Migliorare i Processi HR: Un Percorso in 4 Fasi
Miglioramento dei processi: il passatempo preferito di ogni professionista HR, giusto?
Forse non per la maggior parte di noi, ma avere processi ben stabiliti aiuta a garantire che le attività vengano completate in modo corretto ed efficiente, creando un'esperienza migliore per tutti e liberando tempo per concentrarsi su aspetti più interessanti e strategici.
Il ruolo delle Risorse Umane nelle piccole imprese e nelle grandi aziende include l'implementazione di processi strutturati che assicurano la conformità e migliorano l'efficienza operativa.
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Probabilmente la tua funzione HR ha più di qualche processo che potrebbe essere migliorato. Utilizzando la gestione strategica delle risorse umane, le organizzazioni possono ottimizzare i processi HR rendendoli più reattivi alle esigenze dei dipendenti e dell'organizzazione.
Qui condividerò il mio metodo per migliorare i processi (lo so, molto metariflessivo) e fornirò alcuni esempi su come ottimizzare processi come il reclutamento e l'onboarding.
Framework per il miglioramento dei processi HR
I processi HR comprendono una vasta gamma di attività, dal reclutamento e onboarding allo sviluppo dei dipendenti e alla gestione delle prestazioni.
Per restare competitivi ed efficienti, le aziende devono cercare continuamente di migliorare i loro processi HR. Semplificare i processi HR è facile con strumenti HR in cloud, garantendo flussi di lavoro più fluidi e migliore accessibilità ai dati.
Per esperienza, l’ostacolo maggiore al miglioramento dei processi è proprio iniziare: può sembrare un compito insormontabile! Suddividere il lavoro in step separati lo rende molto più gestibile.
Primo step: Valutare i processi attuali
È difficile migliorare qualcosa se non lo si comprende a fondo. Può richiedere tempo, lo ammetto subito, ma normalmente questo passaggio va effettuato solo una volta.
Il primo passo qui è valutare i flussi di lavoro e le attività, determinare cosa è documentato, chi ne è responsabile e quando è stato revisionato l’ultima volta. Le Risorse Umane gestiscono il payroll e la formazione, per esempio, o è un altro dipartimento nella tua azienda?
Ad esempio, in un precedente dipartimento HR in cui ho lavorato, c’erano molti processi documentati, ma abbiamo scoperto che erano archiviati in luoghi diversi e in vari stati di aggiornamento.
Successivamente, puoi analizzare le tue metriche HR per identificare aree di criticità associate a ciascun processo, ad esempio conteggi del personale non accurati, errori di payroll o tempi di assunzione troppo lunghi.
Al termine di questo step, avrai un inventario dei processi migliorabili.
Secondo step: Dare priorità
Non potrai affrontare tutto contemporaneamente, quindi è importante valutare criticamente a quali processi dedicarsi per primi. Questo vale soprattutto per chi lavora in sistemi HR per piccole imprese dove tempo, risorse e budget sono limitati.
Magari ottenere qualche successo iniziale e semplice potrebbe liberare tempo per affrontare progetti più consistenti. Forse hai ottenuto il supporto della leadership per portare avanti un grande progetto di automazione.
Stabilisci obiettivi chiari e specifici per il miglioramento, allineati agli obiettivi strategici, alle iniziative e ai valori dell'organizzazione.
Ad esempio, il valore principale della mia azienda è l'innovazione, eppure abbiamo ancora alcuni processi HR fastidiosamente manuali.
Il nostro obiettivo è creare un'esperienza HR innovativa che dia alla nostra popolazione aziendale una percezione positiva della funzione HR. Siamo riusciti a ottenere il supporto dei dirigenti per la trasformazione digitale dell’HR automatizzando diversi processi chiave e legando i progetti al nostro valore di innovazione.
Questa fase non è una soluzione valida per tutti, quindi dovrai decidere cosa funziona per la tua organizzazione con le risorse a disposizione.
Terzo step: Definire un piano d’azione
Devi stabilire una tempistica realistica per il completamento e consiglio di includere diversi controlli intermedi di avanzamento.
Questo può comportare la semplificazione dei flussi di lavoro, l’eliminazione delle fasi non necessarie e l’automazione delle attività ripetitive utilizzando specifici software HR (maggiori dettagli su questo passaggio più avanti).
Se hai risorse disponibili per aiutare, assegnare la proprietà e la responsabilità consentirà ai membri del team di mantenere il processo decisionale nei propri flussi di lavoro.
Tutto ciò può essere difficile da tenere sotto controllo e avere un documento di progetto accessibile a tutti aiuterà. Io preferisco usare Sharepoint per questo tipo di progetti, ma esistono molti strumenti di project management disponibili.
Nell’esempio precedente sulla documentazione frammentata, abbiamo deciso di mettere tutto in un luogo centrale invece che nei silos in cui erano conservati e ci siamo dati 6 mesi di tempo per aggiornare ogni documento.
Questa tempistica era realistica e raggiungibile per noi che eravamo un piccolo team HR. Facevamo una breve riunione mensile in piedi per controllare i progressi e mantenerci responsabili.
Quarto passaggio: Miglioramento continuo
Stabilisci un sistema per il monitoraggio e la valutazione continua dei processi HR. Favorisci il feedback da parte dei dipendenti e del personale HR per identificare eventuali problemi o ulteriori aree di miglioramento.
Ad esempio, potresti inviare un sondaggio "pulse" ai dipendenti dopo che hanno contattato l’HR per determinate richieste, così da raccogliere feedback immediato, oppure inviare una volta all’anno al tuo team HR un sondaggio dei desideri per idee di miglioramento più approfondite.
Puoi usare i feedback e i dati raccolti per effettuare continui affinamenti ai processi HR.
I reparti HR possono ottimizzare i processi integrando piattaforme di gestione dei casi HR per risolvere i problemi più rapidamente.
6 esempi di miglioramento dei processi HR
Vediamo insieme alcuni esempi di modi comuni per migliorare i processi HR.
Automatizza i flussi di lavoro
Nella fase di valutazione, probabilmente identificherai attività manuali e ripetitive come l’inserimento dati, la pianificazione di appuntamenti e l’invio di email di routine.
Puoi automatizzare questi processi costruendo un tuo stack tecnologico HR (pensa al tuo HRMS o HRIS più strumenti di comunicazione) che automatizza molte di queste attività e consente il flusso di dati tra diverse app e funzioni.
Digitalizza l’onboarding
L’onboarding dei dipendenti è un processo ripetitivo che nella maggior parte delle aziende necessita decisamente di essere aggiornato ed è una delle parti più impattanti sull’employee experience di ogni nuovo assunto.
Digitalizza il processo di onboarding fornendo ai nuovi assunti moduli elettronici, corsi di formazione online e risorse aziendali. Questo può ridurre la burocrazia, risparmiare tempo e garantire coerenza nell’esperienza di inserimento di tutti i nuovi dipendenti.
Software specializzati per l’onboarding possono aiutarti moltissimo in questo senso.
Snellisci il reclutamento
Se il processo di selezione non era incluso nell’inventario del Passaggio 1, dovresti includerlo. Se non lo hai già fatto, valuta di implementare un sistema di tracciamento delle candidature (ATS) per gestire annunci di lavoro, candidature e comunicazioni con i candidati.
Un software ATS può aiutare a selezionare i candidati, tracciare i loro progressi e persino creare una pipeline di assunzione per posizioni difficili da coprire. Molti di questi programmi forniscono anche preziose metriche sul processo di selezione e sull’esperienza dei candidati.
Offri opzioni self-service
I professionisti HR possono sprecare molta energia a rispondere a domande ricorrenti e ad aggiornare le informazioni dei dipendenti. Ecco alcuni suggerimenti utili a riguardo:
Self-service per dipendenti e manager
Le opzioni potrebbero già essere presenti nel tuo software HRIS per il self-service di dipendenti e manager.
Sfruttale, poiché possono offrire ai dipendenti la possibilità di aggiornare i propri dati personali, visualizzare le buste paga, richiedere permessi e iscriversi ai benefit. Questo riduce il carico di lavoro del team HR e dà ai dipendenti l'autonomia di gestire le proprie informazioni.
Le opzioni di self-service manageriali disponibili nel tuo HRIS sono un’altra area in cui cercare miglioramenti dei processi. Potrebbero esserci funzionalità che puoi attivare facilmente per i manager, affinché possano gestire autonomamente cambiamenti di routine dei dipendenti, come le modifiche di reporting e l’approvazione delle richieste di permesso.
Knowledge base centralizzata
Crea un archivio centralizzato di politiche HR, procedure, domande frequenti e risorse. Questo può aiutare dipendenti e manager a trovare risposte alle proprie domande senza dover contattare direttamente l’HR. È fondamentale rendere questo archivio facilmente ricercabile e accessibile a tutti i dipendenti.
Esistono molte opzioni intranet disponibili con diversi costi e livelli di impegno. Molte piattaforme HRIS offrono anch’esse questa funzionalità.
Gestione elettronica dei documenti
Se non l’hai già fatto, inizia a conservare i documenti HR in formato digitale in un sistema sicuro. Questo facilita il recupero e la condivisione di documenti e dati dei dipendenti, riducendo la necessità di documenti cartacei.
Calendario di compliance e checklist di fine anno
Ho già accennato al calendario di compliance in un precedente articolo sulla compliance HR, e non posso sottolinearne abbastanza i vantaggi.
Il calendario che uso è collegato a un calendario HR condiviso su Outlook, e ogni voce del calendario rimanda ad un evento specifico. Questi promemoria "sempre sotto agli occhi" sono molto efficaci per stimolare l’azione sulla compliance.
Sfrutta una checklist di fine anno integrandola nel tuo calendario di compliance. Come parte della checklist di fine anno del mio team, rivediamo la documentazione dei processi e svolgiamo manutenzione ordinaria.
Questo permette un ciclo di miglioramento continuo senza il pesante lavoro di ricominciare da zero ogni volta, come dicevo nel Passaggio 4 qui sopra.
Nota a margine: la checklist di fine anno non dovrebbe essere combinata né sostituire le altre tue checklist dei processi HR.
Le sfide del miglioramento dei processi HR
Anche se sulla carta può sembrare tutto semplice, migliorare i processi HR difficilmente sarà una passeggiata. Le sfide più comuni sono:
- Resistenza al cambiamento: Dipendenti e manager possono opporsi al cambiamento per paura dell’ignoto, perché sono a proprio agio con i processi attuali o scettici rispetto ai vantaggi dei nuovi sistemi. Per questo ogni cambiamento importante deve prevedere un adeguato piano di change management e una strategia di comunicazione.
- Mancanza di una visione chiara: Senza un obiettivo e una strategia ben definiti, i miglioramenti dei processi HR possono risultare disorganizzati, causando sprechi di energie e risorse.
- Risorse limitate: Vincoli di budget, poco personale e strumenti tecnologici inadeguati possono ostacolare l’implementazione di nuovi processi HR. Per questo è importante non solo dare priorità in modo efficace, ma anche fissare tempistiche realistiche. L’ottimizzazione dei processi HR può iniziare adottando soluzioni HR gratuite per le attività amministrative di base.
- Mantenere la compliance: I processi HR devono rispettare requisiti legali e normativi diversi: garantire la conformità durante il cambiamento può diventare una trappola insidiosa.
- Scalabilità a livello globale: I processi HR potrebbero dover rispondere a differenti esigenze locali, a seconda di dove si assumono le persone. Affidarsi a servizi HR multinazionali può assicurare processi ottimizzati adatti sia a team locali che internazionali
Best practice per il miglioramento dei processi HR
Infine, considerando le sfide evidenziate sopra, ecco alcune best practice da tenere presenti quando si migliorano i processi HR.
- Stabilire obiettivi chiari: Definisci obiettivi SMART (specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e con una scadenza) per il processo di miglioramento.
- Coinvolgimento dei dipendenti: Coinvolgi i dipendenti nelle fasi di pianificazione e implementazione. Raccogli i loro feedback e affronta le loro preoccupazioni per favorire la partecipazione e ridurre la resistenza al cambiamento.
- Comunicazione aperta: Promuovi una comunicazione aperta e trasparente all'interno del team HR e in tutta l'organizzazione per comunicare efficacemente il cambiamento e raccogliere feedback.
- Benchmarking: Confronta i tuoi processi HR con gli standard di settore e le migliori pratiche. Utilizza il benchmarking per individuare lacune e opportunità di miglioramento.
- Metriche di performance: Definisci e monitora gli indicatori chiave di performance (KPI) per i tuoi processi HR
- Avere un approccio orientato al cliente: Il nuovo modo di pensare consiste nel considerare le operations HR come un prodotto, dove i dipendenti vengono trattati come clienti e l'obiettivo è migliorare la loro esperienza con i processi HR. Scopri cosa può migliorare la loro esperienza, sia che si tratti di integrazione dei sistemi, semplificazione delle attività o riduzione delle riunioni.
Una cultura di miglioramento continuo
Il miglioramento dei processi HR è una parte naturale del potenziamento della funzione di risorse umane.
Seguendo un approccio strutturato che prevede valutazione, analisi, riprogettazione e monitoraggio costante, puoi ottimizzare i tuoi processi HR, ridurre i costi, aumentare la soddisfazione dei dipendenti e, in definitiva, contribuire meglio al raggiungimento degli obiettivi strategici dell'organizzazione.
Adottare una cultura di miglioramento continuo nelle HR può portare a un successo a lungo termine nell'attuale contesto aziendale dinamico, offrendo ai dipendenti un'esperienza HR efficace.
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