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Operazioni Risorse Umane

Esternalizzazione delle Risorse Umane: Vantaggi, Strategie e Considerazioni

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Karen Weeks
Karen Weeks Global Chief People Officer

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Esternalizzare le funzioni HR può far risparmiare alla tua organizzazione tempo, denaro e risorse, ampliando al contempo le sue capacità.

L’esternalizzazione delle risorse umane è molto diffusa tra le aziende, soprattutto tra quelle più piccole, e per una buona ragione.

Poiché la gestione delle funzioni delle risorse umane sta diventando sempre più complessa e impegnativa in termini di tempo—soprattutto se la forza lavoro cresce a livello internazionale—conviene rivolgersi a professionisti in grado di offrire competenze e flessibilità che internamente non si possiedono.

Usa questa guida per comprendere i vantaggi e quali servizi di esternalizzazione HR sono disponibili.

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Che cos’è l’esternalizzazione delle risorse umane?

L’esternalizzazione delle risorse umane è il processo mediante il quale si stipula un contratto con una terza parte, di solito un professionista qualificato o un’azienda specializzata, per svolgere alcune o tutte le funzioni HR della tua azienda.

Molte aziende si affidano a società RPO per integrare le loro funzioni HR esternalizzate, in particolare per la gestione delle attività di reclutamento. Spesso rappresenta il perfetto compromesso tra non avere un reparto HR e avere un team HR interno.

Tipi di esternalizzazione HR

Le organizzazioni possono scegliere di esternalizzare solo alcune oppure tutte le loro funzioni HR:

Società di co-datori di lavoro (PEO)

Una PEO collabora con un’azienda per fornire servizi HR completi, come gestione paghe, amministrazione dei benefit, conformità e gestione dei dipendenti. 

La PEO agisce come co-datore di lavoro, il che significa che sia l’azienda sia la PEO condividono determinate responsabilità legali nei confronti dei dipendenti.

Per ulteriori informazioni, consulta la nostra selezione delle migliori PEO.

Datore di lavoro ufficiale (EOR)

Un EOR è un’organizzazione terza che si assume la piena responsabilità legale per i dipendenti, compresi stipendi, tassazione e rispetto delle normative sul lavoro.

A differenza di una PEO, un EOR diventa il datore di lavoro ufficiale dal punto di vista legale e viene spesso utilizzato per l’assunzione nei mercati esteri.

Per ulteriori informazioni, consulta la nostra selezione dei migliori EOR.

Agenzie interinali

Focalizzate su lavoratori temporanei o a contratto, i fornitori di staff augmentation gestiscono il reclutamento, l’onboarding e il salario per posizioni di breve durata. Possono essere utilizzati per coprire velocemente le esigenze senza dover assumere personale permanente.

Agenzie di reclutamento

Specializzate nella ricerca e selezione di talenti, queste agenzie di recruiting curano il processo di assunzione per posizioni permanenti, inclusa la ricerca di candidati, la conduzione di colloqui e, a volte, la gestione di alcune parti del processo di onboarding.

Esistono diversi modi per esternalizzare il reclutamento, come le agenzie di personale a contingente, i collaboratori che lavorano a commissione in base alle assunzioni effettuate, oppure collaboratori che lavorano con un compenso fisso a seconda dei ruoli aperti e della tempistica richiesta per le assunzioni.

Per ulteriori approfondimenti, consulta il nostro articolo sulle migliori società di outsourcing del processo di reclutamento.

HR frazionata

Assumere un professionista HR esperto, solitamente a tempo parziale o su base occasionale, per gestire specifiche funzioni HR all’interno della tua organizzazione.

Invece di esternalizzare tutto l’HR a un fornitore di servizi completo, in pratica “noleggi” una parte del tempo di un esperto HR. Questo può essere una soluzione più flessibile ed economica per organizzazioni piccole e medie che non necessitano di personale HR a tempo pieno.

Fornitori di servizi gestiti (MSP)

Utilizzati soprattutto per la gestione del personale a progetto o temporaneo, gli MSP gestiscono il reclutamento, l’amministrazione e il controllo di lavoratori temporanei e collaboratori su diverse sedi o progetti. Sono particolarmente utili per l’assunzione su larga scala.

Società di consulenza

Le società di consulenza HR offrono competenza in aree specializzate come la conformità, lo sviluppo della leadership, la progettazione organizzativa e la gestione del cambiamento.

Forniscono consigli strategici o si occupano di progetti specifici invece che della gestione quotidiana delle attività HR.

Per ulteriori informazioni, consulta la nostra lista delle migliori società di consulenza HR o le migliori società di consulenza HR UK.

Fornitori di servizi payroll

Le aziende specializzate nell'elaborazione delle paghe e nella conformità, inclusa la presentazione delle tasse sui salari e delle relative detrazioni.

Aziende di formazione e sviluppo

Queste aziende offrono programmi di formazione, sviluppo della leadership e rafforzamento delle competenze dei dipendenti. Esternalizzare a un fornitore dedicato può garantire che i team abbiano accesso a una formazione costante e di alta qualità.

Aziende di amministrazione dei benefit

Queste aziende si concentrano sulla gestione dei benefit dei dipendenti, tra cui assicurazione sanitaria, piani pensionistici e iniziative per il benessere, offrendo spesso un accesso migliore ai benefit grazie alle economie di scala.

Fornitori di controlli sui precedenti

Le aziende specializzate in servizi di controllo dei precedenti possono assistere nei controlli pre-assunzione, come la ricerca di precedenti penali, la verifica dell’impiego e i controlli sul credito.

Quali aziende hanno bisogno dell’outsourcing HR?

L’outsourcing delle risorse umane può essere una decisione strategica in diverse situazioni. Ecco alcuni scenari comuni in cui può risultare vantaggioso:

  1. Risorse interne limitate: Se la tua azienda è piccola o priva di un team HR interno, l’outsourcing può occuparsi delle funzioni essenziali come paghe, gestione dei benefit e conformità.
  2. Rapida crescita: Durante periodi di rapida espansione o di ingresso in nuovi mercati, la gestione interna delle attività HR può diventare opprimente. L’outsourcing aiuta a gestire reclutamento, onboarding e conformità in modo più efficiente (particolarmente utile in nuovi mercati).
  3. Gestione di una conformità complessa: Quando si opera in più Paesi o settori con regolamentazioni rigorose, affidarsi a un partner HR esperto nelle leggi locali può minimizzare i rischi di non conformità.
  4. Efficienza dei costi: Per le organizzazioni più piccole, i costi di costruire un dipartimento HR interno possono superare i benefici. L’outsourcing può risultare più conveniente, offrendo accesso a professionisti esperti senza costi fissi elevati.
  5. Focus sulle attività principali: Se le attività HR assorbono troppo tempo e risorse, l’outsourcing permette al tuo team di concentrarsi su iniziative strategiche invece che su mansioni amministrative.
  6. Accesso a competenze specializzate: Esternalizzare funzioni HR come relazioni con i dipendenti, gestione delle performance o benefit fornisce accesso a conoscenze specifiche e alle migliori pratiche che potrebbero non essere presenti internamente.
  7. Esigenze temporanee o stagionali: Durante i picchi stagionali o per progetti a breve termine, l’outsourcing HR può supportare efficacemente l’assunzione e la gestione del personale temporaneo.
  8. Miglioramento dei processi HR: Se i processi HR interni sono obsoleti o inefficienti, esternalizzare può introdurre strumenti, tecnologie e processi moderni in grado di aumentare la produttività.

Con quali funzioni può aiutare l’outsourcing delle risorse umane?

I fornitori di outsourcing HR offrono servizi per supportare una varietà di funzioni, tra cui:

Pro e contro dell’outsourcing HR

Come quasi tutto nel mondo del lavoro e della vita, l’outsourcing HR ha vantaggi e svantaggi.

Vantaggi dell’outsourcing HR

  1. Risparmio sui costi: L’esternalizzazione delle funzioni HR può ridurre i costi generali, come gli stipendi del personale HR interno, l’accesso a sistemi avanzati o l’evitare sanzioni o multe.
  2. Accesso alla competenza: Offre accesso a professionisti HR esperti con conoscenze specialistiche in aree come selezione, formazione e sviluppo, gestione della retribuzione e relazioni con i dipendenti.
  3. Migliore conformità: Le aziende che offrono servizi HR in outsourcing sono esperte nelle normative e nelle leggi sul lavoro, aiutando a ridurre il rischio di non conformità e relative sanzioni.
  4. Concentrazione sul core business: Libera risorse interne, permettendo al tuo team di concentrarsi su attività strategiche che contribuiscono direttamente alla crescita aziendale.
  5. Efficienza aumentata: Le società di outsourcing utilizzano tecnologie HR e processi avanzati, ottimizzando funzioni come paghe, benefit e gestione delle prestazioni.
  6. Scalabilità: Regola facilmente i servizi HR in base alle mutevoli esigenze dell’organizzazione, particolarmente utile durante fasi di rapida crescita o riduzione del personale.
  7. Benefici per i dipendenti: L’outsourcing può offrire accesso a benefit per i dipendenti migliori e più economici grazie alla capacità della società di outsourcing di negoziare con i fornitori di benefici.

Contro dell’esternalizzazione HR

  1. Perdita di controllo: Esternalizzare significa dover rinunciare a parte del controllo sui processi HR. Una potenziale criticità è che un fornitore esterno potrebbe non essere così agile nel rispondere ai bisogni HR immediati come un team interno.
  2. Servizio meno personalizzato: I fornitori esterni potrebbero non comprendere pienamente la cultura aziendale o le esigenze specifiche dei dipendenti, offrendo soluzioni HR più generiche.
  3. Rischi per sicurezza e riservatezza: Condividere dati sensibili dei dipendenti con un fornitore terzo può comportare rischi per la sicurezza e la privacy dei dati se non gestiti con attenzione.
  4. Potenziali gap nella comunicazione: Lavorare con un fornitore esterno può introdurre ritardi nella comunicazione, specialmente se il fornitore si trova in un fuso orario diverso o gestisce molti clienti.
  5. Costi nascosti: Sebbene possa essere conveniente, alcuni servizi potrebbero generare costi aggiuntivi, quindi è fondamentale esaminare attentamente i contratti per evitare spese impreviste.
  6. Dipendenza dal fornitore: L’organizzazione può diventare dipendente dal partner di outsourcing, rendendo difficile il ritorno alla gestione HR interna se necessario.
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Best practice per l’esternalizzazione HR

Alla luce di quanto sopra, vorrei condividere alcune best practice per affrontare in modo efficace l’esternalizzazione HR ed evitare insidie.

1. Definisci chiaramente obiettivi e ambito

Prima di esternalizzare, individua quali funzioni HR vuoi affidare all’esterno e perché. Chiarisci gli obiettivi specifici che desideri raggiungere (ad es. riduzione dei costi, migliore conformità, accesso alla competenza).

Ad esempio: potresti renderti conto che i vantaggi dell’esternalizzazione delle paghe sono significativi, ma decidere di mantenere interne le altre funzioni HR.

2. Fai una ricerca approfondita

Confronta le opzioni prima di firmare un contratto. Parla con le referenze fornite dall’azienda e contatta anche altri clienti per assicurarti di ricevere il livello di servizio e l’impegno che ti aspetti, oltre a verificare che si adattino il più possibile alla tua cultura aziendale e al team.

Consiglio inoltre di valutare società di consulenza HR boutique insieme ai fornitori più grandi, perché tendono a offrire competenze più specialistiche e un approccio più personalizzato.

3. Verifica la protezione dei dati

I datori di lavoro dovrebbero esaminare le misure di protezione dei dati del fornitore prima di firmare un contratto. Esamina i protocolli di sicurezza dei dati, le politiche sulla privacy, l’accesso e i controlli sui dati, i piani di risposta alle violazioni e la formazione dei dipendenti sulla privacy dei dati.

3. Stabilisci chiari accordi sul livello di servizio (SLA)

Stabilire SLA che definiscano le aspettative per quanto riguarda le prestazioni, i tempi di risposta, la sicurezza dei dati e la qualità del servizio. Assicurarsi che siano previste penalità chiaramente definite per il mancato rispetto degli accordi.

4. Effettua un controllo tecnico

Esegui un’analisi degli strumenti e delle tecnologie di ogni potenziale partner per garantire che siano compatibili con i tuoi. Che software per la gestione del personale utilizzano? E per quanto riguarda il sistema HRMS? Paghe? Amministrazione dei benefit?

Questo è particolarmente importante quando si esternalizza la gestione delle paghe, soprattutto se si include il rilevamento delle ore lavorate. 

Le integrazioni sono fondamentali per mantenere la coerenza dei dati, migliorare i flussi di lavoro e garantire, ad esempio, una gestione delle paghe efficiente e tempestiva.

Collabora con il potenziale partner per comprendere dove può e dove non può supportare il team.

Ad esempio, il calcolo di bonus e provvigioni spesso deve ancora essere gestito internamente, mentre il provider paga semplicemente inserisce l’importo finale da elaborare.

5. Verifica la compatibilità culturale

La principale preoccupazione quando esternalizzi funzioni come la gestione delle prestazioni è assicurarti che il tuo partner sia in linea con la tua cultura aziendale e i tuoi obiettivi.

Cerca un fornitore fortemente orientato all’esperienza dell’utente, in modo che le persone restino sempre al centro degli sforzi del partner.

Chiedi al partner come interagirà con te quando avrai domande o preoccupazioni in tema di performance, ad esempio.

6. Verifica la copertura assicurativa

Se stipuli un contratto con una PEO ed entri in una relazione di co-dipendenza lavorativa, assicurati che la tua azienda disponga della giusta assicurazione di responsabilità civile e conferma che la PEO abbia anch’essa un’adeguata copertura assicurativa.

Puoi anche prendere in considerazione l’aggiunta di una polizza Employment Practices Liability Insurance (EPLI) per proteggerti da reclami quali illicenziamento illegittimo, discriminazione o molestie.

Sebbene la maggior parte delle PEO solitamente abbia una copertura sufficiente, è importante verificare questo aspetto, non solo per l’assicurazione di responsabilità civile ma anche per quella sanitaria.

Quanto costa l’outsourcing HR?

I fornitori di outsourcing delle risorse umane offrono diversi modelli di prezzo per venire incontro alle varie esigenze e budget aziendali. I modelli più comuni includono:

  1. Tariffe fisse: Un costo mensile o annuale fisso per un pacchetto predefinito di servizi. Questo modello offre costi prevedibili ed è spesso utilizzato per soluzioni HR complete.
  2. Tariffe per dipendente: I costi vengono calcolati in base al numero di dipendenti in azienda. Questo modello segue la crescita aziendale, rendendolo adatto alle imprese in espansione.
  3. Percentuale sulle paghe: Le tariffe sono calcolate come percentuale del monte salari totale. Questo modello allinea i costi alle spese relative alle paghe, assicurando che il costo dell’outsourcing HR sia proporzionato alla dimensione della forza lavoro.

Fattori che influenzano il costo

Diversi fattori incidono sul costo dell’outsourcing delle risorse umane, tra cui:

  1. Dimensione dell’azienda: Le aziende più grandi normalmente sostengono costi maggiori a causa della complessità e del volume delle attività HR.
  2. Servizi richiesti: L’ampiezza e la profondità dei servizi necessari, come gestione delle paghe, amministrazione dei benefit, gestione della compliance e selezione del personale, influenzano il costo complessivo.
  3. Settore di appartenenza: Alcuni settori hanno esigenze HR specifiche o regolamentazioni che possono aumentare la complessità e i costi dei servizi esternalizzati.
  4. Esperienza del fornitore: I fornitori con esperienza e competenze specialistiche possono applicare tariffe superiori per i propri servizi premium.

Costi medi

Il costo dell’outsourcing HR può variare sensibilmente a seconda dei fattori sopra menzionati. Tuttavia, ecco alcune fasce di prezzo medie per diversi tipi di servizi:

  • Servizi HR di base: $50-$150 per dipendente al mese. In genere includono gestione delle paghe, amministrazione benefit di base e supporto per la compliance.
  • Servizi HR completi: $150-$500 per dipendente al mese. Comprendono una suite completa di funzioni HR come selezione del personale, gestione delle performance, formazione dei dipendenti e supporto HR strategico.
  • Percentuale sulle paghe: 2%-8% del totale del monte salari. Questo modello copre un’ampia gamma di servizi HR e allinea i costi alle spese per le paghe.

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