Software di gestione della forza lavoro: tipi & caratteristiche principali

La gestione della forza lavoro è una parte essenziale della gestione delle prestazioni aziendali per qualsiasi organizzazione.

Con condizioni di mercato in rapido cambiamento, sconvolgimenti normativi, aumento del tasso di turnover dei dipendenti, crescente sostegno ai sindacati e una forza lavoro sempre più diversificata e distribuita geograficamente, la gestione della forza lavoro diventa costantemente più importante e più complessa.

Le app per la gestione della forza lavoro giuste possono rendere questo compito complesso più semplice ed efficiente.

Che cos'è la gestione della forza lavoro?

La gestione della forza lavoro (WFM) si riferisce alla pratica di assegnare, monitorare e ottimizzare strategicamente la risorsa più importante di un'organizzazione: le persone. 

Una gestione efficace della forza lavoro garantisce che i dipendenti giusti, con le competenze giuste, siano disponibili al momento giusto per soddisfare i requisiti dei loro ruoli.

Sebbene ogni organizzazione abbia le proprie priorità, l'efficienza delle risorse è un obiettivo condiviso dalla maggior parte delle aziende.  

Perché la gestione della forza lavoro è importante?

Che il tuo ambiente di lavoro sia un contesto aziendale consolidato, una startup in crescita o un'azienda che impiega lavoratori su turni, la gestione della forza lavoro è una componente indispensabile della strategia di gestione aziendale.

Una gestione efficace della forza lavoro, supportata da software per l'ottimizzazione della forza lavoro, aiuta le organizzazioni a mantenere la propria forza lavoro il più produttiva ed economicamente efficiente possibile.

Politiche sulla forza lavoro incoerenti e un'applicazione insufficiente di tali politiche possono causare problemi quali:

• Carenza di personale
• Dipendenti in esubero
• Dipendenti con competenze insufficienti
• Aumento dei costi dei progetti
• Ritardi nella consegna dei progetti 
• Violazioni degli obblighi di conformità
• Straordinari evitabili
• Incidenti relativi alla sicurezza sul lavoro 
• Dipendenti poco coinvolti
• Basso morale dei dipendenti o burnout
• Elevato turnover dei dipendenti.

Per questo motivo, la pianificazione della forza lavoro è un aspetto fondamentale della gestione dei talenti e aiuta i professionisti delle risorse umane a:

• Ottimizzare la produttività dei dipendenti
• Garantire che i progetti dispongano delle risorse in modo efficiente 
• Semplificare la gestione delle prestazioni
• Potenziare le competenze dei dipendenti secondo necessità
• Affrontare tempestivamente le difficoltà relative al personale
• Ottenere una visione accurata dei costi del lavoro 
• Ridurre il rischio organizzativo 
• Promuovere la sicurezza sul lavoro
• Rispettare le leggi e le normative sul lavoro
• Implementare iniziative di pianificazione della successione
• Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e ridurre il turnover.

Il processo di gestione della forza lavoro

In sostanza, il processo di gestione della forza lavoro consiste nell'identificare le principali priorità strategiche dell'organizzazione e nell'allocare di conseguenza le risorse. Ciò richiede di prevedere le potenziali difficoltà relative alle risorse umane e di adottare misure per mantenere l'efficienza ed evitare responsabilità e rischi. 

Il processo di gestione della forza lavoro comprende attività come:

• Allineamento strategico
• Previsione della domanda 
• Pianificazione dei turni dei dipendenti
• Rilevazione delle ore 
• Monitoraggio delle presenze
• Analisi dei dati
• Responsabilizzazione dei dipendenti
• Gestione delle competenze
• Gestione dei ticket per le richieste alle risorse umane
• Gestione delle buste paga
• Definizione dell'ambito e del budget dei progetti 
• Gestione delle attività.

C'è molto da fare! 

La buona notizia è che tutto questo può essere semplificato e automatizzato con l'aiuto di un software per la gestione della forza lavoro. 

Che cos'è un software per la gestione della forza lavoro?

Una soluzione software per la gestione della forza lavoro (WFM) è uno strumento che consente alle organizzazioni di organizzare le proprie politiche relative alla forza lavoro e di automatizzare molte delle attività e dei processi del sistema di gestione della forza lavoro. 

Ciò consente ai professionisti delle risorse umane di impiegare la propria forza lavoro in modo più efficace, gestire il tempo dei lavoratori in modo più produttivo e, in definitiva, raggiungere gli obiettivi organizzativi con meno difficoltà.   

Quali sono i vantaggi dei software per la gestione della forza lavoro?

Alcuni dei principali vantaggi dei software per la gestione della forza lavoro includono la possibilità per i responsabili di semplificare la pianificazione dei turni, gestire le presenze e il monitoraggio delle ore, tenere sotto controllo la produttività, ottimizzare la gestione delle prestazioni, svolgere le operazioni relative alle buste paga, garantire la conformità normativa e promuovere la sicurezza dei dipendenti. 

Se implementata e utilizzata in modo efficace, la soluzione giusta per la gestione della forza lavoro può aiutare i datori di lavoro a:

• Automatizzare le attività manuali per risparmiare tempo, eliminare i colli di bottiglia e ridurre gli errori.
• Raccogliere dati accurati e aggiornati sulla forza lavoro e prendere decisioni migliori basate sull'analisi dei dati in tempo reale.
• Implementare una gestione omnicanale della forza lavoro per offrire un accesso più ampio alla forza lavoro ibrida o mobile. 
• Migliorare l'efficienza tra i team per migliorare la collaborazione e il coinvolgimento dei dipendenti, eliminando al contempo i silos e riducendo le ridondanze.
• Ridurre i costi operativi (derivanti da un eccesso di personale, dagli straordinari eccessivi e dall'esternalizzazione) attraverso previsioni e allocazioni delle risorse più accurate. Le soluzioni WFM avanzate aggiornano persino i budget in base alle modifiche nella pianificazione dei turni.
• Ottimizzare l'esperienza del cliente attraverso un instradamento basato sulle competenze che mette i clienti in contatto con l'esperto giusto del centro di contatto
• Distribuire il carico amministrativo attraverso portali self-service per responsabili e dipendenti che consentono agli utenti di accedere a determinate funzioni

• Migliorare l'accuratezza delle buste paga riconciliando automaticamente il monitoraggio delle ore, i permessi retribuiti, gli straordinari registrati, ecc., riducendo i casi di errore umano che possono derivare dall'inserimento e dai calcoli manuali dei dati. 
• Segnalare e risolvere proattivamente i problemi di pianificazione dei turni in anticipo, consultando i dati in tempo reale sulla pianificazione del personale e apportando modifiche per evitare problemi come la carenza di personale. I migliori software per la gestione della forza lavoro consentono persino ai responsabili di creare pianificazioni intelligenti filtrando per reparto, progetto, mansione o sede.
• Mantenere registri accurati e dettagliati che aiutino a dimostrare la conformità normativa in caso di audit. 

Quali sono i tipi di software per la gestione della forza lavoro?

Esiste un'ampia gamma di diversi strumenti software WFM. Alcuni sono prodotti autonomi che offrono una o più delle funzioni elencate di seguito, mentre altri offrono una soluzione più completa e integrata.

• Software per la pianificazione dei turni
• Software per la gestione delle presenze
• Strumenti per la gestione dei progetti (Kanban, ecc.) e la comunicazione
• Software per il monitoraggio delle ore
• Soluzioni per la gestione delle assenze
• Software per la gestione delle buste paga
• Strumenti per il coinvolgimento dei dipendenti
• Strumenti per la gestione delle relazioni con i clienti
• Soluzioni per la gestione dei ticket del servizio clienti e dell'assistenza
• Software per il monitoraggio degli incidenti relativi alla sicurezza sul luogo di lavoro.

Le organizzazioni di grandi dimensioni possono aver bisogno di software aziendale per la gestione della forza lavoro progettato per coordinare queste funzioni nell'ambito di forze lavoro complesse o distribuite.

Quali sono le principali funzionalità del software per la gestione della forza lavoro?

Le migliori soluzioni software per la gestione della forza lavoro consentono alle aziende moderne di organizzare e monitorare tutte le attività necessarie per mantenere una forza lavoro adeguatamente dimensionata, efficiente in termini di costi e produttiva. 

Esistono diverse opzioni di prezzo dei software per la gestione della forza lavoro che consentono di sbloccare un numero maggiore di utenti e/o funzionalità diverse.

Di seguito sono riportate alcune delle principali funzionalità da cercare quando si sceglie un software per la gestione della forza lavoro.

Previsione del fabbisogno di personale

Una soluzione WFM adeguata dovrebbe aiutarti a individuare le tendenze e a prevedere i fattori che influiscono sui requisiti e sulla disponibilità del personale, come il cambiamento delle tempistiche dei progetti, le variazioni stagionali nella disponibilità dei lavoratori, le fluttuazioni della domanda dei consumatori/clienti e molto altro. Anticipando questi scenari, puoi pianificare meglio i budget per il personale e allocare i dipendenti in modo più efficiente. 

Pianificazione intelligente

Qualsiasi strumento software per la gestione della forza lavoro degno di questo nome dovrebbe includere funzionalità di pianificazione intelligente che consentano ai responsabili di scegliere il personale per i turni o i progetti in base a criteri come disponibilità, competenze, costo, esperienza, preferenze, posizione e altro. Gli strumenti per la pianificazione dei turni dovrebbero inoltre offrire ai dipendenti l'accesso autonomo, consentendo loro di scambiarsi i turni per garantire una copertura completa. Alcuni strumenti possono includere anche funzionalità che integrano l'AI per la gestione della forza lavoro e la pianificazione.

Monitoraggio delle ore

Uno strumento per la gestione della forza lavoro dovrebbe includere o potersi integrare con dispositivi e strumenti per il monitoraggio delle ore, come scanner per gli accessi, software per il monitoraggio delle ore basato sul cloud, chioschi, dispositivi per i punti vendita (POS), app per dispositivi mobili o fogli presenze online, per acquisire i dati sulle ore lavorate ed elaborarli automaticamente ai fini di una gestione accurata delle buste paga. Un altro vantaggio del software per il monitoraggio delle ore sono gli avvisi relativi agli straordinari, un'altra funzionalità utile che offre ai datori di lavoro un maggiore controllo sull'approvazione e sull'assegnazione degli straordinari.

Gestione delle presenze e delle assenze

Il software per la gestione della forza lavoro dovrebbe monitorare le presenze dei dipendenti, automatizzare l'approvazione delle richieste di permesso e confrontare le assenze dei dipendenti con le politiche aziendali relative ai congedi (come i permessi retribuiti (PTO)) e con le normative governative.   

Analisi dei dati e reportistica

La maggior parte degli strumenti per la gestione della forza lavoro offre agli utenti una visione in tempo reale dei dati sulla forza lavoro tramite dashboard personalizzabili. Ciò semplifica l'individuazione di potenziali problemi di pianificazione o di organico e la loro correzione molto prima che diventino criticità.

I migliori strumenti per la gestione della forza lavoro e per l'analisi della forza lavoro consentono inoltre agli utenti di generare report utilizzando parametri specifici, migliorando l'intelligence aziendale e la pianificazione della forza lavoro attraverso l'analisi dei dati storici. 

Gestione mobile della forza lavoro

Gli strumenti WFM che offrono l'accesso tramite dispositivi mobili semplificano la gestione dei programmi e la copertura dei turni in mobilità, contribuendo a garantire una copertura ottimale del personale anche in caso di emergenze. Questi sono solo alcuni dei numerosi vantaggi del software mobile per la gestione della forza lavoro.

Servizi autonomi per i dipendenti 

Idealmente, il tuo pacchetto o il tuo strumento per la gestione della forza lavoro dovrebbe fornire un portale autonomo per i dipendenti che consenta loro di inserire rapidamente i propri dati ogni volta che è possibile, liberando tempo per le risorse umane e riducendo gli errori. 

Integrazioni efficaci con gli strumenti aziendali

Qualunque soluzione WFM tu scelga dovrebbe poter funzionare bene con il software per le risorse umane e gli strumenti aziendali già utilizzati dalla tua organizzazione. Ciò è particolarmente importante se non disponi di una suite completa per la gestione della forza lavoro e utilizzi diversi strumenti specializzati.

Il software giusto renderà molto più efficiente e gratificante il processo di implementazione, monitoraggio e miglioramento del tuo sistema di gestione della forza lavoro. 

Una forza lavoro soddisfatta è la chiave per un'azienda di successo

Una gestione efficace della forza lavoro mira a mantenere soddisfatti i dipendenti e a soddisfare al contempo le esigenze strategiche della tua azienda.

Le aziende che riescono a gestire bene questo aspetto delle loro attività saranno più efficienti, innovative e resilienti.

La tecnologia è consigliata per tutte le aziende, ad eccezione di quelle più piccole. Per aiutarti a iniziare, dai un'occhiata alla nostra selezione dei migliori software per la gestione della forza lavoro e ai nostri consigli sui software per la gestione dell'orario e delle presenze per gestire e ottimizzare efficacemente l'orario e le presenze della tua forza lavoro.

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