Attenzione al divario: come identificare e colmare i gap di performance
I divari di prestazione si verificano continuamente, il trucco sta nell'identificarli e colmarli rapidamente prima che le fondamenta inizino a crollare.
Usa questa guida per aiutarti a ridurre al minimo i divari di prestazione e per identificarli e colmarli rapidamente ed efficacemente.
Cos’è un divario di prestazione?
Un divario di prestazione è la differenza tra il livello di prestazione attuale di un individuo, di un team o di un’organizzazione e il livello di prestazione desiderato o atteso. Rappresenta le aree in cui non vengono raggiunti gli obiettivi o gli standard, sia in termini di produttività, competenze, qualità o risultati.
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Identificare i divari di prestazione aiuta le organizzazioni a rivolgersi alle aree da migliorare, come formazione, risorse o cambiamenti nei processi, per aumentare la competenza complessiva e raggiungere gli obiettivi strategici.
Esempi di divari di prestazione
I divari di prestazione possono verificarsi a qualsiasi livello o settore. Ecco alcuni esempi di divari di prestazione in un’organizzazione:
- Divario di competenze: un dipendente non possiede le competenze necessarie per svolgere efficacemente i compiti, come ad esempio un venditore che fatica a utilizzare un nuovo software CRM.
- Divario di produttività: la produttività di un team è al di sotto del livello atteso, come nel caso di una squadra di produzione che realizza meno unità all’ora rispetto allo standard del settore.
- Divario di qualità: prodotti o servizi che non soddisfano costantemente gli standard di qualità, ad esempio un team di assistenza clienti che registra un elevato tasso di reclami non risolti.
- Divario di conformità: i dipendenti non seguono regolamenti o standard, ad esempio quando i protocolli sulla privacy dei dati non vengono rigorosamente rispettati dal personale che gestisce informazioni sensibili.
- Divario di coinvolgimento: i dipendenti mostrano bassi livelli di coinvolgimento o motivazione, portando ad alto turnover o assenteismo, come in un dipartimento che sperimenta frequenti casi di burnout.
- Divario di utilizzo della tecnologia: la tecnologia a disposizione viene sottoutilizzata o mal utilizzata, come nel caso di un’azienda che investe in un sistema software avanzato che i dipendenti usano raramente a causa della mancanza di formazione.
- Divario di performance finanziaria: la crescita dei ricavi dell’azienda è inferiore alle previsioni, forse a causa di strategie di vendita inefficaci o di condizioni di mercato sfavorevoli.
Cause comuni dei divari di prestazione
Le cause comuni dei divari di prestazione in un’organizzazione includono:
1. Carenze di competenze e conoscenze
- I dipendenti non possiedono le competenze o le conoscenze necessarie per svolgere efficacemente i propri compiti o contribuire al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
2. Aspettative o obiettivi poco chiari
- Gli obiettivi di prestazione non sono chiaramente definiti, lasciando i dipendenti incerti su ciò che è richiesto.
- Mancanza di allineamento tra gli obiettivi individuali, di team e aziendali.
3. Risorse insufficienti
- I dipendenti non hanno accesso agli strumenti, alla tecnologia o ai materiali necessari per lavorare bene.
- Budget, tempo o livelli di personale limitati ostacolano la produttività.
4. Mancanza di motivazione o coinvolgimento
- I dipendenti sono poco coinvolti a causa di una cultura aziendale negativa, della mancanza di riconoscimenti o del burnout.
- Possono mancare incentivi o premi adeguati per il raggiungimento degli standard di prestazione.
5. Processi o flussi di lavoro inefficaci
- Processi obsoleti o inefficienti rallentano la produttività o riducono la qualità.
- Sono presenti colli di bottiglia, ridondanze o passaggi superflui nei flussi di lavoro.
6. Comunicazione inefficace
- L’informazione non viene condivisa in modo efficace, portando a malintesi ed errori.
- Il feedback sulle prestazioni è irregolare o poco costruttivo, rendendo difficile il miglioramento per i dipendenti.
7. Formazione e onboarding insufficienti
- I nuovi dipendenti non vengono sufficientemente inseriti per comprendere il proprio ruolo e le responsabilità.
- Mancano strategie di apprendimento e sviluppo continuo, impedendo ai dipendenti di aggiornare le proprie competenze.
8. Disallineamento con la strategia organizzativa
- I compiti e le priorità dei dipendenti non sono allineati con la strategia organizzativa più ampia.
- Gli obiettivi e i valori dell’azienda non vengono trasmessi in modo efficace all’interno dell’organizzazione, fino ai team e ai singoli individui.
9. Fattori esterni
- Cambiamenti di mercato, condizioni economiche o aggiornamenti normativi possono influenzare la performance.
- Le azioni dei concorrenti creano nuove sfide o alzano gli standard da raggiungere.
10. Problemi di leadership
- Stili di leadership o di gestione inefficaci non ispirano né guidano i dipendenti.
- Decisioni sbagliate a livello di leadership possono causare una cattiva allocazione delle risorse o priorità non chiare.
Analisi del divario di performance: processo in 3 fasi
Individuare i divari di performance comporta un approccio sistematico per valutare i livelli di performance attuali, confrontarli con i risultati desiderati e individuare le aree che necessitano di miglioramenti.
Ecco alcuni passaggi per aiutarti a identificare i divari di performance:
1. Definisci obiettivi chiari e standard di performance
Il punto centrale della gestione della performance è avere obiettivi e aspettative/target chiari.
Ci sono diversi approcci possibili, ma qui a People Managing People siamo fan del metodo degli obiettivi a cascata.
Si tratta di un approccio top-down alla definizione degli obiettivi che parte dal fissare un tema di alto livello per l’anno, obiettivi chiave per l’intera organizzazione, obiettivi per i leader, per i dipartimenti e i team, e, infine, per ciascun dipendente.
La cadenza consigliata per la definizione degli obiettivi in un’organizzazione dipende spesso dalla natura del lavoro, dalle dinamiche del team e dalla strategia generale dell’azienda.
Tuttavia, alcune pratiche generali possono essere applicate trasversalmente ai diversi team, con adattamenti basati sulle esigenze specifiche.
Stabilire obiettivi su base trimestrale è un approccio comune, che dà il tempo necessario per ottenere progressi significativi mantenendo al contempo la flessibilità necessaria per adattarsi ai cambiamenti.
Sebbene gli obiettivi possano essere definiti su base trimestrale, controlli mensili sono utili per monitorare i progressi, affrontare eventuali ostacoli e apportare le opportune modifiche.
Se questo modello viene implementato con successo, significa che obiettivi, comportamenti e competenze dei singoli e dei team sono allineati con quelli dell’organizzazione. Tutti sanno di cosa sono responsabili e in che modo contribuiscono al successo dell’azienda.
Lo stesso metodo può essere utilizzato anche per implementare nuove tecnologie, processi e collaborazioni.
2. Identifica i divari di performance
Ora che ci sono obiettivi e aspettative chiari, chi ne è responsabile dovrebbe essere adeguatamente preparato a identificare eventuali divari di performance.
Questa fase prevede la raccolta di informazioni sia quantitative che qualitative da varie fonti per ottenere una visione completa di come viene svolto il lavoro.
I dati quantitativi possono includere metriche come i risultati di vendita, i tassi di produttività o i punteggi di soddisfazione dei clienti.
Queste cifre danno un’indicazione chiara e misurabile se le performance sono in linea, sopra o sotto gli standard stabiliti. Ad esempio, monitorare quante unità produce un team ogni giorno rispetto all’obiettivo fornisce un’indicazione diretta della loro efficienza.
I dati qualitativi sono altrettanto importanti e spesso provengono da meccanismi di feedback come le valutazioni delle performance dei dipendenti, valutazioni tra pari e feedback dei clienti.
Queste fonti forniscono informazioni più sfumate su quanto bene i singoli o i team stanno svolgendo i propri ruoli, quali sfide affrontano e quali aree richiedono miglioramenti.
Raccogliere feedback qualitativi può comportare la conduzione di interviste, la somministrazione di sondaggi tra dipendenti o clienti, oppure l’organizzazione di focus group per conoscere i punti di vista di dipendenti, manager e altri stakeholder.
Inoltre, osservare sul campo i processi di lavoro può aiutare a individuare i divari di performance.
I manager possono monitorare le attività quotidiane o esaminare i flussi di lavoro per capire dove si verificano inefficienze o errori.
Ad esempio, un manager potrebbe notare che un team fatica costantemente con un compito specifico a causa di una carenza di formazione o di tecnologie obsolete. Questo tipo di osservazione diretta aiuta a catturare problemi di performance in tempo reale che i soli dati potrebbero non rivelare.
Combinare queste diverse fonti di informazione consente di ottenere una visione completa della performance attuale, evidenziando punti di forza, debolezze e tendenze.
Questi dati diventano la base per individuare i divari di performance e sviluppare strategie per affrontarli.
3. Colmare il divario
È stato identificato un divario tra la performance attuale e quella desiderata, proviamo a colmarlo!
1. Analizzare le cause principali
Il primo passo per colmare un divario di performance è condurre un’analisi approfondita delle competenze mancanti per capire perché esiste il divario. È dovuto a una mancanza di competenze, risorse inadeguate, aspettative poco chiare o fattori esterni?
Individuare le cause principali aiuta a evitare soluzioni superficiali e a colpire direttamente i veri problemi.
Questa analisi potrebbe coinvolgere discussioni con i dipendenti interessati, la revisione dei dati delle performance passate e la valutazione delle condizioni lavorative.
2. Valutare il metodo migliore per colmare il divario
A seconda della causa principale, è necessario valutare ora quale sia il modo migliore per colmare il divario.
Potrebbe trattarsi di chiarire nuovamente le aspettative, regolare gli obiettivi, implementare programmi di formazione e sviluppo, modificare processi, valutare collaborazioni o introdurre nuovi strumenti.
Ad esempio, se un team di selezione del personale ha performance insufficienti perché non è sufficientemente esperto nel reclutamento dei candidati, potrebbe essere utile una formazione approfondita su come ricercare e contattare potenziali candidati, così come l’introduzione di un nuovo sistema di tracciamento dei candidati.
5 modi per ridurre i divari di performance
Nessun sistema è perfetto e la nostra vecchia amica entropia fa sì che i divari di performance si aprano continuamente—fa parte del business.
Detto ciò, ecco alcune best practice per aiutarvi a mitigarli e ad assicurarvi che vengano chiusi rapidamente ed efficientemente.
1. Obiettivi e aspettative chiari
Lo abbiamo già menzionato sopra, ma è davvero fondamentale per una gestione efficace delle performance.
2. Mantenere una buona igiene dei dati
Mantenere una buona igiene dei dati è cruciale perché prendere decisioni basate su dati errati o incompleti può aggravare i problemi di performance. Alcune best practice in questo ambito sono:
- Audit regolari dei dati
- Inserimento dati standardizzato e, dove possibile, automatizzato
- Formazione del personale sulla gestione dei dati
- Implementazione di controlli sugli accessi.
Per i team HR, l’articolo di Liam Reese su metriche HR è un ottimo punto di partenza.
3. Gestione continua delle performance
La gestione continua delle performance (CPM) è un approccio moderno alla valutazione e allo sviluppo dei dipendenti, che si concentra sulla comunicazione e sui feedback costanti tra manager e collaboratori.
Si allontana dai sistemi tradizionali di gestione delle performance, che spesso si basano su revisioni annuali, a favore di un sistema di feedback regolare, continuo, istruttivo, costruttivo e celebrativo.
CPM aiuterà a identificare prima i divari di performance e a migliorare rendimento e retention dei dipendenti. È facilitata da check-in regolari, una cultura del feedback e da moderni strumenti di gestione delle performance e software per la valutazione delle performance.
Per approfondire, leggete l’ottimo articolo di Eric Grant su come implementare la gestione continua delle performance.
4. Ascolto efficace dei dipendenti
La gestione continua delle performance contribuirà a creare un dialogo sano tra leader e collaboratori diretti per identificare eventuali problemi e migliorare le performance.
Ma esistono numerosi modi per raccogliere feedback dai dipendenti.
La tua strategia complessiva di ascolto dei dipendenti potrebbe includere colloqui individuali, assemblee aziendali, incontri con i livelli superiori, colloqui di permanenza, colloqui di uscita e piattaforme social interne per raccogliere feedback in modo continuativo.
È inoltre fondamentale incoraggiare una cultura della comunicazione aperta, dove i dipendenti si sentano a proprio agio nel discutere le difficoltà e chiedere aiuto.
5. Riconosci e premia i progressi
Riconoscere e premiare i progressi è uno strumento potente per mitigare i divari di prestazione, in quanto favorisce un ciclo di feedback positivo che incoraggia il miglioramento continuo.
Alcune idee per il riconoscimento dei dipendenti includono:
- Dare riconoscimenti durante le riunioni di team e tramite canali di comunicazione interna
- Menzionare i successi dei dipendenti in post sui social media (Twitter, LinkedIn)
- Premi come pause pranzo prolungate o giorni di permesso aggiuntivi
- Implementare un programma formale di riconoscimento utilizzando un sistema dedicato di riconoscimento dei dipendenti.
Come affrontare i divari di prestazione nelle valutazioni
Questa sezione è pensata per i manager che devono rilevare i divari di prestazione nelle valutazioni. Il punto fondamentale è che è essenziale essere chiari, costruttivi e orientati alla soluzione.
Ecco come puoi documentare e affrontare efficacemente i divari di prestazione:
1. Sii specifico
- Identifica chiaramente l’area di prestazione in cui esiste un divario, come obiettivi mancati, problemi di qualità o carenze di competenze.
- Fornisci esempi concreti o dati per illustrare il divario. Ad esempio, "L’obiettivo di vendita è stato mancato del 15% nel secondo trimestre" oppure "I reclami dei clienti sulla qualità del servizio sono aumentati del 20% quest’anno."
2. Confronta con standard o obiettivi
- Spiega il livello prestazionale atteso rispetto a quello effettivo. Può trattarsi di benchmark, obiettivi o metriche specifiche.
- Ad esempio, "Il tempo previsto per l’invio dei report mensili è entro tre giorni dalla fine del mese, ma i report sono stati costantemente inviati con una settimana di ritardo."
3. Descrivi l’impatto
- Descrivi le conseguenze del divario di prestazione sul team, sul dipartimento o sull’organizzazione.
- Ad esempio, "Il ritardo nella consegna del progetto ha portato a un aumento dei costi del 10% e ha influenzato le tempistiche del cliente."
4. Riconosci i fattori che contribuiscono
- Considera eventuali fattori interni o esterni che possono aver contribuito al divario. Questo può includere il carico di lavoro, la mancanza di risorse o aspettative poco chiare.
- Menziona questi fattori per fornire contesto, come "I ritardi di progetto potrebbero essere dovuti a un’insufficienza di personale nei periodi di punta."
5. Sii costruttivo e concentrati sulle soluzioni
- Offri raccomandazioni per colmare il divario come formazione aggiuntiva, fissare obiettivi più realistici o adeguare i flussi di lavoro.
- Ad esempio, "Per migliorare la precisione, raccomandiamo una formazione sul nuovo software" oppure "Verifiche regolari possono aiutare a garantire che le attività rimangano in programma."
6. Fissa obiettivi di follow-up
- Stabilisci obiettivi misurabili e realistici per il miglioramento.
- Definisci i passi o il supporto necessari per raggiungere questi obiettivi, come "Raggiungere un tasso di consegne puntuali del 95% nel prossimo trimestre con revisioni dei progressi ogni due settimane."
7. Mantieni un approccio equilibrato
- Accompagna la discussione dei divari di prestazione con il riconoscimento dei punti di forza o dei risultati raggiunti dal dipendente per mantenere la valutazione costruttiva.
- Utilizza frasi come "Anche se esiste un divario in [area specifica], i punti di forza in [altra area] mostrano il potenziale di miglioramento."
Seguendo questi passaggi, puoi affrontare i divari di prestazione con trasparenza promuovendo allo stesso tempo crescita e sviluppo.
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