36 fonctionnalités clés d’un SIRH à rechercher (et pourquoi)
Les fonctionnalités d’un logiciel HRMS (système de gestion des ressources humaines) sont des outils qui facilitent et rendent plus efficaces la gestion de la paie, des avantages sociaux, du recrutement, des évaluations d’employés et de la formation. Avec le bon HRMS, vous pouvez augmenter la productivité, rationaliser vos tâches RH et améliorer la satisfaction au travail. Dans cet article, je vais détailler les principales fonctionnalités d’un logiciel HRMS et vous montrer comment chacune d’elles peut aider votre entreprise à fonctionner de façon plus fluide.
Qu’est-ce qu’un système HRMS ?
Les systèmes de gestion des ressources humaines sont des outils numériques utilisés pour soutenir les processus RH d’une organisation. Ce type de logiciel peut inclure des fonctions pour le recrutement, la gestion de la paie, les données salariés, la performance des employés, la gestion de la rémunération et des avantages sociaux et la gestion des feuilles de temps.
La mission d’un HRMS est d’exploiter la technologie pour accroître l’efficacité et aider les managers à créer des équipes plus heureuses et plus productives.
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Les logiciels HRMS modernes intègrent des fonctionnalités qui assurent la conformité aux règles et régulations en matière de recrutement, facilitant ainsi la tâche des équipes RH pour rester en conformité.
36 fonctionnalités essentielles d’un HRMS
Les meilleurs logiciels et outils HRMS proposent de nombreuses solutions, telles que les fonctions RH générales, la gestion du temps et des présences, l’analytique, le recrutement, l’intégration, la dimension sociale RH, la formation et le développement, la conformité, et des solutions de paie. Une solution HRMS aide les professionnels RH à développer un système de gestion RH efficient et à améliorer l’expérience globale des employés.
A. Fonctionnalités RH générales
Un logiciel HRMS idéal offre des fonctionnalités générales en ressources humaines telles que la gestion des avantages, la compatibilité mobile et des outils en libre-service pour les employés et les gestionnaires.
1. Base de données centralisée
Au cœur de tout HRMS se trouve sa base de données centralisée, qui constitue une source sécurisée et unique de vérité pour toutes les données liées aux employés. Vous pouvez y stocker, organiser et accéder aux dossiers salariés, aux détails de la paie et à la documentation de conformité. Cela augmente l’efficacité et garantit l’exactitude des données entre les différents services RH, facilite la prise de décision et améliore la productivité de votre équipe RH.
2. Gestion des avantages sociaux
Gérer les avantages sociaux des employés et les inclure dans le calcul de la paie peut prendre beaucoup de temps. Un système de gestion des ressources humaines permet d’accéder facilement à des modules de gestion des avantages sociaux liés à des avantages comme les régimes de retraite, l’assurance maladie, le congé maternité, l’arrêt maladie et les vacances.
3. Compatibilité mobile
Les prestataires de solutions HRMS peuvent proposer des logiciels RH en cloud ou des solutions sur site, ainsi que des applications mobiles pour les systèmes Android et iOS. Pour maximiser l’efficacité, votre logiciel HRMS devrait offrir des solutions accessibles en mobilité. L’un des avantages des logiciels RH en cloud et de la compatibilité mobile (même via le site web) est de permettre à vos employés d’accéder à l’information où qu’ils soient.
4. Libre-service (Gestion)
Les fonctionnalités de libre-service pour les managers vous aident à accélérer les processus RH et vous permettent d’effectuer diverses tâches telles que la révision des candidatures, la saisie des données d’évaluation, l’approbation des notes de frais et l’accès aux informations sur les employés.
5. Libre-service (Employés)
Les fonctions libre-service pour les employés leur permettent de saisir leurs données personnelles, de consulter le statut de leurs avantages sociaux et de faire des demandes de congés. Cela permet à votre service RH d’économiser beaucoup de temps puisqu’il n’est plus l’intermédiaire entre vos collaborateurs et ces informations (c’est aussi un avantage clé des logiciels de gestion RH). Certains outils avancés peuvent même proposer des chatbots RH pour répondre aux questions.
B. Fonctionnalités de gestion du personnel
Un logiciel HRMS doté de fonctionnalités de gestion du temps et de la présence peut intégrer des fonctions comme la gestion des absences, la planification des effectifs, la gestion des entrées/sorties, la conformité, les estimations de coûts et l’intégration de la paie.
6. Gestion des absences
Le logiciel HRMS peut vous aider à suivre et à gérer l’absence de vos employés. Il permet aux managers de savoir facilement qui est présent ou absent et pour quelles raisons – que ce soit pour des vacances, un congé maladie, un congé maternité ou toute autre absence rémunérée.
7. Planification des employés
Le logiciel de planification des employés vous permet de créer des modules de présence, de gérer les plannings et de définir des notifications ou alertes qui vous aident à vérifier des éléments comme la présence ou les heures supplémentaires (il existe aussi de nombreux autres avantages à la planification des employés).
8. Pointage des entrées et sorties
Les modules de gestion du temps et de la présence permettent à vos employés d’enregistrer leurs heures de travail. Certains systèmes offrent des options de pointage avancées telles que des codes PIN, des scanners biométriques, des lecteurs de cartes magnétiques, ainsi que des outils de reconnaissance d'empreintes digitales et faciales.
9. Conformité
Peu importe le pays ou la région dans lequel vous opérez, vous devez respecter toutes les réglementations et législations liées au lieu de travail. Par exemple, les réglementations du travail limitent le nombre d’heures qu’une personne peut travailler par jour ou par semaine.
Le logiciel HRMS peut inclure des fonctionnalités permettant de vérifier et d’utiliser les données à des fins de reporting et de conformité. Il fournit aussi des alertes et notifications automatiques lorsque les normes législatives ne sont pas respectées.
10. Estimations des coûts
Les logiciels avancés de gestion des ressources humaines utilisent les données RH historiques pour proposer des fonctionnalités d’estimation du temps et des coûts pour différents projets, ce qui vous permet de mieux prévoir les besoins en ressources à l’avenir.
11. Intégration de la paie
Utiliser un logiciel HRMS pour gérer votre paie permet d’intégrer vos modules de présence et de gestion du temps à la fonctionnalité de paie. De cette façon, vous obtenez des données précises sur les cycles de paie à utiliser pour calculer les salaires et avantages de vos employés, le tout dans un système global.
C. Fonctionnalités d’analyse
Un avantage majeur d’un HRMS (enfin, pour certains d’entre eux) est qu’il vous permet de collecter toutes sortes de données utiles sur vos employés pour mieux les gérer et adopter une vision stratégique.
Parmi les fonctions d’analyse que l’on trouve dans les logiciels et systèmes de gestion RH figurent les tableaux de bord personnalisables, les rapports en temps réel, les capacités de prévision, l’automatisation de la collecte de données, les contrôles d’accès et l’analyse financière.
12. Tableaux de bord personnalisables
Il est important d’adopter un système personnalisable qui s’adapte aux besoins de votre service RH. Cela inclut la possibilité de permettre aux utilisateurs de créer leurs propres affichages de tableaux de bord, de proposer différentes options de couleurs et autres choix de personnalisation. Cela peut contribuer à renforcer l’engagement de vos employés avec votre solution HRMS.
13. Rapports en temps réel
Votre HRMS devrait offrir des analyses et des rapports adaptés et personnalisables, basés sur les données de votre système. Des informations et des rapports en temps réel vous permettent de prendre des décisions opportunes qui améliorent les performances par rapport aux indicateurs clés.
14. Capacités de prévision
Le logiciel HRMS idéal doit vous permettre de consulter les données historiques et de fournir un guide de performance future selon les indicateurs clés et objectifs visés. Les solutions de prévision peuvent vous aider à déterminer combien d’heures une tâche nécessitera ou combien de personnes doivent être affectées à certains projets.
15. Collecte automatisée des données
Un logiciel HRMS avec des modules d’analyse RH vous permettra d’accéder à toutes les informations nécessaires, au moment où vous en avez besoin, pour vous aider à obtenir les analyses recherchées. Cela inclut l’accès à des informations au-delà de la propre base de données du système, en s’intégrant avec un CRM, un ERP et d’autres sources pour produire des rapports détaillés.
16. Analyses et informations pilotées par l’IA
Avec la montée en puissance de l’IA dans la technologie RH, de nombreuses plateformes HRMS proposent désormais des analyses pilotées par l’IA pour des insights plus poussés sur la performance des employés, les tendances de turnover et la planification des effectifs. Cette fonctionnalité peut aider à anticiper les besoins RH, optimiser la gestion des équipes et identifier les employés à risque pour intervenir en amont.
17. Contrôles d’accès
L'accès à l'information, aux rapports et aux données sera désigné comme privé ou public. Le meilleur logiciel SIRH possède des fonctions d'administration permettant d'attribuer différents niveaux ou paliers d'accès aux diverses ressources. Cela permet de renforcer la sécurité des données et d'empêcher le partage d'informations confidentielles avec des utilisateurs non autorisés.
18. Analyse financière
Un logiciel SIRH idéal peut inclure des modules analytiques permettant de collecter et d'évaluer divers niveaux de données financières afin d'aider la direction dans ses processus décisionnels.
D. Fonctionnalités de recrutement et d'intégration
De nombreux systèmes SIRH intègrent des fonctionnalités de recrutement et d'intégration pour optimiser le processus d'embauche et garantir une expérience fluide aux candidats embauchés.
Cela comprend des fonctionnalités clés comme des modèles d'offres d'emploi, un système de suivi des candidatures, des formulaires et rapports dématérialisés, des capacités de ludification, des rappels automatisés et des outils de gestion de la période d'essai.
19. Fonctionnalités de recrutement
En centralisant le recrutement au sein d'un SIRH, les équipes peuvent réduire le délai d'embauche et favoriser la collaboration entre les départements.
Parmi les principaux outils de recrutement que l'on trouve souvent dans un SIRH figurent un système de suivi des candidatures, l'analyse automatique des CV et des intégrations avec les principaux sites d'emploi. Certains systèmes proposent également des outils de notation des candidats et de planification des entretiens pour simplifier le processus de sélection.
20. Fonctions sans papier
Les fonctions d'intégration axées sur la technologie dans les logiciels SIRH deviennent de plus en plus dématérialisées, car elles sont plus économiques, écologiques et sécurisées. Il existe désormais des contrats de travail dématérialisés, des formulaires fiscaux, des demandes d'avantages sociaux, des demandes de congés et bien plus encore.
21. Fonctions de ludification
La ludification de vos processus d'intégration et/ou d'évaluation de la performance peut créer un environnement de travail plus interactif et stimulant pour vos équipes. Ce n'est pas une fonctionnalité indispensable pour la plupart des logiciels SIRH, mais c'est un atout non négligeable si elle est proposée.
22. Rappels automatisés
Le meilleur logiciel SIRH comporte des fonctionnalités permettant de programmer des rappels afin d'alerter les gestionnaires et les employés sur les tâches en attente ou les dépassements d'utilisation de ressources. Les rappels peuvent être configurés pour arriver directement dans votre boîte mail ou sur votre smartphone afin de ne jamais rien manquer.
23. Fonctionnalités de gestion de la période d'essai
Les RH accompagnent les nouvelles recrues lors d'une période d'essai, et sa validation dépend du comportement, de la présence et de la performance au travail. La fonctionnalité d'intégration du SIRH devrait inclure un module de fixation d'objectifs permettant de définir des mesures et des objectifs à atteindre durant les premiers mois d'embauche.
E. Fonctionnalités de conformité
Les systèmes SIRH comportent souvent des fonctionnalités de conformité telles que la conformité automatisée au recrutement, la conformité automatisée EEOC, et la conformité automatisée aux avantages sociaux santé.
24. Conformité automatisée au recrutement
Un enjeu crucial lors du processus d'embauche est d'éviter les pratiques discriminatoires exposant votre entreprise à d'éventuelles plaintes. Les offres d'emploi, vérifications de références et questions d'entretiens peuvent prêter à préjugé en fonction de la race, du sexe, de l'ethnie, du genre, de la religion, du statut, ou encore du handicap physique et mental, entre autres.
Votre SIRH peut aider grâce à des fonctionnalités garantissant que toutes les communications restent neutres et ne laissent aucune place aux préjugés.
25. Conformité automatisée EEOC
La plupart des entreprises exigent que les nouvelles recrues remplissent un questionnaire d'auto-identification EEO afin de se prémunir contre les pratiques discriminatoires. Le SIRH peut inclure des questionnaires totalement conformes et garantir l'utilisation appropriée des informations collectées.
26. Conformité automatisée aux avantages santé
La conformité liée à la santé reste cruciale dans de nombreux pays. Par exemple, aux États-Unis, les entreprises doivent respecter des dispositions fédérales comme le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), le Genetic Information Nondiscrimination Act, l'Affordable Care Act (ACA), et les dispositions sur la parité en santé mentale, entre autres.
Le bon logiciel collecte les données requises pour les rapports IRS et les tient à jour en cas d'évolution de la législation.
F. Fonctionnalités d'apprentissage et de développement des employés
Les fonctionnalités de développement des employés à rechercher dans votre prochain logiciel SIRH incluent la gestion de la performance, l’administration des certifications, les annuaires de formations, les capacités d'engagement des employés, les fonctions d’évaluation des données, ainsi que les politiques et objectifs de l’entreprise.
27. Gestion de la performance
Un SIRH robuste doit offrir des outils de gestion de la performance permettant aux équipes RH de suivre la performance en temps réel, de fixer des objectifs et de surveiller la progression. Ces outils standardisent les évaluations, fournissent un retour continu et soutiennent le développement des employés. En rationalisant la fixation des objectifs et en fournissant des informations sur la productivité, un SIRH contribue à la création de plans de développement personnalisés pour fidéliser les meilleurs talents.
28. Administration des certifications
La gestion des cours, la nomination aux formations, la garantie de la conformité et la mise à jour des supports peuvent être chronophages si elles ne sont pas bien gérées. Un logiciel SIRH doté d’un module de gestion de l’apprentissage allège la charge de la formation et du développement continus.
29. Annuaires de formations
Le système SIRH idéal propose une gamme complète d’options de formation gérables depuis une interface unique. Cela inclut la cartographie des activités avec les référentiels de compétences pour la gestion de la performance basée sur les compétences et le lien entre les résultats d’apprentissage et le développement de compétences souhaitées.
30. Capacités d’engagement des employés
Les outils d’engagement des employés au sein d’un SIRH peuvent inclure des sondages réguliers, des mécanismes de retour d’information et des programmes de reconnaissance qui donnent une voix aux employés et aident les équipes RH à mesurer le niveau d’engagement. Un SIRH centré sur l’engagement contribue à bâtir une main-d’œuvre plus connectée, favorise une culture d’entreprise positive et augmente la fidélisation en répondant aux préoccupations avant qu’elles ne deviennent problématiques.
31. Politiques et objectifs de l’entreprise
L’argent investi dans les programmes de formation, le développement et les certifications est un investissement pour atteindre les objectifs commerciaux. Votre système SIRH doit pouvoir analyser vos stratégies de développement et les comparer à vos politiques et objectifs prédéfinis.
G. Solutions de paie
La plupart des SIRH proposent des solutions de paie dotées de fonctionnalités telles que des périodes de paie flexibles, un traitement et retraitement en masse, des bulletins de paie en ligne, la conformité paie à l’international, des ajustements de salaire et l’enregistrement des heures supplémentaires.
32. Périodes de paie flexibles
Les collaborateurs et prestataires peuvent recevoir leur salaire selon différentes périodes—hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle. Un système SIRH avec des fonctionnalités de paie compatibles avec différents cycles de paiement accélère le traitement des salaires et réduit les erreurs de saisie lors des paiements.
33. Traitement et retraitement en masse
Votre logiciel SIRH doit permettre à l’équipe RH d’automatiser un grand nombre de paiements de salariés sur une longue période. Les outils avancés proposent une fonction de « détraitement » permettant d’annuler et de corriger des erreurs de paiement.
34. Bulletins de paie en ligne
La plupart des systèmes SIRH facilitent la vie des employés en assurant que les bulletins de paie actuels et passés sont disponibles à tout moment pour consultation ou téléchargement.
35. Conformité paie globale
La conformité paie varie selon les états ou pays. Ainsi, si votre entreprise est implantée dans plusieurs zones géographiques, gérer et suivre la conformité peut devenir complexe. Le bon SIRH automatise la paie pour respecter la réglementation qui régit votre localisation géographique.
36. Ajustements de salaire et gestion des heures supplémentaires
De nombreux SIRH intègrent des solutions de paie permettant aux équipes RH et comptables de modifier ou rectifier les salaires des employés ; de prendre en compte des réductions ou des primes ; d’enregistrer les congés non payés, cotisations retraite, allocations ; ainsi que d’autres ajustements nécessaires.
H. Rapport qualité-prix
Bien entendu, votre budget compte dans le choix du SIRH idéal. Comment le prix du système se compare-t-il à ses capacités, fonctionnalités et facilité d’utilisation ? Avez-vous vraiment besoin de toutes les options et fonctionnalités possibles ?
Optez pour des outils et logiciels de GRH dont la tarification est claire, flexible et transparente.
Existe-t-il différents types de systèmes de gestion des ressources humaines (GRH) ?
De nombreuses listes de logiciels RH existent, mais les outils les plus populaires se concentrent sur la gestion du personnel, le développement et l'engagement des employés, l'intégration, la rémunération et la gestion des effectifs pour soutenir l'efficacité de l'équipe RH centrale d'une entreprise.
Gestion du personnel
Les fonctionnalités de gestion du personnel comprennent des fonctions de planification des effectifs comme les logiciels de planification et de gestion des horaires, le cycle de vie des employés, le suivi du temps de travail, la gestion des congés et la recherche de candidats, soit via un système de suivi des candidatures, soit grâce à une technologie d'acquisition de talents plus avancée.
Intégration et départ des employés
Les systèmes d'intégration incluent des logiciels dédiés à l'intégration et au départ des collaborateurs. Ces outils peuvent accompagner les nouveaux recrutés dans leurs démarches administratives, la création de leurs identifiants logiciels, la vérification I-9, les présentations au reste de l'équipe et d'autres responsabilités.
Développement des employés
Le développement vise à aider vos employés à progresser et à maintenir leur satisfaction. Un système de GRH peut inclure des logiciels de satisfaction des collaborateurs, de gestion de la performance, des logiciels d'évaluation à 360 degrés et des logiciels de gestion des talents. Il s’agit là de l’un des avantages clés de la gestion des talents.
Gestion de la rémunération
Les systèmes de gestion de la rémunération incluent les logiciels de gestion administrative, de gestion des avantages sociaux et de paie. L’accès en libre-service à la rémunération est utile pour permettre aux employés de consulter eux-mêmes leurs avantages santé ou leurs droits à congés.
Gestion des effectifs
Les systèmes de gestion des effectifs englobent les logiciels de gestion des ressources humaines, les systèmes d'information des ressources humaines (SIRH), les outils de gestion des dossiers des employés, les logiciels de gestion du capital humain, ainsi que les logiciels d'enregistrement et de surveillance des employés.
À lire également : Avis sur les meilleurs logiciels RH de base
Questions fréquemment posées sur les logiciels HRMS
Prêt à passer à l’étape suivante, mais pas tout à fait sûr de savoir où aller à partir d’ici ? Ces réponses aux questions courantes pourraient vous aider.
Quelle est la différence entre un HRMS, un HRIS et un HCM ?
Un HRMS (Système de gestion des ressources humaines) et un HRIS (Système d’information des ressources humaines) sont similaires, mais un HRMS inclut généralement une gamme de fonctionnalités plus large. Un HRIS se concentre sur les fonctions RH de base telles que la gestion des données des employés, la paie et l’administration des avantages sociaux. Un HRMS va plus loin en intégrant des fonctionnalités supplémentaires comme la gestion de la performance, le suivi des temps et présences, et des outils d’engagement des employés.
À l’inverse, les systèmes de HCM (Gestion du capital humain) adoptent une approche plus stratégique des RH, en se concentrant non seulement sur la gestion des données des employés et des tâches administratives, mais également sur l’optimisation de l’ensemble de la main-d’œuvre. Les systèmes HCM incluent généralement la gestion des talents, la formation et le développement, ainsi que la planification de la relève, ce qui les rend plus complets pour les organisations souhaitant aligner les fonctions RH sur les objectifs de l’entreprise.
En résumé :
- HRIS se concentre sur les données RH de base et les tâches administratives.
- HRMS propose des fonctionnalités plus larges, dont l’engagement des employés et la gestion de la performance.
- HCM intègre les fonctions RH à une gestion stratégique et au développement de la main-d’œuvre.
Pour en savoir plus, lisez notre comparatif des systèmes HRIS, HRMS et HCM.
Comment choisir le bon HRMS pour mon entreprise ?
Le choix du bon HRMS dépend de la taille de votre entreprise, de ses besoins et de votre budget. Les facteurs clés à considérer incluent la facilité d’utilisation, l’évolutivité, les intégrations avec vos logiciels existants, et si la plateforme prend en charge les fonctionnalités spécifiques dont votre organisation a besoin, telles que la gestion de la performance ou le suivi de la conformité.
Si votre budget est limité ou que votre équipe est petite, envisagez un système HRMS conçu pour les petites entreprises, qui pourrait être plus adapté et abordable pour vos besoins.
Quel est le coût de mise en place d'un HRMS ?
Le coût d’un HRMS peut varier selon les fonctionnalités de la plateforme, la taille de l’entreprise et le niveau de personnalisation requis. De nombreux fournisseurs de HRMS proposent des formules tarifaires par paliers, ce qui vous permet de choisir un plan adapté à votre budget. Il est aussi important de prendre en compte les coûts à long terme tels que les mises à jour, l’assistance et les fonctionnalités additionnelles.
