Impôts sur le travail à distance : Guide d’expert pour la saison fiscale cette année
Le principe le plus important régissant la fiscalité du travail à distance aux États-Unis est le suivant : la responsabilité fiscale d’un employé est déterminée par l’endroit où il effectue physiquement son travail, et non par la localisation de son employeur.
Ce guide couvre tout ce que vous devez savoir, que vous soyez un responsable RH gérant une équipe distribuée ou un employé à distance cherchant à comprendre ses propres obligations déclaratives. Vous trouverez également des liens vers des services spécialisés, allant des fournisseurs de mandataire de l’employeur jusqu’aux solutions de paie internationales, qui peuvent soulager votre équipe des contraintes de conformité.
La règle fondamentale : où les travailleurs à distance paient leurs impôts
Cela signifie que votre ingénieure basée dans le Colorado paie des impôts sur le revenu au Colorado et que vous, en tant qu’employeur, devez retenir l’impôt sur le revenu de l’État du Colorado sur son salaire et vous inscrire auprès des services de paie du Colorado, même si votre entreprise est basée à New York.
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Cela paraît assez simple. Mais ce principe comporte plusieurs exceptions majeures que les équipes RH et les employés à distance doivent comprendre afin d’éviter les erreurs.
La fiscalité du travail à distance devient plus complexe et les outils peinent à suivre l’évolution des règles. Se conformer aux exigences est la partie la plus difficile, pas seulement le traitement des données.
— Norma Delgado, fondatrice de Global Payroll Geeks
Types de travailleurs à distance et différences fiscales
Tous les travailleurs à distance ne sont pas imposés de la même manière. La première étape pour assurer la conformité est de comprendre à quel type de travailleur vous avez affaire.
- Employés en télétravail permanent : travaillent pour une entreprise située dans un autre État ou un autre pays de façon continue. Leurs obligations fiscales dépendent des accords, de la réciprocité et des conventions fiscales entre les juridictions concernées.
- Employés temporairement relocalisés : peuvent travailler dans un autre État pour un projet de courte durée ou un déplacement professionnel. Selon la durée et les États concernés, ils peuvent générer des obligations fiscales dans deux États simultanément.
- Travailleurs hybrides : partagent leur temps entre leur domicile et un bureau situé dans un autre État. Ils doivent généralement répartir leurs revenus en fonction du nombre de jours travaillés dans chaque lieu et peuvent devoir déposer des déclarations dans les deux États.
- Nomades numériques : voyagent fréquemment, parfois à travers les frontières internationales. Leur situation fiscale est parmi les plus complexes, car ils peuvent remplir des critères de résidence fiscale dans plusieurs pays.
- Travailleurs en co-emploi : par exemple ceux gérés via une PEO, ont des obligations fiscales partagées entre l’employeur et la société PEO. Le contrat de travail détermine la responsabilité juridique.
- Travailleurs indépendants : sont travailleurs non salariés et entièrement responsables de leurs propres impôts, y compris la taxe sur le travail indépendant, les paiements trimestriels estimés et toutes les déclarations d’État applicables.
Comprendre dans quelle catégorie se situe chaque travailleur de votre équipe conditionne toutes les décisions à venir.
L’enjeu crucial de la mauvaise classification des employés
Avant d’aller plus loin : la classification des travailleurs est cruciale d’un point de vue fiscal, et une erreur peut coûter cher.
La mauvaise classification des employés survient lorsqu’un travailleur qui agit comme un salarié est étiqueté comme travailleur indépendant, ou l’inverse. L’IRS surveille de près cette distinction, et les conséquences d’une mauvaise classification existent dans les deux sens.
Pour les employeurs : classer par erreur un salarié comme contractuel peut conduire à devoir payer des arriérés d’impôts, des intérêts et des pénalités pour toutes les taxes sur les salaires que vous n’avez pas prélevées et versées. Cela peut aussi entraîner une responsabilité rétroactive au titre des avantages sociaux.
Pour les travailleurs : être classé à tort comme contractuel signifie perdre la contribution de l’employeur à la Sécurité sociale et à Medicare, et avoir à assumer seul toute la taxe sur le travail indépendant (15,3 %), qu’ils auraient normalement partagée avec l’employeur en cas de bonne classification.
Passez régulièrement en revue la classification de vos travailleurs selon les critères de l’IRS, surtout à mesure que vous développez une main-d’œuvre à distance.
Pour les employeurs : retenue à la source, nexus et obligations de conformité par État
Cette section s’adresse aux responsables RH, gestionnaires de paie et équipes financières qui gèrent des employés à distance à travers plusieurs États.
Retenue de l'impôt sur le revenu d'État : La règle de base
Comme indiqué ci-dessus, vous retenez généralement l'impôt sur le revenu d'État en fonction du lieu où l'employé travaille physiquement. Si vous avez un employé à distance en Californie, vous appliquez la retenue à la source de l'impôt sur le revenu californien. Si vous en avez un au Texas, qui n'a pas d'impôt sur le revenu d'État, aucune retenue n'est requise pour cet État, bien que d'autres obligations (que nous aborderons ci-dessous) puissent tout de même s'appliquer.
Au niveau fédéral, les règles sont uniformes : tous les employés W-2, où qu'ils travaillent, vous obligent à retenir l'impôt fédéral sur le revenu, la Sécurité Sociale (6,2%), l'assurance-maladie (1,45%) et à cotiser au FUTA (la taxe fédérale sur le chômage).
C'est au niveau de l'État que la retenue devient plus complexe. Un logiciel RH possédant des capacités de paie multi-États peut automatiser une grande partie de ce processus, mais il reste essentiel de comprendre les règles pour le configurer correctement.
La règle de la commodité de l'employeur
La règle la plus mal comprise en matière de fiscalité du télétravail est la règle de la commodité de l'employeur (COE). Cette règle renverse le principe standard de « lieu de travail » : elle permet à certains États d'imposer l'impôt sur le revenu des salariés à distance comme s'ils travaillaient dans l'État de l'employeur, même s'ils se trouvent physiquement ailleurs.
La règle ne s'applique que lorsque l'employeur est basé dans l'un de ces États et que l'employé télétravaille par choix (pour sa propre commodité), plutôt que parce que l'employeur l'exige. À partir de 2026, huit États appliquent la règle COE. Il s'agit de l'Alabama, du Connecticut, du Delaware, du Nebraska, du New Jersey, de New York, de l'Oregon et de la Pennsylvanie.
| État | Qu'est-ce qui déclenche la "nécessité de l'employeur" ? |
|---|---|
| New York | L'employeur doit exiger le télétravail comme une véritable condition commerciale, et pas seulement l'autoriser |
| Pennsylvanie | Télétravail exigé par l'employeur ; l'employé doit démontrer la nécessité |
| Delaware | Exigé par l'employeur ; peu d'exemptions formelles définies |
| Nebraska | Exigé par l'employeur ; un test basé sur le domicile s'applique aussi |
| Alabama | Organisation de télétravail exigée par l'employeur |
| Oregon | L'employeur doit spécifiquement exiger le lieu hors de l'État |
| Connecticut | Exigé et documenté par l'employeur |
| New Jersey | Exigé par l'employeur ; règle entrée en vigueur en juillet 2023 |
La version new-yorkaise est la plus stricte et la plus litigieuse. En mai 2025, le Tax Appeals Tribunal de New York a confirmé la règle COE dans l'affaire Zelinsky, affirmant que le simple fait d'embaucher quelqu'un à distance parce qu'il vit sur place ne constitue pas une nécessité pour l'employeur, ce qui signifie que l'impôt de l'État de l'employeur s'applique toujours. Un recours est toujours en cours, ce qui en fait une jurisprudence à surveiller.
En pratique : si votre entreprise a son siège à New York et que votre télétravailleur habitant dans l'Ohio travaille à domicile pour sa propre commodité (et non parce que cela lui est imposé), New York peut tout de même réclamer l'impôt sur le revenu sur ces salaires, en plus de toute obligation en Ohio. Il s'agit là de l'une des sources les plus courantes de litige en double imposition dans le télétravail.
Le New Jersey et le Connecticut appliquent des règles similaires, mais avec une exigence de réciprocité : ils ne déclenchent la règle COE que si l'État de domicile de l'employé dispose lui aussi d'une telle règle.
Pour les salariés : si votre employeur est basé dans l'un de ces huit États et que vous travaillez à distance par choix, vérifiez si vous devez payer l'impôt sur le revenu à la fois dans votre État et dans celui de votre employeur.
Accords de réciprocité : Là où ils simplifient les choses
Si votre salarié réside dans un État ayant un accord de réciprocité avec l'État de votre entreprise, la question de la retenue devient nettement plus simple.
| État | Réciprocité avec |
|---|---|
| Arizona | Californie, Indiana, Oregon, Virginie |
| DC (Washington D.C.) | Maryland, Virginie |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvanie, Wisconsin |
| Iowa | Illinois |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginie, Virginie-Occidentale, Wisconsin |
| Maryland | DC, Pennsylvanie, Virginie, Virginie-Occidentale |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin |
| Minnesota | Michigan, Dakota du Nord |
| Montana | Dakota du Nord |
| New Jersey | Pennsylvanie |
| Dakota du Nord | Minnesota, Montana |
| Ohio | Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvanie, Virginie-Occidentale |
| Pennsylvanie | Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginie, Virginie-Occidentale |
| Virginie | DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvanie, Virginie-Occidentale |
| Virginie-Occidentale | Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvanie, Virginie |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan |
Assurez-vous que les employés remplissent les certificats d’exonération appropriés afin de ne pas effectuer de retenue pour le mauvais État.
Comprendre le Nexus : Quand une Embauche à Distance Crée une Empreinte Fiscale
Nexus est le terme juridique désignant le fait qu’une entreprise ait une présence suffisante dans un État pour être soumise à ses lois fiscales. Avant la généralisation du travail à distance, le nexus nécessitait généralement un bureau physique ou un entrepôt. Ce n'est plus nécessairement le cas.
De nos jours, dans la plupart des États, un seul employé à distance peut créer un nexus, ce qui peut entraîner :
- Enregistrement pour la retenue de l’impôt sur le revenu de l’État
- Enregistrement d’un compte d’assurance chômage d’État (SUI)
- Obligation de souscrire une assurance accidents du travail dans cet État
- Éventuelles obligations de déclaration de l'impôt sur les sociétés ou de la taxe sur le chiffre d’affaires
- Dans certains cas, obligations de collecte de la taxe de vente
Le nexus ne disparaît pas au départ de l’employé. Une fois établi, il nécessite généralement une procédure formelle de radiation.
Erreurs courantes de nexus à éviter :
- Embaucher un employé à distance dans un nouvel État sans avoir d’abord enregistré les comptes de paie (« nexus silencieux pour la paie »)
- Supposer qu’un État sans impôt sur le revenu n’impose aucune obligation : par exemple, Washington n’a pas d’impôt sur les salaires mais exige des cotisations patronales pour le congé familial et médical payé, l’assurance soins de longue durée et le congé maladie payé
- Penser que la Loi fédérale 86-272 protège systématiquement, alors qu'elle ne protège que les vendeurs de biens tangibles contre l'impôt sur les sociétés d’État, et uniquement pour des activités de sollicitation
Si un employé travaille dans plusieurs États, une répartition fiscale peut être nécessaire, afin d’attribuer le revenu proportionnellement à chaque État selon les jours travaillés dans chacun. Un logiciel de paie avec capacité de répartition multi-états peut automatiser ce processus, mais la saisie précise des jours travaillés par les employés reste indispensable.
États Sans Impôt sur le Revenu, mais Autres Obligations Toujours en Vigueur
Neuf États n’imposent actuellement aucun impôt sur le revenu des salariés : Alaska, Floride, Nevada, New Hampshire, Dakota du Sud, Tennessee, Texas, Washington et Wyoming.
À noter : Le New Hampshire et le Tennessee ont supprimé leur fiscalité sur les intérêts et dividendes en 2025, ce qui les rend totalement exempts d’impôt sur le revenu. Toutefois, pour les employeurs ayant des employés à distance dans ces États, les obligations persistent. Chaque État impose certaines obligations sociales : assurance chômage, couverture des accidents du travail et exigences spécifiques à l’État. L’exemple le plus significatif est Washington : pas d’impôt sur le revenu, mais des cotisations obligatoires pour les programmes de congé familial payé, soins de longue durée et congé maladie payé.
Vérifiez toujours l’ensemble des obligations fiscales liées à l’emploi dans chaque État, et pas seulement la présence d’un impôt sur le revenu.
Liste de Contrôle de la Conformité pour une Embauche dans un Nouvel État
Lorsque vous embauchez un employé à distance dans un État où votre entreprise n’a pas de présence préalable, suivez cette séquence avant son premier bulletin de paie :
- Déterminez les implications du nexus : confirmez quelles taxes et immatriculations d'État s'appliquent
- Enregistrez-vous pour le prélèvement de l'impôt sur le revenu de l'État : la plupart des États exigent l'inscription de l'employeur avant de commencer à prélever
- Créez un compte d'assurance chômage d'État (SUI) : les taux et exigences SUI varient selon l'État et sont distincts du FUTA
- Obtenez une couverture d'assurance accidents du travail : les exigences et les prestataires acceptés varient considérablement
- Confirmez les obligations fiscales locales : certaines villes et certains comtés ont leur propre impôt sur le revenu (par exemple, New York, Philadelphie, Denver)
- Vérifiez les obligations spécifiques à l'État : congé familial payé, congé maladie payé, assurance invalidité, contributions aux soins de longue durée
- Mettez à jour la configuration de la paie : appliquez les bons taux de prélèvement, vérifiez que la règle de commodité ne s'applique pas, examinez les accords de réciprocité
- Informez l'employé sur ses obligations : il devra peut-être aussi mettre à jour ses options de prélèvement (équivalents au W-4)
Pour les situations complexes impliquant plusieurs États, ou si vous vous développez rapidement dans de nombreux États, vous associer à un Employer of Record peut prendre ces mesures en charge pour vous.
Résumé des obligations fiscales de l'employeur
- Prélevez et reversez l'impôt fédéral sur le revenu, la Sécurité sociale, l'assurance-maladie et le FUTA pour tous les employés W-2
- Prélevez et reversez l'impôt sur le revenu de l'État selon le lieu de travail de l'employé (sous réserve des règles du COE et des accords de réciprocité)
- Contribuez à l'assurance chômage de l'État où l'employé travaille
- Maintenez une couverture d'assurance accidents du travail selon les exigences de l'État
- Déclarez les revenus dans tous les États concernés : en particulier lorsque les employés sont répartis sur plusieurs juridictions
- Maintenez des dossiers de paie précis avec une documentation des lieux de travail et de toute modification de localisation
Pour les employés : Où vous devez payer des impôts et comment vous protéger
Cette section s'adresse aux travailleurs à distance qui cherchent à comprendre leurs propres obligations de déclaration.
Où payez-vous des impôts lorsque vous travaillez à distance ?
La réponse courte : vous payez généralement des impôts dans l'État où vous effectuez physiquement votre travail. Si vous vivez et travaillez dans le Colorado pour une entreprise basée à New York, vous payez les impôts sur le revenu du Colorado, et vous payez également l'impôt fédéral sur le revenu comme vous le feriez quel que soit votre emplacement.
Mais il existe des exceptions importantes qui peuvent compliquer la situation :
- Si votre employeur est basé dans l'un des huit États avec la règle du COE et que vous travaillez à distance par choix, vous pouvez aussi devoir des impôts dans l'État de votre employeur
- Si vous travaillez depuis plusieurs États au cours de l'année, vous devrez peut-être déposer des déclarations pour non-résidents dans chaque État où vous avez travaillé
- Si votre employeur ne prélève pas pour votre État, vous êtes responsable du paiement de vos propres acomptes provisionnels trimestriels
Résidence fiscale et règle des 183 jours
Chaque État définit la résidence fiscale différemment, mais la plupart appliquent une version de la règle des 183 jours : passer plus de 183 jours dans un État au cours d'une année civile signifie généralement que vous êtes considéré comme résident fiscal de cet État, vous obligeant à y déposer une déclaration complète.
Pour les personnes ayant déménagé en cours d'année, vous pouvez être résident à temps partiel de deux États et devoir déposer des déclarations de résident partiel dans les deux.
Pour les nomades digitaux et les voyageurs fréquents, la question de la résidence devient vraiment complexe. Les principaux critères examinés par la plupart des États comprennent :
- Où se trouve votre résidence principale (domicile)
- Où se concentrent vos intérêts économiques et liens familiaux
- Combien de jours vous avez passés dans chaque État
- Où vous êtes inscrit pour voter, où votre permis de conduire a été délivré, et où votre véhicule est immatriculé
Distinction importante : « résidence » et « domicile » ne sont pas identiques. La résidence désigne un lieu où vous vivez temporairement ; votre domicile est votre foyer permanent, l'endroit où vous comptez revenir. Les États utilisent le domicile pour déterminer le statut de résident à long terme et les obligations fiscales.
Déclaration multi-États : Quand vous devez déclarer dans plus d'un État
Si vous avez travaillé physiquement dans plus d’un État au cours de l’année, il est probable que vous deviez déposer une déclaration dans chaque État. La plupart des États exigent que vous répartissiez vos revenus selon le nombre de jours travaillés à chaque endroit. Les travailleurs hybrides qui font la navette plusieurs jours par semaine d’un État à l’autre sont particulièrement concernés : vous devrez conserver des dossiers précis retraçant quotidiennement votre lieu de travail.
Pour éviter de payer deux fois l’intégralité des impôts sur les mêmes revenus, la plupart des États offrent un crédit d’impôt pour taxes payées dans un autre État. Ce crédit ne couvre pas toujours la totalité, surtout si les taux d’imposition diffèrent, mais il empêche dans la plupart des cas une vraie double imposition.
Si votre employeur ne prélève pas automatiquement l’impôt dans tous les États où vous travaillez, vous êtes responsable des paiements estimés trimestriels à ces États. Oublier ces paiements peut entraîner des pénalités pour sous-paiement, même si vous régularisez la situation lors de la déclaration annuelle.
Ce que les salariés doivent faire
- Prévenez rapidement votre employeur chaque fois que vous changez de lieu de travail, même temporairement, afin qu’il puisse ajuster correctement la retenue à la source
- Vérifiez si votre État de résidence et celui de votre employeur ont un accord de réciprocité fiscal qui pourrait simplifier votre déclaration
- Notez tous les jours travaillés dans chaque État au cours de l’année, en particulier si vous voyagez pour le travail ou partagez votre temps entre plusieurs lieux
- Déposez une déclaration de non-résident dans tout État où vous avez gagné un revenu sans y résider
- Effectuez des paiements trimestriels estimés si votre employeur ne prélève pas l’impôt dans un État où vous êtes redevable
- Consultez un professionnel de la fiscalité pour les situations multi-États, l’interaction entre les règles de résidence, les règles COE et les accords de réciprocité pouvant produire des résultats inattendus
Déductions fiscales pour les travailleurs à distance aux États-Unis
La règle TCJA et pourquoi la plupart des employés W-2 ne peuvent pas déduire les frais de bureau à domicile
Avant la loi Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) de 2018, les salariés pouvaient déduire les frais professionnels non remboursés sur leur déclaration fédérale. La TCJA a supprimé cette déduction pour les employés W-2 jusqu’en 2025. L’administration Trump actuelle a annoncé son intention de prolonger cette loi, il est donc probable que cette restriction reste en vigueur après 2025.
Si vous êtes salarié W-2, vous ne pouvez généralement pas déduire les dépenses de bureau à domicile sur votre déclaration fédérale, même si vous travaillez à domicile à temps plein et que votre employeur ne vous rembourse rien.
Exceptions au niveau des États : 13 juridictions autorisent encore les déductions W-2
Voici ce que beaucoup de guides oublient : plusieurs États et juridictions permettent encore aux employés W-2 de déduire les frais professionnels non remboursés sur leur déclaration étatique, même si la déduction fédérale n’est plus disponible. Si vous travaillez à distance dans l’un des États ou villes suivants, renseignez-vous sur les règles locales :
- Californie
- Illinois
- Iowa
- Massachusetts
- Minnesota
- Montana
- New Hampshire
- New York
- North Dakota
- Pennsylvanie
- South Dakota
- District de Columbia
- Seattle (à l’échelle de la ville)
Si vous vous trouvez dans l'une de ces juridictions, les frais non remboursés, un bureau à domicile dédié, l’internet, un téléphone professionnel, peuvent être déductibles sur votre déclaration étatique. Gardez vos factures et justificatifs.
Déductions pour les travailleurs indépendants et les contractuels
Certains États obligent les employeurs à rembourser les travailleurs à distance pour leurs frais professionnels. La Californie est l’exemple le plus marquant : les employeurs doivent y rembourser tous les frais nécessaires à l’activité, y compris une part des coûts d’internet et de téléphone. L’Illinois, l’Iowa, le Massachusetts, le Montana et le District de Columbia ont des exigences similaires.
Si vous êtes employeur avec des salariés à distance dans ces États, ne pas rembourser les frais obligatoires vous expose à des sanctions. Prévoyez une politique de prime de télétravail claire et vérifiez vos pratiques de remboursement selon l’État.
Si vous êtes travailleur indépendant ou contractuel, la situation est beaucoup plus avantageuse. Vous pouvez déduire de vos revenus indépendants les frais professionnels habituels et nécessaires, incluant :
- Équipement de bureau à domicile (ordinateurs, écrans, téléphones, mobilier)
- Frais de télécommunications (connexion internet et service téléphonique utilisés pour le travail)
- Services publics, au prorata de l’utilisation du bureau à domicile (électricité, gaz, chauffage)
- Assurance (partie liée à l’activité professionnelle)
- Frais bancaires professionnels et frais liés à la licence d’exploitation professionnelle
- Repas d’affaires (soumis à la limitation de 50 %)
- Dépenses de voyage liées au travail
- Une partie du loyer ou des intérêts d’emprunt hypothécaire, basée sur la superficie du bureau à domicile
La déduction pour bureau à domicile : disponible uniquement si vous entretenez un espace utilisé exclusivement et régulièrement pour l’activité professionnelle, elle est calculée selon l’une des deux méthodes :
Méthode standard : Divisez la superficie de votre bureau à domicile par la superficie totale de votre logement. Ce pourcentage s’applique à vos dépenses réelles liées à la maison.
Exemple : bureau de 18,6 m² ÷ 186 m² total du logement = 10 % des dépenses d’habitation sont déductibles
Méthode simplifiée : Multipliez la superficie de votre bureau par 5 $ par mètre carré, jusqu’à un maximum de 27,9 m² (300 pieds carrés).
Exemple : 18,6 m² × 5 $ = 1 000 $ déductibles par an
La Méthode simplifiée est plus facile à calculer ; la Méthode standard donne souvent une déduction supérieure si vos dépenses réelles de logement sont élevées. Effectuez les deux calculs pour déterminer laquelle vous avantage le plus.
Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de gestion des dépenses pour suivre vos coûts tout au long de l’année. Voici un aperçu pratique de logiciels simples de gestion des dépenses pour vous aider à choisir le bon outil.
Impôts sur le télétravail international
Implications fiscales de l’embauche de travailleurs à distance à l’international
Élargir votre vivier de talents en embauchant des travailleurs à distance au-delà des frontières internationales ajoute une couche supplémentaire de complexité fiscale. Les employeurs doivent naviguer entre des législations fiscales qui varient fortement d’un pays à l’autre, et les erreurs peuvent coûter cher.
Principales obligations à connaître :
Obligations fiscales dans le pays du salarié : Vous pouvez être tenu de respecter les lois locales relatives à la fiscalité et à l’emploi, comprenant la retenue d’impôt sur le revenu, les cotisations sociales, les régimes de retraite obligatoires et les avantages sociaux prévus par la législation, dans le pays où votre employé réside et travaille.
Enregistrement à la paie locale : De nombreux pays exigent que les employeurs étrangers enregistrent une entité de paie locale avant de pouvoir payer légalement leurs salariés. À défaut, vous pouvez être obligé d’avoir recours à un Employer of Record qui emploiera la personne en votre nom. Pour l’embauche de proximité au Canada en particulier, voici un guide des meilleures sociétés EOR canadiennes.
Risque d’établissement stable
L’un des risques les plus sérieux – et les plus sous-estimés – dans l’embauche internationale à distance ou avec un employer of record est l’établissement stable (PE). Un établissement stable est créé lorsque votre entreprise dispose d’une présence fiscale suffisante dans un pays étranger, ce qui peut arriver simplement par le fait d’avoir un salarié qui y travaille de façon continue.
Une fois l’établissement stable constitué, le pays étranger peut vous imposer de :
- Déposer des déclarations d’impôt sur les sociétés dans ce pays
- Payer l’impôt sur les sociétés sur les bénéfices attribués à cette présence
- S’enregistrer pour la TVA locale ou la taxe sur les biens et services
Cela peut arriver sans volonté de votre part : un seul employé travaillant de façon permanente à son domicile en Allemagne, par exemple, peut créer un établissement stable allemand pour une entreprise américaine. Consultez un professionnel fiscal avant d’effectuer votre première embauche internationale.
Comment déterminer la résidence fiscale des travailleurs internationaux
Les obligations fiscales de vos employés à l’international sont principalement déterminées par leur pays de résidence fiscale, c’est-à-dire le pays où ils vivent et où se trouvent leurs principaux liens économiques.
La plupart des pays appliquent une version de la règle des 183 jours : passez plus de la moitié de l’année fiscale dans un pays et, en général, vous y êtes considéré comme résident fiscal. Les modalités varient néanmoins : certains pays comptabilisent par année civile, d’autres sur une période mobile de 12 mois, et certains évaluent également sur la base du domicile et des intérêts économiques.
Pour les citoyens américains travaillant à l'étranger, les règles sont particulières : les États-Unis imposent leurs citoyens sur leurs revenus mondiaux, peu importe leur lieu de résidence. Cependant, deux mesures d’allègement clés existent :
- L'exclusion des revenus gagnés à l’étranger (FEIE) permet aux citoyens américains qualifiés à l’étranger d’exclure une partie de leurs revenus étrangers de l’impôt américain (le montant d’exclusion pour 2025 est de 130 000 $)
- Les crédits d’impôt étranger permettent aux citoyens américains de compenser leur impôt américain avec les impôts déjà payés dans un autre pays, réduisant ou éliminant la double imposition
Pour bénéficier de la FEIE, le salarié doit satisfaire soit au test de résidence effective (résider dans un pays étranger pendant une année fiscale complète) soit au test de présence physique (être hors des États-Unis au moins 330 jours sur une période de 12 mois).
Pour les nomades digitaux qui franchissent souvent les frontières, déterminer le foyer fiscal peut s’avérer particulièrement complexe. Il est fortement conseillé de consulter un conseiller fiscal spécialisé dans la fiscalité internationale.
Qu'est-ce qu'une convention de double imposition (DTA) ?
Une convention de double imposition (DTA), aussi appelée convention fiscale, est un accord bilatéral entre deux pays destiné à éviter que les mêmes revenus ne soient imposés deux fois. Les États-Unis disposent de conventions fiscales avec plus de 60 pays.
Points clés sur le fonctionnement des DTA pour les travailleurs à distance :
- Les DTA définissent généralement quel pays a le droit principal d'imposer les différents types de revenus
- Elles prévoient souvent une réduction des taux d’imposition à la source sur les dividendes, intérêts et redevances
- Elles précisent les règles permettant de déterminer la résidence fiscale lorsqu’une personne pourrait être résidente dans les deux pays
- Les déclarations fiscales doivent parfois être déposées dans les deux pays même lorsqu’une DTA s’applique et réduit l’impôt proprement dit à zéro
Pour les employeurs : comprendre quelles conventions s’appliquent à vos employés internationaux est essentiel pour structurer correctement les contrats et la paie. Travaillez avec des consultants fiscaux spécialisés ou développez l’expertise en interne. N’assumez pas qu’une DTA supprime toutes les obligations : elle les réduit de manière définie.
Meilleures pratiques pour la gestion de la fiscalité transfrontalière des salariés
- Comprenez les réglementations locales avant de recruter à l’international : l’impôt sur le revenu, la sécurité sociale, les contributions retraite et les avantages obligatoires varient grandement d’un pays à l’autre
- Maintenez des dossiers précis sur l’emplacement des employés, les contrats et tous les formulaires fiscaux ; utilisez des logiciels de paie dotés de fonctionnalités de conformité internationale
- Établissez des politiques claires sur le travail à distance qui précisent où les employés sont, ou non, autorisés à travailler, et mettez à jour les contrats de travail si les modalités changent
- Effectuez des audits de conformité réguliers, en particulier depuis la fin des mesures exceptionnelles liées à la pandémie et le renforcement du contrôle des règles d’emploi transfrontalier par de nombreux pays
- Faites-vous accompagner par un EOR ou un prestataire global de paie dans les pays où vous n’avez ni expertise locale ni entité : ils assument la responsabilité juridique d’employeur et gèrent la conformité locale
Ce qui a changé en 2026 : règles à connaître dès maintenant
Les règles fiscales du travail à distance sont en constante évolution depuis la pandémie. Voici ce qui a changé et ce qu’il faut surveiller :
Les mesures exceptionnelles de la pandémie ont expiré. Plusieurs États (notamment la Géorgie, l’Indiana et le Minnesota) avaient émis des directives durant la pandémie qui dispensaient temporairement les travailleurs à distance de certaines obligations fiscales liées à la création de nexus. Ces aménagements sont désormais terminés. Les règles de rattachement et de retenue à la source antérieures à la pandémie sont de nouveau en vigueur. Si votre équipe s’est développée au-delà des frontières d’un État depuis 2020 et que vous n’avez pas réévalué votre conformité, c’est le moment de le faire.
Règle COE de New York confirmée dans Zelinsky (mai 2025). Le Tribunal d’Appel Fiscal de New York a confirmé que le recrutement d'une personne à distance, simplement parce qu’elle réside ailleurs, ne constitue pas une nécessité pour l’employeur. Le travail à distance pour convenance personnelle reste soumis à la retenue à la source new-yorkaise pour les employeurs basés à New York. Un appel est en cours, donc la situation peut encore évoluer, mais pour l’instant, la règle de New York s’applique.
Les restrictions de déductions introduites par la TCJA sont maintenues. La suspension par le Tax Cuts and Jobs Act des déductions d’éléments divers pour les salariés W-2 se poursuit jusqu’en 2025. L’administration actuelle a indiqué vouloir étendre ces dispositions, aussi les employés ne doivent pas compter sur un retour prochain de la déduction fédérale pour bureau à domicile.
Le contrôle du respect de la retenue à la source augmente. La Californie, New York et plusieurs autres États à forte fiscalité multiplient les audits sur les déclarations de résidence et la déclaration de revenus multi-États des travailleurs à distance. Les salariés affirmant avoir quitté un État mais gardant des liens forts avec lui sont particulièrement visés par ces contrôles. Disposer de preuves documentées de tout changement de domicile n’a jamais été aussi important.
Mises à jour sur les États sans impôt sur le revenu : Le New Hampshire et le Tennessee ont tous deux supprimé leur impôt sur les revenus de placement à compter du 1er janvier 2025, ce qui les rend totalement exempts d'impôt sur les revenus du travail. Si vous aviez des employés dans ces États et pratiquiez une retenue sur les revenus de placement, mettez à jour vos configurations.
Services et ressources pour vous aider à gérer la fiscalité du travail à distance
Services d'Employeur Officiel (EOR)
Pour les entreprises souhaitant embaucher des collaborateurs internationaux ou se développer rapidement entre plusieurs États américains, un EOR représente souvent la voie de conformité la plus efficace. L'EOR devient l'employeur officiel dans chaque juridiction et prend en charge la paie, le prélèvement de l'impôt, les cotisations sociales et le respect de la législation locale en matière d'emploi.
Les principaux avantages d'un EOR incluent :
- Gestion fiscale complète : L'EOR s'occupe des retenues, du versement, du reporting et des cotisations obligatoires dans chaque juridiction
- Transfert du risque juridique : L'EOR prend en charge la responsabilité d'employeur, réduisant considérablement le risque de non-conformité pour votre entreprise
- Expertise à jour : Les EOR suivent les évolutions réglementaires afin que votre équipe n'ait pas à le faire
- Rapidité : Vous pouvez recruter dans un nouvel État ou pays en quelques jours seulement, et non en plusieurs mois
Les meilleures solutions EOR sont passées en revue dans notre guide des meilleurs services d'Employeur Officiel. Par exemple, Globalization Partners constitue un excellent choix pour les entreprises en expansion internationale.
Services de paie internationale
Les services de paie internationale gèrent le traitement des salaires dans plusieurs pays depuis une seule plateforme, sans endosser le statut légal d'employeur. À surveiller :
- Paiements multidevises avec traitement de la paie conforme à la législation locale
- Calcul et déclaration automatisés des impôts dans plusieurs juridictions
- Intégration avec votre SIRH existant
- Analyse de la paie en temps réel et visibilité sur les coûts
Contrairement aux EOR, les prestataires de paie internationale exigent que vous disposiez (ou créiez) une entité locale dans chaque pays. Ils conviennent surtout aux entreprises déjà présentes dans plusieurs juridictions et qui souhaitent gagner en efficacité dans la gestion de cette complexité.
Logiciels de gestion fiscale pour entreprises
Un bon logiciel fiscal pour entreprises automatise une grande partie des calculs et de la déclaration des salaires multi-États aux États-Unis, s'intègre à vos systèmes RH et réduit le risque d'erreur humaine. Pour les équipes réparties uniquement aux États-Unis, c'est souvent l'outil de conformité le plus économique. Pour les équipes internationales, des fonctionnalités de paie globale ou EOR seront généralement nécessaires en plus.
FAQ
Qu'est-ce que la règle de la « commodité de l'employeur » ?
La règle de commodité de l’employeur (COE) s’applique dans huit États (Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon et Pennsylvanie). Elle permet à ces États d’imposer le revenu d’un employé en télétravail comme s’il travaillait dans l’État de l’employeur, même s’il se trouve physiquement ailleurs, lorsque l’arrangement de télétravail existe pour la commodité de l’employé et non pour la nécessité de l’employeur. La version de New York est la plus strictement appliquée et a été récemment confirmée (mai 2025).
Un travailleur à distance peut-il être doublement imposé ?
Oui. Les travailleurs à distance peuvent subir une double imposition lorsque deux juridictions revendiquent le droit d’imposer le même revenu. Cela se produit le plus souvent entre les États qui appliquent la règle de commodité de l’employeur et l’État de résidence de l’employé, ou à l’international lorsqu’un pays impose le même revenu que les États-Unis. La plupart des juridictions offrent des crédits, des traités ou des conventions de réciprocité pour atténuer ce problème, mais cela n’élimine pas toujours totalement la double imposition.
Quels États américains n’ont pas d’impôt sur le revenu ?
Neuf États n’imposent pas les salaires : Alaska, Floride, Nevada, New Hampshire, Dakota du Sud, Tennessee, Texas, Washington et Wyoming. Cependant, l’absence d’impôt sur le revenu ne signifie pas l’absence d’obligations de paie. Les employeurs de l’État de Washington, par exemple, contribuent toujours aux programmes de congés familiaux payés, de soins de longue durée et de congé maladie payé. Vérifiez toujours l’ensemble de la législation de l’État en matière de paie avant de supposer qu’il n’y a aucune obligation.
Quels formulaires fiscaux sont nécessaires pour payer des sous-traitants à distance aux États-Unis ?
Trois formulaires à connaître : demandez au sous-traitant de remplir un W-9 avant le début du travail, déclarez un 1099-NEC pour chaque sous-traitant payé 600 $ ou plus au cours de l’année, et soumettez le formulaire 1096 à l’IRS comme résumé de tous vos 1099. Les formulaires 1099-NEC et 1096 doivent être envoyés avant le 31 janvier. Les formulaires 1099 manquants ou en retard entraînent des pénalités de 60 $ à 630 $ par formulaire, selon le retard de l’envoi.
Si vous travaillez à distance, où payez-vous vos impôts ?
Dans la plupart des cas, vous payez des impôts dans l’État ou le pays où vous effectuez physiquement votre travail. Si votre employeur se trouve dans une autre juridiction, vous pouvez également avoir des obligations là-bas, surtout si l’État de l’employeur applique la règle de commodité de l’employeur. Vérifiez toujours auprès d’un professionnel de la fiscalité en fonction de votre situation spécifique, et voyez s’il existe un accord de réciprocité entre votre État et celui de votre employeur.
Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. Les lois fiscales changent fréquemment et varient selon le lieu. Consultez un professionnel fiscal qualifié pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.
