Gestione delle prestazioni: guida completa + esempi
La gestione delle prestazioni è il processo continuo di definizione di obiettivi chiari, fornitura di riscontri significativi e sviluppo delle persone. Quando funziona, è una delle leve più dirette per migliorare i risultati. Senza un sistema solido, le squadre perdono la direzione, i talenti se ne vanno e le valutazioni diventano una formalità di cui nessuno si fida. Ho visto questo fenomeno deteriorare la cultura di organizzazioni di ogni dimensione.
In questo articolo scoprirai esattamente cos'è la gestione delle prestazioni e come puoi progettarla e utilizzarla per ottenere risultati concreti nella tua organizzazione, invece di lasciare che diventi solo un'attività da spuntare.
Che cos'è la gestione delle prestazioni?
La gestione delle prestazioni è un processo che le organizzazioni utilizzano per monitorare, valutare e migliorare il rendimento dei dipendenti sul lavoro. I responsabili e le squadre delle risorse umane vi fanno affidamento per definire obiettivi chiari, fornire riscontri e aiutare i dipendenti a crescere, in modo che tutti lavorino verso gli stessi obiettivi.
Attraverso colloqui di aggiornamento regolari, valutazioni e piani di sviluppo, puoi aiutare la tua squadra a rimanere motivata, migliorare le competenze e ottenere risultati migliori sul lavoro.
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Come funziona la gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni funziona come un ciclo ripetuto. Si definiscono gli obiettivi, si monitorano i progressi, si forniscono riscontri e si adatta il ciclo successivo di obiettivi sulla base di quanto accaduto.
1. Definire obiettivi e aspettative
Responsabili e dipendenti concordano su come si presenta il successo, su come verrà misurato e su come il lavoro individuale contribuisce agli obiettivi più ampi della squadra e dell'organizzazione.
2. Fornire supporto e monitorare i progressi
I dipendenti lavorano per raggiungere questi obiettivi, mentre i responsabili rimuovono gli ostacoli, forniscono supporto e verificano i progressi attraverso conversazioni regolari.
Se emerge un divario nelle prestazioni, affrontalo tempestivamente invece di aspettare la prossima valutazione formale. I problemi più persistenti possono richiedere un piano di miglioramento delle prestazioni.
3. Fornire riscontri mentre il lavoro procede
Il riscontro dovrebbe indicare ai dipendenti cosa funziona, cosa deve cambiare e cosa fare dopo. Anche il riconoscimento è importante. Le prestazioni eccellenti non dovrebbero dover aspettare il periodo delle valutazioni per essere riconosciute.
4. Valutare le prestazioni
In momenti prestabiliti, come le valutazioni trimestrali, responsabili e dipendenti valutano i progressi rispetto agli obiettivi dei dipendenti e discutono dei risultati raggiunti, delle difficoltà e delle esigenze di sviluppo.
5. Adattare e ripetere
Gli obiettivi, i piani di sviluppo e il supporto dovrebbero cambiare al variare delle priorità. Le organizzazioni possono inoltre utilizzare la calibrazione delle prestazioni per aiutare i responsabili ad applicare gli standard in modo più coerente nelle diverse squadre.
Il ciclo ricomincia quindi con aspettative e obiettivi aggiornati.
Gestione delle prestazioni e valutazioni delle prestazioni a confronto
Utilizza questo confronto per capire in che modo le valutazioni si inseriscono in un sistema più ampio:
| Gestione delle prestazioni | Valutazione delle prestazioni | |
|---|---|---|
| Frequenza | Continuativa, durante tutto l'anno | Periodica (trimestrale, annuale) |
| Focus | Obiettivi, crescita, riscontri | Valutazione, punteggio |
| Responsabilità | Condivisa: responsabile + dipendente | Solitamente guidata dal responsabile |
| Scopo | Migliorare continuamente le prestazioni | Valutare le prestazioni passate |
| Risultato | Affiancamento, piani di sviluppo | Punteggi, decisioni sulla retribuzione |
Modelli per la gestione delle prestazioni
Un modello per la gestione delle prestazioni collega obiettivi, riscontri, valutazioni, misurazione e sviluppo dei dipendenti in un unico processo coerente. Il modello più adatto dipende da ciò che devi valutare, dalla frequenza con cui cambiano le priorità e dal livello di struttura di cui responsabili e dipendenti hanno bisogno.
| Modello | Su cosa si concentra | Più adatto a | Attenzione a |
|---|---|---|---|
| Basato sui risultati | Obiettivi, risultati e KPI | Ruoli con risultati chiari e misurabili, come vendite, assistenza o realizzazione di progetti | Potrebbe trascurare la collaborazione, l’apprendimento e il modo in cui sono stati raggiunti i risultati |
| Basato sulle competenze | Competenze, comportamenti e capacità specifiche del ruolo | Organizzazioni che desiderano aspettative coerenti e percorsi di sviluppo più chiari | Competenze vaghe possono portare a valutazioni soggettive |
| Continuo | Feedback frequenti, coaching e adeguamento degli obiettivi | Team dinamici in cui priorità o responsabilità cambiano regolarmente | Può diventare un ulteriore impegno di riunioni senza conversazioni mirate |
| Equilibrato | Risultati, comportamenti, sviluppo e contributo al team | Ruoli di leadership o mansioni in cui il successo non può essere misurato attraverso un unico indicatore | I manager hanno bisogno di indicazioni chiare su come ponderare ciascun ambito |
| Guidato dai dipendenti | Autovalutazione, obiettivi fissati dai dipendenti e responsabilità dello sviluppo | Culture che valorizzano autonomia, riflessione e sviluppo professionale | I dipendenti potrebbero aver bisogno di supporto per fissare obiettivi pertinenti e realistici |
| Ibrido | Una combinazione di diversi approcci | Organizzazioni con ruoli, team o esigenze di performance differenti | Troppi moduli, valutazioni e momenti di verifica possono rendere il processo più difficile da utilizzare |
La maggior parte delle organizzazioni utilizza una qualche forma di modello ibrido. Ad esempio, potrebbe utilizzare gli OKR per allineare le priorità, le competenze per valutare i comportamenti, colloqui trimestrali di verifica per il coaching e una valutazione annuale per prendere decisioni sulla retribuzione.
Perché la gestione delle prestazioni è importante
La gestione delle prestazioni dovrebbe fare più che registrare i risultati passati. Il suo scopo è aiutare i dipendenti ad avere successo, mantenendo al contempo il loro lavoro in linea con le priorità dell’organizzazione.
Un buon sistema dovrebbe:
- Allineare il lavoro individuale agli obiettivi aziendali: I dipendenti dovrebbero comprendere in che modo le loro responsabilità e i loro obiettivi contribuiscono alle più ampie priorità del team e dell’organizzazione.
- Chiarire in cosa consiste una buona prestazione: I manager devono definire aspettative chiare in merito a risultati, comportamenti e responsabilità, affinché i dipendenti sappiano come verrà valutato il successo.
- Migliorare prima le prestazioni: I colloqui regolari aiutano i manager a individuare le lacune nelle prestazioni e ad affrontarle quando c’è ancora tempo per migliorare.
- Supportare la crescita dei dipendenti: La gestione delle prestazioni può individuare opportunità di coaching, formazione, mentoring e sviluppo professionale, invece di concentrarsi esclusivamente sulla valutazione.
- Costruire fiducia attraverso feedback tempestivi: I dipendenti dovrebbero ricevere feedback specifici quando sono ancora utili, compreso il riconoscimento per il buon lavoro e indicazioni chiare quando qualcosa deve cambiare.
- Prevenire sorprese al momento della valutazione: Le valutazioni formali dovrebbero riepilogare conversazioni già avvenute, non presentare per la prima volta delle criticità.
- Supportare decisioni migliori sulle persone: Informazioni coerenti sulle prestazioni possono aiutare i manager a prendere decisioni più consapevoli riguardo ai talenti ad alto potenziale, alle promozioni, alla retribuzione, alla pianificazione della successione e alle esigenze di sviluppo.
- Migliorare le prestazioni dell’organizzazione: Obiettivi chiari, feedback regolari e un migliore sviluppo possono contribuire a una maggiore produttività, a un maggiore coinvolgimento, a una migliore fidelizzazione e a risultati aziendali più solidi.
Come afferma Elena Sarango-Muñiz, direttrice delle risorse umane e coach per la leadership, la gestione delle prestazioni funziona al meglio quando avviene “una conversazione alla volta”, invece di essere trattata come un’attività isolata di fine anno.
Il ciclo di gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni funziona al meglio come un processo continuo, basato su feedback costruttivi e fiducia, che aiuta i dipendenti a raggiungere il loro pieno potenziale allineando al contempo i loro sforzi agli obiettivi dell'organizzazione.
Ecco come funziona solitamente:
1. Definizione degli obiettivi
Il processo inizia con la definizione di obiettivi chiari, specifici e misurabili per i dipendenti, in linea con gli obiettivi e le finalità più ampi dell'organizzazione.
2. Monitoraggio dei progressi
Le prestazioni dei dipendenti vengono monitorate rispetto agli obiettivi stabiliti. I manager e i loro collaboratori diretti sono responsabili del monitoraggio dei progressi, dell'individuazione e della gestione degli eventuali ostacoli e dell'apporto degli adeguamenti necessari.
Discussioni periodiche sulle prestazioni garantiscono che gli obiettivi rimangano pertinenti e che i dipendenti proseguano nel percorso stabilito. Ciò include verifiche informali, attività di mentoring e coaching per guidare i dipendenti verso il raggiungimento dei loro obiettivi.
Quando vengono individuate lacune nelle prestazioni, ai dipendenti possono essere offerte opportunità di sviluppo, come programmi di formazione, workshop o coaching.
Per i dipendenti che non riescono costantemente a soddisfare le aspettative, può essere creato un piano di miglioramento delle prestazioni, che definisce le aree specifiche da migliorare, le azioni da intraprendere e una tempistica per una nuova valutazione.
Infine, un altro aspetto importante consiste nel garantire che i dipendenti con prestazioni elevate ricevano un riconoscimento adeguato per i loro risultati.
3. Valutazioni formali delle prestazioni
A intervalli prestabiliti (ad esempio, valutazioni trimestrali o semestrali o annuali), vengono effettuate valutazioni formali per analizzare le prestazioni rispetto agli obiettivi dei dipendenti.
Queste valutazioni prevedono una discussione dettagliata sui risultati raggiunti, sulle difficoltà e sulle aree di sviluppo.
4. Revisione e adeguamento degli obiettivi
Quando cambiano le priorità aziendali, potrebbe essere necessario adeguare gli obiettivi relativi alle prestazioni. Una revisione periodica garantisce che gli obiettivi rimangano allineati alla strategia in evoluzione dell'organizzazione.
Le organizzazioni potrebbero inoltre voler svolgere periodicamente sessioni di calibrazione delle prestazioni per garantire una gestione equa e completa delle prestazioni in tutta l'organizzazione.
Metodi di gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni è una combinazione di diverse attività, filosofie e metodologie che operano congiuntamente per creare il sistema complessivo. Non esistono due sistemi uguali, ma ecco alcuni elementi comuni.
Gestione per obiettivi (MBO)
Dipendenti e manager definiscono collaborativamente obiettivi specifici e misurabili, allineati alle priorità organizzative, creando così un focus chiaro e un senso di responsabilità.
Ad esempio, un manager del marketing e un membro del suo team fissano l'obiettivo di aumentare del 20% il coinvolgimento sui social media nel trimestre successivo. Insieme definiscono azioni specifiche e misurabili per raggiungere questo obiettivo, come pubblicare tre volte alla settimana, realizzare due campagne pubblicitarie mirate e analizzare ogni due settimane le metriche di coinvolgimento per adeguare le strategie.
Nel corso del trimestre, si incontrano per monitorare i progressi e discutere eventuali difficoltà. Al termine del periodo, esaminano i risultati rispetto all'obiettivo del 20%, valutando le prestazioni del membro del team sulla base dei risultati e delle azioni intraprese, e definiscono nuovi obiettivi sulla base delle loro conclusioni.
OKR (obiettivi e risultati chiave)
Gli OKR combinano obiettivi ambiziosi con risultati chiave misurabili, motivando i dipendenti ad andare oltre le attività di routine e a puntare a risultati di grande impatto.
Ecco un breve esempio di OKR in azione:
Obiettivo: migliorare la soddisfazione dei clienti per il team di assistenza.
Risultati chiave:
- Aumentare il punteggio medio di soddisfazione dei clienti da 4,2 a 4,5 entro la fine del trimestre.
- Ridurre il tempo medio di risposta ai ticket di assistenza da 8 ore a 4 ore.
- Implementare un sondaggio sul feedback dei clienti per tutti i ticket risolti, ottenendo un tasso di risposta del 50%.
In questo OKR, l'obiettivo è una finalità chiara e ambiziosa (migliorare la soddisfazione dei clienti), mentre i risultati chiave sono esiti specifici e misurabili che indicano i progressi verso il raggiungimento di tale obiettivo.
Questa struttura fornisce al team obiettivi mirati che contribuiscono al traguardo più ampio. Puoi approfondire gli OKR nel nostro articolo Cosa sono gli OKR?
Obiettivi SMART
Gli obiettivi SMART sono strutturati per essere Specifici, Misurabili, Realizzabili, Rilevanti e Definiti nel tempo, contribuendo a garantire che siano chiari e raggiungibili entro un periodo di tempo stabilito.
Esempio: un rappresentante commerciale stabilisce l'obiettivo di aumentare il fatturato mensile.
- Specifico: aumentare il fatturato mensile del 15%.
- Misurabile: monitorare i progressi attraverso i report mensili sul fatturato.
- Realizzabile: stabilire questo obiettivo sulla base delle recenti tendenze del fatturato mensile e delle risorse commerciali disponibili.
- Rilevante: allineare questo obiettivo alla priorità dell'azienda sulla crescita del fatturato.
- Definito nel tempo: raggiungere questo obiettivo entro la fine del prossimo trimestre.
Questo obiettivo SMART fornisce al rappresentante commerciale un traguardo chiaro, tappe intermedie realistiche e una scadenza, rendendo più semplice monitorarlo e raggiungerlo.
Per saperne di più, leggi il nostro articolo su come fissare obiettivi SMART.
Feedback a 360 gradi
Il feedback a 360 gradi è uno dei metodi più diffusi per sviluppare i manager nelle organizzazioni, ma è utile per tutti.
Questo metodo fornisce una visione completa raccogliendo feedback da colleghi, manager, collaboratori e talvolta clienti, promuovendo una comprensione a tutto tondo delle prestazioni.
Può tuttavia richiedere molto tempo e portare a feedback condizionati da pregiudizi se non viene gestito con attenzione.
Questo è un argomento a sé stante, ma nel suo eccellente articolo sul feedback a 360 gradi Lockhart Lance condivide alcune buone pratiche:
- I manager dovrebbero individuare alcune persone con cui ciascuno dei loro collaboratori collabora attivamente. Chi supportano? Chi dipende da loro per ottenere risultati di lavoro efficaci? Chi sono i loro stakeholder? Chi è influenzato dal loro lavoro?
- Definire dimensioni delle prestazioni pertinenti utilizzando le attuali analisi delle mansioni oppure le convinzioni dell'alta direzione riguardo ai comportamenti che desidera sviluppare e premiare in futuro.
- Utilizzare un sistema di valutazione come la scala Likert, che richiede una valutazione su una serie di dimensioni delle prestazioni mediante una scala numerica, ad esempio da 1 a 5 (1—completamente in disaccordo, 6—completamente d'accordo), poiché è semplice ma offre sufficiente flessibilità al valutatore per distinguere tra prestazioni semplicemente nella media e prestazioni elevate.
Puoi anche utilizzare un software per il feedback a 360 gradi che contribuisca a facilitare il processo.
Valutazioni delle prestazioni
A volte gestione delle prestazioni e valutazioni delle prestazioni vengono confuse.
Queste ultime sono valutazioni formali effettuate periodicamente (spesso ogni anno) nell'ambito delle pratiche di gestione delle prestazioni per analizzare i risultati, i punti di forza e le aree di miglioramento di un collaboratore, influenzando generalmente le decisioni relative a promozioni, aumenti salariali o piani di sviluppo.
Esempio: un ingegnere del software affronta una valutazione annuale delle prestazioni con il proprio manager.
- Preparazione: Il responsabile e l’ingegnere esaminano i progetti principali completati durante l’anno, concentrandosi sui risultati misurabili, come la correzione dei bug, lo sviluppo di funzionalità e il feedback dei clienti.
- Valutazione: Il responsabile valuta le prestazioni dell’ingegnere in base alle competenze fondamentali (ad esempio, competenze tecniche, lavoro di squadra e capacità di risolvere i problemi) utilizzando una scala standardizzata di valutazione delle prestazioni.
- Feedback: Durante il colloquio di valutazione, il responsabile pone domande sulla valutazione delle prestazioni, fornisce un feedback costruttivo, riconosce i risultati raggiunti e discute le aree di crescita.
- Definizione degli obiettivi: Sulla base della valutazione, fissano insieme gli obiettivi per il periodo successivo, come imparare a utilizzare un nuovo framework o ridurre il tasso di errore del 15%.
Questa valutazione delle prestazioni mira a fornire all’ingegnere del software un feedback strutturato sulle prestazioni passate, aiutandolo a comprendere i propri punti di forza e le aree su cui concentrarsi per lo sviluppo nel prossimo anno.
Per un’analisi più approfondita, consulta l’eccellente articolo di Liz Lockhart Lance su come condurre una valutazione delle prestazioni. Puoi anche utilizzare il nostro pratico modello per la valutazione delle prestazioni.
Gestione continua delle prestazioni
La gestione continua delle prestazioni integra le valutazioni più formali con un sistema di feedback e incontri di verifica regolari e continuativi (anche le valutazioni di metà anno stanno diventando comuni) per aiutare i dipendenti a mantenere l’allineamento con gli obiettivi e ricevere tempestivamente il supporto necessario per migliorare.
Esempio: Un project manager e un membro del team concordano un piano di miglioramento continuo per aumentare l’efficienza del progetto.
- Definizione degli obiettivi: All’inizio di ogni trimestre, stabilite un obiettivo chiaro, come ridurre del 10% i tempi di completamento del progetto.
- Incontri di verifica regolari: Organizzate incontri di verifica bisettimanali per esaminare i progressi, affrontare le difficoltà e apportare, se necessario, modifiche all’approccio al progetto.
- Feedback in tempo reale: Fornite un feedback immediato dopo traguardi importanti o difficoltà, aiutando il membro del team ad apprendere e adattarsi in tempo reale.
- Riflessione mensile: Esaminate mensilmente i dati relativi alle tempistiche del progetto e individuate aree specifiche in cui l’efficienza è migliorata o potrebbe migliorare ulteriormente.
Scarica il nostro modello per la valutazione delle prestazioni!
Come migliorare il processo di gestione delle prestazioni
Un numero di poco inferiore a un terzo (37%) degli intervistati in uno studio di Betterworks ritiene che il processo di gestione delle prestazioni della propria azienda li aiuti a migliorare le proprie prestazioni.
Tra le ragioni citate vi erano la mancanza di equità, la possibilità di allinearsi agli obiettivi strategici dell’azienda e la crescita professionale.
Per creare un processo efficace di gestione delle prestazioni, quindi, prendete in considerazione queste buone pratiche per la gestione delle prestazioni:
1. Assicuratevi che gli obiettivi siano chiari e pertinenti
Si discute molto su quale metodologia di definizione degli obiettivi sia la migliore, ma non approfondirò l’argomento in questa sede (anche se apprezziamo gli obiettivi SMART).
Come minimo, tuttavia, gli obiettivi dovrebbero essere allineati in tutta l’organizzazione, partendo dagli obiettivi organizzativi di alto livello, che vengono poi fatti “ricadere” a livello individuale.
Questo garantisce che il lavoro di tutti sia allineato e aiuta i lavoratori a comprendere in che modo contribuiscono all’organizzazione. L’eccellente articolo di Lockhart Lance sugli obiettivi a cascata è una risorsa utile al riguardo.
2. Passate alla gestione continua delle prestazioni
Una ricerca di Betterworks ha rilevato che le organizzazioni che adottano un processo di gestione continua delle prestazioni hanno dichiarato di superare o distanziare significativamente la concorrenza con una frequenza superiore del 24%.
Quindi, cosa significa esattamente?
- Abbandonare le valutazioni annuali a favore di riscontri continui e verifiche più regolari, comprese valutazioni trimestrali o di metà anno.
- Incorporare opportunità di riscontro informali, come sessioni di affiancamento o riunioni individuali.
- Concentrarsi sia sui punti di forza sia sulle aree di miglioramento, offrendo suggerimenti costruttivi.
Un altro vantaggio è che manager e collaboratori individuali dedicano molto impegno alle valutazioni annuali, mentre un sistema più continuativo contribuisce a rendere più semplice questo processo.
“Un approccio che ha trasformato il nostro processo di gestione delle prestazioni è il “riepilogo della crescita”.
Questi riepiloghi sono pensati come verifiche rapide in cui discutiamo di una sola cosa su cui il membro del team sta lavorando per migliorare e di una cosa di cui è orgoglioso.
Mantenere il processo semplice e personale crea spazio per conversazioni significative senza la sensazione opprimente di una valutazione completa. Questo sposta inoltre l'attenzione sui progressi e sull'autoriflessione, invece di aspettare un anno intero prima di discutere delle prestazioni.
È incredibile quanto possa rivelare un riepilogo di 15 minuti e ho constatato che porta a un coinvolgimento più profondo e a un senso più forte di determinazione all'interno del nostro team.”—Kalli Hale, dentista generalista, The Airway Dentist.
3. Formare i leader a una gestione efficace delle prestazioni
Sebbene i manager svolgano un ruolo fondamentale nella gestione delle prestazioni, nello studio di Willis Towers Watson menzionato nell'introduzione, solo la metà degli intervistati ha dichiarato di essere d'accordo o fortemente d'accordo sul fatto che i manager delle proprie organizzazioni siano efficaci nel valutare (55%) o differenziare (50%) le prestazioni dei propri collaboratori diretti.
Molte persone diventano manager con poca o nessuna formazione formale; pertanto, nell'ambito della gestione delle prestazioni fin dalle prime fasi, vale la pena formare i manager sul processo di gestione delle prestazioni dell'organizzazione e fornire loro le competenze necessarie per definire obiettivi, offrire riscontri costruttivi, condurre valutazioni, svolgere attività di affiancamento e sostenere lo sviluppo dei dipendenti (in effetti, questo potrebbe essere un obiettivo di prestazione per un manager).
Questo è particolarmente vero nei settori con elevati tassi di ricambio del personale. Le strategie di gestione delle prestazioni nel commercio al dettaglio, ad esempio, sono molto richieste dai dipendenti, con circa l'80-90% di loro che dichiara di apprezzare una maggiore quantità di riscontri.
4. Utilizzare il riscontro a 360 gradi
Sebbene i manager debbano avere una visione chiara delle prestazioni del proprio team, non sono gli unici. Inoltre, chi è più indicato dei loro collaboratori diretti per fornire riscontri sui manager?
Una precisazione è che si tratta più di un metodo di sviluppo utilizzato per fornire ai dipendenti una visione completa dei propri punti di forza e delle aree di crescita, piuttosto che di uno strumento per prendere decisioni su promozioni o aumenti di stipendio e così via.
5. Incoraggiare il coinvolgimento dei dipendenti
Come accade con la maggior parte dei prodotti per le risorse umane, è buona pratica coinvolgere l'utente finale nella loro creazione.
Per quanto riguarda la gestione delle prestazioni, ciò significa coinvolgere i dipendenti nella definizione degli obiettivi e nell'autovalutazione per aumentare il coinvolgimento e il senso di responsabilità, consentendo loro inoltre di condividere il proprio riscontro sul processo di gestione delle prestazioni e suggerire miglioramenti.
Come sottolinea Mike Fretto, direttore creativo di Neighbor, “Quando affido al mio team la responsabilità di definire gli obiettivi e valutare i propri progressi, mi tolgo molto lavoro dalle spalle e aiuto anche le mie persone a sviluppare le proprie competenze, la propria autonomia e il proprio senso di orientamento professionale”
6. Concentrarsi sullo sviluppo, non solo sulla valutazione
Dai priorità alla crescita dei dipendenti creando piani di sviluppo personalizzati che forniscano ai lavoratori una tabella di marcia per lo sviluppo da integrare nei propri obiettivi.
Offri formazione, tutoraggio e risorse per aiutare i dipendenti a migliorare le proprie competenze e far progredire la propria carriera.
Per il tuo sviluppo personale, potresti prendere in considerazione un corso sulla gestione delle prestazioni che ti aiuti a perfezionare il tuo approccio alla gestione delle prestazioni e a scoprire nuovi modi per aiutare i dipendenti a crescere.
7. Riconoscere e premiare le prestazioni
Non è un segreto che collegare i risultati delle prestazioni a ricompense come bonus o promozioni sia una tattica molto efficace, ma è più facile a dirsi che a farsi.
Tra le possibili criticità figurano la soggettività, la complessità, una cultura tossica e una mentalità orientata al breve termine.
Per contrastare questo problema, nel suo eccellente articolo sulla retribuzione basata sulle prestazioni, Alex Link ci fornisce alcune buone pratiche per farlo nel modo giusto:
- Promuovi la collaborazione nel team bilanciando gli incentivi legati alle prestazioni individuali con il riconoscimento del contributo del team. Crea una cultura della condivisione delle conoscenze per aumentare le opportunità di lavoro di squadra.
- Sii trasparente riguardo alla tua struttura retributiva basata sulle prestazioni e al modo in cui è collegata alle prestazioni. La trasparenza riduce le incertezze e rafforza la fiducia dei dipendenti. Ecco alcuni consigli su come parlare di retribuzione.
- Sii flessibile con la tua strategia e preparati ad apportare modifiche quando cambiano le esigenze della tua azienda. Accetta i feedback e perfeziona regolarmente il tuo sistema retributivo.
- Presta attenzione agli impatti negativi, come il fatto che i dipendenti lavorino esclusivamente su obiettivi a breve termine o che si sviluppi una competizione malsana, e affronta tempestivamente i problemi.
Tuttavia, le ricompense e il riconoscimento non devono sempre essere monetari. I programmi di riconoscimento dei dipendenti includono anche forme di riconoscimento pubblico e privato, ad esempio durante le riunioni, nei canali Slack, nelle newsletter o sui canali social dell'azienda.
8. Mantieni le cose semplici
Come ogni altra cosa, la gestione delle prestazioni deve trovare un equilibrio tra impegno e rendimento. Ecco alcuni principi per mantenerla semplice e aumentare le probabilità di adozione:
- Integra la revisione annuale con verifiche più brevi e frequenti (ad esempio, mensili o trimestrali) e con un processo di riscontri continui che renda la gestione delle prestazioni parte del normale flusso di lavoro.
- Crea un modello di una pagina che raccolga le informazioni essenziali: obiettivi, progressi, punti di forza e una o due aree di crescita. In questo modo riduci al minimo il lavoro burocratico e mantieni la revisione focalizzata.
- Spiega il perché. Come spiega Joey Price, CEO di Jumpstart HR, “Assicurati che i membri del team sappiano perché devono partecipare al processo di gestione delle prestazioni, quali sono i tempi di risposta previsti e come stabilire le priorità del carico di lavoro durante la stagione delle revisioni delle prestazioni. Questo fornisce una visione dall'alto verso il basso del motivo per cui la gestione delle prestazioni è una priorità organizzativa e aiuta tutti a rimanere responsabili del completamento nei tempi previsti”.
- Utilizza la tecnologia e l'automazione (ne parleremo più avanti).
Automatizzare la gestione delle prestazioni
L'utilizzo di un software per la gestione delle prestazioni può semplificare la manutenzione di un processo continuo di gestione delle prestazioni, soprattutto con la crescita dell'organizzazione. Invece di affidarsi a fogli di calcolo, promemoria del calendario e documenti separati, i team possono utilizzare un software per gestire gli obiettivi, automatizzare le attività, fornire riscontri, revisioni e piani di sviluppo in un unico luogo.
Le piattaforme per la gestione delle prestazioni variano notevolmente per ambito. Alcune sono progettate attorno a revisioni strutturate, mentre altre danno priorità ai riscontri continui, allo sviluppo dei dipendenti, all'allineamento degli obiettivi o agli approfondimenti supportati dall'IA.
Nel video qui sotto confrontiamo cinque opzioni principali, inclusi i relativi casi d'uso principali, le funzionalità di IA e i prezzi.
Strumenti come BambooHR, SAP SuccessFactors e Workday possono automatizzare i cicli di revisione ricorrenti, gli aggiornamenti degli obiettivi, i promemoria e la documentazione delle prestazioni. Le piattaforme più specializzate, tra cui Leapsome, possono anche invitare dipendenti e manager a scambiarsi riscontri dopo progetti, traguardi o verifiche programmate.
A seconda del tuo processo, le funzionalità utili possono includere:
- Flussi automatizzati di valutazione e definizione degli obiettivi
- Strumenti per il riscontro a 360 gradi per raccogliere contributi da più portatori di interesse
- Report che aiutano i responsabili a identificare le tendenze relative alle prestazioni e al coinvolgimento
- Integrazioni con piattaforme di riconoscimento dei dipendenti, strumenti per le buste paga e sistemi di gestione dell'apprendimento
- Riepiloghi supportati dall'IA, raccomandazioni per lo sviluppo o approfondimenti sulle prestazioni
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Elementi chiave di un sistema efficace di gestione delle prestazioni
| Cosa conta | Cosa cercare |
|---|---|
| Aspettative chiare | I dipendenti comprendono di cosa sono responsabili, come viene misurato il successo e in che modo il loro lavoro contribuisce agli obiettivi più ampi. |
| Conversazioni regolari | I responsabili discutono dei progressi, degli ostacoli, dei riscontri e dello sviluppo durante tutto l'anno, non solo durante le valutazioni formali. |
| Riscontri attuabili | Il riscontro è tempestivo, specifico, supportato da esempi e chiarisce cosa dovrebbe accadere in seguito. |
| Coinvolgimento dei dipendenti | I dipendenti contribuiscono a definire gli obiettivi, riflettono sui progressi e identificano il supporto o lo sviluppo di cui hanno bisogno. |
| Responsabili preparati | I responsabili sanno come affiancare i dipendenti, documentare le problematiche, valutare in modo equo e gestire conversazioni difficili. |
| Valutazione coerente | I criteri sono pertinenti al ruolo, trasparenti e applicati equamente a dipendenti in posizioni comparabili. |
| Seguito concreto | Le prestazioni eccellenti vengono riconosciute, le esigenze di sviluppo portano a un supporto e i problemi di rendimento vengono affrontati. |
| Processi semplici | I dipendenti e i responsabili sanno cosa fare, quando farlo e dove registrare le informazioni. |
| Spazio per migliorare | Le risorse umane esaminano regolarmente i riscontri, la partecipazione, i modelli nelle valutazioni e i risultati per perfezionare il processo. |
Esempi di gestione delle prestazioni
Come accennato in precedenza, non esistono due sistemi di gestione delle prestazioni uguali. Riflettono la cultura dell'organizzazione tanto quanto qualsiasi altro elemento e possono persino differire all'interno delle stesse organizzazioni.
Ecco come alcune organizzazioni famose e di successo affrontano questo tema.
Google—Obiettivi e risultati chiave (OKR)
Google ha introdotto per primo, in modo celebre, l'uso degli OKR per allineare gli obiettivi individuali dei dipendenti con quelli dell'azienda.
Ogni dipendente definisce obiettivi misurabili con risultati chiave specifici che contribuiscono agli obiettivi più ampi dell'azienda.
Gli OKR vengono esaminati trimestralmente, consentendo adeguamenti agili e un allineamento continuo con il settore tecnologico in rapido cambiamento.
Questo approccio promuove la trasparenza, poiché gli OKR sono visibili in tutta l'organizzazione, incoraggiando la collaborazione e la responsabilità.
La mentalità di crescita e il riscontro continuo di Microsoft
Microsoft si è allontanata dalle tradizionali valutazioni annuali per passare a un sistema di gestione continua delle prestazioni, sottolineando una "mentalità di crescita."
I manager verificano regolarmente la situazione con i dipendenti, fornendo feedback continui per aiutarli a sviluppare competenze, adattarsi ai cambiamenti e raggiungere i propri obiettivi, creando un ambiente incentrato sull'apprendimento e sulla crescita.
Il modello di verifica periodica di Adobe
Adobe ha sostituito le valutazioni annuali delle prestazioni con un modello di verifica periodica, in cui manager e dipendenti partecipano a conversazioni regolari e informali sul feedback.
Questo approccio pone l'accento sul feedback e sullo sviluppo in tempo reale, senza valutazioni formali, riducendo lo stress legato alle valutazioni e mantenendo i dipendenti coinvolti nel proprio sviluppo.
Le valutazioni semplificate e orientate al futuro di Deloitte
Deloitte ha rinnovato il proprio processo di gestione delle prestazioni per concentrarsi sul feedback in tempo reale, sulle verifiche frequenti e sulle istantanee delle prestazioni, che valutano i dipendenti in base a possibili azioni future, come promozioni o aumenti salariali. Questo approccio orientato al futuro si concentra sulla crescita e riduce la necessità di valutazioni retrospettive.
Lo sviluppo agile delle prestazioni di General Electric
GE è passata dalle valutazioni annuali a un modello più agile di feedback continuo chiamato "Sviluppo delle prestazioni".
Utilizzando l'app PD@GE personalizzata, i dipendenti ricevono feedback in tempo reale e possono aggiornare frequentemente i propri obiettivi, consentendo all'azienda di rimanere reattiva e stare al passo con i cambiamenti del settore.
Qual è il prossimo passo?
Comprendere la gestione delle prestazioni è il primo passo. Successivamente, è necessario decidere come la propria organizzazione la metterà in pratica.
Esplora i diversi tipi di sistemi di gestione delle prestazioni per confrontare gli approcci più comuni e determinare quale struttura si adatti meglio ai tuoi obiettivi, alla tua forza lavoro e alla cultura aziendale.
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