7 manières d’améliorer les relations employés dans votre organisation

Les relations avec les employés font partie des piliers fondamentaux des RH et, bien que cela paraisse simple, la réalité est bien plus nuancée, même pour les professionnels aguerris !

Comment améliorer les relations avec les employés dans votre organisation

Au fil des années, j’ai appris que le secret de bonnes relations avec les employés réside dans des systèmes et des processus tels que des entretiens d’évaluation réguliers et une communication ouverte.

Maintenir de bonnes relations avec les employés est bien plus simple, et les membres de l'équipe sont généralement plus satisfaits, lorsque les entreprises disposent de systèmes permettant d’assurer un feedback régulier, des échanges entre collaborateurs et managers, des opportunités de développement, de la reconnaissance et des actions pour le bien-être.

1. Mieux outiller les managers pour être le premier point de contact des relations avec les employés

Les managers jouent un rôle fondamental dans le maintien de bonnes relations avec les employés car ils sont le point de contact direct pour la plupart des problématiques rencontrées.

D’après mon expérience, être le point de contact principal des relations avec les employés n’est pas inné chez la plupart des managers, mais j’ai constaté que cela s’apprend vite. 

J’ai mis au point une boîte à outils pour les managers que j’ai partagée dans le cadre d’une formation plus large à destination des nouveaux leaders à mon dernier poste, et je travaille actuellement sur une initiative similaire. 

Voici ce qu’elle comprend : 

Gestion du temps et délégation

Nos managers sont souvent très sollicités, donc la gestion du temps et la délégation sont essentielles pour gérer efficacement leur charge de travail afin qu’ils aient le temps d’encadrer leurs équipes. Les outils de gestion du temps permettent de hiérarchiser les tâches, et des plateformes comme Asana et Trello sont parfaites pour la gestion de projets et la collaboration. 

La délégation est fondamentale pour gérer leur temps et constitue un autre aspect du management qui s’acquiert également avec l’expérience. J’encourage les managers à identifier les tâches pouvant être déléguées à d’autres membres de l’équipe et à définir des attentes claires quant à leur réalisation. 

Donner du feedback

Les managers peuvent encourager le retour d’information régulier en organisant des points individuels récurrents avec leurs collaborateurs directs. 

Je rappelle aux managers l’importance de fournir à la fois des retours positifs et constructifs à leurs collaborateurs. Cela contribue à renforcer l’engagement et le moral à l’échelle de l’équipe, tout en offrant aux employés l’occasion de se sentir écoutés.

Un logiciel de feedback pour les employés peut également accompagner ce processus.

Gestion des conflits

J’ai élaboré un processus clair et simple pour gérer les conflits entre managers et collaborateurs. Ce processus est compris de tous les employés et s’intègre à la culture de notre organisation. 

Il commence par une politique de « porte ouverte » où les employés sont encouragés à venir parler avec la direction en cas de préoccupations. 

Un échange a lieu, au cours duquel chaque partie prend la parole à tour de rôle, en ayant l’assurance de ne pas être interrompue par l’autre. 

Les deux parties s’engagent à écouter pleinement et à ne pas préparer leur réponse pendant que l’autre s’exprime. Après cet échange, ensemble, ils définissent comment avancer. 

Il est bien compris que les RH ou un manager du niveau supérieur ne sont impliqués qu’une fois ce processus mené honnêtement jusqu’au bout. 

Conformité juridique

Enfin, je propose un rappel des responsabilités juridiques qui incombent aux managers.

J’initie les nouveaux managers aux politiques RH, aux lois du travail ainsi qu’aux formations sur la prévention des discriminations et du harcèlement. Mais surtout, je rappelle aux managers que les RH sont là pour les soutenir et qu’ils n’ont pas à gérer tout cela seuls. 

Idéalement, chaque nouveau manager devrait recevoir exactement la formation dont il a besoin avant d’être promu à un poste de gestionnaire d’équipe. Malheureusement, ce n’est souvent pas le cas.

En tant que RH, nous pouvons apporter accompagnement et formation aux managers à tous les niveaux afin de les aider à gérer des situations difficiles.

2. Établir des liens avec les salariés en tant que RH et devenir un partenaire de confiance

Pour être efficaces, les RH doivent être un partenaire d’affaires fiable pour les employés à tous les niveaux de l’organisation.

J’y parviens en étant claire et cohérente dans mes conseils, en maintenant toujours un standard professionnel et en traitant tous les salariés équitablement. 

Lorsque j’ai commencé un nouveau poste l’an dernier, j’ai dû gagner la confiance de plusieurs leaders importants qui étaient hésitants à collaborer avec moi. 

Même si cela a parfois été frustrant, et j’ai eu l’impression de devoir prouver sans cesse ma valeur, j’ai fini par établir des liens et à gagner leur confiance.

Dans mes échanges avec ces leaders clés, j’ai dû prendre l’initiative de programmer des réunions avec eux au lieu d’attendre qu’ils viennent vers moi. 

J’ai ainsi pu fixer l’ordre du jour et, lors de ces premières rencontres, je posais des questions sur les objectifs de leurs départements et leurs points de douleur. Cela m’a permis de démontrer ma valeur en leur apportant une aide concrète et pertinente.

Autres moyens de bâtir la confiance :

Développer son sens des affaires

Développer une compréhension du fonctionnement de l’entreprise est essentiel pour pouvoir coacher et conseiller managers et salariés de manière avisée. 

Vous pouvez acquérir cette connaissance du secteur en :

• Rejoignant un groupe professionnel de réseautage sectoriel et en vous abonnant à des newsletters spécialisées.
• Vous familiarisant avec le modèle économique de votre organisation
• En examinant vos états financiers pour comprendre la situation financière de votre organisation.

Apprendre à connaître vos équipes

Familiarisez-vous aussi avec les équipes que vous accompagnez, et apprenez à connaître leurs dynamiques. Cela vous donne une perspective précieuse lorsque des problématiques surviennent. 

Cela permet aussi de rendre l’action des RH plus visible aux yeux des salariés et les aide à comprendre le rôle des RH dans l’organisation, car ce rôle est souvent mal perçu ou inconnu des collaborateurs.

Vous pouvez le faire en allant à la rencontre des équipes et des collaborateurs pour découvrir leurs missions. Demandez aux managers de vous inviter à une réunion d’équipe afin que vous puissiez vous présenter et exposer votre rôle, et organisez des “permanences” dans un service, soit à distance, soit en présentiel, où vous êtes disponible uniquement pour cette équipe. 

3. Communication claire et continue

J’ai constaté que de nombreux problèmes en relations sociales venaient d’une communication incohérente. 

Encouragez la communication ouverte entre tous les niveaux de la hiérarchie et les collaborateurs, pas uniquement entre les managers terrain et leurs équipes. 

Comme je l’ai mentionné plus haut, une politique de “porte ouverte” peut faciliter cela, mais il ne s’agit que de la première étape pour installer une culture de communication ouverte.

D’autres façons de favoriser une communication ouverte et cohérente :

• Des politiques et lignes directrices de communication claires : Cela implique de définir les canaux privilégiés pour les différents types d’échange (e-mails, réunions, messageries internes, intranet) et de fixer des attentes sur les délais de réponse.
• Formation : Les RH peuvent former managers et collaborateurs aux compétences de communication afin qu’ils transmettent leurs messages de façon claire et efficace.
• Mécanismes de feedback : Mettre en place des systèmes pour recueillir l’avis des collaborateurs, tels que des enquêtes ou des entretiens de fidélisation, permet aux collaborateurs de participer et de s’exprimer de façon régulière.

4. Entretiens d’évaluation réguliers

Les entretiens d’évaluation sont importants pour les relations sociales car ils offrent une plateforme formelle d’échange et de feedback (ce que recherchent beaucoup de collaborateurs).

La réalisation d’entretiens individuels réguliers permet d’identifier les axes d’amélioration et de reconnaître les réussites.

Un cycle d’évaluation des performances efficace est un cycle où les employés savent à quoi s’attendre et où il n’y a pas de surprises en fin d’année.

Les attentes, objectifs et critères de performance sont mis à disposition des employés, et les managers veillent à ce qu’ils soient pleinement compris.

Les managers et les employés devraient se rencontrer régulièrement tout au long de l’année pour examiner les progrès réalisés sur les indicateurs clés de performance. La fréquence de ces réunions devrait être au moins trimestrielle et peut être augmentée si nécessaire.

Ces réunions récurrentes sont essentielles à un processus d’évaluation des performances réussi et efficace. L’évaluation annuelle des performances devrait alors être un résumé de tous les entretiens précédents de l’année. 

Les logiciels de gestion des performances comme Workday ou BambooHR aident à formaliser et simplifier le processus, si vous ne disposez pas déjà d’une plateforme intégrée à votre suite SIRH.

Autres méthodes pour garantir des retours réguliers et de la connexion :

• Points réguliers en tête à tête entre managers et collaborateurs directs
• Formation à l’émission et à la réception d’un feedback efficace.

5. Développez un programme de reconnaissance des employés

Les programmes de reconnaissance des employés facilitent la reconnaissance et l’appréciation des efforts des salariés qui contribuent à la raison d’être, à la mission et aux valeurs de l’organisation.

Un programme de reconnaissance formel permet d’améliorer le moral et la motivation des employés et fournit des données pour mesurer son efficacité.

Un bon programme de reconnaissance des employés 

• Personnalisé : Permet aux employés d’être reconnus de la manière qui leur correspond, avec des incitations qui les motivent.
• Favorise la reconnaissance entre pairs : Cela cultive une culture de la reconnaissance à tous les niveaux et peut être plus significatif car les pairs voient le travail de chacun de près.
• Critères et processus transparents : Expliquez clairement comment les employés peuvent être récompensés. Des critères et processus transparents évitent la confusion et assurent l’équité.
• Implication du leadership : Les dirigeants et managers participent activement au programme, soulignant l’importance de la reconnaissance dans la culture de l’entreprise.

Votre organisation dispose peut-être déjà d’un logiciel de reconnaissance des employés. Dans ce cas, examinez son taux d’utilisation et analysez les tendances pour en mesurer l’exploitation. 

Si l’utilisation n’est pas suffisante, faites la promotion de la plateforme et des raisons de l’utiliser. Donnez des exemples des comportements à reconnaître et mettez en avant les différentes options d’incitation disponibles.

Comme toujours, les comportements se diffusent du sommet à la base : les cadres dirigeants doivent donc montrer l’exemple !

6. Veillez au bien-être des employés

Personne n’aime être poussé à bout : le stress et l’épuisement professionnel sont des réalités dans le monde du travail moderne.

Des moyens de promouvoir le bien-être :

• Aménagements de travail flexibles : Télétravail, horaires flexibles et partage de poste sont très appréciés des employés pour un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
• Donner de la clarté : La clarté du rôle et des attentes réduit l’incertitude et le stress.
• Fournir un feedback régulier : Cela aide encore à lever les doutes et à s’assurer que les priorités des employés sont les bonnes.
• Écouter : L’écoute des employés permet d’identifier les préoccupations et recueillir des avis pour améliorer l’expérience collaborateur.
• Proposer des ressources de soutien : Offrez des ressources et du soutien pour aider les employés dans les moments difficiles (accès à des services de consultation, journées de santé mentale, ou souplesse dans l’organisation du travail).
• Surveiller la charge de travail : Assurez-vous que les employés ne sont pas constamment surchargés. Passez en revue régulièrement la charge de travail et, au besoin, redistribuez les tâches pour éviter l’épuisement.

Votre entreprise propose probablement déjà un programme d’aide aux employés (EAP) pour accompagner les salariés qui vivent des problèmes personnels ou professionnels.

Dans ce cas, valorisez l’EAP auprès des managers et employés en mettant en avant les différentes ressources proposées. Les programmes d’aide aux employés sont souvent sous-utilisés et beaucoup ignorent ce dont ils pourraient bénéficier grâce à l’EAP.

7. Aborder les situations difficiles avec empathie

Faire preuve d'empathie au travail exige que les RH soient accessibles, compréhensifs et prêts à offrir un soutien aux employés lorsqu'ils en ont le plus besoin.

Moyens pour les RH de promouvoir l'empathie :

• Écoute active : écouter les employés sans les juger et leur offrir un soutien ou des ressources pour les aider à résoudre leurs problèmes ou préoccupations. Vous pouvez valider les sentiments et les émotions de la personne sans approuver nécessairement son comportement.
• Politiques et pratiques inclusives : Défendre et mettre en œuvre des politiques et pratiques inclusives, tenant compte des besoins diversifiés de tous les employés.
• Communication ouverte et accessible : Créer un environnement dans lequel les employés se sentent à l'aise pour partager leurs préoccupations et difficultés. Les RH doivent être accessibles et disponibles pour des conversations formelles ou informelles. Vous pouvez également utiliser des logiciels de communication pour employés.
• Sensibilité culturelle : Être conscient et sensible aux différences culturelles en milieu de travail. Cela inclut la compréhension de diverses perspectives culturelles et l'adaptation de la communication et du soutien en conséquence.

Avantages et défis des relations avec les employés

Maintenir de bonnes relations avec les employés n'est pas facile, mais j'ai constaté que les stratégies ci-dessus contribuent à les rendre plus simples et plus cohérentes à l'échelle de l'organisation.

C'est un peu comme la télé-réalité : certaines personnes adorent et d'autres vraiment pas (et l'analogie ne s'arrête pas forcément là !).

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Avantages de relations solides avec les employés

• Engagement des employés : Les employés se sentiront plus valorisés et pris en considération, ce qui augmentera leur engagement.
• Moins de conflits : L'ensemble des mécanismes de communication et de retour mis en place pour augmenter la transparence et l'alignement devrait se traduire par une réduction des conflits et moins d'enquêtes.
• Amélioration de la culture d'entreprise : De meilleures connexions existeront au sein de l'organisation, créant une culture plus forte.
• Inclusivité : Les travailleurs à tous les niveaux se sentiront plus inclus et plus investis dans la mission de l'organisation.

Défis courants des relations avec les employés 

Bien entendu, même la meilleure stratégie de relations avec les employés ne permet pas d'éliminer tous les problèmes.

Voici les défis les plus fréquents à surveiller : 

• Litiges sur la rémunération & vol de salaire 
• Infractions aux avantages sociaux
• Infractions à la sécurité
• Harcèlement 
• Favoritisme.

Il n'existe pas de solution infaillible pour tout régler à 100% et cela exige que les responsables des relations avec les employés fassent preuve d'intuition et s'appuient sur leur expérience pour réussir (la liste ci-dessus aidera également).

C'est un domaine où il est primordial d'exceller et qui exige beaucoup d'implication et de travail, mais si cela est fait efficacement, les résultats dépassent largement les efforts. 

Améliorer durablement les relations avec les employés

Les sept stratégies présentées dans cet article peuvent grandement contribuer à instaurer un environnement de travail positif.

En appliquant ces stratégies, les équipes RH peuvent aider à construire des relations solides entre les employés et l'organisation, ce qui conduit à une main-d'œuvre plus engagée et productive. 

Avec les bons systèmes et processus en place, vous pouvez aider votre organisation à maintenir des relations saines avec les employés et à créer une culture qui soutient et responsabilise les collaborateurs, menant in fine à une entreprise plus performante et durable.

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