11 rekrytointikustannusta ja niiden laskeminen

Mitä tekijöitä käytetään rekrytointikustannusten laskemiseen?

Rekrytointikustannusten laskemisessa on otettava huomioon useita tekijöitä, joista jokainen vaikuttaa rekrytointiprosessiin liittyviin kokonaiskustannuksiin. Voit saada paremman käsityksen kustannuksia kasvattavista tekijöistä rekrytointiauditoinnin avulla.

Seuraavia keskeisiä tekijöitä käytetään rekrytointikustannusten laskemiseen:

1. Mainonta- ja työpaikkailmoituskustannukset

• Työpaikkasivustot ja verkkosivustot: Maksut työpaikkailmoitusten julkaisemisesta LinkedInin, Indeedin, Glassdoorin ja muiden vastaavien alustojen kaltaisilla alustoilla.
• Sosiaalisen median mainonta: Facebookin, Twitterin ja Instagramin kaltaisilla alustoilla julkaistavien työpaikkailmoitusten mainostamisesta aiheutuvat kustannukset.
• Printtimedia: Sanomalehdissä, aikakauslehdissä tai muissa painetuissa julkaisuissa mainostamisesta aiheutuvat kulut.
• Urasivun ylläpito: Yrityksen urasivuston ylläpitämiseen ja päivittämiseen liittyvät kustannukset.

2. Rekrytointitoimistojen palkkiot

• Toimistojen provisiot: Tyypillisesti prosenttiosuus uuden työntekijän ensimmäisen vuoden palkasta, jos käytetään rekrytointitoimistoa.
• Suorahakupalkkiot: Suorahakuyritysten veloittamat ennakkomaksut ylemmän tason tehtävien täyttämisestä.

Yhteistyö RPO-yritysten kanssa voi kuitenkin auttaa yrityksiä pienentämään rekrytointikustannuksia merkittävästi ja samalla säilyttämään palkkausten korkean laadun.

3. Työntekijöiden suositteluohjelman kustannukset

• Suosittelubonukset: Nykyisille työntekijöille onnistuneista työntekijäehdokkaiden suositteluista maksettavat korvaukset tai kannustimet (työntekijöiden suosittelualustat voivat auttaa seuraamaan näitä).

4. Yrityksen sisäisen rekrytointitiimin kustannukset

• Palkat ja etuudet: Rekrytointiprosessiin osallistuvan henkilöstöhallinnon ja rekrytointihenkilöstön palkitseminen.
• Koulutus ja kehittyminen: Rekrytointitiimin jatkuvan koulutuksen ja ammatillisen kehittymisen kustannukset.
• Toimintakulut: Rekrytointiosastoon liittyvät toimitilat, käyttö- ja muut yleiskustannukset.

5. Haastattelu- ja arviointikustannukset

• Matkat ja majoitus: Ehdokkaiden haastatteluihin lennättämisestä aiheutuvat kulut, mukaan lukien hotellimajoitus, ateriat ja kuljetukset.
• Haastatteluihin käytetty aika: Esihenkilöiden, henkilöstöhallinnon ja tiimin jäsenten haastatteluihin käyttämän ajan kustannukset (lasketaan usein heidän tuntipalkkansa perusteella).
• Arviointityökalut: Ehdokkaille tehtävistä työsuhdetta edeltävistä testeistä, psykometrisistä arvioinneista tai taitotesteistä perittävät maksut.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

6. Teknologia ja rekrytointityökalut

• Hakijanseurantajärjestelmät (ATS): Rekrytointiohjelmistojen kustannukset, kuten hakijanseurantajärjestelmät, jotka auttavat hallitsemaan ja sujuvoittamaan rekrytointiprosessia.
• Ansioluettelotietokannat: Maksut ehdokkaiden ansioluetteloiden verkkotietokantojen käyttämisestä.
• Taustantarkistuspalvelut: Taustantarkistusten, luottotietojen tarkistusten ja huumetestien tekemiseen liittyvät kustannukset.
• Tietotekninen infrastruktuuri: Yrityksen urasivun rakentamiseen ja ylläpitämiseen liittyvät maksut, mukaan lukien työpaikkailmoitusohjelmistot.

Psst. Monet pienyritykset turvautuvat maksuttomiin HR-työkaluihin tai maksuttomiin rekrytointijärjestelmiin pitääkseen rekrytointikulut hallinnassa.

7. Uramessut ja rekrytointitapahtumat

• Tapahtumaosallistumismaksut: Kustannukset osaston tai muun näkyvyyden hankkimisesta työpaikkamessuille, yliopistojen urapäiville ja muihin rekrytointitapahtumiin.
• Markkinointimateriaalit: Tapahtumissa jaettavien esitteiden, banderollien ja mainostuotteiden kustannukset.
• Matkakulut: Rekrytoijien tapahtumiin osallistumisesta aiheutuvat kustannukset, mukaan lukien kuljetukset, majoitus ja ateriat.

9. Muut kustannukset

• Oikeudenkäyntikulut: Työsopimusten laatimiseen tai muihin oikeudellisiin palveluihin liittyvät kulut.
• Uudelleensijoittamiskulut: Kustannukset, jotka yritys maksaa uusien työntekijöiden siirtämisestä työskentelypaikkakunnalle.
• Työsuhteen päättämiskulut: Jos työntekijä korvataan toisella, irtisanomiskorvauksista, etujen jatkamisesta ja muista työsuhteen päättämiseen liittyvistä kuluista aiheutuvat kustannukset.

10. Aika- ja tehokkuusmittarit

• Palkkaamiseen kuluva aika: Aika, joka kuluu tehtävän täyttämiseen ensimmäisestä työpaikkailmoituksesta palkkauspäivään, usein menetetyn tuottavuuden kustannuksena ilmaistuna.
• Palkkauskohtainen kustannus: Erityinen mittari, jossa rekrytoinnin kokonaiskustannukset jaetaan palkattujen työntekijöiden määrällä, jolloin saadaan uuden työntekijän keskimääräinen kustannus.

11. Ulkoiset taloudelliset tekijät

• Markkinaolosuhteet: Taloudelliset olosuhteet, työmarkkinoiden kireys ja toimialakohtaiset tekijät voivat vaikuttaa rekrytointikustannuksiin.
• Kilpailu osaajista: Aloilla, joilla kysyntä on suurta, yritysten on ehkä käytettävä enemmän rahaa rekrytointiin houkutellakseen parhaat osaajat.

Näin lasket rekrytointikustannuksesi budjetointia varten

Näin arvioit rekrytoinnin kokonaiskustannukset laatiessasi rekrytointibudjettia.

1. Arvioi palkattavien kokonaismäärä

Aloita määrittämällä, kuinka monta tehtävää sinun on täytettävä kussakin osastossa tietyn ajanjakson aikana (esimerkiksi neljännesvuosittain).

Toivottavasti tästä sovitaan yhteistyöhön perustuvassa rekrytointisuunnittelussa, jossa otetaan huomioon myös odotettu henkilöstön vaihtuvuus.

2. Arvioi kiinteät kustannuksesi

• Sisäisen rekrytointitiimin kustannukset: Sisältää HR- ja rekrytointitiimillesi tietyn ajanjakson aikana maksetut palkat, etuudet ja muut korvaukset. Voit tarkentaa arviota myös laskemalla esihenkilöiden ja muiden tiimin jäsenten ajankäytön kustannukset.
• Toiminnan yleiskulut: Ota huomioon rekrytointitiimin käyttämien toimitilojen, palvelujen ja tarvikkeiden kustannukset.

3. Muuttuvat rekrytointikustannukset

• Mainontakulut: Arvioi työpaikkailmoituksiin, verkkomainoksiin, sosiaalisen median kampanjoihin ja muihin markkinointitoimiin käyttämäsi kokonaismäärä. 
• Toimistojen palkkiot: Arvioi ulkoisille rekrytointiyrityksille maksettavat palkkiot. Jos esimerkiksi palkkaat vaikeasti täytettäviin tehtäviin, onko sinulla aiempia tietoja siitä, kuinka monta henkilöä palkattiin rekrytoijien avulla?
• Huomioi suosittelubonukset: Arvioi jälleen aiempien tietojen perusteella mahdolliset palkkiot, joita maksat työntekijöille onnistuneista työntekijäsuosituksista.
• LinkedIn ja muut alustat: LinkedIn-rekrytoinnin ja muiden rekrytointialustojen käyttöoikeuksien tai tilausten kustannukset.

4. Arvioi rekrytointiteknologian kustannukset

• Hakijaseurantajärjestelmä: Sisällytä käyttämäsi ATS:n tai muun rekrytointiohjelmiston kustannukset.
• Arviointityökalut: Lisää mahdollisten hakijoiden testausohjelmistojen tai esikarsintatyökalujen kustannukset.
• Muut rekrytointiteknologian kustannukset: Huomioi kaikki muut teknologiaan liittyvät kulut, kuten pääsy ansioluettelotietokantaan tai taustantarkistusohjelmisto.

5. Laske rekrytoinnin kustannus palkkausta kohden

Rekrytoinnin kokonaiskustannukset: Laske yhteen kaikkien edellisten vaiheiden kustannukset saadaksesi arvion rekrytoinnin kokonaiskuluista.

Kustannus palkkausta kohden: Jaa rekrytoinnin kokonaiskustannukset palkattujen henkilöiden kokonaismäärällä.

Esimerkkilaskelma

• Palkattujen henkilöiden kokonaismäärä: 20
• Kiinteät kustannukset: $80,000
• Muuttuvat rekrytointikustannukset: $20,000
• Rekrytointiteknologian kustannukset: $10,000

Rekrytoinnin kokonaiskustannukset:

10,000 + 80,000 + 5,000 = 95,00

Kustannus palkkausta kohden:

95,000/20 = 4,750

Tässä tapauksessa kustannus palkkausta kohden olisi $4,750.

Tämän menetelmän avulla saat selkeän kuvan siitä, kuinka paljon uuden työntekijän palkkaaminen maksaa organisaatiollesi, ja voit tunnistaa alueita, joilla voit vähentää kustannuksia tai parantaa tehokkuutta. Esimerkiksi: aiheuttaako jokin työpaikkasivusto paljon kustannuksia mutta tuottaa vain vähän hakijoita?

10 parasta käytäntöä rekrytointikustannusten vähentämiseen ja hallintaan

Tietenkin kaikki haluavat saada enemmän vähemmällä, joten miten voit pienentää rekrytointikustannuksiasi ja samalla parantaa muita rekrytoinnin mittareita, kuten palkkauksen laatua?

1. Tehokas suunnittelu

Oikean osaajan palkkaaminen alkaa huolellisesta suunnittelusta, ja tämän artikkelin lukeminen on erinomainen alku!

Hyvin määritelty suunnitelma auttaa kohdentamaan resurssit tehokkaasti, minimoimaan tarpeettomat rekrytointi- ja uusien työntekijöiden perehdytyksen kulut sekä parantaa hakijakokemusta. Se auttaa myös välttämään väärät palkkaukset ja ylipalkkaamisen.

Lisäksi hyvin toteutettu rekrytointisuunnitelma huomioi uusien työntekijöiden rekrytoinnin lisäksi myös heidän pitkäaikaisen menestyksensä ja pysymisensä organisaatiossa (mikä voi vähentää rekrytoinnin tarvetta alun perin).

Se auttaa esimerkiksi määrittelemään roolit ja vastuut sekä käynnistää keskusteluja sisäisestä liikkuvuudesta ja kehittymisestä.

2. Rakenna vahva työnantajabrändi

Investoiminen työnantajabrändiisi auttaa houkuttelemaan hakijoita ja vähentää kalliin mainonnan tarvetta, mikä johtaa laadukkaiden hakemusten suurempaan määrään.

Työnantajabrändisi ytimessä on työnantajan arvolupaus (EVP) eli se, mitä työnantajana tarjoat vastineeksi jonkun työpanoksesta.

Hyvin määritelty EVP auttaa pitämään nykyiset työntekijät organisaatiossa ja houkuttelemaan tehtäviisi sopivia hakijoita.

3. Automatisoi

Vaikka suuri osa rekrytoinnista edellyttää luovuutta ja yhteyden luomista ehdokkaisiin henkilökohtaisella tasolla, siihen liittyy myös huomattava määrä toistuvia tehtäviä ja tehottomuutta.

Rekrytoinnin automatisointi automatisoi monia näistä tehtävistä vähentääkseen hallinnollista työtä ja vapauttaakseen rekrytointitiimit keskittymään tärkeämpiin asioihin, kuten ehdokkaiden kanssa keskustelemiseen ja rekrytointiprosessin sujuvoittamiseen.

Erityisen hyvin automatisoitavia toimintoja ovat:

• Työpaikkakuvausten julkaiseminen
• Viestintä, kuten hylkäykset, tiedot tai muistutukset
• Haastattelujen aikatauluttaminen
• Raporttien laatiminen.

Lue koosteemme parhaista automatisoiduista rekrytointiohjelmistoista, jotka ovat erityisen tehokkaita tällä osa-alueella.

4. Hyödynnä nykyisiä työntekijöitä

Nykyiset työntekijät ovat erinomainen tapa löytää ehdokkaita, koska he tuntevat tehtävänne ja organisaationne.

Jos työnantajabrändinne ja EVP ovat vahvoja, tämän ei pitäisi olla liian vaikeaa. Voitte kuitenkin aina lisätä kannustimia ja helpottaa ihmisten osallistumista pitämällä heidät ajan tasalla avoimista tehtävistä sekä tarjoamalla heille jaettavia työpaikkakuvauksia.

Voitte myös hyödyntää nykyisiä työntekijöitä osallistamalla heidät rekrytointimarkkinointiinne sekä jakamalla verkkosivustollanne ja sosiaalisessa mediassa tarinoita ja suosituksia, jotka tuovat esiin yrityskulttuurianne.

5. Huolehdi hyvästä tietohygieniasta

Rekrytointikustannusten pienentäminen perustuu rekrytointiprosessin seuraamiseen ja tehottomuuksien tunnistamiseen. Tätä varten tarvitsette laadukasta tietoa, joka vastaa todellisuutta. 

Paras tapa tähän on seurata tilannetta säännöllisesti sekä keskustella tiiminne ja esihenkilöiden kanssa ja auttaa heitä muodostamaan tapa tietojen kirjaamisesta ja päivittämisestä.

Varmistaaksenne esimerkiksi seulontapuheluiden kirjaamisen järjestelmään voitte asettaa niitä koskevan KPI-mittarin ja seurata tilannetta säännöllisesti.

Jos haluatte varmistaa, että esihenkilöt kirjaavat palautteensa, tarkistakaa asia jokaisen haastattelun jälkeen ja varmistakaa, että palaute on laadukasta.

More Articles

• Esimerkki henkilöstöhallinnon seniorikonsultin työnkuvauksesta
• Miten tekoäly muuttaa hakijoiden rekrytoinnin alkuvaiheen suppiloa (ja mihin se ei pysty)
• Tekoälyä käyttävä rekrytoinnin esikarsinta vaatii kriittistä tarkastelua

6. Optimoi työpaikkailmoitukset

Haluatte varmasti saada työpaikkailmoituksenne mahdollisimman monen potentiaalisen ehdokkaan nähtäviksi. Hyvän rekrytoinnin hakukoneoptimointistrategian kehittäminen auttaa huomattavasti saamaan kaiken hyödyn irti jokaisesta ilmoituksesta.

Selkeiden ja kohdennettujen työpaikkakuvausten laatiminen auttaa lisäksi houkuttelemaan sopivimpia ehdokkaita ja vähentämään soveltumattomien hakemusten määrää.

Ohjeita varten tutustu Mariya Hristovan erinomaiseen oppaaseen työpaikkakuvauksen kirjoittamisesta.

7. Koulutus

Investoi sisäisten tiimien kouluttamiseen, jotta niiden taidot kehittyvät esimerkiksi osaajien etsimisessä, haastatteluissa ja neuvotteluissa. Tämän pitäisi toivottavasti tuottaa tulosta pitkällä aikavälillä.

8. Rekrytoi organisaation sisältä

Tarvitsemanne osaajat saattavat jo olla organisaatiossanne, jolloin tarvetta laajemmille työmarkkinoille siirtymiseen ei ole. 

Yksi tapa vastata osaamistarpeisiin organisaation sisällä on ottaa käyttöön tehokkaita oppimis- ja kehittämisstrategioita sekä muuttua osaamispohjaiseksi organisaatioksi. 

Työnimikkeisiin ja tehtäviin keskittymisen sijaan pääpaino on työntekijöiden ainutlaatuisissa taidoissa ja kyvyissä sekä siinä, miten niitä voidaan kehittää ja hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti liiketoiminnan tarpeiden täyttämiseksi.

9. Ulkoista

Rekrytointiprosessin ulkoistaminen voi auttaa pienentämään kustannuksia säästämällä ehdokkaiden etsimiseen liittyvää aikaa ja resursseja. Rekrytoijat auttavat yleensä myös haastatteluprosessissa, mikä auttaa molempia osapuolia arvioimaan, sopivatko ne yhteen.

Vaihtoehtoihin kuuluvat ammattimainen rekrytointipalvelu, ammattimainen työnantajaorganisaatio tai rekisteröity työnantaja.

10. Hyödynnä ilmaisia ja edullisia työkaluja

Ilmaisten tai edullisten työkalujen käyttö voi pienentää rekrytointikuluja merkittävästi tehokkuudesta tinkimättä. Voitte esimerkiksi vähentää kokonaiskulujanne maksuttomalla palkanlaskentaratkaisulla, joka auttaa sujuvoittamaan palkanlaskentaa rekrytointitoimien rinnalla.

Hyödyntämällä verkkopalveluja ja ohjelmistoja, joiden käyttömaksut ovat olemattomat tai pienet, yritykset voivat vähentää rekrytointitoimistojen palkkioita, markkinointikustannuksia ja hallinnollisia tehtäviä, mikä helpottaa rekrytoinnin hallintaa tiukalla budjetilla.