14 tecniche di gestione delle prestazioni da un esperto
Le tecniche di gestione delle prestazioni sono tattiche pratiche che puoi utilizzare per promuovere lo sviluppo, la motivazione e l’efficacia complessiva dei dipendenti.
In questo articolo condividerò nove approcci collaudati basati sulla mia esperienza diretta con diverse organizzazioni, per aiutarti a migliorare la gestione delle prestazioni affinché il feedback risulti utile, gli obiettivi rimangano pertinenti e il tuo team tragga effettivamente vantaggio dal processo.
14 tecniche per una gestione efficace delle prestazioni
Ecco 14 tecniche chiave che possono aiutarti a gestire meglio le prestazioni dei tuoi dipendenti.
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1. Definizione trimestrale degli obiettivi
Se gli obiettivi vengono fissati su un orizzonte temporale troppo lungo, potrebbero diventare irrilevanti. In alternativa, definisci gli obiettivi su base trimestrale e, a metà del trimestre, verifica che siano corretti e pertinenti rispetto all’attuale strategia organizzativa.
Se sei tentato di fissare obiettivi individuali che si estendono oltre un trimestre, suddividi un obiettivo più ampio in parti più piccole e stabilisci queste ultime come obiettivi trimestrali. Puoi anche considerare periodi più lunghi nell’ambito dei tuoi stili di approccio alla valutazione delle prestazioni rispetto alla gestione delle prestazioni, che si concentrano su periodi più brevi.
2. Valutazioni delle prestazioni semestrali o trimestrali
La valutazione annuale non è sufficiente. Le valutazioni delle prestazioni trimestrali o semestrali sono migliori perché si inseriscono in un sistema di feedback più frequente e tempestivo, consentendo ai dipendenti di modificare obiettivi e comportamenti quando sono ancora rilevanti.
Il punto è trovare un equilibrio tra il tempo necessario per completare le valutazioni delle prestazioni e la frequenza con cui è necessario fornire un feedback formale. La mia preferenza personale è un periodo di valutazione di 6 mesi, il che significa che una valutazione più completa viene effettuata a fine gennaio, mentre una valutazione più leggera viene svolta a metà luglio.
3. Valutazioni delle prestazioni in doppio cieco
La maggior parte delle valutazioni delle prestazioni include una parte di autovalutazione (e dovrebbe essere così, in ogni caso). In molti casi, il membro del team completa un’autoriflessione che viene poi inviata al suo responsabile per la revisione, dopodiché il responsabile redige la propria valutazione del membro del team.
Personalmente, non apprezzo questo metodo perché consente ai responsabili di non dover riflettere davvero sulle prestazioni di un dipendente, poiché quest’ultimo sottopone la propria autoriflessione alla revisione come contributo alla valutazione del responsabile.
Preferisco di gran lunga le valutazioni delle prestazioni in doppio cieco, in cui sia il responsabile sia il dipendente redigono autonomamente la propria valutazione delle prestazioni e i risultati vengono mostrati reciprocamente in una data e a un’ora stabilite, in genere poco prima della conversazione diretta sulle prestazioni.
Questo metodo evidenzia chiaramente quando responsabili e dipendenti sono allineati o disallineati nella percezione delle prestazioni e spinge entrambe le parti a riflettere davvero in modo critico. Può inoltre ridurre i pregiudizi e aiutare i dipendenti a percepire che il proprio responsabile presta attenzione alle prestazioni e se ne interessa, invece di basare semplicemente la valutazione sull’autoriflessione del dipendente.
4. Feedback a 360 gradi
Il feedback a 360 gradi è una tecnica di gestione delle prestazioni che consente ai dipendenti di comprendere meglio come vengono considerati e valutati dagli altri membri della propria organizzazione e, talvolta, anche dai clienti. Ciò avviene utilizzando feedback riservati e anonimi da parte di responsabili, colleghi, collaboratori diretti e clienti.
In questo processo, in genere viene chiesto alle persone di individuare 4-10 individui con cui ritengono di lavorare a stretto contatto e che sarebbero in grado di fornire una valutazione efficace delle loro prestazioni. Il feedback raccolto può offrire una visione complessiva migliore per valutare le prestazioni dei dipendenti e individuare eventuali aree di miglioramento, soprattutto quando si valutano i responsabili.
Richiede un impegno maggiore, ma il software per il feedback a 360 gradi può contribuire a semplificare il processo.
5. Gestione continua delle prestazioni
Nulla in una valutazione delle prestazioni dovrebbe essere una sorpresa. Una gestione efficace delle prestazioni è un processo continuo e il feedback continuo contribuisce a favorire cambiamenti di direzione più rapidi e risultati migliori.
Un sistema di gestione continua delle prestazioni è ottimale per manager e leader. Ciò significa non rimandare il feedback, positivo o negativo, ma trovare il modo di integrare continuamente il feedback nelle conversazioni con i dipendenti.
Ogni settimana, ogni dipendente ha bisogno di almeno un feedback, positivo o negativo. Questo feedback, sia positivo che costruttivo, deve essere specifico, incentrato sull'attività, correlato alle aspettative del ruolo e accompagnato da indicazioni su ciò che puoi fare per aiutarlo.
Nelle piccole organizzazioni, il feedback continuo praticato con costanza potrebbe essere in grado di sostituire le valutazioni formali delle prestazioni, ma questo approccio non è scalabile e non sosterrà l'organizzazione mentre si sviluppa e ha bisogno di rappresentare in modo coerente le prestazioni dei dipendenti per la pianificazione della successione, l'assegnazione dei bonus di merito, ecc.
6. Programmi di riconoscimento dei dipendenti
I programmi di riconoscimento dei dipendenti sono iniziative intenzionali, adottate a livello aziendale, pensate per apprezzare e ricompensare i dipendenti per i loro risultati, sforzi e contributi. L'obiettivo è promuovere la pratica costante di riconoscere il valore delle persone o dei team per le loro prestazioni sul lavoro.
Uno studio condotto da Gallup e Workhuman ha rilevato che i dipendenti che si sentono apprezzati hanno maggiori probabilità di essere coinvolti e di ottenere prestazioni migliori, e che gli elogi da parte dei dirigenti senior sono particolarmente efficaci.
I programmi di riconoscimento rafforzano inoltre i comportamenti desiderati allineando le ricompense agli obiettivi organizzativi e incoraggiando i dipendenti a contribuire costantemente in modi che favoriscano il successo dell'azienda. Questo allineamento, combinato con un riconoscimento regolare, rafforza il morale e sostiene una cultura delle alte prestazioni.
Alcune idee per riconoscere i dipendenti includono:
- Riconoscimento pubblico, ad esempio un elogio durante una riunione, su un canale Slack o in una newsletter
- Offrire opportunità di sviluppo, aumenti salariali, bonus, benefit e partecipazioni societarie
- Regali personalizzati
- Ricompense legate al tempo
7. Scale di valutazione flessibili
Esistono moltissime scale di valutazione delle prestazioni tra cui scegliere e devi essere flessibile in base alle tue esigenze.
La scala che scelgo dipende da ciò che sto cercando di valutare, dal numero di domande e così via.
Ad esempio, se ci sono moltissime domande, preferisco standardizzare la scala per ridurre al minimo la stanchezza da sondaggio. L'utilizzo di una scala standardizzata richiede molto meno tempo rispetto, ad esempio, a dover leggere una BARS personalizzata per ogni domanda.
8. Piani di sviluppo personalizzati
Sebbene la gestione delle prestazioni sia un'iniziativa organizzativa, con l'obiettivo di migliorare le prestazioni complessive dell'organizzazione, è generalmente più efficace quando i lavoratori possono vedere in che modo ne traggono beneficio anche loro.
I piani di sviluppo personale e professionale (PDP) sono piani d'azione strutturati che aiutano i dipendenti a definire il proprio percorso di apprendimento e crescita professionale e ad allinearlo al ruolo attuale e alle aspirazioni future.
Sono parte integrante del processo di gestione delle prestazioni perché consentono ai dipendenti di assumersi la responsabilità del proprio sviluppo e di impegnarsi maggiormente, con conseguenti livelli più elevati di coinvolgimento e fidelizzazione. Questi piani possono portare i lavoratori a partecipare a formazione aggiuntiva, progetti interfunzionali o persino a distacchi, contribuendo a rafforzare la collaborazione interna.
9. Programmi di tutoraggio
Il mentoring è una tecnica altamente efficace nell'ambito della gestione delle prestazioni, che contribuisce a favorire il networking, lo sviluppo delle competenze e il supporto alla carriera, elementi che possono aumentare significativamente le prestazioni dei dipendenti, la soddisfazione e la fidelizzazione.
I tipi di programmi di mentoring includono:
- Mentoring tradizionale individuale, in cui un dipendente esperto (mentor) viene affiancato a un collega meno esperto (mentee) per fornire guida e supporto individuali nello sviluppo professionale.
- Mentoring di gruppo, in cui un singolo mentor o un gruppo di mentor lavora con più mentee. Questo approccio può essere utile per workshop o sessioni di formazione in cui si desidera un'esperienza di apprendimento collettiva.
- Mentoring tra pari, in cui dipendenti con livelli o ruoli professionali simili fanno da mentor gli uni agli altri. È particolarmente efficace per condividere competenze o conoscenze specifiche legate al lavoro.
- Mentoring inverso, in cui un dipendente più giovane o meno esperto fa da mentor a membri senior del personale, spesso per condividere conoscenze in ambiti come la tecnologia, le tendenze digitali o i comportamenti emergenti del mercato.
10. Utilizzare gli strumenti appropriati
Esistono molti approcci e strumenti per la valutazione dei dipendenti diversi che possono essere utilizzati per misurare le prestazioni dei dipendenti.
Al livello più basilare, la gestione delle prestazioni può essere effettuata su carta, tramite un modulo online o in un semplice database. Questi metodi sono potenzialmente efficaci, ma non sono facilmente scalabili. Se il vostro team è composto da tre persone, probabilmente non è necessario progettare in modo eccessivamente complesso un sistema di gestione delle prestazioni.
Tuttavia, se il vostro gruppo è composto da dieci o più persone, è il momento di valutare quali strumenti di gestione delle prestazioni potrebbero rendere il vostro processo di gestione delle prestazioni più coerente, equo ed efficace. Anche i modelli sono un ottimo modo per iniziare ad aggiungere valore al lavoro dei manager che cercano di applicare una buona gestione delle prestazioni.
11. Retribuzione basata sulle prestazioni (da utilizzare con criterio)
La retribuzione basata sulle prestazioni è una metodologia che mira a premiare i dipendenti meritevoli per il loro impegno, ad esempio quando superano ampiamente i requisiti del loro ruolo.
Esistono molti tipi di modelli retributivi basati sulle prestazioni, alcuni dei quali hanno un impatto maggiore. Ad esempio, i piani di incentivazione individuale, come le provvigioni sulle vendite, sono molto comuni. Sono comuni anche i bonus basati sulle prestazioni dell'azienda e del singolo dipendente e gli aumenti retributivi per merito che, sebbene apparentemente ordinari, sono anch'essi generalmente influenzati dalle prestazioni.
L'idea è motivare i dipendenti a raggiungere risultati e dimostrare determinati comportamenti, ma ciò richiede un feedback sulle prestazioni chiaro e documentato, oltre a una strategia di gestione delle prestazioni implementata in modo coerente in tutta l'organizzazione. L'altro problema è che le valutazioni delle prestazioni non supportate da dati sono intrinsecamente soggettive e potenzialmente condizionate da pregiudizi.
In questo modello, la competizione cresce e diventa centrale nella cultura dell'organizzazione. Alcune organizzazioni potrebbero trarne beneficio, ma, nel tempo, questa cultura competitiva modificherà il profilo medio dei dipendenti all'interno dell'organizzazione.
12. Sessioni di calibrazione delle prestazioni
Le sessioni di calibrazione delle prestazioni riuniscono i manager per esaminare insieme le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti.
L'obiettivo è garantire coerenza, equità e allineamento in tutta l'organizzazione. Durante queste sessioni, i responsabili discutono le valutazioni dei dipendenti, confrontano esempi di prestazioni e risolvono le discrepanze nel modo in cui vengono applicati gli standard.
Ciò contribuisce a ridurre al minimo i pregiudizi, previene il gonfiamento o la riduzione artificiale delle valutazioni e offre ai dipendenti maggiore fiducia nell'equità del processo. Nella mia esperienza, la calibrazione delle prestazioni può essere difficile e scomoda, ma, se eseguita con attenzione e in modo efficace, può diventare un processo positivo e trasformativo, che si traduce in un processo di gestione delle prestazioni più equo, equilibrato e obiettivo.
13. Formazione dei manager sul feedback
Anche il sistema di gestione delle prestazioni meglio progettato fallirà se i manager non sono competenti nel fornire feedback.
Una formazione adeguata aiuta i manager a fornire feedback chiari, specifici e attuabili, sviluppando al contempo la loro sicurezza nell'affrontare conversazioni difficili. I programmi efficaci trattano la consapevolezza dei pregiudizi, le tecniche di coaching, l'utilizzo di esempi e il bilanciamento tra rinforzo positivo e critica costruttiva.
Gli aggiornamenti periodici e gli esercizi di simulazione aiutano i manager a migliorare continuamente il modo in cui forniscono feedback.
14. Gestione delle prestazioni basata sulle competenze
Gestione delle performance basata sulle competenze valuta i dipendenti non solo in base ai risultati, ma anche alle competenze, alle conoscenze e ai comportamenti che utilizzano per raggiungerli.
Le organizzazioni definiscono un insieme di competenze fondamentali e specifiche per il ruolo, come comunicazione, risoluzione dei problemi o leadership, e valutano i dipendenti rispetto a tali parametri.
Questo promuove l'equità, sostiene lo sviluppo professionale e allinea la crescita individuale con le esigenze di capacità organizzativa. Rende inoltre più precisa la pianificazione dello sviluppo, evidenziando punti di forza e lacune specifici.
Che cos'è la gestione delle performance?
La gestione delle performance è il processo che manager e organizzazioni possono utilizzare per valutare, migliorare e monitorare il rendimento dei propri dipendenti e collaboratori. Comprende un ciclo continuo di definizione degli obiettivi, fornitura di feedback regolari, svolgimento di valutazioni formali, pianificazione della crescita e mentoring e coaching.
Tecniche, strategie e metodi di gestione delle performance
Le strategie di gestione delle performance sono gli approcci complessivi che un'organizzazione adotta per gestire le performance a livello generale; i metodi di gestione delle performance sono quadri di riferimento e processi ampi che supportano la strategia complessiva; le tecniche di gestione delle performance sono invece le tattiche specifiche utilizzate nel lavoro quotidiano.
Nella mia esperienza, nella pratica questi termini vengono effettivamente utilizzati quasi come sinonimi. Ciò che conta di più è che i dipendenti aderiscano alle strategie o alle tecniche utilizzate dalla vostra organizzazione, piuttosto che il fatto che le considerino una strategia o una tecnica.
Perché le tecniche di gestione delle performance sono importanti
Le tecniche di gestione delle performance sono importanti perché aiutano le organizzazioni a:
- Migliorare le performance dei dipendenti: queste tecniche aiutano a stabilire aspettative chiare, fornire feedback tempestivi e aiutare i dipendenti a superare le difficoltà, portando a performance migliori.
- Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti: coaching regolare, riconoscimento e conversazioni significative sulle performance aiutano a mantenere il team coinvolto e motivato nel proprio lavoro e nei risultati che produce.
- Allineare gli obiettivi individuali con gli obiettivi aziendali: le tecniche di gestione delle performance aiutano i dipendenti a comprendere in che modo il loro lavoro contribuisce al successo dell'organizzazione, promuovendo a sua volta il coinvolgimento.
- Sostenere lo sviluppo dei dipendenti: queste tecniche aiutano a identificare le lacune nelle competenze e a creare opportunità di apprendimento e crescita professionale, con vantaggi sia per i dipendenti sia per l'organizzazione.
- Ridurre tempestivamente i problemi di performance: le tecniche di gestione delle performance consentono di affrontare le criticità in modo proattivo, invece di aspettare le valutazioni formali delle performance.
Come scegliere le tecniche di gestione delle performance più adatte
La scelta delle tecniche di gestione delle performance più adatte parte dagli obiettivi dell'organizzazione, dallo stile di gestione e dalle esigenze della forza lavoro. Invece di adottare ogni tattica disponibile o limitarsi a copiare le aziende note per le loro efficaci pratiche di gestione delle performance, concentratevi sulle tecniche che affrontano le vostre principali difficoltà in termini di performance e che si integrano naturalmente nei flussi di lavoro esistenti.
Quando mettete in pratica queste scelte, seguire le migliori pratiche di gestione delle performance consolidate può aiutarvi ad applicare le tecniche scelte in modo coerente ed efficace in tutta l'organizzazione.
| Fattore | Cosa considerare |
|---|---|
| Obiettivi aziendali | Scegliete tecniche che rafforzino le vostre priorità, che si tratti di migliorare la produttività, sviluppare i leader, aumentare il coinvolgimento o incrementare le performance di vendita. |
| Cultura aziendale | Selezionate approcci coerenti con il modo in cui la vostra organizzazione comunica. Ad esempio, il coaching e il feedback continuo sono adatti alle culture collaborative, mentre le valutazioni strutturate possono funzionare meglio in ambienti altamente regolamentati. |
| Competenze dei manager | Considerate quanto tempo e quanta formazione hanno a disposizione i manager. Tecniche come gli incontri individuali regolari richiedono solide competenze di coaching, mentre i quadri strutturati per la definizione degli obiettivi sono spesso più facili da standardizzare. |
| Esigenze dei dipendenti | Riflettete su come i dipendenti preferiscono ricevere feedback e sul tipo di supporto di cui hanno bisogno per avere successo. Ruoli o livelli di esperienza diversi possono trarre vantaggio da tecniche differenti. |
| Tecnologia e processi | Assicuratevi che il vostro software per le risorse umane o per la gestione delle performance supporti le tecniche che intendete utilizzare, come il monitoraggio degli obiettivi, il feedback continuo, il riconoscimento o la pianificazione dello sviluppo. |
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