Ritorno in ufficio: vantaggi, svantaggi e consigli per il successo
PWC ha recentemente annunciato che a gennaio 2025 inizierà a monitorare da dove lavorano i propri dipendenti. Si pensa, anche se non è stato ufficialmente confermato, che la ragione sia garantire il rispetto della loro politica di ritorno in ufficio (RTO) che prevede 3 giorni alla settimana in presenza.
Situazione simile in altre organizzazioni come Dell ed EY, che utilizzano badge per tracciare le ore di presenza in ufficio e rimproverare i lavoratori che non rispettano gli obblighi.
In sostanza, in molti casi, i lavoratori non sembrano avere molta fretta di tornare in ufficio. Alcuni ci vanno, ma rimangono solo per poco tempo: questa pratica viene definita “coffee badging”.
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È evidente che i lavoratori non sono entusiasti di essere costretti a rientrare, ma molte organizzazioni—soprattutto le grandi aziende—lo richiedono comunque.
Quindi cosa si può fare? Quali sono i potenziali benefici e le sfide del ritorno in ufficio, e come può essere implementato il RTO con successo?
Com’è il ritorno in ufficio oggi?
Sono passati alcuni anni da quando la pandemia ha reso necessario il lavoro da remoto e abbiamo visto diverse organizzazioni fare marcia indietro rispetto a questa opzione.
Secondo un rapporto sul lavoro ibrido di Gallup, pubblicato a maggio 2024, il 27% delle organizzazioni lavora ora da remoto, il 53% in modo ibrido e il 21% completamente in presenza.
Come si vede dal grafico qui sotto, sempre più organizzazioni richiedono ai lavoratori di tornare in ufficio con un modello ibrido. Inoltre, un recente sondaggio KPMG su 1.500 CEO ha rilevato che il 64% di loro prevede un ritorno completo in ufficio entro il 2026.
La domanda è: perché?
Benefici potenziali del ritorno in ufficio
Le organizzazioni sono certamente desiderose di vedere i dipendenti tornare in ufficio, citando una maggiore collaborazione e una cultura aziendale più forte tra le ragioni principali.
Ma queste affermazioni sono supportate dai fatti? Cosa dicono le ricerche sui benefici potenziali del ritorno in ufficio?
Collaborazione interdisciplinare rafforzata
- Studio MIT: Uno studio del MIT ha rilevato che gli accademici che lavorano in stretta prossimità favorevano la ricerca interdisciplinare su articoli e brevetti.
- Studio Stanford University: Una ricerca della Stanford University ha scoperto che, sebbene il lavoro remoto possa aumentare la produttività per alcuni compiti, può ridurre collaborazione e innovazione rispetto al lavoro in presenza dove le conversazioni spontanee avvengono più facilmente.
- University of Chicago: Una ricerca dell’Università di Chicago ha rilevato che i dipendenti hanno ristretto le proprie sfere di comunicazione e interagito con meno persone e unità aziendali, sia internamente che esternamente.
Riunioni migliori per gruppi numerosi
- CEPR: Una ricerca di CEPR ha rilevato che, in generale, il lavoro remoto è molto efficiente per gruppi di piccole dimensioni, mentre le riunioni in presenza sono migliori per gruppi numerosi.
- Analisi MRFR: Il mercato dei software di prenotazione delle sale riunioni dovrebbe crescere da 1,1 (miliardi USD) nel 2023 a 2,51 (miliardi USD) entro il 2032, segno che sempre più persone si organizzano per incontrarsi di persona.
I lavoratori più giovani apprezzano il tempo in presenza
- Seramount: Secondo una recente ricerca di Seramount il 74% degli intervistati della Gen Z preferisce una modalità di lavoro ibrida contro il 52% degli altri gruppi demografici. Solo l’11% della Gen Z preferisce lavorare completamente da remoto, rispetto al 34% degli altri lavoratori.
Maggiore opportunità di mentoring
- Progetto di Ricerca sul Lavoro da Casa (WFH): Uno studio realizzato dal Progetto di Ricerca sul Lavoro da Casa (WFH) ha rilevato che i dipendenti in ufficio trascorrono quasi il 40% di tempo in più a fare da mentori ai membri del team rispetto a chi lavora da casa.
Connessioni più forti
- Atlassian: I team di Atlassian si incontrano in uno dei loro uffici circa tre volte l'anno per rafforzare i legami e far progredire progetti importanti. Le loro ricerche mostrano che questi incontri di team intenzionali portano a un aumento del 27% nelle sensazioni di connessione, soprattutto tra neolaureati e nuovi assunti, e che questo effetto positivo dura circa 4-5 mesi.
Sfide del Ritorno in Ufficio
D'altra parte, quali sono le possibili sfide nell’implementare il ritorno in ufficio?
Insoddisfazione dei lavoratori
- Perdita di flessibilità: Molte persone si sono abituate alla flessibilità del lavoro a distanza. Secondo una ricerca di FlexJobs, il 95% dei lavoratori desidera una qualche forma di lavoro da remoto.
- Pendolarismo: Un altro sondaggio di FlexJobs ha rilevato che il 79% degli intervistati considera evitare il pendolarismo come la principale ragione per preferire il lavoro da remoto.
Produttività ridotta per alcuni lavoratori
- Distrazioni in ufficio: Non tutti i dipendenti lavorano meglio in ambienti d'ufficio. Alcuni potrebbero trovare l’ufficio fonte di distrazioni (ad es. rumore, frequenti interruzioni). Secondo una ricerca di Pew, il 56% dei lavoratori afferma che il lavoro da casa li aiuta a portare a termine le proprie attività e rispettare le scadenze.
Sfide legali
- Cause legali: I dipendenti assunti come lavoratori completamente da remoto potrebbero aver diritto a intentare causa in caso di licenziamento dovuto al rifiuto di tornare in ufficio. La validità della richiesta dipende dal fatto che il dipendente possa essere licenziato "at-will" o "for-cause".
- Tutele per il lavoro da remoto: In alcune giurisdizioni, i dipendenti potrebbero avere tutele legali che supportano il diritto a continuare il lavoro da remoto in determinate condizioni. Ad esempio, in paesi come la Germania esistono regolamenti che proteggono i dipendenti dall’essere costretti a rientrare in ufficio a meno che il datore di lavoro possa dimostrare una reale necessità aziendale.
- Americans with Disabilities Act (ADA): Secondo l’ADA negli Stati Uniti, i dipendenti con condizioni di salute che li espongono a maggiori rischi da COVID-19 o altri problemi sanitari possono richiedere accomodamenti ragionevoli per continuare a lavorare da remoto.
Aumento delle problematiche tra le persone
- Più conflitti: Nella ricerca per il suo articolo su collaborazione vs conflitto nel RTO, Gleb Tsipursky ha scoperto che il 57% degli intervistati ha riportato un aumento di problemi relazionali lavorando in ufficio. Al contrario, solo il 12% ha indicato una maggiore incidenza di tali problemi lavorando da remoto.
Diversi Modelli di Rientro in Ufficio
Quindi, se stai considerando di implementare il ritorno in ufficio, quali sono le tue opzioni?
Ritorno in ufficio facoltativo
Il ritorno in ufficio facoltativo permette ai dipendenti di scegliere se lavorare dall’ufficio o da remoto, offrendo la massima flessibilità. Alcuni possono scegliere di andare in ufficio ogni giorno, altri una o due volte a settimana, altri raramente.
I potenziali benefici comprendono fidelizzazione dei dipendenti, attrazione di nuovi talenti e produttività
Modello ibrido
Ai dipendenti viene richiesto di essere presenti in ufficio per un numero fisso di giorni a settimana. C'è comunque la possibilità di offrire una certa flessibilità, ad esempio su quanti giorni, quali giorni, o per quanto tempo ogni giorno.
I possibili benefici includono una maggiore collaborazione interdisciplinare e legami di team più forti.
Ritorno in ufficio a tempo pieno
Tutti i dipendenti sono tenuti a tornare in ufficio a tempo pieno, con poche eccezioni. Onestamente, guardando le ricerche e parlando con persone reali, non sono sicuro di quali possano essere i benefici rispetto all'approccio ibrido, se non forse un maggiore controllo su come le persone trascorrono il loro tempo in ufficio. Un modo elegante per dirlo sarebbe avere piena visibilità su ciò che le persone stanno facendo in ogni momento (non proprio un ambiente in cui questo editor vorrebbe lavorare).
6 consigli per una strategia di ritorno in ufficio di successo
Segui queste best practice per il RTO per ottenere l'impatto desiderato:
1. Comunica in modo chiaro e trasparente
Ci dovrebbe essere poca ambiguità riguardo il piano di ritorno in ufficio. Questo significa fornire informazioni dettagliate su tempistiche, orari e aspettative.
Inoltre, è importante essere trasparenti sulle ragioni alla base della decisione. Come sottolinea Matt Erhard, Managing Partner presso Summit Search Group: “La prima cosa da fare, prima ancora di elaborare la tua politica di RTO, è chiarire nello specifico perché vuoi riportare i dipendenti in ufficio.
Il motivo è duplice. Primo, i lavoratori saranno più propensi a capire e accettare l'obbligo di ritorno in ufficio se questo è supportato da motivazioni chiare—e, di conseguenza, se condividi con loro queste motivazioni e il "perché" della tua decisione.
Il secondo motivo è che è fondamentale per mantenere il coinvolgimento dei dipendenti durante questa transizione e per modellare la tua politica in modo che questi obiettivi dichiarati non vengano solo raggiunti, ma diventino il fulcro del cambiamento.
Ad esempio, se dici che riporti le persone in ufficio per farle collaborare meglio, allora il tuo piano RTO dovrebbe assicurarsi che i membri dei team che lavorano insieme a progetti siano in ufficio nello stesso momento.
Se non mostri come la presenza in ufficio contribuirà ai tuoi obiettivi legati al mandato, la motivazione data rischia di risultare agli occhi dei dipendenti una scusa vuota e poco sincera, e probabilmente perderai alcuni membri del team.”
Un altro suggerimento è dare ai dipendenti tempo sufficiente per adattarsi ai nuovi requisiti, soprattutto se devono organizzarsi con questioni personali, come l'assistenza ai figli o i trasporti. Amazon, ad esempio, ha comunque concesso ai lavoratori ben 3 mesi per pianificare il ritorno in ufficio a tempo pieno.
2. Favorisci il dialogo aperto e il feedback
Crea canali di ascolto dei dipendenti come software per sondaggi tra dipendenti per permettere ai lavoratori di esprimere dubbi o preferenze in merito al ritorno in ufficio.
Ad esempio, American Express ha puntato molto sui sondaggi tra i dipendenti per ideare e affinare il proprio programma ibrido Amex Flex.
3. Supporta la transizione e l’adattamento
Come ha scoperto Gleb Turpinsky, alcune persone hanno dimenticato com’è lavorare in ufficio, e alcuni giovani lavoratori potrebbero non averlo mai fatto!
Per questo è saggio offrire risorse o corsi di formazione per aiutare i dipendenti a riabituarsi all’ambiente d’ufficio, come workshop su gestione del tempo o sulla riorganizzazione delle competenze di comunicazione in presenza, risoluzione dei conflitti e relazioni tra dipendenti.
Se hai assunto dipendenti da remoto, valuta un programma di onboarding speciale utilizzando software di onboarding per facilitare il loro inserimento nella cultura e nell’ambiente dell’ufficio.
Alcune organizzazioni offrono anche benefit accessori come il parcheggio e il rimborso dei trasporti pubblici per aiutare i dipendenti a compensare i costi del tragitto casa-lavoro.
Inoltre, i sistemi di gestione dell’ufficio permettono alle aziende di mantenere ambienti di lavoro sicuri mentre reintegrano il personale in presenza.
4. Dai l’esempio
Come sempre, è fondamentale che i leader diano l’esempio in tema di RTO. Ciò significa assicurarsi che anche la leadership sia presente in ufficio, offrendo un esempio per tutta l’organizzazione.
Inoltre, è importante che tutti i responsabili e manager siano allineati nella comunicazione sul ritorno in ufficio, presentando un messaggio unificato.
5. Considera le esigenze e le situazioni individuali
Tenendo conto delle possibili implicazioni legali, riconosci che alcuni dipendenti potrebbero avere motivi validi per preferire o necessitare di continuare a lavorare da remoto (ad esempio problemi di salute o responsabilità di assistenza familiare).
Adatta il tuo approccio in base ai ruoli e alle responsabilità dei diversi team o individui. Ad esempio, i ruoli che richiedono un equilibrio tra concentrazione profonda e collaborazione possono trarre vantaggio da una flessibilità continua.
Come sottolinea Gevorg Nazaryan, CTO e co-fondatore di Docus: “Abbiamo riscontrato che la presenza in ufficio è necessaria solo per attività critiche e collaborative come le sessioni di progettazione del prodotto e nient'altro. In tutti gli altri casi, utilizziamo strumenti digitali per connetterci con il team globale.”
6. Rinnova l'ufficio
Per sfruttare al meglio lo spazio d’ufficio e potenzialmente risparmiare sui costi immobiliari, alcune organizzazioni adottano il flex-desk o il sistema hoteling per incentivare l'utilizzo degli spazi.
Questi sistemi si avvalgono di software di prenotazione delle postazioni flessibili o di software di gestione degli spazi d’ufficio per offrire ai lavoratori flessibilità riguardo a dove poter lavorare all’interno dell’ufficio.
Così come per le politiche RTO efficaci, anche una pianificazione degli spazi d’ufficio efficace deve essere incentrata sulle esigenze dei lavoratori e dell’organizzazione.
Ad esempio, lo studio di architettura HUB ha utilizzato i feedback dei dipendenti e i dati di utilizzo dell’ufficio per progettare nuovi uffici ibridi con la giusta combinazione di spazi lavorativi in linea con il proprio processo di progettazione.
Opinione della redazione
Vedo alcuni benefici in un modello ibrido, ma altamente flessibile. Lavorando al 90% da remoto, il tempo trascorso di tanto in tanto in presenza è utile per stimolare conversazioni con colleghi di team diversi, affrontare progetti complessi e creare legami. So, parlando anche con i colleghi, che condividono la stessa opinione.
Inoltre, essere in ufficio aiuta a contrastare l’isolamento sociale, a prendersi pause e a creare confini tra vita personale e lavorativa. Per queste ragioni, alcuni dei miei colleghi che possono andare in ufficio lo fanno quasi ogni giorno.
Personalmente, trovo che un breve tragitto, idealmente una camminata o pedalata di 20-30 minuti, sia molto piacevole e aiuti a separare la vita lavorativa da quella personale.
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