41 Politiques RH clés & Meilleures Pratiques (Avec Exemples)
Lorsque toute startup ou petite entreprise se développe, les défis liés à la gestion des ressources humaines deviennent de plus en plus complexes.
Au fur et à mesure que de plus en plus de personnes rejoignent l'organisation, il devient de plus en plus difficile d'assurer la cohérence et de gérer les problématiques des employés individuellement. La solution consiste à créer certaines politiques d'entreprise.
Cet article va vous aider à faire exactement cela—vous proposant un aperçu des politiques et procédures en ressources humaines, avec des exemples concrets.
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Commençons par les fondamentaux.
Qu'est-ce qu'une politique RH ?
Les politiques en ressources humaines sont des règles et des processus qui régissent la relation d'emploi entre l'employeur et l'employé. La création de politiques est l'un des piliers fondamentaux des RH.
Pourquoi les politiques RH sont-elles importantes ?
Les politiques RH font partie intégrante de la structure et de la régulation de votre entreprise afin d'assurer la conformité et des actions cohérentes avec la culture. Parmi les avantages des politiques RH :
- Décrivent les droits et responsabilités des employeurs et des employés
- Guident les employés et les responsables, clarifiant les comportements attendus
- Favorisent un environnement de travail sain et agréable
- Fournissent un cadre pour résoudre les litiges et réclamations
- Simplifient divers processus RH
- Aident à rester conforme aux lois et réglementations.
Qui gère les politiques RH ?
L'équipe des ressources humaines d'une organisation (ou toute personne responsable des activités RH) est souvent en charge de la création et de la mise à jour des politiques RH. La plupart des politiques RH s'appliquent à tous les employés permanents, temporaires, à temps partiel et à temps plein.
En parallèle de la création des politiques RH, il vous faudra une plateforme de gestion documentaire ou un système de gestion des politiques RH pour aider l'équipe RH à maintenir, gérer, et traiter des informations détaillées sur les employés, des documents de ressources humaines, politiques et procédures.
Les équipes RH peuvent utiliser des systèmes de gestion des cas RH pour surveiller la conformité aux politiques de l'entreprise et résoudre efficacement les problèmes.
Types de politiques RH
Il existe de nombreux types de politiques et de procédures RH dont une entreprise (et ses employés) peut bénéficier à mesure que le temps passe, comme la santé et la sécurité, la sécurité des lieux, l'utilisation de la technologie, la conduite des employés, les congés, le recrutement et la sélection, ainsi que la cessation d'emploi.
Voici quelques exemples plus détaillés de politiques RH :
| Domaine de politique RH | Exemples spécifiques de politiques RH |
|---|---|
| Recrutement et sélection | Diversité, équité et inclusion Pratiques d'embauche Promotions et mutations |
| Congés et absences | Vacances Jours fériés Congé familial Congé parental Congé pour deuil Congé maladie/médical Congé personnel Jury |
| Santé, sécurité et sûreté | Santé et sécurité Violence au travail Drogue et alcool Tabac Protocoles COVID-19 |
| Conduite des employés | Harcèlement Harcèlement sexuel Conflit d'intérêts Confidentialité et non-divulgation Temps et présence Repas et pauses Appareils personnels Horaires de travail Télétravail Code vestimentaire Espace de travail sans arme |
| Gestion de la performance | Gestion de la performance Développement professionnel Emploi à volonté Cessation d'emploi Action disciplinaire |
| Utilisation de la technologie | Utilisation et sécurité des ordinateurs Appareils personnels au travail Utilisation des réseaux sociaux à des fins professionnelles ou personnelles Confidentialité des données |
| Déplacements professionnels | Autorisation de voyage Remboursement des frais Hôtel et location de voiture Repas et per diem Télétravail |
11 avantages des politiques RH
Les politiques RH (ressources humaines) peuvent jouer un rôle crucial dans la gestion efficace d’une organisation à mesure qu’elle prend de l’ampleur. Voici quelques avantages à considérer.
- Cohérence et équité : Les politiques RH garantissent que tous les employés sont traités de manière juste et cohérente, ce qui contribue à maintenir un sentiment de justice et d’égalité, essentiel pour le moral et la satisfaction des employés.
- Lignes directrices claires : Ces politiques fournissent des instructions claires pour la prise de décision et les comportements attendus. Cette clarté aide à réduire la confusion et les malentendus parmi les employés et la direction.
- Respect des lois et règlements : Les politiques RH aident les organisations à se conformer aux lois du travail locales et internationales, apportant une protection juridique non seulement à l’entreprise mais aussi à ses employés—un aspect essentiel pour éviter des problèmes juridiques et des amendes.
- Efficacité améliorée : Des politiques standardisées rationalisent divers processus RH tels que le recrutement, l’intégration et les évaluations de performance, ce qui peut conduire à une meilleure efficacité.
- Résolution des conflits : Elles fournissent un cadre pour aborder et résoudre les problèmes et conflits sur le lieu de travail. Cela aide à maintenir un environnement de travail harmonieux.
- Gestion des risques : Des politiques RH bien définies permettent de réduire les risques liés aux questions d’emploi. Elles offrent des lignes directrices pour gérer des sujets sensibles comme le harcèlement, la discrimination et les réclamations des employés.
- Gestion de la performance : Les politiques RH aident à définir des critères de performance clairs et fournissent une base pour évaluer la performance des employés. Cela contribue à la productivité globale de l’organisation.
- Culture organisationnelle : Les politiques aident à façonner la culture d’une organisation. Elles définissent les attentes en matière de comportement et d’interactions, ce qui peut favoriser un environnement de travail positif et productif.
- Développement des employés : Les politiques relatives à la formation et au développement garantissent que les employés disposent d’opportunités pour apprendre et évoluer, ce qui peut favoriser la satisfaction professionnelle et la fidélisation.
- Recrutement et rétention : Des politiques RH claires peuvent rendre une organisation plus attractive pour les futurs employés. Elles jouent également un rôle dans la fidélisation en garantissant un traitement équitable et en offrant une voie claire d’évolution et de développement.
- Renforcement de l’engagement des employés : Les politiques axées sur le bien-être, la diversité et l’inclusion des employés peuvent renforcer leur engagement et leur attachement envers l’organisation.
Les politiques RH sont essentielles au bon fonctionnement et à l’efficacité d’une organisation à mesure qu’elle évolue et change. Elles fournissent la structure pour gérer efficacement les personnes dans un environnement de travail heureux, productif et conforme à la législation.
Inconvénients potentiels des politiques RH à prendre en compte
Vos politiques RH peuvent se retourner contre vous si elles ne sont pas correctement rédigées, mises en œuvre ou gérées.
Voici quelques écueils potentiels à surveiller.
- Surréglementation et bureaucratie : Des politiques RH excessives peuvent créer un environnement de travail rigide et bureaucratique, étouffant la créativité et l’innovation, entraînant des inefficacités et de la frustration en raison de processus de décision lents.
- Approche unique : Les politiques standardisées peuvent ne pas répondre aux besoins spécifiques des différents départements ou des individus, entraînant insatisfaction et une moindre efficacité face à certains défis.
- Résistance au changement : Les employés peuvent résister à des politiques qu’ils estiment trop restrictives ou inutiles, surtout si elles sont mises en œuvre sans communication suffisante ou sans tenir compte de leurs retours, ce qui peut entraîner un manque d’adhésion et des conflits potentiels.
- Impact négatif sur le moral et sur l’image employeur : Des politiques strictes ou punitives peuvent nuire au moral des employés et à la réputation de l’organisation en tant qu’employeur, rendant difficile l’attraction et la fidélisation des meilleurs talents.
- Risques juridiques et de conformité : Des politiques mal rédigées, obsolètes ou non conformes peuvent conduire à des litiges et des problèmes de conformité RH, ce qui représente un risque important pour l’organisation.
Pour atténuer ces inconvénients, il est important que les organisations :
- Révisent et mettent à jour régulièrement leurs politiques RH
- S’assurent qu’elles soient clairement communiquées et comprises
- Maintiennent un équilibre entre réglementation nécessaire et flexibilité.
Impliquer les employés dans l’élaboration de ces politiques peut également aider à s’assurer qu’elles soient bien acceptées et pertinentes par rapport aux besoins du personnel.
Une politique RH est-elle la même chose qu’une politique ou ligne directrice d’entreprise ?
Les termes « politique RH », « politique d’entreprise », « politique de société » et « politique du lieu de travail » sont souvent utilisés de façon interchangeable et désignent la même chose.
Cependant, certaines politiques d'entreprise peuvent s'appliquer à des activités plus générales de l'organisation, et être créées et maintenues par un département autre que les RH (par exemple, accès aux locaux, sécurité informatique, préparation aux catastrophes, etc.).
Les politiques sont un ensemble de règles, non de lignes directrices.
Selon l’expert RH Tim Reitsma, « Lorsque j’entends le mot politique, il peut être perçu comme restrictif. Mais si nous remplacions “politique” par “ligne directrice”, malheureusement, cela n’aurait pas le poids nécessaire. »
Où trouve-t-on généralement les politiques RH ?
Un élément clé de la checklist d'intégration et du programme d'orientation d'une nouvelle recrue est de passer en revue, avec l’employé, les politiques spécifiques qui pourraient l’impacter dès son premier jour ou sa première semaine.
Les politiques RH peuvent exister sous forme écrite, être disponibles en version numérique ou imprimable, et dans des emplacements facilement accessibles par les employés.
Elles peuvent être enregistrées dans le logiciel RH, ou parfois sur un intranet d'entreprise ou des disques partagés. On les retrouve souvent dans les contrats de travail, les manuels de l'employé et les recueils de politiques de l'entreprise. Cependant, le niveau de détail de chacun de ces documents peut varier.
Pourquoi toutes les politiques RH ne figurent-elles pas dans le contrat de travail ?
Le contrat de travail de votre entreprise peut définir le nombre de congés auquel un membre de l’équipe a droit, tandis qu’une politique de congés distincte décrira comment un employé peut poser ses congés, comment ils sont approuvés, ce qui se passe s’ils ne sont pas tous utilisés, etc.
Cette séparation permet d’éviter un contrat de travail trop long et complexe. Elle vous permet également de personnaliser certains aspects du contrat d’un collaborateur, comme le nombre de jours de congé qu’il recevra (contrat de travail), tout en le séparant de la politique générale sur les congés (manuel du personnel).
Documenter les politiques en dehors du contrat de travail permet en outre de les mettre à jour au fil du temps, sans devoir modifier chaque convention individuelle.
Il est aussi utile de proposer une version condensée de votre manuel de l’employé spécialement dédiée aux nouvelles recrues, afin d’éviter de les surcharger d’informations dès le premier jour.
Quand devez-vous élaborer des politiques de ressources humaines ?
Certaines politiques RH peuvent être décidées par rapport aux besoins de l’organisation, ou lorsque certains aspects de la relation de travail deviennent trop difficiles à gérer au cas par cas.
D’autres politiques doivent être élaborées de manière proactive afin de guider, responsabiliser ou protéger les employés ; apporter de la clarté sur des questions organisationnelles ; ou préserver les intérêts plus larges de l’organisation.
Voici quelques principes généraux pour déterminer quand il convient de créer des politiques RH.
Établissez des politiques directement liées au contrat de travail
Un bon point de départ consiste à élaborer des politiques directement en lien avec les avantages sociaux et les droits et obligations de l’employé et de l’employeur, tels que décrits dans le contrat de travail.
Par exemple, beaucoup de contrats de travail précisent les droits à congé, différents types d’avantages, et les modalités de rupture du contrat de travail (par exemple, rupture à l’initiative de l’une des parties).
Les politiques RH associées apporteraient un niveau de détail supplémentaire sur les procédures liées à ces sujets.
Reportez-vous à la section ci-dessous pour quelques exemples afin de comprendre comment la mise en œuvre des politiques diffère entre le contrat de travail et le manuel de l’employé.
Établissez les politiques requises par les lois du travail
En cas de doute, appuyez-vous sur les lois applicables (lois provinciales/d’état, lois fédérales) et les pratiques courantes en matière de relations de travail comme point de départ pour élaborer la politique.
Il existe de nombreuses lois sur l’emploi, au Canada comme aux États-Unis, qui définissent les exigences minimales imposées aux employeurs concernant de nombreuses politiques, telles que :
Établissez des politiques qui auront un impact positif sur les employés et l’organisation
Joerg Clement, un cadre supérieur dans l'industrie de la vision industrielle, le résume parfaitement :
«La mise en place de processus et de politiques constitue la base de l’engagement d’une organisation envers l’amélioration continue. Les exigences et attentes des clients et des employés évoluent au fil du temps. Il est important de pouvoir répondre rapidement aux changements du marché, ce qui passe par l’alignement de vos processus et politiques pour atteindre des résultats réussis. »
Concentrez-vous sur les politiques RH qui apportent le plus d’impact positif aux employés et à l’organisation. Lors de la considération d’une nouvelle politique, posez-vous ces questions :
- Comment cette politique va-t-elle autonomiser et protéger les employés ?
- Comment va-t-elle créer une culture de travail forte et performante ?
- Les valeurs organisationnelles et les principes sont-ils respectés ?
- En quoi cette politique nous aide-t-elle à former une équipe unie et performante ?
- Cette politique va-t-elle minimiser les risques pour l’entreprise ?
- Cette politique répond-elle aux exigences légales applicables ?
Si vous avez répondu « oui » à toutes ces questions, il est probablement judicieux de créer cette politique !
Quelles politiques RH doivent figurer dans votre manuel de l’employé ?
Vous devrez établir des politiques écrites directement liées au contrat de travail ou exigées par la législation du travail.
Les six politiques suivantes peuvent avoir un impact positif sur les employés à temps plein et à temps partiel, ainsi que sur les organisations qui les mettent en œuvre.
- Politique de diversité, d’équité et d’inclusion
- Politique de lutte contre le harcèlement
- Politique de télétravail / travail à distance
- Politique d’utilisation des médias sociaux
- Politique de santé et sécurité au travail
- Politique de congés et d’absences
En cas de doute, utilisez les lois du travail, les autres lois applicables (locales, provinciales / d’état, fédérales), ainsi que les pratiques courantes des relations du travail comme point de départ :
Par exemple, des textes législatifs comme le Family and Medical Leave Act (FMLA) et l’Americans With Disabilities Act aux États-Unis, ou la Loi sur les normes d’emploi de la Colombie-Britannique au Canada, définissent les exigences minimales que les employeurs doivent respecter concernant bon nombre de ces politiques.
Politique de diversité, d’équité et d’inclusion
L’accent mis sur l’égalité au travail, que ce soit en termes de race ou de genre, n’a jamais été aussi fort. Étant donné les récents mouvements mondiaux contre le racisme systémique et des initiatives comme Black Lives Matter, cette question devrait être au centre de vos préoccupations.
La plupart des recherches, telles que cette étude de Glassdoor, montrent que les candidats à l’emploi veulent savoir si les employeurs potentiels accordent de l’importance à la diversité, à l’équité et à l’inclusion.
Selon PwC, 87 % des entreprises dans le monde affirment que la diversité et l’inclusion sont une priorité organisationnelle.
Les offres d’emploi recherchant des spécialistes de la diversité, de l’équité et de l’inclusion sont devenues plus nombreuses ces dernières années.
Des sites d’emploi tels que Glassdoor et ZipRecruiter en sont conscients : Glassdoor a lancé de nouveaux produits conçus pour aider à créer des environnements de travail plus équitables. Ils reconnaissent qu’élaborer une politique et un programme complets — et les rendre publics — peut faire la différence lors du recrutement de talents de haut niveau.
Salesforce dispose d’un Chief Equality Officer, ce qui démontre leur engagement envers l’égalité et leur soutien au plus haut niveau de direction. Leur politique « Equality for All » est disponible sur leur site Web et décrit leurs valeurs et leurs convictions concernant l’égalité des droits, l’égalité salariale, l’égalité des chances en matière d’éducation et d’opportunités.
Politique contre le harcèlement
Tout comme la diversité, l’équité et l’inclusion, les politiques contre le harcèlement n’ont jamais été aussi importantes.
L’objectif d’une politique contre le harcèlement, comme celle de Google, est de préciser la position de votre entreprise concernant un comportement approprié et respectueux au travail et de rappeler à toutes les parties leurs responsabilités pour maintenir un environnement de travail positif.
Selon le Code canadien du travail, le harcèlement et la violence sont définis comme suit :
« Toute action, conduite ou parole, y compris de nature sexuelle, susceptible d'offenser, d’humilier, ou de causer raisonnablement un préjudice physique ou psychologique ou une maladie à un employé, y compris toute action, conduite ou parole prescrite. »
Le harcèlement sexuel est l’une des formes de harcèlement les plus courantes. Le mouvement #MeToo a mis en lumière de nombreux problèmes graves ainsi que l’ampleur des préjudices que le harcèlement et la violence peuvent provoquer chez les personnes.
En conséquence, il est conseillé d’avoir une politique spécifique, ou une section distincte dans une politique plus générale, afin de traiter la question du harcèlement sexuel.
Une bonne politique contre le harcèlement couvrira également d’autres types de harcèlement, tels que les insultes raciales, les menaces physiques et les blagues désobligeantes.
Politique de télétravail / travail à distance
Le coronavirus COVID-19 a provoqué une crise d’ampleur mondiale, qui a eu des répercussions sur les individus, les entreprises et l’économie mondiale.
En conséquence, de nombreuses entreprises ont adopté le travail à domicile (télétravail) et des politiques de travail à distance pour gérer cette crise.
Il est prévu que cette tendance se poursuive au-delà de la pandémie actuelle. Un sondage mené en mars 2020 auprès des directeurs financiers par Gartner, Inc. a révélé que 74 % des répondants envisageaient de transférer au moins 5 % de leurs effectifs auparavant sur site vers des postes permanents en télétravail après la pandémie. De grandes entreprises comme Shopify, Microsoft et Facebook prévoient également d’adopter définitivement le travail à domicile pour un plus grand nombre de leurs employés. Shopify, basée au Canada, a même publié plusieurs de ses stratégies de télétravail sur son site web.
Une politique RH pour le télétravail, comme cet exemple proposé par Remote.co, devrait inclure :
- Historique du télétravail dans l’entreprise
- Qui est éligible au travail à distance
- À quelle fréquence / durée un membre de l’équipe peut travailler à distance
- Comment demander un aménagement en télétravail
- Protocoles et standards de communication avec les membres de l’équipe
- Outils, équipements et ressources nécessaires pour soutenir le télétravail.
Politique sur les médias sociaux
Les médias sociaux sont un élément clé de toute stratégie de marketing numérique. La façon dont votre entreprise est représentée en ligne, par vous et vos collaborateurs, peut faire la différence entre le succès et l’échec de votre marque.
Établir quelques règles pour les membres de l’équipe sur l’utilisation des médias sociaux, à titre personnel et professionnel, réduit les risques pour votre entreprise, votre marque, ainsi que pour la motivation et l’engagement de vos collaborateurs.
Personne ne souhaite avoir honte de son organisation à cause des activités sur les réseaux sociaux d’un collègue.
La plupart des politiques RH sont des « politiques vivantes » ; elles doivent être régulièrement mises à jour et rester pertinentes. Cela dit, les politiques RH sur les médias sociaux doivent généralement être actualisées plus souvent que la moyenne, compte tenu de l’évolution constante du paysage des plateformes sociales.
Hootsuite, une plateforme de gestion des médias sociaux basée à Vancouver, propose d’excellentes lignes directrices pour élaborer votre propre charte sur les médias sociaux, ainsi qu’un modèle utile de politique.
Politique de santé et sécurité au travail
Une politique de santé et sécurité au travail, comme celle-ci de Lyft, va souvent exposer les procédures, les conditions en milieu de travail, les coordonnées en cas d'urgence et d'autres exigences particulières (par exemple, les protocoles de sécurité liés à la COVID-19) nécessaires pour protéger les employés.
Des organismes comme l'Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA) du Département du Travail des États-Unis exigent également qu'un certain nombre de normes minimales soient en place pour protéger le bien-être des employés.
La violence en milieu de travail est directement liée à la santé, la sécurité et la protection des employés, mais elle possède généralement sa propre politique distincte.
Par exemple, le manuel de politique des employés de Disney comporte toute une section dédiée à la santé, la sécurité et la sûreté, et il inclut une politique sur la violence au travail.
Politique de congés et d'absences au travail
La réalité, c'est que les gens ont parfois besoin de s'absenter du travail pour des raisons de santé ou pour des urgences familiales, ou simplement pour partir en vacances sous les tropiques !
Mettre en place des politiques de congés claires et complètes peut aider vos collaborateurs en leur évitant le stress de se demander comment vous allez les accompagner lors de situations difficiles, comme celles provoquées par le coronavirus COVID-19.
Ces politiques de ressources humaines définissent l'admissibilité des employés au congé et les démarches à suivre pour en bénéficier. Ces politiques sont différentes du système d'information RH qui enregistre les absences des employés, mais le système et la politique doivent correspondre.
Voici quelques-uns des différents types de politiques de congés à envisager d'introduire, classés à peu près par ordre de priorité. (Notez que chacun de ces types de congés est encadré par une législation relative au travail qui en fixe les exigences minimales).
Types de politiques de congés
- Jours fériés légaux : jours de congé reconnus par le gouvernement comme l'Action de grâce et Noël
- Vacances : période planifiée d'absence du travail pour se reposer et se détendre
- Arrêt maladie / Congé de maladie : absence du travail due à une maladie ou une hospitalisation
- Congé pour raison familiale : lié aux soins, à la santé ou à l'éducation d'un membre de la famille
- Congé parental : période consacrée à la prise en charge d’un nouveau-né par le parent biologique
- Congé de deuil : lié au décès d'un membre de la famille
- Congé sans solde : absence prolongée et non rémunérée pour raisons personnelles.
Les politiques de congés peuvent aussi susciter des controverses, selon la façon dont elles sont appliquées. La prochaine section sur « les politiques à éviter » abordera ce qu'il ne faut pas faire lors de l’élaboration de ces politiques.
Voilà ce que vous devriez inclure dans votre manuel de l’employé. De nombreuses entreprises choisissent d'utiliser un logiciel de gestion du manuel de l’employé pour la création, la mise à jour et la diffusion de celui-ci.
Quelles politiques faut-il éviter d’inclure dans votre manuel de l’employé ?
En plus des politiques qui sont importantes et à inclure dans votre manuel de l’employé, il est tout aussi essentiel de savoir lesquelles pourraient nuire à la culture de votre entreprise, démotiver les collaborateurs ou décourager certains candidats à vous rejoindre.
Il est préférable d’éviter de rédiger des politiques trop bureaucratiques ou rigides, qui témoignent d’un manque de confiance envers vos équipes, ou qui sont tout simplement dépassées et non adaptées aux organisations modernes centrées sur l’humain et progressistes.
Voici quelques politiques RH qu’il vaut mieux complètement exclure, ou définir avec grande prudence le moment venu.
Code vestimentaire strict
Dans certains cas, des consignes vestimentaires restent appropriées, par exemple lors de réunions clients ou de salons professionnels, mais en règle générale, l’époque est révolue où une entreprise imposait la couleur du pantalon ou interdisait le port du jean.
Mary Barra, la PDG de General Motors, a réduit le code vestimentaire de dix pages du constructeur automobile à seulement deux mots qui s’appliquent à la plupart des organisations : « tenue appropriée ».
Congé Rigide
Offrez à vos employés salariés la flexibilité dont ils ont besoin lorsqu'ils doivent s'absenter ponctuellement, par exemple pour un rendez-vous chez le médecin ou une réunion parents-professeurs.
Contrairement aux employés horaires, il n'est pas nécessaire de leur demander de comptabiliser toutes les heures travaillées ou non travaillées, comme des opérations de crédit et de débit sur un compte bancaire.
Congé de Deuil Sous Suspicion
« Hmm, ta grand-mère est-elle vraiment décédée ? » C'est la dernière chose que nous voudrions entendre après avoir subi une perte personnelle bouleversante, mais c’est pourtant le message implicite lorsque vous mettez en place une politique de congé de deuil exigeant une preuve, comme un certificat de décès.
De nombreuses organisations progressistes offrent également à leurs employés un congé de deuil payé, afin qu'ils n'aient pas besoin de prendre des jours de vacances précieux (censés être dédiés au repos et à la détente) ou des congés maladie pour gérer une crise familiale.
Usage Personnel du Téléphone Portable et d'Internet
Les politiques de ressources humaines qui interdisent aux employés d’utiliser leur téléphone portable personnel au travail, ou d’accéder à Internet à titre personnel sur les ordinateurs professionnels, deviennent rapidement obsolètes.
Les recherches en psychologie ont montré que faire des pauses au travail est nécessaire pour maintenir son énergie, sa motivation et sa concentration.
Se promener, faire quelques étirements ou méditer sont d'excellentes façons de prendre une pause mentale.
Si la météo n’est pas favorable, surfer sur Internet, consulter les réseaux sociaux ou discuter avec un ami hors du cadre professionnel sont aussi de bonnes alternatives.
Évidemment, faire ces activités de façon excessive n'est pas acceptable, mais ces situations sont généralement rares et peuvent être réglées en tête à tête avec la personne concernée.
Et… N’oubliez Pas l'Importance de la Clarté, du Langage et du Ton
Gardez à l’esprit que les politiques, même avec les meilleures intentions, peuvent toujours être perçues comme autoritaires et bureaucratiques.
La façon dont vos politiques sont rédigées et présentées peut donc avoir un impact important sur la manière dont elles sont reçues par les membres de votre organisation, ainsi que sur la culture organisationnelle que vous souhaitez développer.
Carla Nordean, directrice des ressources humaines et de la culture chez Squirrel Systems, souligne : « Le ton général du manuel a un impact immense sur la culture. Si votre manuel est rédigé avec un langage oppressif (« les employés doivent / ne doivent pas... »), les nouveaux employés peuvent se demander s'ils ont choisi la bonne organisation. »
Tim Reitsma ajoute : « Le langage que nous utilisons dans nos organisations est important lorsque nous élaborons des politiques. Il y en a qui sont « vous devez », mais on peut adoucir le ton en disant par exemple : « vous êtes responsable de » ».
Comment Rédiger Vos Politiques RH
La rédaction de politiques RH efficaces implique un processus réfléchi qui tient compte des besoins spécifiques de votre organisation, du respect des lois et règlements, ainsi que des meilleures pratiques en gestion des ressources humaines.
Voici un guide étape par étape pour vous aider à rédiger vos politiques RH :
1. Identifier le besoin
- Commencez par identifier les domaines de votre organisation qui nécessitent des politiques formalisées. Cela peut être motivé par des exigences légales, des besoins organisationnels ou des retours de la part des employés.
2. Rechercher
- Recherchez les lois et règlements pertinents pour assurer la conformité
- Informez-vous sur les normes sectorielles et les meilleures pratiques
- Étudiez les politiques d’organisations similaires pour vous en inspirer.
3. Consulter les parties prenantes
- Impliquez différents acteurs, dont la direction, les employés et éventuellement des conseillers juridiques, afin de recueillir des avis et comprendre divers points de vue
4. Rédiger la politique
Utilisez ce format pour vous aider à rédiger la politique.
- Titre : Indiquez clairement le sujet de la politique.
- Objectif : Expliquez pourquoi la politique est mise en place et son importance.
- Périmètre : Définissez à qui s'applique la politique (par exemple, tous les employés, certains services).
- Déclaration de politique : Décrivez la position ou les règles de l'organisation concernant le sujet spécifique.
- Procédures : Détaillez les étapes ou procédures que les employés et la direction doivent suivre en lien avec la politique.
- Responsabilités : Précisez les responsabilités des différentes parties prenantes (employés, RH, managers) selon la politique.
- Application : Expliquez comment la politique sera appliquée et quelles seront les conséquences en cas de non-respect.
- Révision et modification : Indiquez comment et quand la politique sera réexaminée et mise à jour.
6. Réviser et corriger
- Faites relire le projet de politique par des professionnels RH et des conseillers juridiques pour garantir le respect des exigences légales et des objectifs de l'organisation.
- Corrigez la politique en fonction des retours obtenus.
7. Approuver et diffuser
- Obtenez l'approbation de la direction générale.
- Communiquez la politique à tous les employés via les canaux appropriés (par exemple, email, intranet d'entreprise, réunions du personnel).
- Proposez des sessions de formation si la politique nécessite des changements de comportement ou de processus.
8. Mettre en œuvre et suivre
- Mettez en œuvre la politique et surveillez son efficacité.
- Soyez prêt à répondre aux questions et à apporter des clarifications si nécessaire.
9. Révision et mise à jour régulières
- Examinez régulièrement la politique pour assurer qu'elle reste pertinente et conforme aux lois et règlements en vigueur.
- Mettez à jour la politique si nécessaire, en informant les employés de tout changement significatif.
Meilleures pratiques pour rédiger des politiques RH
1. Aligner avec les objectifs et les valeurs de l'organisation
- Assurez-vous que chaque politique correspond à la mission, la vision et les valeurs fondamentales de votre organisation. Les politiques doivent soutenir les objectifs stratégiques globaux et améliorer la culture d'entreprise.
2. Soyez clair et concis
- Utilisez un langage simple et direct. Évitez le jargon juridique ou les termes complexes pouvant prêter à confusion. L'objectif est de rendre les politiques aussi claires et accessibles que possible afin d'assurer la compréhension et le respect.
3. Assurer la conformité légale
- Assurez-vous que vos politiques respectent toutes les lois et réglementations locales, régionales et nationales applicables. Cela peut nécessiter de consulter des professionnels du droit ou des experts RH pour éviter tout problème légal.
4. Impliquer les parties prenantes dans le processus d'élaboration
- Faites participer un groupe diversifié de parties prenantes, y compris des employés de différents niveaux et départements, lors du processus d'élaboration des politiques. Cela permet de garantir que les politiques sont réalistes, pratiques, et tiennent compte des besoins et préoccupations de l'ensemble du personnel.
5. Gardez de la flexibilité
- Bien que les politiques doivent fournir des directives claires, elles doivent aussi offrir une certaine flexibilité pour tenir compte de circonstances exceptionnelles. Une rigidité excessive peut créer des contraintes inutiles et nuire à la prise de décision efficace.
6. Se concentrer sur l'expérience employé
- Pensez à l'impact des politiques sur l'expérience employé. Les politiques doivent être équitables, favoriser un environnement de travail positif, et soutenir le bien-être des collaborateurs.
7. Fournir des exemples
- Le cas échéant, incluez des exemples pour clarifier l'application de la politique. Cela peut aider à prévenir toute confusion et illustrer la façon dont la politique doit être interprétée dans des situations réelles.
8. Définir les responsabilités et conséquences
- Définissez clairement qui est responsable de quoi dans chaque politique, ainsi que les conséquences du non-respect. Ce cadre de responsabilité permet d'assurer que la politique soit prise au sérieux et respectée.
9. Communiquer et former
- Une fois élaborées, communiquez efficacement les politiques à tous les employés. Envisagez des séances de formation ou des ateliers afin que chacun comprenne bien les politiques et leur application à leur poste.
10. Réviser et mettre à jour régulièrement
- Révisez régulièrement vos politiques RH afin qu'elles restent pertinentes, efficaces et conformes à la législation. Mettez-les à jour si besoin, surtout en cas de modification des lois, de la structure organisationnelle ou des objectifs stratégiques.
11. Assurer l’accessibilité
- Assurez-vous que tous les employés aient facilement accès aux politiques, que ce soit via un intranet, un manuel de l’employé ou tout autre format accessible.
12. Favoriser la transparence et la communication ouverte
- Encouragez les retours sur les politiques et adoptez une politique de porte ouverte pour toutes questions ou préoccupations liées aux politiques RH. Cela favorise une culture de transparence et d’amélioration continue.
