Come creare una lista di controllo dei processi delle risorse umane
Non mancano certo le attività in cui le risorse umane possono perdersi. Una checklist dei processi HR è la tua tabella di marcia per assicurarti che nulla venga trascurato nell'ampia gamma di responsabilità che devi gestire, come le assunzioni e l'elaborazione delle buste paga.
In questo articolo illustrerò come creare una checklist dei processi HR adattabile a qualsiasi processo tu debba affrontare. Che tu stia perfezionando il flusso di lavoro per le assunzioni o migliorando il protocollo di uscita dei dipendenti, imparerai a semplificare le tue attività, ridurre i rischi e offrire un'esperienza dei dipendenti più professionale e coerente.
Che cos'è una checklist dei processi HR?
Una checklist dei processi HR è un elenco strutturato di attività e procedure che i professionisti delle risorse umane utilizzano per gestire le proprie responsabilità in modo efficiente. Serve da guida per aiutare i team HR a svolgere sistematicamente i propri compiti, assicurando che vengano seguiti tutti i passaggi necessari nei vari processi HR.
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I tuoi processi HR potrebbero evolversi nel tempo e una checklist o un sistema dovrebbe consentirti di coprire tutti gli aspetti e adattarti senza dover effettuare una revisione completa. Devi poter personalizzare i flussi di lavoro e i report in base alle tue esigenze in continua evoluzione.
I team HR gestiscono un’ampia gamma di responsabilità, dalla selezione e dall’inserimento alla gestione della conformità, dei benefit e delle uscite dei dipendenti. Con così tanti elementi in movimento, è facile che passaggi importanti vengano trascurati. È qui che una checklist dei processi HR ben strutturata diventa preziosa. Offre chiarezza, coerenza e tranquillità, assicurando che ogni casella sia spuntata e che ogni processo si svolga senza intoppi.
In questo articolo ti mostrerò come creare una checklist dei processi HR adattabile, adatta a qualsiasi fase del ciclo di vita dei dipendenti. Che tu stia perfezionando il flusso di lavoro per le assunzioni o migliorando il protocollo di uscita dei dipendenti, imparerai a semplificare le tue attività, ridurre i rischi e offrire un’esperienza dei dipendenti più professionale e coerente.
Che tu stia procedendo all'inserimento di nuovi dipendenti o conducendo valutazioni delle prestazioni, una checklist dei processi HR ti offre un percorso verso la coerenza e la conformità in tutta l'organizzazione e rappresenta un utile complemento al tuo software HR, anche se automatizza parte di questo lavoro.
Semplifica la tua checklist dei processi HR integrando piattaforme per la gestione dei documenti per organizzare la documentazione e renderla accessibile ovunque.
Perché le checklist HR sono essenziali?
Le checklist HR sono più di semplici liste di cose da fare. Sono essenziali per alcuni motivi:
- Maggiore efficienza: le checklist sono particolarmente importanti quando si gestiscono attività HR ripetitive, come l'elaborazione delle buste paga o la documentazione per i nuovi assunti.
- Coerenza: una checklist garantisce che ogni attività HR venga gestita allo stesso modo ogni volta, aiutandoti a mantenere l'equità e a evitare errori.
- Conformità: una checklist aiuta ad assicurare che vengano seguiti tutti i passaggi necessari, riducendo il rischio di non conformità e di potenziali problemi legali.
Suggerimento: integrare piattaforme HR cloud nelle checklist dei processi HR garantisce che i tuoi flussi di lavoro siano sempre aggiornati.
Elementi di una checklist dei processi HR
Una checklist completa dei processi HR dovrebbe coprire tutte le aree critiche delle attività operative HR. Di seguito sono riportati gli elementi essenziali da includere:
Assunzioni e reclutamento
Il processo di assunzione è alla base della costruzione di un ottimo team. Tuttavia, è probabilmente uno dei processi più complessi che dovrai affrontare, con più parti interessate e una maggiore esposizione al mondo esterno alla tua organizzazione rispetto agli altri processi.
Un sondaggio di CareerPlug condotto tra le persone in cerca di lavoro ha mostrato che l'esperienza dei candidati non solo ha influenzato la decisione di accettare un lavoro per la netta maggioranza dei partecipanti, ma più della metà ha dichiarato di aver rifiutato un'offerta di lavoro a causa di un'esperienza negativa con un potenziale datore di lavoro.
Un elemento che potrebbe causare un'esperienza negativa è la mancata inclusione di passaggi chiave in un sano processo di selezione del personale. La checklist dovrebbe includere i passaggi necessari per ciascuna delle seguenti attività:
- Pubblicazione delle offerte di lavoro: Redigere descrizioni delle posizioni che tengano conto della tua strategia di SEO per il recruiting, siano accurate e pubblicarle sulle piattaforme pertinenti.
- Selezione dei curriculum: Esaminare le candidature e creare una lista ristretta di candidati.
- Colloqui: Programmare e condurre i colloqui, seguiti dalle valutazioni.
- Monitoraggio: Comunicazione durante ogni fase del processo per definire le aspettative e illustrare i passaggi successivi.
- Selezione dei candidati: Prendere le decisioni finali e presentare le offerte di lavoro.
Inserimento dei nuovi dipendenti
L'inserimento dei nuovi dipendenti è il metodo con cui integri i nuovi assunti nella cultura aziendale e li prepari al successo. È la prima esperienza che una persona entrata a far parte della tua organizzazione vivrà come dipendente e definisce il tono per tutto ciò che verrà dopo. Per questo motivo, ottimizzare l'inserimento dei nuovi dipendenti dovrebbe essere un obiettivo costante.
La checklist per l'inserimento dei nuovi dipendenti dovrebbe comprendere:
- Completamento della documentazione: Assicurarsi che tutti i documenti legali, come i contratti e i moduli fiscali, siano firmati.
- Presentazione al team: Organizzare incontri con i membri del team e con le altre figure chiave.
- Formazione: Organizzare le sessioni formative iniziali e fornire l'accesso agli strumenti e ai sistemi necessari.
- Monitoraggio: Programmare incontri di verifica per affrontare eventuali domande o preoccupazioni durante i primi mesi.
Formazione e sviluppo dei dipendenti
La formazione continua contribuisce alla crescita e alla fidelizzazione dei dipendenti, e questo vale ormai da tempo. Nel 2018, EdAssist ha condotto un sondaggio che ha mostrato come il 60% degli intervistati sceglierebbe un lavoro con solide opportunità di sviluppo professionale e il 53% ha dichiarato che avere accesso alla formazione e allo sviluppo li invoglia a rimanere più a lungo in un'azienda.
Da allora è cambiato ben poco: più della metà dei dipendenti della Generazione Z indica che le opportunità di sviluppo sono importanti per loro.
Una buona checklist delle risorse umane per la formazione e lo sviluppo include passaggi dettagliati per:
- Identificazione delle esigenze formative: Valutare le lacune nelle competenze e individuare la formazione necessaria.
- Programmazione della formazione: Organizzare sessioni formative interne o esterne. I team possono utilizzare un software per la programmazione della formazione per gestire date, partecipanti e risorse.
- Monitoraggio dei progressi: Monitorare il completamento dei programmi di formazione e valutarne l'efficacia.
- Piani di sviluppo professionale: Utilizzare le valutazioni delle competenze dei dipendenti per sviluppare piani personalizzati di avanzamento professionale.
Gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni è fondamentale per promuovere una forza lavoro produttiva, ma è anche un fattore importante per favorire la soddisfazione dei dipendenti. Una ricerca di Reflektive mostra che meno del 30% dei manager svolge incontri settimanali sulle prestazioni con i propri collaboratori diretti. Direttamente collegato a questo dato, il 61% dei datori di lavoro afferma che la mancanza di feedback regolari ostacola le prestazioni dei dipendenti.
Per coltivare cicli regolari di feedback, la checklist dovrebbe includere:
- Definizione degli obiettivi: Stabilire obiettivi chiari per le prestazioni dei dipendenti.
- Svolgimento delle valutazioni: Preparare e condurre regolarmente le valutazioni delle prestazioni.
- Piani di feedback e miglioramento: Fornire feedback costruttivi e sviluppare piani di miglioramento, se necessario.
- Documentazione: Conservare i registri delle valutazioni delle prestazioni e di eventuali provvedimenti disciplinari.
Conclusione del rapporto di lavoro
La conclusione del rapporto di lavoro è importante quanto l'inserimento dei nuovi dipendenti, poiché garantisce che le uscite dei dipendenti siano gestite in modo professionale. Con 60.000 posti di lavoro tagliati nel solo settore tecnologico nel 2024, l'importanza di gestire i licenziamenti non è mai stata così evidente per tutti.
La checklist dovrebbe comprendere:
- Colloqui di uscita: Questo è pertinente solo nel caso in cui qualcuno si dimetta, ma condurre colloqui per raccogliere riscontri e comprendere le ragioni della partenza è utile per capire cosa l’azienda potrebbe fare meglio.
- Restituzione dei beni aziendali: Assicurarsi che tutti i beni aziendali vengano restituiti, come laptop o tessere identificative.
- Elaborazione dell’ultima busta paga: Saldare tutti i pagamenti in sospeso, compresi i giorni di ferie non utilizzati.
- Disattivazione degli account: Revocare l’accesso ai sistemi e alle reti aziendali.
Come creare una lista di controllo dei processi HR
Ora hai un’idea dei tipi di processi che vuoi delineare in una lista di controllo. È il momento di crearne effettivamente una nell’ambito delle tue attività di pianificazione HR.
Ecco come iniziare:
Ideazione e collaborazione
Inizia raccogliendo contributi dal tuo team HR e dagli altri interessati. Questo approccio collaborativo ti aiuterà a creare una lista di controllo completa, che includa tutte le attività necessarie.
Ad esempio, coinvolgi i responsabili dei dipartimenti quando crei una lista di controllo per le assunzioni, in modo da includere i requisiti specifici del ruolo. Per quanto tu possa pensare di conoscere bene un ruolo, non sai quali nuove esigenze potrebbero esserci da parte del team per il prossimo ingegnere che desidera assumere, né cosa potrebbe essere cambiato nel mondo della progettazione dei contenuti dall’ultima volta che hai assunto qualcuno per quella posizione.
Questo è anche un buon momento per tornare indietro e verificare quanto efficientemente sei riuscito a coprire in precedenza un ruolo o un ruolo correlato. Se i tuoi risultati hanno lasciato a desiderare, è il momento giusto per fare ideazione con il team su come potresti riposizionare i requisiti di una posizione o dove pubblicare l’annuncio di lavoro.
Organizzare le attività per priorità
Non tutte le attività HR hanno la stessa importanza. Dai priorità alle attività in base all’urgenza e all’impatto. Ad esempio, garantire la conformità legale nei contratti dei dipendenti potrebbe avere la precedenza sull’organizzazione di attività di costruzione del gruppo.
D’altra parte, se hai un team che non collabora bene in vista di un progetto critico, potresti voler assicurarti che tutti lavorino nella stessa direzione prima di assumere nuove persone o avviare un progetto che rischia di essere sabotato dai conflitti interni.
La definizione delle priorità collega le attività al quadro generale di un progetto, di un’iniziativa o di una campagna di assunzioni.
Livello di dettaglio
Fornisci istruzioni chiare e dettagliate per ogni attività, così da evitare ambiguità. Ad esempio, invece di annotare semplicemente “Condurre colloqui”, specifica passaggi come “Preparare le domande per il colloquio”, “Coordinarsi con i membri della commissione” e “Ricontattare i candidati”.
Aggiornamenti e revisioni regolari
I processi HR evolvono e anche le tue liste di controllo dovrebbero farlo. Rivedi e aggiorna regolarmente la lista di controllo per riflettere eventuali modifiche alle politiche aziendali, ai requisiti legali o alle migliori pratiche del settore. Stabilisci una pianificazione per queste revisioni, ad esempio trimestrale o semestrale.
Integrare strumenti HR gratuiti nella lista di controllo può aiutare a semplificare i processi senza costi aggiuntivi. È un’ottima soluzione per qualsiasi dipartimento che sia agli inizi e abbia bisogno di una prova di fattibilità prima di ottenere il sostegno della direzione.
Esempi di modelli di liste di controllo dei processi HR
Ecco alcuni esempi di modelli di liste di controllo dei processi HR che puoi personalizzare in base alle esigenze della tua organizzazione:
Lista di controllo per il reclutamento e le assunzioni
- Creare la descrizione del lavoro
- Definire il ruolo e le responsabilità lavorative.
- Collaborare con il responsabile delle assunzioni per specificare le qualifiche e l'esperienza richieste.
- Definire gli indicatori chiave di prestazione (KPIs) per il ruolo.
- Pubblicare l'offerta di lavoro
- Selezionare le bacheche e le piattaforme per gli annunci di lavoro (LinkedIn, Indeed, sito web aziendale).
- Personalizzare l'offerta di lavoro per ogni piattaforma e ottimizzarla per la SEO.
- Stabilire una scadenza per le candidature e monitorare le risposte.
- Esaminare le candidature
- Filtrare le candidature in base alle qualifiche richieste.
- Selezionare i candidati che soddisfano i criteri minimi.
- Preparare un sistema di valutazione per esaminare i candidati.
- Programmare e condurre i colloqui
- Coordinarsi con i membri del panel di selezione per scegliere date e orari.
- Preparare un elenco di domande standardizzate per i colloqui.
- Condurre i colloqui telefonici iniziali, seguiti da colloqui di persona o in video.
- Raccogliere il feedback di tutti gli intervistatori.
- Presentare l'offerta di lavoro
- Redigere la lettera di offerta di lavoro, includendo stipendio, benefit e data di inizio.
- Inviare la lettera di offerta al candidato selezionato.
- Contattare il candidato per ottenere conferma e discutere eventuali controfferte o negoziazioni.
- Preparare il contratto di lavoro
- Redigere il contratto di lavoro con tutti i requisiti legali.
- Includere clausole sulla riservatezza, sul divieto di concorrenza e sulla cessazione del rapporto di lavoro.
- Organizzare la firma del candidato e conservare una copia per i propri archivi.
Scopri un esempio di come potresti progettare una checklist con attività di questo tipo consultando il nostro modello di checklist per i nuovi assunti.
Checklist per la gestione delle ferie
I dipendenti vogliono trovare rapidamente i propri cedolini, richiedere ferie e permessi e accedere ai propri benefit senza ostacoli. È fondamentale che le risorse umane garantiscano la semplicità dei sistemi e dei processi, così da evitare frustrazioni inutili.
- Monitorare le richieste di ferie e permessi dei dipendenti
- Fornire ai dipendenti un modulo standardizzato per le richieste di ferie e permessi.
- Registrare tutte le richieste in un sistema di gestione delle risorse umane.
- Verificare il tipo di assenza (ad esempio ferie, congedo per malattia, congedo parentale).
- Approvare o rifiutare le richieste di ferie e permessi
- Controllare i saldi disponibili e la copertura del reparto.
- Approvare o rifiutare la richiesta in base alle politiche aziendali.
- Comunicare per iscritto al dipendente la decisione.
- Aggiornare i dati delle retribuzioni
- Adeguare le retribuzioni per tenere conto delle ferie o dei permessi approvati.
- Detrarre dal saldo del dipendente il numero corretto di giorni di ferie o permesso.
- Assicurarsi che ogni assenza non retribuita venga elaborata correttamente.
- Monitorare i saldi di ferie e permessi
- Controllare regolarmente i saldi di ferie e permessi di ogni dipendente.
- Comunicare con i dipendenti che si stanno avvicinando ai propri limiti di assenza.
- Garantire la conformità a tutti i requisiti legali relativi alla maturazione e all'utilizzo di ferie e permessi.
- Comunicare le politiche relative a ferie e permessi
- Fornire annualmente ai dipendenti le politiche aggiornate relative a ferie e permessi.
- Offrire sessioni di formazione o sessioni di domande e risposte sulla gestione di ferie e permessi.
- Rendere le politiche relative a ferie e permessi facilmente accessibili tramite l'intranet aziendale o il portale delle risorse umane.
Elenco di controllo per la gestione delle prestazioni
- Definire gli obiettivi di prestazione
- Collaborare con i dipendenti per definire obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Attuabili, Rilevanti e con una Scadenza).
- Documentare gli obiettivi e condividerli con i dipendenti.
- Allineare gli obiettivi individuali a quelli del reparto e dell'organizzazione.
- Condurre la revisione di metà anno
- Programmare incontri di revisione di metà anno con ogni dipendente.
- Utilizzare i dati sulle prestazioni e i riscontri raccolti durante l'anno.
- Discutere i progressi verso gli obiettivi e individuare eventuali ostacoli.
- Fornire riscontri
- Offrire riscontri costruttivi, concentrandosi sui punti di forza e sulle aree di miglioramento.
- Utilizzare esempi specifici per illustrare i concetti.
- Sviluppare, se necessario, un piano di miglioramento e fornire le risorse necessarie.
- Sviluppare un piano di miglioramento (se necessario)
- Individuare azioni specifiche e tempistiche per il miglioramento.
- Assegnare un mentore o un formatore per supportare il dipendente.
- Programmare incontri di verifica per monitorare i progressi.
- Documentare gli esiti della revisione
- Registrare la discussione e gli esiti della revisione delle prestazioni.
- Far firmare al responsabile e al dipendente il documento di revisione.
- Conservare il documento in modo sicuro nel fascicolo del dipendente presso le risorse umane.
Buone pratiche per l'utilizzo degli elenchi di controllo dei processi delle risorse umane
Per assicurarti che le tue liste di controllo delle risorse umane siano efficaci, segui queste buone pratiche:
Assegna le responsabilità
Assegna chiaramente le attività a membri specifici della squadra e assicurati che ne rispondano. Ad esempio, designa un membro della squadra delle risorse umane per gestire l'inserimento dei nuovi dipendenti, mentre un altro si occupa delle valutazioni delle prestazioni. Affidare a ciascuno un'area di specializzazione garantisce che le attività vengano completate in modo efficiente e completo.
Monitora i progressi
Implementa un sistema per monitorare il completamento delle attività della lista di controllo. Che tu utilizzi un semplice foglio di calcolo o uno strumento software per le risorse umane, monitorare i progressi aiuta a garantire il rispetto delle scadenze e a non trascurare nulla.
Stabilisci sempre manualmente i processi delle risorse umane prima di adottare la tecnologia. Conoscere prima le proprie esigenze garantisce la scelta di strumenti in linea con i propri flussi di lavoro e obiettivi.
Sfrutta la tecnologia
Utilizza software per le risorse umane e strumenti per gestire e automatizzare le attività delle liste di controllo. Strumenti come Trello o Asana possono aiutare a organizzare e monitorare i progressi, mentre software specializzati per le risorse umane come BambooHR o Workday possono automatizzare molte attività delle risorse umane, assicurando che nulla venga trascurato.
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