Impôts sur le Télétravail : Guide d’Expert pour la Saison Fiscale Cette Année
Le principe le plus important qui régit la fiscalité du travail à distance aux États-Unis est le suivant : la responsabilité fiscale d’un employé est déterminée par l’endroit où il exerce effectivement son travail, et non par le lieu où se trouve l’employeur.
Ce guide couvre tout ce que vous devez savoir, que vous soyez un responsable RH gérant une équipe distribuée ou un salarié à distance cherchant à comprendre ses obligations déclaratives. Vous y trouverez également des liens vers des services spécialisés, allant des prestataires Employeur officiel (Employer of Record) aux solutions de paie internationales, pouvant alléger le poids de la conformité pour votre équipe.
« Les taxes liées au travail à distance deviennent de plus en plus complexes, et les outils peinent à suivre l’évolution des règles. La conformité est la partie la plus difficile, pas simplement le traitement des données. »
— Norma Delgado, Fondatrice de Global Payroll Geeks
La règle fondamentale : Où les travailleurs à distance paient-ils leurs impôts
Cela signifie que votre ingénieure basée au Colorado paiera des impôts sur le revenu dans le Colorado et que vous, en tant qu’employeur, devrez prélever l’impôt sur le revenu de l’État du Colorado sur sa paie et vous inscrire pour des comptes de paie au Colorado, même si votre entreprise est basée à New York.
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Assez simple. Mais ce principe connaît plusieurs exceptions majeures que les équipes RH et les salariés à distance doivent comprendre pour éviter les erreurs.
Types de travailleurs à distance et différences fiscales
Tous les travailleurs à distance ne sont pas imposés de la même manière. La première étape pour garantir la conformité est de comprendre le type de travailleur dont vous vous occupez.
- Salariés entièrement à distance travaillent de façon continue pour une entreprise installée dans un autre État ou pays. Leurs obligations fiscales dépendent des conventions, de la réciprocité et des traités fiscaux entre les juridictions concernées.
- Salariés temporairement déplacés peuvent travailler dans un autre État pour un projet de courte durée ou un voyage d’affaires. Selon la durée et les États concernés, ils peuvent générer des obligations fiscales dans deux États simultanément.
- Travailleurs hybrides partagent leur temps entre le domicile et un bureau situé dans un autre État. Ils doivent généralement répartir leur revenu selon le nombre de jours travaillés dans chaque lieu et peuvent devoir déclarer dans les deux États.
- Nomades numériques se déplacent fréquemment, parfois au-delà des frontières internationales. Leur situation fiscale est parmi les plus complexes car ils peuvent répondre aux critères de résidence fiscale de plusieurs pays.
- Travailleurs en co-emploi, comme ceux gérés via une société PEO, voient leurs obligations fiscales partagées entre l’employeur et la PEO. Le contrat de travail détermine la responsabilité légale.
- Travailleurs indépendants sont en auto-entrepreneuriat et entièrement responsables de leurs propres taxes, y compris l’impôt sur le travail indépendant, les acomptes trimestriels estimés et toutes les déclarations étatiques applicables.
Identifier la catégorie à laquelle appartient chaque membre de votre équipe façonne toutes les décisions suivantes.
La question cruciale du mauvais classement des salariés
Avant d’aller plus loin : la classification des travailleurs est primordiale en matière fiscale et son erreur peut coûter cher.
Une mauvaise classification arrive lorsqu’une personne qui est en réalité salariée est enregistrée comme travailleur indépendant, ou inversement. L’IRS surveille de près cette qualification, et les conséquences d’une mauvaise classification touchent dans les deux sens.
Pour les employeurs : classer un salarié comme indépendant peut vous obliger à payer des arriérés d’impôt, des intérêts et des pénalités sur tous les impôts sur les salaires non prélevés et non reversés. Sans compter la possible responsabilité sur les avantages sociaux additionnels.
Pour les travailleurs : être mal classé comme indépendant signifie renoncer à la part patronale des cotisations à la Sécurité sociale et à Medicare, et devoir s’acquitter soi-même de la totalité du self-employment tax (15,3 %), dont la charge aurait été partagée avec l’employeur si la classification était correcte.
Vérifiez régulièrement la classification de vos collaborateurs selon les directives de l’IRS, surtout à mesure que votre effectif à distance grandit.
Pour les employeurs : retenue d’impôt à la source, nexus et obligations de conformité d’État
Cette section s'adresse aux responsables RH, aux gestionnaires de la paie et aux équipes financières qui gèrent des employés à distance travaillant à travers différents États.
Prélèvement de l'impôt sur le revenu d'État : la règle de base
Comme mentionné ci-dessus, vous retenez généralement l'impôt sur le revenu de l'État basé sur le lieu de travail physique de l'employé. Si vous avez un employé à distance en Californie, vous retenez l'impôt sur le revenu de Californie. Si l'un de vos employés se trouve au Texas, qui n'a pas d'impôt sur le revenu d'État, aucun prélèvement n'est requis pour cet État, bien que d'autres obligations (voir ci-dessous) puissent encore s'appliquer.
Au niveau fédéral, les règles sont uniformes : tous les employés sous formulaire W-2, où qu'ils travaillent, nécessitent que vous reteniez l'impôt fédéral sur le revenu, la Sécurité sociale (6,2 %), l'assurance-maladie (1,45 %) et que vous contribuiez à la FUTA (taxe fédérale sur le chômage).
C'est au niveau des États que les prélèvements deviennent complexes. Un logiciel RH intégrant des fonctionnalités de paie multi-États peut automatiser une grande partie du processus, mais il est tout de même essentiel de comprendre les règles pour le paramétrer correctement.
La règle de la convenance de l'employeur
La règle la plus mal comprise de la fiscalité du travail à distance est la règle de la convenance de l'employeur (COE). Cette règle inverse le principe standard du « lieu de travail » : elle permet à certains États d'imposer les revenus des télétravailleurs comme s'ils travaillaient dans l'État de leur employeur, même s'ils sont physiquement ailleurs.
La règle ne s'applique que lorsque l'employeur est basé dans l'un de ces États et que l'employé travaille à distance par choix (pour sa convenance personnelle), et non parce que c'est exigé par l'employeur. À compter de 2026, huit États appliquent la règle COE : Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon et Pennsylvanie.
| État | Qu'est-ce qui déclenche la « nécessité de l'employeur » ? |
|---|---|
| New York | L'employeur doit exiger le travail à distance pour une véritable raison professionnelle, et non simplement l'autoriser |
| Pennsylvanie | Télétravail exigé par l'employeur ; l'employé doit démontrer la nécessité |
| Delaware | Exigence de l'employeur ; peu d'exemptions officielles définies |
| Nebraska | Exigence de l'employeur ; un test basé sur le domicile s'applique aussi |
| Alabama | Dispositif de télétravail exigé par l'employeur |
| Oregon | L'employeur doit exiger spécifiquement le travail hors de l'État |
| Connecticut | Exigé et justifié par l'employeur |
| New Jersey | Exigence de l'employeur ; règle adoptée en juillet 2023 |
La version de New York est la plus stricte et la plus contestée devant les tribunaux. En mai 2025, le Tribunal des recours fiscaux de l'État de New York a confirmé la règle COE dans l'affaire Zelinsky, réaffirmant que le fait d'embaucher une personne à distance simplement parce qu'elle vit là-bas ne correspond pas à la nécessité de l'employeur ; par conséquent, la taxe de l'État de l'employeur s'applique toujours. Un recours en appel est en cours ; il s'agit donc d'une jurisprudence à surveiller.
En pratique : si votre entreprise est basée à New York et que votre employé à distance, basé dans l'Ohio, travaille depuis chez lui pour sa propre convenance (et non parce que vous l'exigez), New York peut encore réclamer l'impôt sur ces salaires, en plus des obligations dans l'Ohio. Il s'agit de l'une des sources de litiges liés à la double imposition les plus fréquentes dans le télétravail.
Le New Jersey et le Connecticut ont des règles similaires, mais avec une exigence de réciprocité ; la règle COE ne s'applique que si l'État de résidence de l'employé applique lui aussi une règle de convenance similaire.
Pour les employés : si votre employeur est basé dans l'un de ces huit États et que vous travaillez à distance par choix, vérifiez si vous pourriez devoir l'impôt sur le revenu à la fois dans votre État et dans celui de votre employeur.
Accords de réciprocité : où ils simplifient les choses
Si votre employé réside dans un État ayant conclu un accord de réciprocité avec celui de votre entreprise, la question du prélèvement à la source devient beaucoup plus simple.
| État | A une réciprocité avec |
|---|---|
| Arizona | Californie, Indiana, Oregon, Virginie |
| DC (Washington D.C.) | Maryland, Virginie |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvanie, Wisconsin |
| Iowa | Illinois |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginie, Virginie-Occidentale, Wisconsin |
| Maryland | DC, Pennsylvanie, Virginie, Virginie-Occidentale |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin |
| Minnesota | Michigan, Dakota du Nord |
| Montana | Dakota du Nord |
| New Jersey | Pennsylvanie |
| Dakota du Nord | Minnesota, Montana |
| Ohio | Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvanie, Virginie-Occidentale |
| Pennsylvanie | Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginie, Virginie-Occidentale |
| Virginie | DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvanie, Virginie-Occidentale |
| Virginie-Occidentale | Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvanie, Virginie |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan |
Assurez-vous que les employés remplissent les certificats d'exonération appropriés afin de ne pas retenir d'impôt pour le mauvais État.
Comprendre le Nexus : quand un seul recrutement à distance crée une empreinte fiscale
Nexus est le terme juridique désignant la présence suffisante d'une entreprise dans un État pour être soumise à ses lois fiscales. Avant la généralisation du travail à distance, le nexus impliquait généralement un bureau ou un entrepôt physique. Ce n'est plus le cas aujourd'hui.
Dans la plupart des États aujourd'hui, un seul employé en télétravail peut créer un nexus, ce qui peut entraîner :
- Inscription à la retenue de l’impôt sur le revenu de l’État
- Inscription au régime d'assurance chômage de l'État (SUI)
- Obligations d'assurance accidents du travail dans cet État
- Obligations potentielles de dépôt pour l'impôt sur les sociétés ou la taxe de franchise
- Dans certains cas, obligations de collecte de la taxe sur les ventes
Le nexus ne disparaît pas lorsque l'employé quitte l'entreprise. Une fois établi, il nécessite généralement une radiation formelle.
Erreurs courantes à éviter en matière de nexus :
- Embaucher un employé à distance dans un nouvel État sans d'abord inscrire les comptes de paie ("nexus de paie silencieux")
- Penser qu’un État sans impôt sur le revenu n’a aucune obligation : par exemple, l’État de Washington n'impose pas de taxe sur les salaires mais exige tout de même des cotisations patronales pour le congé familial et médical payé, l'assurance soins de longue durée, et le congé maladie payé
- Penser que la Loi Publique 86-272 offre une protection générale : elle ne protège que les vendeurs de biens tangibles contre l'impôt sur les sociétés, et uniquement pour les activités de sollicitation
Si un employé travaille dans plusieurs États, une répartition fiscale peut être nécessaire, attribuant le revenu proportionnellement à chaque État en fonction des jours travaillés. Un logiciel de paie doté de capacités de répartition multi-États peut automatiser ce processus, mais il est essentiel que les employés suivent précisément leurs jours de travail.
États sans impôt sur le revenu, mais où d'autres obligations subsistent
Neuf États n'imposent actuellement aucun impôt sur les salaires des employés : Alaska, Floride, Nevada, New Hampshire, Dakota du Sud, Tennessee, Texas, Washington et Wyoming.
Remarque : Le New Hampshire et le Tennessee ont supprimé leurs taxes sur les intérêts et dividendes en 2025, devenant ainsi totalement exempts d'impôt sur le revenu. Cependant, les employeurs ayant des salariés en télétravail dans ces États ne sont pas dispensés de toute obligation. Chaque État impose un certain nombre d'obligations liées à la paie, à l'assurance chômage, à l'assurance accidents du travail, et à des exigences spécifiques. L'État de Washington est l'exemple le plus connu : pas d'impôt sur le revenu, mais d'importantes cotisations patronales requises pour le congé parental, les soins de longue durée et les congés maladie payés.
Vérifiez toujours l'ensemble du panorama fiscal de chaque État lié à l'emploi — pas uniquement la présence ou l'absence d'une taxe sur le revenu.
Liste de vérification conformité pour l'embauche dans un nouvel État
Lorsque vous embauchez un salarié à distance dans un État où votre société n'a pas déjà une présence, suivez cette séquence avant que le salarié ne reçoive son premier salaire :
- Déterminer les implications de présence fiscale (« nexus ») : confirmez quels impôts et enregistrements d’État s’appliquent
- Enregistrez-vous pour la retenue de l’impôt sur le revenu d’État : la plupart des États exigent l’enregistrement de l’employeur avant de commencer à retenir
- Ouvrez un compte d’assurance chômage d’État (SUI) : les taux et exigences SUI varient selon l’État et sont distincts du FUTA
- Obtenez une couverture d’assurance accidents du travail : les exigences et les fournisseurs autorisés varient grandement
- Confirmez les obligations fiscales locales : certaines villes et certains comtés appliquent leur propre impôt sur le revenu (ex. : New York, Philadelphie, Denver)
- Vérifiez les obligations spécifiques à chaque État : congé familial payé, congé maladie payé, assurance invalidité, cotisations pour soins de longue durée
- Mettez à jour les paramètres de la paie : appliquez les bons taux de retenue, vérifiez que la règle de commodité ne s’applique pas, vérifiez l’existence d’accords de réciprocité
- Avertissez l’employé de ses obligations : il pourra devoir mettre à jour ses choix de retenue (équivalents W-4)
Pour les situations complexes multi-États, ou si vous déployez rapidement de nombreux salariés dans différents États, collaborer avec un employeur officiel (Employer of Record) peut prendre ces étapes en charge pour vous.
Résumé des obligations fiscales des employeurs
- Retenir et reverser l’impôt fédéral sur le revenu, la Sécurité sociale, Medicare et FUTA pour tous les salariés W-2
- Retenir et reverser l’impôt sur le revenu d’État selon le lieu de travail de l’employé (sous réserve des règles COE et accords de réciprocité)
- Contribuer à l’assurance chômage d’État de l’État de l’employé
- Maintenir une couverture d’assurance accidents du travail conformément aux exigences de chaque État
- Déclarer les revenus à tous les États concernés : en particulier lorsque les employés sont répartis dans plusieurs juridictions
- Tenir des registres de paie exacts comprenant les lieux de travail des employés, avec documentation de tout changement de localisation
Pour les salariés : où avez-vous des obligations fiscales et comment vous protéger
Cette section s’adresse aux travailleurs à distance qui cherchent à comprendre leurs propres obligations de déclaration.
Où payez-vous vos impôts lorsque vous travaillez à distance ?
La réponse courte : vous payez généralement des impôts dans l’État où vous effectuez votre travail physiquement. Si vous vivez et travaillez au Colorado pour une entreprise basée à New York, vous payez l’impôt sur le revenu du Colorado, et vous payez également l’impôt fédéral sur le revenu comme tout le monde, indépendamment de votre emplacement.
Mais il existe des exceptions importantes qui peuvent compliquer la situation :
- Si votre employeur est basé dans l’un des huit États appliquant la règle COE et que vous travaillez à distance par choix, vous risquez de devoir payer des impôts également dans l’État de l’employeur
- Si vous travaillez dans plusieurs États au cours de l’année, vous devrez probablement déposer des déclarations de non-résident dans chaque État où vous avez travaillé
- Si votre employeur n’effectue pas de prélèvement pour votre État, vous serez responsable de verser vous-même des acomptes trimestriels
Résidence fiscale et règle des 183 jours
Chaque État définit la résidence fiscale à sa façon, mais la plupart s’appuient sur une version de la règle des 183 jours : si vous passez plus de 183 jours dans un État au cours d’une année civile, vous êtes généralement considéré comme résident fiscal de cet État et devez y remplir toutes les obligations déclaratives.
Pour les personnes ayant déménagé en cours d’année, vous pouvez être résident partiel de deux États et devrez alors déposer des déclarations de résident partiel pour chacun.
Pour les nomades digitaux et voyageurs fréquents, la question de la résidence est réellement complexe. Les facteurs clés pris en compte par la plupart des États :
- Où se trouve votre foyer permanent (domicile)
- Où sont centrés vos intérêts économiques et liens familiaux
- Combien de jours vous avez passé dans chaque État
- Où vous êtes inscrit pour voter, où votre permis de conduire est délivré, où votre véhicule est immatriculé
Distinction importante : « résidence » et « domicile » ne sont pas synonymes. La résidence est l’endroit où vous vivez temporairement, votre domicile est votre foyer permanent, l’endroit où vous comptez toujours revenir. Les États utilisent la notion de domicile pour déterminer le statut de résident à long terme et les obligations fiscales qui en découlent.
Déclaration multi-États : quand devez-vous déposer dans plusieurs États
Si vous avez travaillé physiquement dans plus d'un État au cours de l'année, vous devrez probablement déclarer vos revenus dans les deux. La plupart des États exigent d'allouer le revenu en fonction du nombre de jours travaillés dans chaque endroit. Les travailleurs hybrides qui franchissent des frontières d'État quelques jours par semaine sont particulièrement concernés : vous devrez tenir un registre précis de vos lieux de travail au jour le jour.
Pour éviter de payer deux fois l'intégralité de vos impôts sur les mêmes revenus, la plupart des États proposent un crédit pour impôts payés à un autre État. Ce crédit ne couvre pas toujours la totalité du montant, surtout si les taux d'imposition diffèrent, mais il évite une véritable double imposition dans la plupart des cas.
Si votre employeur ne prélève pas automatiquement l'impôt pour chaque État dans lequel vous travaillez, vous êtes responsable des paiements d'acomptes trimestriels pour ces États. Les oublier peut entraîner des pénalités pour sous-paiement, même si vous régularisez la situation lors de la déclaration annuelle.
Ce que les employés doivent faire
- Informez rapidement votre employeur à chaque fois que vous changez de lieu de travail, même temporairement, afin qu’il puisse ajuster correctement le prélèvement à la source
- Vérifiez si votre État de résidence et l'État de votre employeur ont un accord de réciprocité qui pourrait simplifier votre déclaration
- Suivez les jours travaillés dans chaque État tout au long de l'année, surtout si vous voyagez pour le travail ou partagez votre temps entre plusieurs sites
- Déposez une déclaration de non-résident dans tout État où vous avez gagné des revenus sans y résider
- Effectuez des paiements trimestriels si votre employeur ne prélève pas pour un État dans lequel vous devez des impôts
- Consultez un professionnel de la fiscalité pour les situations multi-États ; l’interaction entre les règles de résidence, les règles COE et les accords de réciprocité peut produire des résultats inattendus
Déductions fiscales pour les télétravailleurs aux États-Unis
La règle TCJA et pourquoi la plupart des employés W-2 ne peuvent pas déduire leurs frais de bureau à domicile
Avant la loi "Tax Cuts and Jobs Act" (TCJA) de 2018, les salariés pouvaient déduire les dépenses professionnelles non remboursées sur leur déclaration fédérale. La TCJA a supprimé cette déduction pour les employés W-2 jusqu'en 2025. L'administration Trump actuelle a indiqué vouloir prolonger cette loi, donc cette restriction devrait rester en place au-delà de 2025.
Si vous êtes salarié W-2, vous ne pouvez généralement pas déduire vos frais de bureau à domicile sur votre déclaration fédérale, même si vous travaillez entièrement à domicile et que votre employeur ne vous rembourse rien.
Exceptions au niveau des États : 13 juridictions autorisent encore les déductions W-2
Voici ce que beaucoup de guides omettent : plusieurs États et juridictions permettent encore aux employés W-2 de déduire les dépenses professionnelles non remboursées dans leur déclaration d'État, même si la déduction fédérale n'est pas disponible. Si vous travaillez à distance dans l’un des endroits suivants, vérifiez les règles de votre État :
- Californie
- Illinois
- Iowa
- Massachusetts
- Minnesota
- Montana
- New Hampshire
- New York
- North Dakota
- Pennsylvanie
- South Dakota
- le District de Columbia
- Seattle (niveau municipal)
Si vous vous trouvez dans l'une de ces juridictions, les frais non remboursés, un bureau à domicile dédié, l’accès Internet, un téléphone professionnel, peuvent être déductibles sur votre déclaration d'État. Conservez les reçus et justificatifs.
Déductions pour travailleurs indépendants et auto-entrepreneurs
Certains États imposent légalement aux employeurs de rembourser les travailleurs à distance pour les frais professionnels. La Californie est l’exemple le plus emblématique : les employeurs doivent y rembourser tous les frais professionnels nécessaires, y compris une part des coûts d’Internet et de téléphone. Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana et le District de Columbia ont des exigences similaires.
Si vous êtes employeur avec des salariés à distance dans ces États, ne pas rembourser les frais requis vous expose à des pénalités. Pensez à une politique claire de prime de télétravail et vérifiez vos pratiques de remboursement selon l’État.
Si vous êtes travailleur indépendant ou auto-entrepreneur, la situation est bien plus avantageuse. Vous pouvez déduire les dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires de vos revenus indépendants, y compris :
- Équipement de bureau à domicile (ordinateurs, écrans, téléphones, mobilier)
- Coûts de télécommunication (services Internet et téléphonique utilisés pour le travail)
- Services publics, proportionnels à l'utilisation du bureau à domicile (électricité, gaz, chauffage)
- Assurances (parties liées à l’activité professionnelle)
- Frais bancaires d'entreprise et frais de licence commerciale liés à l’activité
- Repas d'affaires (soumis à la limitation de 50 %)
- Dépenses de voyage liées au travail
- Une partie du loyer ou des intérêts hypothécaires, calculée selon la superficie du bureau à domicile
La déduction pour bureau à domicile : Disponible uniquement si vous dédiez un espace utilisé exclusivement et régulièrement pour l’activité professionnelle. Elle est calculée selon l’une des deux méthodes suivantes :
Méthode standard : Divisez la surface de votre bureau à domicile par la surface totale de votre logement. Ce pourcentage s’applique à vos dépenses réelles de logement.
Exemple : bureau de 18,6 m² ÷ logement de 186 m² = 10 % des dépenses de logement sont déductibles
Méthode simplifiée : Multipliez la surface de votre bureau par 5 $ par mètre carré, jusqu’à un maximum de 300 pieds carrés.
Exemple : 200 pi² × 5 $ = 1 000 $ déductible par an
La méthode simplifiée est plus facile à calculer ; la méthode standard aboutit souvent à une déduction plus importante si vos dépenses de logement sont élevées. Effectuez les deux calculs pour voir laquelle vous est la plus avantageuse.
Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion des dépenses pour suivre vos frais toute l’année. Voici un aperçu pratique d’un logiciel de gestion des dépenses simple pour vous aider à choisir l’outil adapté.
Fiscalité du travail à distance international
Implications fiscales de l’embauche de travailleurs à distance à l’international
Élargir votre vivier de talents en embauchant des travailleurs à distance au-delà des frontières internationales introduit une nouvelle couche de complexité fiscale. Les employeurs doivent composer avec des lois fiscales qui varient fortement d’un pays à l’autre, et toute erreur peut coûter cher.
Principales obligations à connaître :
Obligations fiscales dans le pays de l’employé : Vous pouvez être tenu de respecter les réglementations locales fiscales et du travail, y compris la retenue d’impôt sur les salaires, les cotisations de sécurité sociale, les exigences de retraite et les avantages obligatoires, dans le pays où réside et travaille votre employé.
Enregistrement de la paie : De nombreux pays exigent que les employeurs étrangers enregistrent une entité de paie locale avant de pouvoir légalement rémunérer les salariés. À défaut, vous devrez peut-être utiliser un Employer of Record pour employer le travailleur en votre nom. Pour l’embauche nearshore au Canada en particulier, voici un guide des meilleures sociétés EOR canadiennes.
Risque d’établissement stable
L’un des risques les plus graves et les plus négligés dans l’embauche internationale à distance, ou avec un employer of record, est l’établissement stable (PE). Un PE est constitué lorsque votre entreprise dispose d’une présence fiscale suffisante dans un pays étranger, ce qui peut se produire simplement parce qu’un employé y travaille régulièrement.
Une fois un PE établi, le pays étranger peut exiger de vous :
- Déposer des déclarations fiscales d’entreprise dans cette juridiction
- Payer l’impôt sur les sociétés sur les bénéfices attribuables à cette présence
- S’enregistrer pour la TVA ou les taxes locales sur les biens et services
Cela peut arriver sans action volontaire de votre part : un seul salarié travaillant en permanence depuis son domicile en Allemagne, par exemple, peut créer un PE allemand pour une entreprise américaine. Consultez un professionnel fiscal avant de procéder à une première embauche internationale.
Comment déterminer la résidence fiscale des travailleurs internationaux
Les obligations fiscales internationales de votre salarié dépendent principalement de son pays de résidence fiscale, c’est-à-dire le pays où il vit et possède ses liens économiques principaux.
La plupart des pays appliquent une version de la règle des 183 jours : si l’on passe plus de la moitié de l’année fiscale dans un pays, on est généralement considéré comme résident fiscal de ce pays. Toutefois, les règles spécifiques varient : certains pays se basent sur l’année civile, d’autres sur une période glissante de 12 mois, et certains ajoutent des critères relatifs au domicile ou aux intérêts économiques.
Pour les citoyens américains travaillant à l’étranger, les règles sont particulières : les États-Unis imposent leurs citoyens sur l’ensemble de leurs revenus mondiaux, peu importe où ils résident. Toutefois, deux allègements fiscaux essentiels sont disponibles :
- L’exclusion des revenus gagnés à l’étranger (FEIE) permet aux citoyens américains admissibles résidant à l’étranger d’exclure une partie de leurs revenus issus de l’étranger de l’impôt américain (le montant de l’exclusion en 2025 est de 130 000 $)
- Les crédits d’impôt pour impôts payés à l’étranger permettent aux citoyens américains de compenser leur impôt dû aux États-Unis par les impôts déjà versés à un autre pays, réduisant ou éliminant la double imposition
Pour bénéficier de la FEIE, l’employé doit satisfaire soit au critère du résident de bonne foi (résider dans un pays étranger pendant une année fiscale complète), soit au critère de présence physique (être hors des États-Unis au moins 330 jours sur une période de 12 mois).
Pour les nomades numériques traversant fréquemment les frontières, la détermination du foyer fiscal peut devenir véritablement complexe. Il est fortement recommandé de consulter un conseiller fiscal spécialisé en fiscalité internationale.
Qu’est-ce qu’une convention de non-double imposition (DTA) ?
Une convention de non-double imposition (DTA) : également appelée convention fiscale — est un accord bilatéral entre deux pays visant à éviter l’imposition double d’un même revenu. Les États-Unis disposent de conventions de ce type avec plus de 60 pays.
Points clés sur le fonctionnement des conventions pour les travailleurs à distance :
- Les conventions précisent généralement quel pays a la priorité pour imposer différents types de revenus
- Elles prévoient souvent des taux de retenue à la source réduits sur les dividendes, intérêts et redevances
- Elles définissent les règles pour déterminer la résidence fiscale lorsqu’une personne pourrait être considérée résidente des deux pays
- Des déclarations d’impôt peuvent continuer à devoir être déposées dans les deux pays, même lorsqu’une convention réduit effectivement la charge fiscale à zéro
Côté employeurs : bien cerner quelles conventions s’appliquent à vos salariés internationaux est essentiel pour structurer correctement contrats et paie. Travaillez avec des consultants fiscaux spécialisés ou développez une expertise interne. N’assumez pas qu’une convention supprime toutes vos obligations : elle ne les réduit que de façons définies.
Bonnes pratiques pour gérer la fiscalité de l’emploi transfrontalier
- Comprenez la réglementation locale avant de recruter à l’international : impôt sur le revenu, sécurité sociale, cotisations de retraite et avantages obligatoires varient énormément selon le pays
- Tenez des registres précis des lieux de travail, contrats et tous les documents fiscaux de vos salariés ; misez sur un logiciel de paie doté de fonctions de conformité internationale
- Établissez des politiques claires de télétravail précisant où les salariés sont ou ne sont pas autorisés à travailler, et actualisez les contrats de travail lorsque les modalités évoluent
- Menez des audits réguliers de conformité, surtout depuis la fin des mesures exceptionnelles liées à la pandémie et alors que de nombreux pays ont renforcé le contrôle des règles sur l’emploi transfrontalier
- Faites-vous accompagner par un EOR ou un prestataire mondial de paie dans les pays où vous ne disposez pas d’expertise ni d’entité locale : ils assument la responsabilité juridique de l’employeur et gèrent la conformité locale
Ce qui a changé en 2026 : règles à connaître dès maintenant
Les règles fiscales du télétravail sont en évolution depuis la pandémie. Voici ce qui a changé et ce à quoi il faut prêter attention :
Les mesures d’exception liées à la pandémie ont expiré. Plusieurs États (dont la Géorgie, l’Indiana et le Minnesota) avaient publié des consignes temporaires durant la pandémie, exemptant provisoirement les travailleurs à distance de certaines obligations fiscales liées au critère de présence. Ces mesures ont pris fin. Les règles classiques de localisation de l’activité et de retenue à la source d’avant la pandémie s’appliquent de nouveau. Si votre équipe s’est agrandie hors de votre État d’origine depuis 2020 et que vous n’avez pas revu votre conformité, c’est le moment de le faire.
La règle COE de New York confirmée dans l’affaire Zelinsky (mai 2025). Le New York Tax Appeals Tribunal a réaffirmé que recruter un salarié en télétravail simplement parce qu’il réside ailleurs ne constitue pas une nécessité pour l’employeur. Le télétravail motivé par la convenance personnelle reste soumis à la retenue à la source pour les employeurs new-yorkais. Un recours en appel est en cours : cela pourrait donc encore évoluer, mais pour l’instant, la règle de New York reste en vigueur.
Les restrictions de déductions de la TCJA restent en place. La suspension des déductions diverses pour les salariés ayant perçu un W-2 instaurée par la loi Tax Cuts and Jobs Act se poursuit jusqu’en 2025. L’administration actuelle souhaite reconduire ces dispositions : les salariés ne doivent pas compter sur un retour prochain de la déduction fédérale pour bureau à domicile.
Le contrôle de la retenue à la source par les États s’intensifie. La Californie, New York et d’autres États à forte fiscalité renforcent les vérifications des déclarations de résidence des télétravailleurs et des déclarations de revenus multi-États. Les employés affirmant avoir quitté un État tout en conservant des liens forts avec celui-ci font l’objet d’audits ciblés. Il est plus crucial que jamais de bien documenter les changements de domicile.
Mises à jour des États sans impôt sur le revenu : Le New Hampshire et le Tennessee ont tous deux supprimé leurs taxes sur les revenus de placement à compter du 1er janvier 2025, devenant ainsi entièrement exempts d'impôt sur le revenu salarial. Si vous aviez des employés dans ces États et reteniez l'impôt sur les revenus de placement, mettez à jour vos configurations.
Services et ressources pour vous aider à gérer la fiscalité du travail à distance
Services d'Employeur officiel (EOR)
Pour les entreprises cherchant à recruter des travailleurs internationaux ou à s'étendre rapidement dans plusieurs États américains, un EOR représente souvent la voie la plus efficace pour assurer la conformité. L’EOR devient l’employeur officiel dans chaque juridiction et assume la responsabilité de la paie, du prélèvement des impôts, des cotisations sociales et du respect du droit du travail local.
Les principaux avantages d'un EOR incluent :
- Gestion fiscale complète : L'EOR prend en charge la retenue, le versement, le reporting et les cotisations légales dans chaque juridiction
- Transfert du risque juridique : L’EOR assume la responsabilité de l’employeur, réduisant considérablement le risque de non-conformité pour votre société
- Expertise toujours à jour : Les EOR suivent l'évolution des réglementations fiscales afin que votre équipe n'ait pas à le faire
- Rapidité : Vous pouvez embaucher dans un nouvel État ou pays en quelques jours, et non en quelques mois
Les meilleures solutions EOR sont analysées dans notre guide des meilleurs services d'Employeur officiel. Par exemple, Globalization Partners est un excellent choix pour les entreprises qui souhaitent se développer à l’international.
Services de gestion de paie internationale
Les services de paie mondiale gèrent le traitement des salaires dans plusieurs pays à partir d'une seule plateforme, sans assumer le statut légal d’employeur. Les caractéristiques clés à rechercher :
- Paiements en devises multiples avec un traitement local conforme de la paie
- Calculs et déclarations fiscales automatisés dans les différentes juridictions
- Intégration avec votre SIRH existant
- Analyses en temps réel de la paie et visibilité sur les coûts
Contrairement aux EOR, les fournisseurs de paie mondiale exigent que vous disposiez (ou créiez) une entité locale dans chaque pays. Ils sont donc particulièrement adaptés aux entreprises déjà implantées légalement dans plusieurs juridictions et recherchant un moyen plus efficace de gérer la complexité.
Logiciels de gestion des taxes d'entreprise
Un bon logiciel de gestion des taxes professionnelles automatise une grande partie des calculs et des déclarations pour les salaires multijuridictionnels aux États-Unis, s’intègre à vos systèmes RH et réduit le risque d’erreurs manuelles. Pour les équipes réparties aux États-Unis seulement, il s'agit souvent de l’outil de conformité le plus rentable. Pour les équipes internationales, vous aurez généralement besoin de fonctionnalités supplémentaires de paie mondiale ou d'EOR.
FAQ
Qu'est-ce que la règle de la « commodité de l'employeur » ?
La règle COE s’applique dans huit États (Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon et Pennsylvanie). Elle permet à ces États d’imposer le revenu d’un employé à distance comme s’il travaillait dans l’État de l’employeur, même s’il se trouve physiquement ailleurs, lorsque l’organisation à distance existe pour la commodité de l’employé plutôt que par nécessité de l’employeur. La version de New York est la plus strictement appliquée et a été récemment réaffirmée (mai 2025).
Un télétravailleur peut-il être imposé deux fois ?
Oui. Les télétravailleurs peuvent être soumis à une double imposition lorsque deux juridictions revendiquent chacune le droit d’imposer le même revenu. Cela arrive principalement entre des États appliquant la règle de la commodité de l’employeur et l’État de résidence de l’employé, ou à l’international lorsqu’un pays impose le même revenu que les États-Unis. La plupart des juridictions offrent des crédits, des traités ou des accords de réciprocité pour atténuer ce phénomène, mais ils n’éliminent pas toujours complètement la double imposition.
Quels États américains n’imposent pas l’impôt sur le revenu ?
Neuf États n’ont pas d’impôt sur les salaires : Alaska, Floride, Nevada, New Hampshire, Dakota du Sud, Tennessee, Texas, Washington et Wyoming. Cependant, l’absence d’impôt sur le revenu ne signifie pas l’absence d’obligation sociale : par exemple, les employeurs de l’État de Washington doivent toujours contribuer aux programmes de congé familial payé, de soins de longue durée et de congé maladie. Il est toujours conseillé de vérifier l’ensemble des obligations sociales d’un État avant d’y supposer une situation sans contrainte.
Quels formulaires fiscaux utiliser pour payer des sous-traitants à distance aux États-Unis ?
Trois formulaires à connaître : faites remplir un W-9 au sous-traitant avant de débuter la collaboration, déclarez un 1099-NEC pour tout sous-traitant payé $600 ou plus pendant l’année, puis envoyez le Formulaire 1096 à l’IRS comme résumé de tous vos 1099. Les formulaires 1099-NEC et 1096 sont à remettre avant le 31 janvier. Les omissions ou retards dans la remise des 1099 entraînent des pénalités de $60 à $630 par formulaire selon le délai de dépôt.
Si vous travaillez à distance, où devez-vous payer vos impôts ?
Dans la plupart des cas, vous payez vos impôts dans l’État ou le pays où vous exécutez physiquement votre travail. Si votre employeur se trouve dans une juridiction différente, vous pouvez aussi y avoir des obligations, en particulier si l’État de l’employeur applique la règle de la commodité de l’employeur. Vérifiez toujours auprès d’un spécialiste fiscal selon votre cas particulier et examinez l’existence d’un accord de réciprocité entre votre État et celui de votre employeur.
Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. Les lois fiscales évoluent fréquemment et varient selon la juridiction. Consultez un professionnel qualifié pour bénéficier de conseils adaptés à votre situation.
