Intégration des employés : guide complet + modèle

Qu’est-ce que l’intégration ?

L’intégration est le processus qui consiste à intégrer un nouvel employé au sein d’une organisation. Elle implique de lui fournir le temps, les informations, la formation et les ressources nécessaires pour comprendre l’entreprise, son rôle au sein de celle-ci et créer des liens avec ses collègues.

Pourquoi l’intégration est-elle importante ?

L’intégration est importante, car elle aide les nouveaux membres de l’équipe à prendre le meilleur départ possible. Une intégration efficace peut :

Améliorer la fidélisation

Une intégration adéquate réduit la rotation du personnel en aidant les nouvelles recrues à se sentir accueillies et soutenues.

Selon une étude du Brandon Hall Group, les entreprises qui disposent d’un processus d’intégration solide peuvent améliorer de 82 % la fidélisation des nouvelles recrues.

soyons honnêtes : si vous arrivez le premier jour et que tout le monde semble surpris de votre présence, les signaux d’alarme commencent à retentir. 

Accroître la productivité

Une intégration efficace permet aux nouveaux employés de mieux et plus rapidement apprendre leurs rôles et responsabilités, et donc de devenir productifs en moins de temps.

La même étude du Brandon Hall Group a révélé qu’une intégration efficace pouvait accroître de plus de 70 % la productivité des nouvelles recrues.

Contribuer à renforcer la marque employeur

Lorsque les employés se sentent accueillis, soutenus et bien préparés à réussir, ils sont davantage susceptibles de recommander votre entreprise sur les réseaux sociaux et de laisser des avis positifs sur des sites comme Glassdoor.

Combien de temps dure l’intégration ?

L’intégration dure généralement environ 90 jours pour la plupart des postes, mais elle peut s’étendre jusqu’à un an pour les postes plus complexes ou les fonctions de direction.

« De nombreuses organisations considèrent à tort l’intégration comme un événement ponctuel plutôt que comme un processus continu », explique la consultante en gestion des ressources humaines, Rita Wittek. « Elles se concentrent fortement sur les formalités administratives et la mise en place logistique, en négligeant les aspects humains essentiels, comme la création de liens et l’intégration des nouvelles recrues à la culture de l’entreprise. »

La durée dépend de facteurs tels que la complexité du poste, la taille de l’organisation et le niveau de soutien fourni.

Un programme d’intégration structuré sur 30, 60 et 90 jours comprend généralement une phase de pré-intégration, une orientation initiale (la première semaine), puis un accompagnement continu, des formations et des points de suivi tout au long des premiers mois.

Activités d’intégration courantes

Il y a beaucoup de choses à organiser pour réussir l’intégration. Voici un aperçu des différentes activités d’intégration à chaque étape du processus.

Pré-intégration

• Envoyer des courriels ou des colis de bienvenue.
• Fournir les documents nécessaires (contrats, formulaires fiscaux, etc.).
• Partager un calendrier de la première semaine.
• Créer les comptes de messagerie, de logiciels et de systèmes.

Configuration informatique et formation

• Configurer les postes de travail, les logiciels et l’équipement nécessaire.
• Proposer une formation d’introduction aux outils, logiciels et systèmes internes.
• Proposer une formation à la cybersécurité et à la confidentialité des données.

Orientation

• Présentation de l’entreprise : mission, vision et valeurs.
• Introduction aux politiques de l’entreprise (RH, sécurité, etc.).
• Visite des bureaux (ou visite virtuelle pour les employés à distance).
• Rencontre avec les membres de l’équipe ou les collègues clés.

Formation à la conformité et aux questions juridiques

• Formation à la sécurité (pour certains secteurs d’activité).
• Politiques de lutte contre le harcèlement, de diversité et d’inclusion.
• Formation à la conformité juridique propre au pays ou au secteur d’activité.

Formation spécifique au poste

• Processus et attentes propres au poste.
• Examen des responsabilités et des objectifs liés au poste.
• Mentorat ou accompagnement par un collègue plus expérimenté.

Définition des attentes et des objectifs

• Première réunion avec un responsable pour examiner les objectifs à court et à long terme.
• Établissement des indicateurs clés de performance (KPI) nécessaires à la réussite dans le poste.

Intégration sociale

• Déjeuner d’équipe ou pause-café virtuelle.
• Événements sociaux d’intégration pour aider la nouvelle recrue à s’intégrer à la culture de l’entreprise.
• Présentation des groupes de ressources pour les employés ou des réseaux internes.

Points de suivi et retours

• Points de suivi réguliers avec le responsable ou les RH au cours des premières semaines ou des premiers mois.
• Recueil des retours pour contribuer à optimiser l’intégration.
• Évaluation des progrès de la nouvelle recrue et résolution des éventuelles difficultés.

Conseil de pro

La première étape consiste à réaliser un audit du poste afin de déterminer les tâches que le nouvel employé effectuera réellement, plutôt que de s’appuyer sur des missions obsolètes ou sur la manière dont les choses ont toujours été faites. Si c’est votre première embauche, commencez par dresser la liste des tâches pour lesquelles vous manquez de temps ou de compétences. Cela permet de clarifier le rôle et de garantir une intégration réfléchie. – Lindsay Mastrogiovanni, stratège en ressources humaines chez ConsciousHR

Processus d’intégration des nouveaux employés

L’intégration ne dure que le premier jour ou la première semaine, n’est-ce pas ? Faux !

« L’intégration ne s’achève pas à la fin du premier jour de travail », explique Alice Ferretti de HumansR. « Il faut généralement jusqu’à 3 mois pour que les nouvelles recrues soient pleinement intégrées à l’entreprise. Cela comprend leur adhésion complète aux avantages et aux bénéfices, l’établissement de relations avec les personnes avec lesquelles elles travaillent régulièrement et, enfin, la familiarisation avec leur rôle et leurs responsabilités.

Cela signifie que le soutien initial apporté à une nouvelle recrue peut être réduit, mais qu’il doit toujours être présent ; effectuer régulièrement des points de suivi avec elle peut faire toute la différence. »

Bien qu’aucune intégration ne se déroule de la même manière, et que je présenterai plus loin un exemple assez unique, la plupart des organisations trouvent utile de diviser l’intégration en phases afin de faciliter la mise en place des activités et de mesurer les progrès à chaque étape.

Pré-intégration

La pré-intégration est la phase qui s’étend entre l’acceptation d’une offre d’emploi par une nouvelle recrue et son premier jour de travail. Elle aide les nouveaux employés à se sentir accueillis et préparés, tout en facilitant leur transition au sein de l’entreprise.

Les tâches courantes de pré-intégration comprennent :

1. Documents administratifs : Envoi et collecte des documents administratifs des nouvelles recrues, tels que les contrats, les formulaires fiscaux et les accusés de réception des politiques.
2. Communication de bienvenue : Envoi d’un courriel ou d’un colis de bienvenue contenant des informations sur l’entreprise, une présentation de l’équipe et les détails du premier jour.
3. Configuration technique : Préparation des outils nécessaires, tels qu’un ordinateur professionnel, un compte de messagerie, un accès aux logiciels et un espace de travail.
4. Ressources de l’entreprise : Partage de documents tels qu’un manuel de l’employé, les politiques de l’entreprise et les organigrammes.
5. Présentations : Fourniture d’informations sur les membres de l’équipe, les responsables et les principaux contacts afin d’aider la nouvelle recrue à faire connaissance avec ses futurs collègues.

Accueil et intégration

L’accueil et l’intégration constituent la phase initiale de l’intégration, qui a lieu le premier jour de la nouvelle recrue et se poursuit pendant la première semaine. Cette phase vise à lui faire découvrir l’entreprise, sa culture et ses procédures opérationnelles de base.

Les tâches courantes liées à l’accueil et à l’intégration comprennent :

1. Présentation de l’entreprise : Présentation de l’histoire, de la mission, des valeurs et des objectifs de l’entreprise afin d’aider la nouvelle recrue à comprendre l’identité et la raison d’être de l’organisation.
2. Présentations : Présentation de la nouvelle recrue aux membres de l’équipe, aux responsables et aux principaux collaborateurs, afin de favoriser son sentiment d’appartenance.
3. Examen des politiques : Présentation des politiques de l’entreprise, des procédures et du code de conduite, notamment en ce qui concerne la tenue vestimentaire, les horaires de travail et la sécurité sur le lieu de travail.
4. Visite des locaux : Organisation d’une visite du lieu de travail (ou d’une visite virtuelle pour les employés à distance) afin de familiariser la nouvelle recrue avec les installations, les salles de réunion et les espaces clés.
5. Avantages et rémunération : Explication des avantages sociaux, de la structure de rémunération et de la manière d’accéder aux ressources associées.
6. Présentation du poste : Examen des responsabilités professionnelles de la nouvelle recrue, de la structure de l’équipe et des attentes en matière de performance.
7. Programme de formation : Présentation des premières sessions de formation, des ressources et des outils qu’elle utilisera dans le cadre de son poste.

0 à 30 jours

Au cours des 0 à 30 premiers jours de l’intégration, l’objectif est d’aider la nouvelle recrue à prendre ses marques dans son poste, à nouer des relations et à commencer à contribuer à l’équipe. Cette période est essentielle pour poser les bases de sa réussite.

Les principales activités de cette phase comprennent :

1. Formation spécifique au poste : Mise en place d’une formation détaillée liée au poste précis de la nouvelle recrue, notamment sur les outils, les logiciels et les processus qu’elle devra utiliser.
2. Définition des objectifs : Discussion des objectifs et des attentes à court terme avec la nouvelle recrue, souvent en présence de son responsable, afin de lui donner une orientation claire pour ses premiers mois.
3. Points de suivi réguliers : Planification de points de suivi fréquents avec les responsables ou les ressources humaines afin de répondre aux questions, de donner des retours et d’apporter un soutien pendant son adaptation.
4. Désignation d’un mentor ou d’un accompagnateur : Mise en binôme de la nouvelle recrue avec un collègue ou un mentor pour lui fournir des conseils, répondre à ses questions et l’aider à s’adapter à la culture de l’entreprise.
5. Intégration à l’équipe : Encouragement à participer aux réunions d’équipe, aux projets et aux rencontres informelles afin d’aider la nouvelle recrue à nouer des relations et à comprendre la dynamique de l’équipe.
6. Retours et ajustements : Fourniture de retours sur les performances et mise en place des ajustements nécessaires concernant la formation ou la charge de travail afin de soutenir ses progrès.

Cette phase vise à renforcer la confiance, à clarifier les attentes et à favoriser un sentiment d’appartenance au sein de l’équipe.

30 à 60 jours

Au cours de la période de 30 à 60 jours d’intégration, l’accent est mis sur l’approfondissement de la compréhension du poste par la nouvelle recrue, l’augmentation de sa contribution et son intégration plus poussée à l’équipe et à la culture de l’entreprise.

Les principales activités de cette phase comprennent :

1. Formation avancée au poste : Fournir une formation plus approfondie et spécifique au poste afin de renforcer les compétences et les connaissances de la nouvelle recrue. Cela peut inclure des tâches, des outils ou des systèmes complexes pertinents pour son poste.
2. Responsabilités élargies : Attribuer progressivement des tâches ou des projets plus exigeants afin d'aider la nouvelle recrue à gagner en confiance et à mettre en valeur ses capacités.
3. Suivis réguliers : Poursuivre les points réguliers avec les responsables pour discuter des progrès, résoudre les difficultés et fournir des retours constructifs. Ces réunions permettent de s'assurer que la nouvelle recrue se sent soutenue et valorisée.
4. Réseautage : Encourager la nouvelle recrue à rencontrer des collègues d'autres services afin de comprendre le fonctionnement global de l'entreprise et de développer son réseau professionnel.
5. Révision et ajustement des objectifs : Réexaminer les objectifs initiaux et les ajuster en fonction des progrès de la nouvelle recrue, en les alignant à la fois sur les objectifs individuels et ceux de l'équipe.
6. Intégration à la culture d'entreprise : Encourager la participation aux événements de l'entreprise, aux activités de cohésion d'équipe ou aux rencontres informelles afin de renforcer son lien avec la culture de l'entreprise.
7. Sollicitation de retours : Demander à la nouvelle recrue son avis sur son expérience d'intégration jusqu'à présent afin d'identifier les points à améliorer dans le processus.

Cette période est essentielle pour favoriser les relations, consolider sa compréhension de son rôle et s'assurer qu'elle sait où trouver les informations.

De 60 à 90 jours

Au cours de la période allant de 60 à 90 jours d'intégration, l'objectif est de renforcer l'autonomie de la nouvelle recrue, de s'assurer qu'elle est pleinement intégrée à son poste et de poser les bases de sa réussite à long terme au sein de l'entreprise.

Les principales activités de cette phase comprennent :

1. Autonomie accrue : Permettre progressivement à la nouvelle recrue de prendre en charge ses projets et ses tâches, en témoignant de la confiance envers ses capacités et ses compétences décisionnelles.
2. Évaluation des performances : Réaliser une évaluation formelle des performances afin d'évaluer les progrès, les points forts et les domaines d'amélioration de la nouvelle recrue. Cette évaluation contribue à harmoniser les attentes et établit une référence pour les performances futures.
3. Retours continus : Fournir des retours constructifs et exploitables afin d'aider la nouvelle recrue à continuer de développer ses compétences et à s'adapter aux difficultés rencontrées.
4. Discussions sur l'évolution professionnelle : Entamer des discussions sur les objectifs de carrière de la nouvelle recrue et les possibilités d'évolution au sein de l'entreprise afin de lui montrer les perspectives qui s'offrent à elle.
5. Élargissement du réseau : Encourager la poursuite du réseautage avec les équipes transversales, les parties prenantes et les autres services afin d'approfondir sa compréhension du fonctionnement de l'entreprise et de son rôle dans un contexte plus large.
6. Perfectionnement des compétences : Identifier les possibilités supplémentaires de formation ou de développement en fonction de ses performances et de ses aspirations professionnelles futures.
7. Participation aux projets : Faire participer la nouvelle recrue à des projets plus complexes ou collaboratifs, mettant en évidence son intégration et sa capacité à contribuer à un niveau supérieur.

Cette phase consolide le rôle de la nouvelle recrue dans l'entreprise, soutient son développement professionnel et garantit qu'elle se sent pleinement impliquée et préparée à réussir sur le long terme.

90 jours et plus

Après les 90 premiers jours, l'accent se déplace vers l'intégration à long terme, le développement continu et la gestion des performances. Au cours de cette période :

1. Transition vers les évaluations régulières des performances : La nouvelle recrue passe de points de suivi fréquents au cycle standard d'évaluation des performances de l'entreprise, qui se concentre sur la définition des objectifs, les retours continus et les discussions sur l'évolution professionnelle.
2. Développement des compétences et formation : Des possibilités de formation continue sont proposées afin de renforcer les compétences de la nouvelle recrue, en les alignant sur son évolution professionnelle et les objectifs à long terme de l'entreprise.
3. Intégration approfondie : La nouvelle recrue participe pleinement aux projets d'équipe, aux collaborations entre services et aux initiatives de l'entreprise, consolidant ainsi son rôle et ses contributions au sein de l'organisation.

9 bonnes pratiques pour l'intégration des employés

Nous avons échangé avec plusieurs experts des ressources humaines afin d'obtenir des bonnes pratiques d'intégration pour contribuer à garantir un processus efficace et efficient :

1. Commencer avant le premier jour (préintégration)

« Les organisations sous-estiment l'importance de la préintégration — la période qui précède le premier jour d'une nouvelle recrue », explique Wittek. « Fournir au préalable des ressources, organiser des présentations et donner accès aux outils peut réduire considérablement l'anxiété du premier jour et aider les nouvelles recrues à se sentir préparées et confiantes. Si la personne recrutée habite dans la région, vous pouvez également l'inviter à venir déjeuner ou prendre un verre le vendredi avant sa date de début ; cela a toujours été une invitation appréciée partout où j'ai travaillé. »

Et, en cas d’embauche de travailleurs internationaux, la phase de préintégration devient encore plus importante.

« Une histoire qui me vient à l’esprit est celle de l’intégration d’un nouveau développeur qui venait de déménager dans un autre pays pour nous rejoindre », se souvient Tetiana Burda, directrice administrative chez Syndicode. « En plus de la configuration habituelle, nous l’avons aidé à trouver un logement, à organiser ses déplacements et à découvrir des endroits agréables à explorer le week-end. Cet effort supplémentaire a porté ses fruits, tant pour son épanouissement que pour la rapidité avec laquelle il s’est adapté à notre culture de travail. Des moments comme celui-ci me rappellent pourquoi l’intégration est si importante. »

2. Créer un plan semi-standardisé

Préparez un plan semi-standardisé à 30, 60 et 90 jours présentant les tâches propres au poste, les formations, les objectifs et les réunions clés à chaque étape du processus d’intégration.

Certaines activités, comme les présentations, devront être réalisées par toutes les personnes nouvellement recrutées, mais certaines seront évidemment propres au poste.

3. Automatiser et simplifier les tâches administratives

« Nous disposons d’outils pour automatiser les tâches répétitives, comme l’envoi de courriels de bienvenue, l’organisation des modules de formation ou la signature numérique des contrats avant le premier jour », explique Burda. « Les gens sous-estiment souvent la quantité de frictions que l’on peut éliminer grâce à une automatisation simple. Cela permet aux RH de se concentrer sur l’essentiel : la relation humaine. »

Utilisez un logiciel RH ou d’intégration pour simplifier les tâches répétitives comme les formalités administratives, l’inscription aux avantages sociaux et la formation.

4. Permettre aux nouveaux employés de se présenter 

Tout le monde souhaite être connu et valorisé, explique Reid Walsh, directeur des ressources humaines chez NEOGOV. « Pour favoriser cela, donnez aux nouvelles recrues l’occasion de se présenter :

• Créez un formulaire d’intégration permettant aux nouveaux employés de répondre à des questions sur leurs préférences professionnelles (par exemple, communication par courriel, téléphone, en personne ou via un outil de discussion), leurs traits de personnalité, leurs choses préférées (commande de café, en-cas, films, etc.), etc.
• Partagez chaque semaine par courriel, en réunion ou via des outils de discussion des présentations des nouveaux employés avec l’équipe.
• Organisez une activité de cohésion d’équipe au cours de laquelle tout le service passe un test de personnalité comme StrengthsFinder ou l’Ennéagramme et partage ses résultats.
• Demandez aux nouvelles recrues (ainsi qu’à leur équipe) de créer et de présenter un diaporama avec des puces et des photos sur leurs centres d’intérêt, leurs loisirs, leur famille et leur parcours. »

5. Attribuer un collègue référent à une nouvelle recrue

« Associer les nouveaux employés à un collègue expérimenté, à un mentor ou à un collègue référent peut leur donner le sentiment d’être bien accueillis dès le premier jour », explique Walsh. « Vous pouvez même mettre les nouvelles recrues en relation avec leur collègue référent à l’avance afin qu’elles retrouvent un visage familier le premier jour.

Un collègue référent peut leur faire visiter les locaux et les présenter aux autres membres de l’équipe durant les premiers jours, mais son rôle peut s’étendre sur plusieurs semaines. Préparer des questions pour briser la glace ou des amorces de conversation peut aider à faciliter ces présentations.

Les collègues référents peuvent également offrir un soutien précieux à distance, par exemple au moyen d’appels hebdomadaires pour répondre aux questions, expliquer le rôle des autres employés ou utiliser le partage d’écran pour présenter des outils importants. »

6. Répartir les tâches

La création du plan d’intégration doit être un effort collectif entre des services comme les RH, l’informatique et les finances, ainsi que les responsables et parfois les cadres dirigeants.

De même, sa mise en œuvre doit également être un effort collectif, et il existe aussi une occasion de contribuer au développement des membres actuels de l’équipe :

« De nombreux contributeurs individuels recherchent des occasions de diriger ou de gérer des projets, et l’intégration de nouveaux membres de l’équipe est une excellente occasion de déléguer cette tâche à une personne qui n’est pas encore responsable ou dirigeante, mais qui souhaite le devenir », explique l’experte RH Maggie Michaels DeCan. « Cela leur donne l’occasion de montrer qu’ils peuvent assumer davantage de responsabilités et piloter une mission importante, tout en déchargeant un dirigeant d’une tâche importante, mais souvent négligée.  »

Cette approche collaborative est particulièrement importante lors de l’élaboration de stratégies d’intégration à l’échelle mondiale qui doivent tenir compte des différents fuseaux horaires, des considérations culturelles et des réglementations locales.

7. Points de suivi réguliers

Une étude de Microsoft a révélé que les nouvelles recrues sont 3,5 fois plus susceptibles de se déclarer satisfaites si leurs responsables jouent un rôle actif dans leur intégration, ce que confirme DeCan :

« En fin de compte, rien ne remplace le fait que le responsable du recrutement note dans son calendrier qu’il doit passer voir la nouvelle recrue après sa première journée, puis prendre de ses nouvelles après la première semaine, le premier mois, et ensuite régulièrement, afin de voir comment les choses se passent et de montrer qu’il se soucie de sa transition. »

8. Commencer les discussions sur l’évolution professionnelle

Selon Sasha Robinson, vice-présidente des ressources humaines chez Trainual, l’intégration est le moment idéal pour renforcer l’engagement des employés en entamant des discussions sur l’évolution professionnelle :

« Les employés à fort potentiel peuvent être identifiés rapidement en leur donnant accès aux dirigeants et en leur présentant les possibilités d’évolution. Planifier des entretiens individuels avec les responsables d’équipe pendant l’intégration donne aux nouvelles recrues l’occasion d’échanger avec les personnes les plus performantes et les plus brillantes de votre équipe et d’imaginer les parcours qui s’offrent à elles. Associer cela à une documentation claire sur les parcours de carrière, les trajectoires d’évolution et les attentes en matière de leadership leur montre jusqu’où elles peuvent aller et les encourage à viser haut. »

9. Utiliser les données pour perfectionner le processus

Enfin, grâce aux outils disponibles, il est relativement simple de suivre des indicateurs tels que le délai avant d’atteindre la productivité, les taux d’achèvement des tâches et les retours des employés afin d’identifier les goulets d’étranglement et les points à améliorer, ce qui permet de prendre des décisions fondées sur les données pour affiner le processus.

• Délai avant d’atteindre la productivité : mesure le temps nécessaire à une nouvelle recrue pour atteindre sa pleine productivité. Suivez cet indicateur en définissant des étapes clés pour les tâches importantes et en surveillant le moment où les nouveaux employés commencent à effectuer leur travail de manière autonome.
• Taux de rétention des nouvelles recrues : pourcentage des nouvelles recrues qui terminent avec succès leur intégration (bien entendu, cet indicateur dépend également de la qualité du processus de recrutement).
• Satisfaction des nouvelles recrues : évalue l’expérience d’intégration des nouvelles recrues au moyen d’enquêtes d’intégration ou de formulaires de commentaires. Utilisez régulièrement des enquêtes d’opinion pour recueillir des informations sur leur expérience, leur engagement et les éventuelles difficultés rencontrées.
• Taux d’achèvement des tâches d’intégration : suit si les nouvelles recrues terminent les activités d’intégration qui leur sont attribuées, telles que les modules de formation et les formalités administratives.

Durée totale de l’intégration : mesure le temps nécessaire à l’ensemble du processus d’intégration. Enregistrez le temps écoulé entre la date de début de la nouvelle recrue et l’achèvement de sa dernière activité d’intégration afin de suivre l’efficacité du processus.

Outils d’intégration

Bien que l’intégration repose avant tout sur les personnes, un certain nombre d’outils peuvent contribuer à automatiser l’intégration et à rendre le processus plus agréable et plus efficace.

• Logiciels d’intégration : des outils d’intégration spécialisés qui aident à élaborer un processus d’intégration structuré grâce à des listes de contrôle personnalisées, à l’automatisation des tâches et à des mécanismes de collecte de commentaires.
• Solution de flux de travail RH : automatisez tout, de l’envoi d’e-mails de bienvenue personnalisés au suivi de l’achèvement des tâches, en vous assurant que tous les documents de conformité sont transmis.
• SIRH/SGRH : ces plateformes proposent des modules d’intégration complets qui prennent en charge la documentation, l’inscription aux avantages sociaux et la conformité, tout en suivant la progression des nouvelles recrues. Pour en savoir plus, consultez nos sélections des meilleurs SGRH et des meilleurs SIRH.
• Gestion documentaire : les systèmes de gestion documentaire contribuent à simplifier les formalités administratives, en permettant aux nouvelles recrues de signer et de transmettre électroniquement les contrats, les politiques et autres documents nécessaires.
• Systèmes de gestion de l’apprentissage : ces systèmes facilitent la formation et le développement des compétences propres à un poste, en permettant aux nouvelles recrues d’accéder à du contenu pédagogique, de suivre des cours, d’élaborer des plans personnalisés et de suivre leur progression.
• Logiciels de formation des employés : les logiciels de gestion de la formation comprennent des modules permettant de créer, d’organiser et de diffuser du contenu de formation, ainsi que de suivre quels employés ont consulté le contenu et à quel moment.
• Outils d’enquête : ils aident à recueillir des commentaires sur l’expérience d’intégration et à suivre l’engagement des nouvelles recrues afin d’identifier les points à améliorer. Découvrez notre sélection des meilleurs outils d’enquête auprès des employés.
• Logiciels d’administration des avantages sociaux et de paie : les logiciels de paie et les systèmes de gestion des avantages sociaux, combinés ou autonomes, permettent aux nouvelles recrues de saisir leurs informations personnelles, de sélectionner leurs avantages et de définir leurs préférences de paie. Ces outils automatisent la conformité de l’intégration, simplifient l’inscription aux avantages sociaux et proposent des portails en libre-service pour faciliter l’accès aux informations relatives à la rémunération et aux avantages sociaux.
• Modèle de liste de contrôle : le modèle de liste de contrôle pour les nouvelles recrues de People Managing People.

Et si vous êtes un peu dépassé par le choix disponible, nous pouvons également vous donner des conseils pour choisir un logiciel d’intégration .

Étude de cas intéressante sur l’intégration : Zappos

Zappos est un détaillant de vêtements en ligne qui dispose d’un processus d’intégration intéressant, axé sur les valeurs et la culture, et notamment sur le service client.

En pratique, cela signifie que TOUTES les nouvelles recrues, même les ingénieurs, doivent passer les 4 premières semaines au sein de l’équipe chargée de la fidélisation de la clientèle à répondre aux demandes des clients. 

C’est un investissement assez incroyable quand on y pense, mais Zappos estime qu’il en vaut la peine afin que chaque personne de l’organisation comprenne ses clients et la manière dont son engagement envers le service client constitue le cœur de l’entreprise.

Cette période au service client est complétée par des séances consacrées à l’histoire de l’entreprise, à la philosophie client, à la culture, aux processus et par des sessions de questions-réponses avec des cadres dirigeants. 

L’entreprise ajoute également une dimension ludique et sème quelques moments amusants grâce à des chasses au trésor, des lâchers d’œufs et des apéros (qui sont tous encouragés à être partagés sur les réseaux sociaux afin de contribuer à renforcer la marque employeur).

Creating a Memorable Onboarding Experience | Zappos Stories

Après cette période, afin d’écarter les personnes qui douteraient encore, Zappos offre à la nouvelle recrue 4000 $ pour démissionner : un test de son engagement envers la vision et la culture de l’entreprise.

Si elle décide de rester, une fête de remise de diplôme est organisée, puis elle suit une formation plus approfondie au sein de son équipe.

Le processus d’intégration de Zappos représente les valeurs de l’organisation en matière de service client et de plaisir, garantissant que les nouvelles recrues sont correctement intégrées aux niveaux de l’entreprise et de l’équipe.

La romance de l’intégration

Si l’on y réfléchit, l’intégration correspond largement à la période de lune de miel dans la relation entre l’employé et l’entreprise. 

Vous avez décidé que vous vous appréciez suffisamment pour tenter l’aventure et vous êtes enthousiaste à l’idée de mieux vous connaître.

L’intégration est le reflet de votre culture, alors n’hésitez pas ! Ce processus peut se manifester de nombreuses façons.

Par exemple, Google envoie toujours à ses nouvelles recrues, appelées « Nooglers », le célèbre chapeau Noogler.

Votre processus d’intégration évoluera au fil du temps en fonction de vos indicateurs de réussite et des retours des nouveaux collaborateurs. 

Il est utile de disposer d’une certaine structure avec des éléments standard, tout en laissant une marge d’adaptation selon le poste.

Vous pouvez utiliser notre modèle sur 30, 60 et 90 jours pour commencer à concevoir le vôtre.

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