Come automatizzare la gestione delle prestazioni in 5 passaggi
Per automatizzare le attività di gestione delle prestazioni, concentrati sulla semplificazione dei passaggi ripetitivi, come il monitoraggio degli obiettivi, la raccolta dei riscontri e la programmazione delle valutazioni, utilizzando la tecnologia. In questo articolo scoprirai quali aspetti della gestione delle prestazioni sono più facili da automatizzare, perché l'automazione è importante e troverai una lista di controllo pratica per alleggerire con sicurezza il carico di lavoro delle risorse umane e ridurre il rischio di esaurimento.
Vantaggi dei sistemi automatizzati di gestione delle prestazioni
L'automazione, compreso il crescente utilizzo dell'IA nella gestione delle prestazioni, offre numerosi vantaggi ai professionisti delle risorse umane, come il miglioramento dei flussi di lavoro, la riduzione dell'impegno richiesto dalla gestione del tempo e la semplificazione dei processi.
Ecco 4 vantaggi principali dell'automazione delle attività all'interno del tuo programma di gestione delle prestazioni.
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Maggiore efficienza e precisione
Attività come l'inserimento dei dati o la generazione di report possono richiedere molto tempo ed essere soggette a errori da parte dei dipendenti. Automatizzandole, i professionisti delle risorse umane possono eliminare il carico amministrativo associato a queste attività, ridurre gli errori e aumentare il tempo da dedicare a lavori più strategici.
Coerenza e standardizzazione
Per automatizzare le attività tradizionali di gestione delle prestazioni, la tecnologia di automazione richiede che i processi seguano regole e criteri coerenti.
Integrare questo principio nel processo di gestione delle prestazioni può ridurre il rischio di pregiudizi o discriminazioni, garantendo l'adozione di un approccio più equo ed equilibrato alle valutazioni delle prestazioni dei dipendenti.
Le soluzioni per la valutazione dei dipendenti supportano i riscontri continui, rendendo la gestione delle prestazioni un processo costante.
Riscontri in tempo reale
L'automazione può attivare riscontri quasi istantanei per dipendenti e responsabili in tempo reale, consentendo loro di monitorare continuamente i progressi verso gli obiettivi.
Questo aiuterà i dipendenti a individuare quando hanno perso di vista i propri obiettivi o le proprie priorità e aiuterà i responsabili a comunicare tempestivamente cosa è necessario fare per correggere la situazione.
Per garantire un'esecuzione fluida, l'automazione delle attività di gestione delle prestazioni richiede strumenti HRMS con funzionalità essenziali solide. Le funzionalità essenziali per automatizzare i riscontri includono il monitoraggio degli obiettivi in tempo reale, i promemoria dei riscontri e i pannelli di analisi delle prestazioni.
Maggiore coinvolgimento dei dipendenti
Le attività automatizzate di gestione delle prestazioni consentono di integrare funzionalità come il monitoraggio degli obiettivi e i piani di apprendimento e sviluppo per i dipendenti. Ciò permette ai dipendenti di creare la propria strategia di sviluppo, aumentando così motivazione e coinvolgimento a un livello superiore.
«Gli obiettivi annuali non funzionano nella nostra epoca», ha affermato Liz Lockhart Lance, capo di gabinetto di Performica. «Gli obiettivi trimestrali sono più adatti, ma devono essere orientati ai risultati e collegati a ciò che è più importante ai livelli più alti. Se le persone riescono a collegare il proprio lavoro ai risultati desiderati di alto livello dell'organizzazione, possono comprendere in che modo i loro sforzi contribuiscono e trovare un significato nel proprio lavoro.»
Cosa automatizzare
Ora che hai delineato chiaramente il motivo per cui vuoi automatizzare, puoi iniziare il processo di definizione degli obiettivi, stabilendo quali processi e attività al loro interno automatizzare e valutando quali strumenti di gestione delle prestazioni scegliere.
Ecco quattro aspetti della gestione delle prestazioni particolarmente adatti all'automazione.
Valutazioni delle prestazioni
Automatizzare la programmazione, la distribuzione e la raccolta dei materiali coinvolti nel processo di valutazione delle prestazioni può far risparmiare tempo e semplificare notevolmente l'organizzazione di tali materiali.
Può anche aiutarti a perfezionare il ciclo di valutazione per mantenere gli obiettivi di gestione dei talenti.
Risorsa: Come condurre una valutazione delle prestazioni migliore
Definizione e monitoraggio degli obiettivi
Un sistema automatizzato per la creazione e il monitoraggio degli obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Temporalmente definiti) aiuterà manager e dipendenti a rimanere allineati agli obiettivi aziendali. Tuttavia, SMART è solo uno dei modelli di definizione degli obiettivi.
Tra gli altri rientrano il modello OKR (obiettivi e risultati chiave) o il modello degli obiettivi a cascata. Dovrete capire quale sia il più adatto alla vostra organizzazione e come potrete automatizzare i processi correlati.
Affiancamento e riscontri
Promuovere una cultura dei riscontri continui può essere facilitato da meccanismi automatizzati che forniscono contributi regolari ai dipendenti per aiutarli a rimanere sulla buona strada, migliorare le prestazioni, riconoscere i traguardi raggiunti e crescere professionalmente.
Ma i riscontri funzionano in entrambe le direzioni. Dovrete anche creare un meccanismo che inviti i dipendenti a fornirvi riscontri quando le cose non funzionano.
“Un approccio pratico al cambiamento significa azionare due leve contemporaneamente”, ha affermato Lauren Scholtz, responsabile dell'apprendimento e dello sviluppo presso intelliHR. “Se stessimo parlando di una barca, si tratterebbe di eliminare le ancore e issare le vele; abbiamo bisogno di entrambe per poter andare veloci. La creazione di una cultura dei riscontri continui è un ottimo esempio di questo approccio. Queste sono le ancore che fanno sembrare che le cose procedano a rilento. Potrebbero esserci problemi significativi, come un dipendente che sente di non avere tutto ciò di cui ha bisogno per il proprio ruolo o che il processo di valutazione annuale delle prestazioni richieda molto tempo e sia poco utile. Aprire un canale che permetta alle persone di condividere tutto questo con voi può aiutarvi a issare quelle vele.”
Risorsa utile: Frasi chiave per la valutazione delle prestazioni
Analisi dei dati
Automatizzare l'analisi dei dati con gli strumenti di gestione delle prestazioni basati sull'intelligenza artificiale aiuterà a identificare le tendenze delle prestazioni e le aree di miglioramento. Può contribuire a prevenire narrazioni fuorvianti, fornire un contesto più ampio riguardo all'influenza che il dipendente esercita sugli obiettivi aziendali più ampi e supportare il processo decisionale per le future attività di definizione degli obiettivi e le promozioni.
Passaggi per implementare l'automazione della gestione delle prestazioni
Automatizzare la gestione delle prestazioni tenendo conto della esperienza dei dipendenti richiede la comprensione di tutti i punti di contatto e delle variabili coinvolte.
È necessario un processo graduale per garantire che l'automazione supporti l'esperienza dei dipendenti che desiderate offrire e contribuisca alle vostre iniziative di fidelizzazione e coinvolgimento.
Passaggio 1: valutazione
Per capire come migliorare le attività di gestione delle prestazioni, dovete innanzitutto avere un quadro chiaro del processo attuale.
Tutti i passaggi coinvolti devono essere documentati per identificare i punti critici e le opportunità di miglioramento dell'efficienza, oltre a definire l'obiettivo dell'automazione.
Come parte di questo processo, dovrete anche creare un elenco delle attività efficaci di gestione delle prestazioni, valutare quali potrebbero essere automatizzate ed eseguire un'analisi costi-benefici dell'automazione.
Passaggio 2: analisi e selezione degli strumenti
Comprendere quali strumenti possono aiutarvi ad automatizzare la gestione delle prestazioni e condurre un audit della vostra infrastruttura attuale vi aiuterà a stabilire quali funzionalità mancano attualmente e se il vostro ecosistema tecnologico per le risorse umane è in grado di supportare l'automazione delle attività che avete identificato.
Parte del processo consiste nel capire quali attività non richiedono nuovi strumenti e con quali strumenti i vostri dipendenti interagiscono già. Sunder Nookala, cofondatore e CEO di Huminos, ne parla quando tratta delle esperienze delle persone senza attriti.
“L'unica cosa che possiamo fare concretamente per costruire un mondo del lavoro migliore è ripensare i processi dall'assunzione alla cessazione del rapporto di lavoro e semplificarli, affinché il lavoro possa incontrare il lavoratore nel suo luogo preferito invece di costringerlo a navigare tra più sistemi per portare a termine le proprie attività”, ha affermato Nookala.
“Per esempio, esaminiamo i processi di definizione degli obiettivi e valutazione delle prestazioni: i moderni sistemi di intelligenza come Huminos consentono di completare attività quotidiane come i controlli sui progressi, la programmazione di conversazioni individuali, la fornitura o la ricezione di riscontri di apprezzamento e sviluppo e altro ancora direttamente in Slack o Microsoft Teams, senza passare a un'altra applicazione software.”
Come punto di partenza, date un'occhiata alla nostra selezione dei migliori software per la gestione delle prestazioni.
Passaggio 3: Considerazioni sui dati
La conformità alle normative sulla sicurezza e sulla privacy dei dati è solo la punta dell’iceberg quando si considerano gli aspetti legati ai dati che accompagnano l’automazione.
Comprendere quali tipi di dati possono essere raccolti, quali indicatori chiave di prestazione (KPIs) possono supportare e come possono essere utilizzati e da chi sono tutti fattori che contribuiranno a definire in che modo la raccolta e l’analisi dei dati miglioreranno il processo di gestione delle prestazioni dei dipendenti.
Dovrete inoltre definire con il vostro team IT in che modo la migrazione dei dati dai sistemi esistenti alle nuove soluzioni tecnologiche creerà una transizione fluida tra i processi attuali e quelli nuovi che creerete.
Passaggio 4: Personalizzazione
I flussi di lavoro, le gerarchie e le strutture di reporting di ogni organizzazione sono diversi. Qualunque strumento di valutazione e processo scegliate dovrà essere personalizzato per adattarsi alle esigenze e agli obiettivi della vostra organizzazione, integrandosi al contempo con il vostro HRIS per semplificare la raccolta e l’analisi dei dati.
I programmi pilota per testare la fattibilità e l’efficacia dell’automazione su scala ridotta possono aiutarvi a perfezionare ulteriormente strumenti e processi e a creare un piano di gestione del cambiamento che affronti le preoccupazioni dei dipendenti riguardo a ciò che l’automazione potrebbe significare per il loro lavoro.
Passaggio 5: Formazione
Una formazione completa per i team delle risorse umane e i manager svolgerà un ruolo importante nell’adozione efficace dell’automazione.
Integrare il feedback degli stakeholder coinvolti in un programma di formazione può aiutarvi a perfezionare i processi e l’esperienza utente delle vostre soluzioni tecnologiche prima dell’implementazione su larga scala.
Misurare l’impatto dell’automazione della gestione delle prestazioni
L’impatto dei vostri sforzi di automazione può manifestarsi in diversi ambiti, dal feedback dei dipendenti ai sondaggi sull’esperienza, passando per una serie di metriche che contribuiranno a fornire ai responsabili delle risorse umane un quadro più chiaro.
Alcune metriche importanti da monitorare per valutare le prestazioni includono:
- Tempo risparmiato
- Riduzione degli errori
- Soddisfazione dei dipendenti
- Precisione e tassi di completamento di ogni fase del processo di gestione delle prestazioni
- Risultati complessivi delle prestazioni.
Questi elementi sono importanti quando calcolate il ritorno sull’investimento (ROI) dell’automazione e aggiornate nel tempo la vostra analisi costi-benefici.
Volete saperne di più su come migliorare il vostro approccio alla gestione delle prestazioni? Leggete il nostro articolo sui tipi di sistemi di gestione delle prestazioni e sulle migliori pratiche per implementarli.
