Impôts liés au télétravail : guide d’expert pour la saison fiscale de cette année

Assez simple. Mais ce principe comporte plusieurs exceptions majeures que les équipes RH et les salariés en télétravail doivent comprendre avant de commettre une erreur.

Les impôts liés au télétravail deviennent de plus en plus complexes, et les outils tardent à s'adapter à l'évolution des règles. La conformité est la partie la plus difficile, et pas seulement le traitement des données.

— Norma Delgado, fondatrice de Global Payroll Geeks

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Types de télétravailleurs et différences dans leur fiscalité

Tous les télétravailleurs ne sont pas imposés de la même manière. La première étape pour assurer la conformité consiste à comprendre à quel type de travailleur vous avez affaire.

1. Les salariés en télétravail permanent travaillent de manière continue pour une entreprise située dans un autre État ou pays. Leurs obligations fiscales dépendent des accords, de la réciprocité et des conventions fiscales entre les juridictions concernées.
2. Les salariés temporairement relocalisés peuvent travailler dans un autre État pour un projet à court terme ou un déplacement professionnel. Selon la durée et les États concernés, ils peuvent déclencher des obligations fiscales dans deux États à la fois.
3. Les travailleurs hybrides partagent leur temps entre leur domicile et un bureau situé dans un autre État. Ils doivent généralement répartir leurs revenus selon le nombre de jours travaillés dans chaque lieu et peuvent devoir effectuer une déclaration dans les deux États.
4. Les nomades numériques se déplacent fréquemment, parfois au-delà des frontières internationales. Leur situation fiscale compte parmi les plus complexes, car ils peuvent être soumis aux critères de résidence de plusieurs pays.
5. Les travailleurs dans le cadre d'accords de coemploi, notamment ceux gérés par l'intermédiaire d'une société d'organisation professionnelle de l'emploi, ont des obligations fiscales partagées entre l'employeur et l'organisation professionnelle de l'emploi. Le contrat de travail détermine la responsabilité juridique.
6. Les travailleurs indépendants sont des travailleurs à leur compte et entièrement responsables de leurs propres impôts, notamment de l'impôt sur le travail indépendant, des paiements trimestriels estimés et de toutes les déclarations requises par les États concernés.

Comprendre quelle catégorie s'applique à chaque membre de votre équipe oriente toutes les décisions qui suivent.

Le problème critique de la mauvaise classification des salariés

Avant d'aller plus loin : la classification des travailleurs revêt une importance considérable à des fins fiscales, et une erreur peut coûter cher.

La mauvaise classification d'un salarié survient lorsqu'un travailleur qui exerce ses fonctions comme un salarié est désigné comme travailleur indépendant, ou inversement. L'IRS examine attentivement cette classification, et les conséquences d'une mauvaise classification s'appliquent dans les deux sens.

Pour les employeurs : classer à tort un salarié comme travailleur indépendant peut signifier que vous devez payer les impôts, intérêts et pénalités dus rétroactivement pour tous les impôts sur la paie que vous n'avez pas retenus et reversés. À cela peut s'ajouter une responsabilité potentielle au titre des avantages sociaux dus rétroactivement.

Pour les travailleurs : être classé à tort comme travailleur indépendant signifie perdre les contributions de l'employeur à la Sécurité sociale et à Medicare, et devoir assumer personnellement la totalité de l'impôt sur le travail indépendant (15,3 %), qu'ils auraient partagé avec un employeur si leur classification avait été correcte.

Vérifiez régulièrement la classification de vos travailleurs au regard des directives de l'IRS, en particulier à mesure que vous développez votre personnel à distance.

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Pour les employeurs : retenues fiscales au niveau des États, lien fiscal et obligations de conformité

Cette section s'adresse aux responsables RH, aux gestionnaires de la paie et aux équipes financières qui gèrent des salariés à distance dans plusieurs États.

Retenue d'impôt sur le revenu au niveau de l'État : la règle de base

Comme indiqué ci-dessus, vous retenez généralement l'impôt sur le revenu de l'État en fonction du lieu où l'employé travaille physiquement. Si vous avez un employé à distance en Californie, vous retenez l'impôt sur le revenu californien. Si vous en avez un au Texas, qui n'impose aucun impôt sur le revenu au niveau de l'État, aucune retenue n'est requise pour cet État, même si d'autres obligations (présentées plus bas) peuvent toujours s'appliquer.

Au niveau fédéral, les règles sont uniformes : tous les employés rémunérés via le formulaire W-2, où qu'ils travaillent, nécessitent que vous reteniez l'impôt fédéral sur le revenu, la sécurité sociale (6.2 %), Medicare (1.45 %), et que vous cotisiez à la FUTA (impôt fédéral sur le chômage).

La retenue au niveau de l'État est l'aspect qui se complique. Les logiciels RH dotés de fonctionnalités intégrées de gestion de la paie multi-États peuvent automatiser une grande partie de ce processus, mais vous devez tout de même comprendre les règles pour les configurer correctement.

La règle de la convenance de l'employeur

La règle la plus mal comprise en matière de fiscalité du travail à distance est la règle de la convenance de l'employeur (COE). Cette règle renverse le principe standard du « lieu de travail » : elle permet à certains États d'imposer les revenus des travailleurs à distance comme s'ils travaillaient dans l'État de l'employeur, même lorsqu'ils se trouvent physiquement ailleurs.

La règle s'applique uniquement lorsque l'employeur est établi dans l'un de ces États et que l'employé travaille à distance par choix (pour sa convenance), plutôt que parce que l'employeur l'exige. En 2026, huit États appliquent la règle COE. Il s'agit de l'Alabama, du Connecticut, du Delaware, du Nebraska, du New Jersey, de New York, de l'Oregon et de la Pennsylvanie.

État	Qu'est-ce qui déclenche la « nécessité de l'employeur » ?
New York	L'employeur doit exiger le travail à distance comme une véritable condition professionnelle, et pas seulement l'autoriser
Pennsylvanie	Travail à distance exigé par l'employeur ; l'employé doit démontrer la nécessité
Delaware	Exigé par l'employeur ; peu d'exemptions officielles définies
Nebraska	Exigé par l'employeur ; un critère fondé sur le domicile s'applique également
Alabama	Accord de travail à distance exigé par l'employeur
Oregon	L'employeur doit exiger spécifiquement le lieu situé hors de l'État
Connecticut	Exigé et documenté par l'employeur
New Jersey	Exigé par l'employeur ; règle adoptée en juillet 2023

La version de New York est la plus stricte et celle qui a donné lieu au plus grand nombre de litiges. En mai 2025, le Tribunal des recours fiscaux de New York a confirmé la règle COE dans l'affaire Zelinsky, en affirmant que le simple fait d'embaucher quelqu'un à distance parce qu'il vit dans cet État ne constitue pas une nécessité de l'employeur, ce qui signifie que l'impôt de l'État de l'employeur continue de s'appliquer. Un recours en appel est en cours ; il s'agit donc toujours d'une jurisprudence à suivre attentivement.

En pratique : si votre entreprise a son siège à New York et que votre employé à distance dans l'Ohio travaille depuis son domicile pour sa propre convenance (et non parce que vous l'y obligez), New York peut tout de même exiger un impôt sur le revenu sur ces rémunérations, en plus des obligations applicables dans l'Ohio. Il s'agit de l'une des sources les plus courantes de litiges liés à la double imposition dans le cadre du travail à distance.

Le New Jersey et le Connecticut appliquent des règles similaires, mais avec une exigence de réciprocité : le critère COE ne s'applique que si l'État de résidence de l'employé dispose lui aussi d'une règle COE.

Pour les employés : si votre employeur est établi dans l'un de ces huit États et que vous travaillez à distance par choix, vérifiez si vous pourriez devoir payer l'impôt sur le revenu à la fois dans votre État et dans celui de votre employeur.

Accords de réciprocité : quand ils simplifient les choses

Si votre employé réside dans un État ayant conclu un accord de réciprocité avec l'État de votre entreprise, les règles de retenue deviennent considérablement plus simples.

État	A une réciprocité avec
Arizona	Californie, Indiana, Oregon, Virginie
DC (Washington D.C.)	Maryland, Virginie
Illinois	Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin
Indiana	Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvanie, Wisconsin
Iowa	Illinois
Kentucky	Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginie, Virginie-Occidentale, Wisconsin
Maryland	DC, Pennsylvanie, Virginie, Virginie-Occidentale
Michigan	Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin
Minnesota	Michigan, Dakota du Nord
Montana	Dakota du Nord
New Jersey	Pennsylvanie
Dakota du Nord	Minnesota, Montana
Ohio	Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvanie, Virginie-Occidentale
Pennsylvanie	Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginie, Virginie-Occidentale
Virginie	DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvanie, Virginie-Occidentale
Virginie-Occidentale	Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvanie, Virginie
Wisconsin	Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan

Veillez à ce que les employés remplissent les certificats d’exonération appropriés afin de ne pas effectuer de retenues pour le mauvais État.

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Comprendre le lien fiscal : quand une seule embauche à distance crée une présence fiscale

Le lien fiscal est le terme juridique désignant une présence suffisante d’une entreprise dans un État pour être soumise à sa législation fiscale. Avant la généralisation du télétravail, un lien fiscal nécessitait généralement un bureau ou un entrepôt physique. Ce n’est plus le cas.

Dans la plupart des États aujourd’hui, un seul employé à distance peut créer un lien fiscal, ce qui peut entraîner :

• L’obligation de s’enregistrer pour effectuer les retenues d’impôt sur le revenu de l’État
• L’obligation d’enregistrer un compte d’assurance chômage de l’État (SUI)
• Des obligations d’assurance contre les accidents du travail dans cet État
• D’éventuelles obligations de déclaration au titre de l’impôt sur le revenu des sociétés ou de la taxe de franchise
• Dans certains cas, des obligations de collecte de la taxe sur les ventes

Le lien fiscal ne disparaît pas lorsque l’employé quitte l’entreprise. Une fois établi, il nécessite généralement une radiation officielle.

Erreurs courantes liées au lien fiscal à éviter :

• Embaucher un employé à distance dans un nouvel État sans avoir préalablement enregistré les comptes de paie (« lien fiscal de paie silencieux »)
• Supposer qu’un État sans impôt sur le revenu n’impose aucune obligation : Washington ne prélève aucun impôt sur le revenu des salaires, mais exige des cotisations patronales au titre des congés familiaux et médicaux rémunérés, de l’assurance dépendance de longue durée et des congés maladie rémunérés
• Croire que la loi publique 86-272 offre une protection générale : elle protège uniquement les vendeurs de biens corporels contre l’impôt sur le revenu de l’État, et uniquement pour les activités de sollicitation

Si un employé travaille dans plusieurs États, une répartition fiscale peut être nécessaire, en attribuant proportionnellement les revenus à chaque État en fonction du nombre de jours travaillés sur place. Les logiciels de paie dotés de fonctionnalités de répartition entre plusieurs États peuvent automatiser ce processus, mais un suivi précis des jours travaillés par les employés reste essentiel.

États sans impôt sur le revenu, mais où d’autres obligations s’appliquent

Neuf États n’appliquent actuellement aucun impôt sur le revenu des salaires des employés : l’Alaska, la Floride, le Nevada, le New Hampshire, le Dakota du Sud, le Tennessee, le Texas, Washington et le Wyoming.

Remarque : le New Hampshire et le Tennessee ont progressivement supprimé leurs impôts sur les intérêts et les dividendes en 2025, ce qui les rend totalement exempts d’impôt sur le revenu. Toutefois, les employeurs ayant des travailleurs à distance dans ces États ne sont pas pour autant exonérés de leurs obligations. Chaque État impose une forme quelconque d’obligation liée à la paie, à l’assurance chômage, à l’assurance contre les accidents du travail et aux obligations spécifiques à l’État. Washington en est l’exemple le plus notable : aucun impôt sur le revenu, mais d’importantes cotisations patronales sont requises pour les programmes de congés familiaux rémunérés, de dépendance de longue durée et de congés maladie rémunérés.

Vérifiez toujours l’ensemble des obligations fiscales liées à l’emploi dans chaque État, et pas seulement l’existence d’un impôt sur le revenu.

Liste de contrôle de conformité pour une embauche dans un nouvel État

Lorsque vous embauchez un employé à distance dans un État où votre entreprise n’avait jusqu’alors aucune présence, suivez cette séquence avant son premier salaire :

1. Déterminer les implications en matière de lien fiscal : confirmer quels impôts et enregistrements auprès des États s'appliquent
2. S'enregistrer pour la retenue de l'impôt sur le revenu de l'État : la plupart des États exigent l'enregistrement de l'employeur avant le début des retenues
3. Créer un compte d'assurance chômage de l'État (SUI) : les taux et les exigences du SUI varient selon les États et sont distincts de la FUTA
4. Obtenir une couverture d'assurance contre les accidents du travail : les exigences et les prestataires acceptés varient considérablement
5. Confirmer les obligations fiscales locales : certaines villes et certains comtés ont leurs propres impôts sur le revenu (par exemple, New York, Philadelphie, Denver)
6. Vérifier les obligations propres à chaque État : congé familial payé, congé maladie payé, assurance invalidité, contributions aux soins de longue durée
7. Mettre à jour la configuration de la paie : appliquer les taux de retenue appropriés, vérifier que la règle de commodité ne s'applique pas, vérifier les accords de réciprocité
8. Informer l'employé de ses obligations : il peut également devoir mettre à jour ses choix de retenue (équivalents du formulaire W-4)

Pour les situations complexes impliquant plusieurs États, ou si vous vous développez rapidement dans de nombreux États, faire appel à un employeur officiel peut permettre de gérer ces étapes en votre nom.

Résumé des obligations fiscales de l'employeur

• Retenir et verser l'impôt fédéral sur le revenu, les cotisations de sécurité sociale, Medicare et la FUTA pour tous les employés W-2
• Retenir et verser l'impôt sur le revenu de l'État en fonction du lieu de travail de l'employé (sous réserve des règles COE et des accords de réciprocité)
• Contribuer à l'assurance chômage de l'État dans l'État de l'employé
• Maintenir une couverture d'assurance contre les accidents du travail conformément aux exigences de l'État
• Déclarer les revenus dans tous les États concernés : en particulier lorsque les employés sont répartis entre plusieurs juridictions
• Tenir des registres de paie précis, notamment les lieux de travail des employés, avec la documentation de tout changement de lieu

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Pour les employés : où vous devez payer vos impôts et comment vous protéger

Cette section s'adresse aux travailleurs à distance qui cherchent à comprendre leurs propres obligations déclaratives.

Où payez-vous vos impôts lorsque vous travaillez à distance ?

La réponse courte est la suivante : vous payez généralement vos impôts dans l'État où vous effectuez physiquement votre travail. Si vous vivez et travaillez au Colorado pour une entreprise basée à New York, vous payez l'impôt sur le revenu du Colorado ainsi que l'impôt fédéral sur le revenu, comme vous le feriez quel que soit votre lieu de travail.

Mais il existe des exceptions importantes qui peuvent compliquer la situation :

• Si votre employeur est établi dans l'un des huit États appliquant la règle COE et que vous travaillez à distance par choix, vous pouvez également devoir payer des impôts dans l'État de votre employeur
• Si vous travaillez dans plusieurs États au cours de l'année, vous devrez peut-être déposer des déclarations de non-résident dans chaque État où vous avez travaillé
• Si votre employeur n'effectue pas de retenue pour votre État, vous êtes responsable d'effectuer vous-même les paiements trimestriels estimés

Résidence fiscale et règle des 183 jours

Chaque État définit la résidence fiscale différemment, mais la plupart appliquent une version de la règle des 183 jours : si vous passez plus de 183 jours dans un État au cours d'une année civile, vous êtes généralement considéré comme résident fiscal de cet État, ce qui entraîne des obligations déclaratives complètes.

Pour les personnes ayant changé d'État en cours d'année, vous pouvez être résident d'une partie de l'année dans deux États et devoir déposer dans chacun d'eux une déclaration de résident pour une partie de l'année.

Pour les nomades numériques et les voyageurs fréquents, la question de la résidence devient réellement complexe. Les principaux facteurs pris en compte par la plupart des États sont notamment :

• Le lieu où se trouve votre domicile permanent
• Le lieu où se concentrent vos intérêts économiques et vos liens familiaux
• Le nombre de jours que vous avez passés dans chaque État
• Le lieu où vous êtes inscrit sur les listes électorales, où votre permis de conduire a été délivré et où votre voiture est immatriculée

Distinction importante : la « résidence » et le « domicile » ne sont pas la même chose. Une résidence est le lieu où vous vivez temporairement ; votre domicile est votre habitation permanente, le lieu où vous avez l'intention de retourner. Les États utilisent le domicile pour déterminer le statut de résidence à long terme et les obligations fiscales.

Déclaration dans plusieurs États : quand devez-vous déposer une déclaration dans plusieurs États ?

Si vous avez travaillé physiquement dans plusieurs États au cours de l'année, vous devrez probablement y produire une déclaration dans chacun d'eux. La plupart des États exigent que vous répartissiez vos revenus en fonction du nombre de jours travaillés dans chaque lieu. Les travailleurs hybrides qui franchissent les frontières entre États plusieurs jours par semaine sont particulièrement concernés : vous devrez tenir des registres précis de votre lieu de travail au jour le jour.

Pour éviter de payer deux fois l'intégralité des impôts sur les mêmes revenus, la plupart des États accordent un crédit pour les impôts payés à un autre État. Ce crédit ne couvre pas toujours la totalité du montant, notamment lorsque les taux d'imposition diffèrent, mais il évite généralement la véritable double imposition.

Si votre employeur ne prélève pas automatiquement les impôts pour chaque État où vous travaillez, vous êtes responsable des paiements trimestriels d'impôts estimés dus à ces États. Leur omission peut entraîner des pénalités pour insuffisance de paiement, même si vous régularisez votre situation au moment de la déclaration fiscale.

Ce que les employés doivent faire

• Informez rapidement votre employeur chaque fois que vous changez de lieu de travail, même temporairement, afin qu'il puisse ajuster correctement les retenues à la source
• Vérifiez si votre État de résidence et l'État de votre employeur ont conclu un accord de réciprocité susceptible de simplifier votre déclaration
• Notez les jours travaillés dans chaque État tout au long de l'année, en particulier si vous vous déplacez pour votre travail ou partagez votre temps entre plusieurs lieux
• Déposez une déclaration de non-résident dans tout État où vous avez perçu des revenus sans y être résident
• Effectuez des paiements trimestriels estimés si votre employeur ne prélève pas d'impôts pour un État dans lequel vous êtes redevable d'impôts
• Consultez un fiscaliste pour les situations impliquant plusieurs États : l'interaction entre les règles de résidence, les règles COE et les accords de réciprocité peut produire des résultats inattendus

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Déductions fiscales pour les travailleurs à distance aux États-Unis

La règle de la TCJA et pourquoi la plupart des employés W-2 ne peuvent pas déduire les dépenses de bureau à domicile

Avant la loi de 2018 sur les réductions d'impôts et l'emploi (TCJA), les employés pouvaient déduire de leur déclaration fédérale les dépenses professionnelles non remboursées. La TCJA a supprimé cette déduction pour les employés W-2 jusqu'en 2025. L'administration Trump actuelle a indiqué son intention de prolonger la loi ; cette restriction devrait donc rester en vigueur au-delà de 2025.

Si vous êtes un employé W-2, vous ne pouvez généralement pas déduire les dépenses de bureau à domicile de votre déclaration fédérale, même si vous travaillez à temps plein depuis chez vous et que votre employeur ne vous accorde aucun remboursement.

Exceptions au niveau des États : 13 juridictions autorisent encore les déductions W-2

Voici ce que de nombreux guides omettent de préciser : plusieurs États et juridictions autorisent encore les employés W-2 à déduire de leur déclaration au niveau de l'État les dépenses professionnelles non remboursées, même lorsque la déduction fédérale n'est pas disponible. Si vous travaillez à distance dans l'une des juridictions suivantes, vérifiez les règles applicables dans votre État :

• Californie
• Illinois
• Iowa
• Massachusetts
• Minnesota
• Montana
• New Hampshire
• New York
• Dakota du Nord
• Pennsylvanie
• Dakota du Sud
• le district de Columbia
• Seattle (au niveau municipal)

Si vous vous trouvez dans l'une de ces juridictions, les dépenses non remboursées, un bureau à domicile dédié, l'accès à Internet et un téléphone professionnel peuvent être déductibles de votre déclaration au niveau de l'État. Conservez vos reçus et vos justificatifs.

Déductions pour les travailleurs indépendants et les prestataires indépendants

Certains États exigent légalement des employeurs qu'ils remboursent aux travailleurs à distance les dépenses liées à leur activité professionnelle. La Californie est l'exemple le plus notable : les employeurs qui y exercent doivent rembourser aux employés toutes les dépenses professionnelles nécessaires, notamment une partie des frais d'accès à Internet et des frais de téléphone. L'Illinois, l'Iowa, le Massachusetts, le Montana et le district de Columbia ont des exigences similaires.

Si vous êtes un employeur dont les travailleurs à distance se trouvent dans ces États, le fait de ne pas rembourser les dépenses exigées vous expose à des pénalités. Envisagez une politique claire d'allocation pour le travail à distance et contrôlez vos pratiques de remboursement dans chaque État.

Si vous êtes travailleur indépendant ou travaillez en tant que prestataire indépendant, la situation est bien plus favorable. Vous pouvez déduire de vos revenus d'activité indépendante les dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires, notamment :

• Équipement du bureau à domicile (ordinateurs, écrans, téléphones, mobilier)
• Frais de télécommunication (service Internet et téléphonique utilisé à des fins professionnelles)
• Services publics, proportionnels à l'utilisation du bureau à domicile (électricité, gaz, chauffage)
• Assurance (parts liées à l'activité professionnelle)
• Frais bancaires liés à l'activité professionnelle et frais de licence commerciale
• Repas d'affaires (soumis à la limite de 50 %)
• Frais de déplacement liés au travail
• Une partie du loyer ou des intérêts hypothécaires, calculée selon la superficie du bureau à domicile

La déduction pour bureau à domicile. Disponible uniquement si vous entretenez un espace utilisé exclusivement et régulièrement à des fins professionnelles, elle est calculée selon l'une des deux méthodes suivantes :

Méthode standard : Divisez la superficie de votre bureau à domicile par la superficie totale de votre logement. Ce pourcentage s'applique à vos dépenses réelles liées au logement.

Exemple : bureau de 200 pieds carrés ÷ logement de 2 000 pieds carrés au total = 10 % des dépenses du logement sont déductibles

Méthode simplifiée : Multipliez la superficie de votre bureau par $5 par pied carré, jusqu'à un maximum de 300 pieds carrés.

Exemple : 200 pieds carrés × $5 = $1,000 déductibles par an

La méthode simplifiée est plus facile à calculer ; la méthode standard donne souvent une déduction plus importante si vos dépenses réelles liées au logement sont élevées. Effectuez les deux calculs pour déterminer laquelle vous est la plus avantageuse.

Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion des dépenses pour suivre vos dépenses tout au long de l'année. Voici un aperçu pratique d'un logiciel simple de gestion des dépenses pour vous aider à choisir l'outil adapté.

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Impôts liés au travail à distance international

Conséquences fiscales de l'embauche de travailleurs à distance à l'international

L'élargissement de votre vivier de talents en embauchant des travailleurs à distance au-delà des frontières internationales ajoute un nouveau niveau de complexité fiscale. Les employeurs doivent se conformer aux lois fiscales qui varient considérablement selon les pays, et les erreurs peuvent coûter cher.

Principales obligations à connaître :

Obligations fiscales dans le lieu de résidence du salarié : Vous devrez peut-être respecter les lois locales en matière de fiscalité et d'emploi, notamment en ce qui concerne la retenue de l'impôt sur le revenu, les cotisations de sécurité sociale, les exigences en matière de retraite et les avantages obligatoires, dans le pays où votre salarié réside et travaille.

Enregistrement de la paie : De nombreux pays exigent des employeurs étrangers qu'ils enregistrent une entité locale de paie avant de pouvoir rémunérer légalement leurs salariés. Sans cela, vous pourriez être contraint de faire appel à un employeur officiel pour employer le travailleur en votre nom. Pour l'embauche dans un pays voisin, au Canada notamment, voici un guide des meilleures entreprises canadiennes d'employeur officiel.

Risque d'établissement stable

L'un des risques les plus graves et les plus négligés liés à l'embauche internationale à distance ou à un employeur officiel est l'établissement stable (ES). Un ES est créé lorsque votre entreprise dispose d'une présence imposable suffisante dans un pays étranger, ce qui peut se produire simplement lorsqu'un salarié y travaille de manière continue.

Une fois qu'un ES est établi, le pays étranger peut vous demander de :

• Déposer des déclarations d'impôt sur les sociétés dans cette juridiction
• Payer l'impôt sur les sociétés sur les bénéfices attribuables à cette présence
• Vous enregistrer aux fins de la TVA locale ou des taxes sur les biens et services

Cela peut se produire sans aucun effort délibéré de votre part : un seul salarié travaillant de façon permanente depuis son domicile en Allemagne, par exemple, peut créer un ES allemand pour une entreprise américaine. Consultez un fiscaliste avant de procéder à votre première embauche internationale.

Comment déterminer la résidence fiscale des travailleurs internationaux

Les obligations fiscales internationales de votre salarié sont principalement déterminées par son pays de résidence fiscale, c'est-à-dire le pays où il vit et où se trouvent ses principaux liens économiques.

La plupart des pays appliquent une version ou une autre de la règle des 183 jours : passer plus de la moitié de l’année fiscale dans un pays signifie généralement que vous y êtes considéré comme résident fiscal. Toutefois, les règles précises varient : certains pays comptent selon l’année civile, d’autres utilisent des périodes glissantes de 12 mois, et certains appliquent des critères supplémentaires fondés sur le domicile et les intérêts économiques.

Pour les citoyens américains travaillant à l’étranger, les règles sont particulières : les États-Unis imposent leurs citoyens sur leurs revenus mondiaux, quel que soit leur lieu de résidence. Toutefois, deux principaux dispositifs d’allègement sont disponibles :

• L’exclusion des revenus professionnels étrangers (FEIE) permet aux citoyens américains résidant à l’étranger qui remplissent les conditions requises d’exclure de l’impôt américain une partie de leurs revenus professionnels étrangers (le montant de l’exclusion pour 2025 est de $130,000)
• Les crédits d’impôt étrangers permettent aux citoyens américains de compenser leur obligation fiscale américaine avec les impôts déjà payés dans un pays étranger, réduisant ou éliminant ainsi la double imposition

Pour bénéficier de la FEIE, le salarié doit satisfaire soit au critère de résidence effective (résider dans un pays étranger pendant une année fiscale complète), soit au critère de présence physique (se trouver hors des États-Unis pendant au moins 330 jours sur une période de 12 mois).

Pour les nomades numériques qui franchissent fréquemment les frontières, la détermination du foyer fiscal peut être réellement complexe. Il est fortement recommandé de consulter un conseiller fiscal spécialisé en fiscalité internationale.

Qu’est-ce qu’une convention fiscale de non-double imposition (DTA) ?

Une convention fiscale de non-double imposition (DTA), également appelée convention fiscale, est un accord bilatéral entre deux pays conçu pour empêcher qu’un même revenu soit imposé deux fois. Les États-Unis ont conclu des DTA avec plus de 60 pays.

Voici les principaux éléments à connaître sur le fonctionnement des DTA pour les travailleurs à distance :

• Les DTA définissent généralement le pays qui dispose des droits d’imposition prioritaires sur les différents types de revenus
• Elles prévoient souvent des taux réduits de retenue à la source sur les dividendes, les intérêts et les redevances
• Elles précisent les règles permettant de déterminer la résidence fiscale lorsqu’une personne pourrait être résidente dans les deux pays
• Des déclarations fiscales peuvent tout de même devoir être déposées dans les deux pays, même lorsqu’une DTA s’applique et ramène effectivement l’obligation fiscale à zéro

Pour les employeurs : comprendre quelles DTA s’appliquent à vos salariés internationaux est essentiel pour structurer correctement les contrats et la paie. Travaillez avec des consultants fiscaux spécialisés ou développez cette expertise en interne. Ne partez pas du principe qu’une DTA supprime toutes les obligations, car elle les réduit de manière définie.

Bonnes pratiques pour gérer les impôts liés à l’emploi transfrontalier

• Comprenez les réglementations locales avant de recruter à l’international : l’impôt sur le revenu, la sécurité sociale, les cotisations de retraite et les avantages obligatoires varient énormément selon les pays
• Tenez des registres précis des lieux de travail des salariés, des contrats et de tous les formulaires fiscaux ; utilisez un logiciel de paie doté de fonctionnalités de conformité internationale
• Établissez des politiques claires de travail à distance précisant les lieux où les salariés sont autorisés ou non à travailler, et mettez à jour les contrats de travail lorsque les modalités changent
• Réalisez régulièrement des audits de conformité, notamment parce que les mesures d’accommodement mises en place pendant la pandémie ont expiré et que de nombreux pays ont renforcé l’application des règles relatives à l’emploi transfrontalier
• Faites appel à un EOR ou à un prestataire de paie internationale dans les pays où vous ne disposez ni de l’expertise locale ni d’une entité ; ces prestataires assument la responsabilité légale d’employeur et gèrent la conformité locale

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Ce qui a changé en 2026 : les règles à connaître dès maintenant

Les règles fiscales relatives au travail à distance évoluent depuis la pandémie. Voici ce qui a changé et ce qu’il faut surveiller :

Les mesures d’accommodement liées à la pandémie ont expiré. Plusieurs États, notamment la Géorgie, l’Indiana et le Minnesota, avaient publié des directives dispensant temporairement les travailleurs à distance de certaines obligations susceptibles de créer un lien fiscal. Ces mesures ont pris fin. Les règles habituelles, antérieures à la pandémie, en matière de rattachement des revenus et de retenues à la source sont de nouveau applicables. Si votre équipe s’est développée dans plusieurs États depuis 2020 et que vous n’avez pas réévalué votre situation en matière de conformité, le moment est venu de le faire.

La règle COE de New York confirmée dans l’affaire Zelinsky (mai 2025). Le Tribunal des recours fiscaux de New York a réaffirmé que recruter une personne à distance parce qu’elle réside à cet endroit ne constitue pas une nécessité pour l’employeur. Le travail à distance effectué pour des raisons de convenance personnelle reste soumis aux retenues à la source de l’État de New York pour les employeurs basés à New York. Un recours en appel est en cours, cette règle pourrait donc encore évoluer, mais pour l’instant, la règle de New York reste applicable.

Les restrictions de déduction prévues par la TCJA restent en vigueur. La suspension des déductions diverses détaillées pour les salariés rémunérés via le formulaire W-2, instaurée par la loi sur les réductions d’impôts et l’emploi, se poursuit jusqu’à la fin de 2025. L’administration actuelle a indiqué son intention de prolonger ces dispositions ; les salariés ne devraient donc pas compter sur un prochain rétablissement de la déduction fédérale pour bureau à domicile.

Le contrôle du prélèvement à la source par les États s'intensifie. La Californie, l'État de New York et plusieurs autres États à forte fiscalité vérifient de plus en plus les déclarations de résidence des travailleurs à distance et la déclaration des revenus multi-États. Les employés qui affirment avoir quitté leur État tout en conservant des liens étroits avec leur ancien État font l'objet d'une attention particulière lors des contrôles. La documentation des changements de domicile est plus importante que jamais.

Mise à jour concernant les États sans impôt sur le revenu : Le New Hampshire et le Tennessee ont tous deux supprimé progressivement leurs impôts sur les revenus de placements à compter du 1er janvier 2025, ce qui les rend totalement exonérés d'impôt sur les revenus salariaux. Si vous aviez des employés dans ces États et préleviez un impôt sur les revenus de placements, mettez à jour vos configurations.

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Services et ressources pour vous aider à gérer les impôts liés au travail à distance

Services d'employeur officiel (EOR)

Pour les entreprises qui souhaitent recruter des travailleurs internationaux ou s'étendre rapidement dans plusieurs États américains, un EOR constitue souvent la voie de conformité la plus efficace. L'EOR devient l'employeur officiel légal dans chaque juridiction et assume la responsabilité de la paie, du prélèvement des impôts, des cotisations sociales et du respect du droit du travail local.

Les principaux avantages d'un EOR comprennent :

• Gestion fiscale complète : l'EOR prend en charge le prélèvement, le versement, la déclaration et les cotisations obligatoires dans chaque juridiction
• Transfert du risque juridique : l'EOR assume la responsabilité de l'employeur, réduisant considérablement le risque de non-conformité pour votre entreprise
• Expertise à jour : les EOR suivent l'évolution de la réglementation fiscale afin que votre équipe n'ait pas à le faire
• Rapidité : vous pouvez recruter dans un nouvel État ou un nouveau pays en quelques jours, et non en quelques mois

Les principales solutions EOR sont examinées dans notre guide des meilleurs services d'employeur officiel. Par exemple, Globalization Partners constitue un choix solide pour les entreprises qui se développent à l'international.

Services de paie internationaux

Les services de paie internationaux gèrent le traitement de la paie dans plusieurs pays depuis une plateforme unique, sans assumer le statut d'employeur légal. Voici les principales fonctionnalités à rechercher :

• Paiements multidevises avec un traitement de la paie local conforme
• Calcul et déclaration automatisés des impôts dans toutes les juridictions
• Intégration avec votre SIRH existant
• Analyses de paie en temps réel et visibilité sur les coûts

Contrairement aux EOR, les prestataires de services de paie internationaux exigent que vous disposiez d'une entité locale dans chaque pays ou que vous en établissiez une. Ils conviennent le mieux aux entreprises qui disposent déjà d'une présence légale dans plusieurs juridictions et qui ont besoin d'un moyen plus efficace de gérer cette complexité.

Logiciels fiscaux pour entreprises

Un bon logiciel fiscal pour entreprises automatise une grande partie du calcul et du dépôt des déclarations pour la paie américaine multi-États, s'intègre à vos systèmes RH et réduit le risque d'erreurs manuelles. Pour les équipes distribuées uniquement aux États-Unis, il s'agit souvent de l'outil de conformité le plus rentable. Pour les équipes internationales, vous aurez généralement besoin de fonctionnalités de paie internationales ou d'EOR en complément.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que la règle de la «"convenance de l'employeur"» ?

La règle de la COE s’applique dans huit États (Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon et Pennsylvanie). Elle permet à ces États d’imposer le revenu d’un employé travaillant à distance comme s’il travaillait dans l’État de l’employeur, même s’il se trouve physiquement ailleurs, lorsque l’organisation du travail à distance existe pour la convenance de l’employé plutôt que par nécessité pour l’employeur. La version de New York est la plus activement appliquée et a été récemment réaffirmée (mai 2025).

Un travailleur à distance peut-il être imposé deux fois ?

Oui. Les travailleurs à distance peuvent faire l’objet d’une double imposition lorsque deux juridictions revendiquent toutes deux le droit d’imposer le même revenu. Cela se produit le plus souvent entre les États qui appliquent la règle de la convenance de l’employeur et l’État de résidence de l’employé, ou à l’international lorsqu’un pays impose le même revenu que les États-Unis. La plupart des juridictions proposent des crédits d’impôt, des conventions ou des accords de réciprocité pour limiter ce problème, mais ces mécanismes n’éliminent pas toujours entièrement la double imposition.

Quels États américains n'ont pas d'impôt sur le revenu ?

Neuf États n’appliquent pas d’impôt sur les salaires : l’Alaska, la Floride, le Nevada, le New Hampshire, le Dakota du Sud, le Tennessee, le Texas, l’État de Washington et le Wyoming. Toutefois, l’absence d’impôt sur le revenu ne signifie pas l’absence d’obligations liées à la paie. Les employeurs de l’État de Washington, par exemple, contribuent toujours aux programmes de congé familial rémunéré, de soins de longue durée et de congé maladie rémunéré. Vérifiez toujours l’ensemble des obligations liées à la paie d’un État avant de supposer que la situation est entièrement claire

Quels formulaires fiscaux dois-je utiliser lorsque je rémunère des prestataires à distance aux États-Unis ?

Trois formulaires à connaître : demandez au prestataire de remplir un W-9 avant le début du travail, déposez un 1099-NEC pour chaque prestataire ayant reçu $600 ou plus au cours de l’année, et transmettez le formulaire 1096 à l’IRS comme récapitulatif de tous vos formulaires 1099. Les formulaires 1099-NEC et 1096 doivent tous deux être déposés au plus tard le 31 janvier. Les formulaires 1099 manquants ou déposés en retard entraînent des pénalités de $60–$630 par formulaire, selon le retard de dépôt.

Si vous travaillez à distance, où payez-vous vos impôts ?

Dans la plupart des cas, vous payez vos impôts dans l’État ou le pays où vous effectuez physiquement votre travail. Si votre employeur est établi dans une autre juridiction, vous pouvez également y avoir des obligations, en particulier si l’État de l’employeur applique la règle de la convenance de l’employeur. Vérifiez toujours votre situation particulière auprès d’un fiscaliste et renseignez-vous sur l’existence d’un accord de réciprocité entre votre État et celui de votre employeur.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. Les lois fiscales changent fréquemment et varient selon les juridictions. Consultez un fiscaliste qualifié pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.