Requisiti Software HR: Comprendere le Tue Esigenze
Comprendere il ruolo delle Risorse Umane nelle piccole imprese e nelle grandi aziende è essenziale quando si valutano i costi del software HR, assicurando che la soluzione sia in linea con il budget e gli obiettivi dell'azienda.
Per rispondere a queste esigenze in evoluzione, anche il software HR sta crescendo. Non si tratta più solo di gestire le paghe—anche se questa resta una funzione HR fondamentale.
Oggi più che mai, implementare un software HR è importante per assicurarsi che la tua azienda rimanga un datore di lavoro competitivo in un mercato del lavoro in continua evoluzione.
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Requisiti Chiave per il Software HR
Ogni azienda avrà esigenze uniche per quanto riguarda le funzioni e le caratteristiche di una soluzione HR. Tuttavia, ci sono degli aspetti comuni da considerare per assicurare che il software HR che scegli aumenti la produttività e la soddisfazione in tutta l’azienda.
Domande di Screening per la Selezione del Software HR
Indipendentemente dal tipo di software per la gestione delle risorse umane di cui hai bisogno, dovresti considerare questi elementi di alto livello per assicurarti di ottenere tutti i benefici del software di gestione HR:
- Sarà facile da usare sia per i professionisti HR che per i dipendenti?
- Si integra con gli altri sistemi software HR in uso?
- È scalabile e flessibile se cambiano le esigenze aziendali?
- È basato su cloud o installato on-premise?
- È disponibile un'app mobile?
- Rispetta gli standard di sicurezza dei dati, come la conformità al GDPR?
- Migliorerà l'efficienza delle operazioni delle risorse umane (ad esempio, eliminando i fogli di calcolo)?
- Offre automazioni per compiti tipicamente dispendiosi in termini di tempo?
Una volta risposto a queste domande, puoi passare alla fase successiva del processo di selezione e iniziare a valutare le caratteristiche specifiche dei singoli software.
Attributi Chiave di un Software HR Efficace
Il software HR è personalizzabile e offre numerose opzioni per rispondere alle esigenze specifiche della tua azienda. Tuttavia, esistono alcune funzionalità che riteniamo utili praticamente in ogni situazione:
- Portale self-service per i dipendenti: Offrire ai dipendenti un accesso diretto per consultare documenti importanti, visualizzare il proprio orario, richiedere ferie e monitorare la formazione significa che contatteranno il team HR solo per questioni serie.
- Workflows di assunzione e onboarding: Cerca strumenti integrati che aiutano a standardizzare e semplificare il processo di selezione e inserimento, inclusa pubblicazione delle offerte, lettere di assunzione, firme digitali e checklist per i nuovi assunti—tutto in un unico posto.
- Funzionalità di intelligenza artificiale (AI): I software HR più avanzati ora includono l’AI per aiutare in attività come selezione dei CV, analisi predittiva del turnover e raccomandazioni personalizzate per la formazione—aiutandoti a prendere decisioni più intelligenti e rapide.
- Gestione del tempo: La gestione automatizzata delle presenze può migliorare il flusso di lavoro, soprattutto se i dipendenti hanno accesso diretto. Molti sistemi HR prevedono calendari di team e avvisi di presenza per ridurre al minimo l'impatto delle assenze.
- Gestione dell’iscrizione ai benefit: L’autogestione dei benefit consente ai dipendenti di consultare, selezionare e aggiornare i propri pacchetti benefit senza coinvolgere HR, riducendo i contatti e garantendo il rispetto delle scadenze.
- Opportunità di apprendimento: In uno studio di Quantum Workplace, i dipendenti hanno indicato le opportunità di crescita tra le principali ragioni per l’engagement. Prendi in considerazione una soluzione HR che includa un sistema integrato di gestione della formazione (LMS) o un modulo di training per aiutare i dipendenti a sviluppare le proprie competenze.
- Analisi e reportistica: Il software HR raccoglie una grande quantità di dati dei dipendenti, ma non dovresti doverli esportare in un altro sistema per capirne il significato. I migliori software HR prevedono cruscotti di dati e funzioni di analisi integrate.
Requisiti Specifici per Diversi Tipi di Software HR
Anche se potresti cercare una soluzione per la gestione dei dipendenti per problemi relativi a una di queste aree, il software HR di base si suddivide generalmente in quattro categorie principali:
- Gestione dei dati HR (ad esempio, sistemi informativi delle risorse umane o HRIS)
- Software per paghe, finanza e contabilità
- Software per il reclutamento, l'assunzione e l’onboarding
- Software per la gestione delle performance dei dipendenti
Ogni tipo di software ha diversi requisiti. Ma quali sono i requisiti di ciascuno e cosa dovresti cercare quando scegli la tua soluzione software HR centrale?
Requisiti del Software di Gestione delle Risorse Umane
I software di gestione delle risorse umane (HRMS) sono una suite di applicazioni che gestiscono diversi processi HR, tra cui l’assunzione, le valutazioni delle performance, la manutenzione delle informazioni dei dipendenti e molte altre attività.
Le soluzioni software HRMS variano molto, da software HRMS di base (noti anche come software HRIS) a soluzioni molto avanzate e complesse.
Poiché il software HRMS è così variegato, prima di valutarlo, è necessario redigere una RFP per software HR che definisca ciò di cui la tua azienda ha bisogno. Le funzionalità comuni dei software HRMS includono:
- Elaborazione delle paghe
- Gestione dei benefici dei dipendenti
- Strumenti per il reclutamento e l’assunzione
- Strumenti di onboarding e formazione
- Sistema di gestione dell’apprendimento (LMS)
- Archiviazione dei dati dei dipendenti
- Registri di presenze o fogli di presenza digitali
- Metriche HR e analisi
Prima di tutto, osserva le priorità e gli obiettivi della tua azienda. Dove la tua azienda è più efficiente? E dove incontra difficoltà nell’ottenere efficienza? Concentrati sui punti più critici e crea una checklist di requisiti per catturare le funzionalità di cui hai più bisogno.
Poi valuta i requisiti tecnici della tua azienda. Quanti record dei dipendenti dovranno essere archiviati? E quanti utenti utilizzeranno il software HR?
Se hai bisogno che il tuo software HRMS supporti determinate lingue o ti aiuti con specifiche normative, includi queste opzioni nella lista dei requisiti e nel tuo business case anche.
Non tutte le soluzioni HRMS includono funzionalità come la gestione delle paghe o l’amministrazione dei benefici come parte del servizio di base, quindi, se sono necessari, ricordati di inserirli nella tua lista.
Requisiti del Software per Paghe e Benefici
I software per paghe e benefici dei dipendenti aiutano a monitorare i costi mensili dei benefici, elaborare le buste paga, calcolare e dichiarare le imposte sul personale e gestire le attività finanziarie correlate.
Con questa tipologia di software, le seguenti domande ti aiuteranno a definire i requisiti aziendali:
- Quanti dipendenti hai?
- Hai lavoratori stagionali o temporanei?
- Offri benefici ai dipendenti?
- Quanto è esperto il tuo amministratore paghe?
- A quale normativa devi conformarti?
- Di quali tipi di analisi hai bisogno?
- Paghi provvigioni o bonus di vendita?
Per aiutarti a confrontare questi dettagli tra più fornitori, ti consiglio di richiedere proposte per il servizio paghe dai primi 3 selezionati, almeno, per semplificare il processo.
Le aziende solitamente richiedono che il software paghe e benefici offra le seguenti funzionalità:
- Integrazione con database HR esistenti
- Supporto per la conformità fiscale
- Monitoraggio delle ferie e dei giorni di malattia
- Accesso self-service dei dipendenti a cedolini e documenti fiscali
- Monitoraggio automatico dell’idoneità ai benefici per i dipendenti
Quando si scala un sistema di gestione delle paghe, è fondamentale condurre un’analisi dei rischi e delle specifiche dei requisiti prima di scegliere un fornitore. Sviluppa una solida scheda di valutazione per selezionare il partner giusto per le tue esigenze.
Requisiti del Software di Reclutamento
Le funzionalità del software di reclutamento includono spesso un sistema di tracciamento dei candidati (ATS), gestione delle relazioni con i candidati e software per i colloqui.
Le funzionalità comuni a molti sotto-tipi di software di reclutamento includono la pubblicazione automatica delle offerte di lavoro su siti web e social media, la possibilità di ricevere curricula online e strumenti per filtrare i candidati non idonei e confrontare quelli qualificati tra loro.
Secondo Business News Daily, le aziende dovrebbero cercare software di reclutamento che soddisfino i seguenti requisiti:
- Possa pubblicare su specifici portali di lavoro
- Interfaccia compatibile con i dispositivi mobili
- Politiche di prezzo flessibili
- Processo di candidatura rapido
- Garantisca la conformità alle normative sulle assunzioni
Inoltre, se il prezzo è un fattore limitante per il tuo investimento in software, gli strumenti di assunzione più convenienti sono solitamente i sistemi di reclutamento per piccole imprese.
Requisiti del Software di Gestione delle Prestazioni
Il software di gestione delle prestazioni aiuta le aziende a comprendere meglio le performance dei dipendenti. Uno dei principali vantaggi degli strumenti di gestione delle prestazioni è che permettono ai responsabili aziendali di monitorare e analizzare i dati dei dipendenti e di valutare i singoli membri del personale.
Per questa tipologia di software, i requisiti fondamentali sono i seguenti:
- Semplicità d'uso
- Possibilità di impostare obiettivi
- Funzionalità di monitoraggio del progresso
- Capacità di fornire feedback continuo
- Promemoria automatici per le scadenze delle valutazioni delle prestazioni
- Facilità di comunicazione tra dipendenti e manager
Ovviamente, vorrai anche che il tuo software di gestione delle prestazioni sia flessibile, adattabile e compatibile con gli altri sistemi aziendali. Il costo dei sistemi di gestione delle prestazioni è anch’esso fondamentale, poiché hai bisogno di una soluzione che si adatti al tuo budget. Lo stesso vale per ogni software HR che prendi in considerazione!
Successivamente, analizzeremo questi requisiti e come valutarli.
Come Valutare Software HR
Come puoi valutare una soluzione HR per flessibilità e adattabilità? E cosa dovresti considerare quando determini il costo complessivo di una soluzione HR? Approfondiamo insieme.
Compatibilità con i Sistemi HR Esistenti
Implementare una soluzione di gestione HR significa quasi sempre integrarla con altri sistemi già in uso, come ERP, gestione finanziaria e CRM. Questo ti permetterà di condividere informazioni in modo più efficiente e di avere una visione molto più completa sulle analisi della tua azienda.
Un fornitore dovrebbe essere in grado di dirti se il suo software è compatibile con gli altri sistemi che utilizzi e permetterti di testarlo prima dell'acquisto. Vorrai anche confermare che il fornitore offra supporto continuo e aggiornamenti per garantire la compatibilità anche con sistemi che potresti implementare in futuro.
Flessibilità e Adattabilità
Le aziende non sono statiche, quindi nemmeno il tuo software HR può esserlo. Deve crescere (o ridursi) insieme alle tue esigenze. Quando cerchi una soluzione HR, considera quali funzionalità chiave e quale ampiezza pensi ti serviranno in futuro. Se il software dispone delle funzionalità aggiuntive che desideri, quanto costerà implementarle quando sarà il momento?
La flessibilità è fondamentale. I tuoi processi HR potrebbero evolversi nel tempo, e il sistema dovrebbe permetterti di adattarti senza bisogno di una revisione totale. Vuoi la possibilità di personalizzare i flussi di lavoro e i report per adattarli alle tue esigenze in cambiamento.
Fattori di costo da considerare
Il costo del software HR può essere calcolato in diversi modi, ed è importante tenerlo a mente durante la scelta.
Per molte tipologie di software, le aziende pagano una tariffa mensile per utente o per dipendente oltre a una tariffa mensile di base. Alcuni sistemi potrebbero anche richiedere una tassa di implementazione per configurare il software in base ai tuoi requisiti. Comprendere i modelli di prezzo degli HRIS ti aiuterà a pianificare correttamente il budget per l'investimento in tecnologia HR.
Le soluzioni rivolte alle aziende più grandi richiedono più spesso un acquisto una tantum a un prezzo stabilito, spesso calcolato in base alle dimensioni dell’azienda. Considera anche che l’aumento della capacità di archiviazione, l’implementazione di funzionalità aggiuntive e l’accesso a supporto personalizzato da parte del fornitore comporteranno probabilmente costi extra.
Le aziende più piccole potrebbero scoprire che un software gratuito o open-source si adatta meglio, ma ci saranno dei limiti. Il software HR open-source ti dà accesso solo al codice del programma, quindi avrai bisogno di qualcuno con conoscenze di programmazione per trasformarlo in una soluzione utilizzabile.
Alcuni fornitori potrebbero offrire software HR gratuito o a basso costo che ha un prezzo accessibile iniziale, ma include solo funzionalità molto basilari. Con questi piani, aggiungere funzionalità extra avrà un costo ulteriore.
Per un’analisi approfondita dei costi della tecnologia HR, consulta il nostro articolo “La tua organizzazione è pronta per la tecnologia HR?”
Come lanciare un nuovo software HR
Introdurre un nuovo software è difficile. In effetti, un rapporto McKinsey ha rilevato che solo il 16% degli intervistati riteneva di aver avuto successo nelle trasformazioni digitali aziendali. Tuttavia, un lancio di successo di un software porta grandi vantaggi. Il software HR può aumentare l’efficienza, ridurre i costi e migliorare la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti. Per ottenere questi benefici dei software HCM o HR, è fondamentale avere un piano solido.
Implementazione del tuo software HR
Una volta scelto il software HR, è il momento di implementarlo. PeopleGoal consiglia un ciclo di implementazione di sei settimane.
Questa fase include il tempo per configurare l’account e per i test pilota da parte del reparto HR prima di lanciare il software all’intera azienda.
Seguendo un processo ben pianificato e documentando ogni passaggio, puoi ridurre al minimo eventuali problemi.
Un team pilota composto da membri di tutti i livelli aziendali, con diversi livelli di competenza tecnica, ti aiuterà a risolvere i problemi durante il lancio.
Diversi tipi di dipendenti avranno esigenze differenti per il tuo software HR e diversi punti critici nell’utilizzo.
Ascoltare i loro feedback aiuterà a rendere la tua trasformazione digitale HR un successo.
Come introdurre il software HR al tuo team
Dopo aver configurato il software, averlo testato e risolto gli eventuali problemi rilevati dal team pilota, arriva il momento di presentarlo al resto dell’azienda.
In questo processo, una buona comunicazione è fondamentale per creare un'esperienza positiva per i dipendenti. Assicurati che i tuoi collaboratori siano consapevoli dei dettagli del lancio e sappiano dove rivolgersi per ricevere supporto quando utilizzano la tua nuova soluzione HR.
Il tuo team dovrebbe sentirsi entusiasta dei vantaggi offerti dal nuovo software HR. Permetterà loro di richiedere le ferie più facilmente? O aiuterà a tenere al sicuro le loro informazioni sensibili? Garantirà che ricevano regolarmente sessioni di coaching, migliorando così lo sviluppo della loro carriera?
Se i tuoi dipendenti avranno la percezione di ottenere un vantaggio, otterrai maggiore coinvolgimento dei dipendenti e un migliore consenso da parte dell’intera azienda.
In particolare, per la soddisfazione dei dipendenti è importante che sappiano che li stai ascoltando.
Se un dipendente ritiene di non avere le competenze necessarie per il nuovo software, assicurati che abbia a disposizione opportunità di formazione adeguate a lui.
Oppure, se un dipendente ha avuto esperienze negative con i lanci di software precedenti, ascolta le sue preoccupazioni e affrontale.
Ogni dipendente soddisfatto della tua soluzione HR influenzerà positivamente gli altri, contribuendo così alla soddisfazione generale.
E ora?
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