Puhu HR:lle: työpaikkaromanssit, FMLA ja muuta
Tervetuloa Talk HR to Me -palstalle, jossa People Managing People -sivuston henkilöstöjohtamisen neuvontapalstalla kysymyksiin vastaa Quantum Metricin henkilöstöjohtaja Alana Fallis.
Joka toinen viikko Talk HR to Me pureutuu kiireellisiin henkilöstöhallinnon kysymyksiisi ja tarjoaa neuvoja, joiden avulla selviät hankalimmistakin tilanteista.
Tällä viikolla hän käsittelee useita henkilöstöhallinnon haasteita, joita meille on lähetetty anonyymilla kyselylomakkeellamme.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sen pidemmittä puheitta...
Vammaisuudesta ilmoittaminen
"Ilmoitatko koskaan vammastasi työhakemuksessa? Siis ilmoitetaanko tällaiset asiat vai ei? Mitä niille tiedoille tapahtuu?"
Niille, joille asia ei ole tuttu, kysyjämme viittaa työhakemuksessa esitettyihin EEOC:n kysymyksiin, joissa pyydetään ilmoittamaan vapaaehtoisesti rotu, sukupuoli ja muita demografisia tietoja.
Useimmiten rekrytoija ei tosiasiassa näe näihin kysymyksiin annettuja vastauksia, vaan ne tallennetaan erilliseen paikkaan raportointia varten. Sitä vartenhan nämä kysymykset oikeastaan ovatkin: tiedot anonymisoidaan, kootaan yhteen ja raportoidaan EEOC:lle työvoimaa koskevien raportointivaatimusten täyttämiseksi.
Pohjimmiltaan tietoja käytetään työpaikkoja koskevan datan tutkimiseen ja tarvittaessa syrjivien rekrytointikäytäntöjen selvittämiseen. Lyhyesti vastattuna kysymykseesi: yleensä kukaan organisaation sisällä ei tarkastele näitä tuloksia.
Henkilöstöhallinto saattaa tarkastella niitä koontitasolla osana laajempia tuloksia (esimerkiksi analysoidakseen työvoiman demografisia tietoja ja arvioidakseen rekrytointistrategian mahdollisia puutteita), mutta rekrytointitiimit eivätkä rekrytoivat esihenkilöt niitä tarkastele. Kaikki on kuitenkin vapaaehtoista. Täyttäisinkö lomakkeen rehellisesti? Kyllä täyttäisin, mutta jos sinä et halua... et saa minulta moitteita!
Suhteet työpaikalla
"Huippusuoriutuva esihenkilö seurusteli salaa nuoremman kollegansa kanssa. Suhde tuli ilmi, kun he riitelivät äänekkäästi toimistolla. Esihenkilöä ollaan ylentämässä tehtävään, jossa hän toimisi vanhemmassa, toimintojen rajat ylittävässä roolissa. Emme kiellä suhteita työpaikalla, mutta johto on jakautunut. Pitäisikö meidän ylentää hänet, ja millaisen ennakkotapauksen se luo?"
Palataanpa hieman taaksepäin. Tämän kysymyksen kannalta olennaista on se, kuuluuko tämä kollega esihenkilön raportointirakenteeseen. Jos ei... tilanne ei edelleenkään ole hyvä, ja sinun pitäisi keskustella suoraan alla esittämistäni huolenaiheista, mutta voin nähdä mahdollisuuden ylennykseen, kun pöly on laskeutunut (muutaman kuukauden kuluttua).
Jos kuuluu, niin ehdottomasti häntä ei pidä ylentää! Vaikka käytössä ei olisi asiaa koskevaa käytäntöä (jonka käyttöönottoa suosittelen lämpimästi ja jonka keskeisenä sisältönä pitäisi olla, etteivät raportointirakenteen sisäiset suhteet ole sallittuja, niistä on ilmoitettava ja ne johtavat todennäköisesti toisen osapuolen raportointirakenteen muuttamiseen)... kyseessä on eettinen miinakenttä.
Ensinnäkin se voi luoda todellisen tai ainakin sellaiseksi koetun (mikä on aivan yhtä huono asia) suosimisen tilanteen, koska esihenkilöllä on suora päätösvalta työntekijän palkkaan ja urakehitykseen. Miltä näyttää, kun hän ylentää tämän työntekijän tai esittää hänelle palkankorotusta?
Miten hän tai tämän työntekijän esihenkilö pystyy johtamaan hänen suoriutumistaan oikeudenmukaisesti? Tämän lisäksi, jos suhde päättyy tai tämä kollega alkaa suoriutua heikosti ja niin edelleen, organisaatiollasi on valtava riski joutua häirintää tai vastatoimia koskevan vaatimuksen kohteeksi. Ja suoraan sanottuna minusta vaikuttaa siltä, että tällä esihenkilöllä on surkea harkintakyky – he riitelivät julkisesti toimistolla??? Juorut leviävät koko ryhmäkeskustelussa!
Mutta vakavasti puhuen, kerronpa, millaisen ennakkotapauksen se luo: huippusuoriutuvat johtajat voivat käyttäytyä huonosti, osoittaa huonoa harkintakykyä ja aiheuttaa kaoottista julkista draamaa toimistolla, ja silti heidät ylennetään, jos he ovat suosikkeja. Se on todella huono asia työilmapiirin kannalta, aiheuttaa merkittäviä oikeudellisia riskejä ja lähettää muulle tiimille väärän viestin. Menetät heidän luottamuksensa.
FMLA
"Apua – jäin FMLA-vapaalle toimenpidettä varten, jonka piti vaatia vain kahden viikon toipumisen, mutta komplikaatioiden vuoksi näyttää siltä, että toipuminen kestääkin 10–12 viikkoa. Minulle ei makseta palkkaa, eikä yritykselläni ole minkäänlaista lyhytaikaisen työkyvyttömyyden etuutta. Olen todella stressaantunut, mikä pahentaa tilannetta. Mitä vaihtoehtoja minulla on?"
Ensinnäkin olen todella pahoillani toimenpiteesi aiheuttamista komplikaatioista, ja olen varma, ettei tämä stressi auta asiaa. Tässä on muutama asia, jotka tekisin:
- Tarkista, onko osavaltiossasi voimassa loma- tai vapaalainsäädäntöä, joka voisi auttaa sinua. Monissa osavaltioissa on tilapäisiä palkkamenetysten korvausohjelmia, jotka voivat kuulua palkallisen perhe- ja sairausloman piiriin tai muihin vastaaviin ohjelmiin. Näin voit saada osavaltiolta suoraan jonkin verran taloudellista tukea kompensoimaan ansionmenetystäsi työstä poissaolosi aikana.
- Jos osavaltiossasi ei ole palkallisia sairauslomajärjestelyjä, selvittäisin ennakkoluulottomasti, löytyykö alueeltasi työkyvyttömyyteen liittyviä neuvontapuhelimia tai muita resursseja, jotka voisivat ohjata sinua oikeaan suuntaan. Esimerkiksi Floridassa ei ole osavaltion palkallista lomaa koskevaa lainsäädäntöä, mutta siellä on työkyvyttömyyteen liittyvä 211-neuvontapuhelin. Soittaisin sinne ja pyytäisin asiantuntijalta apua saatavilla olevien resurssien selvittämiseen.
- Viimeisenä keinona harkitse jaksottaista FMLA-vapaata. FMLA ei edellytä, että pidät vapaan yhtäjaksoisesti, mikä tarkoittaa, että voit palata töihin ennen 12 viikon täyttymistä ja työskennellä vuorotellen vapaalla ja työssä esihenkilösi kanssa sovitun ajanjakson ajan. Tiedän, ettei tämä ole ihanteellinen ratkaisu, mutta se voi auttaa sinua palaamaan vähitellen työhön eikä sinun tarvitse olla koko ajanjaksoa ilman palkkaa.
Korkea potentiaali, vähäinen motivaatio
"Minulla on tiimin jäsen, joka on uskomattoman lahjakas ja suoriutuu kaikista perustehtävistään sekä työhön liittyvistä mittareista, mutta välttelee jatkuvasti johtamismahdollisuuksia, ei koskaan ilmoittaudu vapaaehtoiseksi uusiin projekteihin ja vaikuttaa vetäytyneeltä tiimikokouksissa.
"Kun yritän kannustaa häntä ottamaan enemmän vastuuta, hän vain siirtää asian myöhemmäksi tai keksii tekosyitä. Miten voisin motivoida tätä potentiaalista henkilöä ottamaan enemmän oma-aloitteisuutta ja pyytää häntä osallistumaan aktiivisemmin tiimin kasvuun ilman mikromanageerausta tai hänen vieraannuttamistaan?"
Kuulostaa siltä, että sinulla on erinomainen suoriutuja, joka on tyytyväinen nykyiseen tilanteeseensa eikä halua lainkaan johtotehtäviin. Miltä se sinusta tuntuu? Onko mahdollista ylentää johtamisesta innostuneempi tiimin jäsen esihenkilötehtävään tai palkata joku organisaation ulkopuolelta?
Istuisin ensin tämän tiimin jäsenen kanssa keskustelemaan hänen urakehityksestään. Pidä "urakehityskeskustelu" erillään kehityskeskustelusta (joka keskittyy tyypillisemmin liiketoimintatavoitteiden saavuttamiseen) ja kysy hänen henkilökohtaisista ura- ja kehittymistavoitteistaan.
Mistä hän pitää roolissaan ja mistä ei, mitä taitoja hän haluaa kehittää ja minkä hän itse näkee seuraavana askeleena urallaan?
Tämän keskustelun aikana voit kysyä suoremmin hänen kiinnostuksestaan esihenkilötehtäviin. Jos hän sanoo haluavansa jatkaa nykyisessä tehtävässään, sinun kannattaa uskoa häntä ja löytää vaihtoehtoinen ratkaisu tiimin johtamiseen. Uskon, että tunne tuen ja riittävien resurssien saamisesta omassa tehtävässä edistää sitä toista etsimääsi asiaa... sitoutumista työhön.
Arvostuksen puutteen kokeminen
"Olen ollut yrityksessäni viisi vuotta, ylittänyt jatkuvasti odotukset ja ottanut lisävastuuta. Äskettäin avoimeksi tuli uusi tehtävä, johon olin täydellisesti pätevä ja josta olin ilmaissut vahvan kiinnostukseni. Tehtävä kuitenkin annettiin organisaation ulkopuolelta palkatulle henkilölle, jolla oli minua vähemmän kokemusta, eikä minua edes kutsuttu haastatteluun.
"Koen, ettei minua arvosteta, ja olen turhautunut. Miten voisin ottaa asian esille esihenkilöni tai henkilöstöhallinnon kanssa kuulostamatta katkeralta, ja mitä voin tehdä varmistaakseni, että panokseni huomioidaan tulevissa mahdollisuuksissa?"
Voi harmi. Voin kuvitella, miten turhauttavalta tämä tuntuu. Oliko kyseessä tehtävä omassa tiimissäsi (eli urapolkusi mukainen tehtävä) vai tehtävä organisaation toisessa osassa? Tästä palapelistä puuttuu yksi osa, enkä ole varma, mikä se on.
Joko tehtävä ei vastannut pätevyyttäsi niin hyvin kuin ajattelet TAI suoriutumiseesi liittyy huolenaiheita, joista et ole tietoinen. Aloittaisin istumalla esihenkilösi kanssa ja sanoisin näin:
"Hain äskettäin tehtävää x, joka käsitykseni mukaan sopi kokemukseeni täydellisesti seuraavilla tavoilla, mutta minua ei edes kutsuttu haastatteluun. Kunnioitan yrityksen päätöstä, mutta mietin, liittyykö suoriutumiseeni palautetta, joka minun olisi hyvä tietää?"
Lähesty keskustelua uteliaasti ja yhteistyöhakuisesti, äläkä muotoile sitä syytökseksi. On mahdollista, että kyse oli yksinkertaisesti täydellisestä unohduksesta – esihenkilösi ei ehkä ymmärtänyt, kuinka vahvasti olit kiinnostunut. Jos näin on, laatikaa yhdessä etenemissuunnitelma, jossa määrittelette seuraavan tehtävän, johon olisit oikeutettu, sekä sen saavuttamiseen tarvitsemasi kokemuksen, näkyvyyden ja taidot. Tämä auttaa teitä molempia saavuttamaan selkeyden ja yhteisen näkemyksen sekä antaa sinulle jälleen ohjat urasi suhteen.
Jos esihenkilösi ei pysty tarjoamaan lainkaan palautetta tai jos haastatteluun kutsumatta jättämisen syyt ovat luonteeltaan poliittisia, ikävä kyllä saattaa olla hyvä alkaa etsiä mahdollisuuksia muualta.
Hybriditiimin yhteishenki
"Tiimimme on hiljattain siirtynyt hybridityömalliin, jossa osa työntekijöistä työskentelee täysin etänä ja osa tulee toimistolle muutamana päivänä viikossa. Minusta on haastavaa ylläpitää tiimin yhteishenkeä ja varmistaa, että kaikki tuntevat olevansa yhtä lailla yhteydessä muihin ja osallisia.
Etätiimin jäsenistä tuntuu toisinaan, että he jäävät spontaanien toimistokeskustelujen ulkopuolelle, ja toimistolla työskentelevät kaipaavat etäkollegoiden kanssa aiemmin ollutta spontaania yhteistyötä. Millaisia strategioita voisin ottaa käyttöön vahvemman ja osallistavamman tiimikulttuurin edistämiseksi, jotta toimistolla ja etänä työskentelevien työntekijöiden välinen kuilu saataisiin umpeen?"
Minä pyrkisin tässä luomaan tiimille rutiinit ja kehittämään yhteistyölle kehyksen, jossa määritellään:
- Säännöllisten kokousten rytmi
- Missä muodossa kukin kokous järjestetään
- Miten asynkronista viestintää hallitaan ja mitä työkaluja käytätte digitaaliseen yhteistyöhön.
Pyydä tiimiltäsi näkemyksiä tästä ja tehkää siitä yhteistyöhön perustuva harjoitus. Hyvänä käytäntönä kuilun umpeen kuromiseksi harkitsisin 15 minuutin Zoom-tilannekatsausta useita kertoja viikossa, johon kaikki osallistuvat kertoakseen lyhyesti, mitä työstävät, ja tuodakseen esiin mahdolliset ongelmat.
Määrittele, mitkä kokoukset järjestetään kasvokkain ja mitkä eivät. Aseta projektit ja työskentelytavat etusijalle tiimin aikataulujen perusteella.
Voi esimerkiksi olla järkevää, että koko tiimi pitää yhteistyökokoukset päivinä, jolloin hybriditiimi on toimistolla, ja että etätyöpäivät käytetään tyypillisesti keskittymistä vaativaan työskentelyyn, tutkimukseen ja itsenäiseen työhön (jolloin koko tiimi työskentelee saman aikataulun mukaan).
Hyödynnä teknologiapinoa – pidä Slack-kanavat omistettuina tietyille projekteille ja tarjoa tiloja ihmisten väliseen yhteydenpitoon. Varmista, että kaikilla on pääsy samoihin resursseihin ja että kaikki käyttävät samaa totuuden lähdettä (hyödynnä esimerkiksi Asanaa tai Trelloa projektinhallintaan).
Jos mahdollista, varaa aikaa yhteisöllisyydelle ja hyvän yhteishengen rakentamiselle. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi neljännesvuosittaista tiimitapahtumaa, kuten tietovisaa tai yhteistä lounasta. Tiimissäni meillä on viikoittaiset onnistumiset, jolloin juhlistamme onnistumisia ryhmänä ja kiitämme toisiamme kovasta työstä joka perjantai.
Yhteenvetona: määrittele työskentelyn raamit, luo rakenne ja varaa tilaa yhteistyölle ja sosiaaliselle kanssakäymiselle.
