41 politiques RH essentielles et bonnes pratiques (avec exemples)

Lorsqu’une start-up ou une petite entreprise se développe, les défis liés à la gestion des ressources humaines deviennent de plus en plus complexes.

À mesure que de plus en plus de personnes rejoignent l’organisation, il devient de plus en plus difficile d’assurer la cohérence et de gérer les problèmes des employés au cas par cas. La solution consiste à créer des politiques d’entreprise.

Cet article va vous aider à faire exactement cela en vous donnant un aperçu des politiques et procédures de gestion des ressources humaines, avec des exemples à l’appui.

Commençons par les bases.

Que sont les politiques RH ?

Les politiques de ressources humaines sont des règles et des processus qui régissent la relation de travail entre l’employeur et l’employé. La création de politiques constitue l’un des piliers fondamentaux des RH.

Pourquoi les politiques RH sont-elles importantes ?

Les politiques RH constituent un élément important de la structure et de la réglementation de votre entreprise, afin de garantir la conformité et la cohérence des actions avec la culture de l’organisation. Les politiques RH présentent notamment les avantages suivants :

• Décrire les droits et les responsabilités des employeurs et des employés
• Orienter les employés et les dirigeants en clarifiant les comportements attendus
• Contribuer à promouvoir un environnement de travail agréable et sain
• Fournir un cadre pour résoudre les conflits et les réclamations
• Contribuer à rationaliser différents processus RH
• Contribuer au respect des lois et des réglementations.

Qui gère les politiques RH ?

L’équipe des ressources humaines d’une organisation (ou toute personne responsable des activités RH) est souvent chargée de créer et de tenir à jour les politiques RH. La plupart des politiques RH s’appliquent à tous les employés permanents, temporaires, à temps partiel et à temps plein.

Parallèlement à la création des politiques RH, vous aurez besoin d’une plateforme de gestion documentaire ou d’un système de gestion des politiques RH pour aider l’équipe RH à tenir à jour, gérer et traiter les informations détaillées sur les employés, les documents de ressources humaines, les politiques et les procédures.

Les équipes RH peuvent utiliser des systèmes de gestion des dossiers RH pour contrôler le respect des politiques de l’entreprise et résoudre efficacement les problèmes.

Types de politiques RH

Il existe de nombreux types de politiques et de procédures RH dont une entreprise (et ses employés) peut tirer profit au fil du temps, notamment en matière de santé et de sécurité, de sûreté, d’utilisation des technologies, de conduite des employés, de congés, de recrutement et de sélection, ainsi que de licenciement.

Voici quelques exemples plus détaillés de politiques RH :

11 avantages des politiques RH

Les politiques RH (ressources humaines) peuvent jouer un rôle crucial dans la gestion efficace d’une organisation à mesure qu’elle se développe. Voici quelques-uns des avantages à prendre en compte.

1. Cohérence et équité : les politiques RH veillent à ce que tous les employés soient traités de manière équitable et cohérente, ce qui contribue à maintenir un sentiment de justice et d’égalité important pour le moral et la satisfaction des employés.
2. Directives claires : ces politiques fournissent des directives claires pour la prise de décision et les comportements attendus. Cette clarté contribue à réduire la confusion et les malentendus entre les employés et la direction.
3. Conformité légale & réglementaire : les politiques RH aident les organisations à respecter les lois du travail locales et internationales, offrant une protection juridique non seulement à l’entreprise, mais aussi à ses employés — ce qui est essentiel pour éviter les problèmes juridiques et les amendes.
4. Amélioration de l’efficacité : les politiques standardisées rationalisent divers processus RH comme le recrutement, l’intégration et les évaluations de la performance, ce qui peut entraîner une amélioration de l’efficacité.
5. Résolution des conflits : elles fournissent un cadre pour traiter et résoudre les problèmes et les conflits sur le lieu de travail. Cela contribue à maintenir un environnement de travail harmonieux.
6. Gestion des risques : des politiques RH bien définies contribuent à atténuer les risques liés aux problèmes d’emploi. Elles fournissent des directives sur la manière de gérer des questions sensibles comme le harcèlement, la discrimination et les réclamations des employés.
7. Gestion de la performance : les politiques RH contribuent à fixer des normes de performance claires et fournissent une base pour évaluer la performance des employés. Cela contribue à la productivité globale de l’organisation.
8. Culture organisationnelle : les politiques contribuent à façonner la culture d’une organisation. Elles définissent les attentes en matière de comportement et d’interactions, ce qui peut favoriser un environnement de travail positif et productif.
9. Développement des employés : les politiques liées à la formation et au développement garantissent que les employés ont la possibilité d’apprendre et de progresser, ce qui peut accroître la satisfaction au travail et la rétention.
10. Recrutement et fidélisation : des politiques RH claires peuvent rendre une organisation plus attrayante pour les employés potentiels. Elles jouent également un rôle dans la fidélisation du personnel en garantissant un traitement équitable et en offrant une voie claire pour la progression et le développement.
11. Renforcement de l’engagement des employés : les politiques axées sur le bien-être des employés, la diversité et l’inclusion peuvent renforcer l’engagement des employés et leur attachement à l’organisation.

Les politiques RH sont fondamentales pour assurer le fonctionnement harmonieux et efficace d’une organisation à mesure qu’elle se développe et évolue. Elles fournissent la structure nécessaire pour gérer efficacement les personnes dans un environnement de travail épanouissant, productif et conforme à la législation.

Inconvénients potentiels des politiques RH à prendre en compte

Vos politiques RH peuvent potentiellement se retourner contre vous si elles ne sont pas correctement rédigées, mises en œuvre ou gérées.

Voici quelques pièges potentiels à surveiller.

1. Surréglementation et bureaucratie : Des politiques RH excessives peuvent créer un environnement de travail rigide et bureaucratique, étouffant la créativité et l’innovation, et entraînant des inefficacités et de la frustration en raison de processus décisionnels lents.
2. Approche universelle : Les politiques standardisées peuvent ne pas répondre aux besoins particuliers des différents services ou individus, ce qui entraîne de l’insatisfaction et une moindre efficacité dans la résolution de problèmes spécifiques.
3. Résistance au changement : Les employés peuvent s’opposer à des politiques qu’ils jugent trop restrictives ou inutiles, en particulier si elles sont mises en œuvre sans communication suffisante ni prise en compte des retours des employés, ce qui entraîne un manque d’adhésion et des conflits potentiels.
4. Impact négatif sur le moral et la marque employeur : Des politiques strictes ou punitives peuvent nuire au moral des employés et à la réputation de l’organisation en tant qu’employeur, ce qui peut rendre difficile l’attraction et la fidélisation des meilleurs talents.
5. Risques juridiques et de conformité : Des politiques mal rédigées, obsolètes ou non conformes peuvent entraîner des contestations juridiques et des problèmes de conformité RH, présentant des risques importants pour l’organisation.

Pour atténuer ces inconvénients, il est important que les organisations :

• Réexaminent et mettent régulièrement à jour leurs politiques RH
• S’assurent qu’elles sont clairement communiquées et comprises
• Maintiennent un équilibre entre la réglementation nécessaire et la flexibilité.

Impliquer les employés dans l’élaboration de ces politiques peut également contribuer à garantir qu’elles soient bien accueillies et pertinentes pour les besoins du personnel.

Une politique RH est-elle la même chose qu’une politique ou une directive d’entreprise ?

Les termes « politique RH », « politique d’entreprise », « politique de la société » et « politique du lieu de travail » sont souvent utilisés indifféremment et désignent la même chose. 

Toutefois, certaines politiques d’entreprise peuvent s’appliquer aux opérations plus générales de l’organisation et être élaborées et gérées par un service autre que les RH (par exemple, l’accès aux locaux, la sécurité informatique, la préparation aux catastrophes, etc.).

Les politiques constituent un ensemble de règles, et non de lignes directrices. 

Selon l’expert RH Tim Reitsma, « Lorsque j’entends le mot politique, il peut être perçu comme un terme restrictif. Mais si nous remplaçons « politique » par « ligne directrice », malheureusement, cela n’a pas le poids nécessaire. » 

Où trouve-t-on généralement les politiques RH ?

Une étape essentielle de la liste de contrôle et du programme d’intégration des nouveaux employés consiste à examiner avec l’employé les politiques spécifiques susceptibles de le concerner dès son premier jour ou au cours de sa première semaine.

Les politiques RH peuvent se présenter sous forme de documents écrits, numériques et/ou imprimables, et être disponibles dans des emplacements facilement accessibles aux employés. 

Elles peuvent être enregistrées dans le logiciel RH, ou parfois sur un intranet de l’entreprise ou des lecteurs partagés. On les trouve souvent dans les contrats de travail, les livrets d’accueil des employés et les manuels des politiques de l’entreprise. Toutefois, le niveau de détail de chacun de ces documents peut varier.

Pourquoi toutes les politiques RH ne sont-elles pas incluses dans le contrat de travail ?

Le contrat de travail de votre entreprise peut définir le nombre de jours de congés auxquels un membre de l’équipe a droit, tandis qu’une politique distincte relative aux congés décrira comment un employé peut demander des congés, comment ils sont approuvés, ce qui se passe s’ils ne sont pas tous pris, etc. 

Cette séparation garantit que le contrat de travail ne soit pas excessivement long et complexe. Elle vous permet également de personnaliser certains aspects de l’emploi d’une personne, comme le nombre de jours de congés auxquels elle aura droit (contrat de travail), tout en les séparant de la politique générale en matière de congés (manuel du personnel). 

Documenter les politiques en dehors du contrat de travail permet également de les mettre à jour au fil du temps, sans modifier l’accord de chaque personne.

Il est également utile de proposer une version condensée de votre livret d’accueil des employés spécialement destinée aux nouvelles recrues, afin d’éviter de les surcharger d’informations dès le premier jour.

Quand devriez-vous élaborer des politiques de ressources humaines ?

Certaines politiques RH peuvent être déterminées par les besoins de l’organisation ou lorsque certains aspects de la relation d’emploi deviennent trop difficiles à gérer au cas par cas. 

D’autres politiques devraient être élaborées de manière proactive afin d’orienter, de responsabiliser ou de protéger les employés, d’apporter de la clarté aux enjeux organisationnels ou de protéger les intérêts plus larges de l’organisation.

Voici quelques lignes directrices générales sur les moments où vous devriez créer des politiques RH.

Créer des politiques directement liées au contrat de travail

Un bon point de départ consiste à créer des politiques directement liées aux avantages sociaux et aux droits et responsabilités de l’employé et de l’employeur, tels qu’ils sont décrits dans le contrat de travail.

Par exemple, de nombreux contrats de travail précisent les conditions d’admissibilité aux congés, les différents types de congés offerts et la manière dont la relation d’emploi peut être résiliée (p. ex., emploi à volonté).

Les politiques RH connexes fourniraient davantage de détails sur les procédures liées à ces éléments.

Consultez la section ci-dessous pour voir quelques exemples qui vous aideront à comprendre en quoi la mise en œuvre des politiques diffère entre le contrat de travail et le manuel de l’employé.

Créer des politiques exigées par le droit du travail

En cas de doute, utilisez les lois applicables (lois provinciales ou étatiques, lois fédérales) et les pratiques courantes en matière de relations de travail comme autre point de départ pour créer la politique. 

De nombreux textes législatifs relatifs à l’emploi, tant au Canada qu’aux États-Unis, établissent les exigences minimales auxquelles les employeurs doivent satisfaire concernant plusieurs de ces politiques, notamment :

Créer des politiques qui auront une incidence positive sur les employés et l’organisation

Joerg Clement, un cadre supérieur du secteur de la vision industrielle, résume parfaitement la situation :

«La mise en œuvre de processus et de politiques constitue le fondement de l’engagement d’une organisation en faveur de l’amélioration continue. Les besoins et les attentes des clients et des employés évoluent au fil du temps. Il est important de pouvoir réagir rapidement aux changements du marché, ce qui passe par l’alignement de vos processus et de vos politiques afin d’obtenir des résultats fructueux.»

Concentrez-vous sur les politiques RH qui ont l’incidence positive la plus importante sur les employés et l’organisation. Lorsque vous envisagez une nouvelle politique, posez-vous les questions suivantes :

• Comment cette politique permettra-t-elle d’autonomiser et de protéger les employés ?
• Comment contribuera-t-elle à créer une culture d’entreprise forte et performante ?
• Les valeurs organisationnelles et les principes sont-ils soutenus ?
• Comment cette politique nous aide-t-elle à créer une équipe performante et soudée ?
• Cette politique permettra-t-elle de réduire les risques pour l’entreprise ?
• Cette politique permettra-t-elle de satisfaire aux exigences légales applicables ?

Si vous avez répondu « oui » à toutes ces questions, il est probablement pertinent de créer cette politique !

Quelles politiques RH devraient figurer dans votre manuel de l’employé ?

Vous devrez créer des politiques écrites directement liées au contrat de travail ou exigées par le droit du travail.

Les six politiques suivantes peuvent avoir une incidence positive sur les employés à temps plein et à temps partiel, ainsi que sur les organisations qui les mettent en œuvre.

1. Politique en matière de diversité, d’équité et d’inclusion
2. Politique relative au harcèlement
3. Politique relative au travail à distance et au télétravail
4. Politique relative aux réseaux sociaux
5. Politique en matière de santé et de sécurité au travail
6. Politique relative aux congés et aux absences

En cas de doute, utilisez le droit du travail, les autres lois applicables (lois locales, lois provinciales / étatiques, lois fédérales) et les pratiques courantes en relations de travail comme point de départ 

Par exemple, la législation relative à l’emploi, comme la loi sur les congés familiaux et médicaux (FMLA) et la loi américaine sur les personnes handicapées aux États-Unis, ainsi que la loi sur les normes d’emploi de la Colombie-Britannique au Canada, établissent les exigences minimales auxquelles les employeurs doivent satisfaire relativement à bon nombre de ces politiques.

Politique en matière de diversité, d’équité et d’inclusion

La volonté de parvenir à l’égalité sur le lieu de travail, qu’il s’agisse d’égalité raciale ou de genre, n’a jamais été aussi forte. Compte tenu des récentes manifestations mondiales contre le racisme systémique et de mouvements comme Black Lives Matter, cette question devrait également être au premier plan de vos préoccupations.

La plupart des recherches, comme cette étude de Glassdoor, montrent que les chercheurs d’emploi veulent savoir que les employeurs potentiels accordent de l’importance à la diversité, à l’équité et à l’inclusion.

Selon PwC, 87 % des entreprises du monde entier déclarent que la diversité et l’inclusion constituent une priorité organisationnelle. 

Les offres d’emploi à la recherche de spécialistes de la diversité, de l’équité et de l’inclusion sont devenues plus nombreuses ces dernières années.

Les sites d’emploi Glassdoor et ZipRecruiter en sont conscients : Glassdoor a lancé de nouveaux produits conçus pour contribuer à créer des lieux de travail plus équitables. Ils reconnaissent que la création d’une politique et d’un programme complets, ainsi que leur publication, peut faire la différence lors du recrutement des meilleurs talents.

Salesforce compte un directeur de l’égalité, ce qui témoigne de son engagement en faveur de l’égalité et du soutien apporté par les plus hauts niveaux de sa direction. Sa politique « L’égalité pour tous » est disponible sur son site web et décrit ses valeurs et ses convictions en matière d’égalité des droits, d’égalité salariale, d’égalité d’accès à l’éducation et d’égalité des chances.

Politique relative au harcèlement

Tout comme les politiques en matière de diversité, d’équité et d’inclusion, les politiques contre le harcèlement n’ont jamais été aussi importantes.

L’objectif d’une politique relative au harcèlement, comme celle de Google, est de définir la position de votre entreprise concernant les comportements appropriés et respectueux sur le lieu de travail et de rappeler les responsabilités de toutes les parties dans la création et le maintien d’un environnement de travail positif.

Selon le Code canadien du travail, le harcèlement et la violence sont définis comme suit :

"Tout acte, comportement ou commentaire, notamment de nature sexuelle, dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’il offense ou humilie un employé ou lui cause une blessure ou une maladie physique ou psychologique, y compris tout acte, comportement ou commentaire prescrit."

Le harcèlement sexuel est l’une des formes de harcèlement les plus courantes. Le mouvement #MeToo a mis en lumière de nombreux problèmes graves ainsi que les dommages considérables que le harcèlement et la violence peuvent causer aux personnes.

Par conséquent, envisagez de mettre en place une politique distincte de l’entreprise, ou une section au sein d’une politique plus générale, pour traiter du harcèlement sexuel. 

Une bonne politique relative au harcèlement couvrira également d’autres types de harcèlement, notamment les insultes racistes, les menaces physiques et les plaisanteries dégradantes.

Politique relative au travail à distance / télétravail

Le coronavirus de la COVID-19 a provoqué une crise d’ampleur mondiale, touchant les personnes, les entreprises et les économies du monde entier.

En conséquence, de nombreuses entreprises ont choisi d’adopter le travail à domicile (WFH) et des politiques de travail à distance pour les aider à traverser cette crise. 

On s’attend à ce que cette tendance se poursuive au-delà de la pandémie actuelle. Une enquête menée en mars 2020 auprès de directeurs financiers par Gartner, Inc. a révélé que 74 % des répondants transféreraient au moins 5 % de leur personnel auparavant présent sur site vers des postes définitivement à distance après la COVID-19.Les grandes entreprises comme Shopify, Microsoft et Facebook transfèrent définitivement davantage d’employés vers le travail à domicile. Shopify, dont le siège est au Canada, a même publié sur son site web bon nombre de ses stratégies relatives aux systèmes de travail à distance.

Une politique RH relative au travail à distance, comme cet exemple proposé par Remote.co, devrait inclure :

• Historique de l’entreprise en matière de travail à distance
• Personnes éligibles au travail à distance
• Fréquence / durée pendant laquelle un membre de l’équipe peut travailler à distance
• Procédure de demande d’un aménagement de travail à distance
• Protocoles et normes de communication avec les membres de l’équipe
• Outils, équipements et ressources nécessaires pour soutenir le travail à distance.

Politique relative aux réseaux sociaux

Les réseaux sociaux constituent un élément important de toute stratégie de marketing numérique. La façon dont votre entreprise est représentée en ligne, par vous et les membres de votre équipe, peut faire la différence entre le succès et l’échec de votre marque.

Établir certaines règles pour les membres de l’équipe concernant leur utilisation des réseaux sociaux, tant à titre personnel que professionnel, réduit les risques pour votre entreprise, votre marque, ainsi que pour la motivation et l’engagement des membres de votre équipe.

Personne ne souhaite avoir honte de l’organisation pour laquelle il travaille en raison des activités d’un collègue sur les réseaux sociaux.

La plupart des politiques RH sont des « politiques évolutives » : elles doivent être régulièrement mises à jour et rester pertinentes. Cela dit, les politiques RH relatives aux réseaux sociaux doivent généralement être mises à jour plus souvent que la plupart des autres, en raison de l’évolution constante du paysage des réseaux sociaux.

Basée à Vancouver, Hootsuite, une plateforme de gestion des réseaux sociaux, propose d’excellentes lignes directrices pour élaborer votre propre politique relative aux réseaux sociaux, ainsi qu’un modèle utile de politique relative aux réseaux sociaux.

Politique de santé et de sécurité au travail

Une politique de santé et de sécurité au travail, telle que celle de Lyft, décrit souvent les procédures, les conditions de travail, les coordonnées à contacter en cas d’urgence et les autres exigences particulières (p. ex., les protocoles de sécurité liés à la COVID-19) nécessaires pour protéger les employés.

Des organisations telles que l’Administration de la sécurité et de la santé au travail du département du Travail des États-Unis (OSHA) exigent également que certaines normes minimales soient mises en place afin de protéger le bien-être des employés.

La violence sur le lieu de travail est directement liée à la santé, à la sécurité et à la sûreté des employés, mais elle fait généralement l’objet d’une politique distincte.

Par exemple, le manuel des politiques destinées aux employés de Disney comporte une section entière consacrée à la santé, à la sécurité et à la sûreté, et inclut une politique relative à la violence sur le lieu de travail.

Politique relative aux congés et aux absences

La réalité est que les gens ont parfois besoin de s’absenter du travail pour faire face à des problèmes de santé ou à des urgences familiales, ou simplement pour partir en vacances dans un endroit tropical !

Disposer de politiques de congés claires et complètes peut aider les membres de votre équipe en réduisant le stress lié à l’incertitude quant à la manière dont vous les soutiendrez pendant les périodes difficiles, comme celles causées par le coronavirus de la COVID-19.

Ces politiques de ressources humaines définissent les conditions d’éligibilité des employés aux congés ainsi que les procédures à suivre pour les prendre. Ces politiques sont distinctes des systèmes d’information RH qui assurent le suivi des congés des employés, mais le système et la politique doivent être cohérents.

Voici quelques-uns des différents types de politiques de congés que vous devriez envisager de créer, classés approximativement par ordre de priorité. (Notez que tous ces types de congés sont encadrés par des lois relatives à l’emploi qui définissent les exigences minimales).

Types de politiques de congés

1. Jours fériés légaux : jours fériés reconnus par le gouvernement, comme l’Action de grâce et Noël
2. Congés : période planifiée d’absence du travail pour se reposer et se détendre
3. Congé médical / maladie : absence du travail pour cause de maladie ou d’hospitalisation
4. Congé familial : congé lié aux soins, à la santé ou à l’éducation d’un membre de la famille
5. Congé parental : période permettant au parent de s’occuper d’un nouveau-né
6. Congé de deuil : congé lié au décès d’un membre de la famille
7. Congé sans solde : période prolongée d’absence du travail, sans rémunération, pour des raisons personnelles. 

Les politiques de congés peuvent également être quelque peu controversées, selon la manière dont elles sont mises en œuvre. La prochaine section, consacrée aux « politiques à éviter », expliquera ce qu’il faut éviter lors de la création de politiques de congés.

Voilà donc ce que vous devriez inclure dans votre manuel de l’employé. De nombreuses entreprises choisissent d’utiliser un logiciel de gestion des manuels de l’employé pour les aider à créer, mettre à jour et diffuser le leur.

Quelles politiques devriez-vous éviter d’inclure dans votre manuel de l’employé ?

En plus des politiques importantes et nécessaires à inclure dans votre manuel de l’employé, il est également essentiel de savoir lesquelles pourraient nuire à la culture de votre entreprise, démotiver les employés ou dissuader les candidats potentiels de vous rejoindre.

Vous devriez éviter de créer des politiques trop bureaucratiques et rigides, qui ne témoignent pas de la confiance accordée aux membres de votre équipe, ou qui sont tout simplement dépassées et ne sont plus pertinentes dans les organisations modernes, axées sur les personnes et progressistes. 

Voici quelques politiques de ressources humaines que vous devriez complètement exclure ou définir avec prudence le moment venu.

Code vestimentaire strict

Dans certaines situations, des directives vestimentaires restent appropriées, par exemple lors de réunions avec des clients ou de salons professionnels, mais en général, l’époque où une entreprise pouvait dicter la couleur du pantalon d’une personne ou lui interdire de porter un jean est révolue. 

Mary Barra, PDG de General Motors, a réduit le code vestimentaire de 10 pages du constructeur automobile à deux mots seulement, qui s’appliquent à la plupart des organisations : « habillez-vous convenablement ».

Congés flexibles

Offrez à vos employés salariés la flexibilité nécessaire lorsqu’ils doivent s’absenter un court moment pour se rendre à un rendez-vous médical ou assister à une rencontre parents-enseignants.

Contrairement aux employés rémunérés à l’heure, vous n’avez pas besoin de leur demander de comptabiliser chaque heure travaillée ou non, comme s’il s’agissait d’entrées de crédit et de débit sur un compte bancaire. 

Congé de deuil fondé sur la méfiance

« Hmm, alors, votre grand-mère est-elle vraiment décédée ? » C’est la dernière chose que nous voudrions entendre après une perte personnelle dévastatrice, mais c’est exactement ce que vous demandez si vous mettez en place une politique de congé de deuil exigeant une preuve du décès, comme un certificat de décès.

De nombreuses organisations progressistes offrent également à leurs employés un congé de deuil payé, afin qu’ils n’aient pas à utiliser de précieux jours de congé (qui devraient servir à se reposer et à se détendre) ou de congé maladie pour gérer une crise familiale.

Utilisation personnelle du téléphone portable et d’Internet

Les politiques de ressources humaines qui interdisent aux employés d’utiliser leur téléphone portable personnel au travail ou d’utiliser les ordinateurs professionnels pour accéder à Internet à des fins personnelles deviennent rapidement obsolètes. 

Des recherches en psychologie ont montré que prendre des pauses au travail est nécessaire pour maintenir son énergie, sa motivation et sa concentration.

Faire une promenade, s’étirer ou méditer sont autant d’excellentes façons de prendre une pause mentale.

Si la météo n’est pas favorable, naviguer sur Internet, consulter les réseaux sociaux ou discuter avec un ami en dehors du travail sont également de bonnes solutions. 

Bien sûr, il n’est pas acceptable d’abuser de ces activités, mais ces situations sont généralement rares et peuvent être réglées individuellement avec le membre de votre équipe.

Et… rappelez-vous l’importance de la clarté, du langage et du ton

Gardez à l’esprit que les politiques, quelle que soit la pertinence de leur intention, peuvent toujours être perçues comme autoritaires et bureaucratiques. 

La manière dont vos politiques sont rédigées et présentées peut donc avoir un impact considérable sur la façon dont elles sont perçues par les membres de votre organisation et sur la culture organisationnelle que vous cherchez à développer.

Carla Nordean, directrice des ressources humaines et de la culture chez Squirrel Systems, remarque : «Le ton général du manuel a un impact considérable sur la culture. Si votre manuel est formulé dans un langage oppressif (« les employés doivent / ne doivent pas... »), les nouvelles recrues peuvent se demander si elles ont rejoint la bonne organisation.»

Tim Reitsma ajoute : «Le langage que nous utilisons dans nos organisations est important lorsque nous rédigeons des politiques. Certaines formules disent « vous devez », mais nous pouvons adoucir le langage en disant quelque chose comme : « vous êtes responsable de ».»

Comment rédiger vos politiques RH

La rédaction de politiques RH efficaces implique un processus réfléchi qui tient compte des besoins spécifiques de votre organisation, du respect des lois et des réglementations, ainsi que des bonnes pratiques en matière de gestion des ressources humaines. 

Voici un guide étape par étape pour vous aider à rédiger vos politiques RH :

1. Identifier le besoin

• Commencez par identifier les domaines de votre organisation qui nécessitent des politiques formalisées. Cela peut être motivé par des obligations légales, les besoins de l’organisation ou les retours des employés.

2. Effectuer des recherches

• Recherchez les lois et réglementations pertinentes afin de garantir leur respect
• Examinez les normes du secteur et les bonnes pratiques
• Consultez les politiques d’organisations similaires pour obtenir des informations utiles.

3. Consulter les parties prenantes

• Échangez avec différentes parties prenantes, notamment la direction, les employés et, éventuellement, des conseillers juridiques, afin de recueillir leurs contributions et de comprendre les différents points de vue

4. Rédiger la politique

Utilisez ce format pour vous aider à rédiger la politique. 

• Titre : indiquez clairement l’objet de la politique.
• Objectif : expliquez pourquoi la politique est mise en œuvre et quelle est son importance.
• Champ d’application : définissez les personnes auxquelles la politique s’applique (par exemple, tous les employés ou certains services).
• Énoncé de la politique : présentez la position ou les règles de l’organisation concernant la question spécifique.
• Procédures : détaillez les étapes ou procédures que les employés et la direction doivent suivre dans le cadre de la politique.
• Responsabilités : précisez les responsabilités des différentes parties prenantes (employés, RH, responsables) en vertu de la politique.
• Application : expliquez comment la politique sera appliquée et quelles seront les conséquences en cas de non-respect.
• Révision et modification : indiquez comment et quand la politique sera réexaminée et mise à jour.

6. Réexaminer et réviser

• Faites examiner le projet par des professionnels des RH et des conseillers juridiques afin de vous assurer qu’il respecte les exigences légales et les objectifs de l’organisation.
• Révisez la politique en fonction des retours reçus.

7. Approuver et diffuser

• Obtenez l’approbation de la direction générale.
• Communiquez la politique à tous les employés par les canaux appropriés (par exemple, courriel, intranet de l’entreprise ou réunions du personnel).
• Proposez des sessions de formation si la politique nécessite des changements de comportement ou de processus.

8. Mettre en œuvre et suivre

• Mettez la politique en œuvre et contrôlez son efficacité.
• Soyez prêt à répondre aux questions et à fournir des clarifications si nécessaire.

9. Réexaminer et mettre à jour régulièrement

• Réexaminez régulièrement la politique afin de vous assurer qu’elle reste pertinente et conforme aux lois et réglementations.
• Mettez la politique à jour si nécessaire et informez les employés des changements importants.

Bonnes pratiques pour rédiger des politiques RH

1. Aligner la politique sur les objectifs et les valeurs de l’organisation

• Veillez à ce que chaque politique soit alignée sur la mission, la vision et les valeurs fondamentales de votre organisation. Les politiques doivent soutenir les objectifs stratégiques globaux et améliorer la culture de l’organisation.

2. Soyez clair et concis

• Utilisez un langage simple et direct. Évitez le jargon juridique ou les termes complexes susceptibles de dérouter les employés. L’objectif est de rendre les politiques aussi claires et accessibles que possible afin de garantir leur compréhension et leur respect.

3. Veillez au respect de la législation

• Assurez-vous que vos politiques respectent toutes les lois et réglementations locales, régionales et nationales applicables. Il peut être nécessaire de consulter des professionnels du droit ou des experts en ressources humaines afin d’éviter tout problème juridique.

4. Impliquez les parties prenantes dans le processus d’élaboration

• Faites participer un groupe diversifié de parties prenantes, notamment des employés de différents niveaux et services, au processus d’élaboration des politiques. Cela contribue à garantir que les politiques sont réalistes, pratiques et répondent aux besoins et aux préoccupations de l’ensemble du personnel.

5. Faites preuve de souplesse

• Bien que les politiques doivent fournir des lignes directrices claires, elles doivent également laisser une certaine marge de manœuvre pour tenir compte des circonstances exceptionnelles. Une rigidité excessive peut créer des contraintes inutiles et entraver une prise de décision efficace.

6. Concentrez-vous sur l’expérience des employés

• Réfléchissez à l’impact des politiques sur l’expérience des employés. Les politiques doivent être équitables, favoriser un environnement de travail positif et contribuer au bien-être des employés.

7. Fournissez des exemples

• Lorsque cela est pertinent, incluez des exemples pour clarifier l’application de la politique. Cela peut aider à prévenir les malentendus et illustrer la manière dont la politique doit être interprétée dans des situations concrètes.

8. Définissez les responsabilités et les conséquences

• Définissez clairement les responsabilités de chacun dans le cadre de chaque politique, ainsi que les conséquences du non-respect de celle-ci. Ce cadre de responsabilisation contribue à garantir que la politique est prise au sérieux et respectée.

9. Communiquez et formez

• Une fois élaborées, communiquez efficacement les politiques à tous les employés. Envisagez des sessions de formation ou des ateliers afin de vous assurer que chacun comprend les politiques et sait comment elles s’appliquent à son rôle.

10. Réexaminez et mettez régulièrement à jour

• Réexaminez régulièrement vos politiques RH afin de vous assurer qu’elles restent pertinentes, efficaces et conformes à la législation. Mettez-les à jour si nécessaire, notamment en cas de modification de la législation, de la structure organisationnelle ou des objectifs stratégiques.

11. Garantissez l’accessibilité

• Veillez à ce que tous les employés puissent facilement accéder aux politiques, que ce soit via un intranet, un manuel de l’employé ou un autre format accessible.

12. Favorisez la transparence et une communication ouverte

• Encouragez les retours sur les politiques et maintenez une politique de la porte ouverte pour les questions ou préoccupations liées aux politiques RH. Cela favorise une culture de la transparence et de l’amélioration continue.