8 étapes à suivre pour un audit d’équité salariale parfait
Les meilleurs talents auront toujours le plus de choix quant à leur employeur—alors, que recherchent-ils ?
Les études montrent que les entreprises ayant mis en place des initiatives de rémunération équitable attirent et retiennent de plus en plus les meilleurs talents. Les organisations qui considèrent cela comme un impératif culturel évaluent donc régulièrement les salaires de leur personnel à travers la pratique des audits d’équité salariale.
Qu'est-ce qu'un audit d’équité salariale ?
Lorsqu’on réalise un audit d’équité salariale, on examine et compare la rémunération des personnes occupant des postes similaires entre elles et avec les taux du marché.
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En observant le marché, il s’agit de vérifier si la rémunération que vous versez à vos collaborateurs est cohérente avec ce qu’ils pourraient toucher s’ils travaillaient ailleurs.
De nombreuses entreprises définissent ce que « compétitivité » signifie pour elles à travers ce que l’on appelle une philosophie de rémunération ou philosophie salariale. Ce processus permet de rester fidèle à cette orientation.
Cette même philosophie de rémunération devrait également inclure un engagement relativement standard en faveur d’une rémunération équitable.
Un audit d’équité salariale, utilisant un logiciel d’équité salariale, compare donc les salaires des individus au sein d’un groupe afin de garantir que seuls des facteurs objectifs comme la performance ou les compétences justifient les écarts de rémunération.
Quand réaliser un audit d’équité salariale ?
Il est toujours dans l’intérêt d’une entreprise d’effectuer en continu à la fois l’analyse interne et externe d’un audit d’équité salariale. Cela est vrai pour plusieurs raisons :
- Éliminer le risque de sous-payer ses collaborateurs
- Garantir l’exactitude et l’efficacité de votre logiciel de paie ou de votre service de paie
- Empêcher la perte de compétences clés et de personnel essentiel au profit de concurrents offrant une meilleure rémunération.
- Éviter les amendes, les dommages réputationnels et les problèmes juridiques liés à la discrimination salariale fondée sur l’âge, le genre ou l’origine ethnique
- Meilleur moral parmi les employés lorsque l’équité salariale est assurée
- Rester en conformité avec des lois telles que l’Equal Pay Act
Les entreprises qui ne se contentent pas de lutter contre les inégalités de rémunération, mais qui cherchent à les éliminer, bénéficient d’un avantage stratégique en termes d’attractivité et d’engagement des talents.
Les solutions logicielles de paie et plateformes de gestion de la rémunération évoluent d’ailleurs en ce sens, proposant des fonctionnalités qui permettent de visualiser ces écarts de rémunération et offrent aux organisations une vision encore plus approfondie.
Se doter d’informations pertinentes est essentiel, mais seule la réalisation régulière d’audits d’équité salariale vous permet de garantir que votre entreprise reste alignée sur ses objectifs.
Les avantages de l’équité salariale dans le monde professionnel moderne
Les avantages commerciaux d’un audit d’équité salariale complet sont multiples, mais consistent principalement à motiver vos collaborateurs et à améliorer leur fidélisation.
Mais à quoi ressemble la situation pour les entreprises qui ne procèdent pas à des audits d’équité salariale ?
L’équité salariale en pratique
Grâce aux lois et protections sur la transparence salariale, il n’est pas rare que vos collaborateurs actuels tombent, à un moment donné, sur une offre d’emploi similaire à leur poste actuel – mais offrant une rémunération bien supérieure.
On peut aisément imaginer que la pensée immédiate de l’employé sera : « Pourquoi ne suis-je pas payé de la même façon ? »
Quelle que soit la suite, ce moment constitue un point de contact clé dans l’expérience collaborateur et laisse une impression durable. L’employé peut alors avoir le sentiment de ne pas être suffisamment reconnu pour son travail.
Les entreprises qui pratiquent l’audit d’équité salariale de manière proactive connaissent ces postes sur le marché et veillent à ce que ce type de situation soit l’occasion pour leurs collaborateurs de constater qu’ils sont payés au juste niveau par rapport à l’annonce consultée.
Équité salariale interne
Il en va de même pour les facteurs d’équité salariale interne. Des dysfonctionnements dans les systèmes et processus RH peuvent entraîner des écarts de rémunération fondés sur les caractéristiques personnelles plutôt que sur la fonction ou la performance.
Avec les discussions autour de la rémunération devenant moins taboues chaque jour, si quelqu'un est moins payé qu'un collègue, il finira inévitablement par l'apprendre. Dans le meilleur des cas, les entreprises peuvent s'attendre à ce que cet employé soulève le sujet et qu'il soit rapidement traité, limitant ainsi tout impact sur la motivation et l'engagement.
Malheureusement, le pire scénario est plus fréquent : des problèmes systémiques créent souvent des obstacles pour que les individus puissent signaler la situation — ce qui entraîne une baisse de productivité ou des départs.
Bien qu'il soit évident qu'il faille réaliser des audits réguliers d'équité salariale, les entreprises doivent adopter une approche structurée et rigoureuse pour les mener à bien, sinon leurs efforts seront perçus comme une façade qui cause plus de tort que de bien.
Comment réaliser un audit d'équité salariale
Tout audit d'équité salariale est une démarche fondée sur les données, il est donc essentiel d'appuyer vos intentions sur des données solides et précises concernant vos collaborateurs.
C'est là que la valeur d'une plateforme de gestion des employés est essentielle pour veiller à ce que vous puissiez consacrer du temps à l'analyse et à l'action, et non à la saisie de données. Une fois vos données consolidées, il est temps de se lancer.
1. Documentez vos pratiques de rémunération
La plupart des entreprises réalisent un audit d'équité salariale au moins une fois par an, et vous devriez aussi intégrer cela dans votre philosophie de rémunération. La conduite d'un audit d'équité salariale est simplifiée avec un système d'automatisation de la paie qui suit la rémunération efficacement.
Documenter vos pratiques de rémunération permet à vos collaborateurs de savoir non seulement ce qui est prévu, mais aussi quand ils peuvent s'attendre à ce que cela ait lieu. Par exemple, vous pourriez créer et mettre à jour régulièrement une checklist de traitement de la paie pour votre entreprise.
Votre philosophie de rémunération devrait donc constituer le point de départ pour définir l'objectif de l'audit d'équité salariale, ce qui constitue une première étape cruciale.
2. Fixez des objectifs qui guident votre approche
Il est facile d'être submergé par la quantité de données générées lors d'un audit d'équité salariale. Pour éviter cela, vous devrez définir une série d'objectifs afin de structurer votre analyse du volume de données à traiter et d'en dégager des enseignements utiles pour agir.
3. Tenez compte des sous-objectifs
En définissant des objectifs de haut niveau pour un audit d'équité salariale efficace, vous allez sans aucun doute identifier des exigences à remplir pour les atteindre — ce sont vos sous-objectifs.
Un exemple de sous-objectif peut inclure « fixer un taux de référence pour chaque type de poste », ce qui doit être fait avant de savoir si une personne est rémunérée équitablement par rapport au marché.
Définir les besoins pour vos objectifs et documenter ces sous-objectifs est essentiel pour garder le cap et savoir quand le travail est terminé.
4. Consultez le service juridique
Il n'est jamais inutile de consulter votre service juridique dans une telle démarche afin de tenir compte de toutes les lois fédérales, indicateurs DEI ou démographiques qui devraient orienter votre analyse tout au long du processus.
Mais n'oubliez pas, votre équipe juridique se concentrera généralement sur ce que j'appellerais le strict nécessaire — s'assurer que votre entreprise évite tout risque de réclamation.
En tant que professionnel des opérations liées aux ressources humaines, votre rôle est aussi de veiller à un autre type de risque — le désengagement et la rotation du personnel. C’est à vous de garantir une expérience collaborateur exceptionnelle, ce qui va souvent bien au-delà des exigences de conformité de base.
5. Définir les emplois comparables
Avant d’analyser les données et de tirer vos conclusions, il est important de commencer par définir les emplois comparables, c’est-à-dire des postes dont les responsabilités et le périmètre sont globalement similaires. Les intitulés de poste constituent un bon point de départ mais il est aussi pertinent d’envisager l’analyse des compétences et responsabilités.
La plupart des organisations utilisent un référentiel de niveaux de poste qui permet de classer efficacement les collaborateurs et de faciliter ce processus.
6. Définir les données nécessaires
Une fois que vous avez identifié ce que vous recherchez, il est temps de recenser toutes les données nécessaires à vos analyses. Parmi ces données, quelles informations avez-vous déjà et lesquelles devez-vous extraire ou constituer pour pouvoir réaliser vos déterminations et atteindre vos objectifs ?
À cette étape, de solides compétences analytiques sont essentielles car vous devrez traiter de grands volumes d’informations qui peuvent être synthétisées grâce à des formules intelligentes, ce qui facilite ce travail souvent fastidieux. Si d’imposants tableaux ont de quoi impressionner de prime abord, ils peuvent s’avérer très difficiles à gérer.
Aujourd’hui, il existe un outil pour tout, alors pourquoi ne pas miser sur la technologie ? Une bonne gestion de la rémunération devient bien plus complexe à cause de processus manuels et d’interfaces utilisateur peu ergonomiques ou intuitives.
7. Rechercher des tendances et des écarts
Une fois les données récoltées, il est temps de voir ce qu’elles révèlent. Recherchez des tendances ou des écarts, en vous assurant que le contexte des comparaisons est pertinent et qu’il tient compte de facteurs légitimes tels que la performance ou l’ancienneté, qui peuvent influencer la rémunération selon votre politique salariale.
Ce type de processus de revue de la rémunération implique souvent un va-et-vient avec la collecte des données ou l’ajustement des formules pour garantir la précision. Ne soyez donc pas découragé si vous devez revenir à l’étape précédente et affiner vos sous-objectifs afin d’atteindre vos objectifs globaux plus efficacement.
8. Compiler vos conclusions
Une fois que vous avez réussi à examiner les données, il est temps de rassembler vos conclusions. Cela se fait généralement sous la forme d’un rapport ou d’une présentation pouvant faire ressortir des informations de haut niveau, comme le compa-ratio d’un groupe ou les écarts de rémunération entre des postes de valeur égale, afin de déterminer où concentrer les efforts de remédiation pour parvenir à l’équité salariale.
Cette étape se termine souvent par une recommandation visant à cibler les domaines de l’entreprise qui ne sont pas en adéquation avec la politique salariale mentionnée précédemment, ainsi que le coût et le mécanisme pour y parvenir.
Stratégies pour corriger les inégalités salariales
Parmi tous les efforts et la complexité qu’un audit d’équité salariale implique, la façon dont les organisations corrigent ces écarts est la plus importante.
Allouer un budget pour corriger les différences de rémunération est une chose, mais ce n’est que le strict minimum. Les entreprises les plus avancées s’engagent à identifier concrètement les causes sous-jacentes des écarts de salaire et à poursuivre continuellement des actions correctives pour éviter qu’elles ne se reproduisent.
La nature continue des audits d’équité salariale
Les entreprises devraient examiner les résultats de plusieurs audits d’équité salariale pour y déceler des tendances et faire évoluer les audits d’un simple acte de conformité vers un levier progressif et transformateur pour la gestion des talents.
Par exemple, il se peut que plusieurs audits révèlent de manière répétée qu’un genre est moins bien rémunéré qu’un autre, alors que les postes comparés obtiennent des évaluations de performance similaires. Ces constats plus larges peuvent constituer un signal d’alarme permettant de mettre en lumière des failles systémiques dans les pratiques en entreprise et nuire à leur efficacité.
Les entreprises gagneraient à utiliser ces constats pour mener des initiatives visant à maîtriser les biais à l’origine de ces disparités salariales, à améliorer la fonction budgétaire et à réduire le risque de désengagement ou de départs dans le processus.
La transparence, clé du succès
Les entreprises progressistes ne gardent pas non plus le silence sur leurs audits d’équité salariale. Les organisations qui mettent fréquemment en avant leurs efforts de remédiation sont celles qui considèrent les audits d’équité salariale comme des impératifs culturels, et qui obtiennent des résultats en matière d’attractivité et de fidélisation des talents.
Vous pouvez commencer ce cheminement par des actions simples, comme informer vos employés des résultats anonymisés et des mesures prises à la suite de l’audit. Mettre en avant, par exemple, la manière dont vous abordez l’écart de rémunération entre les genres ou exposer l’utilisation des budgets lors du précédent cycle sont de bons moyens de partager ces informations.
Bien que cela puisse sembler intimidant, j’ai pu constater de mes propres yeux le soutien et la reconnaissance exceptionnels accordés par des salariés considérés pour ce qu’ils sont vraiment : le moteur de l’organisation.
Faites évoluer votre approche de l’équité salariale
Les audits d’équité salariale sont un mécanisme essentiel pour garantir l’égalité de traitement — à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise — mais ne vous arrêtez pas là.
Bien mené, le processus d’audit permet d’instaurer la confiance et prouve à vos collaborateurs que l’équité de rémunération n’est pas un simple atout, mais un pilier fondamental de votre culture d’entreprise. Les professionnels talentueux sont de plus en plus attirés par des organisations qui allient engagement et responsabilité sur ce sujet.
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