36 funzionalità chiave degli HRMS da cercare e perché
Le funzionalità del software HRMS sono strumenti che rendono più semplice ed efficiente la gestione delle paghe, dei benefit, delle assunzioni, delle valutazioni dei dipendenti e della formazione. Con l'HRMS giusto, puoi aumentare la produttività, semplificare le attività delle risorse umane e migliorare la soddisfazione sul posto di lavoro. In questo articolo analizzerò le principali funzionalità del software HRMS e ti mostrerò come ciascuna di esse può aiutare la tua azienda a lavorare in modo più fluido.
Che cos'è un sistema HRMS?
I sistemi di gestione delle risorse umane sono strumenti digitali utilizzati per supportare i processi HR di un'organizzazione. Questo tipo di software può includere funzionalità per il reclutamento, la gestione delle paghe, i dati dei dipendenti, le prestazioni dei dipendenti, funzionalità per la gestione di compensi e benefit e i fogli presenze.
Il compito di un HRMS è sfruttare la tecnologia per aumentare l'efficienza e aiutare i manager a creare team più soddisfatti e produttivi.
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I moderni software HRMS includono funzionalità che garantiscono la conformità alle regole e alle normative sul reclutamento, rendendo più semplice per i team HR operare nel rispetto delle norme.
36 importanti funzionalità degli HRMS
I migliori software e strumenti HRMS offrono numerose soluzioni, come funzioni HR generali, gestione di orari e presenze, analisi, reclutamento, inserimento dei dipendenti, HR sociale, apprendimento e sviluppo, conformità e soluzioni per la gestione delle paghe. Una soluzione HRMS aiuta i professionisti HR a sviluppare un sistema efficiente di gestione delle risorse umane e a migliorare l'esperienza complessiva dei dipendenti.
A. Funzionalità HR generali
Il software HRMS ideale offre funzionalità generali per le risorse umane, come la gestione dei benefit, la compatibilità con i dispositivi mobili e strumenti di gestione autonoma per dipendenti e management.
1. Database centralizzato
Al centro di ogni HRMS si trova il suo database centralizzato, che funge da fonte unica e sicura di verità per tutti i dati relativi ai dipendenti e in cui puoi archiviare, organizzare e consultare le informazioni dei dipendenti, i dettagli delle paghe e la documentazione relativa alla conformità. Questo aumenta l'efficienza e garantisce l'accuratezza dei dati tra le diverse funzioni HR, facilitando il processo decisionale e migliorando la produttività del tuo team HR.
2. Amministrazione dei benefit
Gestire i benefit dei dipendenti e includerli nei calcoli delle paghe può richiedere molto tempo. Un sistema di gestione delle risorse umane consente di accedere facilmente ai moduli per l'amministrazione dei benefit, collegandoti a benefit come piani pensionistici, assicurazione sanitaria, congedo di maternità, congedo per malattia e ferie.
3. Compatibilità con i dispositivi mobili
I fornitori di soluzioni HRMS possono offrire software HR basato sul cloud o soluzioni installate localmente. Possono anche disporre di applicazioni mobili per i sistemi operativi Android e iOS. Per massimizzare l'efficienza, il tuo software HRMS dovrebbe offrire soluzioni accessibili anche in mobilità. Uno dei vantaggi del software HR basato sul cloud e della compatibilità con i dispositivi mobili (almeno dal sito web) è che consentono ai tuoi dipendenti di accedere alle informazioni ovunque si trovino.
4. Gestione autonoma
Le funzioni di gestione autonoma per i manager aiutano ad accelerare i processi HR e consentono di svolgere diverse attività, come esaminare le candidature, inserire i dati delle valutazioni delle prestazioni, approvare le richieste di rimborso spese e accedere alle informazioni sui dipendenti.
5. Gestione autonoma per i dipendenti
Le funzioni di gestione autonoma per i dipendenti consentono loro di inserire i dati personali, verificare lo stato dei propri benefit e richiedere permessi. Questo può far risparmiare moltissimo tempo al tuo reparto HR, che non deve più fungere da intermediario tra il personale e queste informazioni (si tratta anche di un vantaggio fondamentale del software per la gestione delle risorse umane). Alcuni strumenti avanzati potrebbero persino disporre di chatbot HR per rispondere alle domande.
B. Funzionalità per la gestione della forza lavoro
Il software HRMS con funzionalità per la gestione di orari e presenze può includere funzioni come la gestione delle assenze, la pianificazione dei turni dei dipendenti, la registrazione dell'entrata e dell'uscita, la conformità, le stime dei costi e l'integrazione con le paghe.
6. Gestione delle assenze
Il software HRMS può aiutarti a monitorare e gestire le assenze dei tuoi dipendenti. Permette ai manager di sapere facilmente chi è presente e chi è assente e per quali motivi: ferie, congedo per malattia, congedo di maternità o altri permessi retribuiti.
7. Pianificazione dei dipendenti
Il software per la pianificazione dei dipendenti ti consente di creare moduli per le presenze, gestire i turni e impostare notifiche e avvisi che permettono di controllare aspetti come le presenze o gli straordinari (esistono anche molti altri vantaggi del software per la pianificazione dei dipendenti).
8. Registrazione delle entrate e delle uscite
I moduli per la rilevazione delle ore e delle presenze consentono ai dipendenti di tenere traccia delle proprie ore lavorate. Alcuni sistemi offrono opzioni avanzate per la registrazione delle entrate, come PIN, scanner biometrici, lettori di carte magnetiche e strumenti di riconoscimento delle impronte digitali e facciale.
9. Conformità normativa
Indipendentemente dal Paese o dalla regione in cui operi, devi rispettare tutte le normative e le leggi relative al luogo di lavoro. Le norme sul lavoro, ad esempio, limitano il numero di ore che le persone possono lavorare al giorno o alla settimana.
Il software HRMS può includere funzionalità che controllano e utilizzano i dati per finalità di rendicontazione e conformità normativa. Inoltre, fornisce avvisi e notifiche automatici quando le norme legislative non vengono rispettate.
10. Stime dei costi
Il software avanzato per le risorse umane utilizza i dati storici delle risorse umane per offrire funzionalità di stima dei tempi e dei costi per diversi progetti, consentendoti di prevedere meglio i requisiti di risorse futuri.
11. Integrazione delle buste paga
L'utilizzo del software HRMS per gestire le buste paga consente di integrare i moduli delle presenze e delle ore lavorate con le funzionalità di gestione delle buste paga. In questo modo, ottieni dati accurati sul ciclo delle buste paga che puoi utilizzare per calcolare gli stipendi e i benefici dei dipendenti, tutto all'interno di un unico sistema completo.
C. Funzionalità di analisi
Un importante vantaggio di un HRMS (be', almeno di alcuni) è che consente di raccogliere ogni tipo di dato utile sui dipendenti per aiutarti a gestirli e a prendere decisioni strategiche.
Alcune funzioni analitiche presenti nei software e nei sistemi di gestione delle risorse umane includono pannelli di controllo personalizzabili, rendicontazione in tempo reale, funzionalità di previsione, raccolta automatizzata dei dati, controlli degli accessi e analisi finanziarie.
12. Pannelli di controllo personalizzabili
È importante adottare un sistema personalizzabile, in grado di adattarsi alle esigenze del tuo dipartimento delle risorse umane. Questo include tutto, dalla possibilità per gli utenti di creare visualizzazioni personali del pannello di controllo all'offerta di diverse opzioni cromatiche e di altre possibilità di personalizzazione. Ciò può contribuire ad aumentare il coinvolgimento dei dipendenti con il software HRMS.
13. Rendicontazione in tempo reale
Il tuo HRMS dovrebbe offrire analisi e rapporti personalizzati e configurabili basati sui dati del tuo sistema. Le informazioni e i rapporti in tempo reale ti consentono di prendere decisioni tempestive che migliorano le prestazioni rispetto ai KPI.
14. Funzionalità di previsione
Il software HRMS ideale dovrebbe consentirti di esaminare i dati passati e offrire una guida sulle prestazioni future in base ai KPI e agli obiettivi desiderati. Le soluzioni di previsione possono aiutarti a determinare quante ore saranno necessarie per un'attività o quanti membri del personale dovranno essere assegnati a determinati progetti.
15. Raccolta automatizzata dei dati
Il software HRMS con pacchetti di analisi delle risorse umane ti consentirà di accedere a qualsiasi informazione di cui hai bisogno, quando ti serve, per aiutarti a ottenere le informazioni utili necessarie. Ciò include l'accesso a informazioni e dati oltre il proprio database, con l'integrazione con CRM, ERP e altre fonti per produrre rapporti sofisticati.
16. Analisi e informazioni utili basate sull'IA
Con il ruolo sempre più importante dell'intelligenza artificiale nelle tecnologie HR, le organizzazioni possono utilizzare il software HRMS basato sull'IA per ottenere informazioni più approfondite sulle prestazioni dei dipendenti, sulle tendenze della rotazione del personale e sulla pianificazione della forza lavoro. Ciò può aiutare a prevedere le future esigenze delle risorse umane, ottimizzare l'organico e individuare tempestivamente i dipendenti a rischio.
17. Controlli degli accessi
L'accesso alle informazioni, ai report e ai dati sarà designato come privato o pubblico. I migliori software HRMS dispongono di funzioni amministrative per assegnare livelli o gradi di accesso a diverse risorse. Ciò contribuisce a migliorare la sicurezza dei dati e a impedire la condivisione di informazioni riservate con utenti non autorizzati.
18. Analisi finanziaria
Il software HRMS ideale può includere pacchetti di analisi in grado di raccogliere e valutare diversi livelli di dati finanziari per supportare la direzione nei processi decisionali.
D. Funzioni di assunzione e inserimento
Molti sistemi HRMS includono funzioni di assunzione e inserimento per semplificare il processo di reclutamento e creare un'esperienza fluida per i candidati assunti.
Ciò include funzioni fondamentali come modelli per gli annunci di lavoro, un sistema di monitoraggio dei candidati, moduli e report digitali, funzionalità di ludicizzazione, promemoria automatici e strumenti per la gestione del periodo di prova.
19. Funzioni di reclutamento
Centralizzando il reclutamento all'interno di un HRMS, i team possono ridurre i tempi di assunzione e migliorare la collaborazione tra i reparti.
Tra gli strumenti di reclutamento fondamentali spesso presenti in un HRMS figurano un sistema di monitoraggio dei candidati, l'analisi automatica dei curriculum e le integrazioni per la pubblicazione di annunci sui portali di lavoro più diffusi. Alcuni sistemi offrono anche strumenti per la valutazione dei candidati e la programmazione dei colloqui, così da semplificare il processo di selezione.
20. Funzioni senza supporto cartaceo
Le funzioni di inserimento basate sulla tecnologia nei software HRMS stanno diventando sempre più prive di supporto cartaceo, poiché sono più convenienti, ecologiche e sicure. Oggi esistono contratti di lavoro, moduli fiscali, richieste per i benefici, richieste di permesso e molto altro in formato digitale.
21. Funzionalità di ludicizzazione
Trasformare in un gioco le funzioni di inserimento e/o di gestione delle prestazioni può creare un ambiente di lavoro più interattivo e coinvolgente per il personale. Non è una funzione indispensabile per la maggior parte dei software HRMS, ma è sicuramente un grande vantaggio quando è disponibile.
22. Promemoria automatici
I migliori software HRMS includono funzioni per programmare promemoria che informano i responsabili e i dipendenti sulle attività in sospeso o sul superamento dei limiti di utilizzo delle risorse. I promemoria possono essere configurati per arrivare nella casella di posta elettronica o sullo smartphone, così da non perdere mai nulla.
23. Funzioni di gestione del periodo di prova
Le risorse umane accompagnano i nuovi assunti durante un periodo di prova, il cui superamento dipende da comportamento, presenza e rendimento professionale adeguati. La funzione di inserimento del software HRMS dovrebbe disporre di una funzione per la definizione degli obiettivi, che consenta di concordare criteri e traguardi per i primi mesi di lavoro.
E. Funzioni di conformità
I sistemi HRMS vantano spesso funzioni di conformità come la conformità automatizzata alle norme sul reclutamento, la conformità automatizzata alle norme EEOC e la conformità automatizzata alle normative sui benefici sanitari.
24. Conformità automatizzata alle norme sul reclutamento
Una considerazione fondamentale durante il processo di assunzione è evitare pratiche discriminatorie che espongano l'azienda a possibili denunce. Gli annunci di lavoro, i controlli delle referenze e le domande dei colloqui possono essere influenzati da pregiudizi basati su razza, sesso, etnia, genere, religione, stato civile e disabilità fisiche & mentali, tra gli altri fattori.
Il tuo HRMS può aiutare grazie a funzioni che garantiscono che tutte le comunicazioni siano corrette e non offrano alcun motivo per discriminazioni.
25. Conformità automatizzata alle norme EEOC
La maggior parte delle aziende richiede ai nuovi dipendenti di firmare un questionario EEO di autoidentificazione per tutelarsi dalle pratiche discriminatorie. L'HRMS può includere questionari pienamente conformi e garantire che le informazioni vengano utilizzate in modo appropriato.
26. Conformità automatizzata alle normative sui benefici sanitari
La conformità alle normative in materia di salute rimane fondamentale in molti Paesi. Ad esempio, negli Stati Uniti, le aziende devono rispettare leggi federali come la legge sulla portabilità e responsabilità dell'assicurazione sanitaria (HIPAA), la legge sulla non discriminazione basata sulle informazioni genetiche, la legge sull'assistenza sanitaria accessibile (ACA) e le disposizioni sulla parità nell'assistenza sanitaria mentale, tra le altre.
Il software giusto raccoglie i dati necessari per la reportistica all'IRS e li mantiene aggiornati in caso di modifiche legislative.
F. Funzionalità di apprendimento e sviluppo dei dipendenti
Le funzionalità per lo sviluppo dei dipendenti da cercare nel tuo prossimo software HRMS includono la gestione delle prestazioni, l'amministrazione delle certificazioni, i cataloghi dei corsi di formazione, le funzionalità per il coinvolgimento dei dipendenti, le funzioni per i dati di valutazione e le politiche e gli obiettivi aziendali.
27. Gestione delle prestazioni
Un HRMS completo dovrebbe offrire strumenti per la gestione delle prestazioni che consentano ai team delle risorse umane di monitorare le prestazioni in tempo reale, fissare obiettivi e controllare i progressi. Questi strumenti standardizzano le valutazioni, forniscono feedback continui e supportano lo sviluppo dei dipendenti. Semplificando la definizione degli obiettivi e offrendo informazioni sulla produttività, un HRMS aiuta a creare piani di sviluppo personalizzati per trattenere i migliori talenti.
28. Amministrazione delle certificazioni
La gestione dei corsi, le candidature alla formazione, la garanzia della conformità e l'aggiornamento dei materiali possono richiedere molto tempo se non vengono gestiti correttamente. Il software HRMS con un modulo per la gestione dell'apprendimento riduce il carico della formazione e dello sviluppo continui.
29. Cataloghi della formazione
Il sistema HRMS ideale offre una gamma completa di opzioni di apprendimento gestibili da un'unica interfaccia. Ciò include la mappatura delle attività rispetto ai framework di competenze per la gestione delle prestazioni basata sulle competenze e il collegamento dei risultati dell'apprendimento allo sviluppo delle competenze desiderate.
30. Funzionalità per il coinvolgimento dei dipendenti
Gli strumenti per il coinvolgimento dei dipendenti all'interno di un HRMS possono includere sondaggi periodici, meccanismi di feedback e programmi di riconoscimento che danno voce ai dipendenti e aiutano i team delle risorse umane a misurare i livelli di coinvolgimento. Un HRMS incentrato sul coinvolgimento contribuisce a creare una forza lavoro più connessa, promuove una cultura aziendale positiva e migliora la fidelizzazione dei dipendenti affrontando le problematiche prima che si aggravino.
31. Politiche e obiettivi aziendali
Il denaro speso per i programmi di formazione, lo sviluppo e le certificazioni è un investimento finalizzato al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Il tuo sistema HRMS dovrebbe essere in grado di analizzare le tue strategie di sviluppo e confrontarle con le politiche e gli obiettivi prestabiliti.
G. Soluzioni per le buste paga
La maggior parte degli HRMS dispone di soluzioni per le buste paga con funzionalità come periodi di paga flessibili, elaborazione e rielaborazione in blocco, cedolini online, conformità globale delle buste paga, adeguamenti della retribuzione e registrazione degli straordinari.
32. Periodi di paga flessibili
I dipendenti e i collaboratori possono ricevere lo stipendio con cadenza diversa: settimanale, bisettimanale o mensile. Disporre di un sistema HRMS con funzionalità per le buste paga che supporti periodi di pagamento diversi accelera l'elaborazione delle buste paga e riduce gli errori di inserimento dei dati durante il pagamento.
33. Elaborazione e rielaborazione in blocco
Il tuo software HRMS dovrebbe offrire funzionalità che consentano ai team delle risorse umane di automatizzare numerosi pagamenti ai dipendenti per un periodo di tempo prolungato. Gli strumenti avanzati includono una funzione di “annullamento dell'elaborazione” che consente di annullare e correggere gli errori nei pagamenti.
Cedolini online
La maggior parte dei sistemi HRMS semplifica la vita dei dipendenti garantendo che i cedolini recenti e passati siano disponibili per la visualizzazione o il download in qualsiasi momento.
35. Conformità globale delle buste paga
La conformità delle buste paga varia da uno Stato all'altro. Pertanto, se la tua azienda opera in più sedi, il rispetto e la gestione della conformità possono diventare complicati. Il software HRMS giusto automatizza le tue buste paga in conformità alle normative che regolano la tua area geografica.
36. Adeguamenti della retribuzione e funzioni per gli straordinari
Molti sistemi HRMS integrano soluzioni per le buste paga che consentono al personale delle risorse umane e della contabilità di modificare e adeguare la retribuzione dei dipendenti; tenere conto di riduzioni o bonus; registrare congedi non retribuiti, contributi pensionistici, indennità e altri adeguamenti richiesti.
H. Rapporto qualità-prezzo
Naturalmente, il tuo budget è importante quando scegli l'HRMS ideale. Come si rapporta il prezzo del sistema alle sue funzionalità, caratteristiche e facilità d'uso? Hai davvero bisogno di tutti gli extra?
Considera strumenti e software per la gestione delle risorse umane con prezzi chiari, flessibili e trasparenti.
Esistono diversi tipi di sistemi HRMS?
Esistono molti elenchi di software per le risorse umane, ma gli strumenti più popolari si concentrano sulla gestione del personale, sullo sviluppo e sul coinvolgimento dei dipendenti, sull'inserimento dei nuovi assunti, sulle retribuzioni e sulla gestione della forza lavoro, per favorire l'efficienza del team HR principale di un'azienda.
Gestione del personale
Le funzionalità per la gestione del personale includono funzioni di pianificazione della forza lavoro, come la programmazione dei turni e il software per la gestione dei dipendenti, la gestione del ciclo di vita dei dipendenti, il software per il monitoraggio delle ore lavorate, la gestione delle assenze e la ricerca di candidati, tramite un sistema di monitoraggio dei candidati o tecnologie più avanzate per l'acquisizione dei talenti.
Inserimento e uscita dei dipendenti
I sistemi di inserimento includono software per l'inserimento e l'uscita dei dipendenti. Gli strumenti per l'inserimento possono aiutare a guidare i nuovi assunti nella compilazione della documentazione richiesta, nella creazione degli accessi al software, nella verifica I-9, nelle presentazioni ai colleghi e in altre responsabilità.
Sviluppo dei dipendenti
Lo sviluppo riguarda soprattutto la crescita dei dipendenti e il mantenimento della loro soddisfazione. Un sistema HRMS può includere software per la soddisfazione dei dipendenti, software per la gestione delle prestazioni, software per la valutazione a 360 gradi e software per la gestione dei talenti. Questo è uno dei principali vantaggi del software per la gestione dei talenti.
Gestione delle retribuzioni
I sistemi per la gestione delle retribuzioni includono software amministrativi, software per la gestione dei benefit e software per l'elaborazione delle buste paga. Il self-service per le retribuzioni è utile affinché i dipendenti possano controllare i propri benefit sanitari o i dati relativi alle ferie.
Gestione della forza lavoro
I sistemi per la gestione della forza lavoro includono software per le risorse umane, sistemi informativi per le risorse umane (HRIS), strumenti per la gestione dei dati dei dipendenti, software per la gestione del capitale umano e software per la registrazione e il monitoraggio dei dipendenti.
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Domande frequenti sul software HRMS
Pronto per i prossimi passi, ma non sai bene da dove partire? Queste risposte alle domande più comuni potrebbero aiutarti.
Qual è la differenza tra un HRMS, un HRIS o un HCM?
Un HRMS (sistema di gestione delle risorse umane) e un HRIS (sistema informativo delle risorse umane) sono simili, ma un HRMS include in genere una gamma più ampia di funzionalità. Un HRIS si concentra sulle funzioni HR fondamentali, come la gestione dei dati dei dipendenti, le buste paga e l’amministrazione dei benefit. Un HRMS amplia queste funzioni incorporando funzionalità aggiuntive come la gestione delle prestazioni, il monitoraggio delle presenze e dell’orario di lavoro e gli strumenti per il coinvolgimento dei dipendenti.
D’altra parte, i sistemi HCM (gestione del capitale umano) adottano un approccio più strategico alle risorse umane, concentrandosi non solo sulla gestione dei dati dei dipendenti e delle attività amministrative, ma anche sull’ottimizzazione della forza lavoro nel suo complesso. I sistemi HCM includono solitamente la gestione dei talenti, la formazione e lo sviluppo e la pianificazione della successione, risultando più completi per le organizzazioni che desiderano allineare le funzioni HR agli obiettivi aziendali.
In sintesi:
- HRIS si concentra sui dati HR fondamentali e sulle attività amministrative.
- HRMS offre funzionalità più ampie, tra cui il coinvolgimento dei dipendenti e la gestione delle prestazioni.
- HCM integra le funzioni HR con la gestione e lo sviluppo strategico della forza lavoro.
Per un approfondimento, leggi il nostro confronto tra i sistemi HRIS, HRMS e HCM.
Come scelgo l'HRMS giusto per la mia azienda?
La scelta dell’HRMS giusto dipende dalle dimensioni, dalle esigenze e dal budget della tua azienda. Tra i fattori principali da considerare ci sono la facilità d’uso, la scalabilità, l’integrazione con i software esistenti e la disponibilità delle funzionalità specifiche di cui la tua organizzazione ha bisogno, come la gestione delle prestazioni o il monitoraggio della conformità.
Se il budget è limitato o il tuo team è piccolo, valuta un sistema HRMS progettato per le piccole imprese, che potrebbe adattarsi meglio alle tue esigenze e risultare più conveniente.
Quanto costa implementare un HRMS?
Il costo di un HRMS può variare in base alle funzionalità della piattaforma, alle dimensioni dell’azienda e al livello di personalizzazione richiesto. Molti fornitori di HRMS offrono piani tariffari a livelli, così puoi scegliere quello più adatto al tuo budget. È inoltre importante considerare i costi a lungo termine, come aggiornamenti, assistenza e funzionalità aggiuntive.
