Guide complet pour établir un budget de recrutement

Mariya Hristova

on May 7, 2026

Si elles ne sont pas surveillées, les dépenses de recrutement peuvent rapidement exploser. Voici comment établir un budget, suivre les dépenses et optimiser l’utilisation de vos ressources.

TABLE OF CONTENTS Par où commencer Composantes d’un budget Comment suivre Comment évaluer Savoir où vous vous situez Convaincre les dirigeants et la finance

Les employés constituent une part importante de n'importe quel budget OpEx—entre les salaires, les impôts, les avantages, etc., tout s'accumule ! Bien entendu, il ne s'agit pas d'un « coût » ; c’est plutôt un échange pour le travail remarquable fourni par nos équipes !

En tenant compte de cela, il n’est donc pas surprenant que le recrutement fasse partie des coûts liés à l'emploi et, si on ne le surveille pas, il peut vraiment exploser.

Avec le nombre de plateformes, technologies et agences qui existent, il est essentiel de garder un œil sur ce qui vaut l’investissement et ce qui ne le vaut pas.

Sinon, vous risquez de vous retrouver dans ma situation : la moitié de votre budget annuel (£100 000) a été dépensée pour embaucher 6 personnes, alors qu’il en reste 40 à recruter avec le solde ! (Pour information, dépenser £100 000 pour embaucher 6 personnes uniquement via des ressources internes est ÉNORME).

Ci-dessous, je vous présente un guide pratique pour réfléchir et bâtir un budget de recrutement, avec un petit exemple de mon propre budget.

À noter que cela n’inclut pas les coûts liés aux ressources humaines, qui doivent être comptabilisés séparément. De plus, il ne s’agit pas d’une méthode définitive : j’ajuste toujours un peu ma démarche pour la présenter au comité de direction ou aux finances, mais je vous partage ici ce qui, à mon sens, est le meilleur point de départ.

Nous allons aborder :

Par où commencer
Les composantes d’un budget
Comment suivre
Comment évaluer
Savoir où vous vous situez
Présenter vos arguments à la direction/aux finances

Par où commencer avec votre budget de recrutement

La première étape consiste à consulter et collaborer avec votre service financier, et je ne saurais trop insister sur l’importance de ce partenariat !

Ils peuvent avoir un format particulier à respecter, posséder déjà certaines données ou, plus important encore, une limite budgétaire stricte à vous communiquer.

Pendant la collaboration, voici une liste rapide de questions à se poser pour comprendre à quoi pourrait ressembler votre budget.

Combien de nouvelles embauches prévoyez-vous pour l’année/le semestre/le trimestre ?
- À quelle date ces postes sont-ils nécessaires ? (c’est-à-dire, aurez-vous beaucoup de postes à pourvoir en même temps ou de façon étalée ?)
Existe-t-il des postes particulièrement difficiles à pourvoir—notamment des postes de direction ?
Y a-t-il des embauches saisonnières, temporaires ou en contrat ?
Qu’en est-il des recrutements en volume—opérationnels, expérience client ou jeunes diplômés ?

Si vous disposez aussi de données historiques, il est utile de suivre :

Quel est votre taux de rotation du personnel ?
Quel était le coût moyen par embauche l’année précédente ?
Quels KPI pour le recrutement vont vous permettre de mesurer le succès ?

Pour aller plus loin, consultez mon article sur comment élaborer un plan de recrutement durable.

Une fois ce travail effectué, vous pouvez diviser le budget en différentes composantes et commencer à estimer à quoi il pourrait ressembler dans votre cas.

Les composantes d’un budget

Beaucoup vous demanderont de catégoriser selon les coûts fixes ou variables, et vous pouvez tout à fait choisir cette approche. Je vais vous indiquer à chaque fois s’ils sont probablement fixes ou variables.

Pour ma part, j’utilise des catégories légèrement différentes pour m’assurer de ne rien oublier de ce qui pourrait s’accumuler dans les coûts du recrutement

Coûts fixes

Ce sont les coûts opérationnels fixes, comprenant pour l’essentiel les salaires de l’équipe de recrutement.

Selon que votre équipe recrutement soit permanente ou en prestation, vous devrez peut-être intégrer le « coût réel d’un employé ». Cela comprend par exemple : les charges sociales, retraites, avantages (congés payés, primes, etc.) en plus du salaire de base.

À titre indicatif, au Royaume-Uni, il est généralement admis qu’il ne faut pas compter moins de 1,5 fois le salaire de base. Votre multiplicateur exact peut varier selon le pays, raison pour laquelle il est essentiel de travailler avec votre équipe financière (les responsables de la paie disposent de ces données).

Si vous souhaitez aller plus en profondeur, vous pouvez également estimer la quantité de temps qu’un manager de recrutement ou un membre de l’équipe de recrutement devra consacrer, ainsi que le coût correspondant en fonction de leur salaire et de leur « coût réel ».

Cela est particulièrement important dans une très petite entreprise, car vous n’avez peut-être pas d’équipe dédiée au recrutement et vos managers peuvent devoir s’occuper eux-mêmes d’une grande partie du processus d’embauche. (Si c’est le cas, il existe des solutions de recrutement pour petites entreprises à la fois faciles d’utilisation et abordables.)

Par exemple, si un manager doit pourvoir 10 postes d’ingénieurs en 3 mois, cela représente beaucoup de temps à consacrer à ces recrutements, donc la moitié de ses coûts OPEX peut être attribuée au recrutement.

Si ces coûts s’accumulent, il peut être temps de se demander s’il serait plus rentable de constituer une équipe de recrutement interne.

Outils et plateformes de recrutement

De nos jours, cela représentera probablement une part importante de votre budget, et c’est aussi un poste où les coûts cachés du recrutement peuvent facilement s’accumuler (avec la publicité), mais ils sont essentiels au processus de recrutement.

ATS—système de suivi des candidatures

Il s’agit généralement d’un coût annualisé, bien que certains systèmes de suivi des candidatures permettent un paiement mensuel, offrant ainsi une certaine flexibilité d’adhésion, même si cela revient souvent plus cher.

Vérifiez auprès de votre équipe financière comment ils souhaitent que le coût annualisé soit présenté dans le budget de fonctionnement mensuel.

LinkedIn Recruiter

Un outil courant à utiliser si vous disposez d’une équipe de recrutement. Sinon, vous pouvez essayer Recruiter Lite ou Premium et acheter davantage d’InMails, mais cela peut vite s’accumuler. Je recommande donc de prévoir une zone dans votre feuille Excel pour répertorier qui possède quel type de licence.

Par exemple, il m’est arrivé de constater qu’une personne n’étant plus dans l’entreprise avait acheté séparément une licence LinkedIn Recruiter et, en arrivant dans le poste et en examinant mon premier budget, j’ai découvert qu’elle avait déjà coûté plus de £6000 en très peu de temps !

Autres plateformes de recrutement

Il existe de nombreux types de plateformes de recrutement ! Certaines se concentrent sur la présélection des candidats (par exemple Cord, Talent.io, Haystack) et d’autres sur l’augmentation de votre portée (Amazing hiring, Seekout, etc.).

Les tarifs des logiciels de recrutement et la structure varient : certains offrent de la flexibilité mensuelle, d’autres uniquement annuelle. Allez à leur rencontre si vous ne les connaissez pas encore et voyez ce qui convient le mieux à vos besoins.

Une petite remarque concernant les plateformes où vous pouvez aussi publier des annonces : la frontière entre publicité et plateforme peut devenir floue, mais usez de votre jugement. Je classe généralement en publicité tout coût de publication « par poste ». Par exemple, Remoteok me permet de parcourir les profils, mais je publie aussi des offres donc cela passe dans mon budget de publicité.

Lecture associée : 10 meilleurs logiciels de recrutement

Logiciel d’intégration

Bien que ce soit techniquement en dehors de la phase de recrutement traditionnelle, il est pertinent d’inclure le coût du logiciel d’intégration dans votre budget de recrutement.

Investir dans un logiciel d’intégration assure une transition en douceur pour les nouvelles recrues et permet d’uniformiser des processus comme la gestion de la documentation administrative, la conformité et la définition d’objectifs précoces.

De plus, les plateformes d’intégration modernes s’intègrent souvent aux systèmes de suivi des candidatures (ATS), ce qui crée un flux de travail plus fluide du moment de l’acceptation de l’offre jusqu’au premier jour.

Lors de la préparation de votre budget, pensez à consulter le coût des solutions d’intégration pour trouver celle qui correspond à la taille et aux besoins de votre entreprise.

Ils constituent un excellent moyen de rencontrer des candidats et j’ai eu beaucoup de succès, mais il faut réfléchir à vos propres contraintes. Avez-vous le temps et les ressources nécessaires pour assister à un événement qui ne débouchera peut-être sur aucun recrutement, mais qui pourrait accroître votre visibilité ?

Cabinets de recrutement

Avec l’essor du recruteur interne, il existe une volonté quasi instinctive de « réduire à zéro le recours aux cabinets » dans les KPIs du responsable du recrutement. Je le sais, j’ai déjà eu cet objectif moi-même.

Cependant, il y a des moments où un partenariat externe peut s’avérer nécessaire. Il se peut que vous n’ayez pas encore d’équipe de recrutement dédiée, que vous pénétriez un nouveau marché, ou que votre équipe soit déjà à pleine capacité.

À titre d’exemple, même si j’ai commencé ma carrière dans la chasse de têtes, après mon passage en entreprise j’ai surtout recruté pour des postes intermédiaires où le volume était le plus important.

C’est pourquoi, lorsque le PDG vient me demander d’ouvrir un poste de direction, j’ai personnellement préconisé de faire appel à un cabinet de recrutement de cadres, car ils avaient les connexions que j’ai eues par le passé.

Selon votre localisation, les honoraires moyens d’un cabinet se situent entre 15 et 25 % du salaire annuel de base, mais c’est une question d’arbitrage temps/efficacité. N’oubliez pas de prendre en compte la valeur de votre temps : vous pourriez finir par dépenser bien plus que si vous aviez fait appel à un cabinet de recrutement.

Autres/Div.

Comme toujours, il existe une catégorie « Divers » ou « Autres » pour tout ce qui pourrait être pris en considération.

Il s’agit notamment de tenir compte de toute prime ou paiement d’incitation à la cooptation. Si vous avez des données historiques, tant mieux, sinon j’aime faire preuve de générosité et considérer qu’environ 20 % des recrutements proviennent de recommandations (j’insiste beaucoup sur la cooptation !).

On peut aussi intégrer des services comme les vérifications d’antécédents—cela peut vite s’accumuler et, dans certaines juridictions ou pour certains postes, les références ou vérifications sont obligatoires.

Comment suivre

Encore une fois, je vous recommande de travailler avec votre service financier pour savoir comment il suit l’ensemble des coûts. Par exemple, si une dépense est annualisée, souhaiteraient-ils qu’elle soit saisie dans le mois de paiement, ou le coût réparti sur les 12 mois de l’année ?

Si aucun service n’existe, à titre personnel je préfère affecter la dépense au mois du paiement, ce qui me permet aussi de suivre les renouvellements d’abonnement.

Ensuite, pour calculer le coût par embauche réel, il suffit de prendre le coût total annuel de tout ce que vous avez prévu de dépenser et de le diviser par le nombre de recrutements.

Coût par recrutement = coût total/nombre de recrutements

Voici une capture d'écran montrant comment j'organise personnellement mon budget (le lien vers la feuille de calcul est ici) :

budget example screenshot — Exemple de budget

Pour une approche plus technologique, l’un des avantages des logiciels de recrutement comme les ATS est de pouvoir facilement suivre les coûts dans des tableaux de bord de recrutement personnalisables.

Comment évaluer

Comme toujours avec les chiffres et les données, le plus important est ce que vous en faites.

J’aime répartir mon suivi et mon évaluation en trois grandes catégories : priorité un, priorité deux et priorité trois.

Cela m’aide à comprendre à quelle fréquence revoir et quels types d’indicateurs mettre en place.

Coûts de priorité un

Il s’agit des éléments comme la publicité et l’utilisation de plateformes. Je pense qu’ils sont de priorité un parce que a) ils peuvent vite s’accumuler et b) on peut rapidement évaluer ce que chaque plateforme ou site d’emploi rapporte. Cela signifie qu’il est conseillé d’y jeter un coup d’œil régulièrement pour évaluer leur efficacité.

Pour les plateformes de candidatures, je vérifie toujours avec mon équipe la qualité, la quantité et l'engagement des candidats (ou bien je le fais moi-même), et cela permet aussi de s’assurer que l’équipe utilise bien les plateformes que nous payons.

Pour la publicité, je m’assure de vérifier les taux de conversion de chaque site d’emploi pour pouvoir estimer la qualité potentielle des candidats.

Par exemple, disons que j’utilise trois sites d’emploi. L’un me donne beaucoup de candidats mais le taux de conversion est faible, le deuxième propose peu de candidats mais nous en avons embauché la moitié, et le troisième offre peu de candidats et aucune embauche. Je sais immédiatement lequel supprimer en premier et lequel serait le suivant.

La priorité un comprend aussi les agences—elles peuvent être coûteuses et il faut s’assurer qu’elles en font suffisamment pour l’argent que vous leur versez, pour parler franchement.

Coûts de priorité deux

Il s’agit d’éléments comme la marque employeur et les événements. Cela n’arrive pas très souvent et il vaut mieux en faire plusieurs pour bien cerner ce qui fonctionne ou non. Par conséquent, il n’est généralement pas nécessaire de les revoir aussi fréquemment que ceux de priorité un.

Pour les événements, il faut surveiller le nombre d’embauches et le niveau d’engagement général. Si vous participez à un événement où vous n’embauchez personne mais où vous avez parlé à beaucoup de gens, c’est toujours mieux que d’être à un événement où personne n’est venu vous voir.

Coûts de priorité trois

Ce sont les coûts qui nécessitent un suivi sur une période légèrement plus longue pour comprendre si la dépense génère réellement la valeur attendue.

Ici, je classe généralement les salaires de l’équipe de recrutement et les dépenses pour l’ATS/HRS. Il n’est pas nécessaire de surveiller ces coûts aussi fréquemment et, pour l’équipe de recrutement, ce n’est de toute façon pas la meilleure manière d’évaluer la performance—il vaut mieux utiliser des indicateurs.

Comment vous situez-vous ?

Il est notoirement difficile de définir quel devrait être le coût moyen par embauche. Les chiffres en ligne varient entre 3 000 et 8 000 $. J’utilise généralement environ 6 000 $ comme moyenne approximative, mais cela dépend de tellement de facteurs.

Quand j’ai commencé à travailler en interne, la directrice du recrutement avec qui je travaillais m’a dit : « Tant que nous sommes moins chers qu’une agence, tout va bien. »

Même si je pense que ce genre de vision entretient une certaine rivalité entre les deux, ce dont je ne suis pas particulièrement fan, j’en comprends aussi la logique.

Si vous constatez un coût par embauche qui s'approche de 20 % du salaire de base du poste, il peut être nécessaire de repenser votre stratégie et de mieux maîtriser vos dépenses.

Notez bien que je dis « peut ». Il se peut que vous disposiez d’un tel budget et que cela ne vous pose pas problème, par exemple si vous investissez beaucoup dans la marque employeur, car cela devrait porter ses fruits plus tard et faire baisser le coût moyen par embauche sur le long terme.

La règle générale à garder à l’esprit est toujours : « Est-ce la meilleure utilisation de cet argent ? »

Par exemple, si vous dépensez 20 % du salaire uniquement en publicité sur les sites d’emploi, tout en consacrant beaucoup de temps à trier les CV, est-il temps d’envisager de faire appel à une agence ou de revoir le nombre de sites sur lesquels vous publiez vos offres ?

N’oubliez pas que vous dépensez peut-être beaucoup actuellement parce que vous avez plusieurs postes urgents à pourvoir. Cela coûte cher, mais plus vous embauchez, plus le coût moyen finira par baisser.

Cela dépend vraiment de vos besoins en matière de recrutement. Le recrutement, comme beaucoup d'autres choses, respecte le diagramme de Venn Moins cher-Plus rapide-Meilleur (Bon, rapide ou pas cher : vous ne pouvez en choisir que deux ! - Pyragraph)

Préparer son argumentaire auprès de la direction financière ou générale

Ce n'est pas toujours une discussion facile à avoir, mais si vous arrivez avec quelques estimations, au moins vous avez un point de départ.

Comme pour toute négociation, arrivez préparé avec tout ce dont vous avez besoin — le budget "idéal" pour les outils et la publicité — et soyez prêt à vous contenter d'un montant "acceptable".

Pensez également à faire en sorte que tout budget restant soit reporté au mois suivant. De cette façon, vous constituez une marge de sécurité pour vous et pour l’entreprise.

Vous pourriez entendre la phrase « Venez nous voir quand vous avez besoin, plutôt que de prévoir un budget. »

Cela me rappelle de mauvais souvenirs.

Si on vous dit cela, je vous recommande de demander pourquoi il n’est pas possible de prévoir un budget pour l'instant et s’il serait utile d’établir un budget trimestriel ou semestriel.

Disposer de ce budget permet autant aux équipes de recrutement qu’à la direction/finances d’avoir une idée claire des coûts et des efforts nécessaires.

Sinon, cela risque de devenir ingérable si vous devez demander l’autorisation à chaque fois que vous publiez une offre, et, à la longue, l’autre partie vous demandera de le faire en masse (c’est-à-dire de budgétiser). Vous aurez simplement perdu beaucoup de temps entre-temps.

Si le budget qui vous est alloué est trop bas, et que vous savez que vous n’aurez pas assez de marge de manœuvre (je pense qu'une limite raisonnable serait d’environ 2 000 $ par recrutement), alors il faudra commencer à discuter des priorités avec vos interlocuteurs.

Soit vous devrez faire bien plus de choses manuellement, et donc plus lentement, ce qui limitera votre capacité à recruter pour de nombreux postes, soit vous ne pourrez pas diffuser autant d’annonces en même temps, ce qui ralentira aussi le processus.

Il est important d’en informer la direction/les finances pour discuter ensemble des impacts sur l’entreprise. Soit vous réaliserez que ce qui était considéré comme prioritaire ne l’est finalement pas tant que ça, soit un budget supplémentaire sera trouvé.

En conclusion

Faire un budget n’est jamais simple, que ce soit à la maison ou au travail, mais avec un peu d’anticipation cela peut devenir un peu moins difficile.

Pour utiliser une métaphore : c’est comme avec les services de streaming. Tout aujourd’hui est en streaming et c’est pratique, mais je suis abonné à Disney, Netflix, Amazon Prime, WarhammerTV, HBOMax et YouTube Premium… vous voyez le tableau. On peut vite perdre le contrôle !

Vous avez beaucoup de choses à surveiller, mais le budget sera probablement une de vos contraintes majeures à moins que vous n’ayez reçu un chèque en blanc (auquel cas, dites-moi pour quelle entreprise vous travaillez !).

Pour tout gérer au mieux, adoptez un rythme régulier de revue de vos priorités une, deux et trois, et intégrez-le à votre routine. Ensuite, cela deviendra un automatisme et vous serez opérationnel rapidement, en constituant des données au fur et à mesure.

Comme toujours, bonne chance !

Quelques ressources supplémentaires pour vous aider dans votre stratégie de recrutement :

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