Dépenses professionnelles : ce qui est déductible et ce qui ne l’est pas
Que vous soyez un entrepreneur à la tête d'une petite entreprise ou un salarié en W-2 souhaitant demander une déduction fiscale pour votre activité secondaire, il est important de comprendre le fonctionnement des dépenses professionnelles comme l'assurance, le loyer ou les matériaux.
Dans cet article, je vais expliquer ce qui est (et n'est pas) déductible, avec des exemples pour vous guider afin que vous ne manquiez aucune opportunité d'économies et évitiez tout problème potentiel avec les autorités fiscales.
Veuillez noter que cet article s'applique aux entreprises basées aux États-Unis et constitue un guide. Consultez un professionnel de la fiscalité et utilisez un logiciel de gestion des dépenses pour garantir la conformité de vos déclarations financières et de vos dépenses avec les réglementations de l'IRS.
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Que sont les dépenses professionnelles ?
Les dépenses professionnelles sont les coûts engagés dans le cadre de l'exploitation d'une entreprise à but lucratif. Souvent appelées déductions, calculer vos dépenses professionnelles et les soustraire des revenus de votre entreprise peut vous aider à diminuer votre imposition.
Toutes les dépenses professionnelles ne se valent cependant pas. Pour être déductibles fiscalement, vos dépenses doivent être considérées comme « ordinaires et nécessaires » à l'exploitation de votre activité, comme le précise le Internal Revenue Code (IRC).
La gestion efficace des dépenses n’est pas seulement une question de réduction de coûts — il s’agit de prendre des décisions financières stratégiques qui favorisent la croissance de l’entreprise, le bien-être des employés et la pérennité à long terme.
Comprendre les différents types de dépenses professionnelles
Il existe deux types de dépenses professionnelles que je vais aborder dans cette section : les dépenses déductibles et non déductibles. Pour chacune, je fournirai une définition ainsi que des exemples.
Dépenses professionnelles déductibles
Les dépenses professionnelles déductibles sont celles qui peuvent être déduites de vos impôts d'entreprise. Cela comprend le coût des éléments que votre entreprise a utilisés de manière indirecte pour fournir des biens ou des services, mais n'oubliez pas : elles doivent être considérées comme « ordinaires et nécessaires ».
- Selon l'IRS, une dépense ordinaire est définie comme étant « courante et acceptée » (c’est-à-dire non inhabituelle) dans votre secteur ou votre métier.
- L'IRS définit une dépense nécessaire comme une dépense « utile et appropriée » à la conduite de l'activité dans votre secteur.
Les dépenses professionnelles déductibles peuvent réduire considérablement votre imposition. Comprendre les règles de conformité fiscale peut aider à éviter des audits coûteux et des pénalités — tenir des registres précis est essentiel. Pour gérer efficacement ces dépenses, envisagez d’utiliser un logiciel de fiscalité d’entreprise fiable afin d’assurer un suivi précis et la conformité réglementaire.
Exemples de dépenses professionnelles déductibles :
Différents secteurs ont des dépenses déductibles propres, allant des déductions pour bureau à domicile pour les télétravailleurs jusqu'aux crédits d'impôt pour la R&D pour les entreprises technologiques. Voici quelques exemples de dépenses professionnelles déductibles, sans s’y limiter :
- Logiciel de paie et dépenses
- Programmes d'avantages sociaux pour les employés
- Services publics, fournitures et matériaux
- Locations de biens et d'équipements
- Assurance professionnelle
- Frais de publicité et de marketing
- Dons caritatifs
- Commissions (rémunérations supplémentaires)
- Dépenses de déplacement professionnel
- Dépenses d'éducation des employés
- Dépenses de formation des employés
- Location de matériel
- Intérêts payés sur certains prêts professionnels, cartes de crédit professionnelles et hypothèques sur les biens achetés par l'entreprise (ou l'entrepreneur individuel).
- Repas
L'Internal Revenue Service (IRS) fournit des directives détaillées sur les dépenses pouvant être déclarées pour réduire votre impôt dans la Publication 535 (2021), Dépenses professionnelles. Vous pouvez consulter la liste complète des publications de l'IRS pour plus d'informations.
Conseil aux petites entreprises : Réduire les dépenses professionnelles peut aider à améliorer la rentabilité. Investir dans les meilleurs services de paie conçus pour les petites entreprises peut contribuer à diminuer les coûts de paie.
Astuce de pro : Pensez à utiliser des solutions logicielles pour suivre et déclarer vos dépenses. Voici comment fonctionne un logiciel de gestion des dépenses.
Une petite histoire
Pour illustrer cela, je vais vous parler d'une amie à moi, Katherine, qui dirige un cabinet de conseil RH depuis chez elle dans lequel elle est la seule employée inscrite sur la paie.
Une gestion efficace des dépenses a toujours été essentielle pour maintenir la rentabilité des petites entreprises comme celle de Katherine. Au départ, en travaillant depuis chez elle, elle s'est concentrée sur le suivi des dépenses évidentes, comme les fournitures de bureau et les frais d'internet.
Cependant, elle s'est rapidement rendu compte qu'il existait d'autres possibilités pour maximiser les déductions.
Après son premier rendez-vous avec un nouveau comptable, elle a découvert qu'elle pouvait déclarer une partie de ses dépenses domestiques — comme les intérêts hypothécaires, les services publics et la taxe foncière — en tant que dépenses professionnelles.
Ce fut une véritable révélation. Elle a calculé avec précision la superficie de son bureau à domicile par rapport à la surface totale de sa maison pour déterminer le pourcentage déductible.
Katherine a également commencé à enregistrer les kilomètres parcourus pour ses déplacements professionnels, ce qu'elle avait jusque-là négligé, et a inclus les repas d'affaires et les événements de réseautage. Au début, c'était un peu fastidieux de suivre tous ces reçus.
Mais après que je lui ai présenté quelques solutions de gestion des dépenses, elle a finalement trouvé un outil qui lui a permis de classer et d'enregistrer ses dépenses de manière précise, sans avoir à conserver une grosse pile de reçus papier.
Cette approche proactive dans la gestion de ses dépenses a non seulement permis à Katherine de suivre ses finances et de gérer ses fonds en temps réel, mais aussi de réduire significativement son revenu imposable, lui permettant ainsi de réinvestir davantage dans le développement de son entreprise.
Conseils pour les dépenses professionnelles déductibles
Lorsque vous déclarez des dépenses, gardez à l'esprit que certaines d'entre elles sont entièrement déductibles, d'autres seulement partiellement, et certaines ne peuvent pas être déduites l'année même où elles ont été engagées.
Certaines dépenses (par exemple, les actifs commerciaux capitalisés) doivent être amorties sur plusieurs années à l'aide de la dépréciation (ou de l'amortissement pour les actifs incorporels).
Il est également important de noter que les dépenses déductibles varient en fonction de la structure de l'entreprise. Cela signifie que les déductions autorisées et les exigences financières du système de rapports RH diffèrent selon que vous êtes une entreprise individuelle, une société de personnes, une société à responsabilité limitée (SARL) ou une société (société S ou société C).
Comprendre les avantages fiscaux relatifs et la charge administrative — ainsi que les coûts associés — de chacune de ces structures d'entreprise peut être crucial pour configurer votre entreprise de manière à équilibrer efficacité fiscale et ressources disponibles.
Dépenses professionnelles non déductibles
Les dépenses professionnelles non déductibles sont celles que vous ne pouvez pas déduire de vos impôts professionnels. Toute dépense liée à des activités ou des dépenses personnelles est considérée comme une dépense non déductible. Vous trouverez ci-dessous des exemples de ces dépenses.
Exemples de dépenses non déductibles
- Passifs anticipés (ou provisions pour passifs anticipés)
- Certaines dépenses juridiques (par exemple celles encourues lors de l'acquisition d'un actif)
- Frais de cotisation à des clubs et d’adhésion (avec certaines exceptions)
- Coûts ou pertes de démolition
- Coûts de formation engagés pour atteindre les exigences réglementaires minimales afin d’exercer une activité
- Amendes gouvernementales (par exemple, pénalités de dépôt en retard)
- Activités illégales (par exemple, pots-de-vin, commissions occultes)
- Dépenses de lobbying
- Dépenses personnelles (sauf si la dépense est partiellement d’ordre professionnel)
- Dons politiques
Pourquoi il est important de suivre les dépenses professionnelles
Il existe de nombreux avantages à examiner régulièrement les revenus et dépenses de votre entreprise (et pas seulement pendant la période fiscale) :
- Il est plus facile de se souvenir des détails précis et des circonstances d'une transaction
- Vous risquez moins de perdre des preuves importantes comme des reçus papier
- Des données exactes vous permettent d’anticiper vos futures dépenses et de rester dans votre budget
- Il est plus simple d’estimer la rentabilité (ou non) de votre entreprise et d’ajuster en conséquence
En plus de réduire votre charge administrative à la période des impôts, cela permet aussi d'accélérer les remboursements de frais aux employés, ce qui contribue à améliorer le moral.
L'utilisation d'un logiciel RH gratuit ou d'un logiciel de gestion des dépenses pour les petites entreprises vous aidera à surveiller de près les dépenses liées aux RH, sans… engendrer de frais supplémentaires !
Comment déclarer les dépenses professionnelles
Une politique claire et transparente de remboursement des frais garantit que les employés sont justement indemnisés pour les dépenses liées à l’activité, tout en préservant la conformité. Voici comment le faire vous-même :
Étape 1 : Préparez votre compte de résultat
Les dépenses professionnelles sont inscrites dans le compte de résultat de votre entreprise, qui doit recenser tous vos revenus et dépenses. Il s'agit d'un état financier de profits et pertes (P&L) utilisé pour calculer la santé financière de votre société. Pour le réaliser, il suffit de :
- Choisissez une période de déclaration : généralement sur une base annuelle, trimestrielle ou mensuelle.
- Générez un rapport de balance de vérification standard : utilisez votre logiciel de comptabilité pour lister le solde final de chaque compte du grand livre pour la période de déclaration.
- Calculez votre chiffre d'affaires : calculez tous les revenus générés par vos services durant la période de déclaration, même si vous n'avez pas encore reçu tous les paiements.
Étape 2 : Catégorisez votre compte de résultat
Une fois la majeure partie de votre compte de résultat préparée, vous enregistrerez les dépenses de votre entreprise par catégorie. Ces catégories incluent :
- Coûts directs ou coût des marchandises vendues (COGS) tels que les coûts de main-d'œuvre, le coût des matériaux, les frais généraux des locaux professionnels, le stockage, etc. Ceux-ci sont déduits du chiffre d'affaires total de votre entreprise pour déterminer votre revenu brut ou bénéfice brut.
- Coûts indirects comme les charges générales, les frais de marketing et la rémunération de la direction, qui sont déduits du bénéfice brut pour déterminer le résultat d'exploitation.
- Amortissement et dépenses d'amortissement sont utilisés pour étaler les coûts des actifs tangibles et intangibles de l’entreprise sur plusieurs années. Ces actifs incluent les biens immobiliers, le mobilier, le matériel, les véhicules, etc. (tangible) ainsi que les brevets, marques, licences de propriété intellectuelle, logiciels de gestion d'entreprise, etc. (immatériel).
4. Intérêts correspondent à la dernière charge déduite du revenu de l’entreprise.
Étape 3 : Choisissez une méthode comptable
Vous devrez également décider de la méthode comptable à utiliser pour déclarer vos revenus et dépenses. Deux méthodes comptables de base existent : la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice :
- Méthode de comptabilité de caisse : vous déclarez les revenus durant la même année fiscale que celle de leur réception, et généralement vous déduisez et/ou immobilisez les dépenses lors de la même année fiscale.
- Méthode de comptabilité d’exercice : vous déclarez généralement les revenus pendant l’année fiscale où ils sont réalisés, même si le paiement réel n’est reçu qu’une année ultérieure. De même, vous déduisez et/ou immobilisez généralement les dépenses au cours de l’exercice où elles ont été engagées, qu’elles aient été payées ou non durant cette année.
Pour des informations détaillées sur les différentes méthodes comptables (et périodes) reconnues par l’IRS, consultez ce PDF de la Publication 583 (révisée en janvier 2022). Pour voir les mises à jour récentes, ajoutez la page À propos de la Publication 583 dans vos favoris comme ressource active.
Comment suivre les dépenses professionnelles
Bien que la déduction de vos dépenses d’entreprise soit la meilleure façon de réduire votre assiette fiscale, il est crucial de conserver des registres minutieux de toutes vos transactions. L’IRS peut décider de procéder à un audit afin de vérifier si vos déclarations concordent avec vos dépenses réelles.
En plus d’utiliser un logiciel de gestion des dépenses, voici quelques conseils et bonnes pratiques pour suivre correctement les dépenses professionnelles :
- Séparez les finances de votre entreprise de vos dépenses personnelles. Avoir un compte bancaire dédié facilite le suivi de vos dépenses professionnelles.
- Calculez la répartition d’utilisation et déclarez la part professionnelle si une dépense est partiellement liée à l’activité et partiellement à un usage personnel (par exemple, votre bureau à domicile ou la facture de votre opérateur mobile).
- Gardez tous vos reçus et numérisez-les. Pour éviter d’en perdre, prenez-les en photo et stockez-les en ligne. La plupart des logiciels RH et de comptabilité modernes vous permettent de prendre une photo et de la télécharger directement.
- Triez et organisez vos factures et reçus. Idéalement, classez-les d’abord par mois puis par catégorie de dépense. Cela facilitera la recherche des détails et la preuve de chaque transaction par la suite.
- Gardez des notes détaillées. Même si vous pensez vous souvenir de chaque transaction, prenez des notes indiquant la date, la catégorie de dépense et la raison de la dépense, par exemple : réception d’un client, essence pour le véhicule de l’entreprise, etc.
- Passez en revue vos documents aussi souvent que possible. Même si vous utilisez un logiciel qui automatise une grande partie du processus, il est conseillé de vérifier régulièrement vos enregistrements, de confirmer leur exactitude et de re-catégoriser toute dépense mal classée.
- Créez un processus structuré pour le suivi de vos dépenses et la réconciliation de vos documents. Définissez quelles tâches doivent être effectuées quotidiennement/immediatement (par exemple, télécharger les reçus), chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre, semestriellement et annuellement.
- Pensez à investir dans un logiciel de gestion des notes de frais. Il enregistre les dépenses, stocke les reçus, catégorise automatiquement les transactions et vous permet de visualiser vos finances dans des tableaux de bord et graphiques. Il facilite également la génération de rapports.
Pour plus d'informations sur le suivi des dépenses professionnelles, consultez la publication IRS 583 (01/2021), Démarrer une entreprise et tenir des registres.
À vos calculs de déductions (ou pas)
Tout cela pour dire que calculer vos dépenses d’entreprise et les soustraire des revenus de votre société peut vous apporter un allègement fiscal — de l’argent qui peut être réinvesti dans votre activité. À retenir :
- Il existe deux types de dépenses professionnelles : déductibles et non déductibles
- Vos dépenses professionnelles sont déclarées dans votre compte de résultat
- Passez régulièrement en revue vos dépenses et gardez tout parfaitement organisé
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