Guide complet pour élaborer un budget de recrutement

Mariya Hristova

on May 7, 2026

Les employés représentent une part substantielle de tout budget OpEx—entre les salaires, les impôts, les avantages, etc., tout cela s’accumule ! Bien sûr, il ne s’agit pas d’un simple « coût », mais d’un échange pour le merveilleux travail fourni par nos équipes !

Compte tenu de cela, il n’est pas surprenant que le recrutement fasse partie du coût de l’emploi et, si l’on n’y prête pas attention, il peut vraiment exploser.

Avec le nombre de plateformes, de technologies et d’agences existantes, il est très important de suivre ce qui vaut l’investissement et ce qui ne l’est pas. Ci-dessous, je vous propose un guide pratique pour commencer à réfléchir et à élaborer un budget de recrutement, avec un petit exemple de mon propre budget.

Par où commencer avec votre budget de recrutement

La première étape consiste à vérifier avec votre service financier et à collaborer avec lui—je ne saurais trop insister sur l’importance de ce partenariat !

Ils ont peut-être un format de budget particulier avec lequel ils aiment travailler, ils disposent déjà peut-être de certaines données ou, ce qui est encore plus important, d’une limite budgétaire bien définie pour vous.

Pendant que vous travaillez ensemble, voici une liste rapide de questions à répondre pour comprendre à quoi pourrait ressembler votre budget.

Combien de nouveaux recrutements prévoyez-vous pour la nouvelle année/le semestre/le trimestre ?
- À quel moment ces postes sont-ils nécessaires ? (C’est-à-dire, aurez-vous beaucoup de recrutements en même temps ou seront-ils étalés ?)
Y a-t-il des postes particulièrement difficiles à pourvoir—notamment des postes de direction ?
Y a-t-il des recrutements saisonniers/intérimaires/contractuels ?
Qu’en est-il des recrutements en volume—pour l’exploitation, l’expérience client ou les jeunes diplômés ?

Si vous disposez également de données historiques, il est intéressant de suivre :

Quel est votre taux de rotation du personnel ?
Quel a été le coût moyen par embauche l’année passée ?
Quels KPI pour le recrutement vous aideront à définir le succès ?

Pour vous aider dans tout cela, lisez mon article sur comment créer un plan d’embauche durable.

Une fois cela défini, vous pouvez séparer le budget en différents composants pour déterminer à quoi pourrait ressembler votre budget.

Composantes d’un budget

De nombreux endroits peuvent vous demander de classer les dépenses en coûts fixes ou variables, et vous êtes tout à fait libre de le faire. Je vous indiquerai quels sont ceux qui sont susceptibles d’être fixes et ceux qui sont susceptibles d’être variables.

Personnellement, j’utilise des catégories légèrement différentes afin d’être sûr de ne rien oublier qui puisse augmenter les coûts de recrutement

Coûts fixes

Il s’agit des coûts d’exploitation fixes, comprenant principalement les salaires de l’équipe de recrutement.

Selon que votre équipe de recrutement est permanente ou sous contrat, vous devrez peut-être prendre en compte le « coût réel d’un employé ». Cela inclut les charges sociales, les cotisations retraites et les avantages (congés payés, primes, etc.) en plus du salaire de base.

À titre indicatif, au Royaume-Uni il est admis que le coût n’est jamais inférieur à 1,5 fois le salaire de base. Votre multiplicateur exact peut varier selon la juridiction, c’est pourquoi il est important de travailler avec votre équipe financière (la personne qui gère la paie dispose de ces données).

Si vous souhaitez aller plus en profondeur, vous pouvez aussi estimer le temps qu’un responsable ou un membre de l’équipe de recrutement devra consacrer et le chiffrer selon son salaire et son « coût réel ».

Ceci est particulièrement important dans une très petite entreprise, car vous n’aurez peut-être pas d’équipe dédiée et les managers devront alors gérer eux-mêmes le recrutement. (Dans ce cas, il existe des solutions de recrutement pour les petites entreprises à la fois conviviales et abordables.)

Par exemple, si un manager doit recruter 10 ingénieurs en 3 mois, cela représente beaucoup de temps à consacrer : ainsi, la moitié de son coût OPEX peut être imputée au recrutement.

Si tous ces coûts s’accumulent, il peut être temps de se demander s’il n’est pas plus rentable de constituer une équipe interne de recrutement.

Outils/plateformes de recrutement

De nos jours, cela va probablement représenter une part vraiment importante de votre budget, et c’est souvent là que beaucoup de surcoûts de recrutement peuvent apparaître (aux côtés de la publicité), même s’ils restent essentiels au processus de recrutement.

ATS — système de gestion des candidatures

Il s'agit probablement d’un coût annualisé, même si je sais que certains systèmes de gestion des candidatures vous offrent la possibilité de payer mensuellement afin de moduler l’abonnement, même si cela revient en général plus cher.

Vérifiez avec votre équipe financière comment elle souhaite voir apparaître ce coût annualisé dans le budget mensuel courant.

LinkedIn Recruiter

Un outil courant que vous pourriez utiliser si vous disposez d’une équipe de recrutement. Sinon, vous pouvez essayer Recruiter Lite ou Premium et acheter plus d’Inmails, mais cela peut vite s'accumuler, donc je recommande d’ajouter dans votre tableur Excel une zone dédiée pour suivre qui détient quel type de licence.

Par exemple, il m’est déjà arrivé de constater qu’une personne qui ne travaillait plus dans l'entreprise avait souscrit séparément une licence LinkedIn Recruiter et, en arrivant dans le poste et en consultant le premier budget, je me suis rendu compte que cette personne avait déjà coûté plus de £6000 en peu de temps !

Autres plateformes de recrutement

Il existe de nombreuses plateformes de recrutement ! Certaines se concentrent sur la présélection de candidats (par exemple Cord, Talent.io, Haystack) et d’autres visent à augmenter votre capacité à approcher des candidats (Amazing hiring, Seekout, etc.).

Les tarifs et structures de ces logiciels varient : certains offrent une flexibilité mensuelle et d’autres uniquement de l’annuel. Allez tous les rencontrer si vous ne les connaissez pas et voyez ce qui vous convient le mieux.

Petite note concernant les plateformes où il est aussi possible de faire de la publicité : ici, la limite entre coûts publicitaires et coût de la plateforme peut être floue, donc usez de votre jugement. Je classe généralement comme coût publicitaire tout coût “par offre” d’emploi. Par exemple, Remoteok me permet de consulter les candidats mais je publie aussi des annonces, donc j’inclus cela dans mon budget publicité.

À lire également : 10 meilleurs logiciels de recrutement

Logiciel d’intégration

Bien que cela soit techniquement en dehors de la phase de recrutement traditionnelle, il est judicieux d’inclure le coût du logiciel d’intégration dans votre budget recrutement.

Investir dans un logiciel d’intégration permet d’assurer une transition fluide pour les nouvelles recrues et aide à standardiser des processus comme la gestion électronique des documents, la formation à la conformité ou la définition des premiers objectifs.

De plus, les plateformes modernes d’intégration s’intègrent souvent aux systèmes de gestion des candidatures (ATS), créant ainsi un flux de travail parfaitement fluide de l’acceptation de l’offre au premier jour.

Dans votre réflexion budgétaire, veillez à examiner les coûts des logiciels d’intégration pour choisir une solution adaptée à la taille et aux besoins de votre entreprise.

Ce sont d’excellents lieux pour rencontrer des candidats et j’y ai eu beaucoup de succès, mais il faut prendre en compte vos propres conditions. Avez-vous le temps/les ressources nécessaires pour assister à un événement qui ne débouchera peut-être sur aucune embauche mais pourrait augmenter votre visibilité ?

Cabinets de recrutement

Avec la montée du recruteur interne, il existe une tendance à vouloir « réduire l’utilisation des cabinets à zéro » comme KPI du Head of Talent. Je comprends, j’ai déjà porté cet objectif moi-même.

Cependant, il arrive que le recours à un partenaire externe soit nécessaire : vous n’avez pas encore d’équipe de recrutement dédiée, vous vous lancez sur un marché inconnu, ou votre équipe est déjà à pleine capacité.

Pour vous donner un exemple, même si j’ai commencé dans l’« executive search » à l’époque, en passant en interne, j’ai rempli surtout des postes de niveau intermédiaire car c’est là qu’il y avait du volume.

C’est pourquoi, lorsque le CEO venait me demander d’ouvrir un poste pour un cadre dirigeant, je recommandais de passer par un cabinet de recrutement de dirigeants, car ils avaient le réseau que j’avais auparavant.

Selon votre région, les frais d'agence moyens peuvent représenter 15–25 % du salaire annuel de base, mais c’est un arbitrage entre temps et argent. N’oubliez pas de tenir compte de la valeur de votre temps : vous risquez de dépenser bien plus que si vous aviez fait appel à un cabinet.

Autres/Divers

Il y a toujours une catégorie « Divers » ou « Autres » pour inclure tout ce qu’on aurait pu oublier ailleurs.

Un point à inclure est toute prime de cooptation ou incitation. Si vous avez des données historiques alors tant mieux, sinon j’aime bien anticiper que 20% des embauches proviendront de recommandations (et j’encourage au maximum ce levier !).

Autre exemple : les services de vérification des antécédents—cela peut représenter un coût, et dans certaines juridictions ou pour certains postes, les références ou contrôles sont obligatoires.

Comment suivre

Encore une fois, je vous recommande de collaborer avec votre équipe finance pour vérifier avec eux comment ils suivent les autres dépenses. Par exemple, si un poste a un coût annualisé, souhaitent-ils l’inscrire sur le mois de paiement ou bien divisent-ils ce coût sur 12 mois dans l’année ?

Si aucune équipe n’est disponible, je préfère personnellement inscrire la dépense dans le mois de paiement, afin de suivre aussi l’échéance des abonnements.

Ensuite, pour calculer le coût total de recrutement, il s’agit de prendre la somme totale estimée pour l’année et de la diviser par le nombre d’embauches réalisées.

Coût par embauche = total des coûts/nombre d’embauches

Voici une capture d’écran de la façon dont j’organise personnellement mon budget (lien vers le tableau ici) :

budget example screenshot — Exemple de budget

Pour une approche plus technologique, l’un des avantages des logiciels de recrutement comme les ATS est de pouvoir suivre facilement les coûts dans des tableaux de bord de recrutement personnalisables.

Comment évaluer

Comme toujours avec les chiffres et les données, la chose la plus importante est ce que vous en faites.

J’aime diviser mon suivi et mon évaluation en trois grandes catégories : priorité un, priorité deux et priorité trois.

Ça m’aide à comprendre à quelle fréquence revoir les coûts et quels types d’indicateurs définir.

Coûts de priorité un

Ce sont des éléments comme la publicité et l’utilisation de plateformes. La raison pour laquelle je pense qu’il s’agit d’une priorité un est que : a) les coûts peuvent s’accumuler rapidement et b) vous pouvez vous faire une idée rapidement du retour sur chaque plateforme ou site d’emploi. Cela signifie qu’il est conseillé de vérifier régulièrement la performance de chacune d’elles.

Pour les plateformes de candidats, je demande toujours à mon équipe la qualité, la quantité et l’engagement des candidats (ou je les suis moi-même), et de cette façon, je m’assure aussi que l’équipe utilise bien les plateformes que nous avons achetées.

Pour la publicité, je vérifie les taux de conversion de chaque site d’offres afin d’en apprendre davantage sur la qualité potentielle des candidats.

Par exemple, disons que j’utilise trois sites d’emploi. L’un me fournit beaucoup de candidats, mais le taux de conversion n’est pas fameux ; le deuxième offre peu de candidats mais nous en avons embauché la moitié ; et le troisième a peu de candidats et aucune embauche. Je sais tout de suite lequel éliminer, et lequel suivra.

La priorité un concerne aussi les agences — elles peuvent coûter cher et il faut s’assurer qu’elles remplissent bien leur mission pour l’argent qu’on leur verse, si je peux me permettre d’être aussi franc.

Coûts de priorité deux

Ce sont des éléments comme la marque employeur et les événements. Ceux-ci n’arrivent pas forcément très souvent, et il vous faudra peut-être en organiser plusieurs pour comprendre ce qui fonctionne ou non. Il est donc probable que vous ayez besoin de les suivre moins fréquemment que ceux de la priorité un.

Ce qu’il faut surveiller lors des événements, c’est le nombre de recrutements et l’engagement général. Si vous participez à un salon où vous ne recrutez personne, mais parlez à beaucoup de monde, c’est déjà mieux que lorsqu’aucun visiteur ne s’arrête sur votre stand.

Coûts de priorité trois

Ce sont des choses à surveiller sur une période un peu plus longue pour comprendre si la dépense en vaut vraiment la peine.

J’y classe généralement les salaires de l’équipe de recrutement et les dépenses pour les ATS/HRS. Vous n’aurez pas besoin de surveiller ces coûts aussi fréquemment et, pour l’équipe recrutement en particulier, ce n’est de toute façon pas le meilleur moyen d’évaluer la performance — il vaut mieux utiliser des indicateurs.

Comment vous situez-vous ?

Il est notoirement difficile d’indiquer quel devrait être le coût moyen par embauche. Les chiffres en ligne varient de 3 000 $ à 8 000 $. J’ai tendance à retenir autour de 6 000 $, mais cela dépend de beaucoup de facteurs.

Quand j’ai commencé à travailler en interne, la directrice acquisition de talents m’a dit : « Tant qu’on reste moins cher que le recours à une agence, c’est bon. »

Même si je pense que cette approche favorise une relation un peu conflictuelle entre les deux solutions (ce dont je ne suis pas fan), j’en comprends aussi la logique.

Si vous constatez que votre coût par embauche s’approche de 20 % du salaire de base par poste, il serait peut-être temps de repenser votre stratégie et de revoir vos dépenses.

Remarquez que je dis « peut-être ». Il se peut que vous disposiez de ce budget et que cela vous convienne parce que vous avez investi massivement dans la marque employeur ; cela portera sûrement ses fruits plus tard et réduira le coût par embauche sur la durée.

La règle générale est de toujours se demander : « Est-ce la meilleure façon d’utiliser cet argent ? »

Par exemple, si vous dépensez 20 % du salaire rien que pour la publicité sur les sites d’emploi, et que vous passez aussi beaucoup de temps à trier des CV, est-il temps de faire appel à une agence ou de repenser le nombre de sites sur lesquels vous diffusez vos annonces ?

N’oubliez pas que vous pouvez aussi dépenser beaucoup plus en ce moment parce que vous avez plusieurs postes à pourvoir de façon urgente. Cela coûtera cher, mais, plus vous embauchez, plus le coût moyen finira par diminuer.

Tout dépend vraiment de vos besoins en recrutement. Le recrutement, comme beaucoup d'autres choses, obéit au diagramme de Venn du Moins cher-Plus rapide-Meilleur (Bon, rapide, pas cher : vous ne pouvez en choisir que deux ! - Pyragraph)

Défendre Votre Proposition Auprès De La Direction Financière/Supérieure

Cela peut être une discussion difficile à avoir, mais si vous êtes préparé(e) avec quelques estimations, au moins vous avez un point de départ.

Comme pour toute négociation, allez-y avec tout ce dont vous avez besoin — le budget "idéal" pour les outils et la publicité — et soyez prêt(e) à vous contenter d'un montant "raisonnable".

Prévoyez également que le budget non utilisé soit reporté au mois suivant. Ainsi vous constituez une marge de sécurité, à la fois pour vous et pour l’entreprise.

Vous entendrez peut-être cette phrase : « Venez nous voir dès que vous avez besoin de quelque chose plutôt que de planifier un budget. »

Cela me rappelle de vieux souvenirs.

Si cela vous arrive, je vous recommande de demander pourquoi il est impossible de budgéter pour l’instant et si cela serait utile de faire un budget trimestriel ou semestriel.

Disposer de ce budget donne à la fois aux équipes de recrutement et à la direction/finance une idée précise des coûts et des efforts nécessaires.

Sinon, cela va s'envenimer si vous devez "demander" une autorisation à chaque publication de poste et, à terme, l’autre partie vous demandera de le faire en masse (autrement dit de budgéter) et vous aurez perdu beaucoup de temps entre-temps.

Si le budget qui vous est alloué est trop bas et que vous sentez que vous n’aurez pas assez pour fonctionner (je pense qu’une limite raisonnable serait d’environ 2 000 $ par recrutement), alors vous devrez commencer à discuter des priorités avec les parties concernées.

Soit vous devrez faire beaucoup plus de choses manuellement, donc plus lentement, ce qui limitera le nombre de postes à pourvoir simultanément. Soit vous ne pourrez pas diffuser autant d’annonces, ce qui ralentira également le processus.

Informez la direction/finance des conséquences probables, et réfléchissez ensemble à l’impact sur l’entreprise. Soit vous réaliserez que ce qui était présenté comme prioritaire ne l’était pas autant, soit un budget sera trouvé ailleurs.

Dernières réflexions

Établir un budget n’est pas facile, que ce soit à la maison ou au travail, mais avec un peu de prévoyance, cela peut devenir un peu moins difficile.

Pour reprendre une métaphore, c'est comme les services de streaming. Tout aujourd'hui est en streaming et c'est très pratique, mais je suis abonné à Disney, Netflix, Amazon Prime, WarhammerTV, HBOMax et YouTube Premium... vous voyez le tableau. On peut vite perdre le contrôle !

Vous avez beaucoup de choses à surveiller, mais le budget risque d’être l’une de vos principales contraintes à moins que l’on ne vous ait donné un chèque en blanc (dans ce cas, dites-moi quelle entreprise fait ça !).

Pour bien tout gérer, fixez une fréquence de révision de vos priorités une, deux et trois, et intégrez-la à votre routine. Progressivement, cela formera un schéma récurrent et tout devrait bien se passer, tout en accumulant des données utiles.

Comme toujours, bonne chance !

Voici quelques ressources supplémentaires pour vous aider à élaborer votre stratégie de recrutement :

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