12 consigli per un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata per team e organizzazioni in smart working
Hai mai avuto la sensazione che disconnetterti dal lavoro non sia sufficiente per mantenere l’equilibrio tra lavoro da casa e vita privata? Non sei solo.
In un recente sondaggio di PMP, il 68% dei professionisti ha dichiarato che prenderebbe in considerazione una netta separazione tra vita lavorativa e personale come in "Severance". Il burnout e i confini sfumati stanno mettendo a dura prova i team. Il lavoro da remoto ha i suoi vantaggi, ma senza equilibrio può compromettere il benessere.
In questo articolo, esaminiamo cosa sta causando questa disconnessione—e come migliorare l’equilibrio tra lavoro e vita privata da remoto senza sacrificare il tempo personale.
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Cos’è l’Equilibrio tra Lavoro e Vita Privata?
L’equilibrio tra lavoro e vita privata è la capacità di rispondere alle esigenze del proprio lavoro senza sacrificare il proprio benessere personale. Si tratta di tracciare una linea ben definita tra il lavoro e tutto ciò che conta davvero: la famiglia, il riposo, gli hobby e il tempo per sé stessi.
Senza questa separazione, il rischio di burnout diventa reale. Più a lungo si va avanti senza recuperare, più energia, concentrazione e soddisfazione si perdono. Mantenere l’equilibrio aiuta a proteggerti, lasciando spazio per ricaricarti.
Come Migliorare l’Equilibrio tra Lavoro e Vita Privata Lavorando da Remoto
Gestire team distribuiti può rendere labili i confini tra lavoro e vita privata, quindi una gestione strutturata del tempo è fondamentale. Ecco 7 cose che puoi fare come dipendente per raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata lavorando da casa.
1. Mantieni un Orario Regolare per le Ore di Lavoro
La flessibilità degli orari è uno degli aspetti essenziali del lavoro da remoto. Anche se è una caratteristica interessante, esiste sempre una linea sottile tra il tempo d’ufficio e quello con la famiglia, e spesso è quest’ultimo a essere sacrificato. Timbrando l’inizio e la fine della giornata lavorativa puoi tenere meglio traccia del tuo tempo.
Esistono diverse soluzioni software che consentono ai lavoratori di "timbrarsi" da remoto e monitorare le proprie ore di lavoro. Questo incoraggia le persone a prendersi pause regolari e a programmare il lavoro secondo le priorità familiari. Un orario rigoroso motiva i dipendenti da remoto a lavorare con lo stesso approccio che avrebbero in ufficio.
2. Riduci le Distrazioni Durante l’Orario di Lavoro
Possono esserci molte distrazioni quando si lavora da casa. La Tecnica del Pomodoro è un metodo che si concentra su brevi sessioni di lavoro, aumentando la concentrazione. Individua ciò che ti distrae di più e usalo come motivazione per portare a termine la giornata.
Questo può includere:
- Passare del tempo con la famiglia
- Leggere un libro
- Guardare un video su Youtube
- Imparare a suonare un brano musicale.
Usare queste attività come premi a fine lavoro ti aiuterà a ottenere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
I social media, se usati saggiamente, aiutano a rimanere in contatto con amici e parenti, ma è importante limitarli al dopo lavoro o alle pause. Comunicare e restare in contatto con la famiglia e le persone care è fondamentale per la salute mentale e per mantenere un equilibrio sano tra lavoro e vita privata.
3. Fai Pause di Dieci Minuti
Lavorare in ufficio comprende di solito pause regolari per il caffè, per bere o altre rapide interruzioni. Le ricerche dimostrano che chi lavora da casa spesso si sente in colpa a concedersi simili pause.
Abbiamo visto che lavorare da remoto comporta stress unici, e concedersi pause periodiche aiuta ad alleviare questi carichi.
Ecco alcuni modi rapidi per ridurre questi stress:
- Imposta una sveglia per ricordarti di alzarti e fare una passeggiata
- Fai una pausa di cinque minuti tra una chiamata e l’altra per lavare la tazza del caffè
- Prepara uno spuntino veloce per te e i bambini o trascorri un po’ di tempo con il cane
- Prendi un momento per parlare con un collega o un amico, anche solo 5 minuti al telefono.
Questi "ricaricatori" aiuteranno corpo e mente a recuperare energia.
Lavorare da casa non richiede di rinunciare alle pause che normalmente si farebbero in ufficio.
4. Dedica del tempo alle riunioni "senza video"
Non tutti si sentono a proprio agio a stare davanti alla telecamera per 9 ore al giorno. Sebbene Zoom e Google Meet facciano ormai parte della nostra vita quotidiana, a causa delle differenze personali non tutti sono a loro agio con le interazioni video.
Evita riunioni video consecutive. Fai sapere al tuo team quando sei disponibile per le videochiamate e definisci dei periodi in cui siano previste solo chiamate vocali anziché videochiamate.
5. Crea uno spazio di lavoro "sacro"
Il telelavoro ha dato ai dipendenti la possibilità di scegliere dove lavorare. Tuttavia, anche il lavoro virtuale necessita di confini chiari affinché i dipendenti possano percepire la sensazione di essere al lavoro. Uno spazio di lavoro ben definito aiuta senz’altro a creare una sensazione di "ufficio".
Scrivanie e sedie confortevoli sono disponibili su Amazon e in altri negozi di forniture per ufficio. Non dimenticare di assicurarti un buon sostegno lombare e per i polsi per 8-10 ore al giorno. Così ridurrai lo stress fisico, che contribuirà a diminuire lo stress lavorativo generale.
6. Trova il tuo "tempo per te" durante o dopo l'orario di lavoro
Leggere, ascoltare musica o aggiornarsi sulle notizie sono attività che spesso facciamo mentre ci spostiamo da e verso l’ufficio. Il lavoro da remoto limita questo "tempo per te", il che può comportare stress, anche dopo una giornata produttiva.
Come possiamo quindi mantenere questo "tempo per te" durante il telelavoro? Ecco qualche esempio:
- 30 minuti di esercizio fisico
- 15 minuti di lettura accompagnati da una tazza di tè o caffè
- Coltivare un hobby e dedicare 15-20 minuti ad apprendere qualcosa su di esso
- 20 minuti di meditazione.
Qualsiasi attività che ti mantiene in contatto con te stesso è un ottimo modo per affrontare le giornate di lavoro virtuale. Non esitare a prendere delle ferie. Anche se il tempo dedicato agli spostamenti lavorando da casa è inferiore rispetto a quando si è in ufficio, hai comunque bisogno del tuo tempo personale per svolgere attività non legate al lavoro.
7. Sappi quando chiedere aiuto
Capiteranno momenti in cui le ore di lavoro saranno lunghe o il carico lavorativo aumenterà, causando livelli di stress più elevati. Non è necessario essere degli eroi in queste situazioni. Basta chiedere aiuto. Rispetta te stesso e riconosci quando hai bisogno di una mano: così ridurrai il rischio di burnout.
La vita personale e quella professionale devono restare in equilibrio. Anche se hai bisogno di aiuto per la cura dei figli o ti senti sopraffatto dalle esigenze familiari, chiedere una mano è sempre possibile.
Come possono i manager favorire l’equilibrio tra vita privata e lavoro?
Anche le organizzazioni hanno il compito di supportare il lavoro da remoto. Quando l’ambiente lavorativo è accogliente e i membri del team sono sostenuti dai manager, il livello di stress diminuisce. Di seguito alcuni suggerimenti che i manager possono considerare per i collaboratori che lavorano da remoto.
1. Gestisci il team in modo "macro"
Dai fiducia ai dipendenti affinché lavorino – lavorare da casa non significa guardare la Disney channel con i bambini. I dipendenti sono abbastanza seri e responsabili da sapere quali compiti devono svolgere durante la giornata, anche se in smart working. Micromanagement del team porta a comportamenti inefficaci, troppo prudenti e talvolta persino ribelli.
Dare per scontato che i dipendenti navighino in internet, guardino video su Youtube e si candidino per lavori su LinkedIn non aiuterà a migliorare la cultura aziendale. Avere fiducia negli impiegati affinché mantengano un buon equilibrio vita-lavoro e offrire il supporto necessario aiuta a ridurre i livelli di stress sia dei lavoratori che dei team.
Alla fine della giornata, invece di contare i compiti svolti, ciò che conta davvero è raggiungere gli obiettivi. Non importa quanto tempo ci impiegano o a che ora lavorano. Finché vengono raggiunti i traguardi principali, una gestione "macro" è un ottimo modo per creare fiducia tra i dipendenti, mentre un eccessivo controllo la fa perdere.
2. Promuovi più tempo asincrono
Pretendere che un dipendente sia sempre online e disponibile per ogni tuo messaggio è come aspettarsi che ti serva il caffè ogni ora in ufficio. Alcuni datori di lavoro usano software come Hubstaff per monitorare il tempo trascorso davanti allo schermo e tracciare le ore di lavoro. Sebbene questo possa aiutare i manager a monitorare le attività dei dipendenti come in un ambiente pre-COVID-19, farà sentire i lavoratori meno degni di fiducia.
Un modo per ridurre il disagio e tener conto delle interruzioni tipiche del lavoro da casa è pianificare in agenda momenti di lavoro asincrono. I manager possono portare a termine i loro compiti prima delle riunioni. Inoltre, i dipendenti hanno la libertà di lavorare senza sentirsi costantemente sotto osservazione.
3. Sostieni orari flessibili
L'American Psychological Association promuove la flessibilità lavorativa e sottolinea il suo effetto positivo sulle prestazioni lavorative, i livelli di stress e l'equilibrio tra vita lavorativa e privata. Gli psicologi del lavoro credono nell'ottimizzazione dei talenti mantenendo comunque la cultura organizzativa.
In questi tempi di COVID-19, trovare un modo per attrarre i talenti giusti, promuoverne il successo e fidelizzare quelli attuali rappresenta una grande sfida per le organizzazioni.
Gli orari flessibili sono uno dei modi “attraenti” per trattenere i talenti già presenti in azienda. Mentre Chung (2015) parla di come il telelavoro e gli orari flessibili siano adatti alle famiglie con figli, evidenzia anche come questi permettano ai dipendenti di dedicarsi ai propri hobby e sviluppare altre abilità.
Ad esempio, se una famiglia con due persone che lavorano adotta orari flessibili, uno dei due potrebbe lavorare la mattina mentre l'altro potrebbe lavorare dal pomeriggio in poi. Dividere le faccende domestiche e familiari diventa così più semplice grazie a orari di lavoro differenti.
Mantenere i calendari aperti per condividere i momenti di disponibilità comune e instaurare una comunicazione aperta e sincera con i dipendenti riguardo le loro esigenze di orario crea un ambiente di lavoro produttivo e orari di lavoro migliori per tutti. Inoltre, implementare un programma di lavoro 9/80 può incrementare la flessibilità e la produttività offrendo ai dipendenti un venerdì libero ogni due settimane.
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4. Mostrare empatia e tollerare l'assenteismo
Anche un dipendente che lavora da casa ha bisogno di una pausa. L’attenzione che l’organizzazione riserva al benessere mentale e fisico dei dipendenti si riflette sulla cultura aziendale. Non concedere pause, permessi per motivi di salute o familiari, impedire di andare in vacanza, incoraggiare orari di lavoro prolungati e togliere la pausa pranzo non sono iniziative positive.
I manager devono riconoscere il valore che le ore di pausa apportano ai lavoratori in smart working. La possibilità di ricaricarsi riduce il rischio di burnout e incoraggia i dipendenti a restare più a lungo in azienda.
5. Modificare le metriche di valutazione delle prestazioni dei dipendenti in telelavoro
Sebbene sia più semplice quantificare KPI e fissare obiettivi per lavori nei settori della manifattura o del commercio, definire obiettivi per lavoratori "intellettuali" o dell'informazione può diventare complicato. Usare metriche obsolete per la valutazione delle prestazioni, come la puntualità o la presenza per 8 ore, aumenta inutilmente lo stress del dipendente.
Durante la pandemia di COVID-19 alcuni manager si sono mostrati restii a ridurre il micromanagement dei propri dipendenti. Poiché il lavoro da casa è diventato parte integrante della cultura lavorativa, i manager devono trovare modi diversi per motivare i collaboratori.
Di conseguenza, definire obiettivi individuali, responsabilizzare i dipendenti nella gestione del tempo, programmare e pianificare le attività e svolgere colloqui individuali settimanali sono strumenti più efficaci per motivare i lavoratori e migliorarne le prestazioni da remoto.
Dare per scontato che chi lavora lontano dall’ufficio sia pigro è sbagliato. I lavoratori in smart working mostrano performance migliori sia in termini di coinvolgimento sia di innovazione.
Cambia approccio e chiedi al tuo team queste 5 domande potenti per la valutazione delle prestazioni.
Considerazioni finali
Da ricerche in corso, Microsoft ha rilevato che la collaborazione è migliorata durante il lavoro da casa, e una recente indagine tra i CFO di Gartner ha indicato che quasi il 74% dei datori di lavoro intende far lavorare da remoto una parte dei propri dipendenti.
Equilibrare lavoro e vita privata durante il telelavoro è una responsabilità sia del dipendente sia del datore di lavoro. Non esiste una soluzione unica per le sfide che il lavoro a distanza comporta.
Prendere del tempo per trovare la giusta frequenza per i check-in, comunicare, mostrare empatia, supportare il team e tenere conto delle zone di comfort dei dipendenti contribuirà a rendere il lavoro da casa una consuetudine di successo negli anni futuri.
Sia i collaboratori individuali sia i manager potrebbero beneficiare dal seguire uno o due corsi specifici sul lavoro da remoto.
Ecco alcune letture di approfondimento per il tuo benessere e quello dei membri del tuo team:
- Le 7 migliori attività di team building a distanza
- Le 10 migliori piattaforme di benessere per i dipendenti per salute e benessere aziendale
- 27 migliori pratiche per la gestione di team remoti
- I 10 migliori software per la pianificazione dei turni dei dipendenti
- Come trasformare il tuo team dal burnout al coinvolgimento
- La settimana lavorativa di 4 giorni: la storia di successo di Homerun
- 11 podcast sul team building
