Requisiti del software per le risorse umane: comprendere le proprie esigenze
Comprendere il ruolo delle risorse umane nelle piccole imprese e nelle grandi aziende è essenziale quando si valutano i costi del software per le risorse umane, per assicurarsi che la soluzione sia in linea con il budget e gli obiettivi dell'azienda.
Per far fronte a queste esigenze in continua evoluzione, anche il software per le risorse umane sta crescendo. Non serve più soltanto a gestire le buste paga, anche se questa rimane una funzione fondamentale delle risorse umane.
Oggi più che mai, implementare un software per le risorse umane è importante per garantire che la tua azienda rimanga un datore di lavoro competitivo in un mondo del lavoro in continua evoluzione.
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Requisiti fondamentali del software per le risorse umane
Ogni azienda avrà esigenze specifiche per quanto riguarda le funzioni e le caratteristiche di una soluzione per le risorse umane. Tuttavia, esistono alcuni elementi comuni da considerare per assicurarsi che il software per le risorse umane scelto aumenti la produttività e la soddisfazione all'interno dell'azienda.
Domande preliminari per scegliere un software per le risorse umane
Indipendentemente dal tipo di software per la gestione delle risorse umane di cui hai bisogno, dovresti valutare questi aspetti generali per assicurarti di ottenere tutti i vantaggi del software per la gestione delle risorse umane:
- Sarà facile da usare sia per i professionisti delle risorse umane sia per i dipendenti?
- Si integra con gli altri sistemi software per le risorse umane?
- È scalabile e flessibile se le esigenze della tua azienda cambiano?
- È basato sul cloud o installato in sede?
- È disponibile un'app mobile?
- Rispetta gli standard di sicurezza dei dati, come la conformità al GDPR?
- Migliorerà l'efficienza delle operazioni delle risorse umane (ad esempio, eliminando i fogli di calcolo)?
- Offre automazioni per le attività tipiche che richiedono molto tempo?
Una volta risposto a queste domande, puoi passare alla fase successiva del processo di selezione e iniziare a esaminare le singole funzionalità del software.
Caratteristiche fondamentali di un software efficace per le risorse umane
Il software per le risorse umane è personalizzabile e offre numerose opzioni per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda. Tuttavia, riteniamo che alcune funzionalità siano utili in quasi tutti i casi:
- Portale self-service per i dipendenti: consentire ai dipendenti di accedere direttamente per consultare documenti importanti, visualizzare il proprio programma, richiedere permessi e monitorare la formazione significa che contatteranno il team delle risorse umane solo per le questioni più serie.
- Flussi di lavoro per assunzione e inserimento: cerca strumenti integrati che aiutino a standardizzare e semplificare il processo di assunzione e inserimento, inclusi la pubblicazione degli annunci di lavoro, le lettere di offerta, le firme digitali e le liste di controllo per i nuovi assunti, tutto in un unico luogo.
- Funzionalità di intelligenza artificiale (AI): gli strumenti più avanzati per le risorse umane includono oggi l'AI per attività come la selezione dei curriculum, l'analisi predittiva del ricambio dei dipendenti e suggerimenti personalizzati per l'apprendimento, aiutandoti a prendere decisioni più intelligenti e rapide.
- Gestione del tempo: la gestione automatizzata del tempo può migliorare il flusso di lavoro, soprattutto quando i dipendenti hanno accesso diretto. Molti sistemi per le risorse umane includono calendari basati sui team e avvisi sulle presenze per contribuire a ridurre al minimo l'impatto delle assenze.
- Gestione dell'iscrizione ai benefit: l'iscrizione self-service ai benefit consente ai dipendenti di visualizzare, selezionare e aggiornare i propri pacchetti di benefit senza dover passare dalle risorse umane, riducendo gli scambi e garantendo il rispetto delle scadenze relative ai benefit.
- Opportunità di apprendimento: in uno studio di Quantum Workplace, i dipendenti hanno indicato le opportunità di crescita come uno dei principali motivi del coinvolgimento dei dipendenti. Prendi in considerazione una soluzione per le risorse umane dotata di un sistema integrato di gestione dell'apprendimento (LMS) o di un modulo per la formazione, per aiutare i tuoi dipendenti a sviluppare le proprie competenze nel tempo.
- Analisi e report: il software per le risorse umane raccoglie molti dati sui dipendenti, ma non dovresti doverli esportare in un altro sistema per capire cosa significano. I migliori software per le risorse umane includono cruscotti dei dati e funzionalità di analisi integrate.
Requisiti specifici per diversi tipi di software per le risorse umane
Anche se potresti cercare soltanto una soluzione per la gestione dei dipendenti per problemi relativi a una di queste aree, il software di base per le risorse umane rientra generalmente in quattro categorie fondamentali:
- Gestione dei dati HR (ad es. sistemi informativi delle risorse umane o HRIS)
- Software per paghe, finanza e contabilità
- Software per il reclutamento, l'assunzione e l'inserimento dei dipendenti
- Software per la gestione delle prestazioni dei dipendenti
Ogni tipo di software presenta requisiti diversi. Ma quali sono i requisiti di ciascuno e cosa dovresti cercare quando scegli la tua soluzione software HR di base?
Requisiti del software per la gestione delle risorse umane
Il software per la gestione delle risorse umane (HRMS) è una suite di applicazioni che gestisce vari processi HR, tra cui assunzioni, valutazioni delle prestazioni, manutenzione delle informazioni sui dipendenti e molte altre attività.
Le soluzioni software HRMS variano notevolmente, dai software HRMS di base (noti anche come software HRIS) alle soluzioni altamente avanzate e complesse.
Poiché i software HRMS sono così diversificati, prima di poterli valutare devi redigere una RFP per il software HR che definisca ciò di cui la tua azienda ha bisogno. Le funzionalità comuni dei software HRMS includono:
- Elaborazione delle paghe
- Gestione dei benefit per i dipendenti
- Strumenti per il reclutamento e le assunzioni
- Strumenti per l'inserimento e la formazione
- Un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS)
- Archiviazione dei dati dei dipendenti
- Registri delle presenze o schede ore digitali
- Metriche e analisi HR
Innanzitutto, considera le priorità e gli obiettivi della tua azienda. In quali ambiti la tua azienda è più efficiente? E in quali fa fatica a raggiungere l'efficienza? Concentrati sulle aree in cui hai bisogno di aiuto e crea una checklist dei requisiti per raccogliere le funzionalità di cui hai maggiore necessità.
Successivamente, considera i requisiti tecnici della tua azienda. Quanti record dei dipendenti dovranno essere archiviati? E quanti utenti utilizzeranno il tuo software HR?
Se hai bisogno che il software HRMS supporti determinate lingue o ti aiuti a gestire specifici requisiti normativi, dovresti inserirlo nella checklist dei requisiti e anche nel tuo caso aziendale.
Non tutte le soluzioni software HRMS includono funzionalità come la gestione delle paghe o l'amministrazione dei benefit nel servizio di base; pertanto, se sono necessarie, aggiungile al tuo elenco.
Requisiti del software per paghe e benefit
Il software per le paghe e i benefit dei dipendenti ti aiuta a monitorare i costi mensili dei benefit, elaborare le paghe, calcolare e presentare le imposte sulle paghe e gestire le attività finanziarie correlate.
Con questo tipo di software, le seguenti domande ti aiuteranno a determinare i requisiti della tua azienda:
- Quanti dipendenti hai?
- Hai dipendenti stagionali o temporanei?
- Offri dei benefit?
- Quanta esperienza ha il responsabile delle paghe?
- A quali normative devi conformarti?
- Quali tipi di analisi ti servono?
- Paghi incentivi alle vendite o bonus?
Per aiutarti a confrontare questi dettagli tra più fornitori, ti consiglio di richiedere proposte per le paghe ad almeno 3 dei tuoi principali candidati, così da semplificare il processo.
Le aziende richiedono comunemente software per paghe e benefit che offrano le seguenti funzionalità:
- Integrazione con i database HR esistenti
- Supporto per la conformità fiscale
- Monitoraggio delle ferie e delle assenze per malattia
- Accesso self-service dei dipendenti alle buste paga e ai moduli fiscali
- Monitoraggio automatico dell'idoneità dei dipendenti ai benefit
Quando si dimensionano i sistemi di gestione delle paghe, è fondamentale condurre un’analisi dei rischi e definire le specifiche dei requisiti prima di scegliere un fornitore. Sviluppa una scorecard completa per selezionare il partner giusto per le tue esigenze.
Requisiti del software per il recruiting
Le funzionalità del software per il recruiting includono spesso un sistema di tracciamento dei candidati (ATS), la gestione delle relazioni con i candidati e un software per i colloqui.
Le funzionalità comuni a molte sottocategorie di software per il recruiting includono la pubblicazione automatica delle offerte di lavoro sui siti web e sui social media, la possibilità di accettare i curriculum online e strumenti per escludere i candidati non qualificati e confrontare tra loro quelli qualificati.
Secondo Business News Daily, le aziende dovrebbero cercare un software per il recruiting che soddisfi i seguenti requisiti:
- Possibilità di pubblicare su bacheche di lavoro specifiche
- Interfaccia ottimizzata per i dispositivi mobili
- Prezzi flessibili
- Processo di candidatura rapido
- Conformità alle normative in materia di assunzioni
Inoltre, se il prezzo è un fattore limitante per il tuo investimento nel software, gli strumenti per le assunzioni più convenienti sono generalmente i sistemi di recruiting per le piccole imprese.
Requisiti del software per la gestione delle prestazioni
Il software per la gestione delle prestazioni aiuta le aziende a comprendere meglio le prestazioni dei dipendenti. Uno dei principali vantaggi degli strumenti per la gestione delle prestazioni è che consentono ai responsabili aziendali di monitorare e analizzare i dati sui dipendenti e valutare i singoli dipendenti.
Per questo tipo di software, i requisiti principali includono:
- Facilità d'uso
- Possibilità di impostare obiettivi
- Funzionalità di monitoraggio dei progressi
- Possibilità di fornire feedback continui
- Promemoria automatici per le scadenze delle valutazioni delle prestazioni
- Comunicazione semplice tra dipendenti e responsabili
Naturalmente, vorrai anche che il tuo software per la gestione delle prestazioni sia flessibile, adattabile e compatibile con gli altri sistemi. Anche il prezzo dei sistemi per la gestione delle prestazioni è fondamentale, poiché avrai bisogno di qualcosa che rientri nel tuo budget. Lo stesso vale per ogni software HR che selezioni!
Ora esamineremo questi requisiti e come valutarli.
Come valutare il software HR
Come puoi valutare la flessibilità e l'adattabilità di una soluzione HR? E cosa dovresti considerare per determinare il costo complessivo di una soluzione HR? Approfondiamolo.
Compatibilità con i sistemi HR esistenti
L'implementazione di una soluzione per la gestione delle risorse umane comporterà probabilmente l'integrazione con altri sistemi già in uso, come software ERP, per la gestione finanziaria e CRM. In questo modo potrai condividere le informazioni in modo più efficiente e ottenere un quadro molto più completo dei dati analitici della tua azienda.
Un fornitore dovrebbe essere in grado di dirti se il suo software è compatibile con gli altri sistemi che utilizzi e consentirti di testarlo prima di procedere all'acquisto. Dovrai inoltre verificare che il fornitore offra assistenza e aggiornamenti continui per garantire la compatibilità con i sistemi che potresti implementare in futuro.
Flessibilità e adattabilità
Le aziende non sono statiche, quindi neppure il tuo software HR può esserlo. Deve crescere (o ridursi) insieme alle tue esigenze. Quando cerchi una soluzione HR, valuta quali funzionalità chiave e quale portata prevedi di dover utilizzare in futuro. Se il software dispone delle funzionalità aggiuntive che desideri, quanto costerà implementarle quando sarà il momento?
La flessibilità è fondamentale. I tuoi processi HR potrebbero evolversi nel tempo e il sistema dovrebbe consentirti di adattarti senza doverlo rinnovare completamente. Devi poter personalizzare i flussi di lavoro e i report in base alle tue esigenze in continua evoluzione.
Fattori di costo da considerare
Il costo del software HR può essere calcolato in modi diversi ed è importante tenerlo presente durante la scelta.
Per molti tipi di software, le aziende pagano un costo mensile per utente o dipendente, oltre a un costo mensile di base. Alcuni sistemi potrebbero inoltre applicare un costo di implementazione per configurare il software in base ai requisiti del sistema. Comprendere i modelli di prezzo degli HRIS può aiutarti a pianificare efficacemente il budget per il tuo investimento nella tecnologia HR.
Le soluzioni rivolte alle aziende più grandi richiedono più probabilmente un acquisto una tantum a prezzo fisso, spesso basato sulle dimensioni dell'azienda. Tieni inoltre presente che l'aumento della capacità di archiviazione, l'implementazione di funzionalità aggiuntive e l'accesso a un'assistenza personalizzata da parte del fornitore del software comporteranno probabilmente costi aggiuntivi.
Le aziende più piccole potrebbero scoprire che un software gratuito o a codice sorgente aperto è più adatto alle loro esigenze, ma ci saranno delle limitazioni. Il software HR a codice sorgente aperto ti dà accesso solo al codice del software, quindi avrai bisogno di qualcuno con conoscenze di programmazione per trasformarlo in una soluzione utilizzabile.
Alcuni fornitori possono offrire un software HR gratuito o a basso costo conveniente per iniziare, ma che include solo funzionalità di base. Con questi piani, l'aggiunta di funzionalità extra ti costerà di più.
Per un'analisi approfondita dei costi della tecnologia HR, consulta il nostro articolo "La tua organizzazione è pronta per la tecnologia HR?"
Come lanciare un nuovo software HR
Introdurre un nuovo software è difficile. Infatti, un rapporto di McKinsey ha rilevato che solo il 16% degli intervistati riteneva che le trasformazioni digitali delle proprie aziende avessero avuto successo. Tuttavia, il lancio di un software con successo porta grandi vantaggi. Il software HR può aumentare l'efficienza, ridurre i costi e migliorare la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti. Per ottenere questi vantaggi del software HCM o del software HR, è fondamentale avere un piano solido.
Implementare il software HR
Una volta scelto il software HR, è il momento di implementarlo. PeopleGoal consiglia un ciclo di implementazione di sei settimane.
Questo include il tempo necessario per la configurazione dell'account e per i test pilota da parte del dipartimento HR prima di lanciare il software in tutta l'azienda.
Seguendo un processo ben pianificato e documentando ogni passaggio, puoi assicurarti di incontrare il minor numero possibile di intoppi.
Un team pilota composto da membri di ogni livello dell'azienda e con diversi livelli di competenza tecnica ti aiuterà a risolvere i problemi durante il lancio.
Tipi diversi di dipendenti avranno requisiti diversi per il software HR e difficoltà diverse quando si tratta di utilizzarlo.
Tenere conto dei loro commenti contribuirà al successo della tua trasformazione digitale HR.
Presentare il software HR al team
Una volta configurato il software, testato e risolti gli eventuali problemi segnalati dal team pilota, è il momento di presentarlo al resto dell'azienda.
In questo processo, una buona comunicazione è fondamentale per creare un'esperienza positiva per i dipendenti. Assicurati che i tuoi dipendenti siano a conoscenza dei dettagli del lancio e sappiano a chi rivolgersi per ricevere assistenza quando utilizzano la tua nuova soluzione HR.
Il tuo team dovrebbe essere entusiasta dei vantaggi offerti dal nuovo software HR. Li aiuterà a richiedere facilmente le ferie? Oppure contribuirà a mantenere al sicuro le loro informazioni sensibili? Farà in modo che ricevano sessioni di coaching programmate regolarmente, migliorando così il loro sviluppo professionale?
Se i tuoi dipendenti ritengono di poter trarre dei vantaggi dalla soluzione, otterrai un maggiore coinvolgimento dei dipendenti e un maggiore consenso da parte dell'azienda nel suo complesso.
In particolare, è importante per la soddisfazione dei dipendenti che sappiano che li stai ascoltando.
Se un dipendente ritiene di non avere le competenze necessarie per utilizzare il nuovo software, assicurati che abbia accesso a opportunità di formazione adatte alle sue esigenze.
Oppure, se un dipendente ha avuto una brutta esperienza con precedenti lanci di software, ascolta le sue preoccupazioni e affrontale.
Ogni dipendente soddisfatto della tua soluzione HR influenzerà gli altri, contribuendo alla soddisfazione dei dipendenti nel suo complesso.
E adesso?
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