6 strategie di ascolto dei dipendenti che producono risultati
Sai cosa fa sentire apprezzati i lavoratori? Essere ascoltati. L’ascolto dei dipendenti è estremamente gratificante e ci sono molti modi per creare e implementare una strategia di ascolto efficace.
Qui ti guiderò su che cos’è l’ascolto dei dipendenti, perché è importante e alcune strategie, metodi e best practice.
Approfondiamo.
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Che cos’è l’ascolto dei dipendenti?
L’ascolto dei dipendenti è molto più che inviare il tuo sondaggio annuale. È un approccio olistico di un’organizzazione per comprendere, validare e migliorare l’esperienza dei dipendenti sulla base della raccolta continua di feedback attraverso molteplici metodi.
Senza una strategia di ascolto continua ed efficace, è davvero difficile capire cosa influenza fattori come il turnover dei dipendenti o il loro coinvolgimento.
Perché l’ascolto dei dipendenti è importante
Tutte le buone relazioni si basano su una comunicazione efficace, fiducia e rispetto. L’ascolto dei dipendenti è importante perché:
- Dimostri ai dipendenti che ti importa di loro e sei maggiormente in grado di proteggere il loro benessere
- Ottieni feedback per avviare iniziative che migliorano la retention e l’engagement dei dipendenti
- Coltivi la fiducia nella leadership responsabilizzando i manager a coinvolgere i loro team
- Integri strategia aziendale, priorità e obiettivi con i continui input dei dipendenti
- Costruisci un’immagine di “datore di lavoro desiderato” per la tua azienda per attrarre e trattenere i migliori talenti
- Crei una cultura aziendale coinvolgente e di successo
- Sviluppi approcci sostenibili per diversità, equità e inclusione.
Ho visto l’impatto di programmi di ascolto dei dipendenti realizzati con successo. Alcuni dei risultati ottenuti dal mio team includono:
- Riduzione del turnover volontario dell’8% tra il 2021 e il 2022
- Raggiunto il 100% di partecipazione al nostro sondaggio annuale del 2022
- Ottenuto un indice di gradimento complessivo dell’87% tra i dipendenti nell’ultimo anno
- Registrato un tasso di retention del 95% dei neoassunti nel primo anno.
I benefici sono lì da cogliere, ora vedremo come ottenerli.
6 strategie, metodi e best practice per l’ascolto dei dipendenti
In passato, le aziende si sono concentrate su come comunicare al personale, un processo per lo più unidirezionale.
Ora è il momento di padroneggiare la comunicazione bidirezionale ascoltando i dipendenti e dimostrando che l’organizzazione li sente—un ascolto attivo applicato alle aziende.
Ecco le mie strategie e best practice per costruire programmi di ascolto dei dipendenti ad alto impatto.
Utilizza molteplici canali di ascolto per un ascolto continuo
Se vuoi ascoltare davvero, hai bisogno di diversi "punti di ascolto". Le aziende che eccellono nell’ascolto dei dipendenti utilizzano un mix di sondaggi annuali, sondaggi periodici (pulse survey), focus group, colloqui individuali, assemblee plenarie (town hall), riunioni con livelli superiori, colloqui di permanenza, colloqui di uscita e piattaforme social interne per raccogliere feedback in modo continuativo.
Alcuni dei canali di ascolto più efficaci che utilizzo includono:
- Un sondaggio annuale sul coinvolgimento dei dipendenti promosso e realizzato da un team interfunzionale di stakeholder.
- Colloqui individuali regolari tra i dipendenti e i loro responsabili.
- Sondaggi nel ciclo di vita come durante l’onboarding, negli anniversari aziendali (survey di permanenza e survey di feedback a 360°) e al termine del rapporto di lavoro
- Sondaggi periodici per rilevare la percezione dei dipendenti rispetto ai grandi cambiamenti organizzativi
- Tutor-buddy per i neoassunti per raccogliere feedback nei primi tre mesi di lavoro di un dipendente.
Anche se utili, inviare solo una grande survey all’anno non ti fornirà dati aggiornati sufficienti per capire se stai realmente incidendo sulle tue iniziative nel corso dell’anno.
L’ascolto continuo, tramite un mix di metodi, ti mette a disposizione più dati aggiornati su cui lavorare.
Responsabilità condivisa nella raccolta dei feedback
Per essere efficace, l’ascolto dei dipendenti non dovrebbe essere di esclusiva competenza delle risorse umane o del management.
Invece, l’intera azienda si assume la responsabilità, con i vertici che definiscono il tono dell’“ascolto”, le risorse umane che guidano e allenano le strategie, i manager che coltivano fiducia e coinvolgimento, e i dipendenti che si sentono autorizzati a contribuire pienamente al processo.
La tua cultura dovrebbe concentrarsi sulle persone e su come renderle di successo. Questo approccio parte dall’alto con il CEO e viene rafforzato in tutta l’organizzazione.
Investi nello sviluppo di ottimi leader delle persone affinché creino un dialogo aperto con i dipendenti e ascoltino intenzionalmente i loro feedback.
Le iniziative di sviluppo della leadership potrebbero includere l’assegnazione di un responsabile della formazione per insegnare ai nuovi manager come essere grandi "leader delle persone", incontri mensili tra manager per condividere le best practice oppure un programma di mentorship tra manager.
Dimostrare le azioni intraprese grazie ai dati raccolti dall’ascolto
Alexander Bell disse: “L’unica differenza tra il successo e il fallimento è la capacità di agire.”
Queste parole sono davvero vere anche quando si parla di ascolto dei dipendenti! Se i membri del tuo team non vedono come i loro feedback stiano guidando le azioni dell’azienda, smetteranno di condividere i loro pareri.
Puoi seguire alcuni semplici passaggi per garantire azioni concrete a seguito dell’ascolto dei dipendenti:
- Usa metriche di favorevolezza per identificare le aree di miglioramento ad alto impatto e concentra i tuoi sforzi di follow-up sulle aree con minore favorevolezza. Noi utilizziamo la scala di accordo a 6 punti, che consigliamo anche ai nostri clienti.
- Raggruppa tutti i tuoi dati in un unico luogo con l’analisi dei dati. Questo ti aiuta a identificare i trend più rapidamente e rende i dati realmente utili. Noi utilizziamo il nostro software che unisce tutti i dati e le analisi, ma potresti usare uno o una combinazione di software di monitoraggio dell’engagement, strumenti per sondaggi ai dipendenti e software di HR analytics.
- Seleziona le aree critiche di miglioramento. Io consiglio il modello 3-2-1.
- Trova tre risultati chiave all’interno dei tuoi dati. Possono essere punti di forza, di debolezza o commenti chiave.
- Come team, discutete su due tra le più significative opportunità di miglioramento
- Decidi una singola azione da intraprendere a beneficio dell’organizzazione.
- Aggiorna i progressi. Chiudi il ciclo di feedback con aggiornamenti regolari sulle attività di follow-up. Utilizza diversi canali di comunicazione per diffondere il messaggio come email, video, Slack (o altro strumento di messaggistica interna), riunioni plenarie e aggiorna le future indagini d’ascolto con nuove domande per dimostrare l’adattabilità e la flessibilità dell’organizzazione.
Cicli di feedback che fanno parte del DNA aziendale
Ho collaborato con numerose aziende per implementare strategie di ascolto dei dipendenti e la sfida più grande—e la ricompensa più grande—è sempre la stessa… fare davvero ascolto! Come disse Amelia Earhart: “Il modo più efficace per farlo è farlo davvero!”
Un breve caso di studio.
Nel 2021, ho notato che il turnover volontario era un po’ alto. Sulla base di fonti di feedback come i colloqui individuali tra manager e collaboratori, sospettavo avesse a che fare con il genere.
Quando ho analizzato i numeri, ho scoperto che le donne lasciavano l’organizzazione al doppio del tasso rispetto agli uomini.
Quindi ho approfondito gli altri nostri metodi di ascolto e analizzato un mix di dati quantitativi e qualitativi provenienti da indagini sull’engagement, feedback in uscita, conversazioni con i manager e risposte ai sondaggi.
Ho usato ciò che le persone ci stavano dicendo per capire perché il turnover fosse più elevato tra le donne.
Da lì, ho elaborato un piano d’azione e ne ho parlato con la leadership per raccogliere ulteriori spunti e idee.
Ci siamo concentrati nell’implementare programmi, formazione, educazione e opportunità a sostegno delle donne. Ad esempio, abbiamo considerato una maggiore flessibilità lavorativa per sostenere le mamme lavoratrici, migliorato la nostra politica di congedo parentale e analizzato i benefit che supportano le donne.
Abbiamo inoltre invitato una relatrice per valorizzare la voce delle donne e abbiamo celebrato la Giornata Internazionale della Donna e il Mese della Storia delle Donne.
Dopo aver messo in pratica il feedback dei dipendenti, abbiamo ancora una volta esaminato che cosa ci stavano comunicando attraverso i nostri canali di feedback. Il tasso di turnover tra le donne si era ridotto di circa il 50%!
Anche altri indicatori mostrano che la nostra strategia di feedback continuo funziona. Il rating di Quantum Workplace su Glassdoor, pari a 4.8, è di gran lunga superiore alla media aziendale di 3.3.
Inoltre, i tassi di completamento e favorevolezza dei sondaggi di coinvolgimento dei dipendenti sono significativamente superiori alla media del settore software e IT, che si attesta all’85,2% per le risposte e al 73,5% per la favorevolezza.
Strategie per incoraggiare i dipendenti a condividere feedback
Riuscire a far esprimere liberamente la vera opinione ai dipendenti può essere una sfida per molte organizzazioni.
Comunicare il “perché” alla base dell’ascolto dei dipendenti è un ottimo punto di partenza, poiché le persone sono molto più propense a partecipare se comprendono in che modo questo può portare loro benefici.
Questo è il motivo per cui la comunicazione riguardo richieste come le survey tra dipendenti è importante: trattala come se fosse una comunicazione di vendita e magari chiedi aiuto al team marketing!
Un altro aspetto è la sicurezza psicologica, ovvero la fiducia che le persone provano nel poter esprimere opinioni e proporre idee senza temere umiliazioni. Quando le persone si sentono "psicologicamente sicure" sono più coinvolte e più propense a condividere idee e suggerimenti.
Costruire un ambiente psicologicamente sicuro parte dai manager, ad esempio da come danno e ricevono feedback e condividono successi e fallimenti.
Per approfondire il tema della sicurezza psicologica dai un'occhiata a come creare sicurezza psicologica sul posto di lavoro
Infine, e questo riguarda sia la comunicazione che la messa in pratica delle decisioni, assicurati di riconoscere i feedback ricevuti e di motivare le tue scelte.
“Sappiamo che molti di voi hanno delle perplessità riguardo a X, quindi abbiamo voluto affrontare la questione e abbiamo deciso di agire in questo modo: XYZ.”
Aiuta a facilitare i gruppi di risorse per dipendenti
I gruppi di risorse per dipendenti (ERG) sono gruppi di persone della stessa azienda che si uniscono sulla base di un'identità comune, di esperienze vissute, di obiettivi condivisi o di contesti e aspirazioni intersezionali.
Tradizionalmente, i membri degli ERG appartengono a categorie sottorappresentate come donne, persone provenienti da minoranze etniche, persone con disabilità o alla comunità LGBTQ+, ma possono anche formarsi attorno ad altri interessi o caratteristiche comuni, come genitori lavoratori o questioni ambientali.
In definitiva, lo scopo principale degli ERG per leader e manager è comprendere meglio i bisogni delle persone in azienda.
Possono aiutare a promuovere cambiamenti sistemici e a mettere in evidenza temi come l’iniquità salariale, il reclutamento equo e processi di valutazione delle performance più giusti.
Per approfondire, leggi l'articolo di Katie Zink su come facilitare i gruppi di risorse per dipendenti.
Inizia ad ascoltare
"Il modo in cui i leader d’azienda sono ossessionati dagli utenti è lo stesso livello di attenzione che il reparto Risorse Umane deve avere per i propri dipendenti. Comprendi i loro bisogni, i loro punti dolenti, le sfide che incontrano e le competenze che cercano di sviluppare." - Donna Scarola, Chief People, Purpose & Culture Officer, Parcl
Posso affermare per esperienza che investire in un programma di ascolto dei dipendenti può aumentare sensibilmente la retention e il coinvolgimento, oltre a collegare maggiormente le Risorse Umane agli obiettivi di business.
Dopo la grande crisi scatenata dal COVID-19, coinvolgere le persone in modi significativi e costanti, anche attraverso programmi di ascolto, può aiutarci tutti a prosperare nei prossimi cambiamenti.
Un altro esempio concreto di ascolto dei dipendenti è rappresentato dall’uso che American Express fa delle survey per ottimizzare il proprio modello di lavoro flessibile.
