41 Politiques RH Clés et Meilleures Pratiques (Avec Exemples)
Lorsque toute startup ou petite entreprise se développe, les défis liés à la gestion des ressources humaines auxquels vous êtes confronté deviennent de plus en plus complexes.
À mesure que de plus en plus de personnes rejoignent l’organisation, il devient de plus en plus difficile d’assurer la cohérence et de gérer les questions relatives aux employés au cas par cas. La solution consiste alors à instaurer des politiques d’entreprise.
Cet article va vous aider précisément à faire cela—vous fournir un aperçu des politiques et procédures en ressources humaines, accompagnées d’exemples.
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Commençons par les bases.
Que sont les politiques RH ?
Les politiques de ressources humaines sont des règles et des processus qui régissent la relation d’emploi entre l’employeur et l’employé. L’élaboration de politiques fait partie des piliers fondamentaux des RH.
Pourquoi les politiques RH sont-elles importantes ?
Les politiques RH constituent un élément essentiel de la structuration et de la régulation de votre entreprise afin d’assurer la conformité et de garantir des actions cohérentes avec la culture d’entreprise. Quelques avantages des politiques RH :
- Décrivent les droits et responsabilités des employeurs et des employés
- Guident les employés et les responsables, en clarifiant les comportements attendus
- Favorisent un environnement de travail sain et épanouissant
- Offrent un cadre pour la résolution des litiges et des griefs
- Permettent de rationaliser divers processus RH
- Aident à rester conforme aux lois et règlements.
Qui gère les politiques RH ?
L’équipe des ressources humaines d’une organisation (ou la personne responsable des activités RH) est généralement chargée de créer et de maintenir les politiques RH. La plupart des politiques RH s’appliquent à tous les employés permanents, temporaires, à temps partiel et à temps plein.
Parallèlement à la création des politiques RH, vous aurez besoin d’une plateforme de gestion documentaire ou d’un système de gestion des politiques RH pour aider l’équipe RH à conserver, gérer et traiter les informations détaillées sur les employés, les documents RH, les politiques et procédures.
Les équipes RH peuvent utiliser des systèmes de gestion des dossiers RH pour surveiller le respect des politiques d’entreprise et résoudre efficacement les problèmes.
Types de politiques RH
Il existe de nombreux types de politiques et procédures RH dont une entreprise (et ses employés) peut bénéficier au fil du temps, telles que la santé et la sécurité, la sûreté, l’utilisation des technologies, la conduite des employés, les congés, le recrutement et la sélection, ainsi que la cessation d’emploi.
Voici quelques exemples plus détaillés de politiques RH :
| Domaine de politique RH | Exemples spécifiques de politiques RH |
|---|---|
| Recrutement et sélection | Diversité, équité et inclusion Pratiques d’embauche Promotions et mutations |
| Congés et absences | Vacances Jours fériés Congé familial Congé parental Congé de deuil Congé médical / maladie Congé personnel Appel au jury |
| Santé, sécurité et sûreté | Santé et sécurité Violence au travail Drogues et alcool Tabagisme Protocoles COVID-19 |
| Conduite des employés | Harcèlement Harcèlement sexuel Conflit d’intérêts Confidentialité et non-divulgation Heures et présence Pause repas et pause Appareil personnel Heures de travail Télétravail Code vestimentaire Lieu de travail sans armes |
| Gestion de la performance | Gestion de la performance Développement professionnel Emploi à volonté Cessation d’emploi Mesures disciplinaires |
| Utilisation des technologies | Utilisation et sécurité informatique Appareils personnels au travail Utilisation des réseaux sociaux à des fins professionnelles et personnelles Protection des données |
| Déplacements professionnels | Autorisation de déplacement Remboursement des frais Hôtel et location de voiture Repas et indemnités journalières Télétravail |
11 avantages des politiques RH
Les politiques RH (Ressources Humaines) peuvent jouer un rôle crucial dans la gestion efficace d'une organisation à mesure qu'elle se développe. Voici quelques avantages à prendre en compte.
- Cohérence et équité : Les politiques RH garantissent que tous les employés sont traités de manière équitable et cohérente, ce qui aide à maintenir un sentiment de justice et d’égalité, essentiel pour le moral et la satisfaction des employés.
- Lignes directrices claires : Ces politiques fournissent des lignes directrices claires pour la prise de décision et le comportement attendu. Cette clarté aide à réduire la confusion et les malentendus entre les employés et la direction.
- Respect des lois et réglementations : Les politiques RH aident les organisations à se conformer aux lois du travail locales et internationales, offrant une protection juridique non seulement pour l'entreprise mais aussi pour ses employés — un point crucial pour éviter les problèmes juridiques et les amendes.
- Efficacité accrue : Des politiques standardisées rationalisent divers processus RH comme le recrutement, l'intégration et les évaluations de performance, ce qui peut améliorer l'efficacité.
- Résolution des conflits : Elles offrent un cadre pour aborder et résoudre les problèmes et conflits sur le lieu de travail. Cela permet de maintenir un environnement de travail harmonieux.
- Gestion des risques : Des politiques RH bien définies aident à atténuer les risques liés aux questions d'emploi. Elles fournissent des lignes directrices sur la manière de gérer les sujets sensibles tels que le harcèlement, la discrimination et les réclamations des employés.
- Gestion des performances : Les politiques RH aident à établir des standards de performance clairs et constituent une base pour évaluer la performance des employés. Cela contribue à la productivité globale de l'organisation.
- Culture organisationnelle : Les politiques aident à définir la culture de l'organisation. Elles fixent les attentes en matière de comportement et d'interaction, ce qui peut favoriser un environnement de travail positif et productif.
- Développement des employés : Les politiques relatives à la formation et au développement garantissent que les employés ont des opportunités d’apprentissage et d’évolution, ce qui peut accroître la satisfaction au travail et la fidélisation.
- Recrutement et fidélisation : Des politiques RH claires peuvent rendre une organisation plus attractive auprès de candidats potentiels. Elles jouent également un rôle dans la fidélisation des effectifs en assurant un traitement équitable et en offrant une voie claire d'évolution et de croissance.
- Renforcement de l’engagement des employés : Les politiques axées sur le bien-être, la diversité et l’inclusion peuvent renforcer l’engagement et l’attachement des employés envers l’organisation.
Les politiques RH sont fondamentales pour le bon fonctionnement et l’efficacité d’une organisation à mesure qu’elle évolue et change. Elles offrent la structure nécessaire pour gérer efficacement les personnes dans un cadre de travail heureux, productif et conforme à la législation.
Inconvénients potentiels des politiques RH à prendre en compte
Vos politiques RH peuvent potentiellement avoir l'effet inverse si elles ne sont pas bien rédigées, mises en œuvre ou gérées.
Voici quelques écueils potentiels à surveiller.
- Sur-réglementation et bureaucratie : Des politiques RH trop nombreuses peuvent créer un environnement de travail rigide et bureaucratique, freiner la créativité et l’innovation, et conduire à de l’inefficacité ainsi que de la frustration à cause de la lenteur des processus décisionnels.
- Approche universelle : Des politiques standardisées peuvent ne pas répondre aux besoins spécifiques de certains départements ou individus, ce qui entraîne de l’insatisfaction et une efficacité réduite face à des défis particuliers.
- Résistance au changement : Les employés peuvent résister aux politiques qu'ils considèrent comme trop restrictives ou inutiles, surtout si celles-ci sont mises en place sans une communication suffisante ni prise en compte de leurs retours, ce qui mène à un manque d’adhésion et des conflits potentiels.
- Impact négatif sur le moral et la marque employeur : Des politiques strictes ou punitives peuvent nuire au moral des collaborateurs et à la réputation de l’organisation en tant qu’employeur, rendant le recrutement et la fidélisation de talents plus difficiles.
- Risques juridiques et de conformité : Des politiques mal rédigées, obsolètes ou non conformes peuvent entraîner des litiges juridiques et des problèmes de conformité RH, ce qui représente un risque important pour l’organisation.
Pour limiter ces inconvénients, il est important que les organisations :
- Révisent et actualisent régulièrement leurs politiques RH
- Veillent à ce qu’elles soient clairement communiquées et comprises
- Maintiennent un équilibre entre une régulation nécessaire et la flexibilité.
L’implication des employés dans l’élaboration de ces politiques aide également à assurer qu’elles soient bien accueillies et répondent aux besoins du personnel.
Une politique RH est-elle identique à une politique ou directive d’entreprise ?
Les termes « politique RH », « politique d’entreprise », « politique de société » et « politique de lieu de travail » sont souvent utilisés de façon interchangeable et désignent la même chose.
Cependant, certaines politiques d’entreprise peuvent s’appliquer à des opérations plus générales de l’organisation et être créées et maintenues par un autre service que les RH (par exemple, l’accès aux installations, la sécurité informatique, la préparation aux catastrophes, etc.).
Les politiques sont un ensemble de règles, et non des lignes directrices.
Selon l’expert RH Tim Reitsma, « Quand j’entends le mot politique, il peut être perçu comme un mot restrictif. Mais si on remplace “politique” par “ligne directrice”, malheureusement, cela ne porte pas le poids nécessaire. »
Où trouve-t-on habituellement les politiques RH ?
Un élément clé de la checklist d’intégration d’un nouvel employé et du programme d’orientation consiste à passer en revue, avec celui-ci, les politiques spécifiques qui pourraient l’impacter lors de son premier jour ou durant sa première semaine.
Les politiques RH peuvent exister sous forme écrite, sous forme numérique et/ou imprimable, et dans des endroits facilement accessibles par les employés.
Elles peuvent être enregistrées dans le logiciel RH, ou parfois dans un intranet d’entreprise ou des disques partagés. On les retrouve souvent dans les contrats de travail, les guides de l’employé et les manuels de politiques de l’entreprise. Cependant, le niveau de détail variera selon ces supports.
Pourquoi toutes les politiques RH ne sont-elles pas incluses dans le contrat de travail ?
Le contrat de travail de votre entreprise pourra définir le nombre de jours de congés auxquels un membre d’équipe a droit, tandis qu’une politique de congés distincte décrira comment un employé peut faire une demande de congés, comment elle est approuvée, ce qui se passe s’il ne prend pas tous ses jours, etc.
Cette séparation garantit que le contrat de travail n’est pas trop long ni trop complexe. Elle permet également de personnaliser certains aspects de l’emploi d’une personne, comme le nombre de jours de congés qu’elle recevra (contrat de travail), tout en maintenant ces points séparés de la politique générale sur les congés (manuel du personnel).
Documenter les politiques en dehors du contrat de travail permet aussi de mettre à jour ces politiques au fil du temps, sans avoir à modifier chaque contrat individuel.
Il est également utile de proposer une version condensée du manuel de l’employé spécifiquement pour les nouveaux arrivants, afin d’éviter de les surcharger d’informations dès le premier jour.
Quand faut-il élaborer des politiques de ressources humaines ?
Certaines politiques RH peuvent être déterminées par les besoins de l’organisation, ou dès que certains aspects de la relation de travail deviennent trop complexes à gérer au cas par cas.
D’autres politiques devraient être développées de manière proactive pour guider, responsabiliser ou protéger les employés ; apporter de la clarté sur les questions organisationnelles ; ou sauvegarder les intérêts plus larges de l’organisation.
Voici quelques lignes directrices générales sur le moment où il faut créer des politiques RH.
Créer des politiques directement liées au contrat de travail
Un bon point de départ consiste à créer des politiques qui sont directement liées aux avantages sociaux et aux droits et responsabilités de l’employé comme de l’employeur, tels que définis dans le contrat de travail.
Par exemple, beaucoup de contrats de travail préciseront l’éligibilité aux congés, les différents types d’avantages en matière de congé, et la façon dont la relation de travail peut prendre fin (par exemple, emploi à volonté).
Les politiques RH associées détailleront plus en profondeur les procédures liées à ces sujets.
Reportez-vous à la section ci-dessous pour quelques exemples qui vous aideront à comprendre comment la mise en œuvre d’une politique diffère entre le contrat de travail et le manuel de l’employé.
Créer des politiques exigées par la législation du travail
En cas de doute, utilisez les lois applicables (lois provinciales/étatiques, lois fédérales) et les pratiques courantes en relations de travail comme point de départ pour la création des politiques.
Il existe de nombreux textes législatifs en matière d’emploi, tant au Canada qu’aux États-Unis, qui définissent les exigences minimales des employeurs concernant bon nombre de ces politiques, notamment :
Créer des politiques qui auront un impact positif sur les employés et l’organisation
Joerg Clement, un haut dirigeant du secteur de la vision industrielle, le résume parfaitement :
«La mise en place de processus et de politiques constitue la base de l’engagement d’une organisation envers l’amélioration continue. Les exigences et attentes des clients et des employés évoluent au fil du temps. Il est important de pouvoir réagir rapidement aux évolutions des marchés, ce qui passe par l’alignement de vos processus et politiques afin d’obtenir des résultats probants. »
Concentrez-vous sur les politiques RH qui ont le plus d’impact positif sur les employés et l’organisation. Lorsque vous envisagez une nouvelle politique, posez-vous ces questions :
- Comment cette politique va-t-elle responsabiliser et protéger les employés ?
- Comment va-t-elle contribuer à créer une culture d’entreprise forte et performante ?
- Les valeurs et principes de l’organisation sont-ils soutenus ?
- Comment cette politique nous aide-t-elle à créer une équipe soudée et performante ?
- Cette politique va-t-elle réduire les risques pour l’entreprise ?
- Cette politique sera-t-elle conforme aux exigences légales applicables ?
Si vous avez répondu « oui » à toutes ces questions, il s’agit probablement d’une politique à adopter !
Quelles politiques RH doivent figurer dans votre manuel de l’employé ?
Vous devrez rédiger des politiques écrites directement liées au contrat de travail ou exigées par la législation sur l’emploi.
Les six politiques suivantes peuvent avoir un impact positif sur les employés à temps plein et à temps partiel, ainsi que sur les organisations qui les mettent en œuvre.
- Politique de diversité, d’équité et d’inclusion
- Politique de lutte contre le harcèlement
- Politique de télétravail / travail à distance
- Politique d’utilisation des réseaux sociaux
- Politique de santé et sécurité au travail
- Politique relative aux congés et absences
En cas de doute, utilisez les lois du travail, d’autres textes applicables (lois locales, provinciales / d’État, lois fédérales), ainsi que les pratiques courantes en relations de travail comme point de départ
Par exemple, les lois sur l’emploi telles que le Family and Medical Leave Act (FMLA) et l’Americans With Disabilities Act aux États-Unis, ainsi que la loi sur les normes d'emploi de la Colombie-Britannique au Canada, définissent les exigences minimales à respecter par les employeurs concernant un grand nombre de ces politiques.
Politique de diversité, d’équité et d’inclusion
L’engouement pour l’égalité en entreprise, qu’il s’agisse de l’égalité raciale ou de genre, n’a jamais été aussi fort. Au vu des récentes mobilisations mondiales contre le racisme systémique et des mouvements comme Black Lives Matter, ce sujet doit également figurer en tête de vos priorités.
La plupart des études, comme celle-ci de Glassdoor, indiquent que les candidats souhaitent que les employeurs potentiels accordent de l’importance à la diversité, à l’équité et à l’inclusion.
Selon PwC, 87 % des entreprises mondiales déclarent que la diversité et l’inclusion sont une priorité organisationnelle.
Les offres d’emploi pour des spécialistes de la diversité, de l’équité et de l’inclusion sont devenues plus fréquentes au cours des dernières années.
Des entreprises de recrutement en ligne telles que Glassdoor et ZipRecruiter l’ont bien compris, Glassdoor ayant même lancé de nouveaux outils destinés à favoriser l’équité au travail. Ils reconnaissent qu’adopter une politique et des programmes complets, puis les rendre publics, peut faire la différence dans l’attraction des meilleurs talents.
Salesforce dispose d'un Chief Equality Officer, ce qui démontre leur engagement en faveur de l’égalité et le soutien à ce principe au plus haut niveau de la direction. Leur politique « L'égalité pour tous » est disponible sur leur site web et décrit leurs valeurs et croyances concernant l’égalité des droits, l’égalité salariale, l’égalité d’accès à l’éducation et l’égalité des chances.
Politique de lutte contre le harcèlement
À l’instar de la diversité, de l’équité et de l’inclusion, les politiques de lutte contre le harcèlement n’ont jamais été aussi importantes.
L’objectif d’une politique contre le harcèlement, comme celle-ci de Google, est de préciser la position de votre entreprise concernant le comportement approprié et respectueux en milieu professionnel et de rappeler les responsabilités de chacun pour assurer et maintenir un environnement de travail sain et positif.
Selon le Code canadien du travail, le harcèlement et la violence sont définis comme suit:
« Toute action, conduite ou parole, y compris de nature sexuelle, susceptible d'offenser, d'humilier ou de causer raisonnablement des blessures ou des maladies physiques ou psychologiques à un employé, y compris toute action, conduite ou parole prescrite. »
Le harcèlement sexuel est l’une des formes de harcèlement les plus répandues. Le mouvement #MeToo a mis en lumière de nombreux problèmes graves et les conséquences importantes du harcèlement et de la violence sur les personnes.
En conséquence, il est recommandé de prévoir une politique distincte ou une section dédiée au sein d’une politique plus générale pour traiter la question du harcèlement sexuel.
Une bonne politique de lutte contre le harcèlement couvrira également d’autres types de harcèlement, notamment les insultes racistes, les menaces physiques et les blagues désobligeantes.
Politique de télétravail / Travail à distance
Le coronavirus COVID-19 a provoqué une crise mondiale de grande ampleur, touchant les individus, les entreprises et les économies du monde entier.
En conséquence, de nombreuses entreprises ont choisi d’adopter des politiques de travail à domicile (WFH) et de télétravail pour mieux gérer cette crise.
On s’attend à ce que cette tendance se poursuive au-delà de la pandémie actuelle. Une enquête menée en mars 2020 auprès de directeurs financiers (CFO) par Gartner, Inc. a révélé que 74 % des répondants transféreront au moins 5 % des employés autrefois présents sur site vers des postes de télétravail permanent après la crise du COVID-19. De grandes entreprises comme Shopify, Microsoft et Facebook déplacent définitivement davantage d’employés vers le travail à domicile. Shopify, basé au Canada, a même publié bon nombre de ses stratégies de télétravail sur son site internet.
Une politique RH de travail à distance, comme cet exemple fourni par Remote.co, devrait inclure :
- Historique de l’entreprise en matière de télétravail
- Qui peut bénéficier du télétravail
- Fréquence et durée pendant lesquelles un membre de l'équipe peut travailler à distance
- Comment demander un aménagement de télétravail
- Protocoles de communication et standards au sein de l’équipe
- Outils, équipements et ressources nécessaires au soutien du télétravail.
Politique sur les médias sociaux
Les médias sociaux constituent un élément essentiel de toute stratégie de marketing numérique. La manière dont votre entreprise est représentée en ligne, par vous-même et par les membres de votre équipe, peut faire la différence entre le succès ou l’échec de votre marque.
Établir quelques règles concernant l’usage des médias sociaux par les membres de l’équipe, tant sur le plan professionnel que personnel, permet de limiter les risques pour votre entreprise, votre marque ainsi que pour la motivation et l'engagement de vos collaborateurs.
Personne ne souhaite avoir honte de l’organisation pour laquelle il travaille à cause des activités d’un collègue sur les réseaux sociaux.
La plupart des politiques RH sont des « politiques vivantes »; elles doivent être mises à jour et rester pertinentes. Cela dit, les politiques RH en matière de médias sociaux doivent généralement être actualisées plus fréquemment que d’autres en raison de l’évolution constante de ce domaine.
Hootsuite, une plateforme de gestion des médias sociaux basée à Vancouver, propose d'excellentes directives pour établir votre propre politique sur les réseaux sociaux ainsi qu’un modèle de politique à utiliser.
Politique de santé et sécurité au travail
Une politique de santé et de sécurité au travail, comme celle-ci de Lyft, énonce souvent les procédures, les conditions de travail, les informations de contact en cas d'urgence et d'autres exigences particulières (par exemple, les protocoles de sécurité COVID-19) nécessaires pour protéger les employés.
Des organismes tels que l’Administration pour la sécurité et la santé au travail (OSHA) du département du Travail des États-Unis exigent également que certaines normes minimales soient en place pour protéger le bien-être des employés.
La violence en milieu de travail est directement liée à la santé, la sécurité et la sûreté des employés, mais fait généralement l'objet d'une politique distincte.
Par exemple, le manuel des politiques pour les employés de Disney consacre une section entière à la santé, à la sécurité et à la sûreté, incluant une politique sur la violence au travail.
Politique sur les congés et absences
La réalité est que les gens ont parfois besoin de s’absenter du travail pour faire face à des problèmes de santé ou à des urgences familiales, ou simplement pour partir en vacances quelque part au soleil !
La mise en place de politiques de congé claires et complètes peut aider vos collaborateurs en éliminant le stress de savoir comment vous les accompagnerez dans les moments difficiles, comme ceux traversés lors de la pandémie de coronavirus COVID-19.
Ces politiques de ressources humaines définissent l'éligibilité des employés aux congés et les procédures à suivre pour les prendre. Ces politiques sont distinctes des systèmes d'information RH qui assurent le suivi des absences, mais à la fois le système et la politique doivent être cohérents.
Voici quelques-uns des différents types de politiques de congé que vous devriez envisager de créer, par ordre de priorité approximatif. (Notez que tous ces types de congé sont assortis de lois du travail qui fixent des exigences minimales).
Types de politiques de congé
- Jours fériés : congés reconnus par le gouvernement comme l’Action de grâce et Noël
- Vacances : période programmée d'absence du travail pour se reposer et se détendre
- Congé de maladie / congé médical : absence liée à une maladie ou une hospitalisation
- Congé familial : lié aux soins, à la santé ou à l’éducation d’un membre de la famille
- Congé parental : période de congé permettant à un parent biologique de s'occuper d’un nouveau-né
- Congé de deuil : lié au décès d’un membre de la famille
- Congé sans solde : période prolongée d'absence non rémunérée pour des raisons personnelles.
Les politiques de congé peuvent également susciter des controverses, selon la manière dont elles sont mises en œuvre. La section suivante sur les « politiques à éviter » expliquera ce qu’il faut éviter lors de la création de politiques de congé.
Voilà ce que vous devriez inclure dans votre manuel de l’employé. De nombreuses entreprises choisissent d’utiliser des logiciels de gestion de manuel de l’employé pour aider à la création, la mise à jour et la diffusion de celui-ci.
Quelles politiques faut-il éviter d’inclure dans votre manuel de l’employé ?
En plus des politiques importantes et nécessaires à inclure dans votre manuel de l’employé, il est également important de savoir lesquelles pourraient avoir un effet négatif sur la culture de votre entreprise, démotiver les collaborateurs ou dissuader des candidats potentiels de postuler.
Vous devriez éviter d’adopter des politiques trop bureaucratiques et rigides, qui ne démontrent aucun degré de confiance envers les membres de votre équipe, ou simplement obsolètes et plus adaptées aux organisations modernes, humaines et progressistes.
Voici quelques politiques RH à bannir complètement, ou à aborder avec précaution au moment de les définir.
Code vestimentaire strict
Dans certains cas, des consignes vestimentaires demeurent pertinentes, par exemple lors de réunions clients ou de salons professionnels, mais en règle générale, l’époque où une entreprise dictait la couleur du pantalon à porter, ou interdisait le port du jean, est révolue.
Mary Barra, PDG de General Motors, a réduit le code vestimentaire de l’entreprise, long de 10 pages, à seulement deux mots applicables à la plupart des organisations : « s’habiller convenablement ».
Congés Inflexibles
Offrez à vos employés salariés de la flexibilité quand ils ont besoin de s'absenter un moment pour aller chez le médecin ou assister à une réunion parents-professeurs.
Contrairement aux employés payés à l'heure, vous n'avez pas besoin de leur demander de comptabiliser chaque heure travaillée ou non, comme des mouvements de crédit et de débit sur un compte bancaire.
Congé de Deuil Basé sur la Méfiance
« Hmm, ta grand-mère est-elle vraiment décédée ? » C’est la dernière chose que l’on voudrait entendre après une perte personnelle dévastatrice, mais c’est pourtant ce que vous sous-entendez si vous mettez en place une politique de congé de deuil qui exige une preuve comme un certificat de décès.
De nombreuses entreprises progressistes offrent également à leurs employés un congé de deuil payé, afin qu’ils n’aient pas à utiliser leurs précieux jours de vacances (qui devraient servir à se reposer et se détendre) ni leurs congés maladie pour faire face à une crise familiale.
Utilisation du Téléphone Portable Personnel et d'Internet
Les politiques RH qui interdisent l’utilisation du téléphone portable personnel au travail ou l’accès à internet à titre personnel sur les ordinateurs professionnels deviennent rapidement obsolètes.
Des recherches en psychologie ont démontré qu’il est nécessaire de faire des pauses au travail pour conserver son énergie, sa motivation et sa concentration.
Faire une promenade, quelques étirements ou de la méditation sont d’excellents moyens de s’accorder une pause mentale.
Si le temps ne le permet pas, naviguer sur internet, consulter les réseaux sociaux ou discuter avec un ami hors travail sont également de bonnes alternatives.
Bien sûr, en abuser n'est pas acceptable, mais ces cas restent rares et peuvent être traités individuellement avec le collaborateur concerné.
Et... N'oubliez pas l'importance de la clarté, du langage et du ton
N'oubliez pas que les politiques, aussi positives soient-elles dans leur intention, peuvent toujours être perçues comme autoritaires et bureaucratiques.
La façon dont vos politiques sont rédigées et présentées peut donc avoir un impact important sur la façon dont elles sont perçues par les membres de votre organisation, ainsi que sur la culture d'entreprise que vous souhaitez développer.
Carla Nordean, Directrice des Ressources Humaines et de la Culture chez Squirrel Systems, remarque : « Le ton général du livret d'accueil a un immense impact sur la culture. Si votre livret est rédigé dans un langage oppressif (« les employés doivent / ne doivent pas... »), les nouveaux embauchés pourraient se demander s’ils ont choisi la bonne entreprise. »
Tim Reitsma ajoute : « Le langage que nous utilisons dans nos organisations est important lorsque nous rédigeons des politiques. Certaines nécessitent un « vous devez », mais nous pouvons adoucir la formulation, par exemple « vous êtes responsables de » ».
Comment rédiger vos politiques RH
Rédiger des politiques RH efficaces implique un processus réfléchi qui tient compte des besoins spécifiques de votre organisation, du respect des lois et règlements, et des meilleures pratiques de la gestion RH.
Voici un guide étape par étape pour vous aider à rédiger vos politiques RH :
1. Identifiez le besoin
- Commencez par repérer les domaines de votre organisation nécessitant une politique formalisée. Cela peut être motivé par des exigences légales, des besoins organisationnels ou des retours de la part des employés.
2. Faites des recherches
- Renseignez-vous sur les lois et les réglementations applicables afin d’assurer la conformité
- Prenez connaissance des standards du secteur et des bonnes pratiques
- Consultez les politiques d’organisations similaires pour vous inspirer.
3. Consultez les parties prenantes
- Impliquer différents acteurs, y compris la direction, les employés et éventuellement des conseillers juridiques, pour recueillir des avis et comprendre les différents points de vue.
4. Rédigez la politique
Utilisez ce modèle pour vous aider à rédiger la politique.
- Titre : Indiquez clairement de quoi traite la politique.
- Objectif : Expliquez pourquoi la politique est mise en place et en quoi elle est importante.
- Périmètre : Définissez à qui s’applique la politique (par exemple, à tous les employés, à certains départements).
- Déclaration de politique : Exposez la position ou les règles de l'organisation concernant le sujet spécifique.
- Procédures : Décrivez en détail les étapes ou procédures que les employés et la direction doivent suivre en lien avec la politique.
- Responsabilités : Précisez les responsabilités des différentes parties prenantes (employés, RH, managers) dans le cadre de la politique.
- Application : Expliquez comment la politique sera appliquée et les conséquences en cas de non-respect.
- Révision et modification : Indiquez comment et quand la politique sera révisée et mise à jour.
6. Réviser et corriger
- Faites relire le projet par des professionnels des RH et des conseillers juridiques pour garantir le respect des obligations légales et des objectifs de l'organisation.
- Modifiez la politique en fonction des retours reçus.
7. Approuver et diffuser
- Obtenez l’approbation de la direction.
- Communiquez la politique à tous les employés via les canaux appropriés (ex : email, intranet d’entreprise, réunions du personnel).
- Proposez des sessions de formation si la politique entraîne des changements de comportement ou de processus.
8. Mettre en œuvre et suivre
- Mettez en œuvre la politique et surveillez son efficacité.
- Soyez prêt(e) à répondre aux questions et à apporter des précisions si nécessaire.
9. Révision et mise à jour régulières
- Révisez régulièrement la politique pour garantir qu’elle reste pertinente et conforme à la législation en vigueur.
- Mettez à jour la politique si nécessaire et informez les employés des modifications importantes.
Meilleures pratiques pour rédiger des politiques RH
1. Aligner avec les objectifs et valeurs de l’organisation
- Assurez-vous que chaque politique s’aligne sur la mission, la vision et les valeurs fondamentales de votre organisation. Les politiques doivent soutenir les objectifs stratégiques globaux et améliorer la culture de l’organisation.
2. Soyez clair et concis
- Utilisez un langage simple et direct. Évitez le jargon juridique ou les termes complexes susceptibles de semer la confusion chez les employés. L’objectif est de rendre les politiques aussi claires et accessibles que possible afin de garantir leur compréhension et leur respect.
3. Assurer la conformité juridique
- Veillez à ce que vos politiques soient conformes à toutes les lois et réglementations locales, nationales et fédérales applicables. Cela peut nécessiter la consultation de juristes ou d’experts RH afin d’éviter tout risque légal.
4. Impliquer les parties prenantes dans le processus d’élaboration
- Faites participer un groupe diversifié de parties prenantes, incluant des employés de différents niveaux et départements, lors du processus d’élaboration de la politique. Cela permet de s’assurer que les politiques sont réalistes, pratiques et répondent aux besoins et préoccupations de l’ensemble du personnel.
5. Maintenir une certaine flexibilité
- Bien que les politiques doivent offrir des directives claires, elles doivent aussi permettre une certaine souplesse pour prendre en compte des circonstances exceptionnelles. Un cadre trop rigide peut entraîner des contraintes inutiles et nuire à l’efficacité de la prise de décision.
6. Se concentrer sur l’expérience des employés
- Pensez à l’impact des politiques sur l’expérience vécue par les employés. Les politiques doivent être équitables, favoriser un environnement de travail positif et soutenir le bien-être du personnel.
7. Fournir des exemples
- Lorsque cela est pertinent, incluez des exemples pour illustrer l’application de la politique. Cela permet de prévenir les malentendus et de démontrer concrètement la mise en œuvre de la politique.
8. Décrire les responsabilités et les conséquences
- Définissez clairement les responsabilités de chacun au regard de chaque politique, ainsi que les conséquences en cas de non-respect. Ce cadre de responsabilité garantit que la politique est prise au sérieux et respectée.
9. Communiquez et formez
- Une fois élaborées, communiquez efficacement les politiques à tous les employés. Envisagez des sessions de formation ou des ateliers pour vous assurer que chacun comprenne les politiques et la façon dont elles s'appliquent à leur rôle.
10. Révisez et mettez à jour régulièrement
- Passez régulièrement en revue vos politiques RH pour garantir qu'elles restent pertinentes, efficaces et conformes à la législation. Mettez-les à jour si nécessaire, en particulier lorsqu'il y a des changements dans la législation, la structure organisationnelle ou les objectifs stratégiques.
11. Garantissez l’accessibilité
- Assurez-vous que tous les employés ont un accès facile aux politiques, que ce soit via un intranet, un livret d’accueil ou tout autre format facilement accessible.
12. Favorisez la transparence et la communication ouverte
- Encouragez les retours sur les politiques et maintenez une politique de porte ouverte pour les questions ou préoccupations relatives aux politiques RH. Cela favorise une culture de transparence et d’amélioration continue.
