoaa välineet ja määrää potilaslistan, kyseessä on työntekijä. Sopimus, jossa henkilöä kutsutaan toimeksisaajaksi, ei muuta tätä. Jos viranomainen katsoo kaikkien olennaisten tekijöiden perusteella, että henkilö on työntekijä, sopimusta, jossa palkattu hammaslääkäri nimetään itsenäiseksi toimeksisaajaksi, pidetään vain oman edun mukaisena ja siten merkityksettömänä.
Kuka on yleensä työntekijä hammaslääkärin vastaanotolla?
Useimmissa tapauksissa palkatut hammaslääkärit ja suuhygienistit luokitellaan asianmukaisemmin työntekijöiksi kuin itsenäisiksi toimeksisaajiksi. Koska suuhygienisti työskentelee hammaslääkärin valvonnassa ja käyttää vastaanoton välineitä ja tiloja, hän täyttää lähes aina liittovaltion ja osavaltioiden työntekijää koskevat määritelmät.
Poikkeuksena ovat aidosti päiväkohtaisesti työskentelevät tai matkustavat ammattilaiset, jotka työskentelevät itsenäisesti ja palvelevat useita asiakkaita, kuten päiväkohtaisesti työskentelevät hammashygienistit tai matkustavat sairaanhoitajat. Siitä huolimatta osavaltioiden tason testit voivat syrjäyttää liittovaltion ohjeistuksen. Joissakin osavaltioissa, kuten Kaliforniassa (AB5-laki), on tiukat ohjeet, joiden vuoksi hammaslääkäreitä on vaikea luokitella itsenäisiksi ammatinharjoittajiksi.
Väärin luokittelun kustannukset
Monissa tilanteissa vastaanotolta voidaan edellyttää maksamatta jääneiden liittovaltion ja osavaltion työsuhdeverojen sekä FICA-verojen maksamista. Näiden verojen lisäksi voidaan määrätä sakkoja, puhumattakaan oikeudenkäyntikuluista, joita vastaanotolle voi aiheutua sen yrittäessä puolustaa väärää luokittelua. Suosittelen vahvasti konsultoimaan työoikeuteen erikoistunutta asianajajaa ennen minkä tahansa toimeksiantosopimuksen viimeistelyä.
Hammaslääkärivastaanoton palkanlaskennan perustaminen: vaihe vaiheelta
Jos olet perustamassa palkanlaskentaa ensimmäistä kertaa, käy nämä vaiheet läpi järjestyksessä:
- Hanki EIN-tunnuksesi: Hae työnantajan tunnistenumero IRS:ltä ennen kuin voit hoitaa palkanlaskennan tai tehdä veroilmoituksia. Jos toimit useissa osavaltioissa, tarkista kunkin osavaltion rekisteröintivaatimukset erikseen.
- Rekisteröidy osavaltion ja paikallisiin palkkaveroihin: Jokaisella osavaltiolla on oma verotilirekisteröinnin prosessinsa. Joissakin osavaltioissa on myös paikallistason tuloveroja. Hoida tämä ennen ensimmäistä palkanmaksupäivää.
- Luokittele jokainen työntekijä oikein: Ennen kuin kenellekään maksetaan palkkaa, määritä, onko kyseessä W-2-työntekijä vai 1099-itsenäinen ammatinharjoittaja käyttäen edellä käsiteltyä IRS:n määräysvaltatestiä.
- Kerää työsuhteen aloitukseen liittyvät asiakirjat: Kerää jokaiselta työntekijältä allekirjoitettu W-4-lomake (liittovaltion ennakonpidätys), osavaltion vastaava ennakonpidätyslomake, täytetty I-9-lomake työnteko-oikeuden todentamista varten sekä suoraveloituksen valtuutus.
- Valitse palkanmaksuaikataulu: Kahden viikon välein maksettava palkka (26 palkanmaksukautta vuodessa) on hammaslääkärivastaanotoilla yleisin, koska se yhdistää säännöllisyyden ja hallittavan kassavirran. Kahdesti kuukaudessa maksettava palkka (24 kautta) toimii myös, mutta huomioi osavaltioiden lait – joissakin osavaltioissa on säädetty vähimmäistiheys palkanmaksulle.
- Ota työajan seuranta käyttöön: Valitse järjestelmä, joka tallentaa sisään- ja uloskirjautumisen minuuttitasolla, mukaan lukien henkilökunnan kokousaika ja päivän päättävä siivous. Suullinen ilmoittaminen tai paperiset työaikalomakkeet aiheuttavat ylityökiistoja, joita haluat välttää.
- Määritä palkkatyypit palkanlaskentajärjestelmässäsi: Määritä jokainen ansaintakoodi – tuntipalkka, kuukausipalkka, tuotantoprosentti ja bonukset – jotta laskelmat suoritetaan automaattisesti jokaisella kaudella.
- Suorita testipalkanmaksu: Ennen kuin maksat kenellekään, suorita testikierros ja tarkista vähintään yhden kunkin palkkaluokan työntekijän bruttopalkka, ennakonpidätykset ja nettopalkka.
Hammaslääkärivastaanottojen palkkaverot, ennakonpidätykset ja vähennykset
Liittovaltion verot
Jokaiseen hammaslääkärivastaanoton työntekijään sovelletaan hänen toimittamansa W-4-lomakkeen perusteella tehtävää liittovaltion tuloveron ennakonpidätystä sekä FICA-veroja – sosiaaliturvamaksua (6.2 %) ja Medicare-maksua (1.45 %). Työnantajana vastaat näistä FICA-maksuista vastaavan osuuden. Liittovaltion työttömyysvero (FUTA) koskee kunkin työntekijän palkkojen ensimmäistä $7,000:n osuutta vuosittain.
Osavaltion ja paikalliset verot
Osavaltioiden tuloveroprosentit ja säännöt vaihtelevat huomattavasti. Joissakin osavaltioissa ei ole tuloveroa, kun taas toisissa osavaltionverojen lisäksi peritään paikallisten hallintoalueiden veroja. Sinun on rekisteröidyttävä, pidätettävä verot ja tilitettävä ne jokaiselle sovellettavalle hallintoalueelle – ei ainoastaan siinä osavaltiossa, jossa vastaanottosi päätoimipaikka sijaitsee, vaan mahdollisesti myös jokaisessa osavaltiossa, jossa työntekijä asuu tai työskentelee.
Vähennykset
Ennen verotusta tehtävät vähennykset pienentävät työntekijän verotettavaa tuloa ja FICA-verovelvollisuuttasi. Niihin kuuluvat tyypillisesti:
- Sairausvakuutusmaksut: Työntekijän osuudet ryhmäterveyssuunnitelman maksuista
- Hammas- ja näkövakuutusturva: Jos tarjoat täydentäviä etuja
- 401(k)- tai SIMPLE IRA -maksut: Ennen verotusta tehtävät lykkäykset IRS:n asettamissa rajoissa
- Joustavat kulutustilit (FSA) ja terveyssäästötilit (HSA)
Verotuksen jälkeen tehtävät vähennykset – kuten Roth 401(k) -maksut tai tietyt vapaaehtoiset etuudet – vähennetään verojen laskemisen jälkeen.
Bonusten ja ei-rahallisten palkkioiden käsittely
Työntekijöillä on oikeus puolitoistakertaiseen säännölliseen palkkaansa nähden, mukaan lukien bonukset ja provisiot, ylityökorvauksena. Tämä tarkoittaa, että jos maksat suuhygienistille tuotantobonuksen, bonus kuuluu hänen säännölliseen palkkaansa ylityölaskelmissa – se ei ole erillinen lisä, jonka voisit jättää huomioimatta. Tämä on yksi hammasalan palkanmaksun yleisimmin unohtuvista säännöistä.
Jokaisen hammaslääkäriaseman tuntemat vaatimustenmukaisuus- ja dokumentointisäännöt
FLSA:n perusteet
Yhdysvaltain työelämän vähimmäisstandardeja koskeva laki (FLSA) määrittää liittovaltion vähimmäistason vähimmäispalkalle ja ylityölle. Liittovaltion laki edellyttää ylityökorvausta tukikelpoisille työntekijöille, jotka työskentelevät yli 40 tuntia viikossa. Jotkin osavaltiot menevät pidemmälle, erityisesti päivystävien tai vuorojaan jakavien terveydenhuollon työntekijöiden osalta. Suurin osa hammaslääkäriaseman kliinisestä ja hallinnollisesta henkilöstöstä ei kuulu poikkeuksen piiriin, ja heillä on oikeus ylityökorvaukseen.
Korvaavan vapaan tarjoaminen ylityökorvauksen sijaan on useimmilla yksityisen sektorin työpaikoilla laitonta. Jotkin hammaslääkäriasemat saattavat kuitenkin käyttää tätä lähestymistapaa vahingossa, koska ne ajattelevat sen olevan hyväksyttävä vaihtoehto. Älä tee niin.
Huomioitavat osavaltiokohtaiset säännöt
Liittovaltion lain lisäksi osavaltioiden säännöt voivat asettaa vaatimuksia seuraavista:
- Ruoka- ja lepotauot: Työntekijöillä on usein oikeus ruoka- ja lepotaukoihin osavaltion lakien mukaan. Näiden taukojen tarjoamatta jättäminen tai työntekijöille maksamatta jättäminen käyttämättä jääneistä tauoista on yleinen laiminlyönti.
- Palkallinen sairausloma: Monet osavaltiot edellyttävät vähimmäismäärää kertyvää palkallista sairauslomaa.
- Palkanmaksutiheys: Joissakin osavaltioissa palkanmaksu on oletusarvoisesti järjestettävä viikoittain tai joka toinen viikko.
- Lopputilin maksamisen ajankohta: Useimmissa osavaltioissa on tiukat määräajat lopputilin maksamiselle työsuhteen päättymisen jälkeen.
Dokumentointivaatimukset
FLSA:n mukaan sinun on säilytettävä palkkahallinnon tiedot vähintään kolme vuotta. Näihin tietoihin tulisi sisältyä päivittäin ja viikoittain tehdyt työtunnit, palkkatasot, maksetut kokonaispalkat, tehdyt vähennykset ja kaikki ylityölaskelmat. Säilytä tiedot turvallisesti – ja jos käytät pilvipohjaista palkanmaksuohjelmistoa, varmista, että tiedot ovat käytettävissä ja varmuuskopioitu.
HIPAA ja palkkahallinnon tiedot
Palkkahallinnon tiedot liittyvät usein suojattuihin terveystietoihin (PHI), kun etuuksista tehtävät vähennykset liittyvät terveydenhuollon kattavuuteen. Rajoita pääsy palkkahallinnon järjestelmiin vain niille henkilöille, jotka sitä tarvitsevat. Varmista, että vain oikeilla henkilöillä – yleensä omistajalla, aseman johtajalla ja ehkä yhdellä luotetulla ylläpitäjällä – on pääsy palkkahallinnon järjestelmään. Poista käyttöoikeudet entisiltä toimistopäälliköiltä tai ulkopuolisilta palveluntarjoajilta, joita et enää käytä.
Yleiset hammasalan palkanmaksun virheet ja niiden välttäminen
Näitä virheitä näen useimmiten hammaslääkäriasemilla. Useimmat niistä voidaan välttää oikeilla järjestelmillä:
- Tuotantobonusten jättäminen pois ylityöpalkasta: Ylityö lasketaan oikein säännöllisen palkan perusteella, johon tietyt bonukset voivat sisältyä. Jos lasket ylityön vain suuhygienistin perustuntipalkan perusteella ja jätät hänen tuotantopalkkansa huomiotta, maksat todennäköisesti liian vähän.
- Poikkeuksen piiriin kuulumattoman henkilöstön luokitteleminen poikkeuksen piiriin kuuluvaksi: Poikkeus riippuu työntekijän tehtävästä ja palkasta Yhdysvaltain työelämän vähimmäisstandardeja koskevan lain mukaan. Monet hammaslääkäriaseman työntekijät eivät kuulu poikkeuksen piiriin, ja heille on maksettava ylityökorvausta.
- Huolimaton työajanseuranta: Ilman luotettavaa järjestelmää tehtyjen työtuntien seuraamiseen työnantajat voivat maksaa henkilöstölle liian vähän tai hallinnoida ylityökorvauksia väärin. Sanallisiin ilmoituksiin tai vanhentuneisiin järjestelmiin luottaminen voi johtaa virheisiin.
- Bonusten maksaminen myöhässä: Myöhästyneet tuotantobonukset eivät ole haitallisia vain työilmapiirille. Yli puolet työvoimasta (53 %) harkitsisi lähtemistä, jos työnantaja tekisi toistuvasti virheitä palkanmaksussa. Tiukassa työmarkkinatilanteessa tämä on todellinen henkilöstön pitämiseen liittyvä riski.
- Työsuhteen päättäneiden työntekijöiden pitäminen aktiivisina: Poista entiset työntekijät aktiivisesta palkkahallinnon ja etuusjärjestelmästäsi, jotta heille ei makseta vahingossa palkkaa tai etuuksia. Varmista, että kaikki lopputilit, mukaan lukien mahdolliset vaaditut käyttämättömien palkallisten vapaiden korvaukset, on maksettu ja kirjattu oikein.
- Palkkatasojen päivittämättä jättäminen korotusten jälkeen: Jos palkankorotus astuu voimaan eikä sitä päivitetä palkkahallinnon järjestelmään heti, maksat joko liian vähän tai aiheutat korjauskierteen, joka vie aikaa ja heikentää luottamusta.
Työntekijäetujen käsittely: palkalliset vapaat, sairausvakuutus ja eläke
PTO:n kertyminen vaihtelevissa työvuoroissa
PTO:n kertyminen on suoraviivaista kiinteässä työvuorojärjestyksessä – tilanne mutkistuu, kun suuhygienistit työskentelevät yhtenä viikkona kolme päivää ja seuraavana viisi. Suosittelen tuntiperusteista kertymismenetelmää (esim. X tuntia PTO:ta jokaista tehtyä työtuntia kohden) kiinteän viikoittaisen tai kahden viikon välein myönnettävän etuuden sijaan. Se on oikeudenmukaisempi osa-aikaisille ja vaihtelevan työajan työntekijöille ja kestää paremmin osavaltioiden valvonnan.
Tarkista osavaltiosi säännöt PTO:n maksamisesta työsuhteen päättyessä. Useat osavaltiot edellyttävät, että kaikki käyttämätön kertynyt PTO maksetaan viimeisen palkan yhteydessä, minkä vuoksi saldojen tarkka seuranta koko vuoden ajan on entistä tärkeämpää.
Terveys- ja hammashoivavakuutusten vähennykset
Jos tarjoat ryhmäterveysvakuutuksen, työntekijöiden vakuutusmaksuosuudet vähennetään yleensä ennen veroja 125 §:n etuusjärjestelyn mukaisesti. Määritä nämä oikein palkanlaskentajärjestelmääsi, jotta ne jäävät liittovaltion tuloveron ja FICA-maksujen ennakonpidätyksen ulkopuolelle. Jos ne koodataan virheellisesti verojen jälkeisiksi vähennyksiksi, sekä työntekijät että vastaanotto maksavat liikaa.
Eläkesuunnitelmat
Hammaslääkärivastaanotot tarjoavat yleisimmin 401(k)-suunnitelmia tai SIMPLE IRA -suunnitelmia. IRS määrittää molemmille vuosittaiset maksurajat. Työntekijöiden palkasta tehtävät lykkäykset pienentävät verotettavaa tuloa; työnantajan vastaavat suoritukset voivat olla ennen veroja tai niiden ulkopuolella suunnitelman rakenteesta riippuen. Mitä tahansa tarjoatkin, palkanlaskennan ja eläkesuunnitelman hallinnoijan on toimittava synkronoidusti – vähennysten on päädyttävä oikeille tileille ajallaan, jotta sääntöjen noudattamiseen liittyviltä ongelmilta vältytään.
Hammaslääkärivastaanoton palkanlaskennan todelliset kustannukset
Palkanlaskenta prosenttiosuutena perityistä maksuista
Henkilöstön palkat ja korvaukset ovat minkä tahansa hammaslääkärivastaanoton suurin yksittäinen yleiskululuokka. Vertailuarvo on 25–30 % nettoperinnästä, mukaan lukien kaikki palkat, työnantajan palkkaverot, sairausvakuutusmaksuosuudet, eläkesuunnitelmien vastaavat suoritukset ja muut kuin lääkäreille maksetut bonukset. Vastaanotolla, jonka liikevaihto on $1.2 miljoonaa, tämä 25–30 %:n vaihteluväli tarkoittaa henkilöstökuluina yhteensä $300,000–$360,000.
Jos henkilöstön palkkakulut ylittävät 32 % perinnästä, kyseessä on hälytysmerkki. Kun osuus alkaa nousta tätä suuremmaksi, perimmäinen syy on yleensä potilasmäärään nähden liian suuri henkilöstö, markkinatasoa korkeammat palkat ilman vastaavaa tuottavuutta tai huonon työvuorosuunnittelun aiheuttama liiallinen ylityö.
Palkanlaskentapalvelujen todelliset kustannukset
Palkanlaskentaohjelmiston kustannukset pienessä tai keskisuuressa hammaslääkärivastaanotossa ovat yleensä $50–$200 kuukaudessa työntekijäkohtaisen maksun lisäksi. Täyden palvelun palkanlaskentapalveluntarjoajat (jotka hoitavat veroilmoitukset ja vuoden lopun lomakkeet puolestasi) maksavat yleensä enemmän, mutta ne siirtävät sääntöjen noudattamiseen liittyvän vastuun tiimiltäsi palveluntarjoajalle.
Virheiden piilokustannukset
Voit hoitaa palkanlaskennan itse, mutta mitä useampia palkkarakenteita, ylityösääntöjä ja verovelvoitteita hallinnoit, sitä enemmän syntyy mahdollisuuksia kalliisiin virheisiin. Palkanlaskennan virheistä aiheutuu itse korjausta suurempia kustannuksia: IRS:n myöhästyneistä maksuista määräämät seuraamukset, takautuvien palkkojen maksuvelvoitteet, osavaltioiden työsuojelulautakuntien sakot ja oikeudenkäyntikulut, jos luokittelua koskeva kiista etenee oikeuteen.
Vastaanotolla, jossa palkanlaskenta on merkittävä kuluerä, jopa pienet virheet – ja niiden korjaamiseen kuluva aika – voivat nopeasti nakertaa katetta.
Oikean palkanlaskentaohjelmiston tai -palvelun valitseminen vastaanotollesi
Oma palkanlaskenta vai ulkoistettu palkanlaskenta
Palkanlaskennan hoitaminen itse ohjelmiston avulla antaa sinulle reaaliaikaisen hallinnan ja näkyvyyden. Oman palkanlaskennan hallinnointi voi aluksi vaikuttaa kustannustehokkaalta. Se voi kuitenkin muuttua työvoimaa vaativaksi ja edellyttää huomattavasti aikaa ja resursseja. Henkilöstön on pysyttävä ajan tasalla muuttuvista verolaeista ja palkanlaskentaa koskevista säännöksistä. Tämä ei ainoastaan vie arvokasta aikaa hammaslääkärivastaanoton ydintoiminnoilta, vaan lisää myös sääntöjen noudattamatta jättämisen riskiä, mikä voi johtaa sakkoihin ja seuraamuksiin.
Ulkoistaminen siirtää tämän sääntöjen noudattamista koskevan vastuun kolmannelle osapuolelle. American Dental Associationin (ADA) tekemän kyselyn mukaan 52 % hammaslääkärivastaanotoista ulkoistaa osan tai kaikki palkanlaskentatoiminnoistaan. Useimmille yksityisille ja pienille ryhmävastaanotoille ulkoistaminen on mielestäni järkevin oletusvalinta, etenkin jos palkanlaskennasta vastaava henkilö hoitaa myös vastaanoton asiakaspalvelua.
10 Paras palkanlaskentaohjelmisto hammaslääkärivastaanotoille
Jos olet valmis vertailemaan palveluntarjoajia, tässä on joitakin hammaslääkärivastaanotoille sopivia palkanlaskenta-alustoja, joita kannattaa harkita.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hammaslääkärivastaanottojen palkanlaskentaohjelmiston tärkeimmät ominaisuudet
Etsi nämä ominaisuudet ennen kuin sitoudut mihinkään alustaan:
- Tuotantoperusteisen palkan tuki: Järjestelmän pitäisi käsitellä kerättyihin tuloihin perustuva prosenttipalkka suoraan ilman manuaalisia kiertoteitä.
- Painotetun keskiarvon ylityölaskelmat: Tämä on välttämätöntä, kun työntekijöille maksetaan saman viikon aikana sekä tunti- että tuotantoperusteista palkkaa.
- Työajanseurannan integrointi: Työajanseurantatyökalun ja palkanlaskennan suora synkronointi poistaa manuaalisen tietojen syöttämisen ja siihen liittyvät virheet.
- Automaattinen verojen ilmoittaminen: Liittovaltion, osavaltioiden ja paikallisten verojen maksujen ja ilmoitusten pitäisi tapahtua automaattisesti – niitä ei pitäisi joutua ajastamaan itse.
- Työntekijöiden itsepalvelu: Henkilöstön pitäisi voida tarkastella palkkalaskelmia, W-2-lomakkeita ja PTO-saldoja ilman yhteydenottoa toimiston johtajaan.
- Usean toimipisteen tuki: Jos ylläpidät useampaa kuin yhtä vastaanottoa, tarvitset yhden kirjautumisen ja toimipistekohtaisen raportoinnin.
- Yhdistetyt työntekijätiedot: Etsi palkanlaskentaohjelmistoa, joka integroituu tiiviisti henkilöstöhallintoosi ja työajanseurantajärjestelmiisi. Kun työntekijätiedot, työtunnit, PTO, edut ja palkkatiedot ovat toisiinsa yhdistetyissä järjestelmissä, vähennät päällekkäistä tietojen syöttämistä ja alustojen välisten ristiriitaisten tietojen riskiä.
- Vastaanottojen hallintajärjestelmän integrointi: Hammaslääkärivastaanottojen palkkatiedot ovat usein peräisin palkanlaskentajärjestelmän ulkopuolelta. Tuotanto, perityt maksut, oikaisut ja hyvitykset saatetaan kaikki kirjata vastaanottojen hallintaohjelmistoon, mikä tarkoittaa, että palkanlaskennan tarkkuus riippuu suuresti siitä, kuinka hyvin nämä järjestelmät toimivat yhdessä. Oestervemb kertoo, että täsmäytyksen integrointiongelmat ovat muuttaneet hänen tapaansa ajatella hammaslääkärivastaanottojen palkanlaskentaohjelmistoja:
Suurin opetus minulle on ollut se, että hammaslääkärien palkkaus perustuu todellisuudessa vastaanottojen hallintaohjelmistoon, ei palkanlaskentajärjestelmään. Palkanlaskenta on lähes viimeinen vaihe. Useimmat virheet tapahtuvat näiden kahden järjestelmän välisessä kuilussa.
Kysymyksiä, jotka kannattaa esittää ennen palkanlaskentapalveluntarjoajaan sitoutumista
Kun olet määritellyt vastaanottosi vaatimukset, käytä niitä mahdollisten palveluntarjoajien perusteelliseen arviointiin. Kysy, miten ne käsittelevät tuotantoperusteista palkkausta, takautuvia oikaisuja, ylityölaskelmia, palkanlaskennan korjauksia ja integraatioita hammaslääkärivastaanottosi hallintajärjestelmään.
Jos vertailet useita palveluntarjoajia, muodollinen palkanlaskennan tarjouspyyntö voi auttaa esittämään samat kysymykset johdonmukaisesti ja vertailemaan vastauksia rinnakkain.
- Tukeeko alusta suoraan tuotantoperusteista palkkaa vai pitääkö minun laskea se manuaalisesti jokaisella palkanmaksukaudella?
- Miten se käsittelee painotetun keskiarvon ylityötunteja eri palkkatyyppien yhteydessä?
- Huolehtiiko se verojen ilmoittamisesta puolestani kaikissa osavaltioissa, joissa minulla on työntekijöitä?
- Miltä käyttöönottoprosessi näyttää ja kuinka kauan se kestää?
- Millainen tuki on saatavilla, jos palkanmaksupäivänä ilmenee ongelmia?
Usein kysytyt kysymykset
Kuka vastaa hammaslääkärivastaanoton palkanmaksusta?
Vastaanoton omistaja on viime kädessä vastuussa. Päivittäisestä toteutuksesta huolehtii yleensä toimistopäällikkö, vastaanoton ylläpitäjä tai ulkopuolinen palkanmaksupalveluntarjoaja. Riippumatta siitä, kuka sen käsittelee, omistaja vastaa kaikista virheistä tai vaatimustenmukaisuuden laiminlyönneistä.
Kuinka usein palkanmaksu pitäisi suorittaa?
Kahden viikon välein on hammaslääkärivastaanotoilla yleisin aikataulu; se tarjoaa työntekijöille ennakoitavuutta ja pitää samalla vastaanoton kassavirran hallittavana. Tarkista osavaltiosi vähimmäisvaatimukset palkanmaksutiheydelle ennen aikataulun vahvistamista.
Mitkä lait vaikuttavat hammaslääkärivastaanoton palkanmaksuun?
Vähintään sinuun sovelletaan FLSA-lakia, IRS:n palkkaverosäännöksiä ja osavaltiosi palkkausta ja työaikaa koskevia lakeja. Sijainnistasi riippuen saatat joutua noudattamaan myös paikallisia tuloverovelvoitteita, osavaltiokohtaisia palkallista vapaata koskevia määräyksiä sekä terveydenhuoltoon liittyviä säädöksiä, jotka vaikuttavat etuuksien hallinnointiin.
Voinko hoitaa palkanmaksun itse vai pitäisikö se ulkoistaa?
Voit hoitaa sen itse oikean ohjelmiston avulla, mutta harkitsisin tarkkaan siihen kuluvaa aikaa. Yhdysvalloissa on noin 135 000 hammaslääkärivastaanottoa, jotka työllistävät yli miljoona ihmistä, ja useimmat niistä ovat pieniä vastaanottoja, joissa palkanmaksusta vastaava henkilö hoitaa myös vastaanoton asiakaspalvelua. Jos tilanteesi on tällainen, ulkoistamista kannattaa harkita vakavasti.
Valmis löytämään vastaanotollesi sopivan palkanmaksutyökalun?
Kun tiedät, mitä vastaanottosi tarvitsee, palkanmaksuohjelmiston valitseminen, joka käsittelee tuotantoperusteisen palkan, painotetun ylityön ja automaattisen verojen ilmoittamisen, säästää enemmän aikaa ja vähentää riskejä kuin mikään muu tekemäsi operatiivinen päätös.
