Élaborer l’argumentaire commercial pour un logiciel RH : Guide en 10 étapes
Gérer les ressources humaines avec des tableurs dans une entreprise en pleine croissance entraîne des inefficacités et des difficultés de tenue de registres, rendant des tâches comme le suivi des congés et le recrutement rapide compliquées.
L'utilisation d'un logiciel RH intelligent peut s’avérer une solution plus aisée que vous ne le pensez, notamment pour les petites équipes RH avec un budget limité. Cet article vous explique les étapes à suivre pour construire un argumentaire solide afin d’obtenir le nouveau logiciel RH dont vous avez besoin.
Comment construire un argumentaire pour un logiciel RH :
- Besoins professionnels et vision
- Identifier les points de douleur
- Étapes du processus actuel
- Définir les mesures du succès (ROI - Retour sur investissement)
- Obtenir un premier accord et une approbation
- Recueillir les besoins
- Contacter les fournisseurs
- Se préparer à répondre aux objections
- Construire l’argumentaire commercial et obtenir l’approbation
- Choisir le logiciel gagnant
Étape 1 - Besoins professionnels et vision
Les besoins de votre entreprise correspondent aux exigences spécifiques et aux défis que votre société rencontre pour gérer efficacement les ressources humaines, tandis que la vision s’apparente plus aux objectifs à long terme et à la direction que l’entreprise souhaite prendre avec la mise en œuvre réussie d’un nouveau logiciel RH.
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La première étape consiste à formaliser la vision RH et à s’assurer qu’elle s’aligne sur la stratégie, la direction et la vision globale de l’entreprise.
L’intérêt de cette démarche est de susciter l’adhésion des parties prenantes clés et des décideurs de votre équipe de direction. Listez vos besoins essentiels et la raison de chacun afin d’aligner tout le monde sur les exigences du logiciel RH de l’organisation.
Avant d’investir dans une nouvelle technologie RH, définissez vos besoins métier — qu’il s’agisse de recrutement de talents, d’intégration ou de développement du leadership. Comprendre vos objectifs garantit que la technologie sera en phase avec votre stratégie.
Alignez votre direction et vision
Voici un exemple de la manière dont vous pouvez faire correspondre les besoins de votre entreprise avec la raison d’investir dans un nouveau système RH.
| Besoins de l'entreprise | Pourquoi ? |
|---|---|
| Nous avons besoin de meilleurs outils pour suivre nos effectifs. | Notre processus actuel de suivi des effectifs est chronophage et sujet aux erreurs, avec des indicateurs clés calculés manuellement. |
| Nous devons rationaliser notre processus de recrutement car nous prévoyons une augmentation de X nouvelles embauches cette année. | Les retours des candidats indiquent que notre processus est lent et déroutant. En investissant dans un nouvel ATS, nous pouvons accélérer l'examen des CV, la planification des entretiens et la sélection des candidats de x %. |
| Le suivi des contrats de travail est manuel | Avec nos objectifs de croissance des effectifs, nous avons besoin d'un moyen automatisé et intégré pour suivre les signatures des contrats. |
| Augmenter l'engagement des employés | Notre taux d'engagement nous préoccupe et nous avons actuellement un processus d'évaluation des performances et de sondages manuel, dont les données ne sont pas facilement accessibles ou exploitables. |
Ne soyez pas non plus victime du syndrome de l'objet brillant, ou ne poussez pas à adopter de nouveaux logiciels simplement parce qu'ils proposent de nouvelles fonctionnalités tape-à-l'œil... ahem, comme des outils basés sur l'IA ! Concentrez-vous plutôt sur les logiciels qui répondront à vos besoins spécifiques et soutiendront votre vision pour atteindre vos objectifs.
Ne courez pas après les tendances sans comprendre les besoins uniques de votre entreprise. Qu’il s’agisse d’un nouvel outil, d’une politique ou d’un avantage, alignez chaque initiative sur vos objectifs organisationnels et les priorités de vos employés.
Étape 2 - Identifier les points de douleur
La gestion stratégique des talents soutient l'argument en faveur d'un logiciel RH en alignant les solutions technologiques sur les points de friction du développement des talents.
Les points de douleur dans ce contexte font référence aux difficultés et inefficacités spécifiques rencontrées par une entreprise dans ses processus actuels de gestion RH, que le logiciel RH cherche à résoudre et à atténuer. Listez tous vos points de douleur et ne vous limitez pas.
Exemple de liste de contrôle pour l’identification des points de douleur
- Combien de feuilles de calcul devez-vous mettre à jour lorsque vous ajoutez ou modifiez un employé ?
- Les employés peuvent-ils mettre à jour leurs propres informations ?
- À quelle fréquence tombez-vous sur des erreurs de saisie de données ?
- Quelles tâches occupent la majeure partie de votre journée ?
Les réponses à ces questions constitueront la base de votre argumentaire pour l'acquisition d'un nouveau logiciel RH.
Étape 3 - Étapes du processus actuel
Les étapes du processus actuel sont la manière dont vous fonctionnez aujourd'hui dans votre département RH. Cela doit couvrir toutes vos tâches RH principales, telles que la gestion des dossiers salariés, les demandes de congés, le recrutement et l'intégration. (J'imagine que vous utilisez principalement des feuilles de calcul et des e-mails.)
Commencez par lister les principaux processus, les étapes de chaque processus, qui est responsable de chaque étape, et le temps requis pour chaque processus.
Exemple de cartographie simplifiée de processus
| Processus principal | Sous-processus | Étapes du processus | Qui | Temps |
|---|---|---|---|---|
| Dossiers employés | Ajouter un nouvel employé | Ouvrir un tableur et ajouter une nouvelle ligne avec les informations de l'employé. S'assurer que le numéro de l'employé est mis à jour. Ajouter l'employé aux avantages sociaux et mettre à jour le tableau de suivi des avantages. Mettre à jour le suivi de la paie. Envoyer un email à la Paie avec les informations de l'employé. Inscrire les employés sur la plateforme de paie, etc. | RH | 30-45 mins |
| Dossiers employés | Mettre à jour l'adresse de l'employé | Ouvrir le tableur #1 et mettre à jour. Ouvrir le suivi de la paie et mettre à jour. Envoyer un email à la Paie avec la nouvelle adresse. | RH | 15 mins |
| Dossiers employés | Solde de congés de l'employé | Envoyer un email au manager pour leur rapprochement. Comparer leurs notes avec celles des RH. Ouvrir l'application de suivi du temps et vérifier. Calculer le solde en fonction de toute proratisation (si nécessaire). | RH et Manager | 15-45 mins |
Astuce de pro : Vous pouvez aller plus loin dans la cartographie des processus et, à côté de chaque étape, inclure si l'étape apporte de la valeur à l'organisation (VA - à valeur ajoutée) ou n'apporte aucune valeur (NVA - sans valeur ajoutée).
Étape 4 - Définir les mesures de succès (ROI - Retour sur Investissement)
Cela peut correspondre à un engagement plus élevé, de meilleurs taux de rétention, un délai plus court pour pourvoir les postes ou plus de temps disponible au sein de l’équipe RH pour se consacrer à des activités à forte valeur ajoutée comme la relation, la formation, etc.
Si vous gagnez du temps en investissant dans un logiciel RH, que feriez-vous de ce temps ?
Les décideurs aiment voir les données sur le ROI. Avec les logiciels RH, celui-ci se mesure généralement en temps économisé et vous pouvez donc chiffrer cette économie.
Exemple (beaucoup d’hypothèses sont faites et nous vous encourageons à les détailler) :
Pour référence : 52 semaines par an * 8 heures par jour = 2 080 heures
2 080 heures * 60 minutes par heure = 124 800 minutes par an
Salaire = $80,000
Temps par tâche donnée = 15 mins
Tâches par mois = 50
Temps total par mois = 750 mins
Coût total par mois = (124 800/$80 000 = 1,56 $ de salaire par minute). 1,56 $ * 750 min par mois = 1 170 $ par mois de coût de main-d'œuvre.
La formule ci-dessus illustre l'impact positif de la recherche d’une nouvelle solution RH qui utilise l'automatisation pour éliminer une tâche de 15 minutes que vos professionnels RH effectuent fréquemment — jusqu’à 50 fois par mois.
En éliminant cette tâche grâce à l'automatisation, votre entreprise économiserait 1 170 $ par mois en coûts de main-d'œuvre. Il s'agit d'une économie significative pour votre résultat net !
Étape 5 - Obtenir le premier soutien et l'approbation
Profitez de ce moment pour partager les résultats issus des étapes précédentes et assurez-vous d’obtenir le soutien de vos responsables RH afin de poursuivre ou s’il faut stopper le processus. Si vous avez un accord verbal, poursuivez !
Exemples de comment obtenir un premier soutien
- Études de cas : Présentez des études de cas d’organisations similaires ayant implémenté avec succès un logiciel RH, montrant les avantages concrets obtenus.
- Analyse coût-bénéfice : Présentez une analyse détaillée des coûts-avantages mettant en avant les coûts logiciels RH par rapport aux économies et gains d’efficacité attendus grâce à la nouvelle technologie RH.
- Démonstrations : Organisez une démonstration du logiciel RH afin de montrer ses fonctionnalités, son ergonomie et ses avantages par rapport à votre système actuel.
- Statistiques de productivité : Montrez les statistiques d’amélioration de productivité et de gain de temps constatés dans des entreprises utilisant un logiciel RH similaire.
Étape 6 - Recueillir les besoins
Je sais que ce n’est pas l’étape la plus amusante mais c’est l’une des plus importantes. Avant de contacter les fournisseurs de logiciels, soyez clairs sur vos besoins et intégrez les avis de toutes vos parties prenantes clés.
| Exigence clé | Qui | Pourquoi |
|---|---|---|
| Une source unique et fiable de données sur les employés | PDG, COO, RH, Manager, Employé | Éviter les erreurs, augmenter la rapidité et la facilité d'utilisation |
| Objectifs suivis et visibles par l'équipe de direction | C-Suite, Manager, RH, Employé | Tous les objectifs doivent être regroupés dans une vue unique pour la direction et le responsable d'équipe. |
| Les CV sont consultés par le responsable du recrutement | RH, responsable du recrutement | Actuellement, les RH copient les CV et les collent dans un dossier partagé. Les responsables doivent être automatiquement notifiés lorsqu'un CV arrive afin de pouvoir le filtrer rapidement. |
| Compatibilité avec les autres logiciels déjà utilisés | CTO, Responsable IT | Pour profiter pleinement de votre nouvelle technologie RH, il est nécessaire de vérifier sa compatibilité avec les autres logiciels déjà utilisés dans l'organisation. |
Étape 7 - Contacter les fournisseurs
Comparez les offres, demandez quelques démonstrations et partagez vos besoins avec une liste restreinte de fournisseurs de logiciels RH qui semblent correspondre à vos attentes. Cela leur permettra de vous montrer concrètement comment leur solution peut vous simplifier la vie !
Si la plateforme qui vous intéresse ne propose pas toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, demandez à quel point il sera facile de l'intégrer avec d'autres applications de votre pile technologique RH.
Une fois que vous avez contacté les fournisseurs, veillez à comparer les fonctionnalités de leurs produits par rapport à vos besoins particuliers.
| Exigence clé | Critique (Oui/Non) |
|---|---|
| Contrats intégrés et accusé de réception de signature | Non |
| Les employés peuvent mettre à jour leurs propres données | Oui |
| Les congés sont suivis via un système et validés par le manager. Les RH ont une visibilité. | Oui |
Étape 8 - Préparer des réponses aux objections
Avant de faire votre recommandation finale, prenez le temps de préparer des réponses aux objections potentielles, notamment celles liées au coût. Les soucis financiers sont souvent le principal obstacle lors de la présentation d'un nouveau logiciel RH, il est donc important d'être prêt avec des réponses claires et assurées.
Objection courante : « C'est trop cher. »
Reconnaissez la préoccupation, puis mettez l'accent sur la valeur apportée. Soulignez les économies à long terme offertes par le logiciel grâce à la réduction des tâches manuelles, la diminution des erreurs et la baisse des risques de non-conformité. Si possible, comparez le coût aux frais cachés du système actuel, comme le temps passé à corriger les erreurs ou à gérer des solutions de contournement complexes.
Objection courante : « Ne pouvons-nous pas simplement garder ce que nous avons ? »
Expliquez les risques de ne rien changer. Les systèmes hérités entraînent souvent des inefficacités, une mauvaise visibilité des données et une charge administrative accrue. Mettez en avant le fait que le nouveau logiciel favorise la croissance, optimise les opérations et aide l'entreprise à prendre de meilleures décisions, plus rapidement.
Objection courante : « Quel est le retour sur investissement ? »
Venez avec des données concrètes. Utilisez des références, des études de cas ou des calculateurs de ROI fournis par le fournisseur pour estimer les économies, le temps gagné ou les gains de productivité. Présentez cela selon ce qui intéresse vos parties prenantes : économies réalisées, risques diminués ou chiffre d'affaires préservé.
En répondant directement aux objections, vous renforcez votre dossier et montrez que vous avez réfléchi à tous les aspects de la décision.
Étape 9 - Construire un argumentaire et obtenir l'approbation
Avec toutes les données recueillies ci-dessus, il est temps de construire votre dossier d'affaires. Il n'est pas nécessaire qu'il s'agisse d'un document de 10 pages ; une simple note d'une page peut suffire (car qui a le temps de lire 10 pages de toute façon).
Les décideurs cherchent des réponses aux questions suivantes :
- Combien cela coûte-t-il ?
- Quels problèmes le logiciel va-t-il résoudre ?
- Si nous n’investissons pas dans le logiciel, que se passe-t-il ?
- Combien de temps faudra-t-il pour le mettre en œuvre ?
- Pourquoi devons-nous investir maintenant ?
- Quel est le retour sur investissement (ROI) de la mise en place de ce logiciel ?
Vous ne connaissez peut-être pas encore les réponses aux questions sur le coût ; cependant, solliciter l'approbation à ce stade vous préparera au succès.
Une demande de proposition (RFP) logicielle RH bien structurée vous aidera à présenter ces informations dans un format facile à comprendre et à traiter pour les fournisseurs.
De nombreuses entreprises testent des systèmes RH gratuits pour démontrer les avantages de l'automatisation RH avant de s'engager sur des solutions payantes.
Voici un modèle de dossier commercial que vous pouvez utiliser pour un logiciel RH :
- Résumé Exécutif : Bref aperçu de la proposition, des principaux avantages et des conclusions.
- Situation actuelle et énoncé du problème : Description de l'état actuel et des défis ou problèmes spécifiques à résoudre.
- Solution proposée et avantages : Description détaillée de la solution proposée et des bénéfices attendus, y compris une analyse coût-bénéfices (Utilisez le calcul à l’étape 4 pour comparer avec le coût potentiel du logiciel et lister les économies réalisées).
- Plan de mise en œuvre et évaluation des risques : Stratégie de mise en place étape par étape, calendrier, et résumé des risques potentiels avec plans d’atténuation.
- Conclusion et recommandations : Un résumé concis du dossier avec les recommandations finales à destination des décideurs.
Bâtir un dossier commercial solide pour un logiciel RH est plus facile avec des certifications RHIS de premier plan pour appuyer votre expertise.
Étape 10 – Choisissez le logiciel gagnant
Hourra ! Vous êtes arrivé jusque là et vous avez reçu l’approbation pour procéder avec votre fournisseur préféré.
Mais n’oubliez pas que l’obtention de cette approbation par le biais du dossier commercial n’est que la moitié du travail. L’étape suivante consiste à choisir le logiciel RH qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise et à vos capacités d’implémentation, d’onboarding et de formation.
Si vous gérez les RH dans une petite entreprise, vos attentes envers le logiciel seront différentes de celles d’une entreprise de 2 000 employés. Vos priorités doivent répondre à vos besoins actuels, mais aussi prévoir ceux qui soutiendront votre croissance.
Le logiciel RH rend les RH plus efficaces
L’automatisation de vos processus RH offre une meilleure expérience aux employés, managers et candidats. Consacrer du temps à élaborer un dossier commercial détaillé comporte les avantages suivants :
- Identifier les processus essentiels à modifier ou améliorer
- Recueillir le retour d’expérience et les besoins auprès des bonnes personnes
- Déterminer le temps qui peut être économisé et redirigé vers des activités à valeur ajoutée
- Montrer où l’investissement logiciel doit être prioritaire. Vous pensez peut-être qu'il vous faut une plateforme de gestion de la performance mais, en réalité, il vous faut d’abord un système de gestion des ressources humaines.
Peu importe le niveau de détail de votre démarche, créer un dossier commercial solide pour un logiciel RH améliorera votre organisation.
D'après mon expérience, lorsque nous avons mis en place un SIRH, un ATS, des outils de suivi des objectifs, et un logiciel de gestion de la performance (tout en même temps), nous avons constaté une augmentation mesurable de la satisfaction des employés, une diminution du temps administratif, et plus de temps consacré à des activités à forte valeur ajoutée.
Cela crée, à son tour, une meilleure expérience pour vos employés, vos managers et les professionnels RH.
Bonne chance dans votre parcours de transformation numérique RH !
Et maintenant :
Si vous êtes en train de rechercher comment justifier l’investissement dans un logiciel RH, contactez gratuitement un conseiller SoftwareSelect pour des recommandations personnalisées.
Vous remplissez un formulaire et discutez rapidement avec eux pour préciser vos besoins spécifiques. Ensuite, vous recevrez une présélection de logiciels à examiner. Ils vous accompagneront même tout au long du processus d’achat, y compris lors des négociations tarifaires.