36 Funzionalità Chiave Che un HRMS Deve Avere e Perché
Le funzionalità del software HRMS sono strumenti che rendono più semplice ed efficiente la gestione di paghe, benefit, assunzioni, valutazioni dei dipendenti e formazione. Con l’HRMS giusto, puoi aumentare la produttività, semplificare le attività delle risorse umane e migliorare la soddisfazione sul posto di lavoro. In questo articolo analizzerò le principali funzionalità dei software HRMS e ti mostrerò come ciascuna di esse possa aiutare la tua azienda a funzionare meglio.
Cos’è un sistema HRMS?
I sistemi di gestione delle risorse umane sono strumenti digitali utilizzati per supportare i processi HR di un’organizzazione. Questo tipo di software può includere funzionalità per il reclutamento, la gestione delle paghe, i dati dei dipendenti, la performance dei dipendenti, funzionalità di amministrazione della retribuzione e dei benefit e le presenze.
Il compito di un HRMS è quello di sfruttare la tecnologia per aumentare l’efficienza e aiutare i manager a creare team più felici e produttivi.
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Il software HRMS moderno include funzioni che garantiscono la conformità alle normative e alle regole sui processi di assunzione, facilitando il rispetto delle normative da parte dei team HR.
36 Funzionalità Essenziali di un HRMS
I migliori software e strumenti HRMS offrono molte soluzioni come funzioni HR generali, gestione del tempo e delle presenze, analisi dei dati, reclutamento, onboarding, HR sociale, formazione e sviluppo, compliance e soluzioni per la gestione paghe. Un HRMS aiuta i professionisti HR a sviluppare un sistema di gestione delle risorse umane efficiente e a migliorare l’esperienza complessiva dei dipendenti.
A. Funzionalità Generali HR
Un software HRMS ideale offre funzionalità generali per la gestione delle risorse umane come amministrazione dei benefit, compatibilità mobile e strumenti self-service per dipendenti e management.
1. Database Centralizzato
Il cuore di ogni HRMS è il suo database centralizzato, che funge da fonte unica e sicura della verità per tutti i dati relativi ai dipendenti, dove puoi archiviare, organizzare e accedere ai registri dei dipendenti, dettagli delle paghe e documentazione per la conformità. Questo aumenta l’efficienza e garantisce l’accuratezza dei dati tra le diverse funzioni HR, facilitando il processo decisionale e migliorando la produttività del team HR.
2. Amministrazione Benefit
Gestire i benefit dei dipendenti e integrarli nel calcolo delle paghe può richiedere molto tempo. Un sistema di gestione delle risorse umane permette di accedere facilmente ai moduli per l’amministrazione dei benefit che collegano a benefit come piani pensionistici, assicurazione sanitaria, congedo di maternità, malattia e ferie.
3. Compatibilità Mobile
I fornitori di soluzioni HRMS possono offrire software HR in cloud o soluzioni on-premise. Potrebbero anche avere applicazioni mobili per sistemi Android e iOS. Per massimizzare l’efficienza, il tuo software HRMS dovrebbe offrire soluzioni accessibili anche in mobilità. Uno dei vantaggi dell’HR in cloud e della compatibilità mobile (almeno dal sito web) è che permettono ai dipendenti di accedere alle informazioni ovunque si trovino.
4. Self Service (Management)
Le funzioni self-service per i manager aiutano ad accelerare i processi HR e permettono di effettuare vari task come la revisione delle candidature, l’inserimento dei dati delle valutazioni delle performance, l’approvazione delle richieste di rimborso spese e l’accesso alle informazioni dei dipendenti.
5. Self Service (Dipendente)
Le funzionalità self-service per i dipendenti permettono loro di inserire dati personali, verificare lo stato dei propri benefit e richiedere permessi. Questo può far risparmiare molto tempo al reparto HR che non dovrà più fare da tramite tra dipendenti e queste informazioni (questo è anche un importante vantaggio dei software di gestione HR). Alcuni strumenti avanzati possono anche includere chatbot HR per rispondere alle domande dei dipendenti.
B. Funzionalità di Gestione del Personale
Un software HRMS con funzioni di gestione di tempi e presenze può includere strumenti come la gestione delle assenze, la pianificazione dei turni dei dipendenti, il rilevamento di entrata/uscita, compliance, stime dei costi e integrazione con la gestione paghe.
6. Gestione delle Assenze
Il software HRMS può aiutarti a monitorare e gestire le assenze dei tuoi dipendenti. Rende facile per i manager sapere chi è presente e chi è assente e per quali motivi – che si tratti di ferie, malattia, congedo di maternità o altri permessi retribuiti.
7. Programmazione dei Dipendenti
Il software per la programmazione dei dipendenti consente di creare moduli di presenza, gestire i turni e impostare notifiche e avvisi che permettono di controllare aspetti come presenze o straordinari (ci sono anche molti altri vantaggi del software di programmazione dei dipendenti).
8. Timbratura di Ingresso & Uscita
I moduli di rilevazione delle presenze permettono ai tuoi dipendenti di tenere traccia delle proprie ore lavorate. Alcuni sistemi offrono opzioni avanzate di check-in come PIN, scanner biometrici, lettori di schede magnetiche e strumenti di riconoscimento delle impronte digitali e facciali.
9. Conformità
Qualunque sia il paese o la regione in cui operi, devi rispettare tutte le normative e le leggi relative al posto di lavoro. Le normative sul lavoro, ad esempio, limitano il numero di ore che le persone possono lavorare al giorno o alla settimana.
Il software HRMS può includere funzionalità che verificano e utilizzano i dati per scopi di reportistica e conformità. Offrono anche avvisi e notifiche automatiche quando le norme legislative non vengono rispettate.
10. Stime dei Costi
I software avanzati per le risorse umane utilizzano i dati storici HR per offrire funzionalità di stima dei tempi e dei costi per diversi progetti, consentendoti così di prevedere meglio le esigenze di risorse in futuro.
11. Integrazione delle Buste Paga
Utilizzare un software HRMS per gestire le buste paga permette di integrare i moduli di presenze e tempi con la funzionalità di payroll. In questo modo, hai dati accurati per i cicli di paga, utili per calcolare stipendi e benefit dei dipendenti, tutto in un unico sistema olistico.
C. Funzionalità di Analisi
Un grande vantaggio di un HRMS (beh, alcuni di essi) è che ti permette di raccogliere ogni tipo di dato utile sui dipendenti per aiutare a gestirli e ad agire strategicamente.
Alcune delle funzioni analitiche presenti nei software e sistemi di gestione delle risorse umane includono dashboard personalizzabili, report in tempo reale, capacità di previsione, raccolta dati automatizzata, controlli di accesso e analisi finanziaria.
12. Dashboard Personalizzabili
È importante adottare un sistema che sia personalizzabile in base alle esigenze del tuo reparto HR. Questo include tutto, dalla possibilità per gli utenti di creare schermate di dashboard personali, all’offerta di diverse opzioni di colori ed altre possibilità di personalizzazione. Questo può aiutare ad aumentare il coinvolgimento dei tuoi dipendenti con il software HRMS.
13. Reportistica in Tempo Reale
Il tuo HRMS dovrebbe offrire analisi e report personalizzati e adattabili dai dati del sistema. Le informazioni e la reportistica in tempo reale consentono di prendere decisioni tempestive che migliorano le performance sui KPI.
14. Capacità di Previsione
Il software HRMS ideale dovrebbe permetterti di esaminare i dati passati e offrire una guida per la performance futura in base ai KPI e agli obiettivi desiderati. Le soluzioni di previsione possono aiutarti a capire quante ore richiede una determinata attività o quanti membri dello staff assegnare a specifici progetti.
15. Raccolta Dati Automatizzata
Il software HRMS con pacchetti di analisi HR ti permetterà di accedere a qualsiasi informazione necessiti, quando ti serve, per aiutarti a ottenere gli insight di cui hai bisogno. Questo include l’accesso a informazioni e dati anche oltre il proprio database, integrandosi con CRM, ERP e altre fonti per realizzare report avanzati.
16. Analisi e Insight Basati su AI
Con la crescita dell’intelligenza artificiale nella tecnologia HR, molte piattaforme HRMS oggi offrono analisi guidate dall’AI per una comprensione più profonda delle performance dei dipendenti, delle tendenze di turnover e della pianificazione del personale. Questa funzione può aiutare a prevedere le future esigenze di HR, ottimizzare lo staff e identificare i dipendenti a rischio per interventi preventivi.
17. Controlli di Accesso
L’accesso a informazioni, report e dati sarà designato come privato o pubblico. Il miglior software HRMS dispone di funzioni amministrative per assegnare livelli o gradi di accesso a diverse risorse. Questo contribuisce a rafforzare la sicurezza dei dati e a vietare la condivisione di informazioni classificate con utenti non autorizzati.
18. Analisi Finanziaria
Il software HRMS ideale può includere pacchetti di analisi in grado di raccogliere e valutare diversi livelli di dati finanziari per aiutare la direzione nei processi decisionali.
D. Funzionalità di Assunzione e Onboarding
Molti sistemi HRMS includono funzionalità di assunzione e onboarding per ottimizzare il processo di reclutamento e creare un’esperienza fluida per i candidati assunti.
Ciò comprende funzionalità chiave come modelli per annunci di lavoro, un sistema di tracciamento dei candidati, moduli e report digitali, capacità di gamification, promemoria automatici e strumenti per la gestione del periodo di prova.
19. Funzionalità di Reclutamento
Centralizzando il reclutamento all’interno di un HRMS, i team possono ridurre i tempi di assunzione e migliorare la collaborazione tra reparti.
Gli strumenti di reclutamento principali che si trovano spesso in un HRMS includono un sistema di tracciamento dei candidati, la lettura automatica dei CV e le integrazioni per la pubblicazione delle offerte di lavoro sui portali più popolari. Alcuni sistemi offrono anche strumenti di valutazione dei candidati e di pianificazione dei colloqui per semplificare il processo di screening.
20. Funzioni Digitali
Le funzionalità di onboarding tecnologico nei software HRMS stanno diventando sempre più digitali, poiché sono più economiche, ecologiche e sicure. Ora esistono contratti di lavoro, moduli fiscali, richieste di benefit, permessi e altro ancora completamente digitali.
21. Capacità di Gamification
La gamification dei processi di onboarding e/o delle funzionalità di performance può creare un ambiente di lavoro più interattivo e coinvolgente per i dipendenti. Non è una caratteristica indispensabile per la maggior parte dei software HRMS, ma rappresenta sicuramente un grande vantaggio se disponibile.
22. Promemoria Automatici
I migliori software HRMS dispongono di funzioni per programmare promemoria che avvisano manager e dipendenti delle attività in sospeso o del superamento delle risorse disponibili. I promemoria possono essere configurati per arrivare nella casella di posta elettronica o sullo smartphone, così da non perdere mai nulla.
23. Funzionalità di Gestione del Periodo di Prova
L’HR accompagna i neoassunti durante il periodo di prova, e il superamento dipende dalla condotta appropriata, dalla presenza e dalle prestazioni lavorative. La funzione di onboarding del tuo software HRMS dovrebbe prevedere una funzione di definizione degli obiettivi per concordare misure e target nei primi mesi di lavoro.
E. Funzionalità di Conformità
I sistemi HRMS offrono spesso funzionalità di compliance come conformità automatica nel reclutamento, conformità automatica EEOC e conformità automatica per i benefit sanitari.
24. Conformità Automatica nel Reclutamento
Un aspetto fondamentale durante il processo di assunzione è evitare pratiche discriminatorie che espongono l’azienda a potenziali azioni legali. Annunci di lavoro, controlli delle referenze e domande di colloquio possono essere soggetti a pregiudizi basati su razza, sesso, etnia, genere, religione, stato civile, disabilità fisica o mentale e altro ancora.
Il tuo HRMS può essere d’aiuto con funzioni che assicurano comunicazioni imparziali e prive di basi per qualsiasi pregiudizio.
25. Conformità Automatica EEOC
La maggior parte delle aziende richiede ai nuovi assunti di compilare un questionario di auto-identificazione EEO per tutelarsi da pratiche discriminatorie. HRMS può includere questionari pienamente conformi e garantire che le informazioni vengano utilizzate correttamente.
26. Conformità Automatica ai Benefit Sanitari
La conformità in materia sanitaria rimane cruciale in molti paesi. Ad esempio, negli Stati Uniti, le aziende devono rispettare le leggi federali come Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), Genetic Information Nondiscrimination Act, Affordable Care Act (ACA) e Mental Health Parity Provisions, tra le altre.
Il corretto software raccoglie i dati necessari per la rendicontazione all’IRS e li mantiene aggiornati in caso di modifiche legislative.
F. Funzionalità di Apprendimento e Sviluppo dei Dipendenti
Le funzionalità per lo sviluppo dei dipendenti da ricercare nel prossimo software HRMS includono la gestione delle performance, l'amministrazione delle certificazioni, elenchi di formazione, capacità di engagement dei dipendenti, funzioni di raccolta dati di valutazione e gestione di politiche e obiettivi aziendali.
27. Gestione delle Performance
Un HRMS solido dovrebbe offrire strumenti di gestione delle performance che permettono ai team HR di monitorare le prestazioni in tempo reale, fissare obiettivi e osservare i progressi. Questi strumenti standardizzano le revisioni, forniscono feedback continui e supportano lo sviluppo dei dipendenti. Semplificando la definizione degli obiettivi e offrendo insight sulla produttività, un HRMS aiuta a creare piani di sviluppo individuali per mantenere i migliori talenti.
28. Gestione delle Certificazioni
La gestione dei corsi, la nomina alle formazioni, l'assicurazione della conformità e l'aggiornamento dei materiali possono essere molto dispendiosi in termini di tempo se non gestiti correttamente. Un software HRMS con un modulo di gestione della formazione facilita la gestione della formazione continua e dello sviluppo.
29. Elenchi di Formazione
Il sistema HRMS ideale offre un'ampia gamma di opzioni formative gestibili da un'unica interfaccia. Ciò include la mappatura delle attività rispetto ai modelli di competenza per la gestione delle performance basata sulle competenze e il collegamento dei risultati formativi allo sviluppo delle competenze desiderate.
30. Strumenti di Engagement dei Dipendenti
Gli strumenti per il coinvolgimento dei dipendenti all'interno di un HRMS possono includere sondaggi veloci, meccanismi di feedback e programmi di riconoscimento, che danno voce ai dipendenti e supportano i team HR a misurare il livello di engagement. Un HRMS focalizzato sull'engagement aiuta a costruire un ambiente di lavoro più coeso, promuove una cultura aziendale positiva e migliora la retention dei dipendenti affrontando i problemi prima che si aggravino.
31. Politiche e Obiettivi Aziendali
I fondi investiti in programmi di formazione, sviluppo e certificazione rappresentano un investimento verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Il tuo sistema HRMS dovrebbe essere in grado di analizzare le strategie di sviluppo e compararle con le politiche e gli obiettivi prefissati.
G. Soluzioni per le Paghe
La maggior parte degli HRMS dispone di soluzioni per le paghe con funzionalità come periodi di pagamento flessibili, elaborazione e rielaborazione in massa, cedolini paga online, conformità normativa globale delle paghe, adeguamenti degli stipendi e registrazione degli straordinari.
32. Periodi di Pagamento Flessibili
Dipendenti e collaboratori possono ricevere lo stipendio con diverse cadenze—settimanale, bisettimanale o mensile. Disporre di un sistema HRMS che gestisce periodi di pagamento differenti velocizza il processo e riduce errori di inserimento dati durante il versamento.
33. Elaborazione e Rielaborazione in Massa
Il tuo software HRMS dovrebbe includere funzionalità che consentono ai team HR di automatizzare molti pagamenti ai dipendenti su lunghi periodi. Gli strumenti avanzati offrono anche una funzione di “annullamento elaborazione” che permette di correggere facilmente eventuali errori nei pagamenti.
34. Cedolini Paga Online
La maggior parte dei sistemi HRMS semplifica la vita dei dipendenti assicurando che i cedolini stipendiali, recenti e passati, siano sempre disponibili per la visualizzazione o il download.
35. Conformità Normativa Globale delle Paghe
La conformità delle paghe varia da stato a stato. Quindi, se la tua azienda opera in molte sedi, la gestione e il rispetto delle normative può diventare complessa. Il giusto software HRMS automatizza le paghe in modo che rispettino le regole in vigore nel luogo in cui operi.
36. Adeguamenti di Stipendio e Funzioni Straordinari
Molti sistemi HRMS includono soluzioni per le paghe che consentono al personale HR e contabile di modificare e adeguare le retribuzioni; conteggiare riduzioni o bonus; registrare permessi non retribuiti, contributi pensionistici, indennità; e altri necessari adeguamenti.
H. Rapporto Qualità/Prezzo
Naturalmente, il tuo budget è importante nella scelta dell’HRMS ideale. Come si confronta il prezzo del sistema rispetto a capacità, funzionalità e facilità d’uso? Ti servono davvero tutte le funzionalità più avanzate?
Prendi in considerazione strumenti e software HRM il cui prezzo sia chiaro, flessibile e trasparente.
Esistono diversi tipi di HRMS?
Esistono molte liste di software HR, ma gli strumenti più popolari si concentrano sulla gestione del personale, sullo sviluppo e il coinvolgimento dei dipendenti, sull'onboarding, sulla gestione delle retribuzioni e sulla gestione della forza lavoro per supportare l’efficienza del team HR centrale di un’azienda.
Gestione del Personale
Le funzionalità per il personale includono la pianificazione della forza lavoro come la programmazione dei turni e i software di gestione del personale, il ciclo di vita del dipendente, il software di rilevazione delle presenze, la gestione delle assenze e la ricerca di candidati, sia tramite un applicant tracking system che attraverso tecnologie più avanzate di talent acquisition.
Onboarding e Offboarding
I sistemi di onboarding includono software per onboarding e offboarding. Gli strumenti di onboarding possono aiutare le nuove risorse a orientarsi tra scartoffie, creazione di login software, verifica I-9, presentazioni sociali e altre responsabilità.
Sviluppo dei Dipendenti
Lo sviluppo riguarda tutto ciò che può aiutare i tuoi dipendenti a crescere e mantenere la loro soddisfazione. Gli HRMS possono includere software per la soddisfazione dei dipendenti, software di performance management, software a 360 gradi e software per la gestione dei talenti. Questo è uno dei benefici chiave dei software di talent management.
Gestione della Retribuzione
I sistemi retributivi includono software di amministrazione, software per la gestione dei benefit e software per le paghe. Il self-service per la retribuzione è utile per i dipendenti al fine di verificare i propri benefit sanitari o i dati relativi alle ferie/PTO.
Gestione della Forza Lavoro
I sistemi di gestione della forza lavoro includono software delle risorse umane, human resource information systems (HRIS), strumenti per la registrazione dei dipendenti, software per la gestione del capitale umano e software per il monitoraggio e la registrazione dei dipendenti.
Lettura correlata: Recensioni dei migliori sistemi software core HR
Domande Frequenti sul Software HRMS
Pronto per i prossimi passi, ma non sei sicuro di cosa fare ora? Queste risposte alle domande più comuni potrebbero aiutarti.
Qual è la differenza tra HRMS, HRIS e HCM?
Un HRMS (Human Resource Management System) e un HRIS (Human Resource Information System) sono simili, ma un HRMS include generalmente una gamma più ampia di funzionalità. Un HRIS si concentra sulle funzioni HR di base come la gestione dei dati dei dipendenti, le buste paga e l’amministrazione dei benefit. Un HRMS amplia queste funzioni includendo anche strumenti di gestione delle prestazioni, monitoraggio di presenze e orari, e strumenti per il coinvolgimento dei dipendenti.
D’altra parte, HCM (Human Capital Management) adotta un approccio più strategico alla gestione delle risorse umane, concentrandosi non solo sulla gestione dei dati dei dipendenti e delle attività amministrative, ma anche sull’ottimizzazione complessiva della forza lavoro. I sistemi HCM solitamente includono la gestione dei talenti, la formazione e lo sviluppo, e la pianificazione della successione, rendendoli più completi per le organizzazioni che intendono allineare le funzioni HR agli obiettivi aziendali.
In breve:
- HRIS si concentra sui dati HR di base e sulle attività amministrative.
- HRMS offre funzionalità più ampie, inclusi coinvolgimento dei dipendenti e gestione delle prestazioni.
- HCM integra le funzioni HR con la gestione strategica e lo sviluppo della forza lavoro.
Per approfondire, leggi il nostro confronto tra sistemi HRIS, HRMS e HCM.
Come scelgo l’HRMS giusto per la mia azienda?
La scelta dell’HRMS giusto dipende dalle dimensioni, dalle esigenze e dal budget della tua azienda. I fattori chiave da considerare includono la facilità d’uso, la scalabilità, l’integrazione con i software esistenti e se la piattaforma supporta le caratteristiche specifiche di cui la tua organizzazione necessita, come la gestione delle prestazioni o il monitoraggio della conformità.
Se il budget è limitato o il team è piccolo, valuta un sistema HRMS pensato per le piccole imprese, che potrebbe essere più adatto e conveniente per le tue necessità.
Quanto costa implementare un HRMS?
Il costo di un HRMS può variare in base alle funzionalità della piattaforma, alle dimensioni aziendali e al livello di personalizzazione richiesto. Molti fornitori di HRMS offrono piani di prezzo a livelli, così puoi scegliere la soluzione che meglio si adatta al tuo budget. È inoltre importante considerare i costi a lungo termine, come aggiornamenti, supporto e funzioni aggiuntive.
