Comment fonctionnent les systèmes de suivi des candidatures ?
Les systèmes de suivi des candidatures (ATS) sont utilisés par de nombreuses organisations pour les aider à trouver de nouvelles recrues et à suivre leur progression tout au long du processus de recrutement.
Si vous êtes chargé du recrutement au sein d’une organisation ou en tant que consultant externe, vous avez sans aucun doute entendu parler des systèmes de suivi des candidatures (ATS). Mais puisque vous êtes ici, vous ne savez peut-être pas exactement comment ils fonctionnent.
Dans cet article, nous allons vous expliquer comment fonctionnent les systèmes de suivi des candidatures et comment ils peuvent vous aider à chaque étape du processus de recrutement.
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Qu’est-ce qu’un système de suivi des candidatures ?
Un système de suivi des candidatures (ATS) est un type de logiciel de recrutement conçu pour rendre le processus de recrutement plus efficace, réduire le travail manuel et améliorer la qualité des recrutements en aidant les entreprises à identifier et à gérer rapidement les candidats qualifiés.
Les systèmes de suivi des candidatures fonctionnent en automatisant et en simplifiant diverses tâches telles que la publication d’offres d’emploi, la communication avec les candidats, le suivi des candidats à travers les différentes étapes du processus de recrutement et l’organisation des informations sur les candidats dans une base de données centralisée.
Comment fonctionnent les systèmes de suivi des candidatures ?
À la base, l’ATS est conçu pour aider les recruteurs à gérer les candidats depuis le premier contact jusqu’à l’entretien final et, espérons-le, l’acceptation d’une offre.
Selon l’application, ils peuvent également aider les responsables du recrutement à publier des offres d’emploi, à rechercher des candidats, à analyser et à évaluer les candidatures, à mener des entretiens et à faire des offres tout au long du processus de recrutement.
Le cœur de tout logiciel de suivi des candidatures est une base de données qui stocke les informations du candidat ainsi que les données relatives à sa candidature, par exemple son CV, sa lettre de motivation et les retours d’entretien.
Les équipes de recrutement peuvent ensuite configurer l’outil en fonction de leur processus de recrutement et faire progresser les candidats à chaque étape. Fini les feuilles de calcul fastidieuses !
Les automatisations intégrées au programme, telles que les rappels, contribuent à garantir qu’aucune étape n’est oubliée et que personne ne « passe entre les mailles du filet ».
Parmi les autres fonctionnalités utiles figure la possibilité d’envoyer des refus par e-mail en masse selon certains critères.
Les professionnels des ressources humaines qui participent à des sommets consacrés aux solutions de recrutement acquièrent souvent une meilleure compréhension de la manière d’intégrer efficacement les systèmes de suivi des candidatures. La participation à ces sommets peut montrer comment les systèmes de suivi des candidatures simplifient le recrutement et aident à identifier plus rapidement les meilleurs talents.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un système de suivi des candidatures ?
Comme pour tout logiciel de recrutement, chaque fournisseur d’ATS propose des fonctionnalités différentes.
Certains, par exemple, vous aideront à explorer le marché et à trouver des candidats, ainsi qu’à analyser les candidatures.
D’autres vous permettront d’automatiser les processus de recrutement, comme la planification d’un entretien avec un candidat. Les principales fonctionnalités des systèmes de suivi des candidatures comprennent :
Publication d’offres d’emploi
Certains ATS font également office de plateformes de publication d’offres d’emploi qui vous permettent de publier rapidement des descriptions de poste sur les pages carrières de votre entreprise, ainsi que sur un site d’emploi et les réseaux sociaux.
Les avantages de cette fonctionnalité — *un gain de temps considérable et des offres d’emploi cohérentes* — sont immédiatement visibles !
Prise de contact par e-mail
Une fois que vous avez identifié une liste de candidats potentiels, la plupart des ATS peuvent vous aider à structurer, envoyer, suivre et optimiser des e-mails personnalisés dans le cadre du processus d’acquisition des talents.
Base de données des candidats
Les informations sur les candidats, y compris les échanges avec eux, sont conservées dans les dossiers (bien que vous deviez vérifier combien de temps la loi vous autorise à les conserver), ce qui vous permet de créer une base de données de candidats et d’entretenir les relations au fil du temps. C’est pourquoi les ATS sont parfois appelés logiciels de base de données de recrutement.
Importation des CV
Une fois que les candidats ont commencé à répondre à votre offre d’emploi, vous recevrez probablement des CV provenant de nombreuses sources.
Certains candidats peuvent même choisir la méthode traditionnelle et envoyer leur CV par courrier ou vous remettre une copie papier.
La meilleure solution ATS proposera des options d’importation flexibles, allant de la numérisation de documents papier à l’intégration des candidatures Indeed dans votre base de données. (L’utilisation d’un logiciel complémentaire de présélection des CV peut également rendre ce processus plus efficace si vous devez gérer un grand nombre de candidats).
Les logiciels ATS facilitent le regroupement de toutes vos candidatures en un seul endroit.
Les CV électroniques sont rapidement importés dans le système, les copies papier sont converties en documents numériques pouvant être analysés afin d’identifier les mots-clés et les indicateurs d’expérience pertinents, et les données provenant de sites web externes sont transformées en informations utiles et lisibles pour l’utilisateur final.
Analyse des CV
La fonctionnalité d’analyse des CV est très utile lorsque vous recevez un grand nombre de candidatures, car elle vous permet d’analyser rapidement des centaines de CV à l’aide de critères de sélection prédéfinis.
Une analyse ATS aide également à trouver les informations pertinentes, où qu’elles se trouvent dans le document.
Bien qu’il existe certaines normes de format pour les CV, chaque CV est différent. Par exemple, certaines personnes répertorient leurs compétences sous chaque expérience professionnelle, tandis que d’autres créent une rubrique distincte pour les présenter à la fin.
La fonctionnalité d’analyse des CV extrait les mots-clés de chaque CV, quel que soit son format, et classe chaque candidat en fonction de sa correspondance avec la description du poste.
Planification des entretiens
L’ATS peut se synchroniser avec les calendriers et utiliser un logiciel intégré de planification des entretiens pour automatiser la planification des entretiens ainsi que l’envoi des informations et rappels nécessaires.
Suivi des candidats
Un système ATS aide l’équipe des ressources humaines à suivre les personnes contactées, l’étape à laquelle se trouve chaque candidature et la date à laquelle effectuer une relance. Cela contribue à fluidifier le processus de recrutement et garantit une expérience candidat de qualité.
Analyse des données
Si votre équipe RH doit atteindre des quotas, la plateforme ATS devrait également être capable de les suivre et de produire des rapports à leur sujet.
Vous pourrez suivre et analyser des informations clés sur les indicateurs de recrutement, notamment les sources les plus efficaces et l’étape à laquelle le plus grand nombre de candidats abandonnent le processus.
Les outils d’analyse plus avancés peuvent coûter plus cher. Veillez donc à vérifier ce qui est inclus dans le tarif de votre ATS.
Quels sont les avantages de l’utilisation d’un ATS ?
Nous abordons ce sujet plus en détail dans notre article sur les avantages des ATS, mais, en résumé, l’utilisation d’un ATS peut être bénéfique pour votre organisation de plusieurs façons :
- Gain d’efficacité et de temps : Centralise la gestion des données et fluidifie le processus de recrutement.
- Amélioration de l’expérience candidat : Simplifie le processus de candidature et automatise les communications, contribuant ainsi à une meilleure expérience candidat.
- Meilleure organisation et collaboration : Standardise les processus et renforce la collaboration au sein de l’équipe.
- Amélioration des rapports et de l’analyse : Des outils intégrés d’analyse du recrutement fournissent des informations fondées sur les données et garantissent la conformité.
- Évolutivité : Gère des volumes importants et propose des flux de travail RH personnalisables.
- Réduction des coûts : Réduit la dépendance envers les recruteurs ainsi que les coûts administratifs.
- Meilleure qualité des candidats : Cible les offres d’emploi et améliore la mise en correspondance des compétences.
Globalement, un ATS fluidifie le recrutement, améliore les décisions d’embauche et renforce la stratégie de recrutement.
De nombreuses entreprises utilisent-elles des logiciels ATS ?
Au moins 40 % des entreprises utilisent actuellement une plateforme ATS. Cette proportion est toutefois en hausse, car les entreprises du monde entier cherchent à rester à la pointe de la technologie à l’ère d’Internet, des mégadonnées et des écosystèmes en ligne.
La plupart des grandes entreprises utilisent depuis longtemps des ATS ou d’autres types de logiciels de recrutement, qu’il s’agisse d’un système externe ou d’un portail candidat intégré à leur propre logiciel RH.
Heureusement, il existe désormais des options permettant aux petites et moyennes entreprises d’investir dans ces systèmes et d’en tirer les bénéfices.
C’est pourquoi nous avons compilé cette liste utile des meilleurs systèmes de suivi des candidatures pour les petites entreprises.
Une meilleure expérience de recrutement pour les deux parties
Les logiciels ATS peuvent vous faire gagner du temps et, par conséquent, de l’argent, en automatisant une grande partie du processus de recrutement de nouveaux employés.
Cela est particulièrement vrai pour les systèmes ATS modernes alimentés par l’IA, car ils peuvent accélérer considérablement le processus de présélection des candidats.
Ce qui rend le recrutement plus efficace pour les équipes chargées du recrutement l’est également pour les candidats, et les systèmes ATS sont susceptibles d’améliorer l’expérience des candidats et de contribuer à garantir qu’aucun d’entre eux ne passe entre les mailles du filet. Toutefois, il est important de choisir le meilleur ATS pour vos besoins.
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