Migliorare i processi delle risorse umane: un processo in 4 fasi

La tua funzione HR probabilmente comprende più di alcuni processi che potrebbero essere migliorati. Utilizzando la gestione strategica delle risorse umane, le organizzazioni possono migliorare i processi HR per rispondere meglio alle esigenze dei dipendenti e dell'organizzazione.

Struttura per il miglioramento dei processi HR

I processi HR comprendono un'ampia gamma di attività, dal reclutamento e dall'inserimento dei nuovi dipendenti allo sviluppo dei dipendenti e alla gestione delle prestazioni.

Per rimanere competitive ed efficienti, le aziende devono cercare continuamente di migliorare i propri processi HR. Semplificare i processi HR è facile con gli strumenti HR basati sul cloud, che garantiscono flussi di lavoro più fluidi e una migliore accessibilità ai dati.

Ho riscontrato che il principale ostacolo al miglioramento dei processi è iniziare: può sembrare un compito insormontabile! Suddividerlo in passaggi separati lo rende molto più gestibile.

Primo passaggio: valutare i processi attuali

È difficile migliorare qualcosa se non la si comprende pienamente. Questo può richiedere tempo, lo dico subito, ma normalmente questo passaggio deve essere completato una sola volta. 

Il primo passaggio consiste nel valutare i flussi di lavoro e le attività e determinare cosa è documentato, chi ne è responsabile e quando è stato esaminato l'ultima volta. È l'HR a gestire le buste paga e la formazione e sviluppo, per esempio, o se ne occupa un altro dipartimento della tua azienda?

Per esempio, un precedente dipartimento HR in cui ho lavorato aveva un gran numero di processi documentati, ma abbiamo scoperto che erano archiviati in luoghi diversi e presentavano livelli diversi di aggiornamento.

Successivamente, puoi analizzare le tue metriche HR per identificare eventuali aree problematiche relative a ciascun processo, ad esempio un numero impreciso di dipendenti, errori nelle buste paga o tempi di assunzione troppo lunghi.

Al termine di questo passaggio, avrai un inventario dei processi che possono essere migliorati. 

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È inoltre utile raccogliere riscontri dalla popolazione più ampia dei dipendenti per identificare eventuali difficoltà che incontrano in relazione ai tuoi processi HR.

Secondo passaggio: stabilire le priorità

Non potrai affrontare tutto contemporaneamente, quindi è importante riflettere attentamente sui processi su cui vuoi lavorare per primi. Questo vale soprattutto per i sistemi HR delle piccole imprese, che devono fare i conti con tempo, risorse e budget limitati.

Forse ottenere alcune prime vittorie facili potrebbe liberare tempo per affrontare i progetti più grandi. Oppure potresti avere il sostegno della leadership per intraprendere un grande progetto di automazione.

Definisci obiettivi di miglioramento chiari e specifici, allineati agli obiettivi strategici, alle iniziative e ai valori dell'organizzazione.

Per esempio, il valore principale della mia azienda è l'innovazione, ma abbiamo ancora alcuni processi HR manuali e fastidiosi.

Il nostro obiettivo è creare un'esperienza HR innovativa che offra ai nostri dipendenti una percezione positiva della loro funzione HR. Siamo riusciti a ottenere il sostegno dei dirigenti per la trasformazione digitale dell'HR automatizzando diversi processi chiave e collegando i progetti al nostro valore dell'innovazione.

Questo passaggio non segue un approccio valido per tutti, quindi dovrai decidere cosa funziona per la tua organizzazione in base alle risorse disponibili.

Terzo passaggio: creare un piano d'azione 

Ti consigliamo di stabilire una tempistica realistica per il completamento e di includere diversi momenti di verifica dei progressi.

Questo può comportare la semplificazione dei flussi di lavoro, l'eliminazione dei passaggi non necessari e l'automazione delle attività ripetitive utilizzando specifici software HR (torneremo su questo passaggio più avanti). 

Se disponi di risorse che possono aiutarti, assegnare la titolarità e la responsabilità consentirà ai membri del team di mantenere il processo decisionale nei loro processi di lavoro. 

Può essere difficile tenere traccia di tutto e avere un documento di progetto a cui tutti possano accedere sarà utile. Mi piace usare SharePoint per questo tipo di progetti, ma sono disponibili molti strumenti di gestione dei progetti.

Nel mio precedente esempio di documentazione frammentata, abbiamo deciso di riunire tutto in una posizione centrale invece di lasciarlo nei silos in cui era archiviato e ci siamo dati 6 mesi per aggiornare ogni documento.

Questa tempistica era realistica e raggiungibile per noi, che eravamo un piccolo team HR. Una volta al mese tenevamo una breve riunione periodica per verificare i nostri progressi e responsabilizzarci a vicenda. 

Fase quattro: miglioramento continuo

Stabilisci un sistema per il monitoraggio e la valutazione continui dei processi HR. Raccogli il feedback dei dipendenti e del personale HR per individuare eventuali problemi o ulteriori aree di miglioramento. 

Ad esempio, potresti inviare un sondaggio rapido ai dipendenti dopo che hanno contattato le risorse umane con determinate richieste, così da ottenere un feedback immediato, oppure inviare una lista dei desideri al tuo team HR una volta all'anno per raccogliere idee di miglioramento più complete.

Puoi utilizzare il feedback e i dati raccolti per apportare perfezionamenti continui ai processi HR.

I dipartimenti HR possono ottimizzare i processi integrando piattaforme di gestione dei casi HR per risolvere più rapidamente i problemi.

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6 esempi di miglioramento dei processi HR 

Vediamo alcuni esempi di modi comuni per migliorare i processi HR.

Automatizza i flussi di lavoro

Nella fase di valutazione, probabilmente individuerai attività manuali e ripetitive come l'inserimento dei dati, la programmazione degli appuntamenti e l'invio di e-mail di routine. 

Puoi automatizzare questi processi creando uno stack tecnologico HR (pensa al tuo HRMS o HRIS insieme agli strumenti di comunicazione) che automatizzi molti di questi processi e consenta il flusso di dati tra app e funzioni diverse.

Consiglio dell'autore

Se non puoi automatizzarlo, almeno standardizzalo. Sviluppare processi e modelli standardizzati per attività come le valutazioni delle prestazioni, le descrizioni delle posizioni e le guide ai colloqui garantisce coerenza e riduce il tempo dedicato alla creazione di materiali da zero.

Digitalizza l'onboarding

Il processo di onboarding dei dipendenti è un processo ripetibile che nella maggior parte delle aziende necessita di essere aggiornato e rappresenta una delle parti più importanti dell'esperienza dei dipendenti appena assunti.

Digitalizza il processo di onboarding fornendo ai nuovi assunti moduli elettronici, moduli di formazione e risorse aziendali. In questo modo puoi ridurre la documentazione cartacea, risparmiare tempo e garantire coerenza nell'esperienza di onboarding di tutti i nuovi dipendenti.

In questo ambito, uno speciale software per l'onboarding può aiutarti enormemente.

Semplifica il reclutamento

Se il processo di reclutamento non era incluso nel tuo inventario della Fase 1, dovrebbe esserlo. Se non l'hai già fatto, valuta l'implementazione di un sistema di tracciamento dei candidati (ATS) per gestire gli annunci di lavoro, le candidature e la comunicazione con i candidati.

Il software ATS può aiutarti a selezionare i candidati, monitorarne i progressi e persino creare un percorso di assunzione per i ruoli difficili da coprire. Molti di questi programmi possono inoltre fornire metriche preziose sul processo di assunzione e sull'esperienza dei candidati.

Offri opzioni self-service

I professionisti HR possono spendere molte energie inutilmente per rispondere alle domande e aggiornare le informazioni dei dipendenti; ecco alcuni suggerimenti utili:

Autogestione per dipendenti e manager

Potresti già disporre di opzioni all'interno del tuo software HRIS per l'autogestione dei dipendenti e dei manager. 

Utilizzale, poiché possono consentire ai dipendenti di aggiornare le informazioni personali, visualizzare i cedolini, richiedere permessi e iscriversi ai benefit. Questo riduce il carico di lavoro del team HR e dà ai dipendenti la possibilità di gestire autonomamente le proprie informazioni. 

Le opzioni di autogestione per i manager all'interno del tuo HRIS sono un altro ambito in cui cercare miglioramenti dei processi. Potrebbero esserci funzioni che puoi attivare facilmente per i manager, consentendo loro di elaborare autonomamente le modifiche ordinarie riguardanti i dipendenti, come modificare le linee gerarchiche e approvare le richieste di permesso.

Base di conoscenza centralizzata 

Crea un archivio centralizzato di politiche, procedure, domande frequenti e risorse HR. Questo può aiutare dipendenti e manager a trovare risposte alle proprie domande senza dover contattare direttamente le risorse umane. È fondamentale fare in modo che l'archivio sia facilmente consultabile e accessibile a tutti i dipendenti. 

Sono disponibili molte soluzioni intranet, con diversi livelli di costi e impegno richiesto. Anche molte piattaforme HRIS offrono questa funzione. 

Gestione elettronica dei documenti 

Se non lo hai ancora fatto, inizia a conservare digitalmente i documenti HR in un sistema sicuro di gestione documentale. Questo facilita il recupero e la condivisione dei documenti e dei dati dei dipendenti, riducendo la necessità di documenti cartacei.

Calendario della conformità e lista di controllo di fine anno

Ho parlato brevemente di un calendario della conformità in un articolo precedente sulla conformità HR e non ne elogerò mai abbastanza l'utilità.

Il calendario che utilizzo è collegato a un calendario HR condiviso in Outlook e ogni elemento del calendario è collegato a un evento nel calendario HR. Questi promemoria “in bella vista” sono efficaci per stimolare l'azione in materia di conformità.

Utilizza una lista di controllo di fine anno integrandola nel calendario della conformità. Come parte della lista di controllo di fine anno del mio team, esaminiamo la documentazione dei processi ed eseguiamo la manutenzione periodica. 

Questo consente un ciclo di miglioramento continuo senza dover ricominciare ogni volta da zero, come ho spiegato nel Passaggio 4 precedente.

Nota a margine: la lista di controllo di fine anno non dovrebbe essere combinata con le altre liste di controllo dei processi HR né sostituirle.

Sfide del miglioramento dei processi HR

Anche se nella pratica tutto questo sembra positivo, migliorare i processi HR difficilmente sarà un'impresa facile. Le sfide più comuni sono:

• Resistenza al cambiamento: dipendenti e manager potrebbero opporsi ai cambiamenti per paura dell'ignoto, per abitudine ai processi attuali o per scetticismo sui vantaggi dei nuovi sistemi. Per questo ogni cambiamento significativo richiede un adeguato piano di gestione del cambiamento e una strategia di comunicazione.
• Mancanza di una visione chiara: senza un obiettivo e una strategia ben definiti, i miglioramenti dei processi HR possono perdere direzione, causando uno spreco di energie e risorse.
• Risorse limitate: vincoli di budget, personale insufficiente e strumenti tecnologici inadeguati possono ostacolare l'implementazione di nuovi processi HR. Per questo è importante stabilire le priorità in modo efficace e definire tempistiche realistiche. La semplificazione dei processi HR può iniziare adottando soluzioni HR gratuite per le attività amministrative di base.
• Mantenimento della conformità: i processi HR devono rispettare diversi requisiti legali e normativi e garantire la conformità durante l'implementazione dei cambiamenti può riservare spiacevoli sorprese.
• Espansione a livello globale: i processi HR potrebbero dover tenere conto di diverse esigenze locali, a seconda del luogo in cui assumi. Il ricorso a servizi HR multinazionali può garantire processi ottimizzati, adatti sia ai team locali sia a quelli internazionali

Migliori pratiche per il miglioramento dei processi HR

Infine, alla luce delle sfide evidenziate sopra, ecco alcune buone pratiche da tenere a mente quando si migliorano i processi HR.

• Stabilisci obiettivi chiari: definisci obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e con scadenze precise (SMART) per il processo di miglioramento.
• Coinvolgimento dei dipendenti: coinvolgi i dipendenti nelle fasi di pianificazione e implementazione. Raccogli il loro feedback e affronta le loro preoccupazioni per favorire il consenso e ridurre la resistenza al cambiamento.
• Comunicazione aperta: favorisci una comunicazione aperta e trasparente all'interno del team HR e dell'organizzazione per comunicare efficacemente il cambiamento e raccogliere feedback.
• Analisi comparativa: confronta i tuoi processi HR con gli standard del settore e le migliori pratiche. Utilizza l'analisi comparativa per individuare lacune e opportunità di miglioramento.
• Metriche delle prestazioni: definisci e monitora gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per i tuoi processi HR
• Adotta una mentalità incentrata sul cliente: il nuovo modo di pensare consiste nel considerare le attività di gestione delle persone come un prodotto, trattando i dipendenti come clienti e concentrandosi sul miglioramento della loro esperienza con i processi HR. Scopri cosa potrebbe migliorarne l'esperienza, che si tratti dell'integrazione dei sistemi, della semplificazione delle attività o della riduzione al minimo delle riunioni.

Una cultura del miglioramento continuo

Il miglioramento dei processi HR è una parte naturale del potenziamento della funzione delle risorse umane.

Seguendo un approccio strutturato che include valutazione, analisi, riprogettazione e monitoraggio continuo, puoi ottimizzare i processi HR, ridurre i costi, migliorare la soddisfazione dei dipendenti e contribuire in modo più efficace al raggiungimento degli obiettivi strategici dell'organizzazione. 

Adottare una cultura del miglioramento continuo nelle risorse umane può portare al successo a lungo termine nell'attuale dinamico ambiente aziendale e offrire ai dipendenti un'esperienza HR efficace.

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