36 fonctionnalités clés à rechercher dans un SIRH et pourquoi
La gestion des ressources humaines est une responsabilité complexe impliquant de nombreuses tâches, de la gestion de la paie et des avantages sociaux au recrutement, à l’évaluation, à la rétention, à la formation et à la gestion de la performance des employés.
Les systèmes de gestion des ressources humaines (HRMS) vous aident à gérer vos nombreuses responsabilités et à créer un environnement de travail plus épanouissant et productif. Des recherches ont montré que les logiciels RH peuvent améliorer la qualité du service, l’efficacité organisationnelle, la productivité et les performances.
Pour vous aider à trouver la solution HRMS qui vous convient, cet article vous aidera à comprendre certaines des fonctionnalités des logiciels HRMS et comment elles peuvent bénéficier à votre entreprise.
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Qu’est-ce qu’un système HRMS ?
Les systèmes de gestion des ressources humaines sont des outils numériques employés pour soutenir les processus RH d’une organisation. Ce type de logiciel peut inclure des fonctionnalités pour le recrutement, la gestion de la paie, les données des employés, la performance des employés, la gestion de la rémunération et des avantages sociaux, ainsi que les feuilles de temps.
La mission d’un HRMS est de tirer parti de la technologie pour accroître l’efficacité et aider les responsables à constituer des équipes plus heureuses et plus productives.
Les logiciels HRMS modernes incluent des fonctionnalités qui assurent la conformité aux règles et réglementations de recrutement, facilitant ainsi le respect des normes pour les équipes RH.
36 fonctionnalités essentielles d’un HRMS
Les meilleurs logiciels et outils HRMS proposent de nombreuses solutions couvrant les fonctions RH générales, la gestion du temps et des présences, l’analytique, le recrutement, l’intégration, le réseau social RH, l’apprentissage et le développement, la conformité et les solutions de paie. Une solution HRMS aide les professionnels RH à développer un système de gestion RH efficace et à améliorer l’expérience globale des employés.
A. Fonctionnalités RH générales
Un logiciel HRMS idéal offre des fonctionnalités RH générales telles que la gestion des avantages sociaux, la compatibilité mobile et des outils en libre-service pour les employés et la direction.
1. Base de données centralisée
Au cœur de tout HRMS se trouve sa base de données centralisée, qui sert de source unique et sécurisée pour toutes les données liées aux employés, permettant de stocker, organiser et accéder aux dossiers du personnel, aux détails de paie et à la documentation de conformité. Ceci améliore l’efficacité et garantit l’exactitude des données à travers les différentes fonctions RH, facilitant la prise de décision et améliorant la productivité de votre équipe RH.
2. Gestion des avantages sociaux
Gérer les avantages des employés et les intégrer dans les calculs de paie peut représenter une perte de temps importante. Un système de gestion des ressources humaines permet d’accéder facilement à des modules de gestion des avantages sociaux qui donnent accès à des prestations telles que les régimes de retraite, l’assurance maladie, le congé maternité, le congé maladie et les congés payés.
3. Compatibilité mobile
Les fournisseurs de solutions HRMS peuvent proposer des logiciels RH en cloud ou des solutions sur site. Ils peuvent également offrir des applications mobiles pour les systèmes Android et iOS. Pour maximiser l’efficacité, votre logiciel HRMS devrait proposer des solutions accessibles en déplacement. Un des avantages du cloud RH et de la compatibilité mobile (au moins depuis le site web) est de permettre à vos employés d’accéder à l’information où qu’ils se trouvent.
4. Libre-service (Gestion)
Les fonctions en libre-service pour les managers vous permettent d’accélérer les processus RH et de réaliser diverses tâches comme l’examen des candidatures, la saisie de données d’évaluation de performance, l’approbation des notes de frais et l’accès aux informations sur les employés.
5. Libre-service (Employé)
Les fonctions en libre-service pour les employés leur permettent de saisir leurs données personnelles, de vérifier le statut de leurs avantages et de demander des congés. Cela permet à votre département RH de gagner énormément de temps puisqu’il n’est plus nécessaire de servir d’intermédiaire entre le personnel et ces informations (c’est aussi un avantage clé du logiciel de gestion RH). Certains outils avancés peuvent même inclure des chatbots RH pour répondre aux questions.
B. Fonctionnalités de gestion des effectifs
Un logiciel HRMS intégrant la gestion du temps et des présences peut proposer des fonctionnalités telles que la gestion des absences, la planification du personnel, la gestion des pointages, la conformité, les estimations des coûts et l’intégration à la paie.
6. Gestion des absences
Le logiciel SIRH peut vous aider à suivre et à gérer l’absence de vos employés. Il facilite la tâche des managers pour savoir qui est présent ou absent, et pour quelles raisons – que ce soit pour des vacances, un congé maladie, un congé maternité ou tout autre congé payé.
7. Planification des employés
Le logiciel de planification du personnel vous permet de créer des modules de présence, de gérer des plannings et de définir des notifications et alertes pour vous permettre de contrôler des éléments tels que les présences ou les heures supplémentaires (il existe également de nombreux avantages liés à la planification du personnel).
8. Pointage des entrées et sorties
Les modules de gestion du temps et de présence permettent à vos employés d’enregistrer leurs heures de travail. Certains systèmes offrent des options de pointage avancées telles que les codes PIN, les scanners biométriques, les lecteurs de cartes magnétiques ainsi que des outils de reconnaissance d’empreintes et de visage.
9. Conformité
Quel que soit le pays ou la région dans lequel vous opérez, vous devez respecter toutes les réglementations et législations liées au travail. Les réglementations du travail, par exemple, limitent le nombre d’heures que les personnes peuvent travailler par jour ou par semaine.
Le logiciel SIRH peut inclure des fonctionnalités qui vérifient et utilisent les données à des fins de reporting et de conformité. Il fournit aussi des alertes et notifications automatiques lorsque les normes législatives ne sont pas respectées.
10. Estimation des coûts
Les logiciels de gestion des ressources humaines avancés utilisent les données RH historiques pour proposer des fonctionnalités d’estimation du temps et des coûts pour différents projets, ce qui vous permet de mieux anticiper les besoins en ressources à l’avenir.
11. Intégration de la paie
L’utilisation d’un SIRH pour gérer la paie permet d’intégrer vos modules de temps et de présence avec votre fonctionnalité de paie. Ainsi, vous obtenez des données de cycle de paie précises que vous pouvez utiliser pour calculer les salaires et les avantages des employés, le tout dans un système unifié.
C. Fonctionnalités analytiques
L’un des principaux avantages d’un SIRH (du moins pour certains) est qu’il permet de collecter toutes sortes de données utiles sur les employés afin de mieux les gérer et d’adopter une approche stratégique.
Parmi les fonctions analytiques que l’on retrouve dans les logiciels et systèmes de gestion des ressources humaines, on peut citer les tableaux de bord personnalisables, le reporting en temps réel, les capacités de prédiction, la collecte automatique de données, les contrôles d’accès et l’analyse financière.
12. Tableaux de bord personnalisables
Il est important d’adopter un système personnalisable afin de répondre aux besoins de votre service RH. Cela inclut la possibilité pour les utilisateurs de créer leurs propres affichages de tableaux de bord, de choisir différentes couleurs et d’autres options de personnalisation. Tout cela permet d’augmenter l’engagement de vos employés avec votre SIRH.
13. Reporting en temps réel
Votre SIRH doit offrir des analyses et des rapports adaptés et personnalisables à partir des données de votre système. Les informations et rapports en temps réel vous permettent de prendre des décisions opportunes qui améliorent la performance par rapport à vos indicateurs clés.
14. Capacités de prévision
Le logiciel SIRH idéal doit vous permettre de consulter les données passées et de fournir des indications de performance future selon les indicateurs et objectifs souhaités. Les solutions de prévision peuvent vous aider à déterminer le nombre d’heures nécessaires pour une tâche, ou combien de collaborateurs devront être affectés à certains projets.
15. Collecte automatisée des données
Un SIRH doté de modules d’analyse RH vous permet d’accéder à toute l’information dont vous avez besoin, au moment voulu, pour vous fournir les insights nécessaires. Cela inclut l’accès aux informations et données externes à sa propre base de données, ainsi qu’une intégration avec un CRM, un ERP et d’autres sources pour générer des rapports sophistiqués.
16. Analyses et insights améliorés par l’IA
Avec l’essor de l’IA dans les technologies RH, de nombreuses plateformes SIRH proposent désormais des analyses pilotées par l’intelligence artificielle pour offrir des insights plus poussés sur la performance des employés, les tendances du roulement du personnel et la planification des effectifs. Cette fonctionnalité peut aider à anticiper les besoins RH futurs, à optimiser la gestion des effectifs et à identifier les employés à risque pour agir en amont.
17. Contrôles d’accès
L’accès aux informations, rapports et données peut être défini comme privé ou public. Le meilleur logiciel SIRH comporte des fonctions d’administration pour attribuer des niveaux ou paliers d’accès à différentes ressources. Cela permet d’améliorer la sécurité des données et d’empêcher le partage d’informations sensibles avec les utilisateurs non autorisés.
18. Analyse financière
Un logiciel RHMS idéal peut inclure des modules d’analyse capables de collecter et d’évaluer divers niveaux de données financières afin d’aider la direction dans ses processus de prise de décision.
D. Fonctionnalités de recrutement et d’intégration
De nombreux systèmes RHMS incluent des fonctionnalités de recrutement et d’intégration pour simplifier le processus d’embauche et garantir une expérience fluide aux candidats retenus.
Parmi celles-ci figurent des fonctionnalités clés telles que des modèles de publication d’offres d’emploi, un système de suivi des candidatures, des formulaires et rapports dématérialisés, des capacités de ludification, des rappels automatisés et des outils de gestion de la période d’essai.
19. Fonctionnalités de recrutement
En centralisant le recrutement au sein d’un RHMS, les équipes peuvent réduire le délai d’embauche et améliorer la collaboration entre les différents services.
Les outils essentiels de recrutement que l’on retrouve souvent dans un RHMS incluent un système de suivi des candidatures, une analyse automatique des CV, ainsi que des intégrations de diffusion d’offres sur les principales plateformes d’emploi. Certains systèmes proposent également des outils de notation des candidats et de planification des entretiens pour simplifier la phase de sélection.
20. Fonctionnalités sans papier
Les fonctions d’intégration technologiques dans les logiciels RHMS deviennent de plus en plus sans papier, car c’est plus rentable, respectueux de l’environnement et sécurisé. Il existe désormais des contrats de travail dématérialisés, des formulaires fiscaux, des demandes d’avantages sociaux, des demandes de congés, et bien plus encore.
21. Capacités de ludification
La ludification des processus d’intégration et/ou d’évaluation peut créer un environnement de travail plus interactif et engageant pour vos équipes. Ce n’est pas une fonctionnalité indispensable pour la plupart des logiciels RHMS, mais c’est assurément un atout majeur si elle est disponible.
22. Rappels automatisés
Les meilleurs logiciels RHMS intègrent des fonctions de programmation de rappels pour notifier les responsables et collaborateurs des tâches en attente ou des dépassements d’utilisation des ressources. Les notifications peuvent être configurées pour arriver dans votre boîte mail ou sur votre smartphone afin que vous ne manquiez rien.
23. Fonctions de gestion de la période d’essai
Les ressources humaines font passer aux nouvelles recrues une période d’essai dont la réussite dépend d’un comportement approprié, de l’assiduité et des performances au travail. La fonctionnalité d’intégration de votre logiciel RHMS devrait inclure un outil de définition d’objectifs permettant de convenir des mesures et cibles à atteindre dans les premiers mois d’emploi.
E. Fonctionnalités de conformité
Les systèmes RHMS offrent souvent des fonctions de conformité telles que l’automatisation de la conformité en matière de recrutement, la conformité EEOC, ainsi que la conformité aux avantages santé.
24. Conformité automatisée du recrutement
Un point crucial lors du recrutement est d’éviter les pratiques discriminatoires qui exposeraient votre entreprise à des réclamations. Les offres d’emploi, la vérification des références et les questions d’entretien peuvent toutes se prêter à des préjugés fondés sur la race, le sexe, l’appartenance ethnique, le genre, la religion, le statut social ou des handicaps physiques et mentaux, entre autres.
Votre RHMS peut vous aider grâce à des outils qui garantissent que toutes les communications restent solides et n’offrent aucune prise à la discrimination.
25. Conformité automatisée EEOC
La plupart des entreprises demandent à leurs nouveaux employés de remplir un questionnaire d’auto-identification EEOC afin de se prémunir contre les pratiques discriminatoires. Un RHMS peut intégrer des questionnaires conformes et garantit une utilisation appropriée des informations collectées.
26. Conformité automatisée des avantages santé
La conformité concernant la santé demeure essentielle dans de nombreux pays. Par exemple, aux États-Unis, les entreprises doivent suivre la législation fédérale telle que le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), le Genetic Information Nondiscrimination Act, l’Affordable Care Act (ACA) et les dispositions sur la parité en santé mentale, entre autres.
Le bon logiciel collecte les données requises pour les rapports IRS et les maintient à jour en cas de modification de la loi.
F. Fonctionnalités d’apprentissage et de développement des employés
Les fonctionnalités de développement des employés à rechercher dans votre prochain logiciel RHMS comprennent la gestion de la performance, l’administration des certifications, des annuaires de formation, des capacités d’engagement des employés, des fonctions de collecte de données d’évaluation, ainsi que des politiques et objectifs de l’entreprise.
27. Gestion de la performance
Un RHMS performant doit proposer des outils de gestion de la performance permettant aux équipes RH de suivre en temps réel les résultats, fixer des objectifs et suivre les progrès. Ces outils standardisent les évaluations, offrent un retour continu, et accompagnent le développement des employés. En rationalisant le processus de fixation d’objectifs et en fournissant des analyses de productivité, un RHMS aide à établir des plans de développement personnalisés pour fidéliser les meilleurs talents.
28. Administrations des certifications
La gestion des cours, la nomination aux formations, la garantie de la conformité et la mise à jour des supports peuvent devenir très chronophages si elles ne sont pas bien gérées. Un logiciel SIRH doté d’un module de gestion de la formation allège considérablement la charge liée à la formation et au développement continus.
29. Répertoires de formations
Le SIRH idéal propose une gamme complète d’options d’apprentissage gérables depuis une seule interface. Cela inclut la cartographie des activités sur des référentiels de compétences pour la gestion des performances basée sur les compétences et la mise en lien des résultats d’apprentissage avec le développement de compétences recherchées.
30. Fonctionnalités d’engagement des employés
Les outils d’engagement des employés intégrés à un SIRH peuvent inclure des enquêtes "pulse", des mécanismes de feedback et des programmes de reconnaissance qui offrent une voix aux employés et aident les équipes RH à mesurer le niveau d’engagement. Un SIRH axé sur l’engagement contribue à créer une main-d’œuvre plus connectée, favorise une culture d’entreprise positive et améliore la fidélisation en traitant les préoccupations avant qu’elles ne s’aggravent.
31. Politiques et objectifs de l’entreprise
Les sommes investies dans les programmes de formation, de développement et les certifications sont un investissement en vue d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Votre système SIRH doit être capable d’analyser vos stratégies de développement et de les comparer à vos politiques et objectifs prédéfinis.
G. Solutions de paie
La plupart des SIRH intègrent des solutions de paie avec des fonctionnalités telles que des périodes de paie flexibles, le traitement et le retraitement en masse, les bulletins de paie en ligne, la conformité paie globale, les ajustements salariaux et le suivi des heures supplémentaires.
32. Périodes de paie flexibles
Les salariés et les prestataires peuvent percevoir leur salaire à différents rythmes : chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois. Un SIRH avec des fonctionnalités de paie adaptées à divers rythmes de paiement accélère le processus de paie et réduit les erreurs de saisie lors du versement des salaires.
33. Traitement et retraitement en masse
Votre logiciel SIRH devrait permettre aux équipes RH d’automatiser de nombreux paiements sur de longues périodes. Les outils avancés proposent également une fonction de « dépaiement » permettant d’annuler et de corriger les erreurs de paiement.
34. Bulletins de paie en ligne
La majorité des SIRH simplifient la vie des employés en assurant que les bulletins de paie récents et passés soient accessibles pour consultation ou téléchargement à tout moment.
35. Conformité paie globale
Les exigences de conformité sur la paie varient selon les régions. Si votre entreprise est présente dans différents lieux, le respect et la gestion des réglementations peuvent devenir complexes. Un bon SIRH permet d’automatiser la paie selon la législation applicable à chaque zone géographique.
36. Ajustements de paie et fonctions d’heures supplémentaires
De nombreux SIRH intègrent des solutions de paie permettant au personnel RH et comptable de modifier et d’ajuster la rémunération des employés, d’intégrer des retenues ou des primes, d’enregistrer les congés non payés, les cotisations de retraite, les indemnités et autres ajustements nécessaires.
H. Rapport qualité-prix
Votre budget compte évidemment lors du choix du SIRH idéal. Quel est le prix du système au regard de ses capacités, fonctionnalités et de son ergonomie ? Avez-vous vraiment besoin de toutes les options disponibles ?
Optez pour des outils et logiciels RH dont la tarification est claire, flexible et transparente.
Existe-t-il différents types de SIRH ?
De nombreuses listes de logiciels RH existent, mais les outils les plus répandus se concentrent principalement sur le recrutement, le développement et l’engagement des employés, l’intégration, la rémunération et la gestion des effectifs pour optimiser l’efficacité de l’équipe RH centrale d’une entreprise.
Gestion du personnel
Les fonctions de gestion du personnel incluent la planification des effectifs (planification des horaires, logiciels de gestion du personnel), la gestion du cycle de vie des employés, le suivi du temps de travail, la gestion des congés et le sourcing de candidats, que ce soit via un système de suivi des candidatures ou une technologie d’acquisition de talents plus avancée.
Intégration et départs
Les systèmes d’intégration comprennent des logiciels dédiés à l’onboarding et à l’offboarding. Les outils d’intégration facilitent l’accueil des nouveaux collaborateurs dans leurs obligations administratives, la création des accès logiciels, la vérification I-9, les présentations sociales et d’autres responsabilités.
Développement des employés
Le développement consiste à aider vos employés à progresser et à garantir leur satisfaction. Un SGRH peut inclure un logiciel de satisfaction des employés, un logiciel de gestion de la performance, un logiciel de feedback à 360 degrés et un logiciel de gestion des talents. C’est l’un des principaux avantages des logiciels de gestion des talents.
Gestion de la rémunération
Les systèmes de rémunération comprennent des logiciels d’administration, des logiciels de gestion des avantages sociaux et des logiciels de paie. L’option en libre-service pour la gestion de la rémunération est utile pour permettre aux employés de consulter leurs propres avantages santé ou leurs données de congés payés.
Gestion des effectifs
Les systèmes de gestion des effectifs comprennent des logiciels de ressources humaines, des systèmes d’information des ressources humaines (HRIS), des outils d’archivage des dossiers des employés, des logiciels de gestion du capital humain, ainsi que des logiciels d’enregistrement et de surveillance des employés.
Lecture associée : Critiques des meilleurs systèmes de gestion RH de base
Foire aux questions sur les logiciels HRMS
Prêt pour la prochaine étape, mais vous ne savez pas vraiment quoi faire à partir d’ici ? Ces réponses à des questions fréquemment posées pourraient vous aider.
Quelle est la différence entre un HRMS, un HRIS ou un HCM ?
Un HRMS (Système de gestion des ressources humaines) et un HRIS (Système d’information des ressources humaines) sont similaires, mais un HRMS couvre généralement un éventail plus large de fonctionnalités. Un HRIS se concentre sur les fonctions RH de base comme la gestion des données des employés, la paie et l’administration des avantages sociaux. Un HRMS va plus loin en intégrant des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion de la performance, le suivi du temps et des présences, et des outils d’engagement des employés.
À l’inverse, les systèmes HCM (Gestion du capital humain) adoptent une approche plus stratégique en RH, en s’intéressant non seulement à la gestion des données et des tâches administratives, mais aussi à l’optimisation de l’ensemble de la main-d’œuvre. Les systèmes HCM incluent généralement la gestion des talents, la formation et le développement, ainsi que la planification de la relève, offrant ainsi une solution plus complète aux organisations souhaitant aligner les fonctions RH sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
En résumé :
- HRIS se concentre sur les données RH de base et les tâches administratives.
- HRMS propose des fonctionnalités élargies, incluant l’engagement et la gestion de la performance des employés.
- HCM intègre les fonctions RH dans une gestion stratégique et le développement de la main-d’œuvre.
Pour approfondir le sujet, lisez notre comparatif entre les systèmes HRIS, HRMS et HCM.
Comment choisir le bon HRMS pour mon entreprise ?
Choisir le bon HRMS dépend de la taille, des besoins et du budget de votre entreprise. Les facteurs clés à prendre en compte comprennent la facilité d’utilisation, l’évolutivité, les intégrations avec les logiciels existants et la présence des fonctionnalités spécifiques dont votre organisation a besoin, comme la gestion des performances ou le suivi de la conformité.
Si votre budget est limité ou si votre équipe est de petite taille, optez pour un HRMS adapté aux petites entreprises, qui pourrait être plus adapté et économique pour vous.
Quel est le coût de la mise en œuvre d’un HRMS ?
Le coût d’un HRMS peut varier en fonction des fonctionnalités de la plateforme, de la taille de l’entreprise et du niveau de personnalisation requis. De nombreux fournisseurs de HRMS proposent des plans tarifaires échelonnés, vous permettant de choisir une formule adaptée à votre budget. Il est également important de prendre en compte les coûts à long terme, tels que les mises à jour, le support et les fonctionnalités additionnelles.
