Migliorare i Processi HR: Un Processo in 4 Passi
Miglioramento dei processi: il passatempo preferito di ogni professionista HR, vero?
Forse non per la maggior parte di noi, ma avere processi ben definiti aiuta a garantire che le attività vengano completate correttamente ed efficientemente, creando un’esperienza migliore per tutti e liberando tempo da dedicare a compiti più interessanti e strategici.
Il ruolo delle Risorse Umane nelle piccole imprese e nelle grandi aziende include l’implementazione di processi strutturati che assicurano la conformità e migliorano l’efficienza operativa.
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È probabile che il tuo reparto HR abbia più di qualche processo che potrebbe essere migliorato. Attraverso la gestione strategica delle risorse umane, le organizzazioni possono rendere i processi HR più reattivi alle esigenze dei dipendenti e dell’azienda.
Framework per il Miglioramento dei Processi HR
I processi HR coprono una vasta gamma di attività, dalla selezione del personale e onboarding fino allo sviluppo dei dipendenti e la gestione delle performance.
Per rimanere competitivi ed efficienti, le aziende devono cercare costantemente di migliorare i loro processi HR. Semplificare i processi HR è più facile con gli strumenti HR in cloud, garantendo flussi di lavoro più fluidi e una migliore accessibilità ai dati.
Ho riscontrato che l'ostacolo più grande nel migliorare i processi è iniziare; può sembrare un compito insormontabile! Suddividerlo in passaggi separati lo rende molto più gestibile.
Primo passo: Valuta i processi attuali
È difficile migliorare qualcosa se non la si comprende appieno. Questo può richiedere molto tempo, lo dico subito, ma normalmente questo passaggio va completato solo una volta.
Il primo step consiste nel valutare i tuoi flussi di lavoro e compiti, e determinare cosa è documentato, chi ne è responsabile e quando è stato revisionato l’ultima volta. Le HR gestiscono il payroll e la Formazione e Sviluppo, ad esempio, o se ne occupa un altro dipartimento in azienda?
Per esempio, in un dipartimento HR in cui ho lavorato in precedenza, avevamo una grande quantità di processi documentati, ma abbiamo scoperto che erano archiviati in posti diversi e in vari stati di aggiornamento.
Successivamente puoi analizzare i dati e metriche HR per individuare aree problematiche relative a ciascun processo, ad esempio conteggi del personale imprecisi, errori nel payroll o tempi lunghi di assunzione.
Alla fine di questo passaggio avrai un inventario dei processi che possono essere migliorati.
Secondo passo: Dai le priorità
Non potrai occuparti di tutto contemporaneamente, quindi è importante ragionare in modo critico su quali processi lavorare prima. Questo è particolarmente vero per i sistemi HR delle piccole imprese con poco tempo, risorse e budget a disposizione.
Magari ottenere qualche risultato facile e veloce potrebbe liberare tempo per i progetti più grandi. Forse hai l’appoggio della leadership per avviare un grande progetto di automazione.
Fissa obiettivi chiari e specifici per il miglioramento, che siano allineati agli obiettivi strategici, alle iniziative e ai valori dell’organizzazione.
Ad esempio, il valore principale della mia azienda è l’innovazione, ma abbiamo ancora alcuni processi HR fastidiosamente manuali.
Il nostro obiettivo è creare un’esperienza HR innovativa che dia una percezione positiva della funzione HR a tutta la popolazione aziendale. Siamo riusciti a ottenere il supporto della direzione per la trasformazione digitale dell’HR automatizzando alcuni processi chiave, legando i progetti al nostro valore dell’innovazione.
Questo passaggio non è una soluzione valida per tutti; dovrai quindi decidere cosa funziona per la tua organizzazione con le risorse disponibili.
Terzo passo: Stabilisci un piano operativo
Conviene stabilire una tempistica realistica per il completamento e consiglio di includere diversi check di avanzamento.
Questo può comportare la semplificazione dei flussi di lavoro, l’eliminazione di passaggi non necessari e l’automazione di attività ripetitive usando specifici software HR (di cui parleremo meglio più avanti).
Se hai risorse disponibili per aiutare, assegnare la proprietà e la responsabilità consentirà ai membri del team di mantenere il processo decisionale nei loro flussi di lavoro.
Questo può essere difficile da tenere sotto controllo e avere un documento di progetto accessibile a tutti sarà d'aiuto. Mi piace utilizzare Sharepoint per questo tipo di progetti, ma esistono molti strumenti di project management disponibili.
Nell’esempio precedente della documentazione frammentata, abbiamo deciso di mettere tutto in un’unica posizione centrale invece che nei silos in cui erano conservati, e ci siamo dati 6 mesi di tempo per aggiornare ogni documento.
Questa tempistica era realistica e raggiungibile per noi come piccolo team HR. Facevamo una breve riunione fissa una volta al mese per verificare i nostri progressi e mantenerci responsabili.
Quarto passo: miglioramento continuo
Stabilisci un sistema per il monitoraggio e la valutazione continua dei processi HR. Favorisci il feedback da parte di dipendenti e dello staff HR per identificare eventuali problemi o ulteriori aree di miglioramento.
Ad esempio, puoi inviare un sondaggio veloce ai dipendenti dopo che hanno contattato l’HR per determinate richieste per ottenere un feedback immediato, oppure inviare un sondaggio dei desideri al team HR una volta all’anno per raccogliere idee più ampie di miglioramento.
È possibile utilizzare i feedback e i dati raccolti per apportare continui perfezionamenti ai processi HR.
I dipartimenti HR possono ottimizzare i processi integrando piattaforme di case management HR per risolvere i problemi più rapidamente.
6 esempi di miglioramento dei processi HR
Vediamo insieme alcuni esempi comuni di come puoi migliorare i processi HR.
Automatizza i flussi di lavoro
Nella fase di valutazione, probabilmente identificherai attività manuali e ripetitive come l’inserimento dei dati, la pianificazione di appuntamenti e l’invio di e-mail di routine.
Puoi automatizzare questi processi costruendo un tech stack HR (pensa al tuo HRMS o HRIS più strumenti di comunicazione) che automatizza molte di queste attività e consenta il flusso di dati tra diverse app e funzioni.
Digitalizza l’onboarding
L’onboarding dei dipendenti è un processo ripetibile che nella maggior parte delle aziende va assolutamente aggiornato ed è una delle parti più importanti dell’esperienza del dipendente di un nuovo assunto.
Digitalizza il processo di onboarding fornendo ai nuovi assunti moduli elettronici, percorsi formativi e risorse aziendali. Questo può ridurre la burocrazia, risparmiare tempo e garantire coerenza nell’esperienza di onboarding di tutti i nuovi dipendenti.
Software specializzati per l’onboarding possono aiutarti moltissimo in questo senso.
Snellisci il reclutamento
Se il processo di selezione non era incluso nel tuo inventario allo Step 1, dovrebbe esserlo. Se non l’hai ancora fatto, considera l’implementazione di un sistema di tracciamento delle candidature (ATS) per gestire offerte di lavoro, candidature e comunicazioni con i candidati.
Un ATS può aiutare a selezionare i candidati, tracciare i loro progressi e persino creare una pipeline di assunzione per ruoli difficili da coprire. Molti di questi programmi possono anche offrire metriche preziose sul tuo processo di selezione e sull’esperienza dei candidati.
Fornisci opzioni self-service
I professionisti HR possono sprecare molta energia rispondendo a domande e aggiornando le informazioni dei dipendenti, ecco alcuni suggerimenti per aiutare in questo:
Self-service per dipendenti e manager
Le opzioni potrebbero già essere presenti nel tuo software HRIS per il self-service di dipendenti e manager.
Sfruttale, poiché possono offrire ai dipendenti l’accesso per aggiornare le informazioni personali, visualizzare le buste paga, richiedere permessi e iscriversi ai benefit. Questo riduce il carico di lavoro del team HR e permette ai dipendenti di gestire autonomamente i propri dati.
Anche le opzioni di self-service per i manager presenti nell’HRIS sono un punto da considerare per migliorare i processi. Potrebbero esserci funzioni che puoi attivare facilmente per i manager, permettendo loro di gestire autonomamente modifiche ordinarie come i cambi di reporting e l’approvazione delle richieste di permesso.
Base di conoscenza centralizzata
Crea un archivio centralizzato di politiche HR, procedure, FAQ e risorse. Questo può aiutare dipendenti e manager a trovare risposte alle loro domande senza dover contattare direttamente l’ufficio HR. È fondamentale che questo archivio sia facilmente ricercabile e accessibile a tutti i dipendenti.
Esistono molte opzioni di intranet disponibili con costi e impegni diversi. Molte piattaforme HRIS integrano già questa funzionalità.
Gestione elettronica dei documenti
Se non lo hai già fatto, inizia a conservare i documenti HR in formato digitale in un sistema sicuro. Questo facilita la ricerca e la condivisione di documenti e dati dei dipendenti, riducendo la necessità di documentazione cartacea.
Calendario di conformità e checklist di fine anno
Ho già parlato di un calendario di conformità in un precedente articolo sulla conformità HR e non posso lodarlo abbastanza.
Il calendario che utilizzo è collegato a un calendario HR condiviso in Outlook, e ogni voce del calendario ha un collegamento diretto a un evento nel calendario HR. Questi promemoria “sempre davanti agli occhi” sono efficaci per stimolare l’azione sulla conformità.
Sfrutta una checklist di fine anno integrandola nel calendario di conformità. Come parte della checklist di fine anno del mio team, rivediamo la documentazione dei processi e svolgiamo regolare manutenzione.
Questo consente un ciclo di miglioramento continuo senza la fatica di ripartire sempre da zero, come spiegato nel Passo 4 sopra.
Nota a margine: La checklist di fine anno non deve essere combinata né sostituire le altre checklist dei processi HR.
Sfide nel miglioramento dei processi HR
Per quanto tutto possa sembrare semplice in teoria, migliorare i processi HR difficilmente è una passeggiata. Le sfide più comuni sono:
- Resistenza al cambiamento: Dipendenti e manager potrebbero opporsi alle modifiche per paura dell’ignoto, per abitudine ai processi attuali o per scetticismo sui benefici dei nuovi sistemi. Per questo ogni cambiamento importante richiede un adeguato piano di change management e una strategia di comunicazione.
- Mancanza di visione chiara: Senza un obiettivo e una strategia ben definiti, i miglioramenti ai processi HR rischiano di diventare privi di focus, con conseguente spreco di energie e risorse.
- Risorse limitate: Vincoli di budget, personale ridotto e strumenti tecnologici inadeguati possono ostacolare l’implementazione di nuovi processi HR. Ecco perché è importante dare la giusta priorità e fissare scadenze realistiche. Snellire i processi HR può partire anche dall’adozione di soluzioni HR gratuite per le attività amministrative di base.
- Mantenimento della conformità: I processi HR devono rispettare diverse normative e requisiti legali, e garantire la conformità durante l’introduzione dei cambiamenti può essere impegnativo.
- Gestione su scala globale: I processi HR potrebbero dover affrontare specificità locali a seconda di dove si assume. Affidarsi a servizi HR multinazionali può garantire processi ottimizzati sia per team locali che internazionali
Best practice per il miglioramento dei processi HR
Infine, alla luce delle sfide descritte sopra, alcune best practice da tenere a mente quando si migliorano i processi HR.
- Stabilire obiettivi chiari: Definire traguardi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo (SMART) per il processo di miglioramento.
- Coinvolgimento dei dipendenti: Coinvolgere i dipendenti nelle fasi di pianificazione e implementazione. Raccogliere il loro feedback e affrontare le loro preoccupazioni per favorire l'adesione e ridurre la resistenza al cambiamento.
- Comunicazione aperta: Favorire una comunicazione aperta e trasparente all'interno del team HR e in tutta l'organizzazione per comunicare efficacemente i cambiamenti e raccogliere feedback.
- Benchmarking: Confrontare i tuoi processi HR con gli standard di settore e le migliori pratiche. Utilizza il benchmarking per identificare lacune e opportunità di miglioramento.
- Metriche di performance: Definire e monitorare i principali indicatori di performance (KPI) per i tuoi processi HR
- Adotta una mentalità orientata al cliente: Il nuovo approccio consiste nel considerare le operazioni sulle persone come un prodotto, dove i dipendenti vengono trattati come clienti con l'obiettivo di migliorare la loro esperienza nei processi HR. Scopri cosa potrebbe migliorare la loro esperienza, che si tratti di integrazione dei sistemi, semplificazione delle attività o minimizzazione delle riunioni.
Una cultura del miglioramento continuo
Il miglioramento dei processi HR è una parte naturale dell’ottimizzazione della funzione delle risorse umane.
Seguendo un approccio strutturato che include valutazione, analisi, riprogettazione e monitoraggio continuo, è possibile semplificare i processi HR, ridurre i costi, migliorare la soddisfazione dei dipendenti e contribuire in modo più efficace al raggiungimento degli obiettivi strategici dell’organizzazione.
Abbracciare una cultura del miglioramento continuo in ambito HR può portare a un successo duraturo nell’attuale ambiente aziendale dinamico e offrire ai dipendenti un’esperienza HR efficace.
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