Gestion de la rémunération : Guide d’un expert
Sur un marché du travail compétitif, une gestion efficace de la rémunération est essentielle pour attirer et retenir les talents dont vous avez besoin.
En lien avec cela, elle est également importante pour maîtriser les coûts d’exploitation et éviter de « surpayer les talents ».
C’est un sujet sur lequel on me questionne souvent. Dans ce guide, j’explore donc ce qu’est la gestion de la rémunération et vous explique comment élaborer une stratégie de rémunération efficace pour votre organisation.
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Qu’est-ce que la gestion de la rémunération ?
La gestion de la rémunération est l’approche systématique qu’utilise une organisation pour concevoir, mettre en œuvre et gérer les packages de rémunération des employés.
Cela inclut les salaires, les primes, les avantages obligatoires et volontaires, ainsi que toute autre forme de rétribution offerte aux employés en échange de leurs services.
Les principaux objectifs de la gestion de la rémunération sont d’attirer, de motiver et de retenir les employés tout en assurant l’équité, la compétitivité et l’alignement avec les objectifs stratégiques de l’organisation.
Pourquoi la gestion de la rémunération est-elle importante ?
La gestion de la rémunération est un aspect important de votre stratégie globale de gestion des talents en raison du rôle qu’elle joue dans la rétention et le recrutement des bons profils, tout en maintenant la rentabilité.
Bien que cela ne fasse pas tout, la rémunération est incontestablement un facteur majeur de fidélisation et d’attractivité pour un poste plutôt qu’un autre.
Un système de gestion de la rémunération efficace permettra :
- Des recrutements améliorés : vous avez plus de chances d’attirer et de retenir le type de talent recherché
- Une meilleure équité salariale dans l’organisation
- Un budget et une planification plus cohérents et prévisibles
- Un suivi de l’évolution des fonctions et un soutien à la gestion globale des talents
- Le respect des lois et réglementations relatives à la rémunération.
Le montant que les entreprises consacrent à la rémunération totale varie selon le secteur, l’emplacement et la stratégie, mais la plupart des organisations visent généralement autour de 10 à 30 % des revenus totaux, ce qui en fait un investissement conséquent.
C’est une fonction tellement importante que certains professionnels RH en font leur spécialité, et il existe de nombreux cours de formation dédiés pour ceux qui le souhaitent.
Quels sont les principaux types de rémunération ?
La rémunération ne se résume pas aux seuls salaires. Il existe deux grands types de rémunération, divisés en monétaire et non monétaire.
La rémunération, parfois appelée rémunération directe, est monétaire et comprend :
- Salaire de base : le salaire ou le taux horaire de base versé à un employé.
- Primes et incitations : formes additionnelles de rémunération pour récompenser les performances ou des réalisations spécifiques.
- Rémunération en actions : souvent proposée dans les startups ou les entreprises technologiques, elle inclut des options comme les stock-options ou des actions de la société.
Rémunération globale, parfois appelée rémunération indirecte, est non monétaire et couvre :
- Avantages sociaux : compensation non salariale telle que l’assurance santé, les régimes de retraite, la garde d’enfants, le télétravail et les congés payés.
Autres types de rémunération :
- Participation aux bénéfices : distribution d’une partie des profits de l’entreprise aux employés.
- Commission : rémunération basée sur le chiffre d’affaires ou l’atteinte d’objectifs de performance.
- Heures supplémentaires : rémunération additionnelle pour les heures travaillées au-delà de la durée légale hebdomadaire.
- Prime de risque : compensation supplémentaire pour l’exécution de tâches dangereuses ou à risque.
- Aide à la mobilité : soutien financier pour les frais de déménagement en cas de mobilité professionnelle.
- Stock-options : possibilité pour les employés d’acheter des actions de l’entreprise à prix avantageux.
- Remboursement de frais de formation : financement des dépenses éducatives, comme les frais de scolarité et livres.
- Indemnités de déplacement : remboursement des frais de déplacement professionnels, tels que l’hébergement, les repas et le transport.
Un ensemble de rémunération globale correspond à la somme de tous ces éléments. Les dernières données du BLS suggèrent que, dans le secteur privé, la rémunération monétaire représente en moyenne 70% de la rémunération totale et la part non monétaire les 30% restants.
Rapport de rémunération
Certaines organisations émettent des rapports de rémunération aux collaborateurs qui ressemblent à ceci :
| Rémunération brute (avant impôts) | ||
| Composant de la rémunération | Valeur mensuelle (USD) | Valeur annuelle (USD) |
| Salaire de base | 4,800 | 57,600 |
| Heures supplémentaires/Primes | 500 | 6,000 |
| Assurance santé payée par l'employeur | 900 | 10,800 |
| Contributions retraite de l'employeur | 400 | 4,800 |
| Congés payés (vacances, maladie, jours fériés) | 700 | 8,400 |
| Autres avantages (assurance vie/incapacité) | 200 | 2,400 |
| Impôts & déductions (prélevés sur la rémunération brute) | ||
| Type de déduction | Déduction mensuelle (USD) | Déduction annuelle (USD) |
| Impôt fédéral sur le revenu (~12%) | 636.00 | 7,632.00 |
| Impôt de l'État (~5%) | 265.00 | 3,180.00 |
| Sécurité sociale (6,2%) | 328.60 | 3,943.20 |
| Medicare (1,45%) | 76.85 | 922.20 |
| Autres déductions (401k, etc.) | 200.00 | 2,400.00 |
| Salaire net à recevoir | ||
| Mensuel | Annuel | |
| Salaire net (après impôts/déductions) | $3,793.55 | $45,522.60 |
Comment la rémunération est-elle déterminée ?
La rémunération d’un collaborateur est déterminée grâce à une combinaison de plusieurs facteurs pris en compte lors d’un processus de révision de la rémunération.
Ceux-ci incluent généralement les ressources disponibles, l’analyse du marché, la stratégie organisationnelle, la performance individuelle, l’évaluation des postes et le respect des obligations légales.
Voici un aperçu détaillé de la façon dont la rémunération est déterminée :
1. Analyse du marché
- Analyse comparative : Les organisations comparent leurs grilles salariales et leurs packages globaux de rémunération à ceux proposés par des concurrents ou des structures similaires dans le même secteur. Cela permet de s’assurer que leurs salaires sont compétitifs et attractifs pour les candidats potentiels.
2. Évaluation du poste
- Description de poste : Une description de poste claire et détaillée précise les responsabilités, compétences requises et qualifications pour le poste.
- Valeur du poste : La valeur du poste pour l’organisation est évaluée selon la complexité, les connaissances nécessaires et l’impact sur l’entreprise. Les postes sont souvent classés dans une hiérarchie.
- Équité interne : Assurer l’équité des rémunérations entre les différents rôles au sein de l’organisation, en tenant compte de la valeur relative de chaque poste.
3. Performance individuelle
- Haute performance : La rémunération liée à la performance récompense les collaborateurs en fonction de leurs résultats par rapport aux comportements et objectifs fixés. Cela peut prendre la forme de primes et d’augmentations de salaire.
4. Stratégie et budget de l’organisation
- Philosophie de rémunération : Les organisations développent une philosophie de rémunération qui s’aligne sur leurs objectifs stratégiques, leur culture et leurs valeurs. Cette philosophie oriente leur approche des structures salariales, de la planification des avantages et de la rémunération internationale si nécessaire.
- Contraintes budgétaires : La situation financière de l’organisation influence inévitablement les décisions sur la rémunération. Les conditions économiques et les résultats financiers sont aussi pris en compte.
5. Compétences et expérience
- Formation et diplômes : Un niveau d’études plus élevé, des certifications et des formations spécialisées peuvent conduire à une rémunération supérieure.
- Expérience : Le nombre d’années qu’un collaborateur a passées dans un domaine ou un poste influence sa rémunération. Les collaborateurs plus expérimentés bénéficient généralement de salaires plus importants.
6. Localisation
- Facteurs géographiques : Le coût de la vie et les conditions du marché local peuvent avoir un impact considérable sur la rémunération. Les salaires peuvent être plus élevés dans les régions où le coût de la vie est élevé.
7. Législation et conformité
- Obligations légales : Le respect des lois sur le salaire minimum, des réglementations sur les heures supplémentaires et des autres lois du travail est essentiel. Les organisations doivent s'assurer que leurs pratiques de rémunération respectent toutes les normes légales.
8. Avantages et incitations
- Package de rémunération global : En plus du salaire de base, les organisations prennent en compte les avantages (assurance santé, régime de retraite, etc.) et les incitations (primes, stock options, etc.) dans la rémunération globale.
- Incitations à court et long terme : Primes, commissions et stock options peuvent être utilisées pour récompenser les employés et aligner leurs intérêts avec les objectifs de l'organisation.
- Exigences en matière de dépenses : Approbation budgétaire et compréhension des systèmes de gestion des dépenses pour les coûts liés au poste, incluant les déplacements, hébergements, repas ou cadeaux aux clients.
9. Négociation collective
- Accords syndicaux : Dans les environnements syndiqués, la rémunération peut être déterminée par des conventions collectives fixant les salaires et avantages des employés.
Comment créer une stratégie efficace de gestion de la rémunération
Créer une stratégie de rémunération demande beaucoup d’efforts et c’est un travail sans fin. La tâche en elle-même peut être en gros répartie en 4 phases :
Phase 1 : Planification et élaboration de la stratégie
La base de la gestion de la rémunération dans une organisation est la philosophie de rémunération.
C’est un document écrit qui formalise la manière dont une organisation aborde la gestion de la rémunération. Vous devrez déterminer :
- Vos valeurs en matière de rémunération
- Qui est responsable de quoi
- Niveaux de salaires par rapport à la moyenne du marché
- La fréquence de révision du package de rémunération.
Phase 2 : Conception des structures de rémunération
Une fois votre philosophie de rémunération établie, vous pouvez construire une structure salariale cohérente.
Cela implique :
- Mener un exercice de classification des postes pour définir les rôles selon leur valeur relative dans votre organisation.
- Créer des fiches de poste détaillées servant de base pour comparer les emplois en interne et en externe.
- Effectuer une recherche de marché et un étalonnage des salaires afin d’évaluer la compétitivité de votre rémunération par rapport aux pairs.
- Établir des niveaux et des fourchettes de salaire en se basant sur l’analyse de poste et les données du marché.
Phase 3 : Mise en œuvre et administration
Une fois votre nouveau plan de rémunération développé, il est temps de le déployer à l’échelle de votre organisation.
Mon conseil est d’être ouvert et transparent quant aux raisons des packages de rémunération des employés et sur les éventuels changements réalisés.
Ceci est particulièrement important si vous mettez en place des pratiques de rémunération basée sur la performance.
Phase 4 : Suivi et évaluation
Les marchés évoluent, tout comme la stratégie de l'entreprise.
Révisez régulièrement votre stratégie de rémunération afin d’en vérifier l’efficacité et adaptez-la en fonction des facteurs de marché et de l'importance relative des rôles dans votre organisation.
Vous pouvez également recueillir les avis des employés par le biais de sondages internes et d’entretiens de fidélisation.
Questions à se poser lors de l’élaboration de la stratégie
Voici quelques questions clés à poser lors de la prise de décisions concernant la rémunération.
- Quels sont nos objectifs organisationnels et comment la rémunération peut-elle soutenir ces objectifs ?
- Quelle est notre philosophie de rémunération et comment s'aligne-t-elle avec notre culture d'entreprise et nos valeurs ?
- Quel mélange de salaire de base, de primes, d'avantages et d'autres incitations sera le plus efficace pour notre personnel ?
- Comment allons-nous gérer et ajuster le plan de rémunération au fil du temps en réponse à l’évolution du marché et à la croissance de l’organisation ?
- À quelles exigences légales et réglementaires devons-nous nous conformer dans nos pratiques de rémunération ?
- À quel point serons-nous transparents concernant nos structures de rémunération et nos décisions ?
Défis de la gestion de la rémunération
La gestion de la rémunération peut s’avérer complexe, surtout à mesure que votre organisation grandit et/ou opère sur plusieurs régions. Cette complexité provient de plusieurs facteurs :
Compétitivité sur le marché
Rester compétitif sur le marché tout en gérant les contraintes budgétaires peut être un défi. Les entreprises doivent équilibrer l’offre de packages attractifs avec le maintien de la stabilité financière.
La bonne nouvelle est qu’il existe des formes de rémunération comme les primes, la participation aux bénéfices, et l’actionnariat qui permettent de relier la rémunération à la performance financière et de limiter les risques.
Rémunération basée sur la performance
Dans la continuité de ce qui précède, concevoir et mettre en œuvre des systèmes de rémunération basés sur la performance qui reflètent fidèlement les contributions des employés, sans créer d'injustice, constitue un vrai défi.
Si lier la rémunération aux résultats est souvent considéré comme le « Saint Graal » de la rémunération, ces systèmes peuvent être complexes à gérer, difficiles à expliquer et compliqués à maintenir justes et cohérents dans la durée.
La performance peut être récompensée de trois manières principales.
Les récompenses basées sur l'effort, telles que les heures supplémentaires ou les primes, sont tangibles et flexibles mais peuvent encourager le temps passé plutôt que la réelle productivité.
Les récompenses axées sur les résultats, comme les commissions, les stock-options ou les promotions, lient directement la rémunération aux résultats et au succès de l'entreprise mais peuvent récompenser de façon disproportionnée les postes seniors ou négliger les apports d'équipe.
Les récompenses issues de l’évaluation de performance, avec des primes ou des augmentations liées aux notations d’évaluation, peuvent motiver les collaborateurs mais reposent parfois trop sur le jugement subjectif des managers.
Une approche bien structurée combine typiquement ces méthodes pour équilibrer simplicité, équité et alignement aux objectifs organisationnels.
L’essentiel est de concevoir un système transparent, facile à comprendre et appliqué de façon cohérente afin d’éviter tout ressentiment ou sentiment de partialité.
Conformité aux réglementations
De nombreux aspects de la rémunération sont concernés par des lois nationales ou locales précises. Il est donc crucial de définir clairement au sein de votre équipe qui en assume la responsabilité.
Le niveau de complexité dépendra de la diversité géographique de votre entreprise.
Ma recommandation : pour chaque groupe de paie, nommez une personne responsable de la conformité, par exemple votre responsable RH, responsable financier ou gestionnaire de la paie.
La personne concernée dépend totalement de votre entreprise, mais comme je vais l’expliquer, il faut à la fois s’assurer de la conformité sur ce que vous versez aux employés ainsi qu’en matière de fiscalité et de réglementation. Ainsi, dans la plupart des entreprises, cela implique généralement une collaboration entre les équipes Finance et RH.
Que doivent-ils surveiller ?
La conformité à la législation concernant la rémunération des salariés peut inclure :
- Les salaires minimums
- Les régulations sur l’égalité salariale (à travail égal, salaire égal)
- Les indemnités maternité et paternité
- Les indemnités maladie
- Certains pays imposent un paiement supplémentaire pour les congés et parfois même un treizième mois à Noël (oui, vraiment et même un quatorzième mois dans certains endroits)
- Augmentation obligatoire liée au coût de la vie.
Heureusement, ces changements sont généralement bien communiqués au sein des pays et se tenir informé auprès des organismes nationaux permet d’assurer la conformité.
La conformité en matière de fiscalité est tout aussi problématique, voire plus complexe, car les évolutions sont plus fréquentes.
Le bon côté, c’est que la plupart des entreprises utilisent un logiciel de paie réputé ou une société de gestion de paie afin de suivre l’évolution de la législation.
Communication et transparence
Disposer d’une proposition de valeur employeur (EVP) claire est essentiel ici, et votre stratégie de rémunération en est un pilier.
À mon avis, de nombreuses entreprises ont tendance à compliquer inutilement ce sujet. Je recommande de garder les choses simples en se concentrant sur deux éléments clés pour un employé : ce qu’il reçoit (salaire et avantages) et ce qu’on attend de lui en retour.
N’oubliez pas de prendre en compte tout ce que les employés reçoivent, y compris la formation, les opportunités, le développement personnel, la sécurité de l’emploi, la satisfaction au travail, la reconnaissance personnelle, le sentiment d’appartenance, la mission, les valeurs, etc.
Il ne s’agit pas seulement des éléments de rémunération, donc soyez clair sur ce point dans votre communication et exprimez-le de la meilleure manière possible.
L’autre point essentiel auquel réfléchir ici est le type de personnes que vous recrutez.
Si vous ciblez des personnes en début de carrière, alors le développement peut être un critère essentiel.
Si vous recrutez des personnes disposant d’un haut niveau d’expérience, alors la rémunération et la flexibilité pourraient être des aspects plus importants.
Mondialisation
Être présent à l’international rend la gestion de la rémunération plus complexe, mais il existe des points importants à considérer, en plus des questions réglementaires et de conformité mentionnées ci-dessus.
Coût de la vie et inflation
Chaque pays connaît à différents moments des conditions économiques différentes, vous devez donc en tenir compte dans votre stratégie de rémunération.
Si votre entreprise est très mondiale, il faut sinon veiller à rester compétitif dans chacun de vos marchés, cet aspect doit être intégré lors de vos revues de rémunération.
Il n’existe pas de solution unique
En raison de la réglementation, de la fiscalité ou des pratiques locales, la rémunération adoptera des formes différentes selon les pays ou les États.
La fiscalité des primes, pensions et options d’actions varie beaucoup selon les pays ; être flexible pour en maximiser l’effet individuel est la clé pour offrir des packages de rémunération efficaces et percutants.
Meilleures pratiques de gestion de la rémunération
1. Développez une stratégie de rémunération claire
- Alignée sur les objectifs de l’organisation : Assurez-vous que la philosophie de rémunération est alignée avec la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques de l’entreprise.
- Transparence : Communiquez la philosophie de rémunération à tous les employés et aux candidats potentiels en expliquant comment les décisions de paie sont prises et les principes qui les guident.
- Retour d’information : Proposez des canaux pour que les employés puissent donner leur avis sur la politique de rémunération et exprimer leurs préoccupations.
2. Réalisez régulièrement des analyses du marché
- Analyse comparative : Comparer périodiquement les packages de rémunération avec les standards du secteur aide à maintenir la compétitivité.
3. Mettez en place un système d’évaluation des postes solide
- Descriptions de poste : Tenez à jour des descriptions de poste précises et détaillées pour garantir une bonne compréhension des rôles et responsabilités.
- Évaluation de la valeur du poste : Évaluez la valeur relative de chaque poste sur la base de critères comme les compétences requises, les responsabilités et l’impact sur l’organisation.
4. Garantissez l’équité et la justice
- Équité interne : Établissez des pratiques de rémunération justes pour garantir que les personnes occupant des fonctions similaires et ayant des performances similaires soient rémunérées équitablement.
- Audits réguliers : Réalisez des audits réguliers afin d’identifier et de corriger tout écart ou inégalité salariale.
5. Tirez parti de la gestion de la performance
- Évaluations de la performance : Mettez en place un système d’évaluation cohérent et objectif afin de relier la rémunération à la performance individuelle.
- Augmentations au mérite et primes : Utilisez les données de performance pour attribuer les augmentations, les primes et autres récompenses liées à la performance.
6. Offrez des avantages complets
- Approche de rémunération globale : Envisagez tous les aspects de la rémunération, y compris les salaires, avantages sociaux, primes et autres incitations.
- Avantages concurrentiels : Proposez des avantages sociaux attractifs répondant à la diversité des besoins, comme l’assurance santé, les plans de retraite et les programmes de bien-être.
7. Veillez à la conformité légale
- Respect des lois : Restez informé des lois du travail, des réglementations sur le salaire minimum, des règles relatives aux heures supplémentaires et autres exigences légales afin d’assurer la conformité.
- Mises à jour régulières : Mettez régulièrement à jour les pratiques de rémunération pour refléter l’évolution de la législation.
9. Investissez dans la technologie et les outils
- Logiciel de gestion de la rémunération : Utilisez un logiciel de gestion de la rémunération pour rationaliser les processus de rémunération, analyser le marché, suivre la performance et gérer la paie de manière efficace.
- Entreprises de benchmarking de rémunération : Faites appel à des entreprises de benchmarking de rémunération pour vous aider à analyser le marché et élaborer des stratégies.
- Intégration logicielle : La fonctionnalité du logiciel de paie n’inclut pas toujours une suite complète pour les augmentations, primes et commissions, il est donc idéalement préférable de choisir un logiciel de rémunération qui s’intègre avec les outils de paie déjà utilisés.
10. Formation et développement
- Apprentissage continu : Assurez-vous que le personnel RH reçoive une formation continue sur la gestion de la rémunération, la conformité légale et les meilleures pratiques du secteur.
- Former les managers : Formez les managers pour qu’ils puissent mener des discussions efficaces sur la rémunération.
11. Administration robuste de la paie
- Intégration avec la paie : Assurez-vous d’avoir une administration de la paie solide qui met efficacement en œuvre les plans de rémunération en traitant et en distribuant les rémunérations selon les structures de rémunération définies.
Logiciel de gestion de la rémunération
J’ai évoqué brièvement la technologie ci-dessus, mais elle mérite sa propre mini-section.
Un logiciel de gestion de la rémunération est un outil spécialisé conçu pour aider les organisations à planifier, administrer et gérer la rémunération des employés.
Ils servent de source unique de vérité pour les données de rémunération, vous aidant à définir et suivre votre stratégie de rémunération ainsi qu’à vous comparer aux données du marché.
Les fonctionnalités clés incluent :
- Planification salariale : Aide à la définition et à la gestion des budgets salariaux, à la planification des augmentations de salaire et à l’ajustement en fonction de la performance et des données de marché.
- Gestion des primes et incitations : Automatise le calcul et la distribution des primes et incitations selon des critères prédéfinis tels que la performance individuelle, d’équipe ou la rentabilité de l’entreprise.
- Rémunération en actions : Gère les options d’achat d’actions, les attributions et autres formes de rémunération en actions, garantissant conformité aux réglementations et politiques de l’entreprise.
- Intégration des données du marché : Permet l’intégration avec les données du marché pour garantir que les taux de rémunération de l’organisation soient compétitifs et alignés sur les standards du secteur.
- Intégration avec la gestion de la performance : Relie la rémunération avec les évaluations et entretiens annuels, ce qui permet d’ajuster les salaires et récompenses en fonction de la performance.
- Rapports et analyses : Des capacités d’analyse et de rapport permettent de suivre les tendances, d’identifier les écarts et de prendre des décisions éclairées basées sur les données.
- Conformité et audit : Garantit la conformité aux législations locales, nationales et fédérales sur la rémunération et facilite l’audit grâce à la tenue de registres détaillés sur toutes les activités liées à la rémunération.
- Libre-service employé : Offre souvent des portails en libre-service où les employés peuvent consulter leurs informations de rémunération, comprendre leur package global et accéder aux documents pertinents.
- Gestion du budget : Aide à créer et à gérer les budgets de rémunération, suivre les dépenses et prévoir les besoins futurs.
- Workflows personnalisables : Permet la personnalisation des workflows pour s’adapter aux besoins et politiques spécifiques de l’organisation, assurant flexibilité et évolutivité.
FAQ sur la gestion de la rémunération
Comment les entreprises décident-elles combien payer les employés ?
Les organisations utilisent un mélange de l’analyse comparée au marché, de structures de rémunération internes et d’évaluations de poste pour déterminer les salaires, en prenant en compte des facteurs tels que la fonction, l’expérience, les compétences et la localisation.
Quelle est la différence entre la rémunération de base et la rémunération totale ?
La rémunération de base correspond au salaire fixe ou au taux horaire. La rémunération totale inclut la rémunération de base ainsi que les primes, commissions, avantages sociaux, cotisations retraite, actions et autres avantages.
À quelle fréquence faut-il revoir la rémunération ?
La plupart des entreprises révisent les salaires chaque année, mais les secteurs très concurrentiels ou en forte croissance peuvent mener des réévaluations plus fréquentes pour rester alignés sur le marché.
Quels outils ou logiciels facilitent la gestion de la rémunération ?
Les plateformes SIRH (ex : Workday, ADP), les outils d’analyse de marché (Payscale, Salary.com) et les logiciels de planification de la rémunération simplifient l’examen des salaires, la budgétisation et la création de rapports.
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