36 fonctionnalités clés à rechercher dans un SGRH et pourquoi
Les fonctionnalités des logiciels HRMS sont des outils qui rendent la gestion de la paie, des avantages sociaux, du recrutement, des évaluations des employés et de la formation plus simple et plus efficace. Avec le bon HRMS, vous pouvez accroître la productivité, rationaliser vos tâches RH et améliorer la satisfaction au travail. Dans cet article, je vais détailler les principales fonctionnalités des logiciels HRMS et vous montrer comment chacune d’entre elles peut aider votre entreprise à fonctionner plus efficacement.
Qu’est-ce qu’un système HRMS ?
Les systèmes de gestion des ressources humaines sont des outils numériques utilisés pour soutenir les processus RH d’une organisation. Ce type de logiciel peut inclure des fonctionnalités de recrutement, de gestion de la paie, de gestion des données des employés, de suivi des performances des employés, des fonctionnalités d’administration de la rémunération et des avantages sociaux, ainsi que des feuilles de temps.
Le rôle d’un HRMS est de tirer parti de la technologie pour accroître l’efficacité et aider les managers à créer des équipes plus heureuses et plus productives.
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Les logiciels HRMS modernes incluent des fonctionnalités qui garantissent le respect des règles et réglementations en matière de recrutement, ce qui permet aux équipes RH de rester plus facilement en conformité.
36 fonctionnalités importantes d’un HRMS
Les meilleurs logiciels et outils HRMS proposent de nombreuses solutions couvrant les fonctions RH générales, la gestion du temps et des présences, l’analytique, le recrutement, l’intégration des employés, les RH sociales, le développement et la formation, la conformité et les solutions de paie. Une solution HRMS aide les professionnels des RH à mettre en place un système de gestion RH efficace et à améliorer l’expérience globale des employés.
A. Fonctionnalités RH générales
Un logiciel HRMS idéal offre des fonctionnalités générales de gestion des ressources humaines, comme l’administration des avantages sociaux, la compatibilité mobile et des outils en libre-service pour les employés et les managers.
1. Base de données centralisée
Au cœur de tout HRMS se trouve sa base de données centralisée, qui sert de source unique et sécurisée pour toutes les données liées aux employés et dans laquelle vous pouvez stocker, organiser et consulter les dossiers des employés, les informations de paie et les documents de conformité. Cela accroît l’efficacité et garantit l’exactitude des données dans les différentes fonctions RH, facilitant ainsi la prise de décision et améliorant la productivité de votre équipe RH.
2. Administration des avantages sociaux
La gestion des avantages sociaux des employés et leur prise en compte dans les calculs de paie peuvent être très chronophages. Un système de gestion des ressources humaines permet d’accéder facilement à des modules d’administration des avantages sociaux qui vous donnent accès à des avantages tels que les régimes de retraite, l’assurance maladie, le congé de maternité, les congés maladie et les congés payés.
3. Compatibilité mobile
Les fournisseurs de solutions HRMS peuvent proposer des logiciels RH infonuagiques ou des solutions sur site. Ils peuvent également disposer d’applications mobiles pour les systèmes d’exploitation Android et iOS. Pour maximiser l’efficacité, votre logiciel HRMS devrait proposer des solutions accessibles en mobilité. L’un des avantages des logiciels RH infonuagiques et de la compatibilité mobile (au moins depuis le site web) est qu’ils permettent à vos employés d’accéder aux informations où qu’ils se trouvent.
4. Libre-service (gestion)
Les fonctionnalités de libre-service pour les managers vous aident à accélérer les processus RH et vous permettent d’effectuer diverses tâches, comme examiner les candidatures, saisir les données des évaluations de performance, approuver les demandes de remboursement de frais et accéder aux informations des employés.
5. Libre-service (employé)
Les fonctionnalités de libre-service pour les employés permettent à vos employés de saisir leurs données personnelles, de vérifier l’état de leurs avantages sociaux et de demander des congés. Cela peut faire gagner énormément de temps à votre service RH, qui n’a plus à servir d’intermédiaire entre votre personnel et ces informations (il s’agit également d’un avantage clé des logiciels de gestion des ressources humaines). Certains outils avancés peuvent même proposer des chatbots RH pour répondre aux questions.
B. Fonctionnalités de gestion des effectifs
Les logiciels HRMS dotés de fonctionnalités de gestion du temps et des présences peuvent inclure des fonctions telles que la gestion des absences, la planification des employés, le pointage des entrées et sorties, la conformité, l’estimation des coûts et l’intégration avec la paie.
6. Gestion des absences
Les logiciels SIRH peuvent vous aider à suivre et à gérer les absences de vos employés. Ils permettent aux managers de savoir facilement qui est présent et qui est absent, ainsi que pour quelles raisons : vacances, congé maladie, congé de maternité ou autre congé payé.
7. Planification des employés
Les logiciels de planification des employés vous permettent de créer des modules de suivi des présences, de gérer les plannings et de définir des notifications et des alertes afin de vérifier des éléments tels que les présences ou les heures supplémentaires (les avantages des logiciels de planification des employés sont également nombreux).
8. Pointage des arrivées et des départs
Les modules de gestion du temps et des présences permettent à vos employés de conserver une trace de leurs heures de travail. Certains systèmes proposent des options avancées de pointage, comme les codes PIN, les scanners biométriques, les lecteurs de cartes magnétiques ainsi que les outils de reconnaissance des empreintes digitales et du visage.
9. Conformité
Quel que soit le pays ou la région où vous exercez vos activités, vous devez respecter toutes les réglementations et législations relatives au travail. Les réglementations du travail, par exemple, limitent le nombre d’heures pendant lesquelles les employés peuvent travailler par jour ou par semaine.
Les logiciels SIRH peuvent inclure des fonctionnalités qui vérifient et utilisent les données à des fins de production de rapports et de conformité. Ils fournissent également des alertes et des notifications automatiques lorsque les normes législatives ne sont pas respectées.
10. Estimation des coûts
Les logiciels avancés de gestion des ressources humaines utilisent les données historiques des RH pour proposer des fonctionnalités d’estimation du temps et des coûts pour différents projets, ce qui vous permet de mieux prévoir les besoins en ressources à l’avenir.
11. Intégration de la paie
L’utilisation d’un logiciel SIRH pour gérer votre paie vous permet d’intégrer vos modules de suivi des présences et du temps à votre fonctionnalité de paie. Vous disposez ainsi de données précises sur le cycle de paie, que vous pouvez utiliser pour calculer les salaires et les avantages des employés, le tout au sein d’un système global.
C. Fonctionnalités analytiques
L’un des principaux avantages d’un SIRH (enfin, de certains d’entre eux) est qu’il vous permet de collecter toutes sortes de données utiles sur vos employés afin de vous aider à les gérer et à adopter une réflexion stratégique.
Certaines fonctions analytiques présentes dans les logiciels et systèmes de gestion des RH comprennent des tableaux de bord personnalisables, des rapports en temps réel, des capacités de prévision, la collecte automatisée des données, des contrôles d’accès et des analyses financières.
12. Tableaux de bord personnalisables
Il est important d’adopter un système personnalisable afin de répondre aux besoins de votre service RH. Cela comprend notamment la possibilité pour les utilisateurs de créer des affichages personnalisés de leur tableau de bord, ainsi que la mise à disposition de différentes options de couleurs et d’autres possibilités de personnalisation. Cela peut contribuer à accroître l’engagement de vos employés envers votre logiciel SIRH.
13. Rapports en temps réel
Votre SIRH doit proposer des analyses et des rapports adaptés et personnalisables à partir des données de votre système. Les informations et les rapports en temps réel vous permettent de prendre rapidement des décisions qui améliorent les performances par rapport aux KPI.
14. Capacités de prévision
Le logiciel SIRH idéal doit vous permettre d’examiner les données passées et de fournir des indications sur les performances futures en fonction des KPI et des objectifs souhaités. Les solutions de prévision peuvent vous aider à déterminer combien d’heures une tâche nécessitera ou combien de membres du personnel doivent être affectés à certains projets.
15. Collecte automatisée des données
Les logiciels SIRH dotés de modules d’analyse RH vous permettent d’accéder à toutes les informations dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin, afin de recueillir les informations nécessaires. Cela inclut l’accès à des informations et à des données au-delà de leur propre base de données, grâce à l’intégration avec un CRM, un ERP et d’autres sources pour produire des rapports sophistiqués.
16. Analyses et informations fondées sur l’IA
Alors que l’intelligence artificielle joue un rôle croissant dans les technologies RH, les organisations peuvent utiliser des logiciels SIRH fondés sur l’IA pour obtenir des informations plus approfondies sur les performances des employés, les tendances en matière de rotation du personnel et la planification des effectifs. Cela peut aider à prévoir les futurs besoins RH, à optimiser les effectifs et à identifier les employés à risque afin d’intervenir rapidement.
17. Contrôles d’accès
L’accès aux informations, rapports et données sera désigné comme étant privé ou public. Les meilleurs logiciels HRMS disposent de fonctions d’administration permettant d’attribuer des niveaux ou paliers d’accès à différentes ressources. Cela contribue à renforcer la sécurité des données et à empêcher le partage d’informations classifiées avec des utilisateurs non autorisés.
18. Analyse financière
Les logiciels HRMS idéaux peuvent inclure des modules d’analyse capables de recueillir et d’évaluer différents niveaux de données financières afin d’aider la direction dans ses processus décisionnels.
D. Fonctionnalités de recrutement et d’intégration
De nombreux systèmes HRMS incluent des fonctionnalités de recrutement et d’intégration afin de rationaliser le processus de recrutement et d’offrir une expérience fluide aux candidats embauchés.
Ces fonctionnalités comprennent notamment des modèles d’offres d’emploi, un système de suivi des candidatures, des formulaires et rapports dématérialisés, des capacités de ludification, des rappels automatisés et des outils de gestion de la période probatoire.
19. Fonctionnalités de recrutement
En centralisant le recrutement au sein d’un système HRMS, les équipes peuvent réduire le délai d’embauche et améliorer la collaboration entre les services.
Les principaux outils de recrutement que l’on trouve souvent dans un système HRMS comprennent un système de suivi des candidatures, l’analyse des CV et l’intégration de la publication d’offres d’emploi avec les plateformes d’emploi populaires. Certains systèmes proposent également des outils d’évaluation des candidats et de planification des entretiens afin de simplifier le processus de présélection.
20. Fonctions dématérialisées
Les fonctions d’intégration fondées sur la technologie dans les logiciels HRMS deviennent de plus en plus dématérialisées, car elles sont plus économiques, respectueuses de l’environnement et sécurisées. Il existe désormais des contrats de travail, formulaires fiscaux, demandes d’avantages sociaux, demandes de congés et autres documents dématérialisés.
21. Capacités de ludification
La ludification de vos fonctionnalités d’intégration et/ou de gestion des performances peut créer un environnement de travail plus interactif et mobilisateur pour votre personnel. Il ne s’agit pas d’une fonctionnalité indispensable pour la plupart des logiciels HRMS, mais c’est certainement un atout majeur lorsqu’elle est disponible.
22. Rappels automatisés
Les meilleurs logiciels HRMS comprennent des fonctions de planification de rappels qui avertissent les responsables et les employés des tâches en attente ou des dépassements de consommation de ressources. Les rappels peuvent être configurés pour arriver dans votre boîte de réception ou sur votre smartphone afin que vous ne manquiez jamais rien.
23. Fonctions de gestion de la période probatoire
Les RH soumettent les nouvelles recrues à une période probatoire, dont la réussite dépend d’un comportement approprié, de l’assiduité et des performances professionnelles. La fonctionnalité d’intégration de votre logiciel HRMS devrait disposer d’une fonction de définition des objectifs que vous pouvez utiliser pour convenir de critères et d’objectifs au cours des premiers mois d’emploi.
E. Fonctionnalités de conformité
Les systèmes HRMS mettent souvent en avant des fonctionnalités de conformité telles que la conformité automatisée du recrutement, la conformité automatisée à l’EEOC et la conformité automatisée des avantages sociaux liés aux soins de santé.
24. Conformité automatisée du recrutement
Un élément essentiel à prendre en compte au cours du processus de recrutement consiste à éviter les pratiques discriminatoires qui exposent votre entreprise à des réclamations. Les offres d’emploi, les vérifications de références et les questions d’entretien peuvent être influencées par des préjugés fondés sur la race, le sexe, l’origine ethnique, le genre, la religion, la situation personnelle et le handicap physique & mental, entre autres.
Votre système HRMS peut vous aider grâce à des fonctionnalités qui garantissent que toutes les communications restent rigoureuses et ne laissent aucune place aux préjugés.
25. Conformité automatisée à l’EEOC
La plupart des entreprises demandent aux nouveaux employés de remplir un questionnaire d’auto-identification en matière d’égalité des chances dans l’emploi afin de se prémunir contre les pratiques discriminatoires. Un système HRMS peut inclure des questionnaires entièrement conformes et garantir une utilisation appropriée des informations.
26. Conformité automatisée des avantages sociaux liés aux soins de santé
Le respect des obligations en matière de santé reste essentiel dans de nombreux pays. Par exemple, aux États-Unis, les entreprises doivent se conformer à des lois fédérales telles que la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA), la loi sur la non-discrimination fondée sur les informations génétiques, la loi sur les soins abordables (ACA) et les dispositions relatives à la parité en matière de santé mentale, entre autres.
Le logiciel approprié recueille les données requises pour les déclarations auprès de l’IRS et les tient à jour en cas de modification de la législation.
F. Fonctionnalités d’apprentissage & de développement des employés
Les fonctionnalités de développement des employés à rechercher dans votre prochain logiciel SIRH comprennent la gestion des performances, l’administration des certifications, les répertoires de formation, les fonctionnalités d’engagement des employés, les fonctions de données d’évaluation, ainsi que les politiques et objectifs de l’entreprise.
27. Gestion des performances
Un SIRH robuste devrait proposer des outils de gestion des performances permettant aux équipes RH de suivre les performances en temps réel, de définir des objectifs et de surveiller les progrès. Ces outils standardisent les évaluations, fournissent un retour d’information continu et favorisent le développement des employés. En simplifiant la définition des objectifs et en fournissant des informations sur la productivité, un SIRH contribue à créer des plans de développement personnalisés afin de fidéliser les meilleurs talents.
28. Administration des certifications
La gestion des cours, les nominations aux formations, le respect des exigences de conformité et la mise à jour des supports peuvent prendre beaucoup de temps s’ils ne sont pas correctement pris en charge. Un logiciel SIRH doté d’un module de gestion de l’apprentissage facilite la gestion de la formation et du développement continus.
29. Répertoires de formation
Le SIRH idéal propose une gamme complète d’options d’apprentissage, gérables depuis une seule interface. Cela comprend la mise en correspondance des activités avec des référentiels de compétences pour la gestion des performances fondée sur les compétences et l’association des résultats d’apprentissage au développement des compétences souhaitées.
30. Fonctionnalités d’engagement des employés
Les outils d’engagement des employés intégrés à un SIRH peuvent inclure des sondages ponctuels, des mécanismes de retour d’information et des programmes de reconnaissance qui donnent la parole aux employés et aident les équipes RH à mesurer les niveaux d’engagement. Un SIRH axé sur l’engagement contribue à créer une main-d’œuvre plus soudée, favorise une culture d’entreprise positive et améliore la fidélisation des employés en répondant aux préoccupations avant qu’elles ne s’aggravent.
31. Politiques & objectifs de l’entreprise
L’argent consacré aux programmes de formation, au développement et aux certifications constitue un investissement destiné à atteindre les objectifs de l’entreprise. Votre SIRH devrait être capable d’analyser vos stratégies de développement et de les comparer à vos politiques et objectifs prédéfinis.
G. Solutions de paie
La plupart des SIRH proposent des solutions de paie dotées de fonctionnalités telles que des périodes de paie flexibles, le traitement et le retraitement en masse, les bulletins de paie en ligne, la conformité mondiale de la paie, les ajustements de rémunération et le suivi des heures supplémentaires.
32. Périodes de paie flexibles
Les employés et les sous-traitants peuvent recevoir leur salaire selon différentes périodes : hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Disposer d’un SIRH doté de fonctionnalités de paie adaptées à différentes périodes de versement accélère le traitement de la paie et réduit les erreurs de saisie des données lors du paiement.
33. Traitement & retraitement en masse
Votre logiciel SIRH devrait proposer des fonctionnalités permettant aux équipes RH d’automatiser de nombreux paiements aux employés sur une période prolongée. Les outils avancés disposent d’une fonctionnalité d’« annulation du traitement » qui permet d’annuler et de corriger les erreurs de paiement.
34. Bulletins de paie en ligne
La plupart des systèmes SIRH facilitent la vie des employés en veillant à ce que les bulletins de paie récents et antérieurs soient disponibles à tout moment pour être consultés ou téléchargés.
35. Conformité mondiale de la paie
La conformité de la paie varie d’un État à l’autre. Ainsi, si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs régions, le respect et la gestion des exigences de conformité peuvent devenir complexes. Le logiciel SIRH adapté automatise votre paie afin de respecter les réglementations qui régissent votre zone géographique.
36. Ajustements de rémunération et fonctions liées aux heures supplémentaires
De nombreux systèmes SIRH intègrent des solutions de paie permettant aux équipes RH et comptables de modifier et d’ajuster la rémunération des employés, de prendre en compte les réductions ou les primes, d’enregistrer les congés sans solde, les cotisations de retraite, les indemnités et les autres ajustements nécessaires.
H. Rapport qualité-prix
Bien entendu, votre budget est un élément important lors du choix du SIRH idéal. Comment le prix du système se compare-t-il à ses capacités, ses fonctionnalités et sa facilité d’utilisation ? Avez-vous vraiment besoin de toutes les fonctionnalités avancées ?
Optez pour des outils et logiciels de gestion des ressources humaines dont la tarification est claire, flexible et transparente.
Existe-t-il différents types de SGRH ?
De nombreuses listes de logiciels RH existent, mais les outils les plus populaires se concentrent sur la dotation en personnel, le développement et l’engagement des employés, l’intégration, la rémunération et la gestion des effectifs afin d’améliorer l’efficacité de l’équipe RH centrale d’une entreprise.
Gestion du personnel
Les fonctionnalités de gestion du personnel comprennent des fonctions de planification des effectifs telles que la planification des horaires et les logiciels de gestion des employés, la gestion du cycle de vie des employés, les logiciels de suivi du temps, la gestion des congés et la recherche de candidats, soit par l’intermédiaire d’un système de suivi des candidatures, soit grâce à une technologie d’acquisition des talents plus avancée.
Intégration et départ des employés
Les systèmes d’intégration comprennent des logiciels d’intégration et de départ des employés. Les outils d’intégration peuvent aider à guider les nouvelles recrues dans les formalités administratives, la création des identifiants de connexion aux logiciels, la vérification du formulaire I-9, les présentations au sein de l’entreprise et d’autres responsabilités.
Développement des employés
Le développement consiste à aider vos employés à progresser et à maintenir leur satisfaction. Les SGRH peuvent inclure des logiciels de satisfaction des employés, des logiciels de gestion de la performance, des logiciels d’évaluation à 360 degrés et des logiciels de gestion des talents. Il s’agit de l’un des principaux avantages des logiciels de gestion des talents.
Gestion de la rémunération
Les systèmes de rémunération comprennent des logiciels d’administration, des logiciels de gestion des avantages sociaux et des logiciels de paie. Le libre-service en matière de rémunération aide les employés à consulter leurs propres avantages santé ou leurs données de congés PTO.
Gestion des effectifs
Les systèmes de gestion des effectifs comprennent les logiciels de ressources humaines, les systèmes d’information sur les ressources humaines (HRIS), les outils de gestion des dossiers des employés, les logiciels de gestion du capital humain et les logiciels d’enregistrement et de surveillance des employés.
À lire également : Avis sur les meilleurs systèmes logiciels RH centraux
Foire aux questions sur les logiciels SGRH
Prêt à passer aux prochaines étapes, mais vous ne savez pas vraiment quoi faire ensuite ? Ces réponses aux questions fréquentes pourraient vous aider.
Quelle est la différence entre un SGRH, un SIRH et un GCH ?
Un SGRH (système de gestion des ressources humaines) et un SIRH (système d’information des ressources humaines) sont similaires, mais un SGRH comprend généralement un éventail plus large de fonctionnalités. Un SIRH se concentre sur les fonctions RH essentielles, telles que la gestion des données des employés, la paie et l’administration des avantages sociaux. Un SGRH va plus loin en intégrant des fonctionnalités supplémentaires comme la gestion de la performance, le suivi du temps et des présences, ainsi que des outils favorisant l’engagement des employés.
En revanche, les systèmes de GCH (gestion du capital humain) adoptent une approche plus stratégique des RH. Ils ne se limitent pas à la gestion des données des employés et des tâches administratives, mais cherchent également à optimiser l’ensemble de la main-d’œuvre. Les systèmes de GCH comprennent généralement la gestion des talents, la formation et le développement, ainsi que la planification de la relève, ce qui les rend plus complets pour les organisations souhaitant aligner les fonctions RH sur leurs objectifs commerciaux.
En bref :
- SIRH se concentre sur les données RH essentielles et les tâches administratives.
- SGRH offre des fonctionnalités plus étendues, notamment la gestion de l’engagement et de la performance des employés.
- GCH intègre les fonctions RH à la gestion et au développement stratégiques de la main-d’œuvre.
Pour approfondir le sujet, consultez notre comparaison des systèmes SIRH, SGRH et GCH ensuite.
Comment choisir le SGRH adapté à mon entreprise ?
Le choix du SGRH adapté dépend de la taille, des besoins et du budget de votre entreprise. Les principaux facteurs à prendre en compte comprennent la facilité d’utilisation, l’évolutivité, les intégrations avec les logiciels existants et la capacité de la plateforme à prendre en charge les fonctionnalités spécifiques dont votre organisation a besoin, telles que la gestion de la performance ou le suivi de la conformité.
Si votre budget est limité ou si votre équipe est réduite, envisagez un système SGRH conçu pour les petites entreprises, qui pourrait mieux répondre à vos besoins tout en étant plus abordable.
Quel est le coût de mise en œuvre d'un SGRH ?
Le coût d’un SGRH peut varier en fonction des fonctionnalités de la plateforme, de la taille de l’entreprise et du niveau de personnalisation requis. De nombreux fournisseurs de SGRH proposent des forfaits tarifaires à plusieurs niveaux, ce qui vous permet de choisir une formule adaptée à votre budget. Il est également important de prendre en compte les coûts à long terme, tels que les mises à jour, l’assistance et les fonctionnalités supplémentaires.
