41 Politiques RH Clés & Meilleures Pratiques (Avec Exemples)
Lorsqu'une startup ou une petite entreprise se développe, les défis liés à la gestion des ressources humaines deviennent de plus en plus complexes.
À mesure que de plus en plus de personnes rejoignent l’organisation, il devient de plus en plus difficile d’assurer la cohérence et de gérer les questions relatives aux employés au cas par cas. La solution consiste à créer des politiques d’entreprise.
Cet article va justement vous aider à faire cela—en vous fournissant un aperçu des politiques et procédures en ressources humaines, accompagné d’exemples concrets.
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Commençons par les bases.
Que sont les politiques RH ?
Les politiques de ressources humaines sont des règles et des processus qui régissent la relation d’emploi entre l’employeur et l’employé. L’élaboration de politiques est l’un des piliers fondamentaux des RH.
Pourquoi les politiques RH sont-elles importantes ?
Les politiques RH sont une composante essentielle de la structure et de la régulation de votre entreprise afin de garantir la conformité et des actions cohérentes avec la culture interne. Les avantages des politiques RH incluent :
- Définir les droits et responsabilités tant des employeurs que des employés
- Guider les employés et les responsables, clarifiant les comportements attendus
- Favoriser un lieu de travail sain et agréable
- Fournir un cadre pour la résolution des conflits et des griefs
- Aider à optimiser différents processus RH
- Contribuer à la conformité avec la législation et la réglementation.
Qui gère les politiques RH ?
L’équipe des ressources humaines (ou la personne responsable des activités RH) d’une organisation est généralement chargée de créer et de maintenir les politiques RH. La plupart des politiques RH s’appliquent à tous les employés permanents, temporaires, à temps partiel ou à temps plein.
En parallèle de la création des politiques RH, il vous faudra une plateforme de gestion documentaire ou un système de gestion des politiques RH pour aider l’équipe RH à maintenir, gérer et traiter les informations détaillées sur les employés, documents de ressources humaines, politiques et procédures.
Les équipes RH peuvent utiliser des systèmes de gestion des cas RH pour contrôler la conformité aux politiques internes et résoudre efficacement les problèmes.
Types de politiques RH
Il existe de nombreux types de politiques et de procédures RH dont une entreprise (et ses employés) peut bénéficier au fil du temps, comme la santé et la sécurité, la sécurité au travail, l’utilisation des technologies, la conduite des employés, les congés, le recrutement et la sélection, ainsi que la rupture de contrat.
Voici quelques exemples plus détaillés de politiques RH :
| Domaine de politique RH | Exemples spécifiques de politiques RH |
|---|---|
| Recrutement et sélection | Diversité, équité et inclusion Pratiques d’embauche Promotions et mutations |
| Congés et absences | Vacances Jours fériés Congé familial Congé parental Congé pour deuil Arrêt maladie Congé personnel Service de juré |
| Santé, sécurité et sûreté | Santé et sécurité Violence au travail Drogues et alcool Tabac Protocoles COVID-19 |
| Conduite des employés | Harcèlement Harcèlement sexuel Conflit d’intérêt Confidentialité et non-divulgation Présence et ponctualité Pausées et repas Appareils personnels Heures de travail Télétravail Code vestimentaire Interdiction des armes sur le lieu de travail |
| Gestion de la performance | Gestion de la performance Développement professionnel Emploi à volonté Rupture de contrat Mesure disciplinaire |
| Utilisation de la technologie | Utilisation et sécurité des ordinateurs Appareils personnels au travail Utilisation professionnelle et personnelle des réseaux sociaux Confidentialité et protection des données |
| Déplacements professionnels | Autorisation de mission Remboursement des frais Hôtel et location de voiture Repas et per diem Télétravail |
11 avantages des politiques RH
Les politiques RH (Ressources Humaines) peuvent jouer un rôle essentiel dans la gestion efficace d'une organisation à mesure qu'elle se développe. Voici quelques-uns des avantages à prendre en compte.
- Cohérence et équité : Les politiques RH garantissent que tous les employés sont traités de manière juste et cohérente, ce qui contribue à maintenir un sentiment de justice et d’égalité, important pour le moral et la satisfaction des employés.
- Directives claires : Ces politiques offrent des lignes directrices claires pour la prise de décision et le comportement attendu. Cette clarté aide à réduire les confusions et malentendus entre les employés et la direction.
- Respect des lois et réglementations : Les politiques RH aident les organisations à se conformer aux lois du travail locales et internationales, offrant une protection juridique non seulement à l'entreprise mais aussi à ses employés—ce qui est crucial pour éviter les litiges et les amendes.
- Efficacité accrue : Des politiques standardisées simplifient divers processus RH tels que le recrutement, l’intégration et les évaluations de performance, ce qui peut améliorer l’efficacité.
- Résolution des conflits : Elles offrent un cadre pour traiter et résoudre les problèmes et conflits en milieu de travail. Cela permet de maintenir un environnement de travail harmonieux.
- Gestion des risques : Des politiques RH bien définies aident à atténuer les risques liés aux questions d’emploi. Elles fournissent des lignes directrices sur la manière de gérer les sujets sensibles tels que le harcèlement, la discrimination et les réclamations des employés.
- Gestion de la performance : Les politiques RH aident à établir des standards de performance clairs et servent de base à l’évaluation des collaborateurs. Cela contribue à la productivité globale de l’organisation.
- Culture organisationnelle : Les politiques contribuent à façonner la culture d’une organisation. Elles fixent les attentes en matière de comportement et d’interactions, ce qui peut favoriser un environnement de travail positif et productif.
- Développement des employés : Les politiques relatives à la formation et au développement veillent à offrir aux employés des opportunités d’apprentissage et de progression, ce qui peut augmenter la satisfaction et la rétention.
- Recrutement et fidélisation : Des politiques RH claires peuvent rendre une organisation plus attractive pour de futurs employés. Elles jouent aussi un rôle dans la fidélisation en garantissant un traitement équitable et en offrant des perspectives claires d’évolution et de développement.
- Renforcement de l’engagement des employés : Les politiques axées sur le bien-être, la diversité et l’inclusion peuvent renforcer l’engagement des collaborateurs et leur adhésion à l’organisation.
Les politiques RH sont essentielles au fonctionnement fluide et efficace d'une organisation en croissance et en mutation. Elles fournissent la structure nécessaire pour gérer le personnel dans un environnement de travail heureux, productif et conforme à la législation.
Inconvénients potentiels des politiques RH à prendre en compte
Vos politiques RH peuvent se retourner contre vous si elles ne sont pas correctement rédigées, mises en place ou gérées.
Voici quelques écueils potentiels auxquels prêter attention.
- Surréglementation et bureaucratie : Des politiques RH trop nombreuses peuvent créer un environnement de travail rigide et bureaucratique, freiner la créativité et l’innovation, et engendrer des inefficacités et de la frustration en raison de processus décisionnels lents.
- Même approche pour tous : Des politiques uniformisées peuvent ne pas répondre aux besoins spécifiques de certains services ou individus, générant de l’insatisfaction et réduisant leur efficacité pour relever des défis particuliers.
- Résistance au changement : Les employés peuvent opposer une résistance à des politiques jugées trop restrictives ou inutiles, surtout si elles sont mises en place sans communication suffisante ni prise en compte de leur avis, ce qui entraîne un manque d’adhésion et de possibles conflits.
- Impact négatif sur le moral et la marque employeur : Des politiques strictes ou punitives peuvent nuire au moral des équipes et à la réputation de l’organisation, rendant difficile l’attraction et la fidélisation des meilleurs talents.
- Risques juridiques et de conformité : Des politiques mal rédigées, obsolètes ou non conformes peuvent entraîner des contestations juridiques et des problèmes de conformité RH, présentant des risques importants pour l’entreprise.
Pour limiter ces inconvénients, il est important que les organisations :
- Revoient et actualisent régulièrement leurs politiques RH
- S’assurent qu’elles sont clairement communiquées et comprises
- Maintiennent un équilibre entre réglementation nécessaire et flexibilité.
Impliquer les employés dans l’élaboration de ces politiques permet également de s’assurer qu’elles soient bien acceptées et adaptées aux besoins de la main-d’œuvre.
Une politique RH est-elle identique à une politique ou une directive d’entreprise ?
Les termes « politique RH », « politique d’entreprise », « politique de société » et « politique de lieu de travail » sont souvent utilisés de manière interchangeable et désignent la même chose.
Cependant, certaines politiques d'entreprise peuvent s'appliquer aux opérations plus générales de l'organisation, et peuvent être créées et maintenues par un département autre que les RH (par exemple, l'accès aux installations, la sécurité informatique, la préparation aux catastrophes, etc.).
Les politiques sont un ensemble de règles, pas des lignes directrices.
Selon l'expert RH Tim Reitsma, « Lorsque j'entends le mot politique, il peut être perçu comme un terme restrictif. Mais si nous remplaçons “politique” par “directive”, malheureusement, cela n'a pas le poids nécessaire. »
Où se trouvent généralement les politiques RH ?
Une partie clé de la liste de contrôle pour les nouveaux employés et du programme d'intégration consiste à examiner, avec l'employé, les politiques spécifiques qui pourraient les concerner dès leur premier jour ou au cours de leur première semaine.
Les politiques RH peuvent exister sous forme écrite, numérique et/ou imprimable, et se trouvent à des endroits facilement accessibles par les employés.
Elles peuvent être enregistrées dans le logiciel RH, ou parfois dans un intranet d'entreprise ou sur des disques partagés. Elles se retrouvent souvent dans les contrats de travail, les manuels de l'employé et les guides de politiques de l'entreprise. Cependant, le niveau de détail dans chacun de ces documents variera.
Pourquoi toutes les politiques RH ne figurent-elles pas dans le contrat de travail ?
Le contrat de travail de votre entreprise peut définir à combien de jours de congé un membre de l'équipe a droit, alors qu'une politique distincte en matière de vacances décrira comment un employé peut demander un congé, comment celui-ci est approuvé, ce qui se passe si tout n'est pas utilisé, etc.
La séparation permet d'éviter que le contrat de travail ne devienne trop long et complexe. Elle vous permet également de personnaliser certains aspects de l'emploi d'un individu, comme le nombre de congés auxquels il a droit (contrat de travail), tout en gardant cela distinct de la politique générale sur les congés (manuel du personnel).
Documenter les politiques en dehors du contrat de travail permet également de les mettre à jour au fil du temps, sans avoir à modifier chaque contrat individuellement.
Il est aussi utile de proposer une version condensée de votre manuel d'employé spécialement conçu pour les nouveaux embauchés afin d'éviter de les submerger avec trop d'informations dès le premier jour.
Quand devriez-vous développer des politiques de ressources humaines ?
Certaines politiques RH peuvent être déterminées par les besoins de l'organisation, ou lorsque certains aspects de la relation d'emploi deviennent trop difficiles à gérer au cas par cas.
D'autres politiques devraient être élaborées de manière proactive afin d’aider à orienter, responsabiliser ou protéger les employés ; apporter de la clarté sur des questions organisationnelles ; ou protéger les intérêts plus larges de l'organisation.
Voici quelques lignes directrices générales sur le moment où vous devriez élaborer des politiques RH.
Créer des politiques directement liées au contrat de travail
Un bon point de départ consiste à créer des politiques directement liées aux avantages sociaux des employés ainsi qu’aux droits et responsabilités de l’employé et de l’employeur, tels que décrits dans le contrat de travail.
Par exemple, de nombreux contrats de travail spécifient l’éligibilité aux congés, les différents types de congés ou encore la manière dont la relation d’emploi peut être rompue (par exemple, emploi à volonté).
Les politiques RH associées vont donner plus de détails sur les procédures relatives à ces sujets.
Reportez-vous à la section ci-dessous pour quelques exemples qui vous aideront à comprendre comment la mise en œuvre des politiques diffère entre le contrat de travail et le manuel de l'employé.
Créer des politiques exigées par les lois sur l'emploi
En cas de doute, utilisez les lois applicables (lois provinciales/étatiques, lois fédérales) et les pratiques courantes des relations du travail comme autre point de départ pour établir la politique.
Il existe de nombreuses législations sur l'emploi au Canada et aux États-Unis qui fixent les exigences minimales auxquelles les employeurs doivent répondre concernant bon nombre de ces politiques, comme :
Créer des politiques qui auront un impact positif sur les employés et sur l'organisation
Joerg Clement, un cadre supérieur dans l'industrie de la vision industrielle, le résume parfaitement :
«La mise en place de processus et de politiques constitue la base de l'engagement d'une organisation envers l'amélioration continue. Les besoins et attentes des clients et des employés évoluent au fil du temps. Il est important de pouvoir répondre rapidement aux évolutions du marché, ce qui passe par l’alignement de vos processus et politiques pour atteindre des résultats fructueux. »
Concentrez-vous sur les politiques RH qui ont le plus grand impact positif sur les employés et l'organisation. Lors de l’élaboration d’une nouvelle politique, posez-vous ces questions :
- Comment cette politique va-t-elle autonomiser et protéger les employés ?
- Comment créera-t-elle une culture de travail forte et performante ?
- Les valeurs organisationnelles et les principes sont-ils soutenus ?
- Comment cette politique nous aide-t-elle à créer une équipe soudée et performante ?
- Cette politique va-t-elle minimiser les risques pour l’entreprise ?
- Cette politique répond-elle aux exigences légales applicables ?
Si vous avez répondu « oui » à toutes ces questions, il y a de fortes chances que la politique mérite d'être mise en place !
Quelles politiques RH doivent figurer dans votre manuel de l’employé ?
Vous devrez établir des politiques écrites directement liées au contrat de travail ou exigées par la législation sur l'emploi.
Les six politiques suivantes peuvent avoir un impact positif sur les employés à temps plein et à temps partiel, ainsi que sur les organisations qui les adoptent.
- Politique sur la diversité, l’équité et l’inclusion
- Politique de lutte contre le harcèlement
- Politique de télétravail / travail à distance
- Politique d’utilisation des réseaux sociaux
- Politique de santé et sécurité au travail
- Politique de congés et d’absences
En cas de doute, utilisez les lois du travail, d’autres lois applicables (lois locales, provinciales / étatiques, lois fédérales) et les pratiques courantes de relations de travail comme point de départ.
Par exemple, la législation sur l’emploi telle que le Family and Medical Leave Act (FMLA) et l'Americans With Disabilities Act aux États-Unis, ainsi que la Employment Standards Act of BC au Canada, fixent les exigences minimales auxquelles les employeurs doivent se conformer pour bon nombre de ces politiques.
Politique sur la diversité, l’équité et l’inclusion
La volonté d’atteindre l’égalité au travail, que ce soit en termes de race ou de genre, est plus forte que jamais. Compte tenu des récentes manifestations mondiales contre le racisme systémique et des mouvements comme Black Lives Matter, ce sujet devrait également être une priorité.
La plupart des recherches, telle que cette étude de Glassdoor, montrent que les chercheurs d’emploi souhaitent savoir si les employeurs potentiels s’engagent en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion.
Selon PwC, 87 % des entreprises dans le monde affirment que la diversité et l’inclusion sont une priorité organisationnelle.
Les offres d’emploi recherchant des spécialistes en diversité, équité et inclusion sont devenues plus fréquentes ces dernières années.
Les sites d’emploi Glassdoor et ZipRecruiter en sont conscients, Glassdoor ayant lancé de nouveaux produits conçus pour favoriser des milieux de travail plus équitables. Ils reconnaissent que créer une politique et un programme complet, puis les rendre publics, peut faire la différence pour attirer les meilleurs talents.
Salesforce dispose d'un Directeur de l'Égalité, ce qui démontre son engagement envers l'égalité et son soutien au plus haut niveau de la direction. Leur politique « L’égalité pour tous » est disponible sur leur site web, décrivant leurs valeurs et croyances en matière de droits égaux, d’égalité salariale, d’égalité d’éducation et d’égalité des chances.
Politique contre le harcèlement
À l’instar de la diversité, de l’équité et de l’inclusion, les politiques contre le harcèlement n’ont jamais été aussi importantes.
Le but d’une politique contre le harcèlement, comme celle-ci de Google, est de préciser la position de votre entreprise concernant la conduite appropriée et respectueuse au travail, ainsi que de rappeler les responsabilités de toutes les parties pour atteindre et préserver un environnement de travail positif.
Selon le Code canadien du travail, le harcèlement et la violence sont définis comme :
« Toute action, conduite ou propos, y compris de nature sexuelle, qui peut raisonnablement être considéré comme offensant, humiliant ou susceptible de causer un préjudice physique ou psychologique, ou une maladie à un employé, incluant toute action, conduite ou propos prescrit. »
Le harcèlement sexuel est l’une des formes de harcèlement les plus courantes. Le mouvement #MeToo a mis en lumière de nombreux problèmes graves et les dommages importants que le harcèlement et la violence peuvent causer aux personnes.
En conséquence, il est conseillé de disposer d’une politique d’entreprise distincte, ou d’une section spécifique dans une politique générale, pour traiter du harcèlement sexuel.
Une bonne politique contre le harcèlement couvrira également d’autres formes de harcèlement, y compris les insultes raciales, les menaces physiques et les blagues désobligeantes.
Politique de télétravail / Travail à distance
Le coronavirus COVID-19 a causé une crise mondiale, impactant les individus, les entreprises et l’économie mondiale.
En conséquence, de nombreuses entreprises ont choisi d’adopter le travail à domicile (télétravail) et des politiques de travail à distance pour aider à gérer cette crise.
Il est prévu que cette tendance se poursuive au-delà de la pandémie actuelle. Une enquête menée en mars 2020 auprès de directeurs financiers par Gartner, Inc. a révélé que 74% des répondants envisagent de transférer au moins 5% de leurs employés auparavant sur site vers des postes en télétravail permanents après la COVID-19. De grandes entreprises comme Shopify, Microsoft et Facebook déplacent de façon permanente davantage d’employés en télétravail. Shopify, basée au Canada, a même publié sur son site web de nombreuses stratégies de gestion du travail à distance.
Une politique RH de télétravail, comme cet exemple proposé par Remote.co, devrait inclure :
- Historique de l’entreprise en matière de travail à distance
- Qui est éligible au télétravail
- Combien de temps / à quelle fréquence un membre de l’équipe peut travailler à distance
- Comment demander un aménagement en télétravail
- Protocoles et standards de communication avec l’équipe
- Outils, équipement et ressources nécessaires pour soutenir le télétravail.
Politique sur les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont un élément clé de toute stratégie de marketing numérique. La façon dont votre entreprise est représentée en ligne, par vous et vos collaborateurs, peut faire la différence entre le succès et l’échec de la marque.
Définir des règles pour les membres de l’équipe concernant l’utilisation des réseaux sociaux, aussi bien à titre personnel que professionnel, permet de minimiser les risques pour votre entreprise, votre marque et la motivation ainsi que l’engagement de vos collaborateurs.
Personne ne souhaite avoir honte de l’organisation pour laquelle il travaille à cause des activités sur les réseaux sociaux d’un collègue.
La plupart des politiques RH sont des « politiques vivantes » ; elles doivent être régulièrement mises à jour et rester pertinentes. Cela dit, les politiques RH concernant les réseaux sociaux nécessitent généralement d’être actualisées plus fréquemment que d’autres, en raison de l’évolution constante du paysage des réseaux sociaux.
Hootsuite, une plateforme de gestion des réseaux sociaux basée à Vancouver, propose d’excellentes lignes directrices pour développer votre propre politique sur les réseaux sociaux, ainsi qu’un modèle de politique utile.
Politique de santé et sécurité au travail
Une politique de santé et sécurité au travail, comme celle-ci de Lyft, décrit souvent les procédures, les conditions de travail, les coordonnées pour les urgences et d'autres exigences particulières (par exemple, les protocoles de sécurité COVID-19) nécessaires pour protéger les employés.
Des organismes comme la Administration de la sécurité et de la santé au travail (OSHA) du département du Travail des États-Unis exigent également que certaines normes minimales soient en place pour garantir le bien-être des employés.
La violence en milieu de travail est directement liée à la santé, la sécurité et la sûreté des employés, mais elle fait généralement l'objet d'une politique distincte.
Par exemple, le manuel de politiques des employés de Disney consacre toute une section à la santé, à la sécurité et à la sûreté, et inclut une politique spécifique sur la violence en milieu de travail.
Politique de congés et d'absences du travail
La réalité est que les gens ont parfois besoin de s’absenter du travail pour gérer des problèmes de santé, des urgences familiales, ou tout simplement pour partir en vacances sous le soleil des tropiques !
Élaborer des politiques de congés claires et complètes peut aider votre équipe en supprimant l’angoisse liée à la façon dont vous les accompagnerez dans les périodes difficiles, comme celles liées à la pandémie de coronavirus COVID-19.
Ces politiques en ressources humaines précisent les conditions d’éligibilité aux congés et les démarches à suivre pour en bénéficier. Elles sont distinctes des systèmes d’information RH qui suivent les absences des employés, mais il faut que le système et la politique soient alignés.
Voici quelques-uns des différents types de politiques de congés à envisager, classés par priorité approximative. (Notez que chaque type de congé est encadré par une législation du travail qui établit des exigences minimales).
Types de politiques de congés
- Jours fériés : jours reconnus par le gouvernement comme l’Action de grâce ou Noël
- Vacances : périodes programmées de repos et de détente hors travail
- Congé maladie / médical : absence liée à une maladie ou une hospitalisation
- Congé familial : lié aux soins, à la santé ou à l’éducation d’un membre de la famille
- Congé parental : période permettant à un parent de s’occuper d’un nouveau-né
- Congé de deuil : lié au décès d’un membre de la famille
- Congé sans solde : période prolongée, non rémunérée, pour raisons personnelles.
Les politiques de congé peuvent aussi susciter la controverse selon la façon dont elles sont appliquées. La prochaine section sur les « politiques à éviter » expliquera ce qu’il faut proscrire lors de la création de politiques de congés.
Voilà ce que vous devriez intégrer dans votre manuel de l’employé. De nombreuses entreprises choisissent d’utiliser un logiciel de manuel de l’employé pour faciliter la création, la mise à jour et la diffusion de leur manuel.
Quelles politiques devriez-vous éviter d’inclure dans votre manuel de l’employé ?
En plus des politiques qu’il est important et nécessaire d’intégrer dans votre manuel de l’employé, il est essentiel d’identifier celles qui pourraient avoir un impact négatif sur la culture de l’entreprise, démotiver les employés ou décourager les potentiels candidats.
Il est recommandé d’éviter les politiques trop bureaucratiques et rigides, qui ne montrent pas la confiance accordée à vos équipes ou qui sont simplement obsolètes et ne correspondent plus aux réalités des organisations modernes, centrées sur l’humain et progressistes.
Voici quelques politiques RH à bannir totalement ou à définir avec beaucoup de prudence.
Code vestimentaire strict
Il existe des situations où des règles vestimentaires restent appropriées, par exemple lors de réunions avec des clients ou des salons professionnels, mais globalement, l’époque où une entreprise pouvait imposer la couleur du pantalon de ses employés, ou interdire le port du jean, est révolue.
Mary Barra, la PDG de General Motors, a réduit le code vestimentaire du constructeur automobile de 10 pages à deux mots applicables à la plupart des organisations : « tenue appropriée ».
Congés Rigides
Donnez à vos employés salariés la flexibilité dont ils ont besoin lorsqu’ils doivent s’absenter un moment ici ou là pour se rendre chez le médecin ou assister à une réunion parents-professeurs.
Contrairement aux employés rémunérés à l’heure, il n’est pas nécessaire de leur faire comptabiliser chaque heure travaillée ou non, comme des crédits et débits sur un compte bancaire.
Congé de Deuil Soupçonné
« Hmm, alors ta grand-mère est-elle vraiment décédée ? » C’est la dernière chose que l’on voudrait entendre après une perte personnelle dévastatrice, mais c’est exactement ce que l’on sous-entend si l’on met en place une politique de congé de deuil qui exige une preuve de décès, comme un certificat de décès.
De nombreuses organisations progressistes offrent également à leurs employés un congé de deuil payé, afin qu’ils n’aient pas à utiliser leurs congés précieux (qui devraient être consacrés au repos et à la détente) ou leur congé maladie pour faire face à une crise familiale.
Utilisation du Téléphone Portable Personnel et d'Internet
Les politiques RH qui interdisent aux employés d’utiliser leur téléphone mobile personnel au travail, ou d’accéder à Internet à des fins personnelles depuis l’ordinateur professionnel, deviennent rapidement obsolètes.
Les recherches en psychologie ont démontré que faire des pauses au travail est nécessaire pour maintenir l’énergie, la motivation et la concentration.
Faire une promenade, s’étirer ou méditer sont de très bons moyens de faire une pause mentale.
Si la météo ne le permet pas, surfer sur Internet, passer sur les réseaux sociaux ou discuter avec un ami en dehors du travail sont également de bonnes alternatives.
Bien sûr, en abuser n’est pas acceptable, mais ces situations restent souvent rares et peuvent être traitées individuellement avec la personne concernée.
Et… N’oubliez Pas l’Importance de la Clarté, du Langage et du Ton
Sachez que, quelle que soit l’intention positive sous-jacente, les politiques peuvent toujours être perçues comme autoritaires et bureaucratiques.
La façon dont vos politiques sont rédigées et présentées peut donc avoir un grand impact sur la façon dont elles sont reçues par les membres de votre organisation, ainsi que sur la culture organisationnelle que vous souhaitez développer.
Carla Nordean, Directrice des ressources humaines et de la culture chez Squirrel Systems, note : « Le ton général du manuel a un impact énorme sur la culture. Si votre manuel est rédigé dans un langage oppressif (« les employés doivent / ne doivent pas... »), les nouveaux embauchés peuvent se demander s’ils ont rejoint la bonne organisation. »
Tim Reitsma ajoute : « Le choix des mots dans les politiques au sein de nos organisations est important. Certaines nécessitent un « vous devez », mais il est possible d’adoucir le langage pour utiliser par exemple « il vous incombe de » ».
Comment rédiger vos politiques RH
Rédiger des politiques RH efficaces nécessite un processus réfléchi qui tient compte des besoins spécifiques de votre organisation, du respect des lois et réglementations, ainsi que des meilleures pratiques en gestion des ressources humaines.
Voici un guide étape par étape pour vous aider à rédiger vos politiques RH :
1. Identifier le besoin
- Commencez par repérer les domaines de votre organisation qui nécessitent des politiques formalisées. Cela peut être motivé par des exigences légales, des besoins organisationnels ou des retours des employés.
2. Recherche
- Renseignez-vous sur les lois et réglementations applicables afin d’assurer la conformité
- Informez-vous sur les standards de l’industrie et les pratiques exemplaires
- Consultez les politiques d’organisations similaires pour vous inspirer.
3. Consulter les parties prenantes
- Impliquez différentes parties prenantes, notamment la direction, les employés et éventuellement des conseillers juridiques pour obtenir leur avis et comprendre différents points de vue
4. Rédiger la politique
Utilisez ce format pour vous aider à rédiger la politique.
- Titre : Indiquez clairement l'objet de la politique.
- But : Expliquez pourquoi la politique est mise en place et son importance.
- Périmètre : Définissez à qui s'applique la politique (par exemple, tous les employés, certains départements).
- Déclaration de politique : Présentez la position ou les règles de l’organisation concernant le sujet spécifique.
- Procédures : Décrivez les étapes ou procédures que les employés et la direction doivent suivre en lien avec la politique.
- Responsabilités : Précisez les responsabilités des différentes parties prenantes (employés, RH, managers) visées par la politique.
- Application : Expliquez comment la politique sera appliquée et les conséquences en cas de non-respect.
- Révision et modification : Indiquez comment et quand la politique sera révisée et mise à jour.
6. Relire et réviser
- Faites relire le projet par des professionnels des RH et un conseiller juridique afin de garantir sa conformité aux exigences légales et aux objectifs de l’organisation.
- Révisez la politique en fonction des retours reçus.
7. Approuver et diffuser
- Obtenez l’approbation de la direction générale.
- Communiquez la politique à tous les employés par les canaux appropriés (par exemple, e-mail, intranet de l’entreprise, réunions du personnel).
- Proposez des sessions de formation si la politique implique des changements de comportement ou de processus.
8. Mettre en œuvre et suivre
- Mettez en œuvre la politique et surveillez son efficacité.
- Soyez prêt à répondre aux questions et à fournir des clarifications si nécessaire.
9. Révision et mise à jour régulières
- Passez régulièrement en revue la politique afin de vous assurer qu’elle reste pertinente et conforme aux lois et règlements en vigueur.
- Mettez à jour la politique si nécessaire en informant les salariés des changements importants.
Bonnes pratiques pour rédiger des politiques RH
1. S’aligner sur les objectifs et valeurs de l’organisation
- Assurez-vous que chaque politique est cohérente avec la mission, la vision et les valeurs fondamentales de votre organisation. Les politiques doivent soutenir les objectifs stratégiques globaux et améliorer la culture de l’organisation.
2. Être clair et concis
- Utilisez un langage simple et direct. Évitez le jargon juridique ou les termes complexes susceptibles de dérouter les employés. L’objectif est de rendre les politiques aussi claires et accessibles que possible afin d’assurer leur compréhension et leur respect.
3. Assurer la conformité légale
- Assurez-vous que vos politiques respectent toutes les lois et réglementations locales, nationales et fédérales applicables. Cela peut nécessiter de consulter des professionnels du droit ou des experts RH pour éviter tout problème juridique.
4. Impliquer les parties prenantes dans le processus d’élaboration
- Faites participer un large éventail de parties prenantes, y compris des employés de différents niveaux et services, à l’élaboration des politiques. Cela permet de s’assurer que les politiques sont réalistes, adaptées et répondent aux besoins et préoccupations de l’ensemble des collaborateurs.
5. Garder une certaine flexibilité
- Si les politiques doivent offrir des lignes directrices claires, elles doivent aussi permettre une certaine flexibilité afin de tenir compte des circonstances exceptionnelles. Une rigidité excessive peut imposer des contraintes inutiles et nuire à la prise de décision efficace.
6. Prendre en compte l’expérience des employés
- Réfléchissez à la façon dont les politiques vont impacter l’expérience collaborateur. Elles doivent être équitables, favoriser un environnement de travail positif et soutenir le bien-être des salariés.
7. Fournir des exemples
- Lorsque cela s’avère pertinent, incluez des exemples pour clarifier l’application de la politique. Cela peut aider à prévenir les malentendus et illustrer de façon concrète comment la politique doit être comprise.
8. Préciser les responsabilités et les conséquences
- Définissez clairement qui est responsable de quoi dans chaque politique, ainsi que les conséquences d’un non-respect. Ce cadre de responsabilisation contribue à garantir la bonne application et le respect de la politique.
9. Communiquez et formez
- Une fois élaborées, communiquez efficacement les politiques à tous les employés. Envisagez des sessions de formation ou des ateliers afin que chacun comprenne bien les politiques et la façon dont elles s’appliquent à son rôle.
10. Révisez et actualisez régulièrement
- Examinez régulièrement vos politiques RH pour garantir qu'elles restent pertinentes, efficaces et conformes à la législation. Mettez-les à jour si nécessaire, notamment en cas de changements de lois, de structure organisationnelle ou d’objectifs stratégiques.
11. Assurez l’accessibilité
- Assurez-vous que tous les employés aient un accès facile aux politiques, que ce soit via un intranet, un livret d’employé ou tout autre format accessible.
12. Favorisez la transparence et la communication ouverte
- Encouragez les retours sur les politiques et maintenez une politique de porte ouverte pour toute question ou préoccupation concernant les politiques RH. Cela favorise une culture de transparence et d’amélioration continue.
