Ritorno in Ufficio: Pro, Contro e Consigli per il Successo
PWC ha recentemente annunciato che a gennaio 2025 inizierà a monitorare da dove lavorano i dipendenti. Il motivo, si pensa ma non è stato confermato ufficialmente, sarebbe quello di garantire la conformità alla loro politica RTO che prevede 3 giorni a settimana in presenza.
La realtà è che, in molti casi, i lavoratori stanno rallentando il ritorno in ufficio. È evidente che i dipendenti non sono entusiasti di essere costretti a tornare, ma molte organizzazioni—specialmente le grandi aziende—lo stanno comunque imponendo.
Quindi, cosa si può fare? Quali sono i potenziali benefici e le sfide del ritorno in ufficio e come può essere implementato con successo l'RTO?
Continua a leggere—e continua a guidare con intelligenza
Crea un account gratuito per terminare la lettura e unirti a una community di leader lungimiranti che sbloccano strumenti, playbook e approfondimenti per prosperare nell'era dell'IA.
Have an account? Log In
Come appare oggi il ritorno in ufficio?
Sono passati alcuni anni da quando la pandemia ha reso necessario il lavoro da remoto e abbiamo visto diverse organizzazioni venire meno alla parola data su questa opzione.
Secondo un rapporto Gallup sul lavoro ibrido, pubblicato a maggio 2024, il 27% delle organizzazioni lavora ora da remoto, il 53% adotta un modello ibrido e il 21% è completamente in sede.
Come si può vedere dal grafico qui sotto, sempre più organizzazioni richiedono agli impiegati di tornare in ufficio con un modello di lavoro ibrido. Inoltre, una recente indagine KPMG su 1.500 CEO ha rilevato che il 64% di loro prevede un ritorno completo in ufficio entro il 2026.
La domanda è: perché?
Potenziali benefici del ritorno in ufficio
Le organizzazioni sono davvero interessate a far tornare i lavoratori in ufficio, citando una maggiore collaborazione e una cultura più forte come motivi principali.
Ma queste affermazioni sono fondate? Cosa dice la ricerca sui potenziali benefici del ritorno in ufficio?
Collaborazione interdisciplinare migliorata
- Studio MIT: Uno studio del MIT ha rilevato che lavorando in stretta prossimità si migliora la ricerca interdisciplinare sia su pubblicazioni sia su brevetti.
- Studio Stanford University: Una ricerca della Stanford University ha rilevato che, mentre il lavoro da remoto può aumentare la produttività per alcuni compiti, può ridurre collaborazione e innovazione rispetto al lavoro in presenza dove le conversazioni spontanee avvengono più facilmente.
- Università di Chicago: Ricerche della UoC hanno evidenziato che i dipendenti hanno ristretto le loro sfere di comunicazione e hanno interagito con meno persone e unità operative, sia all'interno che all'esterno dell’azienda.
Riunioni migliori per gruppi numerosi
- CEPR: Secondo uno studio del CEPR, il lavoro da remoto è considerato molto efficiente per team di piccole dimensioni, mentre le riunioni in presenza sono preferite per i gruppi numerosi.
- Analisi MRFR: Il mercato dei software di prenotazione delle sale riunioni dovrebbe crescere da $1.1 (miliardi di USD) nel 2023 a $2.51 (miliardi di USD) entro il 2032, dimostrando che sempre più persone prevedono di organizzarsi di persona.
I lavoratori più giovani apprezzano il tempo in presenza
- Seramount: Una recente ricerca di Seramount ha rilevato che il 74% degli intervistati della Gen Z preferisce qualche forma di organizzazione ibrida contro il 52% delle altre fasce demografiche. Solo l'11% della Gen Z preferisce essere completamente da remoto rispetto al 34% degli altri lavoratori.
Maggiori opportunità di mentoring
- Progetto di Ricerca sul Lavoro da Casa (WFH): Uno studio condotto dal Progetto di Ricerca sul Lavoro da Casa (WFH) ha rilevato che i dipendenti in presenza dedicano quasi il 40% di tempo in più a fare da mentori ai membri del team rispetto a chi lavora da casa.
Connessioni più forti
- Atlassian: I team di Atlassian si incontrano in uno dei loro uffici circa tre volte l'anno per rafforzare lo spirito di squadra e portare avanti progetti importanti. Le loro ricerche dimostrano che questi incontri intenzionali portano a un aumento del 27% della sensazione di connessione, in particolare tra i neo-laureati e i nuovi assunti, e che questo incremento dura circa 4-5 mesi.
Le sfide del rientro in ufficio
D'altra parte, quali sono le possibili sfide nell’implementazione dell’RTO?
Malcontento dei lavoratori
- Perdita di flessibilità: Molte persone si sono abituate alla flessibilità del lavoro da remoto. Secondo una ricerca di FlexJobs, il 95% dei lavoratori desidera una qualche forma di lavoro a distanza.
- Il pendolarismo: Un altro sondaggio di FlexJobs ha rilevato che il 79% degli intervistati ha considerato evitare il pendolarismo come il motivo principale per preferire il lavoro da remoto.
Produttività ridotta per alcuni lavoratori
- Distrazioni in ufficio: Non tutti i dipendenti lavorano meglio in ambienti d’ufficio. Alcuni possono trovare l’ufficio fonte di distrazione (ad esempio, rumore, interruzioni frequenti). Una ricerca del Pew ha rilevato che il 56% dei lavoratori afferma che il lavoro da casa li aiuta a svolgere i propri compiti e rispettare le scadenze.
Sfide legali
- Cause legali: I dipendenti assunti come lavoratori completamente da remoto possono avere diritto a intentare una causa se vengono licenziati perché si rifiutano di tornare in ufficio. La validità della richiesta di un dipendente dipende dal fatto che possa essere licenziato senza giusta causa o solo per giusta causa.
- Tutele per il lavoro da remoto: In alcune giurisdizioni, i dipendenti possono avere tutele legali che sostengono il diritto a continuare a lavorare da remoto in determinate condizioni. Ad esempio, in paesi come la Germania, esistono normative che impediscono ai datori di lavoro di costringere i dipendenti a tornare in ufficio se non possono dimostrare una motivazione aziendale valida.
- Americans with Disabilities Act (ADA): Ai sensi dell'ADA negli Stati Uniti, i dipendenti con problemi di salute che li espongono a maggiori rischi per il COVID-19 o altre patologie possono richiedere accomodamenti ragionevoli per continuare a lavorare da remoto.
Aumento delle problematiche tra le persone
- Maggior conflitto: Nella ricerca per il suo articolo su collaborazione o conflitto nell’RTO, Gleb Tsipursky ha riscontrato che il 57% degli intervistati ha dichiarato di sperimentare più problemi tra le persone lavorando in ufficio. Al contrario, solo il 12% ha affermato di notare una maggiore incidenza di tali problemi durante il lavoro da remoto.
Diverse politiche di rientro in ufficio
Dunque, se stai valutando l’implementazione dell’RTO, quali sono le opzioni disponibili?
RTO opzionale
Il RTO opzionale consente ai dipendenti di scegliere se lavorare in ufficio o da remoto, offrendo la massima flessibilità. Alcuni potrebbero decidere di andare in ufficio tutti i giorni, altri solo una o due volte a settimana, altri ancora raramente.
I vantaggi potenziali includono la fidelizzazione e il reclutamento del personale, oltre che la produttività
Modello ibrido
I dipendenti sono tenuti a recarsi in ufficio un numero prestabilito di giorni a settimana. Si può comunque offrire una certa flessibilità, ad esempio sul numero di giorni, su quali giorni o sulla durata della permanenza in ufficio.
I benefici potenziali includono una maggiore collaborazione tra discipline e legami più solidi tra i colleghi.
RTO a tempo pieno
Tutti i dipendenti sono tenuti a tornare in ufficio a tempo pieno, con poche eccezioni. Onestamente, guardando le ricerche e parlando con persone reali, non sono sicuro di quali siano i possibili vantaggi rispetto al modello ibrido se non forse un maggiore controllo su come le persone trascorrono il loro tempo in ufficio. Un modo gentile per dirlo sarebbe avere piena visibilità su ciò che le persone stanno facendo in ogni momento (non è un ambiente in cui questo redattore vorrebbe lavorare).
6 consigli per una strategia di rientro in ufficio di successo
Segui queste best practice per il RTO per ottenere l’impatto desiderato:
1. Comunica chiaramente e in modo trasparente
Ci dovrebbe essere poca ambiguità riguardo al piano di rientro in ufficio. Questo significa fornire informazioni dettagliate, inclusi tempistiche, orari e aspettative.
Inoltre, è importante essere trasparenti sui motivi che stanno dietro alla decisione. Come sottolinea Matt Erhard, Managing Partner presso Summit Search Group, “La prima cosa che dovresti fare, prima di iniziare a elaborare la tua policy di rientro in ufficio, è chiarire esattamente perché vuoi riportare i dipendenti in ufficio.
Il motivo di questo è duplice. Primo, i lavoratori saranno più propensi a capire e accettare l’obbligo di tornare in ufficio se è supportato da ragioni chiare—e, di conseguenza, se condividi con loro tale ragionamento e il "perché" della tua decisione.
Il secondo motivo è che è fondamentale per mantenere il coinvolgimento dei dipendenti durante questa transizione e sviluppare la tua policy in modo che questi obiettivi dichiarati non solo siano raggiunti, ma siano il fulcro stesso delle modifiche.
Ad esempio, se dici che riporti le persone in ufficio per collaborare meglio, allora il tuo piano di rientro dovrà assicurare che i membri del team che lavorano insieme sugli stessi progetti si trovino in ufficio negli stessi giorni.
Se non dimostri come la presenza in ufficio contribuisca al raggiungimento degli obiettivi fissati per questo mandato, sembrerà ai dipendenti una scusa vuota e poco sincera, e di conseguenza potresti perdere alcuni membri del team.”
Un altro consiglio è dare ai dipendenti un tempo adeguato per adeguarsi ai nuovi requisiti, specialmente se devono organizzarsi a livello personale, come la gestione dei figli o il trasporto. Amazon, per esempio, ha concesso ai lavoratori almeno 3 mesi pieni per programmare il rientro a tempo pieno in ufficio.
2. Favorisci il dialogo aperto e i feedback
Crea canali di ascolto dei dipendenti come software per sondaggi tra dipendenti, così che possano esprimere preoccupazioni o preferenze sul ritorno in ufficio.
Ad esempio, American Express ha fatto ampio affidamento su sondaggi tra i dipendenti per progettare e migliorare il proprio programma ibrido Amex Flex.
3. Supporta la transizione e l’adattamento
Come ha scoperto Gleb Turpinsky, alcune persone hanno dimenticato cosa significhi lavorare in ufficio, e alcuni giovani lavoratori potrebbero non averlo mai fatto!
Per questo è saggio offrire risorse o corsi di formazione per aiutare i dipendenti a riadattarsi all’ambiente d’ufficio, come workshop sulla gestione del tempo o sul ripristino delle competenze di comunicazione in presenza, sulla risoluzione dei conflitti e sulle relazioni tra dipendenti.
Se hai assunto lavoratori da remoto, prendi in considerazione un programma di onboarding speciale, utilizzando software di onboarding per aiutarli a integrarsi nella cultura e nell’ambiente dell’ufficio.
Alcune organizzazioni offrono anche benefit accessori come il rimborso delle spese per il parcheggio e i trasporti pubblici, per aiutare i dipendenti a compensare i costi del pendolarismo casa-lavoro.
Inoltre, i sistemi di gestione dell’ufficio permettono alle aziende di mantenere ambienti di lavoro sicuri facilitando il ritorno dei dipendenti in sede.
4. Dai il buon esempio
Come sempre, i leader devono dare il buon esempio in tema di rientro in ufficio. Questo significa garantire che la leadership sia anch’essa presente fisicamente, facendo da modello per il resto dell’organizzazione.
Inoltre, è importante che tutti i leader e i manager siano allineati nella comunicazione sul ritorno in ufficio, offrendo un messaggio coerente.
5. Considera le esigenze e le situazioni individuali
Considerando le potenziali ripercussioni legali, riconosci che alcuni dipendenti potrebbero avere validi motivi per preferire o aver bisogno di continuare a lavorare da remoto (ad esempio, problemi di salute, responsabilità di assistenza familiare).
Personalizza il tuo approccio in base ai ruoli e alle responsabilità dei diversi team o singoli individui. Ad esempio, i ruoli che richiedono un equilibrio tra concentrazione profonda e collaborazione potrebbero trarre vantaggio dalla flessibilità continua.
Come evidenzia Gevorg Nazaryan, CTO e cofondatore di Docus, “Abbiamo scoperto che la presenza in ufficio per attività fondamentali e collaborative come i design sprint di prodotto è necessaria e nient'altro. Altrimenti, vengono utilizzati strumenti digitali per connettersi con il team globale”.
6. Aggiorna l’ufficio
Per sfruttare al meglio lo spazio in ufficio e potenzialmente risparmiare sui costi immobiliari, alcune organizzazioni implementano hotdesking o hoteling a supporto di questa strategia.
Questi prevedono l'utilizzo di software di prenotazione delle postazioni hot desk o di software di gestione degli spazi d’ufficio per offrire ai lavoratori flessibilità rispetto a dove lavorare all’interno dell’ufficio.
Come avviene con politiche RTO efficaci, anche una pianificazione degli spazi di lavoro efficace deve essere orientata alle necessità dei lavoratori e dell’organizzazione.
Ad esempio, lo studio di architettura HUB ha utilizzato il feedback dei dipendenti e i dati sull'utilizzo degli spazi per progettare nuovi uffici ibridi con la giusta combinazione di aree di lavoro in linea con il loro processo di progettazione.
Opinione dell’editor
Vedo alcuni vantaggi in un modello ibrido, purché sia fortemente flessibile. Come persona che lavora da remoto per il 90% del tempo, trovo che i momenti occasionali in presenza siano utili per stimolare conversazioni con colleghi di diversi team, affrontare progetti complessi e stringere legami. Parlando con altri colleghi, so che anche loro la pensano così.
Inoltre, essere in ufficio aiuta contro l’isolamento sociale, a fare pause e a creare dei confini tra vita personale e lavoro. Per questo motivo, alcuni dei miei colleghi che possono andare in ufficio lo fanno quasi ogni giorno.
Personalmente, trovo che un breve tragitto, preferibilmente una passeggiata o una pedalata di 20-30 minuti, possa essere molto piacevole e aiuti a separare lavoro e vita privata.
Iscriviti alla newsletter di People Managing People
Per ulteriori approfondimenti su RTO, lavoro ibrido e flessibile, iscriviti alla nostra newsletter settimanale per leader HR e d’azienda, dove condividiamo conoscenze e best practice per aiutarti a crescere nella tua carriera e avere un impatto maggiore nella tua organizzazione.
