Qu’est-ce qu’un ATS ? Fonctionnalités, avantages et meilleures pratiques
Un de mes outils les plus utilisés en tant que professionnel du recrutement est le système de suivi des candidatures (ATS) et il y a toujours beaucoup de discussions sur lequel est le meilleur.
Eh bien, la réponse est « Cela dépend de vos besoins. » Cependant, avec autant d’options sur le marché, comment choisir celui qui conviendra le mieux à vos besoins ?
Je vais vous expliquer ici ce qu’est un ATS, ainsi que ses avantages, ses fonctionnalités clés et comment choisir le meilleur ATS pour vous.
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Qu’est-ce qu’un ATS ?
Les systèmes de suivi des candidatures sont un type de logiciel de recrutement qui vous aide à planifier, suivre et exécuter vos plans d’embauche.
Les systèmes basiques incluront un outil de suivi des candidats et un outil pour créer des offres d’emploi. Cependant, des systèmes d’acquisition de talents plus avancés proposent des modules pour le site carrières, des fonctionnalités de sourcing intégré, des outils de comparaison de candidats assistés par IA, et des analyses avancées du recrutement.
D’après mon expérience, dès que le recrutement dépasse un certain seuil, un ATS vous aidera à rendre votre processus d’embauche plus efficace et à offrir une meilleure expérience aux candidats.
Il existe également des lois supplémentaires sur la protection des données dans l’UE, et de nombreux ATS sont équipés de fonctionnalités pour vous aider à respecter la législation (ce qu’aucun tableur ne permet).
Fonctionnalités clés d’un ATS
Les principales fonctionnalités d’un ATS sont :
- Suivi des candidats : C’est un système où vous créez des étapes dans la candidature, selon votre processus de recrutement (par exemple : « candidature envoyée », « dossier validé », « 1er entretien », etc.). Vous pouvez faire avancer les candidats tout au long du processus et vous assurer qu’ils reçoivent la bonne communication.
- Publication des offres d’emploi : Des job boards intégrés ou une page carrières que vous pouvez ensuite relier à des sites d’emploi comme LinkedIn ou Remotive.
- Messagerie : Certains ATS disposent de fonctionnalités de messagerie ou d’e-mails intégrées, afin de centraliser la communication avec les candidats dans le système.
- Organisation des entretiens : Une fonctionnalité essentielle si vous avez plusieurs entretiens en parallèle et souhaitez suivre toutes les données. Vous pouvez organiser les entretiens depuis le système et envoyer un kit d’entretien (avec le CV du candidat et des questions à poser à ce stade de l’entretien).
- Page carrières : Il est important d’avoir une page où les candidats peuvent découvrir vos postes, votre histoire d’employeur et votre marque. Certains ATS permettent de créer cette page carrières directement sur le site web de votre entreprise.
- Analytique : Des outils d’analyse du recrutement intégrés vous aident à suivre vos indicateurs de recrutement et à prendre des décisions pour améliorer votre processus d’embauche (ex. : si de nombreux visiteurs consultent votre page carrières sans postuler, pourquoi ?).
- Intégration avec les SIRH : La plupart des ATS offrent une intégration avec les SIRH, HRMS ou logiciels d’onboarding pour que, dès qu’une personne est recrutée, elle puisse automatiquement rejoindre d’autres systèmes de votre suite RH. L’inverse fonctionne également : dès qu’un poste s’ouvre dans le SIRH, il s’affiche dans l’ATS.
- Enquêtes auprès des candidats : C’est une bonne idée, en période de croissance, de suivre la qualité de l’expérience candidat. Souvent, cela prend la forme d’e-mails automatisés pour obtenir un retour sur votre processus.
- Base de données de relations clients : Les ATS les plus avancés peuvent intégrer un CRM de recrutement vous permettant de constituer un vivier de candidats qualifiés et de garder le contact grâce à des e-mails ponctuels sur l’actualité de votre entreprise et les postes ouverts.
- Outils de sourcing : Ils regroupent plusieurs sources de candidats (ex. : LinkedIn et Github) pour vous aider à identifier des profils directement depuis le système, puis à leur envoyer des messages.
- Fonctionnalités de conformité : Des outils pour garantir le respect des réglementations locales, nationales et internationales, y compris le RGPD.
Comment fonctionnent les ATS ?
Les ATS fonctionnent grâce à la combinaison de plusieurs technologies clés, afin de gérer efficacement le processus de recrutement.
Fondamentalement, le système repose sur une gestion de base de données et des algorithmes de recherche pour stocker et retrouver des informations sur les candidats, telles que leur nom, leur CV, les postes auxquels ils ont postulé, le statut de leur candidature, les communications et les retours d’entretien.
Les informations sont ensuite affichées via une interface intuitive, que les équipes de recrutement peuvent utiliser pour suivre les candidats et automatiser le processus de recrutement à l’aide de fonctionnalités comme le tri de CV par IA, la planification des entretiens, l’envoi automatique d’e-mails et de rappels.
Les fonctionnalités supplémentaires de ce logiciel de recrutement incluent des générateurs de pages carrières, des analyses avancées et des intégrations avec des sites d'offres d'emploi et d'autres systèmes de logiciels RH.
6 avantages d'utiliser un ATS
Les ATS sont une bénédiction pour de nombreuses équipes de recrutement. Les avantages des ATS comprennent :
1. Plus d'efficacité
Un bon ATS doit automatiser et simplifier votre processus de recrutement, vous faisant gagner le temps que vous auriez autrement passé sur un tableur, un agenda et un e-mail à tout vérifier manuellement.
Essayer de planifier des entretiens, surtout lors de périodes de recrutement intensif, peut vous faire perdre beaucoup de temps, donc disposer d’un système qui facilite cela va vous changer la vie !
2. Aide à trouver des candidats
Un bon ATS doit être capable de publier automatiquement vos descriptions de poste sur au moins quelques sites d'emploi, augmentant ainsi la portée de vos annonces. Certains ATS disposent également d’outils qui vous aident à sourcer des candidats à partir de plusieurs sources, y compris dans votre propre vivier de candidats.
3. Analyse de CV
C’est un sujet un peu controversé car les CV existent dans de nombreux formats. J’ai déjà vu l’analyse de CV être tellement défaillante que le responsable du recrutement pensait que le candidat avait envoyé un CV affreusement mal présenté !
Heureusement, je savais que c’était l’analyse qui avait détruit le format, donc j’ai pu expliquer. Cela pourrait vous arriver aussi, alors faites attention ! Ceci mis à part, l'analyse de CV est utile pour recueillir les informations de base comme les noms, les coordonnées et les détails professionnels, puis pour créer un profil candidat.
4. E-mails et automatisation
Certains ATS intègrent une messagerie pour vous aider à gérer toutes vos communications. Vous pouvez configurer un modèle d'e-mail automatisé à envoyer à tous les candidats ayant postulé, par exemple, ou à tous les refusés à une certaine étape.
5. Améliore l'expérience candidat
Vous pouvez inclure beaucoup d’informations dans les modèles d’e-mails automatisés ou sur la page carrières, ainsi que planifier facilement les entretiens et fournir des retours pertinents et opportuns.
C’est exactement ce que recherchent les candidats, vous pourrez donc le faire à chaque fois. Et vous pouvez aussi suivre l'expérience candidat avec une enquête automatisée !
6. Page carrières
Là où vous pouvez présenter qui vous êtes, peut-être quelques membres de l’équipe, et aussi en dire un peu plus sur votre culture de travail.
De nombreuses équipes RH explorent les avantages des ATS lors de conférences sur le recrutement, où elles peuvent découvrir les derniers logiciels en action. Assister à ces conférences aide souvent les professionnels RH à comprendre de façon globale comment un ATS améliore l'efficacité du recrutement.
Comment choisir un ATS
Il existe tellement de plateformes ATS ! Certaines sont incluses dans un HRIS ou un HRMS, d’autres sont indépendantes et certaines sont fournies avec des CRM.
Il existe des options pour tous les budgets et tous les besoins, donc comment choisir ?
Voici quelques questions à vous poser pour bien commencer, orienter vos échanges avec les fournisseurs et choisir le meilleur ATS pour vous.
Combien de personnes devez-vous recruter dans les 6 à 12 prochains mois ?
C’est un bon début, car si vous ne prévoyez de recruter que 5 personnes cette année, cela fait moins d’une personne tous les deux mois et vous n’avez probablement pas encore besoin d’un ATS.
Cependant, si le volume est conséquent, vous devez envisager d’acquérir un ATS. Je ne peux pas déterminer ce qui est conséquent pour vous, mais autour de 15 à 20 recrutements par an peut servir de repère approximatif.
Le nombre de personnes à recruter et le délai pour le faire peuvent aussi vous aider à décider si vous avez besoin ou non d’un ATS très complet. (Et si cette description correspond à votre organisation, vous aurez peut-être aussi besoin de savoir comment rédiger un RFP pour ATS afin de lancer le processus.)
Par exemple, si vous êtes seul et devez recruter 100 personnes en un an, il est sans doute préférable d’opter pour un ATS disposant de fonctionnalités de sourcing et d’intégration avec des sites d’offres d’emploi pour augmenter votre portée et réussir vos recrutements.
Où allez-vous recruter ?
De plus en plus de solutions de recrutement sont conçues pour être globales et fonctionner dans plusieurs juridictions. Mais si vous êtes basé dans l’Union Européenne (et au Royaume-Uni), le RGPD a énormément influencé la manière dont vous stockez et traitez les données des candidats (par exemple, il vous faut obtenir l'autorisation pour réutiliser les mêmes données pour d'autres postes à l'avenir).
Les États-Unis ont des exigences spécifiques selon les États (New York et le Colorado, où la mention du salaire est requise, viennent à l'esprit). Vous devez donc réfléchir à l’endroit où vous allez recruter et vérifier si l’ATS peut prendre en charge vos besoins en matière de conformité.
Note supplémentaire : Si vous recrutez à distance, assurez-vous d’en discuter avec le prestataire afin de vérifier s’il a intégré des plateformes d’emploi à distance, et si vous pouvez publier vos offres comme étant à distance de façon générale.
À quoi ressemble votre processus d’entretien ?
Avez-vous un processus assez simple de 2-3 entretiens, chacun d'environ une heure avec une personne différente, sans test, etc. ? Si oui, une interface plus simple et un planificateur d'entretiens basique peuvent suffire.
En revanche, si votre processus d’entretien doit impliquer des personnes seniors et deux recruteurs en même temps, ou bien deux personnes issues d’un vivier ainsi que des tests techniques, la chose se complique !
À ce stade, notez bien vos exigences en matière d’entretien et discutez-en avec les prestataires lors de votre appel (posez-leur par exemple des questions sur l’envoi automatique de tests ou de dossiers pour les entretiens).
Qui sera l’utilisateur principal de l’ATS ?
S’agira-t-il des ressources humaines, d’une équipe dédiée à la gestion des talents, ou bien des managers recruteurs directement ?
Dans le dernier cas, une présentation plus visuelle sous forme de tableau Kanban avec des couloirs et une mise en page simple des candidats pour faciliter le suivi par les managers pourra être utile.
De plus, votre ATS doit être facile à utiliser avec d'autres fonctions, comme le suivi des entretiens, le recueil de feedback et la planification des entretiens, afin d'assurer une utilisation régulière, une meilleure qualité et conformité des données.
Si une équipe Talent est concernée, des fonctionnalités plus avancées comme l’analyse de données et le suivi de la performance prennent de l’importance pour évaluer l’efficacité de leur travail. Il peut aussi être pertinent de compléter leur usage de l’outil via une formation spécifique à l’ATS.
Anonymisation
Un mot rapide sur l’anonymisation, qui consiste pour l’ATS à supprimer les noms et certains détails des candidats pour réduire les biais.
Cela peut s’avérer utile si vous n’avez pas eu le temps de former tous les managers au recrutement inclusif, mais, pour ma part, je pense que c’est une solution de fortune et qu’une formation continue et générale sur ce point est nécessaire.
Quelle est la maturité de votre marque employeur ?
Si vous disposez d’une marque employeur avancée, vérifiez les options de création de page carrières proposées et si l’ATS permet d’intégrer la page carrière directement sur votre site web plutôt que sur leur domaine.
Si cet aspect n’est pas très abouti, un générateur de pages carrières moins personnalisable mais plus robuste et mieux supporté peut s’avérer utile.
Si ce n’est pas votre premier ATS, que faut-il améliorer ?
Il est tout à fait possible que vous ayez déjà un système, mais qu’il ne vous permette pas d’atteindre vos objectifs.
Dans ce cas, avant de rechercher un nouvel outil, il est important d’identifier ce qui fonctionne bien, ce que vous souhaitez conserver, et ce qui doit évoluer. Cela aidera à cibler vos échanges avec les nouveaux fournisseurs et à les rendre plus efficaces.
Retournez-leur la question : quels sont leurs points forts ?
Il est toujours intéressant de voir sur quels aspects chaque fournisseur a choisi d’insister lors de la création de leur système, et de découvrir des fonctionnalités que vous n’aviez même pas envisagées !
6 meilleures pratiques ATS
Les ATS ne sont que des outils, c’est surtout la manière dont vous les utilisez qui compte. Voici quelques bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de votre ATS.
1. Promouvez l’utilisation de l’ATS
Plus il y a de personnes qui utilisent l’ATS, plus les données et l’expérience candidat seront de qualité. Faites comprendre aux équipes qu’il faut centraliser toutes les informations, retours et communications avec les candidats dans l’ATS.
2. Prévoyez les ressources pour une configuration optimale
Prenez le temps nécessaire, dès le démarrage, et impliquez votre prestataire pour configurer l’outil selon vos besoins. La plupart des systèmes sont personnalisables, veillez à ce que le vôtre soit bien adapté à votre organisation.
3. Prévoyez un temps d’intégration à l’outil
Après avoir choisi un ATS, la mise en œuvre ou la migration peut prendre de 2 à 6 semaines. Discutez-en avec chaque fournisseur, mais gardez en tête qu’il faut commencer le processus bien avant d’en avoir besoin pour vos recrutements.
4. Utilisez les modèles et l’automatisation
La plupart des ATS modernes proposent des modèles que vous pouvez envoyer aux candidats, par exemple dès leur candidature, pour partager davantage d’informations ou lors d’un refus. On peut aussi configurer l’envoi automatique de ces emails, depuis une boîte générique ou la vôtre, à différentes étapes du parcours.
Faites attention à l'automatisation car elle peut aussi se retourner contre vous. Sachez quand l'utiliser et quand vous en éloigner. Par exemple, plus un candidat est avancé dans votre processus de recrutement, moins vous devriez compter sur l'automatisation, surtout si vous devez le refuser !
5. Méfiez-vous des entreprises qui parlent d'évaluation automatique des candidats
Certaines disposent d'un système automatisé de revue de CV qui tente d'extraire des mots-clés pertinents et d'attribuer un score au candidat avant que vous ne le consultiez.
Cependant, cela peut grandement limiter votre vivier de candidats et vous pourriez passer à côté d'excellents candidats. Veillez donc à surveiller cette fonctionnalité afin de pouvoir la désactiver si nécessaire.
6. Surveillez la performance des offres d'emploi et des équipes
Des indicateurs comme le taux de conversion vous indiqueront si vous devez modifier l'offre d'emploi ou le processus d'entretien.
L'avenir des systèmes de suivi des candidatures
Comme de nombreux outils logiciels RH, l'avenir des systèmes de suivi des candidatures (ATS) sera fortement influencé par les avancées en intelligence artificielle et en apprentissage automatique, permettant une correspondance des candidats plus sophistiquée et des analyses prédictives.
Ces technologies permettront aux plateformes ATS d'apprendre des décisions de recrutement passées et de faire des prédictions plus précises sur les effectifs, améliorant ainsi la précision dans l'identification des meilleurs candidats et réduisant les biais inconscients.
De plus, l'expérience candidat deviendra plus personnalisée et adaptée au mobile, avec une intégration renforcée entre les différents outils RH, rendant tout le processus de recrutement plus efficace et convivial.
FAQ sur les systèmes de suivi des candidatures
Quelle est la différence entre un ATS et un CRM ?
Un ATS gère le processus de recrutement, en se concentrant sur des tâches telles que la publication d’offres d’emploi, le tri des CV et le suivi des candidats tout au long des étapes d’embauche.
En revanche, un CRM (gestion de la relation candidat) est conçu pour établir et entretenir des relations à long terme avec des candidats potentiels, même ceux qui ne postulent pas activement à des offres.
Alors qu’un ATS gère les candidatures actives, un CRM vise à engager et maintenir un vivier de talents pour les besoins de recrutement futurs.
Comment fonctionne un analyseur de CV ATS ?
Un analyseur de CV ATS utilise une technologie d’extraction automatique afin de scanner et d’extraire les informations clés d’un CV, telles que les coordonnées, l’expérience professionnelle, la formation et les compétences.
Il compare ensuite ces données extraites à la description du poste, grâce à la recherche de mots-clés et des critères prédéfinis, afin de déterminer dans quelle mesure le CV correspond aux exigences du poste.
Le système classe ou attribue un score au CV selon la présence de mots-clés pertinents, de qualifications et de la correspondance globale, permettant ainsi aux recruteurs d’identifier rapidement les candidats les plus adaptés.
Qui utilise un système de suivi des candidatures ?
Les ATS constituent la solution logicielle de recrutement numéro un utilisée par des organisations de toutes tailles à travers le monde. Au sein des entreprises, l’ATS est principalement utilisé par les professionnels RH et les recruteurs, mais aussi par les responsables du recrutement pour examiner les profils de candidats, donner leur avis et collaborer avec l’équipe de recrutement.
En outre, les agences d’intérim et cabinets de recrutement exploitent souvent les ATS pour gérer le grand volume de candidatures reçu pour le compte de plusieurs clients.
Les ATS sont-ils des IA ?
Même si les systèmes de suivi des candidatures et les programmes d’intelligence artificielle sont fondamentalement différents, certains ATS utilisent l’IA pour automatiser certaines tâches comme le tri des candidats, l’alimentation de chatbots ou la création de questions d’entretien. Pour en savoir plus, consultez notre article sur IA et recrutement.
