Come Affrontare Selezione e Reclutamento Quando Non Hai Risorse Umane (con Joel Peterson di Arbutus Search Group)

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Tim Reitsma

Come titolare d’azienda o leader in un’organizzazione, potresti essere responsabile di, beh, molte cose. Devi acquisire nuovi talenti mentre cresci o quando qualcuno lascia, ma non hai un selezionatore dedicato o un team HR che ti aiuti. Quindi cosa fai? Esternalizzi? Fai tutto da solo? E se fai da solo, sai come fare? Pubblicare solo un annuncio ovunque e sperare di trovare buoni candidati incrociando le dita? Ci sono costi legati ad entrambe le opzioni, costi in termini di denaro ma anche tempo e la paura di assumere la persona sbagliata. Joel Peterson è un imprenditore, headhunter e consulente per il reclutamento che ha fondato la propria azienda, Arbutus Search Group, nel 2017. Ha molta esperienza, ma indovina? Anche lui affronta le stesse sfide mentre fa crescere la sua impresa.

Grazie per essere all’ascolto. Sono Tim Reitsma, il conduttore di People Managing People. Benvenuto nel podcast dove si parla di gestione delle persone. E vogliamo guidare e gestire meglio. Siamo titolari, fondatori, imprenditori, manager intermedi. Siamo capi squadra. Gestiamo persone. E sì, ci occupiamo di risorse umane, ma non siamo dei burocrati, almeno non nel senso tradizionale. La nostra missione è aiutare le persone a guidare e gestire i loro team e le loro organizzazioni in modo più efficace. Quindi se vuoi guidare e gestire meglio, se vuoi diventare un leader organizzativo migliore e un manager più efficace delle persone, allora unisciti a noi. Continua ad ascoltare il podcast per trovare suggerimenti, consigli e strumenti utili per selezionare, trattenere, gestire e guidare le persone nella tua organizzazione in modo più efficace. E mentre ascolti la puntata, iscriviti e unisciti alla nostra newsletter su PeopleManagingPeople.com per restare aggiornato su tutte le novità.

Benvenuto Joel. Ti ringrazio davvero per aver trovato il tempo oggi di venire nel podcast People Managing People. Per cominciare, mi piacerebbe sapere cosa ti entusiasma in questo periodo. Quali sono le tue priorità in questo momento? Supponiamo che io abbia un’azienda e sia in una fase di crescita e abbia bisogno di assumere, sai, altre dieci persone. Devo solo assumere per posizione o devo considerare anche la compatibilità con l’azienda, i valori e la cultura, o una combinazione di entrambi? Devo assumere i primi dieci candidati che trovo perché temo di perderli? Ci sono molti aspetti in questa domanda, ma penso sia un tema importante per molti. Cosa devo fare?

Joel Peterson

Sì, grazie per l’invito. Sono felice di essere qui con te. Sì, sembra che tu voglia sapere da dove cominciare. Credo che la cosa più importante che un’organizzazione dovrebbe fare, prima di andare sul mercato per cercare una o più figure, sia davvero comprendere i propri valori e la propria cultura. È fondamentale, oggi più che mai, sapere cosa significa lavorare in quell’azienda. Penso che Eric Tremuende lo abbia detto meglio: potrebbero esserci 10 organizzazioni in città che cercano di assumere 10 contabili, e tutte le descrizioni delle posizioni potrebbero sembrare praticamente identiche. Le competenze, i compiti quotidiani, il lavoro. Ma l’esperienza reale che vivrà una persona seduta a quella scrivania in una di quelle 10 aziende potrebbe essere molto diversa. Ecco perché è così importante chiarire i propri valori, gli elementi distintivi della propria cultura, ciò che si rappresenta come organizzazione e cosa vivrà un dipendente entrando in azienda. Quindi, fissare questi elementi è la priorità, lavorando con il team di leadership, con il personale. Magari è un sondaggio di coinvolgimento dei dipendenti, oppure un semplice incontro per conoscersi, anche solo pochi minuti. Se hai un team HR o almeno alcuni leader, possono confrontarsi con i colleghi, cercare di capire com’è lavorare per la vostra organizzazione, quali sono i valori di riferimento e quali obiettivi si perseguono: che esperienza si vive? Una volta chiarito questo, si può trasferire tutto nella descrizione della posizione, integrando alle classiche informazioni su requisiti, formazione, obiettivi e responsabilità anche una narrazione su cosa si vive ogni giorno e su qual è il valore aggiunto. Credo davvero che questo sia il miglior punto di partenza.

Tim Reitsma

Questo mi sembra quello che sento dire anche dal mercato. Non si tratta solo di soddisfare i requisiti formali: è molto più di questo. Cambiamo un attimo prospettiva. Mettiamo che chi ascolta il podcast stia cercando un nuovo lavoro o debba iniziare la propria carriera, si imbatte nei siti web delle aziende che raccontano la loro cultura e com’è lavorare da loro. Come si fa a capire se non sono solo parole di facciata?

Joel Peterson

Bella domanda. Credo che ci sia stato proprio un cambiamento: le aziende sono diventate più astute, curano la loro brand reputation verso potenziali dipendenti e candidati. Ma sta al candidato, all'applicant, capire se sia reale o meno. Bisogna parlare effettivamente con chi lavora lì. Consiglio sempre di contattare qualcuno interno, o trovare conoscenti tramite referenze: domandare com’è davvero lavorare lì, qual è l’esperienza di chi è già in azienda. Invito sempre i candidati a chiedere questo durante i colloqui: “Perché ti piace lavorare qui? Cosa ti ha portato a scegliere questa azienda?” Lo chiedo anche ai miei clienti quando ci si prepara a selezionare e intervistare candidati per una posizione: serve capire i motivi che li spingono ogni giorno al lavoro, cosa li tiene motivati. Oggi le opportunità sono tante, la disoccupazione in alcune aree di competenza ai minimi storici. Quindi le persone hanno alternative che le tentano. Che cosa le trattiene qui coinvolte e soddisfatte in questa organizzazione?

Tim Reitsma

Ottima domanda. L’ho fatta anch’io in passato e spesso mi è stata rivolta durante le selezioni. Avere una buona risposta è fondamentale. E i candidati attenti – anche solo osservando il linguaggio del corpo o le parole scelte – riusciranno a capire se chi risponde sta solo recitando uno script dal sito o se davvero gli piace stare lì. Questo vale come consiglio sia per chi cerca lavoro che per chi assume: prepararsi anche a questa domanda.

Joel Peterson

Sicuramente. Oggi quasi tutti sanno che il colloquio è bidirezionale. Tu intervisti l’azienda quanto l’azienda intervista te. Occorre dare il massimo, sia dal lato datore di lavoro che da quello del potenziale dipendente, ma bisogna sempre fare attenzione ai segnali d’allarme. Come dicevi tu Tim, osservare il linguaggio del corpo, le reazioni, le espressioni, aiuta a capire dove si cela la verità... vale in entrambe le direzioni.

Tim Reitsma

Vorrei cambiare un po’ argomento, ho una curiosità. Sei imprenditore da anni, hai creato una società di ricerca e quindi indossi molti “cappelli”: ti occupi delle operazioni, assumi personale, fai paghe, gestione amministrativa... insomma, fai tanto nella tua impresa. Quando devi assumere tu stesso, come procedi? Ti rivolgi a un’altra società di selezione o pubblichi gli annunci ovunque? Oppure scegli un target preciso? Ti chiedo anche in generale, come ci si muove?

Joel Peterson

Ottima domanda. Onestamente, non ho un unico metodo. Faccio quello che consiglio ai miei clienti: valuto diverse opzioni e lascio aperte tutte le possibilità.

Ho seguito varie strade. Ad esempio, mi affido molto ai referral: la mia rete personale conta tantissimo. Sicuramente conosci qualcuno che a sua volta conosce persone interessate. Quindi lo faccio sapere, lo annuncio sui social. Sì, pubblico anche annunci, per dare visibilità e far capire che non solo sto assumendo in questo momento, ma sono sempre alla ricerca di nuovi talenti. È anche questione di branding aziendale. Quindi pubblico offerte, chiedo referenze, sfrutto la mia rete e anche il mio team: magari conoscono qualcuno da proporre. Credo che, se hai costruito bene il rapporto interno, avrai costantemente referral dal tuo team, che sarà felice di suggerire amici validi. Quindi sì, molte vie possibili.

Tim Reitsma

Ottimo spunto: invece che pubblicare una posizione ovunque e sperare che arrivi il candidato giusto, guarda prima “in casa”. So che alcune aziende incentivano i dipendenti per trovare buoni candidati, tipo attraverso bonus, un giorno di permesso extra, o altro fattibile per l'azienda. Quando c’è qualcosa in palio, si fa attenzione a non proporre qualcuno solo per il premio: la propria reputazione è in gioco. Quindi sì, partire dall'interno è un ottimo consiglio. E poi la rete: LinkedIn, che piaccia o no, è qui per restare. Lo vedo spesso: aziende che annunciano di cercare competenze specifiche e nei commenti vengono taggiate tante persone. Succede ogni giorno, in continuazione: è una buona opzione.

Joel Peterson

Concordo. LinkedIn, in particolare, sta crescendo rapidamente, ogni giorno si iscrivono professionisti. Le connessioni che puoi sviluppare (sulla piattaforma e dal vivo) generano occasioni di apprendimento, networking... e assunzioni. È un ottimo modo per posizionare il proprio brand online.

Tim Reitsma

La tua azienda si occupa di selezione. Poniamo che io sia una piccola o media impresa e non abbia un ufficio HR: cosa faccio se devo assumere? Tutti pensiamo di essere troppo impegnati per assumerci personalmente il compito. Quando è il momento giusto per coinvolgere un professionista come te?

Joel Peterson

Puoi ingaggiare una società di selezione come la nostra in qualsiasi momento. Nessuna restrizione, davvero. Siamo nati anche perché volevamo offrire un livello diverso di servizio, quasi replicando un team di selezione interno alle aziende, pur senza gravare coi costi di personale fisso. Ci rivolgiamo spesso a realtà medio-piccole (dai 12 ai 250 dipendenti circa, questo è il nostro target principale). Abbiamo aiutato aziende a crescere da 12 a 35 persone, oppure da 35 a 87.

Durante questi processi le necessità cambiano, certo, ma il nostro contributo è sempre quello di aiutarle a definire rapidamente l’annuncio giusto, il titolo corretto, per il ruolo: così le persone comprendono subito a cosa si riferisce quella posizione e si sentono chiamate in causa. Poi lavoriamo sul mercato, identifichiamo chi sono i candidati giusti, le competenze richieste, i profili più idonei e di successo. Possiamo scrivere noi stessi la job description, oppure intervenire dove la ricerca è già partita senza successo e servono nuovi spunti. I problemi possono essere vari: la retribuzione non è attrattiva, i candidati rifiutano per motivi economici, oppure arrivano proposte migliori da altre aziende e perdi i talenti. Vediamo tutte queste dinamiche e aiutiamo a orientarsi tra le difficoltà, fino ad arrivare ad una proposta che venga accettata dal candidato giusto. La chiave è mantenere un processo chiaro e coerente, comunicando il valore giusto ai potenziali candidati, muovendosi con rapidità e chiarezza senza velocizzare o affrettare, ma senza perdere tempo inutilmente. Così “catturi” le persone migliori.

Tim Reitsma

So che tu e la tua azienda fate più che semplicemente “trovare qualcuno che occupi una sedia”. So che esistono anche società specializzate in questo (e non c’è necessariamente nulla di male), ma da quello che so di te e della tua organizzazione vedo che siete guidati da uno scopo, da valori e da un approccio estremamente umile. Credo sia una posizione interessante per la tua realtà, soprattutto nelle aziende in crescita, dove può essere importante affidarsi ad un partner che rispecchi valori e cultura e che attiri il tipo di persone giuste. È importante scegliere il partner più in linea con il proprio approccio. Quindi questo è anche un “plauso” alla vostra filosofia di selezione.

Joel Peterson

Grazie, sono contento che sia emerso anche a te, quando abbiamo iniziato a parlare di selezione. Faccio questo mestiere da 13, quasi 14 anni nella provincia della Columbia Britannica e ho selezionato anche in Australia, Giappone e Stati Uniti. Quello che conta di più, per me, non è soltanto riempire una posizione: è trovare qualcuno in cui i valori, gli interessi e le passioni risuonano con la missione, la visione e la cultura aziendale. E questo è possibile solo facendo colloqui reali, coinvolgenti, vere conversazioni (anche molteplici) con i candidati. Ricordo un’esperienza in Australia: con un direttore vendite, seduti dietro una grande scrivania in mogano, lui alzava la sua sedia e abbassava quella del candidato per mettere pressione. Faceva così per vedere come gestivano clienti difficili. Risultato? Colloqui terribili, i candidati se ne andavano (e avevano ragione). In seguito, parlammo del fatto che questo non porta a conoscere le persone davvero e non le mette nelle condizioni di dare il meglio. Ecco perché è importante metterli a loro agio, permettergli di parlare di ciò che li appassiona, di ciò che gli piace fare. Credo molto nei colloqui comportamentali: bisogna chiedere “Raccontami di una volta in cui hai fatto X, come è andata, quale soluzione hai proposto, qual è stato il risultato?”, più che domande teoriche o solo di situazioni ipotetiche.

Tornando alla domanda: per essere certi che una persona sia adatta all’organizzazione, serve offrirle una panoramica reale dell’opportunità e della cultura, farle conoscere l’ambiente, magari portarla in sede a incontrare gli altri. Dopo più colloqui e diversi interlocutori, entrambe le parti dovrebbero farsi una buona idea se sia il posto e la persona giusta. Ho lavorato anche in aziende dove sono state fatte assunzioni sbagliate: è difficile per tutti, crea disagio e bisogna riconoscerlo. Ecco perché non siamo semplici esecutori che spuntano delle caselle, cerchiamo molto di più: cultura e “fit”.

Tim Reitsma

Ottimi consigli per chi collabora con società di selezione o si trova ad assumere le prime volte. Hai appena fondato una piccola azienda, devi inserire qualcuno, non l’hai mai fatto prima: è più di una semplice formalità e sicuramente evitare giochi di potere e intimidazioni è un consiglio valido per trovare i candidati giusti.

Joel Peterson

Non alzare le sedie.

Tim Reitsma

Non alzare le sedie, siediti per terra! Scherzo. Non giocare troppo...

Joel Peterson

Si può giocare un po’ con la dinamica buono-cattivo, ma non si avrà mai un quadro autentico di una persona spaventandola. La paura non porta a grandi prestazioni, né in colloquio né sul lavoro. Quindi perché usarla in selezione? Non la vedo proprio utile. Buon consiglio davvero.

Tim Reitsma

Un’altra domanda a bruciapelo: cosa ne pensi delle referenze? Chiediamo referenze perché sembra la prassi, ma ognuno segnala chi parla bene di sé. Recentemente mi è capitato un caso interessante: cercavamo una posizione tecnica, il candidato supera il primo colloquio con HR, anche la selezione personale, poi chiamiamo le referenze e tutte e tre dicono “non assumetelo!”. È stato sorprendente. Qual è la tua opinione sulle referenze?

Joel Peterson

La prima cosa che vorrei sapere è: avete poi assunto quella persona?

Tim Reitsma

No. Era un segnale d’allarme enorme. Siamo tornati dal candidato per chiarire, ma la risposta non è stata sufficiente, quindi abbiamo preferito un altro profilo più adatto. Meglio così.

Joel Peterson

Giusto così, è stato corretto. Il tema delle referenze è interessante perché, come dici, sono distorte: sono scelte dal candidato per farli apparire al meglio. Se vogliamo essere scientifici, le referenze dovrebbero contare solo per il 10-12% della decisione finale. Quindi non basare tutto su quello: se sono ottime, bene, ma anche se non lo sono non devono determinare tutto.

Io, per i miei clienti, detto sempre chi saranno le referenze: chiedo i due responsabili diretti più recenti, non ex colleghi, amici o professori di 15 anni fa. Se non hai il loro contatto, li troverò io su LinkedIn, con il tuo permesso. Ma serve avere un quadro aggiornato e concreto delle tue prestazioni recenti, non di vecchi tempi in università.

Voglio spiegare che non stiamo facendo una “caccia alle streghe”: ci serve capire come una persona si comporta in varie situazioni, in modo da poterla valorizzare al meglio. Poi, quando chiami le referenze, bisogna capire il contesto delle risposte: se mi dicono che non sa gestire clienti difficili, domanderò qual era la situazione e valuterò se è rilevante per il ruolo che stiamo cercando. Se, per esempio, sarà in amministrazione e non avrà a che fare con clienti esterni, non è così grave, ma se può essere oggetto di formazione. L’essenziale è contestualizzare le referenze nell’ambito della posizione.

Tim Reitsma

Giusto, spesso in colloquio si può raccontare qualsiasi cosa, ma bisogna sempre contestualizzare e usare reale senso critico. Un’altra domanda: hai ricevuto decine di candidature, devi scremare autonomamente tutti quei CV. Quale strumento consiglieresti per restare organizzato? Fai tutto su Excel? Usi software specifico? Stampi tutto e sottolinei? Come restare gestibile?

Joel Peterson

Risponderò così: dopo questa risposta, dubito che avrò tante chiamate dalle aziende tech! Dopo 13 anni ho provato molti software costosi per gestire la selezione, screening e filtraggio delle candidature.

Onestamente, tutte queste piattaforme funzionano solo parzialmente: l’intelligenza artificiale o gli algoritmi per il match basato su parole chiave fanno selezione grossolana, ma possono scartare anche ottimi profili. Quindi, se hai centinaia di candidature, temo che dovrai leggerli comunque tutti. La nota positiva è che puoi organizzarti con strumenti base, come tenere un file condiviso con tutti i curricula, lettere di presentazione, appunti, feedback, prossimi step, fonti di candidatura… Tutto su un file Excel può già aiutare moltissimo; in alternativa, creare una pagina LinkedIn aziendale per fare employer branding e pubblicare gli annunci. Analizza poi da dove arrivano le candidature migliori, così concentri i tuoi sforzi lì. Volendo, puoi adottare un sistema di gestione candidati (ATS) già intorno ai 50$ al mese, per centralizzare dati e processi.

Tim Reitsma

In sintesi, quindi, la parola d’ordine è organizzazione: che sia un file Excel o un sistema di tracciamento, scegli qualcosa di adatto alla tua scala, considerando che gli strumenti evolvono e che anche i software basati su AI (ricerca parole chiave in CV o su LinkedIn) stanno diventando sempre più diffusi. Chi cerca lavoro, quindi, faccia attenzione a utilizzare i termini e le competenze chiave richiesti dal settore nel proprio CV. Grazie mille per questi suggerimenti. Prima di concludere, vorrei una storia rapida da te: in 13 anni hai assunto centinaia di persone, gestito team che ne assumevano centinaia ogni anno. Raccontaci un episodio di assunzione sbagliata (Miss Hire): cosa è successo e cosa hai imparato?

Joel Peterson

Dopo 13 anni, qualche errore capita! Apprezzo il modo in cui hai definito il tema: “Miss Hire”, cioè una persona che semplicemente non si è adattata all’organizzazione, non aveva il giusto skillset per il ruolo.

Quando succede, si percepiscono subito le difficoltà: la squadra rallenta, bisogna trovare soluzioni supplementari, motivare la persona, riorganizzarne la mansione. Fare un’assunzione errata (sia tramite agenzia che direttamente) è costoso: richiede tempo, e per un imprenditore il tempo è denaro. Quando si rimedia a un errore, è dura. Ricordo un caso nel 2015: gestivo un team di selezione e assumemmo qualcuno per HR. Il CV riportava nomi di aziende famose: ci lasciammo abbagliare e trascurammo aspetti cruciali, come i risultati specifici della persona, limitandoci a guardare ai successi del team aziendale. Dopo l’inserimento, fu chiaro che non aveva l’autonomia per portare a termine i compiti da solo e dipendeva totalmente dalla struttura precedente. Essendo noi una squadra molto snella, senza risorse aggiuntive per supportarla, la situazione si è subito rivelata difficile.

Tim Reitsma

Grazie per aver condiviso questa esperienza. Spesso ci si lascia affascinare dai grandi nomi in CV, ma come hai detto è fondamentale approfondire i dettagli. Ti ringrazio per essere stato con noi oggi, Joel, per i consigli su come organizzarsi, quanto sia importante spendere tempo su reclutamento, come trovare e inserire i talenti giusti. Inseriremo il nome della tua azienda, Arbutus Search, nelle note dell’episodio e anche il link al tuo profilo LinkedIn. Grazie ancora per il tuo tempo e spero di risentirti presto.

Joel Peterson

Grazie Tim per l’invito. Potrei parlare di questi argomenti per ore! Grazie davvero, è stato bello confrontarsi e spero che gli ascoltatori trovino valore in questa puntata. Buona ricerca a tutti: il mercato è competitivo, ma molto stimolante ora.

Tim Reitsma

D’accordo, a presto.

Joel Peterson Grazie.