Dépenses professionnelles : Ce qui est déductible et ce qui ne l’est pas
Que vous soyez un entrepreneur à la tête d’une petite entreprise ou un salarié W-2 souhaitant déduire des impôts une activité complémentaire, il est important de comprendre les subtilités des dépenses professionnelles telles que l’assurance, le loyer et le matériel.
Une gestion efficace des dépenses ne consiste pas seulement à réduire les coûts—il s’agit de prendre des décisions financières stratégiques qui soutiennent la croissance de l’entreprise, le bien-être des employés et la pérennité à long terme.
Dans cet article, je vais expliquer ce qui est (et ce qui n’est pas) déductible, avec des exemples pour vous guider afin que vous ne manquiez pas d’opportunités d’économies ou que vous ne rencontriez pas de problèmes avec l’administration fiscale.
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Veuillez noter que cet article s'adresse aux entreprises basées aux États-Unis et a une valeur indicative. Consultez un professionnel de la fiscalité et utilisez un logiciel de gestion des dépenses pour garantir la conformité de vos rapports financiers et de dépenses avec la réglementation IRS.
Qu’est-ce qu’une dépense professionnelle ?
Les dépenses professionnelles sont les coûts engagés dans le cadre de l’exploitation d’une entreprise à but lucratif. Souvent appelées déductions, calculer vos dépenses professionnelles et les soustraire du chiffre d’affaires de votre société peut permettre de réduire votre charge fiscale.
Cependant, toutes les dépenses professionnelles ne se valent pas. Pour être déductibles d’impôt, vos dépenses doivent être considérées comme « ordinaires et nécessaires » pour l’exploitation de l’entreprise, comme le précise le Code des impôts américain (IRC).
Comprendre les types de dépenses professionnelles
Il existe deux types de dépenses professionnelles que je vais aborder dans cette section : les dépenses déductibles et non déductibles. Pour chacune, je fournirai une définition et quelques exemples.
Dépenses professionnelles déductibles
Les dépenses professionnelles déductibles sont celles que vous pouvez déduire de vos impôts d’entreprise. Elles comprennent le coût des éléments que votre entreprise utilise de manière indirecte pour fournir des biens ou des services, mais elles doivent être considérées comme « ordinaires et nécessaires ».
- Selon l’IRS, une dépense ordinaire est considérée comme « courante et acceptée » (c’est-à-dire non inhabituelle) dans votre secteur ou métier.
- L’IRS définit une dépense nécessaire comme étant « utile et appropriée » à l’exercice de l’activité dans votre secteur.
Les dépenses professionnelles déductibles peuvent considérablement réduire votre charge fiscale. Comprendre les règles de conformité fiscale permet d’éviter des contrôles ou des pénalités onéreuses—tenir des registres précis est essentiel. Pour gérer ces dépenses efficacement, songez à utiliser un logiciel de gestion fiscale d’entreprise permettant un suivi et une conformité optimaux.
Exemples de dépenses professionnelles déductibles :
Différents secteurs ont des dépenses déductibles spécifiques, allant des déductions pour bureau à domicile pour les travailleurs à distance aux crédits d’impôt pour la R&D dans la tech. Parmi les exemples de dépenses déductibles figurent, sans s’y limiter :
- Logiciel de paie et frais
- Programmes d’avantages sociaux pour les employés
- Services publics, fournitures et matériaux
- Baux immobiliers et de matériel
- Assurance entreprise
- Coûts de publicité et de marketing
- Dons de bienfaisance
- Commissions (rémunérations supplémentaires)
- Frais de déplacement professionnel
- Dépenses de formation des employés
- Frais de formation des employés
- Locations de matériel
- Intérêts payés sur certains prêts d’entreprise, cartes de crédit d’entreprise et hypothèques sur des biens achetés par l’entreprise (ou le propriétaire unique).
- Repas
Le service des impôts interne (IRS) fournit des directives détaillées sur les dépenses pouvant être déduites pour réduire votre charge fiscale dans la Publication 535 (2021), Dépenses professionnelles. Vous pouvez consulter la liste complète des publications de l’IRS pour plus d’informations.
Astuce pour les petites entreprises : Réduire vos dépenses permet d’améliorer la rentabilité. Investir dans les meilleurs services de paie conçus pour les petites entreprises peut vous aider à diminuer les coûts liés à la paie.
Conseil de pro : Songez à utiliser des solutions logicielles pour suivre et déclarer vos dépenses. Voici comment fonctionne un logiciel de gestion des dépenses.
Une petite histoire
Pour illustrer cela, je vais vous parler d’une amie, Katherine, qui gère un cabinet de conseil RH depuis chez elle et qui est l’unique salariée sur la fiche de paie.
Pour les petites entreprises comme celle de Katherine, la gestion efficace des dépenses a toujours été cruciale pour assurer la rentabilité. Exploitant son activité depuis son domicile, elle s’est d’abord concentrée sur le suivi des frais évidents comme les fournitures de bureau et la connexion Internet.
Cependant, elle s’est vite aperçue qu’il existait d’autres possibilités d’optimiser les déductions.
Après sa première rencontre avec un nouveau comptable, elle a compris qu’elle pouvait déduire une partie de ses dépenses domestiques, telles que les intérêts hypothécaires, les factures d’énergie et les impôts fonciers, comme frais professionnels.
Cela a tout changé. Elle a minutieusement calculé la superficie de son bureau par rapport à la surface totale de sa maison afin de déterminer le pourcentage déductible.
Katherine a aussi commencé à suivre le kilométrage de ses déplacements professionnels, ce qu’elle négligeait auparavant, et à inclure les repas d’affaires et les événements de réseautage. Au début, c’était un peu fastidieux de conserver tous ces reçus.
Mais après que je lui ai montré quelques solutions de gestion des dépenses, elle en a finalement trouvé une qui facilitait la catégorisation et la justification de ses frais avec précision, sans avoir besoin d’accumuler une montagne de reçus papier.
Cette approche proactive dans la gestion des dépenses a non seulement permis à Katherine de mieux suivre ses finances et de gérer ses fonds en temps réel, mais a aussi sensiblement réduit son revenu imposable, ce qui lui a permis de réinvestir davantage dans la croissance de son entreprise.
Conseils pour les dépenses professionnelles déductibles
Lorsque vous inscrivez des dépenses en déduction, gardez à l’esprit que si certaines le sont en totalité, d’autres ne le sont que partiellement et qu’il y en a qui ne peuvent être déduites la même année où elles sont engagées.
Certaines dépenses (par exemple, les actifs immobilisés de l’entreprise) doivent être amorties sur plusieurs années à l’aide de la dépréciation (ou de l’amortissement pour les actifs immatériels).
Il est également important de noter que les dépenses qui sont déductibles dépendent de la structure de l’entreprise. Cela signifie que les déductions autorisées et les exigences du système de gestion RH diffèreront selon qu’il s’agisse de travailleurs indépendants, de sociétés de personnes, de sociétés à responsabilité limitée (LLC), ou de sociétés (s-corps et c-corps).
Comprendre les avantages fiscaux relatifs ainsi que la charge administrative — et les coûts associés — de chacune de ces structures d’entreprise peut s’avérer déterminant pour mettre en place votre activité, afin de concilier efficacité fiscale et ressources disponibles.
Dépenses professionnelles non déductibles
Les dépenses d’entreprise non déductibles sont celles qui ne peuvent pas être déduites de vos impôts professionnels. Toute dépense liée à des activités ou des dépenses personnelles est une dépense non déductible. Vous trouverez ci-dessous des exemples de ces dépenses.
Exemples de dépenses non déductibles
- Passifs anticipés (ou provisions pour passifs anticipés)
- Certaines honoraires juridiques (par ex. ceux engagés dans le processus d'acquisition d’un actif)
- Les cotisations et frais d’adhésion à des clubs (sauf exceptions)
- Les coûts ou pertes liés à la démolition
- Frais de formation destinés à satisfaire les exigences réglementaires minimales pour exercer l’activité
- Amendes gouvernementales (par exemple, pénalités en cas de déclaration tardive)
- Activités illégales (par exemple, pots-de-vin et rétrocommissions)
- Dépenses de lobbying
- Dépenses personnelles (sauf si la dépense est partiellement à usage professionnel)
- Dons politiques
Pourquoi suivre vos dépenses professionnelles
Il y a de grands avantages à examiner régulièrement les revenus et dépenses de votre entreprise (et pas seulement lors de la saison fiscale) :
- Il est plus facile de se souvenir des détails et circonstances exacts d’une transaction
- Vous risquez moins de perdre des preuves importantes comme des reçus papier
- Disposer de données exactes permet de planifier les dépenses futures et de respecter le budget
- Il est plus facile de projeter la rentabilité (ou non) de votre entreprise et d’ajuster
En plus de réduire la charge administrative à la période fiscale, cela peut aussi accélérer les délais de remboursement des employés, ce qui contribue au moral des troupes.
L’utilisation d’un logiciel RH gratuit ou d’un logiciel de gestion des dépenses pour les petites entreprises peut vous aider à surveiller de près les dépenses liées aux RH sans… générer de frais supplémentaires !
Comment déclarer les dépenses professionnelles
Une politique de remboursement des frais claire et transparente garantit que les employés sont indemnisés équitablement pour les frais professionnels engagés, tout en restant conforme à la réglementation. Voici comment procéder soi-même :
Étape 1 : Préparez votre compte de résultat
Les dépenses d’entreprise sont déclarées sur le compte de résultat de votre activité, qui doit recenser tous vos revenus et dépenses. Il s’agit d’un état financier de profits et pertes (P&L) permettant d’évaluer la santé financière de votre entreprise. Pour établir ce document, il suffit de :
- Choisissez une période de reporting : généralement annuelle, trimestrielle ou mensuelle.
- Générez un rapport de balance de vérification standard : utilisez votre logiciel de comptabilité pour lister le solde final de chaque compte dans le grand livre pour la période de reporting.
- Calculez vos revenus : calculez toutes les sommes gagnées pour vos services pendant la période de reporting, même si vous n’avez pas encore reçu tous les paiements.
Étape 2 : Catégorisez votre compte de résultat
Une fois que la majeure partie de votre compte de résultat est préparée, vous enregistrerez vos dépenses professionnelles par catégorie. Ces catégories incluent :
- Coûts directs ou coût des marchandises vendues (COGS) tels que les coûts de main-d'œuvre, le coût des matériaux, les frais généraux des locaux professionnels, le stockage, etc. Ceux-ci sont déduits du chiffre d'affaires total de votre entreprise pour déterminer votre revenu brut ou bénéfice brut.
- Coûts indirects tels que les dépenses générales, les dépenses marketing et la rémunération des dirigeants, sont déduits du bénéfice brut pour déterminer le résultat d'exploitation.
- Amortissement et dépenses d'amortissement sont utilisés pour comptabiliser les biens d’entreprise corporels et incorporels sur plusieurs années. Ces biens incluent les biens immobiliers, le mobilier, l’équipement, les véhicules, etc. (corporels) ainsi que les brevets, marques, licences de propriété intellectuelle, logiciels de gestion d’entreprise, etc. (incorporels).
4. Les intérêts constituent la dernière dépense déduite du revenu d’une entreprise.
Étape 3 : Choisissez une méthode comptable
Vous devrez également choisir une méthode comptable à utiliser lors de la déclaration de vos revenus et dépenses. Deux méthodes comptables de base existent : la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice :
- Méthode de comptabilité de caisse : vous déclarerez les revenus au cours de l’année fiscale où vous les avez reçus et en général vous déduisez et/ou capitalisez les dépenses au cours de la même année fiscale.
- Méthode de comptabilité d’exercice : vous déclarerez en général les revenus au cours de l’année fiscale où vous les avez gagnés, même si vous ne recevez le paiement effectif qu’une année ultérieure. De la même manière, vous déduirez généralement et/ou capitaliserez les dépenses au cours de l’année fiscale au cours de laquelle elles ont été encourues, que vous les ayez payées ou non cette année-là.
Pour plus d’informations sur les différentes méthodes (et périodes) comptables reconnues par l’IRS, consultez ce PDF de la Publication 583 (révisée en janvier 2022). Pour consulter les mises à jour récentes, ajoutez À propos de la publication 583 à vos favoris comme ressource active.
Comment suivre les dépenses professionnelles
Bien que déduire vos dépenses professionnelles soit le meilleur moyen de réduire votre charge fiscale, il est crucial de tenir des registres méticuleux de toutes vos transactions. L’IRS peut décider de vous auditer pour vérifier que vos déclarations correspondent à vos dépenses réelles.
En plus d’utiliser un logiciel de gestion des dépenses, voici quelques conseils et bonnes pratiques pour bien suivre vos dépenses professionnelles :
- Séparez les finances de votre entreprise de vos dépenses personnelles. Ouvrir un compte bancaire professionnel distinct facilite le suivi de vos dépenses liées à l'entreprise.
- Calculez la part d'utilisation et réclamez la portion à usage professionnel si une dépense est partagée entre usage professionnel et usage personnel (par exemple, votre bureau à domicile ou la facture de votre opérateur de téléphonie mobile).
- Conservez tous vos reçus et numérisez-les. Pour éviter de les perdre, prenez des photos et stockez-les en ligne. La plupart des logiciels RH et de comptabilité modernes vous permettent de prendre une photo et de la télécharger directement.
- Organisez vos factures et reçus. Idéalement, classez-les dans des dossiers, d'abord par mois puis par catégorie de dépense. Cela facilite la recherche des détails et des justificatifs de chaque transaction plus tard.
- Notez des informations détaillées. Même si vous pensez vous souvenir de chaque transaction, prenez des notes incluant la date, la catégorie de dépense et l'objet de la dépense, par exemple : entretien d'un client, essence pour la voiture de société, etc.
- Passez en revue vos documents aussi souvent que possible. Même si vous utilisez un logiciel qui automatise une grande partie du processus, il est judicieux de consulter régulièrement vos documents, de vérifier leur exactitude et de reclasser les éléments mal catégorisés.
- Mettez en place un processus formel pour suivre les dépenses et rapprocher vos documents. Définissez les tâches à réaliser quotidiennement/immédiatement (par exemple, télécharger les reçus), hebdomadairement, mensuellement, trimestriellement, semestriellement et annuellement.
- Envisagez d’investir dans un logiciel de gestion des dépenses. Il enregistre les dépenses, conserve les reçus, catégorise automatiquement les transactions et vous permet de visualiser vos finances sous forme de tableaux de bord et de graphiques. Il facilite également la génération de rapports.
Pour plus d’informations sur le suivi des dépenses professionnelles, consultez la Publication 583 (01/2021) de l’IRS, Démarrer une entreprise, et tenue des registres.
Allez-y, déduisez (ou non)
Tout cela pour dire, calculer vos dépenses professionnelles et les soustraire du chiffre d’affaires de votre entreprise peut vous permettre de bénéficier d’un allègement fiscal—c’est de l’argent qui peut être réinvesti dans votre activité. À retenir :
- Il existe deux types de dépenses professionnelles : déductibles et non déductibles
- Vos dépenses professionnelles sont rapportées dans votre compte de résultat
- Passez régulièrement en revue vos dépenses et classez tout de façon très organisée
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