Software per la gestione della forza lavoro: tipologie e caratteristiche principali
La gestione della forza lavoro è una parte fondamentale della gestione delle prestazioni aziendali per qualsiasi organizzazione.
Con condizioni di mercato in rapido cambiamento, sconvolgimenti normativi, un aumento del ricambio del personale, una crescente propensione a favore dei sindacati e una forza lavoro sempre più diversificata e distribuita geograficamente, la gestione della forza lavoro diventa costantemente più importante e più complessa.
Le giuste app per la gestione della forza lavoro possono rendere questa attività complessa più semplice ed efficiente.
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Che cos'è la gestione della forza lavoro?
La gestione della forza lavoro (WFM) si riferisce alla pratica di assegnare, monitorare e ottimizzare strategicamente la risorsa più importante di un'organizzazione: le persone.
Una gestione efficace della forza lavoro garantisce che i dipendenti giusti, con le competenze giuste, siano disponibili al momento giusto per soddisfare i requisiti dei loro ruoli.
Sebbene ogni organizzazione abbia le proprie priorità, l'efficienza delle risorse è un obiettivo condiviso dalla maggior parte delle aziende.
Perché la gestione della forza lavoro è importante?
Che il tuo ambiente di lavoro sia un contesto aziendale consolidato, una startup in crescita o un'azienda che impiega lavoratori su turni, la gestione della forza lavoro è una parte indispensabile della tua strategia di gestione aziendale.
Una gestione efficace della forza lavoro aiuta le organizzazioni a mantenere la propria forza lavoro il più produttiva ed efficiente possibile in termini di costi.
Politiche incoerenti relative alla forza lavoro e una loro applicazione insufficiente possono comportare problemi quali:
- Carenza di personale
- Dipendenti in esubero
- Dipendenti con competenze insufficienti
- Aumento dei costi dei progetti
- Ritardi nella consegna dei progetti
- Violazioni degli obblighi di conformità
- Ricorso evitabile agli straordinari
- Incidenti relativi alla sicurezza sul lavoro
- Dipendenti poco coinvolti
- Basso morale dei dipendenti o burnout
- Elevato ricambio del personale.
Per questo motivo, la pianificazione della forza lavoro è un aspetto cruciale della gestione dei talenti e aiuta i professionisti delle risorse umane a:
- Ottimizzare la produttività dei dipendenti
- Garantire che i progetti dispongano delle risorse necessarie in modo efficiente
- Semplificare la gestione delle prestazioni
- Potenziare le competenze dei dipendenti secondo necessità
- Affrontare tempestivamente le sfide relative al personale
- Ottenere una visione accurata dei costi del lavoro
- Ridurre il rischio organizzativo
- Promuovere la sicurezza sul lavoro
- Rispettare le leggi e i regolamenti sul lavoro
- Attuare iniziative di pianificazione della successione
- Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e ridurre il ricambio del personale.
Il processo di gestione della forza lavoro
In sostanza, il processo di gestione della forza lavoro consiste nell'identificare le principali priorità strategiche dell'organizzazione e nell'allocare le risorse di conseguenza. Ciò richiede di anticipare le potenziali sfide relative alle risorse umane e di adottare misure per mantenere l'efficienza ed evitare responsabilità.
Il processo di gestione della forza lavoro include attività come:
- Allineamento strategico
- Previsione della domanda
- Pianificazione dei turni dei dipendenti
- Rilevazione delle ore
- Monitoraggio delle presenze
- Analisi dei dati
- Responsabilizzazione dei dipendenti
- Gestione delle competenze
- Gestione delle richieste delle risorse umane
- Gestione delle buste paga
- Definizione dell'ambito e del budget dei progetti
- Gestione delle attività.
C'è molto da trattare!
La buona notizia è che tutto questo può essere semplificato e automatizzato con l'aiuto di un software per la gestione della forza lavoro.
Che cos'è il software per la gestione della forza lavoro?
Una soluzione software per la gestione della forza lavoro (WFM) è uno strumento che consente alle organizzazioni di organizzare le proprie politiche relative alla forza lavoro e di automatizzare molte delle attività e dei processi del proprio sistema di gestione della forza lavoro.
Ciò consente ai professionisti delle risorse umane di impiegare la propria forza lavoro in modo più efficace, gestire il tempo dei lavoratori in modo più produttivo e, in definitiva, raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione con meno difficoltà.
Quali sono i vantaggi del software per la gestione della forza lavoro?
Tra i principali vantaggi del software per la gestione della forza lavoro vi sono la semplificazione della pianificazione dei turni da parte dei responsabili, la gestione delle presenze e del rilevamento delle ore, il monitoraggio della produttività, l'ottimizzazione della gestione delle prestazioni, l'esecuzione delle operazioni relative alle buste paga, la garanzia della conformità normativa e la promozione della sicurezza dei dipendenti.
Se implementata e utilizzata in modo efficace, la soluzione giusta per la gestione della forza lavoro può aiutare i datori di lavoro a:
- Automatizzare le attività manuali per risparmiare tempo, eliminare i colli di bottiglia e ridurre gli errori.
- Raccogliere dati accurati e aggiornati sulla forza lavoro e prendere decisioni migliori basate sull'analisi dei dati in tempo reale.
- Implementare una gestione omnicanale della forza lavoro per offrire un accesso più ampio alla forza lavoro ibrida o mobile.
- Migliorare l'efficienza tra i team per migliorare la collaborazione e il coinvolgimento dei dipendenti, eliminando al contempo i silos e riducendo le ridondanze.
- Ridurre i costi operativi (derivanti da personale in eccesso, straordinari eccessivi e outsourcing) attraverso previsioni e allocazioni delle risorse più accurate. Le soluzioni WFM avanzate aggiornano persino i budget sulla base delle modifiche alla pianificazione dei turni.
- Ottimizzare l'esperienza del cliente attraverso un instradamento basato sulle competenze che abbina i clienti all'esperto giusto del centro di contatto
- Distribuire il carico amministrativo attraverso portali self-service per responsabili e dipendenti che consentono agli utenti di accedere a determinate funzioni
- Migliorare l'accuratezza delle buste paga riconciliando automaticamente il rilevamento delle ore, le ferie retribuite, gli straordinari registrati e così via, riducendo i casi di errore umano che possono derivare dall'inserimento e dai calcoli manuali dei dati.
- Segnalare e risolvere proattivamente i problemi di pianificazione in anticipo consultando i dati in tempo reale sulla pianificazione del personale e apportando modifiche per evitare problemi come la carenza di personale. Il miglior software per la gestione della forza lavoro consente persino ai responsabili di creare pianificazioni intelligenti filtrando per reparto, progetto, mansione o sede.
- Conservare registri accurati e dettagliati che aiutino a dimostrare la conformità normativa in caso di audit.
Quali sono i tipi di software per la gestione della forza lavoro?
Esiste un'ampia gamma di strumenti software WFM. Alcuni sono prodotti autonomi che offrono una o più delle funzioni elencate di seguito, mentre altri offrono una soluzione più completa e integrata.
- Software per la pianificazione dei turni
- Software per la gestione delle presenze
- Strumenti per la gestione dei progetti (Kanban, ecc.) e la comunicazione
- Software per il rilevamento delle ore
- Soluzioni per la gestione delle assenze
- Software per le buste paga
- Strumenti per il coinvolgimento dei dipendenti
- Strumenti per la gestione delle relazioni con i clienti
- Soluzioni per la gestione dei ticket di assistenza e supporto clienti
- Software per il monitoraggio degli incidenti relativi alla sicurezza sul luogo di lavoro.
Quali sono le caratteristiche principali del software di gestione della forza lavoro?
Le migliori soluzioni software di gestione della forza lavoro consentono alle aziende moderne di organizzare e monitorare tutte le attività necessarie per mantenere una forza lavoro efficiente, conveniente e produttiva.
Esistono diverse opzioni di prezzo dei software di gestione della forza lavoro che consentono di sbloccare un numero maggiore di utenti e/o funzionalità diverse.
Di seguito sono riportate alcune delle caratteristiche principali da ricercare quando si sceglie un software di gestione della forza lavoro.
Previsione del fabbisogno di personale
Una soluzione WFM valida dovrebbe aiutarti a individuare le tendenze e a prevedere i fattori che influenzano il fabbisogno e la disponibilità di personale, come i cambiamenti nelle tempistiche dei progetti, le variazioni stagionali nella disponibilità dei lavoratori, le fluttuazioni della domanda dei consumatori/clienti e altro ancora. Anticipando questi scenari, puoi pianificare meglio i budget per il personale e assegnare il personale in modo più efficiente.
Pianificazione intelligente
Qualsiasi strumento software per la gestione della forza lavoro degno di questo nome dovrebbe includere funzionalità intelligenti di pianificazione che consentano ai responsabili di selezionare il personale per i turni o i progetti in base a criteri come disponibilità, competenze, costi, esperienza, preferenze, posizione e altro ancora. Gli strumenti di pianificazione dei turni dovrebbero inoltre offrire l'accesso autonomo ai dipendenti, consentendo loro di scambiarsi i turni per garantire la copertura completa degli stessi. Alcuni strumenti potrebbero anche includere funzionalità che integrano l'IA per la gestione della forza lavoro e la pianificazione.
Monitoraggio del tempo
Uno strumento di gestione della forza lavoro dovrebbe includere o essere in grado di integrarsi con dispositivi e strumenti per il monitoraggio del tempo, come scanner per il controllo degli accessi, software di monitoraggio del tempo basati sul cloud, chioschi, dispositivi per i punti vendita (POS), app mobili o fogli presenze online, per acquisire i dati relativi al tempo e elaborarli automaticamente ai fini di una gestione accurata delle paghe. Un altro vantaggio del software di monitoraggio del tempo sono gli avvisi sugli straordinari, un'altra funzionalità utile che offre ai datori di lavoro un maggiore controllo sull'approvazione e sull'assegnazione degli straordinari.
Gestione delle presenze e delle assenze
Il software di gestione della forza lavoro dovrebbe monitorare le presenze dei dipendenti, automatizzare le approvazioni delle richieste di permesso e verificare le assenze dei dipendenti rispetto alle politiche aziendali in materia di congedi (come i permessi retribuiti (PTO)) e alle normative governative.
Analisi dei dati e reportistica
La maggior parte degli strumenti di gestione della forza lavoro offre agli utenti una visione in tempo reale dei dati sulla forza lavoro tramite pannelli di controllo personalizzabili. Ciò semplifica l'individuazione di potenziali problemi di pianificazione o di gestione del personale e la loro correzione ben prima che diventino problematici.
I migliori strumenti di gestione e analisi della forza lavoro consentono inoltre agli utenti di generare report utilizzando parametri specifici, migliorando l'intelligence aziendale e la pianificazione della forza lavoro attraverso l'analisi dei dati storici.
Gestione mobile della forza lavoro
Gli strumenti WFM accessibili tramite dispositivi mobili facilitano la gestione dei turni e la copertura dei turni in mobilità, contribuendo a garantire una copertura ottimale del personale anche in caso di emergenza. Questi sono solo alcuni dei numerosi vantaggi del software mobile di gestione della forza lavoro.
Servizi autonomi per i dipendenti
La tua suite o il tuo strumento per la gestione della forza lavoro dovrebbe idealmente fornire un portale autonomo per i dipendenti, che consenta loro di inserire rapidamente i propri dati ogni volta che è possibile, liberando tempo per le risorse umane e riducendo gli errori.
Potenti integrazioni con gli strumenti aziendali
Qualunque soluzione WFM tu scelga dovrebbe integrarsi perfettamente con il software HR e gli strumenti aziendali già utilizzati dalla tua organizzazione. Ciò è particolarmente importante se non disponi di una suite completa per la gestione della forza lavoro e utilizzi diversi strumenti specializzati.
Il software giusto renderà il processo di implementazione, monitoraggio e miglioramento del tuo sistema di gestione della forza lavoro molto più efficiente e gratificante.
Una forza lavoro soddisfatta è fondamentale per un'azienda di successo
Una gestione efficace della forza lavoro mira a mantenere soddisfatti i dipendenti e a soddisfare al contempo le esigenze strategiche della tua azienda.
Le aziende che riescono a eccellere in questo aspetto delle loro attività saranno più efficienti, innovative e resilienti.
La tecnologia è consigliata per tutte le aziende, ad eccezione di quelle più piccole. Per iniziare, dai un'occhiata alla nostra selezione dei migliori software per la gestione della forza lavoro e ai nostri consigli sui software per la gestione delle presenze e dell'orario di lavoro per gestire e ottimizzare efficacemente l'orario di lavoro e le presenze della tua forza lavoro.
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