Qu’est-ce qu’un ATS ? Fonctionnalités, avantages et meilleures pratiques
L'un de mes outils les plus utilisés en tant que professionnel du recrutement est le système de suivi des candidatures (ATS) et il y a toujours beaucoup de discussions sur le meilleur choix.
Eh bien, la réponse est : « Tout dépend de vos besoins. » Cependant, avec autant d’options sur le marché, comment choisir celui qui vous conviendra ?
Je vais ici vous expliquer ce qu’est un ATS ainsi que ses avantages, ses fonctionnalités clés et comment choisir le meilleur ATS pour vous.
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Qu’est-ce qu’un ATS ?
Les systèmes de suivi des candidatures sont un type de logiciel de recrutement qui vous aide à planifier, suivre et exécuter vos plans d’embauche.
Les systèmes de base incluent un outil de suivi des candidats et la création d’offres d’emploi. Cependant, des systèmes d’acquisition de talents plus avancés proposent des modules pour site carrière, des outils d’approvisionnement intégrés, des comparateurs de candidats assistés par IA et des analyses avancées du recrutement.
D’après mon expérience, dès que le volume des recrutements franchit un certain seuil, un ATS vous aidera à rendre le processus d’embauche plus efficace et offrira une meilleure expérience aux candidats.
Il existe également des lois supplémentaires sur la protection des données dans l’UE, et de nombreux ATS disposent d’outils pour vous aider à respecter la législation (ce que les tableurs ne permettent pas).
Fonctionnalités clés d’un ATS
Les principales fonctionnalités d’un ATS sont :
- Suivi des candidats : Il s’agit d’un système où vous créez des étapes dans le processus de candidature, reflétant vos méthodes de recrutement (ex. « candidature déposée », « tri effectué », « 1er entretien », etc.). Vous pouvez faire avancer les candidats dans le processus et vous assurer qu’ils reçoivent les communications pertinentes.
- Publication des offres d’emploi : Des sites d’emploi intégrés ou une page carrières pouvant ensuite être reliée à des job boards comme LinkedIn ou Remotive.
- Messagerie : Certains ATS intègrent des fonctionnalités de messagerie ou d’envoi d’emails afin de pouvoir gérer la communication avec les candidats directement depuis le système.
- Organisation des entretiens : Une fonctionnalité essentielle lorsque plusieurs entretiens ont lieu simultanément et que vous voulez suivre chaque donnée. Vous pouvez planifier les entretiens depuis l’ATS et transmettre un kit d’entretien (incluant le CV et les questions à poser à cette étape de l’entretien).
- Page carrières : Il est important de disposer d’une page où les candidats peuvent s’informer sur vos postes, votre histoire d’employeur et votre marque. Certains ATS permettent de créer une page carrières directement sur le site de votre entreprise.
- Analyse de données : Des outils d’analyse du recrutement intégrés vous aident à suivre vos indicateurs de recrutement et à prendre des décisions pour améliorer votre processus d’embauche, par exemple : pourquoi les gens visitent votre page carrières sans postuler ?
- Intégration avec l’HRIS : la plupart des ATS proposent une intégration avec un HRIS, un HRMS ou un logiciel d’onboarding, pour qu’une fois la personne embauchée, elle soit automatiquement transférée vers d’autres systèmes de votre système RH. L’inverse fonctionne aussi : dès qu’un poste apparaît dans le HRIS, il est ouvert dans l’ATS.
- Enquêtes candidats : Pendant une période de croissance, il est pertinent de mesurer la satisfaction des candidats. Souvent, il s’agit d’emails automatiques recueillant des retours sur votre processus.
- Base de données des relations clients : Les ATS avancés peuvent inclure un système CRM pour le recrutement afin de constituer un vivier de candidats qualifiés et de les relancer de temps à autre par email, pour leur communiquer l’actualité de l’entreprise et les postes ouverts.
- Outils de sourcing : Ils regroupent différentes sources de candidats (par ex. LinkedIn et Github) pour vous aider à repérer des profils directement via l’ATS et à leur envoyer un message depuis la plateforme.
- Fonctionnalités de conformité : Outils pour garantir la conformité avec les lois sur l’emploi locales, nationales et internationales, dont le RGPD.
Comment fonctionnent les ATS ?
Les ATS reposent sur la combinaison de plusieurs technologies clés afin de gérer efficacement le processus de recrutement.
Fondamentalement, le système utilise la gestion de bases de données et des algorithmes de recherche pour stocker et retrouver les informations des candidats telles que le nom, le CV, les postes postulés, le statut de candidature, les communications et les retours d’entretien.
Les informations sont ensuite affichées dans une interface intuitive qui permet aux équipes de recrutement de suivre les candidats et d’automatiser le processus de recrutement grâce à des fonctionnalités comme le tri des CV assisté par IA, la planification des entretiens, ou encore les emails et rappels automatiques.
Les fonctionnalités supplémentaires de ce logiciel de recrutement incluent des créateurs de pages carrières, des analyses avancées, et des intégrations avec des sites d'offres d'emploi ainsi que d'autres systèmes de logiciels RH.
6 avantages de l'utilisation d'un ATS
Les ATS sont une bénédiction pour de nombreux responsables du recrutement. Les avantages d'un ATS incluent :
1. Plus d'efficacité
Un bon ATS devrait automatiser et rationaliser votre processus de recrutement, vous faisant gagner un temps que vous passeriez autrement sur un tableur, un calendrier ou un e-mail à tout vérifier manuellement.
Essayer de planifier des entretiens, surtout lors de périodes de recrutement à gros volume, peut vous faire perdre beaucoup de temps, donc avoir un système pour vous aider à cela va changer votre quotidien !
2. Aide à trouver des candidats
Un bon ATS devrait pouvoir publier automatiquement vos offres d'emploi sur au moins quelques sites d'offres d'emploi, augmentant ainsi la portée de vos annonces. Certains ATS proposent aussi des outils pour sourcer des candidats via de multiples sources, y compris votre propre vivier de talents.
3. Analyse des CV
C'est un sujet un peu controversé car les CV se présentent sous tellement de formes différentes. J'ai déjà vu une analyse de CV tellement ratée que le responsable du recrutement était persuadé que le candidat avait soumis un document très mal mis en forme !
Heureusement, je savais que c'était l'analyse automatisée qui avait gâché la mise en page, donc j'ai pu expliquer la situation. Cela pourrait aussi vous arriver, soyez vigilant ! À part ça, c'est utile pour récupérer des informations basiques comme le nom, les coordonnées et les expériences professionnelles afin de créer un profil candidat.
4. E-mails et automatisation
Certains ATS intègrent une messagerie interne pour gérer toutes vos communications. Vous pouvez définir des modèles automatisés pour être envoyés à tous les candidats ayant postulé, par exemple, ou à tous les refusés à une certaine étape.
5. Améliorer l'expérience candidat
Vous pouvez insérer beaucoup d'informations dans les modèles d'e-mails automatiques ou la page carrières, planifier facilement les entretiens et offrir des retours pertinents et rapides.
C’est exactement ce que recherchent les candidats, donc vous pourrez le faire systématiquement. Et vous pouvez aussi évaluer l’expérience candidat avec une enquête automatisée !
6. Page carrières
Là où vous pouvez mettre en avant qui vous êtes, présenter peut-être certains membres de l'équipe, et aussi parler un peu plus de votre culture de travail.
De nombreux services RH explorent les avantages des ATS lors de conférences spécialisées dans le recrutement, où ils peuvent voir les derniers logiciels en action. Participer à ces conférences aide souvent les professionnels RH à mieux comprendre comment un ATS peut améliorer l'efficacité du recrutement.
Comment choisir un ATS
Il existe énormément de solutions ATS ! Certaines sont incluses dans un SIRH ou un HRMS, certaines sont indépendantes, d'autres encore sont associées à des CRM.
Il existe des options pour tous les budgets et tous les besoins, alors comment faire le bon choix ?
Voici quelques questions à se poser pour bien démarrer, orienter vos discussions avec les fournisseurs dans la bonne direction et choisir le meilleur ATS pour vous.
Combien de personnes avez-vous besoin de recruter dans les 6 à 12 prochains mois ?
C'est une bonne première question car, si vous ne prévoyez de recruter que 5 personnes dans l'année, cela fait moins d'une personne tous les deux mois et vous n'avez probablement pas encore besoin d'un ATS.
Cependant, si le volume est important, il faut envisager d’adopter un ATS. Je ne peux pas définir ce qu’est un volume important pour vous, mais environ 15 à 20 par an peut servir de repère grossier.
Le nombre de recrutements prévus et le délai imparti vous aideront à décider si vous avez besoin d’un ATS très complet en fonctionnalités. (Et si c’est le cas, il peut aussi être utile de savoir comment rédiger un Cahier des Charges ATS pour bien lancer le projet.)
Par exemple, si vous êtes seul avec 100 recrutements à effectuer dans l'année, mieux vaut choisir un ATS intégrant le sourcing et la multidiffusion d'offres pour élargir votre portée et ainsi atteindre vos objectifs.
Où allez-vous recruter ?
De plus en plus de solutions de recrutement visent une portée mondiale et fonctionnent dans plusieurs juridictions. Mais si vous êtes basé dans l’UE (ou au Royaume-Uni), le RGPD a fortement modifié la façon dont vous devez stocker et traiter les données des candidats (par exemple, il est obligatoire d’obtenir leur consentement pour utiliser les mêmes données pour des postes futurs).
Les États-Unis ont des exigences spécifiques selon les États (New York et le Colorado imposent par exemple la publication des informations sur les salaires). Vous devez donc réfléchir à l'endroit où vous allez recruter et vérifier si votre ATS peut répondre à vos besoins de conformité.
Note supplémentaire : Si vous recrutez à distance, assurez-vous d’en discuter avec le fournisseur afin de vérifier qu’il dispose bien d’intégrations avec les sites d’emploi pour postes à distance et que vous puissiez publier votre offre en tant que poste à distance en général.
À quoi ressemble votre processus d’entretien ?
Votre processus d'entretien consiste-t-il simplement en 2 à 3 entretiens d'une heure chacun avec une seule personne à chaque fois et sans test ou autre ? Si oui, une configuration simple et un planificateur d’entretiens suffiront peut-être.
Cependant, si votre processus d’entretien doit impliquer des personnes seniors et deux personnes en même temps, par exemple, ou deux personnes issues d’un vivier plus des tests techniques, c’est plus complexe !
À ce stade, prenez note de vos exigences en matière d’entretien et discutez-en avec les fournisseurs lors de l’appel (pensez à leur demander s’il est possible d’envoyer des tests de manière automatique ou d’utiliser des kits d’entretien).
Qui sera l’utilisateur principal de l’ATS ?
Est-ce que ce sera les ressources humaines, une équipe dédiée au recrutement, ou les managers qui recrutent directement ?
Dans ce dernier cas, une interface visuelle de type tableau Kanban avec des "swimlanes" et une présentation simplifiée des candidats pour aider les managers à avancer plus vite peut s’avérer utile.
De plus, votre ATS doit être simple à utiliser pour les autres fonctions, comme le suivi des entretiens et des retours, ainsi que la planification, de façon à encourager son utilisation régulière, une meilleure qualité des données, et le respect des exigences réglementaires.
Si vous disposez d’une équipe Talent, des fonctionnalités plus avancées telles que les analyses et le suivi de la performance deviennent plus importantes, afin que l’équipe puisse mesurer l’efficacité de ses actions. Il peut aussi être utile de compléter leur accès à l’outil par une formation spécifique à l’ATS.
Anonymisation
Une petite note sur l’anonymisation, c’est-à-dire lorsque l’ATS supprime les noms et autres informations d’un candidat afin de limiter les biais.
Cela peut être utile si vous n’avez pas eu le temps de former tous les managers à la réduction des biais, mais personnellement, je considère que ce n’est qu’une mesure temporaire et qu’une formation continue et globale est essentielle sur ce sujet.
À quel point votre marque employeur est-elle développée ?
Si vous avez une marque employeur avancée, il sera pertinent d’examiner le fonctionnement de l’éditeur de page carrière et de vérifier si l’ATS permet d’intégrer la page carrière directement sur votre site web, plutôt que qu’elle soit hébergée sur leur domaine.
Si elle est moins développée, un éditeur de page carrière moins personnalisable, mais plus robuste et mieux accompagné, peut être une meilleure option.
Si ce n’est pas votre premier ATS, que doit-il changer ?
Il se peut très bien que vous disposiez déjà d’un système, mais qu’il ne réponde pas à vos besoins.
Dans ce cas, avant de chercher une nouvelle solution, il est important de réfléchir à ce qui fonctionne, ce que vous souhaitez conserver et ce qui doit évoluer. Cela vous aidera à aborder les échanges avec les nouveaux fournisseurs de manière plus fluide et plus ciblée.
Retournez-leur la question : quels sont leurs atouts ?
Il est toujours intéressant de voir sur quoi chaque fournisseur a choisi de se concentrer lors de la création du système et de découvrir les fonctionnalités auxquelles vous n’aviez même pas pensé !
6 meilleures pratiques pour utiliser un ATS
Un ATS n’est qu’un outil, c’est la manière dont vous l’utilisez qui compte le plus. Voici quelques bonnes pratiques pour en tirer le meilleur parti.
1. Encouragez son utilisation
Plus il y a d’utilisateurs sur l’ATS, meilleures sont les données et meilleure est l’expérience, autant pour vous que pour les candidats. Faites en sorte que tous comprennent l’importance de centraliser toutes les communications, retours et informations candidats dans l’ATS.
2. Prévoyez du temps pour une mise en place efficace
Assurez-vous de prendre le temps, en début de processus, de configurer correctement l’outil en collaboration avec votre fournisseur. La plupart des solutions sont personnalisables d’une manière ou d’une autre : adaptez-la bien aux besoins de votre organisation.
3. Intégrez un temps d’onboarding
Après avoir choisi un ATS, la mise en place ou la migration prendra probablement entre 2 et 6 semaines. Discutez des délais avec chaque fournisseur, mais gardez en tête qu’il faudra démarrer plus tôt que votre date de besoin réel d’embauche.
4. Utilisez les modèles et l’automatisation
La plupart des ATS modernes proposent des modèles que vous pouvez envoyer aux candidats : par exemple, dès qu’ils postulent, pour leur apporter des informations, ou en cas de refus. Vous pouvez aussi automatiser l’envoi de ces emails depuis une boîte générique ou la vôtre, à certaines étapes du processus.
Faites attention à l'automatisation car elle peut aussi avoir des effets indésirables. Sachez quand l'utiliser et quand vous en éloigner. Par exemple, plus un candidat est avancé dans votre processus de recrutement, moins vous devriez vous reposer sur l'automatisation, surtout si vous devez le refuser !
5. Méfiez-vous des entreprises qui parlent de notation automatique des candidats
Certaines disposent d’un système automatisé d'examen de CV qui essaie de repérer des mots-clés pertinents et d'attribuer une note au candidat avant même votre propre revue.
Cependant, cela peut fortement restreindre votre vivier de candidats et vous pourriez passer à côté d’excellents profils, donc assurez-vous que c’est une fonctionnalité que vous surveillez et que vous pouvez désactiver.
6. Surveillez les performances des offres et des équipes
Des indicateurs de recrutement comme le taux de conversion vous indiqueront si vous devez changer quoi que ce soit dans l’offre ou le processus d’entretien.
L’avenir des systèmes de suivi des candidatures
Comme de nombreux outils logiciels RH, l’avenir des systèmes de suivi des candidatures (ATS) sera fortement influencé par les avancées de l’intelligence artificielle et de l’apprentissage automatique, conduisant à des appariements candidats plus sophistiqués et à une analytique prédictive.
Ces technologies permettront aux plateformes ATS d’apprendre des décisions de recrutement passées et de faire des prévisions de main-d’œuvre plus précises, améliorant l’exactitude pour identifier les meilleurs candidats et réduisant les biais inconscients.
De plus, l’expérience candidat deviendra plus personnalisée et adaptée au mobile, avec une intégration accrue entre différents outils RH, rendant l’ensemble du processus de recrutement plus efficace et convivial.
FAQ sur les systèmes de suivi des candidatures
Quelle est la différence entre un ATS et un CRM ?
Un ATS gère le processus de recrutement, en se concentrant sur des tâches telles que la publication d’offres d’emploi, le filtrage des CV et le suivi des candidats tout au long des étapes d’embauche.
En revanche, un CRM (candidate relationship management) sert à établir et à entretenir des relations à long terme avec des candidats potentiels, même ceux qui ne postulent pas activement à des offres.
Alors qu’un ATS s’occupe principalement des candidatures en cours, un CRM vise à engager et fidéliser un vivier de talents pour les besoins futurs en recrutement.
Comment fonctionne un vérificateur de CV ATS ?
Un vérificateur de CV ATS utilise la technologie de parsing de CV pour analyser et extraire les informations clés du curriculum vitae d’un candidat, comme les coordonnées, l’expérience professionnelle, la formation et les compétences.
Ensuite, il compare ces données extraites à la description du poste à l’aide d’un système de correspondance de mots-clés et de critères prédéfinis afin de déterminer dans quelle mesure le CV correspond aux besoins du poste.
Le système classe ou attribue une note au CV en fonction de la présence de mots-clés pertinents, des qualifications et de la correspondance globale, ce qui aide les recruteurs à identifier rapidement les candidats les plus appropriés.
Qui utilise un système de suivi des candidatures ?
Les ATS sont le logiciel de recrutement numéro 1 utilisé mondialement par des organisations de toutes tailles. Au sein des entreprises, ils sont principalement utilisés par les professionnels RH et les recruteurs, bien que les managers en charge du recrutement s’en servent également pour consulter les profils candidats, donner leur avis et collaborer avec l’équipe de recrutement.
Par ailleurs, les agences d’intérim et cabinets de recrutement utilisent souvent les ATS pour gérer le grand nombre de candidatures traitées pour le compte de multiples clients.
Les ATS utilisent-ils l’IA ?
Bien que les systèmes de suivi des candidatures et les programmes d’intelligence artificielle soient fondamentalement des technologies différentes, certains ATS tirent parti de l’IA pour accomplir certaines tâches comme le filtrage des candidats, l’alimentation de chatbots ou la création de questions d’entretien. Pour aller plus loin, consultez notre article sur recrutement avec l’IA.
