7 façons d’améliorer les relations avec les employés dans votre organisation

En m’appuyant sur plus de 10 ans d’expérience, je vais aborder diverses façons pour les professionnels RH d’améliorer les relations avec les employés et de favoriser un environnement de travail positif.

En appliquant les stratégies présentées dans cet article, vous construirez un lien solide entre l’organisation et les employés, ce qui entraînera une équipe plus engagée et plus productive.

Qu’est-ce que les relations avec les employés ?

Les relations avec les employés (ER) consistent à équilibrer les souhaits et les besoins de l’employeur avec ceux des employés, collectivement et individuellement. Un bon service des ressources humaines favorise une expérience d’emploi positive tout en protégeant l’entreprise grâce au respect des règles.

Maintenir de bonnes relations employeur-employé est essentiel pour la productivité et la performance, la rétention du personnel et une culture d’entreprise forte.

Les ER font partie des piliers fondamentaux des RH et, même si cela semble simple, la réalité est bien plus nuancée, même pour les professionnels expérimentés !

Comment améliorer les relations avec les employés dans votre organisation

Au fil des années, j’ai appris que le secret de bonnes relations avec les employés réside dans les systèmes et processus tels que les évaluations de performance régulières et la communication ouverte.

Il est beaucoup plus simple de maintenir de bonnes relations avec les employés, et les équipes sont généralement plus satisfaites, lorsque l’entreprise dispose de systèmes assurant un dialogue régulier entre salariés et dirigeants, des opportunités de développement, de la reconnaissance et du bien-être.

1. Mieux outiller les managers pour être le contact principal en relations avec les employés

Les managers jouent un rôle crucial dans le maintien de bonnes relations avec les employés, car ils sont le point de contact immédiat pour la plupart des problématiques rencontrées.

D’après mon expérience, être le point de contact principal pour les relations avec les employés n’est pas inné chez la majorité des managers mais, heureusement, il s’agit d’une compétence qui s’acquiert rapidement. 

J’ai conçu une boîte à outils à destination des managers que j’ai partagée lors d’une formation dédiée aux “nouveaux leaders” dans mon précédent poste, et je travaille actuellement sur une initiative similaire. 

Voici ce qu’elle contient :

Gestion du temps et délégation

Nos managers sont souvent sollicités dans de nombreuses directions différentes, la gestion du temps et la délégation sont donc essentielles pour gérer efficacement leur charge de travail afin qu’ils aient du temps à consacrer à la gestion de leur équipe. Des outils de gestion du temps aident à prioriser, tandis que des plateformes comme Asana et Trello sont excellentes pour la gestion et la collaboration sur les projets. 

La délégation est essentielle pour une bonne gestion du temps et c’est également une compétence de management qui s’apprend. J’encourage les managers à repérer les tâches pouvant être confiées à d’autres membres de l’équipe et à définir clairement les attentes à ce sujet. 

Savoir donner du feedback

Les managers peuvent encourager un retour d’information régulier de la part des employés en programmant des points individuels fréquents avec leurs collaborateurs directs. 

Je rappelle aux managers l’importance de donner à la fois des retours positifs et constructifs à leurs collaborateurs. Cela contribue à renforcer l’engagement et le moral de l’équipe, car chaque salarié a ainsi l’opportunité d’être entendu.

Les logiciels de feedback pour les employés peuvent également faciliter ce processus.

Résolution des conflits

J’ai mis au point un processus clair et simple pour gérer les conflits entre managers et employés. Ce processus est facilement compris par tous les collaborateurs et s’adapte à la culture de notre entreprise. 

Le processus commence par une politique de «porte ouverte» permettant aux salariés de solliciter la direction en cas d’inquiétude. 

Un échange est ensuite organisé, où chacune des parties dispose d’un temps de parole sans être interrompue. 

Les deux parties s’engagent à écouter pleinement et à ne pas préparer leur contre-argumentation pendant l’intervention de l’autre. Après que chacune ait pu s’exprimer, elles décident ensemble de la suite à donner. 

Tout le monde comprend que les RH ou un responsable de second niveau n’interviennent qu’après que ce processus a été mené à bien et en toute bonne foi. 

Conformité légale

Enfin, je propose un aperçu des responsabilités légales qui incombent à un manager.

Je familiarise les nouveaux managers avec les politiques RH, les lois du travail, ainsi qu’avec la formation sur la prévention des discriminations et du harcèlement. Plus important encore, je rappelle aux managers que les RH sont là pour les soutenir et qu’ils n’ont pas à traverser cela seuls. 

Idéalement, chaque nouveau manager devrait recevoir exactement la formation dont il a besoin avant d’être promu à un rôle de responsable d’équipe. Malheureusement, ce n’est souvent pas le cas.

En tant que RH, nous pouvons offrir du coaching et de la formation aux managers à tous les niveaux afin de les aider à gérer des situations difficiles.

2. Créer des liens avec les employés en tant que RH et devenir un partenaire de confiance

Pour être efficace, la fonction RH doit être un partenaire de confiance pour les employés à tous les niveaux de l’organisation.

J’y parviens en étant claire et cohérente dans mes conseils, en respectant toujours les standards professionnels, et en traitant les employés de manière équitable. 

Lorsque j’ai commencé un nouveau poste l’année dernière, j’ai dû gagner la confiance de plusieurs leaders clés qui hésitaient à collaborer avec moi. 

Bien que cela ait parfois été frustrant, et que j’aie eu l’impression de devoir prouver ma valeur sans cesse, j’ai finalement créé des liens et gagné leur confiance.

Dans mes échanges avec ces leaders clés, j’ai dû prendre l’initiative de planifier des rendez-vous avec eux, au lieu d’attendre qu’ils viennent à moi. 

J’ai ensuite pu fixer l’ordre du jour, et lors de ces réunions initiales, je me suis informée sur les objectifs et les points sensibles de leur département. Cela m’a permis de démontrer ma valeur en les aidant de manière concrète et pertinente.

Autres moyens de créer un climat de confiance :

Développer une connaissance métier

Développer une connaissance métier est essentiel pour pouvoir coacher et conseiller managers et employés de manière avisée. 

Vous pouvez acquérir des connaissances sectorielles en :

• Rejoignant un groupe professionnel de réseautage dans votre secteur et en vous abonnant à des newsletters spécialisées.
• Vous familiarisant avec le modèle économique de votre organisation
• Examinant les états financiers pour mieux comprendre la situation financière de votre organisation.

Apprenez à connaître vos équipes

De plus, familiarisez-vous avec les équipes que vous accompagnez et apprenez à connaître leur dynamique ; cela vous apportera une perspective précieuse lorsqu’une situation survient. 

Cela renforce également la visibilité des RH auprès des employés et les aide à mieux comprendre le rôle que joue la fonction RH dans l’organisation, car il est souvent mal compris par les salariés.

Vous pouvez y parvenir en rencontrant des équipes et des collaborateurs afin de découvrir leurs rôles. Demandez aux managers de vous inviter à une réunion d’équipe pour pouvoir vous présenter et exposer votre rôle, et organisez des « permanences RH » dans un service, en présentiel ou à distance, durant lesquelles vous êtes disponible exclusivement pour cette équipe. 

3. Communication claire et continue

J’ai constaté que l’incohérence dans la communication est à l’origine de nombreux problèmes de relations avec les employés. 

Encouragez la communication ouverte entre tous les niveaux de direction et les employés, pas uniquement entre les managers de proximité et leurs collaborateurs directs. 

Comme je l’ai mentionné plus haut, une politique de « porte ouverte » peut aider à faciliter cela, mais ce n’est que la première étape pour instaurer une culture de communication ouverte.

D’autres moyens de favoriser une communication ouverte et cohérente :

• Politiques et directives de communication claires : il s’agit de définir les canaux privilégiés pour différentes catégories d’échanges (emails, réunions, messageries internes, intranet) et de fixer des attentes pour les délais de réponse.
• Formation : Les RH peuvent proposer des formations aux managers et employés sur les compétences de communication efficace pour s’assurer qu’ils transmettent leur message de façon claire et pertinente.
• Mécanismes de feedback : Mettre en place des dispositifs de retour des employés, tels que des enquêtes ou des entretiens de fidélisation, permet aux collaborateurs de partager leurs idées et avis de façon régulière.

4. Entretiens d’évaluation réguliers

Les entretiens d’évaluation sont essentiels pour les relations employé-employeur car ils offrent une plateforme formelle de retour (ce que recherchent les employés).

La tenue régulière d’évaluations de la performance des employés permet d’identifier les axes d’amélioration et de reconnaître les réussites.

Un cycle d’évaluation de la performance efficace est un cycle où les employés savent à quoi s’attendre et où il n’y a pas de surprises en fin d’année.

Les attentes, les objectifs et les indicateurs de performance sont communiqués aux employés, et les managers s’assurent que ceux-ci sont parfaitement compris.

Les managers et les employés doivent se réunir régulièrement tout au long de l’année pour examiner l’avancée sur les indicateurs de performance clés. La fréquence de ces réunions doit être au minimum trimestrielle, et peut être augmentée si besoin.

Ces réunions récurrentes sont essentielles pour un processus d’évaluation efficace et réussi. L’évaluation de fin d’année doit alors constituer un récapitulatif de tous les retours formulés lors des évaluations précédentes au cours de l’année. 

Un logiciel de gestion de la performance comme Workday ou BambooHR contribue à formaliser et simplifier le processus, si vous n’avez pas déjà une plateforme dans votre suite SIRH.

Autres méthodes pour favoriser les retours réguliers et la connexion :

• Entretiens individuels réguliers 1:1 entre managers et collaborateurs directs
• Former à dispenser et à recevoir des retours constructifs et efficaces.

5. Développez un programme de reconnaissance des employés

Les programmes de reconnaissance des employés favorisent la valorisation et l’appréciation des efforts de ceux qui contribuent à la raison d’être, à la mission et aux valeurs de l’organisation.

Un programme de reconnaissance formel permet d’améliorer le moral et la motivation des employés, et fournit des données pour analyser l’efficacité du dispositif.

Un bon programme de reconnaissance des employés 

• Personnalisé : Permet de reconnaître les employés d’une façon qu’ils apprécient, avec des incitations qui les motivent réellement.
• Facilite la reconnaissance entre pairs: Cela favorise une culture d’appréciation à tous les niveaux et peut être d’autant plus significatif puisque les pairs observent et évaluent précisément le travail les uns des autres.
• Des critères et processus transparents : Communiquez clairement la façon dont les employés peuvent être reconnus. La transparence garantit l’équité et évite toute confusion.
• Implication du leadership : Les dirigeants participent activement au programme, reflétant ainsi l’importance de la reconnaissance dans la culture de l’entreprise.

Votre organisation dispose peut-être déjà d’un logiciel de reconnaissance des employés. Si c’est le cas, analysez la fréquence d’utilisation et les tendances pour évaluer l’engagement. 

Si cette utilisation n’est pas suffisante, faites la promotion de la plateforme en expliquant ses avantages. Donnez des exemples de comportements à valoriser et mettez en avant les options d'incitation proposées.

Comme toujours, les comportements exemplaires viennent d’en haut : les cadres dirigeants doivent donner l’exemple !

6. Veillez au bien-être des employés

Personne n’aime être poussé à bout : le stress et l’épuisement professionnel sont de véritables problématiques dans le monde du travail actuel.

Comment promouvoir le bien-être :

• Aménagements de travail flexibles : Télétravail, horaires ajustables et partage de poste sont des dispositifs plébiscités par les employés pour concilier vie professionnelle et vie privée.
• Garantir la clarté : Préciser le rôle et les attentes liées réduit l’incertitude et le stress au travail.
• Fournir des retours réguliers : Cela lève l’incertitude et s’assure que les priorités des employés sont correctement fixées.
• Écouter : L’écoute des employés aide à identifier les préoccupations et à recueillir des suggestions pour améliorer l’expérience globale.
• Mettre à disposition des ressources de soutien : Proposez des ressources et un accompagnement adaptés dans les moments difficiles, comme l’accès à des services d’accompagnement psychologique, des congés pour raisons de santé mentale, ou une flexibilité accrue.
• Surveiller les charges de travail : Veillez à ce que les collaborateurs ne soient pas constamment surchargés. Évaluez régulièrement la répartition des tâches et réattribuez si besoin pour prévenir l’épuisement.

Votre entreprise propose probablement déjà un programme d’assistance aux employés (EAP) destiné à accompagner les collaborateurs confrontés à des difficultés personnelles ou professionnelles.

Si c’est le cas, faites la promotion de ce programme auprès des managers et des salariés, en mettant l’accent sur certaines ressources disponibles. Les Programmes d’Assistance aux Employés sont souvent sous-utilisés, car les collaborateurs ignorent généralement tout ce qu’ils contiennent.

7. Abordez les situations difficiles avec empathie

Faire preuve d'empathie au travail exige des RH qu'ils soient accessibles, compréhensifs et prêts à offrir un soutien aux employés lorsqu'ils en ont le plus besoin.

Moyens pour les RH de promouvoir l'empathie :

• Écoute active : écouter les employés sans jugement et offrir un soutien ou des ressources pour les aider à résoudre leurs problèmes ou préoccupations. Vous pouvez valider les sentiments et émotions de la personne sans pour autant cautionner son comportement.
• Politiques et pratiques inclusives : Défendre et mettre en œuvre des politiques et pratiques inclusives qui prennent en compte les besoins divers de tous les employés.
• Communication ouverte et accessible : Créer un environnement où les employés se sentent à l'aise de partager leurs préoccupations et problèmes. Les RH doivent être accessibles et disponibles pour des discussions, qu'elles soient formelles ou informelles. Vous pouvez également utiliser un logiciel de communication pour employés.
• Sensibilité culturelle : Être conscient des différences culturelles au sein de l'entreprise et y être sensible. Cela comprend la compréhension de diverses perspectives culturelles et l'adaptation de la communication et du soutien en conséquence.

Avantages et défis des relations entre employés

Maintenir des relations positives avec les employés n'est pas facile, mais j'ai constaté que les stratégies ci-dessus aident à rendre ce processus plus simple et plus cohérent à l'échelle de l'organisation.

C'est un peu comme la télé-réalité : certaines personnes adorent et d'autres vraiment pas (et ce n'est pas forcément là que l'analogie s'arrête !).

Avantages de relations solides avec les employés

• Engagement des employés : Les employés se sentiront plus valorisés et soutenus, ce qui augmentera leur engagement.
• Moins de conflits : Tous les mécanismes de communication et de retour que vous mettez en place pour plus de transparence et d'alignement devraient conduire à une diminution des conflits et à moins d'enquêtes.
• Amélioration de la culture d'entreprise : De meilleures connexions existeront dans toute l'organisation, créant ainsi une culture plus forte.
• Inclusivité : Les travailleurs à tous les niveaux se sentiront à la fois mieux intégrés et plus investis dans la mission de l'entreprise.

Défis courants des relations entre employés 

Bien sûr, même la meilleure stratégie de relations entre employés ne peut pas éliminer tous les problèmes.

Voici les défis les plus fréquents à surveiller :

• Litiges salariaux et vol de salaire 
• Infractions aux avantages sociaux
• Infractions à la sécurité
• Harcèlement 
• Favoritisme.

Il n'existe pas de solution miracle pour réussir à 100 % du temps et cela demande aux responsables des relations avec les employés de faire preuve d'intuition et d'expérience (la liste ci-dessus y contribuera aussi).

Il s'agit d'un domaine qu'il est essentiel de bien gérer et qui requiert beaucoup d'efforts et d'investissement, mais s'il est bien fait, les retombées dépassent largement l'effort fourni. 

Améliorez durablement les relations entre employés

Les sept stratégies abordées dans cet article peuvent grandement contribuer à instaurer un environnement de travail positif.

En appliquant ces stratégies, les équipes RH peuvent renforcer les relations entre les employés et l'entreprise, conduisant à un personnel plus engagé et plus productif. 

Avec les bons systèmes et processus en place, vous pouvez aider votre organisation à maintenir des relations saines entre employés et créer une culture qui soutient et valorise les collaborateurs, ce qui amène une organisation plus prospère et durable.

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