8 étapes à suivre pour un audit d’équité salariale parfait
Les meilleurs talents auront toujours le plus de choix quant à l’entreprise pour laquelle ils travaillent — alors, que recherchent-ils ?
Les études montrent que les entreprises qui mettent en place des initiatives pour garantir une rémunération équitable attirent et retiennent de plus en plus les meilleurs talents. Les organisations qui considèrent cela comme un impératif culturel évaluent donc régulièrement les salaires de leurs collaborateurs grâce à la pratique des audits d’équité salariale.
Qu’est-ce qu’un audit d’équité salariale ?
Lorsque vous réalisez un audit d’équité salariale, vous examinez et comparez la rémunération des personnes occupant des postes similaires entre elles et par rapport aux taux du marché.
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Lorsque vous analysez le marché, vous vérifiez si la rémunération de vos collaborateurs est cohérente avec ce qu’ils pourraient toucher ailleurs.
De nombreuses entreprises définissent ce que signifie « être compétitif » pour elles dans ce que l’on appelle une philosophie de la rémunération ou philosophie salariale. Cette démarche est un moyen de rester fidèle à ce positionnement.
Cette même philosophie de rémunération devrait également contenir un engagement relativement standard en faveur d’une rémunération équitable.
Un audit d’équité salariale, à l’aide de logiciels d’équité salariale, compare donc les salaires des individus au sein d’un même groupe pour s’assurer que toute différence est justifiée par des facteurs raisonnables comme la performance ou les compétences.
Quand effectuer un audit d’équité salariale ?
Il est toujours dans l’intérêt d’une entreprise de mener en continu à la fois les volets internes et externes d’un audit d’équité salariale. Cela est vrai pour plusieurs raisons, telles que :
- Éliminer le risque de sous-payer vos collaborateurs
- Assurer la précision et l’efficacité de votre logiciel de paie ou de votre service
- Prévenir la perte de personnel clé et de compétences au profit de concurrents offrant une meilleure rémunération.
- Éviter les amendes, les dommages à la réputation et les problèmes juridiques liés à une rémunération différente basée sur l’âge, le genre ou l’origine ethnique
- Meilleur moral au sein des équipes lorsque l’équité salariale est établie
- Rester en conformité avec des lois comme l’Equal Pay Act
Les entreprises qui s’engagent non seulement à détecter les disparités salariales, mais aussi à les éliminer, tirent profit de ces démarches tant dans l’attraction que dans l’engagement des talents. C’est un avantage stratégique.
Les solutions logicielles de paie et les plateformes de gestion de la rémunération évoluent également en réponse à cet enjeu, en apportant des fonctionnalités qui mettent en tableau de bord les disparités de rémunération et permettent aux organisations d’obtenir une vision encore plus approfondie.
S’outiller d’informations est essentiel, mais c’est uniquement en menant régulièrement un audit d’équité salariale que vous assurerez à votre entreprise de rester alignée avec ses objectifs en la matière.
Les avantages de l’équité salariale dans le monde du travail moderne
Les bénéfices commerciaux d’un audit d’équité salariale complet sont nombreux, mais ils consistent principalement à garantir que vos collaborateurs restent motivés et fidèles plus longtemps.
Mais à quoi cela ressemble-t-il pour les entreprises qui n’effectuent pas d’audits d’équité salariale ?
L’équité salariale à l’œuvre
Grâce aux lois et protections sur la transparence salariale, il n’est pas improbable que vos employés actuels soient amenés, à un moment ou à un autre, à chercher ou à voir passer une annonce pour un poste similaire au leur, mais nettement mieux rémunéré.
Comme vous pouvez l’imaginer, la réaction immédiate de l’employé sera probablement : « Pourquoi ne suis-je pas payé de la même façon ? »
Peu importe la suite des événements, ce qui vient de se passer représente un moment clé dans l’expérience collaborateur qui laisse une empreinte durable. L’employé peut désormais se sentir sous-valorisé pour le travail qu’il effectue.
Les entreprises qui pratiquent l’audit d’équité salariale de façon proactive connaissent les situations de ce type sur le marché et veillent activement à ce qu’un tel moment soit plutôt l’occasion pour leurs collaborateurs de constater qu’ils sont rémunérés de manière équitable par rapport à l’annonce qu’ils ont vue apparaître.
Équité salariale interne
Il en va de même pour les facteurs d’équité salariale internes. Les défaillances dans les systèmes et processus RH peuvent entraîner des écarts de rémunération fondés sur les caractéristiques individuelles, plutôt que sur le poste occupé ou la performance.
À mesure que la question des salaires devient de moins en moins taboue, si un salarié est moins payé qu’un collègue, il finira inévitablement par le découvrir. Dans le meilleur des cas, les entreprises peuvent espérer que ce salarié soulève la question afin qu’elle soit rapidement traitée, ce qui limite l’impact négatif sur la motivation et l’engagement.
Malheureusement, le pire scénario est souvent le plus courant : des dysfonctionnements systémiques créent souvent des obstacles empêchant les individus de soulever le problème, ce qui finit par impacter la productivité ou entraîner des départs.
Alors que la nécessité d’audits réguliers d’équité salariale est claire, les entreprises doivent adopter une approche structurée et solide pour les mener à bien, sous peine que ces efforts ne soient perçus comme une simple façade, causant plus de tort que de bien.
Comment réaliser un audit d’équité salariale
Tout audit d’équité salariale est basé sur les données, il est donc essentiel de disposer de données fiables et précises sur vos collaborateurs pour soutenir vos intentions.
C’est là que la valeur d’une plateforme de gestion des employés devient essentielle, afin de vous permettre de consacrer votre temps à l’analyse et à l’action, plutôt qu’à la saisie de données. Une fois vos données en ordre, il est temps de plonger dedans.
1. Documentez vos pratiques salariales
La plupart des entreprises mènent au moins une fois par an un audit d’équité salariale, et il est recommandé d’inscrire cette pratique dans votre philosophie de rémunération. Réaliser un audit d’équité salariale est simplifié grâce à un système d’automatisation de la paie qui suit efficacement la rémunération.
Documenter vos pratiques salariales rassure vos collaborateurs, non seulement quant à la démarche impliquée mais aussi sur la périodicité de sa réalisation. Par exemple, vous pouvez élaborer et mettre régulièrement à jour une checklist de traitement de la paie pour votre entreprise.
Votre philosophie de rémunération doit donc être votre point de départ pour définir l’objectif de l’audit d’équité salariale, ce qui constitue une première étape cruciale.
2. Fixez des objectifs qui guident votre approche
La quantité de données générées lors d’un audit d’équité salariale peut rapidement devenir écrasante. Pour y remédier, il est indispensable de définir une série d’objectifs qui orienteront la manière dont vous traiterez cette masse de données, et vous permettront d’en extraire des informations exploitables.
3. Prévoyez des sous-objectifs
En définissant des objectifs principaux pour mener un audit d’équité salariale efficace, vous découvrirez inévitablement des exigences à satisfaire — ce sont vos sous-objectifs.
Un exemple de sous-objectif pourrait être « fixer un taux de référence pour chaque type de poste », ce qui doit être fait avant de pouvoir déterminer si quelqu’un est rémunéré équitablement par rapport au marché.
Définir précisément les besoins rattachés à vos objectifs et consigner ces sous-objectifs est essentiel afin de savoir ce que vous faites, et quand le travail est terminé.
4. Consultez un conseiller juridique
Il n’est jamais inutile de solliciter votre conseil juridique dans une telle démarche, afin de vous assurer que vous prenez bien en compte les législations fédérales, les indicateurs DEI ou démographiques qui devraient orienter votre analyse.
Mais gardez à l’esprit que votre service juridique se concentre généralement sur ce que j’appellerais le strict minimum — s’assurer que votre entreprise évite toute mise en cause.
En tant que professionnel(le) des opérations humaines, c’est votre rôle d’assurer la gestion d’un autre type de risque : le désengagement et le départ. C’est vous qui vous concentrez sur l’amélioration de l’expérience des collaborateurs, et cela va souvent bien au-delà des exigences de conformité de base.
5. Définir les postes comparables
Avant d’analyser les données et de tirer vos conclusions, il est essentiel de commencer par définir les postes comparables, c’est-à-dire ceux dont le périmètre et les responsabilités sont en grande partie similaires. Les intitulés de poste constituent un bon point de départ, mais vous pouvez aller jusqu’à l’examen des compétences et des responsabilités.
La plupart des organisations s’appuient sur une grille de classification des postes permettant de catégoriser efficacement les collaborateurs et de faciliter ce processus.
6. Définir les données nécessaires
Une fois que vous savez ce que vous recherchez, il faut alors définir toutes les données indispensables à vos conclusions. Parmi ces données, lesquelles possédez-vous déjà et lesquelles doivent être collectées ou préparées afin de prendre des décisions éclairées et d’atteindre vos objectifs ?
C’est à cette étape que de solides compétences en analyse s’avèrent cruciales, car vous allez devoir gérer une masse d’informations conséquente, que des formules ingénieuses peuvent vous aider à exploiter avec plus d’efficacité, réduisant ainsi la charge de travail. Si de grands tableaux paraissent impressionnants au début, ils peuvent vite devenir cauchemardesques à gérer.
Aujourd’hui, il existe un outil pour tout ; laissez donc la technologie vous assister. Une bonne gestion de la rémunération est rendue plus complexe par des processus manuels et des interfaces utilisateurs peu intuitives ou peu accessibles.
7. Recherchez des tendances et des données atypiques
Une fois les données recueillies, il est temps de voir ce qu’elles révèlent. Recherchez des tendances ou des situations atypiques, en veillant à contextualiser correctement toute comparaison et à ajuster selon des facteurs légitimes tels que la performance ou l’ancienneté, qui peuvent influer sur la rémunération selon votre politique salariale.
Ce type de processus d’examen de la rémunération implique souvent un « recommencer » au niveau de la collecte des données ou des ajustements de formules afin de garantir la fiabilité des résultats. Ne vous découragez donc pas si vous devez revenir à l’étape précédente et affiner légèrement vos sous-objectifs pour répondre efficacement à vos ambitions.
8. Compilez vos résultats
Une fois que vous avez réussi à analyser les données, il est temps de rassembler vos conclusions. Cela se fait généralement dans un rapport ou une présentation qui met en avant des insights de haut niveau tels que le compa-ratio d’un groupe ou les écarts de rémunération entre des postes de valeur équivalente, afin de déterminer où concentrer les efforts de remédiation pour atteindre l’équité salariale.
Cette étape se termine souvent par une recommandation visant à traiter les zones de l'entreprise qui ne sont pas en adéquation avec la politique salariale mentionnée précédemment, ainsi que le coût et les modalités pour y parvenir.
Stratégies pour corriger les inégalités salariales
De tous les efforts et la complexité qu’implique un audit d’équité salariale, la façon dont les organisations y remédient est l’aspect le plus important.
Si diriger un budget vers la correction des écarts de rémunération est une chose, cela reste le strict minimum. Les entreprises avant-gardistes s’engagent à identifier en profondeur les causes sous-jacentes des écarts salariaux et à poursuivre continuellement des actions correctives pour éviter leur réapparition.
Caractère continu des audits d’équité salariale
Les entreprises devraient, d’un audit à l’autre, rechercher des tendances dans leurs résultats, et transformer les audits d’équité salariale en moteurs de développement des talents, au lieu de simples obligations de conformité.
Par exemple, il se peut que plusieurs audits révèlent à répétition qu’un genre est rémunéré moins que l’autre, malgré des évaluations de performance similaires pour les mêmes postes. Ce sont ces constats de fond qui peuvent faire office de signal d’alerte pour révéler des failles systémiques dans les pratiques de l’entreprise, nuisant à leur efficacité.
Les entreprises auraient tout intérêt à utiliser ces constats pour lancer des initiatives visant à maîtriser les biais ayant mené à ces écarts de rémunération, en améliorant des aspects tels que la gestion budgétaire et en réduisant au passage le risque de désengagement ou de départ de collaborateurs.
La transparence, clé du succès
Les entreprises progressistes ne gardent pas non plus le silence sur leurs audits d’équité salariale. Les organisations qui mettent régulièrement en avant leurs efforts de remédiation considèrent les audits d’équité salariale comme des impératifs culturels, ce qui dynamise l’attraction et la fidélisation de leurs talents.
Vous pouvez entamer ce chemin simplement en informant vos équipes des résultats anonymes et des actions qui seront entreprises. Mettre en lumière des sujets comme la façon dont vous abordez l’écart de salaire entre les genres, ou illustrer les postes de budget alloués lors du dernier cycle, sont d’excellentes occasions de partager des informations utiles.
Même si cela peut sembler intimidant, j’ai moi-même été témoin du soutien et de la reconnaissance exceptionnels témoignés par les collaborateurs considérés comme la véritable force vive de l’organisation.
Faites évoluer votre approche de l’équité salariale
Les audits d’équité salariale sont un outil essentiel pour garantir l’égalité salariale — interne comme externe — mais il ne faut pas s’arrêter là.
Bien mené, le processus d’audit peut instaurer la confiance et montrer à vos collaborateurs que l’équité salariale n’est pas simplement un accessoire, mais un pilier fondamental de votre culture. Les professionnels talentueux sont de plus en plus nombreux à rechercher des organisations investies et responsables sur ce point.
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