14 Tecniche di Gestione delle Prestazioni da un Esperto
La gestione delle prestazioni è notoriamente difficile da realizzare correttamente: uno studio condotto da Gartner ha rilevato che l’82% dei responsabili delle risorse umane ritiene che la gestione delle prestazioni non sia efficace nel raggiungimento del suo obiettivo principale, e solo il 38% afferma che sia al passo con le esigenze aziendali.
Ammettiamolo: la maggior parte di noi è uscita da una valutazione delle prestazioni dubitando della sua utilità, oppure ha ricoperto ruoli privi di feedback e orientamento adeguati.
Possiamo fare di meglio!
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
In questo articolo attingerò alla mia esperienza nell’implementazione di diversi sistemi di gestione delle prestazioni in varie organizzazioni, ponendo particolare attenzione allo sviluppo e alla motivazione, per condividere nove tecniche utili a promuovere una gestione efficace delle prestazioni nella tua organizzazione.
14 tecniche per una gestione efficace delle prestazioni
1. Definizione degli obiettivi a cadenza trimestrale
Gestire le prestazioni all’interno della tua organizzazione richiede una particolare attenzione nella creazione di sistemi che motivino i dipendenti a raggiungere sia gli obiettivi individuali sia quelli collettivi dell’organizzazione.
Per valutare la prestazione, è fondamentale sapere cosa qualcuno stava cercando di ottenere!
Alla base, la prestazione è la dimostrazione di un impegno orientato agli obiettivi. In parole semplici, se non si fissano obiettivi o aspettative di risultato, sarà difficile valutare la prestazione.
Personalmente sono un vero appassionato di obiettivi. Infatti adotto un metodo per obiettivi esteso a tutta l’organizzazione (obiettivi a cascata).
Quando valuti la prestazione di un dipendente nel raggiungimento degli obiettivi, considera alcuni di questi tre aspetti che potrebbero entrare in gioco:
Orizzonte temporale troppo lungo
Se gli obiettivi hanno un orizzonte temporale troppo lungo, rischiano di diventare irrilevanti. Meglio stabilire obiettivi con cadenza trimestrale e, a metà trimestre, verificare l’andamento degli obiettivi per assicurarsi che siano corretti e in linea con la strategia organizzativa attuale.
Cerca di non impostare obiettivi individuali che si estendano oltre un trimestre. Se sei tentato di farlo, suddividi un obiettivo più grande in parti più piccole e imposta queste ultime come obiettivi trimestrali.
Vale la pena sottolineare che si possono adottare entrambe le soluzioni, analizzando periodi più lunghi nell’ambito di un approccio di valutazione delle prestazioni rispetto a stili di gestione delle prestazioni che si concentrano su archi temporali più brevi.
“Obiettivi” che in realtà non sono obiettivi
Se gli obiettivi non sono effettivamente "a misura di obiettivo", ovvero se non sono davvero obiettivi ma semplici compiti, allora spetta al responsabile lavorare con ogni individuo e team per definire gli obiettivi reali.
Se un team svolge attività transazionali, ad esempio operatori di call center o personale addetto al supporto, prendi in considerazione la possibilità di stabilire obiettivi legati alla qualità, come il feedback dei clienti, l’NPS o altri indicatori chiave di prestazione (KPI) o metriche.
Esempio di cattivo obiettivo: “Completare la formazione di onboarding”
Esempio di obiettivo decisamente migliore: “Completare l’onboarding aziendale e acquisire familiarità con i sistemi di lavoro.
Terminare tutte le sessioni di formazione richieste dall’onboarding, documentare i principali strumenti utilizzati nello svolgimento efficace di questo ruolo e pubblicare i risultati negli spazi di documentazione del team.
Una volta terminato l’onboarding, fornire almeno tre suggerimenti per migliorare il processo di onboarding futuro per questo ruolo.
L’obiettivo andrà misurato sulla base del completamento della formazione nel LMS, della documentazione dei sistemi principali nella knowledge base del team e della presentazione di tre suggerimenti di miglioramento dell’onboarding al team lead.”
Dipendenze
Le persone possono condividere obiettivi, e alcuni obiettivi individuali dipenderanno dal completamento di attività da parte di altri.
Se ti trovi nella posizione di valutare il raggiungimento di un obiettivo e il tuo dipendente ha fatto tutto ciò che era necessario e possibile per realizzarlo, ma non ci è riuscito per la performance insufficiente di qualcun altro, questa problematica avrebbe dovuto essere identificata molto prima della scadenza dell’obiettivo.
I responsabili dovrebbero discutere con i collaboratori dei loro obiettivi durante tutto il periodo di realizzazione, quindi, se un obiettivo non verrà raggiunto per via di una dipendenza, questa non dovrebbe mai essere una sorpresa al termine del periodo di valutazione degli obiettivi (preferibilmente trimestrale!).
2. Valutazioni delle prestazioni biennali o trimestrali
Sono fermamente convinto che le valutazioni delle prestazioni restino una tecnica efficace di gestione, ma il colloquio annuale da solo non è sufficiente.
Le valutazioni delle prestazioni trimestrali o biennali sono più efficaci perché si inseriscono in un sistema di feedback più frequente e tempestivo, consentendo ai dipendenti di aggiustare obiettivi e comportamenti quando hanno ancora valore.
La chiave sta nell’equilibrare il tempo necessario per svolgere le valutazioni delle prestazioni e la frequenza con cui bisogna fornire un feedback formale.
La mia preferenza personale è per un periodo di revisione di 6 mesi, il che significa che una revisione più completa avviene a fine gennaio con una revisione più leggera a metà luglio.
3. Valutazioni delle prestazioni double blind
La maggior parte delle valutazioni delle prestazioni include una parte di autoanalisi (almeno secondo me, dovrebbero).
In molti casi, il membro del team completa una riflessione personale che viene poi inviata al proprio responsabile per la revisione, e successivamente il manager redige la sua valutazione del dipendente.
Personalmente, non mi piace questo metodo perché permette ai manager di non doversi veramente impegnare a valutare le prestazioni di un dipendente, dal momento che il dipendente invia la propria riflessione personale come input alla valutazione del manager.
Al contrario, preferisco di gran lunga le valutazioni delle prestazioni double blind, in cui sia il responsabile che il dipendente creano la propria valutazione autonomamente, e i risultati vengono confrontati simultaneamente in una data e ora prestabilita, generalmente poco prima della conversazione dal vivo sulle prestazioni.
Quello che trovo interessante di questo metodo è che consente di evidenziare chiaramente quando manager e dipendenti hanno percezioni coincidenti o divergenti sulle prestazioni, e ciascuna parte è spinta a riflettere criticamente sulle reali prestazioni del singolo dipendente, senza essere influenzata dal feedback di auto-riflessione.
In altre parole, questo metodo può mitigare i pregiudizi e aiutare i dipendenti a sentirsi maggiormente considerati dal proprio responsabile, che dimostra così attenzione concreta per le loro prestazioni, invece di limitarsi a commentare ciò che è scritto nell’auto-riflessione o riformularlo.
4. Feedback a 360 gradi
Il feedback a 360 gradi è una tecnica di gestione delle prestazioni che consente ai dipendenti di comprendere meglio come sono percepiti e valutati dagli altri nell'organizzazione e talvolta anche dai clienti.
Questo viene fatto utilizzando feedback riservati e anonimi da parte di manager, colleghi, diretti riporti e clienti.
In questo processo, solitamente si chiedono agli individui di individuare da 4 a 10 persone con cui lavorano a stretto contatto e che possano offrire una valutazione efficace delle loro prestazioni.
Queste persone, oltre al responsabile e a eventuali diretti riporti del dipendente, vengono quindi invitate a completare un questionario di feedback a 360 gradi.
I feedback raccolti possono offrire una visione più completa per valutare le prestazioni dei dipendenti e identificare eventuali aree di miglioramento, in particolare quando si valutano i manager.
Tuttavia, richiede uno sforzo maggiore, anche se in questo caso il software per il feedback a 360 gradi può aiutare ad alleggerire il processo.
5. Gestione continua delle prestazioni
Lo dico anche nel mio articolo su come condurre le valutazioni delle prestazioni ma vale la pena ripeterlo: nulla in una valutazione delle prestazioni dovrebbe essere una sorpresa.
Una gestione efficace delle prestazioni è un processo continuo, e un feedback costante consente cambi di rotta più rapidi e risultati migliori.
Uno dei miei detti preferiti sul feedback è: “Non posso correggere ciò di cui non sono a conoscenza… e vorrei saperlo ora così posso sistemarlo subito invece che più tardi, quando l’opportunità sarà già passata.”
Un sistema di gestione continua delle prestazioni è ottimale per manager e leader. Questo significa non trattenere il feedback, né positivo né negativo, ma trovare sempre modi per integrare il feedback nelle conversazioni con i dipendenti, continuamente.
Quando insegno agli studenti dei corsi magistrali a diventare buoni manager e leader, dedichiamo un’intera settimana a discutere di come il compito principale di un responsabile sia fornire feedback in modo continuo e costante, sia positivo che negativo.
Approfondiamo al punto da fissare degli obiettivi di feedback per ciascun dipendente, il cui raggiungimento è affidato al manager.
Ogni settimana, ogni dipendente deve ricevere almeno un feedback, positivo o negativo. Questo feedback, che deve essere sia di rinforzo che costruttivo, deve andare oltre un semplice “Bravo!” o “Quella email poteva essere migliore.”
Deve essere specifico, focalizzato sul compito, collegato alle aspettative del ruolo e supportato da ciò che puoi fare per aiutarli. Questo è particolarmente efficace per la gestione delle prestazioni nel settore retail.
Uno dei miei libri preferiti in assoluto sulla gestione delle persone è Radical Candor di Kim Scott. Impara insieme a Kim come fornire feedback davvero utili in questo articolo: 6 consigli per dare un feedback efficace.
Nelle organizzazioni di piccole dimensioni, un feedback continuo praticato con coerenza potrebbe essere in grado di sostituire le valutazioni formali delle prestazioni, ma questo approccio non è scalabile e non sostiene l’organizzazione man mano che cresce e necessita di rappresentare le prestazioni dei dipendenti in modo coerente per la pianificazione della successione, l’assegnazione di bonus di merito, ecc.
6. Programmi di riconoscimento dei dipendenti
I programmi di riconoscimento dei dipendenti sono una tecnica fondamentale ma spesso trascurata nella gestione delle prestazioni.
Queste iniziative aziendali intenzionali e su larga scala sono progettate per apprezzare e premiare i dipendenti per i loro risultati, impegno e contributi.
L'obiettivo è promuovere la pratica costante di riconoscere individui o team per le loro performance sul lavoro.
Uno studio di Gallup e Workhuman ha rilevato che i dipendenti che si sentono apprezzati sono più propensi a essere coinvolti e a ottenere risultati migliori, con elogi da parte dei vertici aziendali che risultano particolarmente efficaci.
I programmi di riconoscimento rafforzano anche i comportamenti desiderati, allineando le ricompense agli obiettivi organizzativi e incoraggiando i dipendenti a contribuire costantemente al successo dell’azienda.
Questo allineamento, insieme al riconoscimento regolare, aumenta la motivazione e supporta una cultura orientata alle alte prestazioni .
Alcune idee per il riconoscimento dei dipendenti che mi vengono subito in mente:
- Riconoscimento pubblico, ad esempio menzione durante una riunione, canale Slack o newsletter
- Offerta di opportunità di sviluppo, aumenti, bonus, benefit e partecipazione azionaria
- Regali personalizzati
- Premi legati al tempo.
Consiglio: Molte organizzazioni utilizzano software di riconoscimento dei dipendenti per aiutarti a lanciare e gestire questi programmi.
7. Scale di valutazione flessibili
Esistono moltissime scale di valutazione delle prestazioni tra cui scegliere ed è importante essere flessibili a seconda delle proprie esigenze.
La scala che scelgo dipende da ciò che voglio valutare e da quante domande sono presenti, ecc.
Ad esempio, se ci sono molte domande, preferisco standardizzare la scala per ridurre l’affaticamento da sondaggio. Richiede molto meno tempo leggere una scala standardizzata rispetto, ad esempio, a dover leggere una BARS personalizzata per ogni domanda.
8. Piani di sviluppo personalizzati
La gestione delle prestazioni è un’iniziativa organizzativa con l'obiettivo di migliorare le performance complessive dell’organizzazione, ma in genere risulta più efficace quando i lavoratori possono vedere anche i vantaggi diretti per loro.
I piani di sviluppo personale/professionale (PDP) sono piani d'azione strutturati che aiutano i dipendenti a pianificare l'apprendimento, lo sviluppo e la crescita di carriera in linea con il proprio ruolo attuale e le aspirazioni future.
Sono una parte integrante del processo di gestione delle prestazioni poiché responsabilizzano i dipendenti verso il proprio sviluppo e li spingono a impegnarsi di più, con conseguenti livelli più elevati di coinvolgimento e fidelizzazione.
Questi piani possono portare i lavoratori a partecipare a formazione aggiuntiva, progetti trasversali o addirittura distacchi in altre aree, contribuendo a rafforzare la collaborazione interna.
9. Programmi di mentoring
Il mentoring è una tecnica molto efficace all’interno della gestione delle prestazioni, poiché favorisce il networking, lo sviluppo delle competenze e il sostegno alla carriera, con un impatto significativo nel migliorare le prestazioni dei dipendenti, la soddisfazione e la fidelizzazione.
Ad esempio, il 67% delle aziende ha registrato un aumento della produttività grazie al mentoring.
I tipi di programmi di mentoring includono:
- Mentoraggio tradizionale uno a uno in cui un dipendente esperto (mentore) viene abbinato a un collega meno esperto (mentee) per fornire guida e supporto individuale nello sviluppo professionale.
- Mentoraggio di gruppo in cui un singolo mentore o un gruppo di mentori lavora con più mentee. Questo approccio può essere vantaggioso per workshop o sessioni di formazione dove si desidera un'esperienza di apprendimento collettivo.
- Mentoraggio tra pari in cui dipendenti con posizioni o ruoli simili si fanno da mentori a vicenda. È particolarmente efficace per condividere competenze o conoscenze specifiche legate al lavoro.
- Mentoraggio inverso quando un dipendente più giovane o meno esperto fa da mentore a membri senior dello staff, spesso per condividere conoscenze in aree come tecnologia, tendenze digitali o comportamenti dei mercati emergenti.
10. Usa gli strumenti appropriati
Esistono molti approcci diversi e strumenti di valutazione dei dipendenti che possono essere utilizzati per misurare le prestazioni dei dipendenti.
Al livello più elementare, la gestione delle prestazioni può essere effettuata su carta, tramite un modulo online o in un semplice database.
Questi metodi sono potenzialmente efficaci, ma non si scalano bene. Se fai parte di un team di tre persone, probabilmente ha senso non complicare eccessivamente un sistema di gestione delle prestazioni.
Ma, se siete un gruppo di dieci o più, è il momento di considerare quali strumenti di gestione delle prestazioni potrebbero aiutare a rendere il vostro processo di gestione delle prestazioni più coerente, equo ed efficace.
Se sei all’inizio, valuta ciò che può aiutare i manager della tua organizzazione a fornire feedback tempestivi e frequenti, documentando e dando chiarezza ai dipendenti. Il morale dei dipendenti è fortemente influenzato dal tipo di feedback che ricevono, quindi aiuta la tua organizzazione ad adottare una cultura del feedback frequente e dello sviluppo professionale.
I modelli sono un ottimo modo per iniziare a dare valore ai manager che vogliono praticare una buona gestione delle prestazioni.
Hai bisogno di saperne di più sulla gestione delle prestazioni e non sai da dove iniziare? Consulta la nostra lista di corsi di gestione delle prestazioni che ti aiuteranno a essere sempre allineato con le tecniche più recenti.
11. Retribuzione basata sulle prestazioni (usata con saggezza)
La retribuzione è un tema delicato nella maggior parte delle organizzazioni e la retribuzione legata alle prestazioni è ancora più difficile da gestire.
La retribuzione legata alle prestazioni è una metodologia che punta a premiare i dipendenti meritevoli per il loro impegno, ad esempio quando vanno oltre i requisiti del loro ruolo.
Esistono molti modelli diversi di retribuzione legata alle prestazioni, alcuni dei quali più efficaci di altri. Ad esempio, i piani di incentivi individuali come le commissioni di vendita sono molto comuni.
Sono comuni anche i bonus basati sulle prestazioni aziendali e individuali, in cui le prestazioni individuali vengono tipicamente misurate in base al raggiungimento degli obiettivi. Anche gli aumenti di merito, che sembrano di routine, sono spesso legati alle prestazioni.
L’idea dietro la retribuzione basata sulle prestazioni è naturalmente quella di motivare i dipendenti a raggiungere risultati e dimostrare determinati comportamenti.
Tuttavia, è necessario un feedback sulle prestazioni chiaro e documentato e una solida strategia di gestione delle prestazioni implementata in modo coerente in tutta l’organizzazione.
Se da una parte i migliori performer possono apprezzare gli incentivi derivanti dalla retribuzione legata alle prestazioni, questa metodologia è spesso imperfetta poiché le valutazioni delle prestazioni che non si basano sui dati sono intrinsecamente soggettive e potenzialmente piene di pregiudizi.
Considera ancora una volta quegli "influencer invisibili" che Invitae ha identificato nel suo percorso di riduzione dei bias nel feedback tra pari.
Con un modello di retribuzione basata sulle prestazioni, è possibile che chi si autopromuove meglio degli altri riceva una retribuzione maggiore a causa di una percezione gonfiata delle sue prestazioni, che potrebbe non rispecchiare la realtà.
Allo stesso tempo, coloro che forniscono costantemente risultati, ma non si vantano come altri, potrebbero non essere notati allo stesso modo e non ricevere un’adeguata retribuzione per i loro reali contributi all’organizzazione.
In questo modello, la competizione si accende e diventa centrale nella cultura organizzativa. Alcune organizzazioni potrebbero trarne beneficio, ma nel tempo questa cultura competitiva cambierà il profilo medio del dipendente all’interno dell’organizzazione.
In un ambiente in cui l’autopromozione è essenziale per ricevere più soldi, l’autopromozione aumenta, le cattive notizie vengono minimizzate (o peggio, a volte ignorate o nascoste) e i valori vissuti dall’organizzazione si spostano dal fare la cosa giusta per far crescere l’azienda al fare ciò che fa apparire migliore la singola persona nell’ambito dell’azienda.
Una nota su creatività e innovazione in ambienti con retribuzione basata sulle prestazioni: è particolarmente difficile essere creativi, innovare e assumersi rischi in un ambiente che celebra e incentiva la competizione ed evita il fallimento.
L'innovazione e la creatività richiedono il fallimento, il che significa che se la metodologia di compensazione non sostiene le persone nel prendersi dei rischi e nell'imparare dai propri errori, si rischia di ridurre il potenziale innovativo e creativo.
La mia opinione, naturalmente, è solo una tra tante. In alcuni casi o dipartimenti come le vendite, una struttura retributiva basata sulle prestazioni è prevista e il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti dipendono da essa.
Per questo motivo, potrebbe non esistere un approccio unico valido per tutti. Prima di considerare l’implementazione di un sistema di retribuzione legato alle prestazioni, rifletti su come desideri che la tua organizzazione agisca e interagisca, sia all’interno che con i clienti.
12. Sessioni di calibrazione delle prestazioni
Le sessioni di calibrazione delle prestazioni riuniscono i manager per revisionare insieme le valutazioni delle performance dei dipendenti.
L'obiettivo è garantire coerenza, equità e allineamento in tutta l'organizzazione. Durante queste sessioni, i leader discutono le valutazioni dei dipendenti, confrontano esempi di performance e risolvono le discrepanze nell'applicazione degli standard.
Questo aiuta a ridurre i pregiudizi, previene gonfiature o svalutazioni delle valutazioni e offre ai dipendenti maggiore fiducia che il processo sia equo.
Nella mia esperienza, la calibrazione delle prestazioni può essere difficile e scomoda, ma, se realizzata con attenzione ed eseguita bene, può essere un processo positivo e trasformativo che porta a una gestione delle performance più equa, bilanciata e oggettiva.
13. Formazione sul feedback per manager
Anche il miglior sistema di valutazione delle prestazioni fallirà se i manager non sono capaci di fornire feedback.
Una formazione adeguata dota i manager degli strumenti necessari per offrire feedback chiari, specifici e attuabili, aumentando allo stesso tempo la loro fiducia nell'affrontare conversazioni difficili.
Programmi efficaci coprono la consapevolezza dei bias, le tecniche di coaching, l’uso di esempi e l’equilibrio tra rinforzo positivo e critica costruttiva.
Aggiornamenti continui ed esercitazioni di ruolo aiutano i manager a migliorare costantemente nella comunicazione del feedback.
Dai un'occhiata al nostro elenco di corsi sulla gestione delle performance che aiuteranno i manager a restare aggiornati sulle tecniche più recenti.
14. Gestione delle performance basata sulle competenze
La gestione delle performance basata sulle competenze valuta i dipendenti non solo in base ai risultati, ma anche alle competenze, alle conoscenze e ai comportamenti utilizzati per raggiungerli.
Le organizzazioni definiscono un set di competenze chiave e specifiche per ruolo (come comunicazione, problem solving o leadership) e valutano i dipendenti in base a questi parametri di riferimento.
Questo approccio promuove l’equità, supporta lo sviluppo di carriera e allinea la crescita individuale alle esigenze organizzative di competenze.
Rende inoltre la pianificazione dello sviluppo più precisa, facendo emergere punti di forza e carenze specifiche.
Iscriviti alla newsletter di People Managing People
Per ulteriori approfondimenti esperti sulla gestione delle performance, iscriviti alla nostra newsletter settimanale per leader HR e business. Riceverai tutti i nostri ultimi contenuti per aiutarti a crescere nella tua carriera e ad avere un impatto maggiore nella tua organizzazione.
