12 consigli per l’equilibrio tra lavoro e vita privata per team e organizzazioni in smart working
Ti capita mai di sentire che spegnere il computer non sia abbastanza per mantenere l’equilibrio tra lavoro da casa e vita personale? Non sei solo.
In una recente indagine di PMP, il 68% dei professionisti ha dichiarato che prenderebbe in considerazione una separazione netta tra lavoro e vita come in "Severance". Il burnout e i confini poco chiari stanno portando i team al limite. Il lavoro da remoto ha i suoi vantaggi, ma senza equilibrio può intaccare il benessere.
In questo articolo, esploriamo le cause di questa discrepanza—e come migliorare l’equilibrio tra vita e lavoro a distanza senza sacrificare il tempo personale.
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Cos’è l’Equilibrio tra Vita e Lavoro?
L’equilibrio tra vita e lavoro è la capacità di rispondere alle richieste del proprio lavoro senza sacrificare il benessere personale. Si tratta di tracciare linee chiare tra le attività professionali e tutto ciò che conta: famiglia, riposo, hobby e tempo per sé stessi.
Senza questa separazione, il burnout diventa un rischio concreto. Più tempo si trascorre senza recuperare, più energia, concentrazione e soddisfazione si perdono. L’equilibrio aiuta a proteggersi da questo rischio, lasciando spazio per ricaricarsi.
Come Migliorare l’Equilibrio Vita-Lavoro Quando si Lavora da Casa
Gestire team distribuiti può confondere i confini tra lavoro e vita personale, quindi una gestione del tempo strutturata è fondamentale. Ecco 7 cose che puoi fare come dipendente per rendere raggiungibile l’equilibrio mentre lavori da casa.
1. Mantieni un Orario Regolare per le Ore di Lavoro
La flessibilità oraria è uno dei fattori essenziali del lavoro a distanza. Anche se questa caratteristica è molto apprezzata, esiste sempre una sottile distinzione tra tempo d’ufficio e tempo per la famiglia, dove quest’ultimo viene spesso sacrificato. "Timbrare il cartellino" è un ottimo modo per monitorare la giornata.
Esistono diverse soluzioni software che permettono ai lavoratori di "timbrare" a distanza e tracciare le proprie ore di lavoro. Questo incoraggia le persone a prendersi pause regolari e a pianificare il lavoro in base alle priorità familiari. Un programma rigoroso per le ore lavorative motiva i dipendenti da remoto a lavorare come se fossero in ufficio.
2. Riduci le Distrazioni Durante le Ore di Lavoro
Il lavoro a distanza può comportare diverse distrazioni. La tecnica del Pomodoro è un metodo di lavoro basato su brevi periodi di concentrazione, migliorando il focus. Individua ciò che ti distrae di più e usalo come motivazione per raggiungere i tuoi obiettivi quotidiani.
Questo potrebbe includere:
- Trascorrere tempo con la famiglia
- Leggere un libro
- Guardare un video su Youtube
- Imparare a suonare un pezzo musicale.
Utilizzare questo tipo di attività come ricompensa dopo il lavoro porterà a un migliore equilibrio tra vita e lavoro.
I social media, se usati con criterio, possono aiutarti a restare in contatto con amici e famiglia, ma è importante limitarne l’uso al di fuori dell’orario di lavoro o nelle pause. Comunicare e mantenere i rapporti con familiari e persone care è fondamentale per la salute mentale e per mantenere un sano equilibrio.
3. Fai Pause di Dieci Minuti
Lavorare in ufficio solitamente comporta pause regolari per il caffè, l’acqua e altre brevi interruzioni. Le ricerche dimostrano che chi lavora da casa si sente in colpa a prendersi queste pause.
Come detto, il telelavoro ha i suoi stress unici, e prendere pause periodiche può aiutare ad alleviarli.
Ecco alcuni modi rapidi per ridurre questi fattori di stress:
- Imposta una sveglia per ricordarti di alzarti e fare una passeggiata
- Fai una pausa di cinque minuti tra una chiamata e l’altra per lavare la tazza del caffè nel lavandino
- Prepara uno spuntino veloce per te e i tuoi figli o gioca con il cane
- Sentiti con un collega o un amico per cinque minuti al telefono.
Queste piccole ricariche aiutano corpo e mente a ri-energizzarsi.
Lavorare da casa non deve impedire di prendersi le stesse pause che si farebbero in ufficio.
4. Dedica del tempo alle riunioni "non video"
Non tutti si sentono a proprio agio nell'essere davanti alla telecamera per 9 ore al giorno. Anche se Zoom e Google Meet fanno ormai parte della nostra vita quotidiana, per differenze personali non tutti sono a loro agio con le interazioni video.
Evita riunioni video consecutive. Informa il tuo team quando sei disponibile per le videochiamate e definisci fasce orarie dedicate alle sole chiamate vocali, invece delle videochiamate.
5. Crea uno spazio di lavoro "sacro"
Il telelavoro ha dato ai dipendenti la possibilità di scegliere dove lavorare. Tuttavia, anche il lavoro virtuale necessita di confini specifici affinché i dipendenti possano sentire la sensazione di trovarsi realmente al lavoro. Un luogo di lavoro chiaramente definito aiuterà sicuramente a creare una sensazione di "ufficio".
Scrivanie e sedie da ufficio comode sono disponibili su Amazon e in altri negozi specializzati. Non dimenticare di preparare la tua postazione per 8-10 ore di buon supporto lombare e per i polsi. Questo elimina lo stress fisico, contribuendo così a ridurre lo stress lavorativo complessivo.
6. Trova il tuo "tempo per te" durante o dopo l'orario di lavoro
Leggere, ascoltare musica o aggiornarsi sulle notizie sono tutte attività che in genere facciamo viaggiando da e verso l'ufficio. Con il lavoro da remoto, questo "tempo per sé" viene meno, il che può portare stress anche dopo una giornata produttiva.
Come possiamo quindi ottenere questo "tempo per sé" mentre siamo in telelavoro? Alcuni esempi sono:
- 30 minuti di esercizio fisico
- 15 minuti di lettura di un libro accompagnati da una tazza di tè o caffè
- Prendersi un hobby e dedicare 15-20 minuti ad imparare qualcosa di nuovo su di esso
- 20 minuti di meditazione.
Qualsiasi cosa che ti aiuti a restare in contatto con te stesso è un ottimo modo per affrontare le giornate lavorative virtuali. Non esitare a prenderti ferie. Anche se il tempo speso per gli spostamenti è minore rispetto a quando si lavora in ufficio, serve comunque del tempo personale per svolgere attività non lavorative.
7. Sappi quando chiedere aiuto
Capiteranno momenti in cui l'orario di lavoro sarà lungo o le mansioni si accumuleranno, aumentando i livelli di stress. Non devi fare l'eroe. Chiedi semplicemente aiuto. Rispetta te stesso abbastanza da capire quando hai bisogno di supporto, così da ridurre il rischio di burnout.
È importante mantenere l'equilibrio tra vita privata e vita professionale. Anche se hai bisogno di una mano con la gestione dei figli o ti senti sopraffatto da esigenze familiari, basta chiedere; l'aiuto è a portata di mano.
Come possono i manager migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata?
È anche responsabilità dell'organizzazione supportare il lavoro da remoto. Quando gli ambienti di lavoro sono favorevoli e i membri del team sono sostenuti dai manager, i livelli di stress diminuiscono. Ecco alcune cose che i manager possono considerare per i membri del team che lavorano in remoto.
1. Macrogestisci il team
Abbi fiducia nei dipendenti: lavorare da casa non significa guardare Disney Channel tutto il giorno insieme ai figli. I dipendenti sono abbastanza seri e responsabili da sapere quali attività portare a termine ogni giorno, anche quando lavorano da remoto. Il micromanagement porterà soltanto a comportamenti inefficaci, cauti e talvolta anche ribelli.
Dare per scontato che i dipendenti stiano navigando in rete, guardando video su Youtube o cercando altri lavori su LinkedIn non aiuterà a migliorare la cultura aziendale. Avere fiducia nei dipendenti per mantenere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata e fornire il giusto supporto riduce i livelli di stress sia individuali che di team.
Alla fine della giornata, invece di contare le attività svolte, ciò che conta realmente è concentrarsi sul lavoro e portare a termine i compiti. Non è importante quanto tempo ci si impiega o quando si lavora. Finché si raggiungono gli obiettivi principali, la macrogestione è un modo efficace per costruire fiducia con i dipendenti, mentre il micromanagement porta a perderla.
2. Favorisci più tempo asincrono
Pretendere che il dipendente sia sempre online e disponibile a ogni tuo messaggio è come voler ricevere un caffè ogni ora in un ufficio tradizionale. Alcuni datori di lavoro utilizzano software come Hubstaff per monitorare il tempo davanti allo schermo e le ore di lavoro dei dipendenti. Se da un lato questo può aiutare i manager a tracciare le attività come prima del COVID-19, dall'altro i dipendenti si sentiranno meno fidati.
Un modo per ridurre il disagio e tenere conto delle possibili interruzioni dovute al lavoro da casa è pianificare momenti di lavoro asincrono in agenda. I manager possono portare a termine le loro attività prima di entrare in riunione. Inoltre, i dipendenti hanno la libertà di lavorare senza essere osservati come falchi.
3. Sostieni orari flessibili
L'American Psychological Association promuove la flessibilità lavorativa e ne sottolinea l'effetto positivo sulle prestazioni lavorative, sui livelli di stress e sull'equilibrio tra vita e lavoro. Gli psicologi del lavoro credono nell'ottimizzazione dei talenti mantenendo al contempo la cultura organizzativa.
In tempi di COVID-19, trovare un modo per attrarre i talenti giusti, promuoverne il successo e trattenere quelli attuali è una grande sfida per le organizzazioni.
Orari flessibili sono uno dei modi “attraenti” per mantenere i talenti attuali. Mentre Chung (2015) parla di come il telelavoro e gli orari flessibili siano adatti alle famiglie con bambini, sottolinea anche come questi orari permettano ai dipendenti di sviluppare hobby e altre competenze.
Ad esempio, se una famiglia in cui lavorano entrambi adotta un orario flessibile, uno dei due potrebbe lavorare al mattino mentre l'altro potrebbe lavorare dal pomeriggio in poi. La condivisione delle faccende domestiche e familiari diventa più semplice con orari di lavoro differenti.
Mantenere calendari aperti per condividere le fasce orarie comuni disponibili ed avere una comunicazione aperta e sincera con i dipendenti sulle loro limitazioni di tempo crea un ambiente di lavoro produttivo e orari lavorativi più soddisfacenti. Inoltre, implementare un programma di lavoro 9/80 può aumentare la flessibilità e la produttività offrendo ai dipendenti ogni due venerdì liberi.
4. Mostra empatia e tollera l’assenteismo
Anche un dipendente che lavora da casa ha bisogno di una pausa. Quanto l’organizzazione presta attenzione al benessere mentale e fisico dei dipendenti si riflette sulla cultura aziendale. Non consentire pause o permessi per motivi di salute, familiari, o per prendere una vacanza; incoraggiare orari di lavoro prolungati; e togliere la pausa pranzo non sono iniziative positive.
I manager devono apprezzare il valore che le ore di inattività offrono ai dipendenti che lavorano da remoto. La possibilità di ricaricarsi e rigenerarsi riduce il burnout nei dipendenti e li incoraggia a restare più a lungo.
5. Modifica le metriche di performance per i dipendenti in telelavoro
Mentre è più semplice quantificare i KPI e definire obiettivi per i lavori dell’industria manifatturiera o del commercio al dettaglio, definire target per chi lavora nell’intellettuale o nell’informazione può risultare difficile. Usare criteri obsoleti per la valutazione delle prestazioni, come arrivare in orario o lavorare 8 ore obbligatorie, aumenta inutilmente il livello di stress dei dipendenti.
Durante il COVID-19, alcuni manager hanno mostrato riluttanza nel ridurre il micromanagement sui propri dipendenti. Poiché il lavoro da casa sta diventando una parte fondamentale della cultura aziendale, i manager devono trovare modalità differenti per motivare il proprio team.
Di conseguenza, usare obiettivi impostati in autonomia, rendere i dipendenti responsabili della gestione del tempo, della pianificazione e delle agende, oltre a tenere colloqui individuali settimanali, sono strumenti più efficaci per motivare e migliorare le prestazioni dei dipendenti che lavorano da remoto.
Presumere che il lavoratore che non è in ufficio sia pigro è errato. I dipendenti che lavorano da casa mostrano infatti risultati migliori nei parametri di rendimento, con maggiore coinvolgimento e innovazione.
Cambia approccio e chiedi al tuo team queste 5 potenti domande per la valutazione delle prestazioni.
Considerazioni finali
Da una ricerca in corso, Microsoft ha rilevato che la collaborazione è migliorata durante il lavoro da casa, e una recente indagine Gartner tra i CFO ha indicato che quasi il 74% dei datori di lavoro intende spostare una parte dei propri dipendenti verso il telelavoro permanente.
Bilanciare lavoro e vita privata quando si lavora da remoto è una responsabilità sia del dipendente che del datore di lavoro. Non esiste una soluzione unica per tutte le sfide legate al lavoro da casa.
Dedicare tempo per trovare una frequenza di confronti, comunicare, mostrare empatia, sostenere il team e tenere conto delle zone di comfort dei dipendenti aiuterà a fare del lavoro da remoto una norma di successo negli anni a venire.
Sia i collaboratori individuali che i manager potrebbero anche trarre beneficio dal seguire uno o due corsi sul lavoro da remoto.
Alcuni ulteriori spunti di lettura per il tuo benessere e quello dei membri del tuo team:
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