Le tecniche di gestione delle prestazioni sono tattiche pratiche che puoi utilizzare per favorire lo sviluppo dei dipendenti, motivarli e aumentarne l’efficacia complessiva. In questo articolo, condividerò nove approcci collaudati basati sulla mia esperienza in diverse organizzazioni per aiutarti a migliorare la gestione delle prestazioni, in modo che i feedback risultino utili, gli obiettivi rimangano pertinenti e il tuo team tragga realmente beneficio dal processo.
14 tecniche per una gestione efficace delle prestazioni
1. Definizione trimestrale degli obiettivi
Gestire le prestazioni all’interno della tua organizzazione richiede un’attenzione particolare nella creazione di sistemi che motivino i dipendenti a raggiungere sia gli obiettivi individuali che quelli collettivi dell’azienda.
Per poter valutare le prestazioni, è fondamentale sapere cosa una persona stava cercando di ottenere!
La prestazione, alla base, è la dimostrazione di uno sforzo orientato all’obiettivo. In poche parole, se non vengono fissati obiettivi o aspettative per le consegne, sarà difficile valutare le prestazioni.
Personalmente, sono un vero appassionato di definizione degli obiettivi. Infatti, ho una metodologia di definizione degli obiettivi su tutta l’organizzazione a cui mi attengo (obiettivi a cascata).
Quando si valuta la performance di un dipendente nel raggiungere gli obiettivi, considera questi tre aspetti che potrebbero incidere:
Un periodo di tempo troppo lungo
Se gli obiettivi sono fissati su un orizzonte temporale troppo lungo, possono diventare irrilevanti. Invece, definisci gli obiettivi ogni trimestre e controlla a metà trimestre che gli obiettivi siano corretti e siano ancora coerenti con la strategia aziendale attuale.
Cerca di non fissare obiettivi individuali che durano più di un trimestre. Se sei tentato di farlo, suddividi un grande obiettivo in parti più piccole e definisci queste parti come obiettivi trimestrali.
Vale la pena ricordare che puoi anche guardare a periodi più lunghi come parte del tuo approccio di valutazione delle prestazioni rispetto ai modelli di performance management che si concentrano su periodi più brevi.
“Obiettivi” che non sono davvero obiettivi
Se gli obiettivi non sono veramente della "dimensione-obiettivo", cioè se sono solo compiti e non veri obiettivi, allora è responsabilità del manager lavorare con ogni individuo e con il team per determinare gli obiettivi.
Se un team ha attività prevalentemente transazionali, come operatori di call center o personale di supporto, considera di fissare obiettivi riguardanti la qualità, come il feedback dei clienti, l’NPS o altri indicatori chiave di prestazione (KPI) o metriche.
Esempio di obiettivo poco efficace: “Completare la formazione di onboarding”
Esempio di obiettivo decisamente migliore: “Completare l’onboarding aziendale e acquisire familiarità con i sistemi di lavoro.
Completare tutta la formazione necessaria, documentare i principali sistemi utilizzati per svolgere efficacemente questo ruolo, e pubblicare i risultati nello spazio di documentazione del team.
Una volta terminato l’onboarding, fornire almeno tre suggerimenti per migliorare in futuro l’onboarding specifico di questo ruolo.
L’obiettivo sarà misurato tramite il completamento della formazione nel LMS, la documentazione dei sistemi principali nella knowledge base del team e l’invio di tre proposte di miglioramento dell’onboarding al responsabile del team.”
Dipendenze
Le persone possono condividere obiettivi e alcuni obiettivi individuali saranno legati al completamento da parte di altri.
Se sei nella posizione di valutare il raggiungimento di un obiettivo e il tuo collaboratore ha fatto tutto il necessario e possibile per portare a termine l’obiettivo, ma non ci è riuscito a causa del mancato supporto di qualcun altro, questo dovrebbe essere identificato molto prima della scadenza.
I manager dovrebbero confrontarsi periodicamente con i collaboratori sugli obiettivi durante tutto il periodo di esecuzione, quindi se un obiettivo non verrà raggiunto a causa di una dipendenza, non dovrebbe mai essere una sorpresa alla fine del trimestre (o periodo di riferimento, preferibilmente trimestrale!).
2. Revisioni delle prestazioni semestrali o trimestrali
Sono un fermo sostenitore che le revisioni delle prestazioni siano ancora una tecnica efficace di performance management, ma la valutazione annuale non è più sufficiente.
Le revisioni trimestrali o semestrali risultano più efficaci perché si inseriscono in un sistema di feedback più frequente e tempestivo, consentendo ai dipendenti di adeguare obiettivi e comportamenti mentre sono ancora attuali.
La chiave qui è trovare il giusto equilibrio tra il tempo richiesto per svolgere le revisioni delle prestazioni e la frequenza con cui è necessario fornire un feedback formale.
La mia preferenza personale è per un periodo di revisione di 6 mesi, con una valutazione più approfondita a fine gennaio e una revisione più leggera a metà luglio.
3. Valutazioni delle prestazioni "double-blind"
La maggior parte delle valutazioni delle prestazioni include una parte di autoanalisi (almeno secondo me, dovrebbe comunque essere così).
In molti casi, il membro del team compila una riflessione personale che viene poi inviata al proprio responsabile per la revisione, e successivamente il responsabile scrive la propria valutazione del membro del team.
Personalmente, non amo questo metodo perché consente ai responsabili di non dover riflettere realmente sulle prestazioni di un dipendente, visto che quest'ultimo invia la sua autoanalisi come input per la valutazione del manager.
Preferisco invece di gran lunga le valutazioni delle prestazioni "double-blind", in cui sia il manager sia il dipendente creano autonomamente la propria valutazione, e i risultati vengono visualizzati reciprocamente a un orario/data prestabiliti, di solito poco prima della conversazione dal vivo sulle prestazioni.
Quello che è interessante qui è che questo metodo identifica chiaramente quando manager e dipendenti sono o meno allineati sulla percezione delle prestazioni, e ciascuna parte è sfidata a riflettere criticamente sulle prestazioni individuali del dipendente nel periodo di osservazione, senza essere influenzata dal feedback di auto-riflessione.
In altre parole, questo approccio può mitigare i pregiudizi e aiutare i dipendenti a sentirsi come se il proprio responsabile si interessasse davvero alle loro prestazioni e le notasse, invece di limitarsi a prendere quanto scritto dal dipendente nell'autoanalisi, aggiungere un commento o riformularlo.
4. Feedback a 360 gradi
Il feedback a 360 gradi è una tecnica di gestione delle prestazioni che consente ai dipendenti di comprendere meglio come vengono percepiti e valorizzati dagli altri membri dell'organizzazione e, a volte, anche dai clienti.
Questo viene realizzato attraverso la raccolta di feedback confidenziali e anonimi da responsabili, colleghi, collaboratori diretti e clienti.
Nel processo, di solito a ciascun individuo viene chiesto di identificare da 4 a 10 persone con cui ritiene di lavorare a stretto contatto e che sarebbero in grado di fornire una valutazione efficace sulle sue prestazioni.
Queste persone, in aggiunta al responsabile e a eventuali collaboratori diretti, vengono poi invitate a compilare un questionario di feedback a 360 gradi.
I feedback raccolti possono fornire una panoramica più completa per valutare le prestazioni dei dipendenti e identificare eventuali aree di miglioramento, specialmente quando si valutano i manager.
È vero che questo richiede uno sforzo maggiore, ma esistono software di feedback a 360 gradi che possono aiutare ad alleggerire questo aspetto.
5. Gestione continua delle prestazioni
L'ho già detto nel mio articolo su come condurre le valutazioni delle prestazioni, ma vale la pena ripeterlo: nulla in una valutazione delle prestazioni dovrebbe essere una sorpresa.
Una gestione efficace delle prestazioni è un processo continuo, e il feedback costante aiuta a favorire cambiamenti più rapidi e risultati migliori.
Uno dei miei detti preferiti riguardo al feedback è: “Non posso sistemare ciò di cui non sono a conoscenza… e vorrei saperlo subito così posso migliorare ora invece che più tardi, quando l'opportunità sarà andata persa.”
Un sistema di gestione continua delle prestazioni è ottimale per manager e leader. Questo significa non trattenere i feedback, siano essi positivi o negativi, ma trovare modi per inserire i feedback costantemente nelle conversazioni con i dipendenti.
Quando insegno agli studenti universitari come diventare buoni manager e leader, dedichiamo un'intera settimana a discutere di come il loro compito principale come manager di persone sia fornire feedback in modo continuo e coerente, sia positivo sia costruttivo.
Entriamo così tanto nel dettaglio che fissiamo obiettivi di feedback per ogni dipendente, da realizzare a cura del loro responsabile.
Ogni settimana, ogni dipendente deve ricevere almeno un riscontro, positivo o negativo. Questo riscontro, sia positivo che costruttivo, deve essere più di un semplice “ottimo lavoro” o “quella email poteva essere migliore”.
Deve essere specifico, focalizzato sul compito, correlato alle aspettative del ruolo, e supportato da ciò che puoi fare per aiutarli. Questo è particolarmente efficace per la gestione delle prestazioni nel settore retail.
Uno dei miei libri preferiti in assoluto sulla gestione delle persone è Radical Candor di Kim Scott. Impara con Kim come dare feedback davvero utili in questo articolo: 6 consigli per dare un feedback utile.
Nelle piccole organizzazioni, un feedback continuo praticato in modo costante potrebbe riuscire a sostituire le valutazioni formali delle prestazioni, ma questa modalità non è scalabile e non supporta l’organizzazione man mano che si sviluppa e che ha bisogno di rappresentare in maniera coerente le performance dei dipendenti per la pianificazione della successione, l’assegnazione di bonus meritocratici, ecc.
6. Programmi di riconoscimento dei dipendenti
I programmi di riconoscimento dei dipendenti sono una tecnica di gestione delle performance fondamentale ma spesso trascurata.
Queste iniziative intenzionali e aziendali sono pensate per apprezzare e premiare i dipendenti per i loro successi, sforzi e contributi.
L’obiettivo è promuovere la pratica costante di riconoscere individui o team per la loro performance sul lavoro.
Uno studio di Gallup e Workhuman ha rilevato che i dipendenti che si sentono apprezzati sono più coinvolti e offrono prestazioni migliori, con gli elogi della leadership di alto livello particolarmente efficaci.
I programmi di riconoscimento rafforzano anche i comportamenti desiderati, allineando i premi agli obiettivi organizzativi e incoraggiando il contributo costante dei dipendenti in modi che favoriscono il successo aziendale.
Questo allineamento, unito a un riconoscimento regolare, rafforza il morale e supporta una cultura orientata alle alte prestazioni.
Alcune idee per il riconoscimento dei dipendenti che mi vengono subito in mente:
- Riconoscimento pubblico, ad esempio menzione in una riunione, canale Slack o newsletter
- Offrire opportunità di sviluppo, aumenti di stipendio, bonus, benefit e quote/ownership
- Regali personalizzati
- Premi legati al tempo.
Consiglio: molte organizzazioni utilizzano software di riconoscimento dei dipendenti per aiutarti a lanciare e gestire questi programmi.
7. Scale di valutazione flessibili
Esistono moltissime scale di valutazione delle performance tra cui scegliere ed è necessario essere flessibili a seconda delle esigenze.
La scala che scelgo dipende da ciò che voglio valutare e da quante domande ci sono, ecc.
Ad esempio, se ci sono tantissime domande, mi piace standardizzare la scala per ridurre il rischio di affaticamento da sondaggio. È molto meno impegnativo leggere una scala standardizzata rispetto, ad esempio, a un BARS personalizzato per ogni domanda.
8. Piani di sviluppo personalizzati
Sebbene la gestione delle performance sia un’iniziativa organizzativa, con l’obiettivo di migliorare le prestazioni a livello aziendale, generalmente è più efficace quando i lavoratori vedono anche come possono trarne vantaggio personalmente.
I piani di sviluppo personale/professionale (PDP) sono piani d’azione strutturati che aiutano i dipendenti a pianificare il proprio percorso formativo, di crescita e sviluppo di carriera, in linea con il ruolo attuale e le aspirazioni future.
Sono una parte integrante del processo di gestione delle performance perché danno ai dipendenti la possibilità di prendersi carico del proprio sviluppo e spingersi oltre, con risultati in termini di maggiore coinvolgimento e retention.
Questi piani possono portare i lavoratori a prendere parte a ulteriori corsi di formazione, progetti trasversali o anche distacchi temporanei, rafforzando così la collaborazione interna.
9. Programmi di mentoring
Il mentoring è una tecnica estremamente efficace all’interno della gestione delle prestazioni che aiuta a facilitare il networking, lo sviluppo di competenze e il supporto alla carriera, aspetti che possono aumentare notevolmente la performance dei dipendenti, la soddisfazione e la retention.
Ad esempio, il 67% delle aziende ha riportato un aumento della produttività grazie al mentoring.
Tipi di programmi di mentoring includono:
- Mentoring tradizionale uno-a-uno in cui un dipendente esperto (mentore) viene affiancato a un collega meno esperto (mentee) per fornire guida e supporto individuali nello sviluppo professionale.
- Mentoring di gruppo in cui un unico mentore o un gruppo di mentori lavora con più mentee. Questo approccio può essere utile per workshop o sessioni di formazione in cui si desidera un'esperienza di apprendimento collettivo.
- Mentoring tra pari, in cui dipendenti con ruoli o livelli simili si supportano reciprocamente. È particolarmente efficace per condividere competenze o conoscenze specifiche legate al ruolo.
- Mentoring inverso, quando un dipendente più giovane o con meno esperienza fa da mentore ai colleghi senior, spesso per condividere competenze in ambiti come tecnologia, tendenze digitali o comportamenti emergenti dei mercati.
10. Usa gli strumenti appropriati
Esistono molti approcci diversi e strumenti di valutazione dei dipendenti che possono essere utilizzati per misurare le prestazioni dei dipendenti.
Al livello più base, la gestione delle prestazioni può avvenire su carta, tramite un modulo online o in un semplice database.
Questi metodi possono essere efficaci, ma non sono facilmente scalabili. Se siete un team di tre persone, probabilmente ha senso non complicare troppo un sistema di gestione delle prestazioni.
Ma, se siete un gruppo di dieci o più persone, è il momento di considerare quali strumenti di gestione delle prestazioni potrebbero aiutarvi a rendere il vostro processo di gestione delle prestazioni più coerente, equo ed efficace.
Se state appena iniziando, valutate quali strumenti possono aiutare i responsabili nella vostra organizzazione a fornire feedback precoci e frequenti, con documentazione e chiarezza per i dipendenti. Il morale dei dipendenti è fortemente influenzato dal tipo di feedback che ricevono, quindi aiutate l'organizzazione ad adottare una cultura di feedback frequente e di sviluppo professionale.
I modelli sono un ottimo modo per iniziare ad aggiungere valore ai manager che vogliono praticare una buona gestione delle prestazioni.
Hai bisogno di saperne di più sulla gestione delle prestazioni e non sai da dove iniziare? Consulta la nostra lista di corsi di performance management che ti aiuteranno a rimanere allineato alle tecniche più recenti.
11. Retribuzione basata sulle prestazioni (usata saggiamente)
La retribuzione è un tema delicato nella maggior parte delle organizzazioni e la retribuzione basata sulle prestazioni è ancora più difficile da gestire.
La retribuzione basata sulle prestazioni è una metodologia che mira a premiare i dipendenti performanti per il loro impegno, come per esempio andare oltre i requisiti del proprio ruolo.
Esistono molti modelli diversi di retribuzione legata alle prestazioni, alcuni dei quali sono più incisivi di altri. Ad esempio, i piani di incentivi individuali come le commissioni di vendita sono molto diffusi.
Anche i bonus basati sulle prestazioni aziendali e individuali sono comuni, dove la performance individuale è solitamente misurata tramite il raggiungimento degli obiettivi. Gli aumenti di merito, sebbene spesso considerati di prassi, sono anch’essi normalmente influenzati dalla performance.
L'idea alla base della retribuzione legata alle prestazioni è, ovviamente, quella di motivare i dipendenti a raggiungere risultati e dimostrare determinati comportamenti.
Tuttavia, richiede un feedback chiaro e documentato sulle prestazioni e una solida strategia di gestione delle prestazioni attuata in modo coerente in tutta l'organizzazione.
Sebbene i top performer possano godere degli incentivi offerti dalla retribuzione basata sulle prestazioni, questa metodologia spesso presenta difetti, poiché le valutazioni delle prestazioni non supportate dai dati sono intrinsecamente soggettive e potenzialmente inficiate da bias.
Considerate di nuovo quegli "influencer silenziosi" che Invitae ha individuato nel percorso di riduzione dei bias nel feedback tra pari.
Con un modello di retribuzione basato sulle prestazioni, è possibile che chi si autopromuove meglio riceva una paga maggiore a causa di una percezione gonfiata delle proprie performance, che può anche non corrispondere alla realtà.
Allo stesso tempo, chi raggiunge continuamente i risultati ma non si mette particolarmente in mostra potrebbe non essere riconosciuto allo stesso modo e non ricevere una compensazione adeguata per i reali contributi apportati all’organizzazione.
In questo modello cresce la competizione e diventa parte integrante della cultura organizzativa. Alcune organizzazioni potrebbero beneficiare di ciò, ma, col tempo, questa cultura competitiva modificherà il profilo medio dei dipendenti.
In un contesto dove l’autopromozione è fondamentale per ricevere maggiori compensi, l’autopromozione aumenta, le cattive notizie vengono minimizzate (o, peggio, ignorate o nascoste) e i valori vissuti dall’organizzazione passano dal fare le cose giuste per far crescere l’azienda al fare le cose che fanno risaltare i singoli individui nella struttura.
Una nota su creatività e innovazione negli ambienti dove la retribuzione si basa sulle prestazioni: è particolarmente difficile essere creativi, innovare e prendersi dei rischi in un contesto che celebra e incentiva la competizione ed evita il fallimento.
L'innovazione e la creatività richiedono il fallimento, il che significa che si rischia di ridurre il potenziale di innovazione e creatività se il metodo di compensazione non supporta le persone nel prendere rischi e imparare dai propri errori.
La mia opinione, ovviamente, è solo una delle molte. In alcuni casi o reparti, come quello commerciale, una struttura retributiva basata sulle prestazioni è prevista e il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti ne dipendono.
Per questo motivo, potrebbe non esistere un unico approccio valido per tutti. Prima di pensare di implementare un sistema di compensazione legato alle prestazioni, considera come desideri che la tua organizzazione agisca e interagisca, sia internamente che con i clienti.
12. Sessioni di calibrazione della performance
Le sessioni di calibrazione della performance riuniscono i manager per revisionare insieme le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti.
L'obiettivo è garantire coerenza, equità e allineamento in tutta l'organizzazione. Durante queste sessioni, i leader discutono le valutazioni dei dipendenti, confrontano esempi di prestazioni e risolvono eventuali discrepanze nell'applicazione degli standard.
Questo aiuta a minimizzare i bias, previene l'inflazione o la deflazione dei punteggi e dà ai dipendenti maggiore fiducia che il processo sia equo.
Nella mia esperienza, la calibrazione della performance può essere difficile e scomoda ma, se gestita con attenzione e ben eseguita, può diventare un processo positivo e trasformativo che porta a una gestione delle prestazioni più equa, bilanciata e obiettiva.
13. Formazione sul feedback per i manager
Anche il miglior sistema di valutazione delle performance fallirà se i manager non sono abili nel fornire feedback.
Una formazione adeguata fornisce ai manager gli strumenti per offrire feedback chiari, specifici e attuabili, oltre a costruire sicurezza nell'affrontare conversazioni difficili.
I programmi efficaci includono la sensibilizzazione ai bias, tecniche di coaching, l'uso di esempi e il bilanciamento tra rinforzo positivo e critica costruttiva.
Sessioni di aggiornamento continuo ed esercitazioni di role-playing aiutano i manager a migliorare costantemente la qualità dei propri feedback.
Dai un'occhiata alla nostra lista di corsi di performance management che aiuteranno i manager ad essere sempre aggiornati sulle tecniche più recenti.
14. Performance management basato sulle competenze
Il performance management basato sulle competenze valuta i dipendenti non solo sui risultati, ma anche sulle competenze, conoscenze e comportamenti utilizzati per raggiungerli.
Le organizzazioni definiscono un insieme di competenze chiave e specifiche per il ruolo (come comunicazione, problem solving o leadership) e valutano i dipendenti rispetto a questi parametri.
Questo approccio favorisce l'equità, sostiene lo sviluppo della carriera e allinea la crescita individuale con le esigenze di capacità organizzative.
Rende inoltre la pianificazione dello sviluppo più precisa, evidenziando punti di forza e aree di miglioramento specifiche.
Cos'è il Performance Management?
Il performance management è il processo che manager e organizzazioni possono utilizzare per valutare, migliorare e monitorare le prestazioni dei propri dipendenti e collaboratori. Comprende un ciclo continuo di definizione degli obiettivi, feedback regolare, valutazioni formali, pianificazione della crescita, mentoring e coaching.
Tecniche vs Strategie vs Metodi di Performance Management
Le strategie di performance management sono l'insieme delle modalità generali di gestione delle performance che un'organizzazione adotta ad alto livello, i metodi di performance management sono strutture e processi ampi che supportano la strategia generale, mentre le tecniche di performance management sono le tattiche specifiche utilizzate nel lavoro quotidiano.
Dalla mia esperienza, questi termini vengono spesso usati in modo intercambiabile nella pratica. Ciò che conta davvero è che i dipendenti si sentano coinvolti nelle strategie o tecniche adottate dalla tua organizzazione, più che nella distinzione tra strategia e tecnica.
Perché sono importanti le tecniche di Performance Management
Le tecniche di performance management sono importanti perché aiutano le organizzazioni a:
- Migliora le prestazioni dei dipendenti: Queste tecniche ti aiutano a stabilire aspettative chiare, fornire feedback tempestivi e aiutare i dipendenti a superare le difficoltà, il che porta a migliori prestazioni.
- Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti: Il coaching regolare, il riconoscimento e le conversazioni significative sulle prestazioni aiutano a mantenere il tuo team coinvolto e interessato al proprio lavoro e ai risultati ottenuti.
- Allinea gli obiettivi individuali con quelli aziendali: Le tecniche di gestione delle prestazioni aiutano i dipendenti a comprendere come il loro lavoro contribuisce al successo organizzativo, favorendo così il coinvolgimento.
- Sostieni lo sviluppo dei dipendenti: Queste tecniche aiutano a individuare i gap di competenze e creare opportunità di apprendimento e crescita professionale, vantaggiose sia per i dipendenti che per l’organizzazione.
- Riduci tempestivamente i problemi di rendimento: Le tecniche di gestione delle prestazioni consentono di affrontare proattivamente le criticità, senza attendere le valutazioni formali.
Come scegliere le giuste tecniche di gestione delle prestazioni
Scegliere le tecniche di gestione delle prestazioni più adatte parte dagli obiettivi aziendali, dallo stile di gestione e dai bisogni della forza lavoro. Piuttosto che adottare tutte le strategie disponibili, concentrati su quelle che rispondono alle sfide di prestazione più importanti e che si integrano naturalmente nei flussi di lavoro esistenti.
| Fattore | Cosa Considerare |
|---|---|
| Obiettivi Aziendali | Scegli tecniche che rafforzino le tue priorità, che si tratti di migliorare la produttività, sviluppare leader, aumentare il coinvolgimento o incrementare le vendite. |
| La Cultura Aziendale | Seleziona approcci che rispecchino le modalità comunicative della tua organizzazione. Ad esempio, coaching e feedback continuo si adattano a culture collaborative, mentre valutazioni strutturate possono essere più adatte in ambienti molto regolamentati. |
| Capacità dei Manager | Valuta il livello di formazione e il tempo di cui dispongono i manager. Tecniche come le riunioni periodiche uno-a-uno richiedono competenze di coaching avanzate, mentre i framework strutturati di definizione degli obiettivi sono spesso più facili da standardizzare. |
| Bisogni dei Dipendenti | Pensa a come i dipendenti preferiscono ricevere feedback e quali supporti necessitano per avere successo. Ruoli o livelli di esperienza diversi possono trarre beneficio da tecniche differenti. |
| Tecnologia e Processi | Assicurati che il tuo software HR o di gestione delle prestazioni supporti le tecniche che intendi usare, come il monitoraggio degli obiettivi, il feedback continuo, il riconoscimento o la pianificazione dello sviluppo. |
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