Élaborer l’Argumentaire Commercial pour un Logiciel RH : Guide en 10 Étapes
Gérer les RH avec des feuilles de calcul dans une entreprise en croissance entraîne des inefficacités et des difficultés de tenue des dossiers, ce qui complique des tâches telles que le suivi des congés et le recrutement rapide.
L'utilisation d'un logiciel RH intelligent peut être une solution plus simple que vous ne le pensez, en particulier pour les petites équipes RH disposant de budgets limités. Cet article expliquera les étapes à suivre pour élaborer un solide argumentaire en faveur du nouveau logiciel RH que vous convoitez.
Comment construire un dossier d'affaires pour un logiciel RH :
- Besoins de l'entreprise et vision
- Identifier les points problématiques
- Étapes du processus actuel
- Définir les indicateurs de réussite (ROI - Retour sur investissement)
- Obtenir le premier accord et l'approbation
- Recueillir les besoins
- Contacter les fournisseurs
- Se préparer à répondre aux objections
- Rédiger le dossier d'affaires et obtenir l'approbation
- Choisir le logiciel gagnant
Étape 1 – Besoins de l'entreprise et vision
Les besoins de votre entreprise sont les exigences spécifiques et les défis auxquels votre société fait face pour gérer les ressources humaines efficacement, tandis que la vision correspond davantage aux objectifs à long terme et à l’orientation que l’entreprise souhaite adopter avec la mise en œuvre réussie d’un nouveau logiciel RH.
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La première étape consiste à rédiger la vision RH et à s'assurer qu'elle est en adéquation avec la stratégie, l'orientation et la vision de l'entreprise.
L’avantage de cette méthode est de susciter l’adhésion des parties prenantes clés et des décideurs au sein de votre équipe dirigeante. Listez vos besoins essentiels et la raison pour laquelle il faut les satisfaire afin d’aligner tout le monde sur les exigences du logiciel RH de l’organisation.
Avant d’investir dans une nouvelle technologie RH, définissez les besoins de votre entreprise — que ce soit pour l’acquisition de talents, l’intégration ou le développement du leadership. Comprendre vos objectifs garantit que la technologie est cohérente avec votre stratégie.
Alignez votre direction et votre vision
Voici un exemple de la façon dont vous pouvez aligner les besoins de votre entreprise avec la raison pour laquelle vous devriez investir dans un nouveau système RH.
| Besoin métier | Pourquoi ? |
|---|---|
| Nous avons besoin de meilleurs outils pour suivre notre effectif. | Notre processus actuel de suivi des effectifs est chronophage et sujet aux erreurs, avec des indicateurs clés calculés manuellement. |
| Nous devons optimiser notre processus de recrutement car nous prévoyons d'embaucher X nouveaux employés cette année. | Les retours des candidats indiquent que notre processus est lent et déroutant. En investissant dans un nouvel ATS, nous pouvons accélérer l'examen des CV, la programmation des entretiens et la sélection des candidats de x%. |
| Le suivi des contrats de travail est manuel | Avec nos objectifs de croissance des effectifs, nous avons besoin d'un moyen automatisé et intégré de suivre les signatures des contrats. |
| Augmenter l'engagement des employés | Notre engagement est préoccupant et nous avons actuellement un processus manuel d'évaluation des performances et de sondage, dont les données ne sont pas facilement accessibles ni exploitables. |
Ne tombez pas non plus dans le piège du syndrome de l'objet brillant ni ne poussez l'adoption de nouveaux logiciels simplement parce qu'ils proposent de nouvelles fonctionnalités sensationnelles… ahem, comme les outils basés sur l'IA ! Concentrez-vous plutôt sur des logiciels qui répondront à vos besoins spécifiques et soutiendront votre vision afin d’atteindre vos objectifs.
Ne poursuivez pas les tendances sans comprendre vos besoins métier uniques. Qu’il s’agisse d’un nouvel outil, d’une politique ou d’un avantage, chaque initiative doit s’aligner sur vos objectifs organisationnels et les priorités de vos employés.
Étape 2 - Identifier les points de friction
La gestion stratégique des talents renforce la pertinence des logiciels RH en alignant les solutions technologiques sur les difficultés rencontrées pour le développement des équipes.
Les points de friction, dans ce contexte, désignent les difficultés et inefficacités spécifiques que rencontre une entreprise dans ses processus actuels de gestion RH, et que le logiciel RH vise à adresser et à résoudre. Listez tous vos points de friction et ne vous limitez pas.
Exemple de checklist d’identification des points de friction
- Combien de feuilles de calcul faut-il mettre à jour lorsque vous ajoutez ou modifiez un employé ?
- Les employés peuvent-ils mettre à jour eux-mêmes leurs informations ?
- A quelle fréquence rencontrez-vous des erreurs de saisie ?
- Quelles tâches occupent la majeure partie de votre journée ?
Les réponses à ces questions constitueront la base de votre argumentaire pour l’acquisition d’un nouveau logiciel RH.
Étape 3 - Étapes du processus actuel
Les étapes du processus actuel sont la manière dont vous fonctionnez aujourd'hui dans votre département RH. Cela doit couvrir toutes vos tâches RH principales, telles que la gestion des dossiers du personnel, les demandes de congés, le recrutement et l'intégration. (Je parie que vous utilisez surtout des feuilles de calcul et des e-mails.)
Commencez par répertorier les processus principaux, les étapes de chaque processus, qui est responsable de chaque étape et le temps nécessaire pour chaque processus.
Exemple de cartographie simplifiée du processus
| Processus principal | Sous-processus | Étapes du processus | Qui | Temps |
|---|---|---|---|---|
| Dossiers des employés | Ajouter un nouvel employé | Ouvrir un tableur et ajouter une nouvelle ligne avec les informations de l'employé. S'assurer que le numéro d'employé est actualisé. Ajouter l'employé aux avantages sociaux et mettre à jour le tableur de suivi des avantages. Mettre à jour le suivi de la paie. Envoyer un email à la Paie avec les informations de l'employé. Inscrire les employés sur la plateforme de paie, etc. | RH | 30-45 min |
| Dossiers des employés | Mettre à jour l'adresse de l'employé | Ouvrir le tableur n°1 et mettre à jour. Ouvrir le suivi de la paie et mettre à jour. Envoyer un email à la Paie avec la nouvelle adresse. | RH | 15 min |
| Dossiers des employés | Solde des congés des employés | Envoyer un email au manager pour leur rapprochement. Comparer leurs notes avec celles des RH. Ouvrir l’application de suivi du temps et vérifier. Calculer le solde en tenant compte de toute éventuelle proratisation (si nécessaire). | RH et manager | 15-45 min |
Astuce professionnelle : Vous pouvez aller plus loin dans la cartographie des processus et, à côté de chaque étape, indiquer si l’étape ajoute de la valeur à l’organisation (VA - valeur ajoutée) ou n’en ajoute pas (NVA - non-valeur ajoutée).
Étape 4 – Définir les mesures du succès (ROI – Retour sur Investissement)
Cela peut être un meilleur engagement, de meilleurs taux de rétention, un recrutement plus rapide des nouveaux postes ou une plus grande disponibilité de l’équipe RH pour des activités telles que le lien, la formation et les actions à forte valeur ajoutée.
Si vous pouvez gagner du temps grâce à un investissement dans un logiciel RH, que feriez-vous de ce temps ?
Les décideurs veulent voir les chiffres du retour sur investissement. Avec un logiciel RH, cela se mesure généralement en gain de temps et vous pouvez donc attribuer une valeur monétaire à ces économies.
Exemple (nombreuses hypothèses faites, et nous vous encourageons à les préciser) :
Pour référence : 52 semaines/an * 8 heures/jour = 2 080 heures
2 080 heures * 60 minutes/heure = 124 800 minutes/an
Salaire = $80,000
Temps par tâche donnée = 15 min
Tâches par mois = 50
Temps total par mois = 750 min
Coût total par mois = (124,800/$80,000 = $1.56 de salaire par minute). $1.56 * 750 min par mois = $1,170 par mois en coût salarial.
La formule ci-dessus illustre l’impact positif de trouver une nouvelle solution RH qui utilise l’automatisation pour éliminer une tâche de 15 minutes que vos professionnels RH accomplissent fréquemment — jusqu’à 50 fois par mois.
En éliminant cette tâche grâce à l’automatisation, votre entreprise économiserait $1,170 par mois en coûts de main-d’œuvre. Il s’agit d’une économie substantielle sur votre résultat net !
Étape 5 – Obtenir l’adhésion initiale et l’approbation
Profitez-en pour présenter vos conclusions issues des étapes ci-dessus et assurez-vous d’obtenir l’adhésion des responsables RH afin de poursuivre ou d’arrêter le processus. Si vous avez reçu une approbation verbale, continuez !
Exemples de moyens d’obtenir une première adhésion
- Études de cas : Présentez des études de cas d’organisations similaires ayant réussi à mettre en œuvre un logiciel RH en montrant des bénéfices tangibles.
- Analyse coût/bénéfice : Présentez une analyse coût/bénéfice détaillée mettant en avant les coûts des logiciels RH par rapport aux économies et à l’efficacité attendues grâce à la nouvelle technologie RH.
- Démonstrations : Organisez une démo du logiciel RH pour mettre en avant ses fonctionnalités, sa facilité d’utilisation et sa comparaison avec le système actuel.
- Statistiques de productivité : Présentez des statistiques sur la productivité accrue et les gains de temps constatés par des entreprises ayant choisi des logiciels RH comparables.
Étape 6 – Collecter les besoins
Je sais que ce n’est pas l’étape la plus amusante mais c’est l’une des plus importantes. Avant de contacter les fournisseurs de logiciels, il est essentiel de clarifier vos besoins et d’impliquer tous vos acteurs clés.
| Exigence clé | Qui | Pourquoi |
|---|---|---|
| Une source unique et fiable de données sur les employés | PDG, COO, RH, Manager, Employé | Prévenir les erreurs, accélérer la gestion, et faciliter l’utilisation |
| Objectifs suivis et visibles par l’équipe de direction | Direction, Manager, RH, Employé | Tous les objectifs doivent être centralisés dans une seule vue pour la direction et le responsable d’équipe. |
| Les CV sont consultés par le responsable du recrutement | RH, responsable du recrutement | Actuellement, les RH copient les CV et les collent dans un dossier sur le drive partagé. Les managers doivent être automatiquement notifiés lorsqu’un CV arrive pour pouvoir l’accepter ou le rejeter rapidement. |
| Compatibilité avec les autres logiciels déjà utilisés | CTO, Responsable informatique | Pour tirer le meilleur parti de votre nouvelle technologie RH, il faut s’assurer qu’elle soit compatible avec les autres logiciels déjà en place dans votre organisation. |
Étape 7 - Contacter les fournisseurs
Comparez les offres, demandez quelques démonstrations et partagez vos besoins avec une liste restreinte de fournisseurs de logiciels RH qui semblent d’abord correspondre à vos attentes. Cela les aidera à démontrer comment leur solution peut véritablement vous faciliter la vie !
Si la plateforme qui vous intéresse ne dispose pas de toutes les fonctionnalités requises, demandez à quel point il sera simple de l’intégrer avec d’autres applications de votre système technologique RH.
Une fois la prise de contact faite avec les fournisseurs, veillez à comparer les caractéristiques de leur produit par rapport à vos exigences particulières.
| Exigence clé | Critique (Oui/Non) |
|---|---|
| Contrats intégrés et accusé de réception des signatures | Non |
| Les employés peuvent mettre à jour leurs propres données | Oui |
| Les congés sont gérés via un système et validés par le manager. Les RH ont une visibilité. | Oui |
Étape 8 - Préparez-vous à répondre aux objections
Avant d’émettre votre recommandation finale, prenez le temps de vous préparer aux objections potentielles — notamment autour du coût. Les préoccupations financières représentent souvent le plus grand obstacle lors de la présentation d’un nouveau logiciel RH, il est donc essentiel d’avoir des réponses claires et affirmées.
Objection fréquente : « C’est trop cher. »
Reconnaissez la préoccupation, puis recentrez le discours sur la valeur. Soulignez les économies à long terme qu’apporte le logiciel : automatisation des tâches, réduction des erreurs, atténuation des risques de non-conformité. Si possible, comparez le coût avec les dépenses cachées du système actuel, comme le temps passé à corriger des erreurs ou à gérer des procédures lourdes.
Objection fréquente : « Ne peut-on pas simplement garder ce qu’on a ? »
Expliquez les risques associés au statu quo. Les systèmes vieillissants engendrent souvent des inefficacités, un manque de visibilité sur les données et une charge administrative accrues. Insistez sur le fait que le nouveau logiciel encourage la croissance, simplifie les opérations et permet à l’entreprise de prendre des décisions plus éclairées, plus vite.
Objection fréquente : « Quel est le retour sur investissement ? »
Appuyez-vous sur des données concrètes. Utilisez des études de cas, des benchmarks ou des calculateurs de ROI fournis par les éditeurs pour estimer les économies, le temps ou les gains de productivité. Présentez-le selon les critères qui comptent pour vos parties prenantes : économies réalisées, risques réduits ou chiffre d’affaires protégé.
En traitant frontalement les objections, vous renforcez votre dossier et démontrez que la décision a été pensée sous tous les angles.
Étape 9 - Construisez un argumentaire commercial et obtenez l’approbation
Avec toutes les informations ci-dessus réunies, il est temps de rédiger votre argumentaire commercial. Il n’a pas besoin de faire dix pages : un mémo d’une page (parce que personne n’a le temps de lire dix pages de toute façon) suffit.
Les décideurs attendent des réponses aux questions suivantes :
- Combien cela coûte-t-il ?
- Quels problèmes le logiciel va-t-il résoudre ?
- Si nous n’investissons pas dans le logiciel, que se passe-t-il ?
- Combien de temps faudra-t-il pour le mettre en œuvre ?
- Pourquoi devons-nous investir maintenant ?
- Quel est le retour sur investissement (ROI) de la mise en place de ce logiciel ?
Il se peut que vous ne connaissiez pas les réponses aux questions liées au coût ; cependant, chercher une approbation à ce stade vous préparera au succès.
Une demande de proposition (RFP) de logiciel RH bien structurée vous aidera à présenter ces informations dans un format que les fournisseurs peuvent facilement comprendre et auquel ils peuvent répondre.
De nombreuses entreprises testent des systèmes RH gratuits pour démontrer les avantages de l’automatisation RH avant de s’engager sur des solutions payantes.
Voici un modèle de dossier d’affaire que vous pouvez utiliser pour un logiciel RH :
- Résumé exécutif : Brève présentation de la proposition, des avantages clés et des conclusions.
- Situation actuelle et description du problème : Description de la situation actuelle et des défis ou problèmes spécifiques à résoudre.
- Solution proposée et avantages : Description détaillée de la solution proposée et de ses avantages attendus, incluant une analyse coûts-bénéfices (utilisez le calcul de l’étape 4 pour comparer avec le coût potentiel du logiciel et listez les économies réalisées).
- Plan de mise en œuvre et gestion des risques : Stratégie de déploiement étape par étape, calendrier, et résumé des risques potentiels avec plans de gestion.
- Conclusion et recommandations : Résumé concis du dossier d’affaire avec recommandations finales à l’attention des décideurs.
Construire un solide dossier d’affaire pour un logiciel RH est facilité par des certifications RHIS de premier plan apportant une légitimité à votre expertise.
Étape 10 - Choisissez le bon logiciel
Hourra ! Vous êtes arrivé jusque-là et vous avez reçu l’approbation pour travailler avec le fournisseur de votre choix.
Mais souvenez-vous, obtenir l’aval via le dossier d’affaire n’est même pas la moitié du chemin à parcourir. Il reste à choisir le logiciel RH qui convient le mieux aux besoins et aux capacités de votre entreprise en matière de mise en œuvre, d’intégration et de formation.
Si vous gérez les RH dans une petite entreprise, vos attentes vis-à-vis du logiciel seront différentes de celles d’une société de 2 000 employés. Vos priorités doivent correspondre à vos besoins actuels tout en anticipant vos perspectives de croissance.
Le logiciel RH rend la gestion RH plus efficace
Automatiser vos processus RH offrira une meilleure expérience pour les employés, managers et candidats. Prendre le temps de dresser un dossier d’affaire détaillé aura les bénéfices suivants :
- Définir les principaux processus à améliorer ou à transformer
- Recueillir les retours et besoins des bonnes parties prenantes
- Identifier le temps économisé et le réinvestir dans des missions à plus forte valeur ajoutée
- Montrer où l’investissement logiciel doit être prioritaire. Vous pensez peut-être avoir besoin d’une plateforme de gestion de la performance alors qu’il faut commencer par un système de gestion des ressources humaines.
Quelle que soit l’ampleur du dossier que vous constituez, élaborer un solide dossier d’affaire pour un logiciel RH améliorera votre organisation.
Selon mon expérience, lorsque nous avons mis en place un SIRH, un ATS, un suivi des objectifs et un logiciel de gestion de la performance (tout cela en même temps), nous avons constaté une augmentation mesurable de la satisfaction des employés, une diminution du temps administratif, et davantage de temps consacré à des activités à forte valeur ajoutée.
Cela crée, à son tour, une meilleure expérience pour vos collaborateurs, vos managers et les professionnels RH, de la même manière.
Bonne chance dans votre parcours de transformation digitale RH !
Et ensuite :
Si vous êtes en train de rechercher comment élaborer un dossier pour un logiciel RH, contactez gratuitement un conseiller SoftwareSelect afin d'obtenir des recommandations.
Vous remplissez un formulaire puis discutez rapidement avec eux pour qu’ils puissent cerner précisément vos besoins. Ensuite, vous recevrez une liste restreinte de solutions logicielles à examiner. Ils vous accompagneront même tout au long du processus d’achat, y compris lors des négociations tarifaires.