La Chiave del Successo è Nei Dati
Negli ultimi anni, dopo aver partecipato ad una decina di progetti di tecnologia HR, posso dire con certezza una cosa: non ho ancora incontrato una funzione HR completamente guidata dai dati al 100%.
Voglio iniziare chiarendo subito che questo post non vuole rimproverare i professionisti delle risorse umane, ma piuttosto rendere la funzione HR più preziosa e richiesta nell’organizzazione. Si tratta anche di dimostrare che i business case per la tecnologia HR sono più facili da giustificare. E quando le HR sono più valorizzate, non solo hanno un posto al tavolo, ma vengono invitate ad avere il miglior posto al tavolo.
Ma da dove si comincia? Con questi 3 semplici passi:
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Documentare tutti i processi
Inizia documentando tutti i tuoi processi in una raccolta esaustiva di dati che descriva le tecnologie utilizzate, i volumi, la velocità, le persone coinvolte (inclusi fornitori e clienti), gli input e gli output. Questo è comunemente chiamato diagramma SIPOC.
Non dovrebbe essere una sorpresa, ma se lo fosse, è proprio qui che l’HR deve partire. Non importa se non hai un business analyst, il software giusto e le competenze o un team di consulenti che ti forniscono dati di benchmarking su come operano i tuoi colleghi.
Anche se tutte le cose sopra rendono il processo più veloce e semplice, un modo elementare per cominciare è munirsi di carta da macellaio, qualche post-it e penne, e ovviamente persone HR.
Una volta che i processi aziendali sono mappati, possono facilmente essere inseriti in un diagramma di flusso MS Word o in qualsiasi software gratuito per le mappature. L'idea è semplice: una volta che business e HR sanno come vengono svolte le attività, da chi, quanto tempo richiedono, cosa entra ed esce da ogni fase, e quante volte viene ripetuto l’intero processo, sarà facile calcolare quanto segue:
- Quanto tempo richiede ogni cosa
- Quanto costano all’azienda i processi HR
- Cosa si può risparmiare utilizzando la tecnologia
Inventario delle tecnologie
Questa è probabilmente una delle tappe più semplici che le HR possano compiere già adesso, senza dover ricorrere all’assunzione di consulenti o altre risorse. Basta creare una tabella, uno schema o una mappa delle tecnologie HR attualmente in uso, quanto queste costano alla funzione HR e all’organizzazione, e quindi da chi sono gestite.
Non c’è altro modo di dirlo: se non hai questa informazione a disposizione, non perdere tempo ad andare agli incontri con consulenti o neanche con stakeholder interni come i team di tecnologia dell’informazione e comunicazione (ICT), il reparto finanziario e gli utenti finali, perché affinché gli stakeholder prendano davvero sul serio la ricerca di nuove tecnologie, questo rappresenta il requisito minimo indispensabile.
Calcolare i costi del personale
Ultimo, ma non meno importante, almeno il 75% dei costi della maggior parte delle aziende riguarda le persone. Quindi inserire queste informazioni nell’inventario dei processi insieme ai costi delle persone impiegate in ciascuna fase dovrebbe essere semplice.
Questo mostrerà all’azienda esattamente quanto costa ogni processo HR e quale sia il costo di mantenimento. Non dovrebbe essere un concetto estraneo per le HR. La difficoltà sta di solito nell’avere i processi documentati, il che riporta al punto 1 sopra!
Tutti i passaggi portano a misurare in modo chiaro le persone, i processi, e i dati sulle tecnologie che spianano la strada a decisioni guidate dai dati.
Qualcosa che può aiutare è usare un software per la rendicontazione delle spese per aiutarti a capire come viene speso ogni singolo dollaro.
Se ti preoccupano i costi aziendali, sfrutta risorse gratuite o economiche. Il software HR open source spesso offre un piano gratuito e altamente flessibile.
Conclusione
Conoscere il vero costo di gestione della tua organizzazione inizia con un inventario completo. Senza questo, rischi di trascurare dettagli che possono sembrare innocui ma che si possono rivelare dannosi per il successo della tua organizzazione. Scopri come un HRMS Analyst può occuparsi facilmente di tutte queste attività, nel nostro articolo qui.
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