Gestione delle prestazioni: guida completa + esempi
La gestione delle prestazioni è il processo continuo di definizione di obiettivi chiari, fornitura di feedback significativi e sviluppo delle proprie persone. Quando funziona, è una delle leve più dirette per migliorare i risultati. Senza un sistema solido, i team perdono la direzione, i talenti se ne vanno e le valutazioni diventano una formalità di cui nessuno si fida. Ho visto questo fenomeno erodere la cultura di organizzazioni di ogni dimensione.
In questo articolo imparerai esattamente che cos'è la gestione delle prestazioni e come puoi progettarla e utilizzarla per ottenere risultati concreti nella tua organizzazione, invece di lasciare che diventi solo un'attività da spuntare formalmente.
Che cos'è la gestione delle prestazioni?
La gestione delle prestazioni è un processo che le organizzazioni utilizzano per tenere traccia, esaminare e migliorare il rendimento dei dipendenti sul lavoro. I manager e i team delle risorse umane vi fanno affidamento per definire obiettivi chiari, fornire feedback e aiutare i dipendenti a crescere, in modo che tutti lavorino verso gli stessi obiettivi.
Attraverso verifiche periodiche, valutazioni e piani di sviluppo, puoi aiutare il tuo team a rimanere motivato, migliorare le competenze e ottenere risultati migliori sul lavoro.
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Come funziona la gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni funziona come un ciclo ricorrente. Si definiscono gli obiettivi, si monitora l'avanzamento, si fornisce feedback e si adatta il ciclo successivo di obiettivi sulla base di quanto accaduto.
1. Definire obiettivi e aspettative
Manager e dipendenti concordano su come si presenta il successo, su come verrà misurato e su come il lavoro individuale contribuisce agli obiettivi più ampi del team e dell'azienda.
2. Supportare e monitorare i progressi
I dipendenti lavorano per raggiungere questi obiettivi mentre i manager rimuovono gli ostacoli, offrono supporto e verificano i progressi attraverso conversazioni periodiche.
Se emerge un divario di prestazioni, affrontalo tempestivamente invece di aspettare la prossima valutazione formale. I problemi più persistenti possono richiedere un piano di miglioramento delle prestazioni.
3. Fornire feedback mentre il lavoro procede
Il feedback dovrebbe indicare ai dipendenti cosa funziona, cosa deve cambiare e cosa fare dopo. Anche il riconoscimento è importante. Le prestazioni eccellenti non dovrebbero dover aspettare il periodo delle valutazioni per essere riconosciute.
4. Valutare le prestazioni
In momenti prestabiliti, come le valutazioni trimestrali, manager e dipendenti valutano i progressi rispetto agli obiettivi dei dipendenti e discutono dei risultati raggiunti, delle difficoltà e delle esigenze di sviluppo.
5. Adattare e ripetere
Gli obiettivi, i piani di sviluppo e il supporto dovrebbero cambiare quando cambiano le priorità. Le organizzazioni possono inoltre utilizzare la calibrazione delle prestazioni per aiutare i manager ad applicare gli standard in modo più coerente tra i team.
Poi il ciclo ricomincia con aspettative e obiettivi aggiornati.
Gestione delle prestazioni e valutazioni delle prestazioni a confronto
Utilizza questo confronto per capire dove si inseriscono le valutazioni in un sistema più ampio:
| Gestione delle prestazioni | Valutazione delle prestazioni | |
|---|---|---|
| Frequenza | Continua, durante tutto l'anno | Periodica (trimestrale, annuale) |
| Focus | Obiettivi, crescita, feedback | Valutazione, punteggio |
| Responsabilità | Condivisa: manager + dipendente | Generalmente guidata dal manager |
| Scopo | Migliorare continuamente le prestazioni | Valutare le prestazioni passate |
| Risultato | Affiancamento, piani di sviluppo | Punteggi, decisioni sulla retribuzione |
Modelli di gestione delle prestazioni
Un modello di gestione delle prestazioni collega obiettivi, feedback, valutazioni, misurazione e sviluppo dei dipendenti in un unico processo coerente. Il modello giusto dipende da ciò che devi valutare, dalla frequenza con cui cambiano le priorità e dal livello di struttura di cui manager e dipendenti hanno bisogno.
| Modello | Su cosa si concentra | Più adatto a | Attenzione a |
|---|---|---|---|
| Basato sui risultati | Obiettivi, risultati e KPI | Ruoli con risultati chiari e misurabili, come vendite, assistenza o gestione dei progetti | Potrebbe trascurare la collaborazione, l'apprendimento e il modo in cui sono stati raggiunti i risultati |
| Basato sulle competenze | Competenze, comportamenti e capacità specifiche del ruolo | Organizzazioni che desiderano aspettative coerenti e percorsi di sviluppo più chiari | Competenze vaghe possono portare a valutazioni soggettive |
| Continuo | Feedback frequenti, coaching e adeguamento degli obiettivi | Team dinamici in cui le priorità o le responsabilità cambiano regolarmente | Può diventare un ulteriore impegno in termini di riunioni senza conversazioni mirate |
| Bilanciato | Risultati, comportamenti, sviluppo e contributo al team | Ruoli di leadership o mansioni in cui il successo non può essere misurato attraverso un unico indicatore | I manager hanno bisogno di indicazioni chiare su come ponderare ciascun aspetto |
| Guidato dai dipendenti | Autovalutazione, obiettivi fissati dai dipendenti e responsabilità dello sviluppo | Culture che valorizzano autonomia, riflessione e sviluppo professionale | I dipendenti potrebbero aver bisogno di supporto per fissare obiettivi pertinenti e realistici |
| Ibrido | Una combinazione di diversi approcci | Organizzazioni con ruoli, team o esigenze di prestazione differenti | Un numero eccessivo di moduli, valutazioni e verifiche può rendere il processo più difficile da utilizzare |
La maggior parte delle organizzazioni utilizza una qualche forma di modello ibrido. Ad esempio, potrebbe usare gli OKR per allineare le priorità, le competenze per valutare i comportamenti, verifiche trimestrali per il coaching e una valutazione annuale per le decisioni sulla retribuzione.
Perché la gestione delle prestazioni è importante
La gestione delle prestazioni dovrebbe fare più che registrare i risultati passati. Il suo scopo è aiutare i dipendenti ad avere successo, mantenendo al contempo il loro lavoro allineato alle priorità dell'organizzazione.
Un buon sistema dovrebbe:
- Allineare il lavoro individuale agli obiettivi aziendali: I dipendenti dovrebbero comprendere in che modo le loro responsabilità e i loro obiettivi contribuiscono alle più ampie priorità del team e dell'organizzazione.
- Chiarire in cosa consiste una buona prestazione: I manager devono stabilire aspettative chiare per risultati, comportamenti e responsabilità, in modo che i dipendenti sappiano come verrà valutato il successo.
- Migliorare prima le prestazioni: Le verifiche regolari aiutano i manager a individuare le lacune nelle prestazioni e ad affrontarle quando c'è ancora tempo per migliorare.
- Supportare la crescita dei dipendenti: La gestione delle prestazioni può individuare opportunità di coaching, formazione, mentoring e sviluppo professionale, invece di concentrarsi solo sulla valutazione.
- Costruire fiducia attraverso feedback tempestivi: I dipendenti dovrebbero ricevere feedback specifici quando sono ancora utili, compresi il riconoscimento per il buon lavoro e indicazioni chiare quando è necessario cambiare qualcosa.
- Prevenire sorprese al momento della valutazione: Le valutazioni formali dovrebbero riassumere conversazioni già avvenute, non presentare per la prima volta delle problematiche.
- Supportare decisioni migliori sulle persone: Informazioni coerenti sulle prestazioni possono aiutare i manager a prendere decisioni più consapevoli riguardo ai talenti ad alto potenziale, alle promozioni, alla retribuzione, alla pianificazione della successione e alle esigenze di sviluppo.
- Migliorare le prestazioni dell'organizzazione: Obiettivi chiari, feedback regolari e un migliore sviluppo possono contribuire a una maggiore produttività, a un maggiore coinvolgimento, alla fidelizzazione e a migliori risultati aziendali.
Come afferma Elena Sarango-Muñiz, direttrice delle risorse umane e coach per la leadership, la gestione delle prestazioni funziona al meglio quando avviene «una conversazione alla volta», invece di essere trattata come un'attività isolata di fine anno.
Il ciclo di gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni funziona al meglio come processo continuo, basato su feedback costruttivi e fiducia, che aiuta i dipendenti a raggiungere il loro pieno potenziale allineando al contempo i loro sforzi agli obiettivi dell'organizzazione.
Ecco come funziona generalmente:
1. Definizione degli obiettivi
Il processo inizia con la definizione di obiettivi chiari, specifici e misurabili per i dipendenti, in linea con gli obiettivi più ampi dell'organizzazione.
2. Monitoraggio dei progressi
Le prestazioni dei dipendenti vengono monitorate rispetto agli obiettivi stabiliti. I manager e i collaboratori diretti sono responsabili del monitoraggio dei progressi, dell'individuazione e della gestione degli eventuali ostacoli e dell'apportare le modifiche necessarie.
Discussioni periodiche sulle prestazioni garantiscono che gli obiettivi rimangano pertinenti e che i dipendenti procedano nella giusta direzione. Ciò include verifiche informali, attività di mentoring e coaching per guidare i dipendenti verso il raggiungimento dei loro obiettivi.
Quando vengono individuate lacune nelle prestazioni, ai dipendenti possono essere offerte opportunità di sviluppo, come programmi di formazione, workshop o coaching.
Per i dipendenti che non riescono costantemente a soddisfare le aspettative, può essere creato un piano di miglioramento delle prestazioni, che delinei specifiche aree di miglioramento, le azioni da intraprendere e un calendario per una nuova valutazione.
Infine, un altro aspetto importante consiste nel garantire che i dipendenti con prestazioni elevate siano adeguatamente riconosciuti per i loro risultati.
3. Valutazioni formali delle prestazioni
A intervalli prestabiliti (ad esempio, valutazioni trimestrali o semestrali o annuali), vengono effettuate valutazioni formali per esaminare le prestazioni rispetto agli obiettivi dei dipendenti.
Queste valutazioni prevedono una discussione dettagliata sui risultati raggiunti, sulle difficoltà e sulle aree di sviluppo.
4. Revisione e adeguamento degli obiettivi
Con il cambiare delle priorità aziendali, potrebbe essere necessario adeguare gli obiettivi di prestazione. Una revisione periodica garantisce che gli obiettivi rimangano allineati alla strategia in evoluzione dell'organizzazione.
Le organizzazioni potrebbero inoltre voler svolgere di tanto in tanto sessioni di calibrazione delle prestazioni per garantire una gestione delle prestazioni equa e completa in tutta l'organizzazione.
Metodi di gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni è un insieme di diverse attività, filosofie e metodologie che lavorano insieme per creare il sistema complessivo. Non esistono due sistemi uguali, ma ecco alcuni elementi comuni.
Gestione per obiettivi (MBO)
Dipendenti e manager definiscono insieme obiettivi specifici e misurabili, allineati alle priorità dell'organizzazione, creando così un focus chiaro e un senso di responsabilità.
Ad esempio, un manager del marketing e un membro del suo team stabiliscono l'obiettivo di aumentare del 20% il coinvolgimento sui social media nel trimestre successivo. Insieme definiscono azioni specifiche e misurabili per raggiungere questo obiettivo, come pubblicare tre volte alla settimana, realizzare due campagne pubblicitarie mirate e analizzare ogni due settimane le metriche di coinvolgimento per adeguare le strategie.
Per tutto il trimestre, si incontrano per monitorare i progressi e discutere eventuali difficoltà. Al termine del periodo, esaminano i risultati rispetto all'obiettivo del 20%, valutando le prestazioni del membro del team sulla base dei risultati e delle azioni intraprese, e stabiliscono nuovi obiettivi sulla base delle loro conclusioni.
OKR (obiettivi e risultati chiave)
Gli OKR combinano obiettivi ambiziosi con risultati chiave misurabili, motivando i dipendenti a superare le attività di routine e a puntare a risultati di grande impatto.
Ecco un breve esempio di OKR in azione:
Obiettivo: migliorare la soddisfazione dei clienti per il team di assistenza.
Risultati chiave:
- Aumentare il punteggio medio di soddisfazione dei clienti da 4,2 a 4,5 entro la fine del trimestre.
- Ridurre il tempo medio di risposta ai ticket di assistenza da 8 ore a 4 ore.
- Implementare un sondaggio sul feedback dei clienti per tutti i ticket risolti, raggiungendo un tasso di risposta del 50%.
In questo OKR, l'obiettivo è un traguardo chiaro e ambizioso (migliorare la soddisfazione dei clienti), mentre i risultati chiave sono risultati specifici e misurabili che indicano i progressi verso il raggiungimento di tale obiettivo.
Questa struttura fornisce al team obiettivi mirati che contribuiscono al raggiungimento dell'obiettivo generale. Puoi approfondire gli OKR nel nostro articolo Cosa sono gli OKR?
Obiettivi SMART
Gli obiettivi SMART sono strutturati per essere Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Vincolati nel tempo, contribuendo a garantire che siano chiari e raggiungibili entro un periodo di tempo prestabilito.
Esempio: un rappresentante commerciale stabilisce l'obiettivo di aumentare il fatturato mensile.
- Specifico: aumentare il fatturato mensile del 15%.
- Misurabile: monitorare i progressi attraverso i report mensili sul fatturato.
- Raggiungibile: stabilire questo obiettivo sulla base delle recenti tendenze del fatturato mensile e delle risorse commerciali disponibili.
- Rilevante: allineare questo obiettivo all'attenzione dell'azienda per la crescita del fatturato.
- Vincolato nel tempo: raggiungere questo obiettivo entro la fine del prossimo trimestre.
Questo obiettivo SMART fornisce al rappresentante commerciale un traguardo chiaro, tappe intermedie realistiche e una scadenza, rendendo più semplice monitorare i progressi e raggiungerlo.
Scopri di più nel nostro articolo su come impostare obiettivi SMART.
Feedback a 360 gradi
Il feedback a 360 gradi è uno dei metodi più diffusi per sviluppare i manager nelle organizzazioni, ma è utile per tutti.
Questo metodo offre una visione completa raccogliendo feedback da colleghi, manager, subordinati e talvolta clienti, promuovendo una comprensione a tutto tondo delle prestazioni.
Può tuttavia richiedere molto tempo e portare a feedback distorti se non viene gestito con attenzione.
Questo è un argomento a sé stante, ma nel suo eccellente articolo sul feedback a 360 gradi Lockhart Lance condivide alcune buone pratiche:
- I manager dovrebbero individuare alcune persone con cui ciascuno dei loro dipendenti collabora attivamente. A chi forniscono supporto? Chi fa affidamento su di loro per ottenere risultati di lavoro efficaci? Chi sono i loro stakeholder? Chi è influenzato dal loro lavoro?
- Definire dimensioni delle prestazioni pertinenti utilizzando le attuali analisi delle mansioni o le convinzioni dell'alta dirigenza sui comportamenti che desidera sviluppare e premiare in futuro.
- Utilizzare un sistema di valutazione come la scala Likert, che richiede una valutazione su una serie di dimensioni delle prestazioni mediante una scala numerica, ad esempio da 1 a 5 (1—completamente in disaccordo, 5—completamente d'accordo), poiché è semplice ma offre sufficiente flessibilità al valutatore per distinguere tra prestazioni meramente nella media e prestazioni elevate.
Puoi anche utilizzare un software per il feedback a 360 gradi per contribuire a facilitare il processo.
Valutazioni delle prestazioni
A volte si fa confusione tra gestione delle prestazioni e valutazioni delle prestazioni.
Queste ultime sono valutazioni formali condotte periodicamente (spesso una volta all'anno) nell'ambito delle pratiche di gestione delle prestazioni, per esaminare i risultati, i punti di forza e le aree di miglioramento di un dipendente, influenzando solitamente le decisioni relative a promozioni, aumenti salariali o piani di sviluppo.
Esempio: un ingegnere del software affronta una valutazione annuale delle prestazioni con il proprio manager.
- Preparazione: Il responsabile e l'ingegnere esaminano i progetti principali completati durante l'anno, concentrandosi sui risultati misurabili, come la correzione di bug, lo sviluppo di funzionalità e il feedback dei clienti.
- Valutazione: Il responsabile valuta le prestazioni dell'ingegnere rispetto alle competenze fondamentali (ad esempio, competenze tecniche, lavoro di squadra e capacità di risolvere i problemi) utilizzando una scala di valutazione delle prestazioni standardizzata.
- Feedback: Durante l'incontro di valutazione, il responsabile pone domande sulla valutazione delle prestazioni, fornisce un feedback costruttivo, riconosce i risultati raggiunti e discute le aree di crescita.
- Definizione degli obiettivi: Sulla base della valutazione, stabiliscono insieme gli obiettivi per il periodo successivo, come imparare a utilizzare una nuova struttura software o ridurre il tasso di errori del 15%.
Questa valutazione delle prestazioni mira a fornire all'ingegnere del software un feedback strutturato sulle prestazioni passate, aiutandolo a comprendere i propri punti di forza e le aree su cui concentrarsi per lo sviluppo nell'anno successivo.
Per approfondire, consulta l'eccellente articolo di Liz Lockhart Lance su come condurre una valutazione delle prestazioni. Puoi anche utilizzare il nostro pratico modello per la valutazione delle prestazioni.
Gestione continua delle prestazioni
La gestione continua delle prestazioni integra le valutazioni più formali con un sistema di feedback e incontri di verifica regolari e continuativi (anche le valutazioni di metà anno stanno diventando comuni), per aiutare i dipendenti a rimanere allineati agli obiettivi e ricevere tempestivamente il supporto necessario per migliorare.
Esempio: Un responsabile di progetto e un membro del team concordano un piano di miglioramento continuo per aumentare l'efficienza del progetto.
- Stabilire gli obiettivi: All'inizio di ogni trimestre, stabilite un obiettivo chiaro, come ridurre del 10% i tempi di completamento del progetto.
- Incontri di verifica regolari: Organizzate incontri di verifica ogni due settimane per esaminare i progressi, affrontare le difficoltà e apportare, se necessario, modifiche all'approccio al progetto.
- Feedback in tempo reale: Fornite un feedback immediato dopo traguardi significativi o difficoltà, aiutando il membro del team ad apprendere e ad adattarsi in tempo reale.
- Riflessione mensile: Esaminate mensilmente i dati relativi alle tempistiche del progetto e individuate le aree specifiche in cui l'efficienza è migliorata o potrebbe migliorare ulteriormente.
Ottieni il nostro modello per la valutazione delle prestazioni!
Come migliorare il processo di gestione delle prestazioni
Poco meno di un terzo (37%) degli intervistati in uno studio di Betterworks ritiene che il processo di gestione delle prestazioni della propria azienda li aiuti a migliorare le proprie prestazioni.
Le ragioni citate erano la mancanza di equità, la possibilità di allinearsi agli obiettivi strategici dell'azienda e la crescita professionale.
Per creare quindi un processo efficace di gestione delle prestazioni, prendete in considerazione queste buone pratiche per la gestione delle prestazioni:
1. Assicuratevi che gli obiettivi siano chiari e pertinenti
Si discute molto su quale sia la metodologia migliore per la definizione degli obiettivi, ma non approfondirò l'argomento qui (anche se apprezziamo gli obiettivi SMART).
Come minimo, tuttavia, gli obiettivi dovrebbero essere allineati in tutta l'organizzazione, partendo dagli obiettivi organizzativi di alto livello che poi “scendono a cascata” fino al livello individuale.
Questo garantisce che il lavoro di tutti sia allineato e aiuta i lavoratori a comprendere il proprio contributo all'organizzazione. L'eccellente articolo di Lockhart Lance sulla definizione a cascata degli obiettivi è una risorsa utile in questo ambito.
2. Passate alla gestione continua delle prestazioni
Una ricerca di Betterworks ha rilevato che le organizzazioni che adottano un processo di gestione continua delle prestazioni hanno dichiarato di superare o superare significativamente la concorrenza con una percentuale superiore del 24%.
Quindi, cosa significa esattamente?
- Abbandonare le revisioni annuali a favore di feedback continui e confronti più regolari, comprese revisioni trimestrali o di metà anno.
- Incorporare opportunità di feedback informali, come sessioni di coaching o incontri individuali.
- Concentrarsi sia sui punti di forza sia sulle aree di miglioramento, offrendo suggerimenti costruttivi.
Un altro vantaggio è che manager e collaboratori individuali dedicano molto impegno alle revisioni annuali, mentre un sistema più continuo contribuisce a rendere questo processo più semplice.
“Un approccio che ha trasformato il nostro processo di gestione delle prestazioni è la “istantanea della crescita”.
Queste istantanee sono pensate come brevi confronti durante i quali discutiamo di una sola cosa su cui il membro del team sta lavorando per migliorare e di una cosa di cui va orgoglioso.
Mantenere il tutto semplice e personale crea spazio per conversazioni significative senza la sensazione opprimente di una revisione completa. Questo sposta inoltre l’attenzione sui progressi e sull’autoriflessione, invece di aspettare un anno intero per discutere delle prestazioni.
È incredibile quanto possa rivelare un’istantanea di 15 minuti e ho notato che porta a un coinvolgimento più profondo e a un maggiore senso di scopo all’interno del nostro team.”—Kalli Hale, dentista generico, The Airway Dentist.
3. Formare i leader nella gestione efficace delle prestazioni
Sebbene i manager svolgano un ruolo fondamentale nella gestione delle prestazioni, nello studio di Willis Towers Watson menzionato nell’introduzione, solo la metà degli intervistati ha dichiarato di essere d’accordo o fortemente d’accordo sul fatto che i manager delle proprie organizzazioni siano efficaci nel valutare (55%) o differenziare (50%) le prestazioni dei propri collaboratori diretti.
Molte persone diventano manager con poca o nessuna formazione formale; pertanto, come parte della loro gestione iniziale delle prestazioni, vale la pena formare i manager sul processo di gestione delle prestazioni dell’organizzazione e dotarli delle competenze necessarie per creare obiettivi, fornire feedback costruttivi, condurre valutazioni, fare coaching e sostenere lo sviluppo dei dipendenti (in effetti, questo potrebbe essere un obiettivo di prestazione per manager).
Ciò è particolarmente vero nei settori con elevati tassi di turnover. Le strategie di gestione delle prestazioni nel commercio al dettaglio, ad esempio, sono molto richieste dai dipendenti, con circa l’80-90% di loro che afferma di accogliere con favore una maggiore quantità di feedback.
4. Utilizzare il feedback a 360 gradi
Sebbene i manager debbano avere sotto controllo le prestazioni dei membri del proprio team, non sono gli unici. Inoltre, chi meglio dei loro collaboratori diretti può fornire feedback sui manager?
Una precisazione è che questo è più un metodo di sviluppo, utilizzato per offrire ai dipendenti una visione completa dei propri punti di forza e delle aree di crescita, piuttosto che per prendere decisioni su promozioni, aumenti di stipendio e così via.
5. Incoraggiare il coinvolgimento dei dipendenti
Come accade per la maggior parte dei prodotti per le risorse umane, è buona prassi coinvolgere l’utente finale nella loro creazione.
Per quanto riguarda la gestione delle prestazioni, ciò significa coinvolgere i dipendenti nella definizione degli obiettivi e nell’autovalutazione per aumentare il coinvolgimento e il senso di responsabilità, consentendo loro anche di condividere il proprio feedback sul processo di gestione delle prestazioni e di suggerire miglioramenti.
Come sottolinea Mike Fretto, direttore creativo di Neighbor, “Quando affido al mio team la responsabilità di stabilire gli obiettivi e valutare i propri progressi, mi tolgo molto lavoro e aiuto inoltre le mie persone a sviluppare le proprie competenze, la propria autonomia e il proprio senso di orientamento professionale”
6. Concentrarsi sullo sviluppo, non solo sulla valutazione
Dai priorità alla crescita dei dipendenti creando piani di sviluppo personalizzati che forniscano ai lavoratori una roadmap per lo sviluppo da integrare nei propri obiettivi.
Offri formazione, tutoraggio e risorse per aiutare i dipendenti a migliorare le proprie competenze e far progredire la propria carriera.
Per il tuo sviluppo personale, potresti prendere in considerazione un corso sulla gestione delle prestazioni che ti aiuti a perfezionare il tuo approccio alla gestione delle prestazioni e a scoprire nuovi modi per aiutare i dipendenti a crescere.
7. Riconoscere e premiare le prestazioni
Non è un segreto che collegare i risultati delle prestazioni a ricompense come bonus o promozioni sia una tattica molto efficace, ma è più facile a dirsi che a farsi.
Tra le possibili insidie rientrano la soggettività, la complessità, una cultura tossica e una mentalità orientata al breve termine.
Per contrastare questo fenomeno, nel suo eccellente articolo sulla retribuzione basata sulle performance, Alex Link ci fornisce alcune buone pratiche per fare le cose nel modo giusto:
- Promuovi la collaborazione nel team bilanciando gli incentivi per le performance individuali con il riconoscimento del contributo del team. Crea una cultura della condivisione delle conoscenze per aumentare le opportunità di collaborazione.
- Sii trasparente riguardo alla tua struttura retributiva basata sulle performance e al modo in cui è collegata alle performance. La trasparenza riduce le incertezze e rafforza la fiducia dei dipendenti. Ecco alcuni consigli su come parlare di retribuzione.
- Sii flessibile nella tua strategia e preparati ad apportare modifiche quando cambiano le esigenze della tua azienda. Accetta i feedback e perfeziona regolarmente il tuo sistema retributivo.
- Presta attenzione agli impatti negativi, come il fatto che i dipendenti lavorino esclusivamente su obiettivi a breve termine o la competizione malsana, e affronta tempestivamente i problemi.
Tuttavia, le ricompense e il riconoscimento non devono essere sempre di natura economica. I programmi di riconoscimento dei dipendenti includono anche forme di riconoscimento pubblico e privato, ad esempio durante le riunioni, nei canali Slack, nelle newsletter o sui canali social dell'azienda.
8. Mantieni la semplicità
Come per ogni altra cosa, la gestione delle performance deve trovare un equilibrio tra impegno e benefici. Ecco alcuni principi per mantenere la semplicità e aumentare la probabilità di adozione:
- Affianca alla revisione annuale controlli più brevi e frequenti (ad esempio, mensili o trimestrali) e un processo di feedback continuo che renda la gestione delle performance parte del normale flusso di lavoro.
- Crea un modello di una pagina che raccolga le informazioni essenziali: obiettivi, progressi, punti di forza e una o due aree di crescita. In questo modo riduci la burocrazia e mantieni la revisione focalizzata.
- Spiega il perché. Come spiega Joey Price, CEO di Jumpstart HR: “Assicurati che i membri del team sappiano perché devono partecipare al processo di gestione delle performance, quali sono i tempi di risposta previsti e come stabilire le priorità del carico di lavoro durante il periodo delle revisioni delle performance. Questo offre una visione dall'alto verso il basso del motivo per cui la gestione delle performance è una priorità organizzativa e aiuta tutti a mantenere la responsabilità di completare il lavoro nei tempi previsti”.
- Utilizza la tecnologia e l'automazione (ne parleremo più avanti).
Automatizzare la gestione delle performance
L'utilizzo di un software per la gestione delle performance può rendere più semplice mantenere un processo di gestione continuo, soprattutto con la crescita dell'organizzazione. Anziché affidarsi a fogli di calcolo, promemoria del calendario e documenti disgiunti, i team possono utilizzare un software per gestire gli obiettivi, automatizzare le attività, fornire feedback, gestire le revisioni e i piani di sviluppo in un unico luogo.
Le piattaforme per la gestione delle performance variano considerevolmente in base al loro focus. Alcune sono progettate per revisioni strutturate, mentre altre danno priorità al feedback continuo, allo sviluppo dei dipendenti, all'allineamento degli obiettivi o agli approfondimenti assistiti dall'IA.
Nel video qui sotto confrontiamo cinque delle principali opzioni, inclusi i relativi casi d'uso più efficaci, le funzionalità di IA e i prezzi.
Strumenti come BambooHR, SAP SuccessFactors e Workday possono automatizzare i cicli di revisione ricorrenti, gli aggiornamenti degli obiettivi, i promemoria e la documentazione delle performance. Le piattaforme più specializzate, tra cui Leapsome, possono inoltre invitare dipendenti e manager a scambiarsi feedback dopo progetti, traguardi o controlli programmati.
A seconda del tuo processo, le funzionalità utili possono includere:
- Flussi di lavoro automatizzati per revisioni e definizione degli obiettivi
- Strumenti per il feedback a 360 gradi per raccogliere contributi da più parti interessate
- Report che aiutano i manager a identificare le tendenze relative alle prestazioni e al coinvolgimento
- Integrazioni con piattaforme di riconoscimento dei dipendenti, strumenti per le paghe e sistemi di gestione dell'apprendimento
- Riepiloghi supportati dall'IA, raccomandazioni per lo sviluppo o informazioni sulle prestazioni
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Elementi chiave di un sistema efficace di gestione delle prestazioni
| Cosa conta | Cosa cercare |
|---|---|
| Aspettative chiare | I dipendenti comprendono di cosa sono responsabili, come viene misurato il successo e in che modo il loro lavoro contribuisce agli obiettivi più ampi. |
| Conversazioni regolari | I manager discutono dei progressi, degli ostacoli, del feedback e dello sviluppo durante tutto l'anno, non solo in occasione delle revisioni formali. |
| Feedback attuabile | Il feedback è tempestivo, specifico, supportato da esempi e chiarisce cosa dovrebbe accadere in seguito. |
| Coinvolgimento dei dipendenti | I dipendenti contribuiscono a definire gli obiettivi, riflettono sui progressi e individuano il supporto o lo sviluppo di cui hanno bisogno. |
| Manager preparati | I manager sanno come fare coaching, documentare le problematiche, valutare equamente e gestire le conversazioni difficili. |
| Valutazione coerente | I criteri sono pertinenti al ruolo, trasparenti e applicati equamente a dipendenti con ruoli comparabili. |
| Seguito concreto | Le prestazioni eccellenti vengono riconosciute, le esigenze di sviluppo portano a un supporto e i problemi di rendimento vengono affrontati. |
| Processi semplici | I dipendenti e i manager sanno cosa fare, quando farlo e dove registrare le informazioni. |
| Spazio per migliorare | Le risorse umane esaminano regolarmente il feedback, la partecipazione, le tendenze nelle valutazioni e i risultati per perfezionare il processo. |
Esempi di gestione delle prestazioni
Come accennato in precedenza, non esistono due sistemi di gestione delle prestazioni uguali. Riflettono la cultura dell'organizzazione tanto quanto qualsiasi altro aspetto e possono persino differire all'interno della stessa organizzazione.
Ecco come alcune organizzazioni famose e di successo affrontano la questione.
Google — obiettivi e risultati chiave (OKR)
Google ha reso famoso l'uso degli OKR per allineare gli obiettivi individuali dei dipendenti con quelli dell'intera azienda.
Ogni dipendente definisce obiettivi misurabili con risultati chiave specifici che contribuiscono agli obiettivi più ampi dell'azienda.
Gli OKR vengono rivisti trimestralmente, consentendo adeguamenti agili e un allineamento continuo con l'ambiente tecnologico in rapido cambiamento.
Questo approccio promuove la trasparenza, poiché gli OKR sono visibili in tutta l'organizzazione, incoraggiando la collaborazione e la responsabilizzazione.
La mentalità di crescita e il feedback continuo di Microsoft
Microsoft ha abbandonato le revisioni annuali tradizionali a favore di un sistema di gestione continua delle prestazioni, ponendo l'accento su una "mentalità di crescita."
I manager verificano regolarmente la situazione con i dipendenti, fornendo feedback continui per aiutarli a sviluppare competenze, adattarsi ai cambiamenti e raggiungere i propri obiettivi, creando un ambiente incentrato sull'apprendimento e sulla crescita.
Il modello di check-in di Adobe
Adobe ha sostituito le valutazioni annuali delle prestazioni con un "modello di check-in", in cui manager e dipendenti partecipano regolarmente a conversazioni informali sul feedback.
Questo approccio pone l'accento sul feedback e sullo sviluppo in tempo reale, senza valutazioni formali, riducendo così lo stress legato alle valutazioni e mantenendo i dipendenti coinvolti nel proprio sviluppo.
Le valutazioni semplificate e orientate al futuro di Deloitte
Deloitte ha rinnovato il proprio processo di gestione delle prestazioni per concentrarsi sul feedback in tempo reale, su check-in frequenti e sulle "istantanee delle prestazioni", che valutano i dipendenti in base a possibili azioni future, come promozioni o aumenti salariali. Questo approccio orientato al futuro si concentra sulla crescita e riduce la necessità di valutazioni retrospettive.
Lo sviluppo agile delle prestazioni di General Electric
GE è passata dalle valutazioni annuali a un modello più agile di feedback continuo chiamato "Sviluppo delle prestazioni".
Utilizzando l'app PD@GE personalizzata, i dipendenti ricevono feedback in tempo reale e possono aggiornare frequentemente i propri obiettivi, consentendo all'azienda di rimanere reattiva e stare al passo con i cambiamenti del settore.
Qual è il prossimo passo?
Comprendere la gestione delle prestazioni è il primo passo. Successivamente, devi decidere come la tua organizzazione la metterà in pratica.
Esplora i diversi tipi di sistemi di gestione delle prestazioni per confrontare gli approcci più comuni e determinare quale struttura si adatta meglio ai tuoi obiettivi, alla tua forza lavoro e alla cultura aziendale.
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